Hasil Pembelajaran Kursus / Objektif Kursus

PENGURUSAN PERUBAHAN (Change Management)

DCE 3602 CREDIT: 4 (4+0)SEMESTER 1 2012/13 (PERJUMPAAN BERSEMUKA KEDUA – 4 NOV. 2012)

Hasil Pembelajaran Kursus/Objektif Kursus

1. menghuraikan teori dan konsep perubahan (C2)2. menganalisis proses berkaitan pengurusan perubahan

di peringkat individu, organisasi dan masyarakat (C4)3. menjalankan penilaian program perubahan dengan

berkesan (C6)4. mengaplikasikan teori, konsep dan prinsip yang

sesuai dalam penambahbaikan kualiti (A3)

Department of Professional Development & Continuing Education (JPPL)

Faculty of Educational Studies&

Director  Centre for Industry Relations and Networks (CiRNeT)

Office of Deputy Vice Chancellor (Industry & Community Relations) Universiti Putra Malaysia

T: 03-89471194 H/P : 019-219 6581 Faks:0389471257

azizanas@putra.upm.edu.my & azmi_aa2@hotmail.com

Assoc. Prof. Dr. Azizan Asmuni Prof. Madya Dr. Hj. Azizan Asmuni

KANDUNGAN KURSUS

KANDUNGAN KURSUS1. Pengenalan kepada Perubahan 2.  Model Proses Pengurusan Perubahan3. Pendekatan Menentukan Fokus & Halatuju

Perubahan dalam Organisasi 4. Penstrukturan Organisasi5. Pemajuan Proses6. Perubahan Berfokuskan Kepuasan Pelanggan

KANDUNGAN8. Budaya Organisasi dan Perubahan9. Pendekatan Perlaksanaan Perubahan10. Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis

Kuasa Lapangan (Force Field Analysis)11. Pengurusan Kualiti Menyeluruh12. Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen13. Simplisiti (Simplicity)14. Penilaian Kejayaan Perubahan

KANDUNGAN KULIAH F2F PERTAMA

MAKNA DAN KEPENTINGAN PENGURUSAN PERUBAHAN

Makna dan jenis pengurusan perubahan (PP) Punca perubahan dalm organisasi Kuantum/darjah perubahan (muka surat ms

17)

TEORI/MODEL PERUBAHAN (UNIT 2)

Lewin Tiga Fasa Lipitt Fasa/Perancangan

PERANCANGAN STRATEGIK (PS) (U3)

PERLU ADA PERANCANGAN STRATEGI UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN

4 Peringkat PS(ms 29-30) Kaedah analisis

– SWOT(ms 40)– Benchmarking (41-42)

FOKUS PERUBAHAN (UNIT 4)-APA NAK DIUBAH?

Pendekatan berasaskan Komponen Utama Organisasi (Leavitt)(44-47)

Pendekatan berasaskan teori sistem dalam organisasi (Bartol & Martin)(47-49)(Unit 7)

Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8)

Penstrukturan Organisasi(U5)

Faktor dinamik dalam Penstrukturan Organisasi (56-59)

PENILAIAN & TUGASAN KURSUS

Penilaian Dan Taburan MarkahSepanjang anda mengikuti kursus ini, anda akan

dinilai melalui:A. Satu Tugasan (individu/kumpulan) ( 30 % )B. Penilaian Pertengahan ( 30% )C. Peperiksaan Akhir ( 40% )

SATU TUGASAN INDIVIDU/ BERKUMPULAN (30%) Pelajar diwajibkan menghantar satu kerja kursus/tugasan

individu atau berkumpulan (2-3 orang/kumpulan jika berkumpulan).

SOALAN: Sila pilih SATU perubahan yang telah berlaku dalam sebuah organisasi (berasaskan pengalaman anda atau temuduga pengurus organisasi lain). Anda dikehendaki untuk menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan (dicadangkan menggunkan Model perubahan Kurt Lewin).

PEPERIKSAAN AKHIR

Peperiksaan akhir adalah berbentuk objektif dan subjektif.

Asas kepada peperiksaan ini ialah kefahaman mengenai penilaian program perubahan dengan berkesan

Meliputi semua unit dan sila baca tugasan-tugasan anda dan rujuk slaid PANDUAN BELAJAR (dalam VOD).

MAKNA PENGURUSAN PERUBAHAN

PENGURUSAN PERUBAHAN-MAKNA

proses atau pendekatan yang terancang dan berstruktur untuk membantu ahli mengurus aktiviti perubahan bagi mencapai matlamat organisasi

a structured approach to shifting/transitioning individuals, teams, and organizations from a current state to a desired future state.

process, tools and techniques to manage the people-side of change to achieve the required business outcomes

A structured approach that helps manage the people components during a business transformation initiative to realise the desired outcomes

PENGURUSAN PERUBAHAN-MAKNA

SOALAN INTERAKTIF.

ADAKAH USAHA PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI AND BERKESAN SEPERTI YANG ANDA KEHENDAKI?

PANDUAN BELAJAR

Fokus kepada perkar-perkara berikut

Budaya Organisasi dan Perubahan(unit6 /Slaid Unit 7) Definisi: Secara umumnya, budaya boleh didefinisikan

sebagai nilai, perlakuan, kepercayaan, pegangan, sikap dan adat yang sama-sama diamalkan oleh sesebuah kelompok ahli dalam organisasi.

la juga merupakan cara konvensional bagaimana seseorang individu itu berfikir dan bertindak, cara memahami realiti, mengenal pasti dan menyelesaikan masalah dalam sesebuah organisasi.

Budaya Organisasi dan Perubahan (unit6 /Slaid Unit 7)

Empat elemen budaya korporat atau budaya organisasi termasuk Andaian Asas, nilai, norma dan artifaks (64-69)

Azizan:-andaian tersirat, nilai, amalan, simbol dan hero (wira)

PEMAJUAN PROSES(U7) (Slaid 5)

6 langkah proses utama (79-81)

1 Tentukan masalah

2 Kenal pasti & dokumen proses

3 Ukur prestasi

4 Faham kenapa

5 Cipta dan ujian idea

6Laksana penyelesaian &nilai

Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8)(slide 6)

Mengwujudkan Kepuasan PelangganKualiti Anggapan = Kualiti Sebenar -

Kualiti Harapan(ms 2-3) Model berasaskan kepuasan Pelanggan

(ms3-8)

Pendekatan Perlaksanaan Perubahan (Unit 9)(slide Unit 8)-Bagaimana hendak laksanakan perubahan

Lima proses pendekatan (ms 15-19)

Pendekatan Perlaksanaan Perubahan1. mewujudkan struktur sokongan, 2. mendapatkan sokongan pengurusan, 3. mengadakan komunikasi berkesan, dan 4. mendapatkan pelbagai sokongan yang lain seperti

– sokongan luaran, – sokongan dalaman (termasuk sokongan

kakitangan dan – sokongan kumpulan-kumpulan kuasa/power

groups), dan 5. pendekatan untuk mengekalkan peralihan.

Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Tekanan Lapangan (Force Field Analysis)(UNIT 10) (slide 9)

Bagaimana hendak mengurus perubahan? model analisis tekanan lapangan Kurt

Lewin dan Teknik Tulang Ikan Ishikawa PENTING- BACA SEMUA DAN BUAT

RUJUKAN??

Secara mudah model Kurt Lewin dalam hal ini dapat di gambarkan seperti berikut:

Tugasan Siap

Keadaan sekarang

Kesibukankerja

Gangguanrakan

Persepsiterhadapkuasa ketua

Keperluan majudalam kerjaya

Model Kurt Lewin Dalam membawa perubahan, model Kurt

Lewin juga berguna bagi kita mengenalpasti pelbagai tekanan yang dapat membantu kita mencapai satu keadaan yang baru.

Di samping itu kita dapat kenalpasti juga tekanan-tekanan yang menghalang.

Dengan mengurangkan tekanan yang menahan atau meningkatkan tekanan memacu kita dapat menganjakkan garisan seakan-akan seimbang ke arah garisan yang di ingini.

Keadaan ini dapat digambarkan dalam rajah berikut:

Keadaan yangdiingini

Keadaanseakan-akanseimbang

TEKANAN MENAHAN

TEKANAN MEMACU

Perludikurangkan

Perluditingkatkan

Pengurusan Kualiti Menyeluruh(Unit 11)

Makna dan manafaat TQM

Simplisiti (Simplicity)(U12)

Kepentingan Simplisiti (Simplicity) (ms 32-33)

PEMAJUAN PROSES (u7)

8. Pengurusan Kualiti Menyeluruh9. Perekayasaan Semula (Reegineering) dan

Kaizen10. Simplisiti (Simplicity)11. Penilaian Kejayaan Perubaha

Penilaian Kejayaan Perubahan(U13)

Konsep asas penilaian (44-49)

Tools and approaches for organizational change:

♦ Backward Mapping ♦ Balanced Scorecard ♦ Benchmarking ♦ Business Process

Reengineering ♦ Continuous Improvement ♦ Cultural Change♦ Employee Involvement

♦ Knowledge Management ♦ Learning Organization ♦ Management by

Objectives♦ Organizational Design ♦ Outcome-Based

Evaluation ♦ Total Quality Management etc

TUMPUAN AKHIR

Asas perubahan menurut model Lewin

Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut:

Pencairan (unfreezing), Peralihan (moving) dan Pembekuan semula (refreezing)

Gambarajah 1: Model Perubahan Kurt Lewin

1. Pencairan UNTUK UBAH TINGKAH LAKU STAF SUPAYA SEDAR

UNTUK PERUBAHAN – ELAK KONFLIK IND & KUMPULAN

TINDAKAN PENTING:– TINGKATKAN DRIVING FORCES UNTUK MENGAJAK STAF

BERUBAH DARI KEADAAN SEKATANG/STATUS QUO– KURANGKAN RESTRAINING FORCE YANG NEGATIF– CARI KOMBINASI KEDUANYA

AKTIVITI UTK PENCIARAN:– MENINGKAT MOTIVASI STAF SUPAYA MEREKA BERSEDIA

UNTUK BERUBAH– BINA KEPERCAYAAN AKAN KEPERLUAN UNTUK PERUBAHAN– LIBATKAN STAF DALAM PENENTUAN MASALAH DAN

PENCARIAN PENYELESAIAN

2. Peralihan Proses perubahan tingkahlaku – KESEIMBANGAN

BAHARU TINDKAN:

– AJAK STAF BERSETUJU BAHAWA KEADAAN SEKARANG TIDAK MENGUNTUNGKAN

– MANGGALAK STAF MELIHAT MASALAH DARI PERSPEKTIF BAHARU

– MEMBUAT KERJA SECARA KUMPULAN UNTUK DAPATKAN MAKLUMAT

– HUBUNGKAN PENDAPAT KUMPULAN KEPADA KETUA, PENGURUS YANG MENYOKONG PERUBAHAN

3. Pembekuan Semula

UNTUK KEKALKAN PERUBAHAN SEKURANGNYA JANGKAMASA TERTENTU

UNTUK DIINTEGRASI DALAM BUDAYA KERJA ORG TINDAKAN: BANGUNKAN DAN AMALKAN

PROSEDUR, INSTITUSI, DASAR YANG BAHARU SAMAD SECARA FORMAL DAN TIDAK FORMAL.

Terima KasihTerima Kasih

Thank YouThank You

Xie XieXie Xie

NandreeNandreeShukran

mamnon

@asma

Tashakour (Mammnoun& Merci )

A. Model Perubahan Kurt Lewin Model perubahan Kurt Lewin (1975) merupakan salah satu

model perubahan terancang yang terawal. Semua gelagat (behaviors) yang terdapat dalam organisasi

adalah hasil daripada dua bentuk tekanan: – (a) tekanan untuk mempertahankan “status quo” dan – (b) tekanan untuk melakukan perubahan.

Menurut Lewin, perubahan boleh dilaksanakan sama ada – mengurangkan tekanan untuk mempertahankan status

quo atau – meningkatkan usaha/tekanan untuk melakukan

perubahan, atau – melaksanakan kedua-dua kombinasi dengan serentak.

Asas perubahan menurut model Lewin

Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut:

Pencairan (unfreezing), Peralihan (moving) dan Pembekuan semula (refreezing)

Gambarajah 1: Model Perubahan Kurt Lewin

1. Pencairan

Berlaku apabila wujudnya kesedaran terhadap – keadaan semasa, struktur, pembentukan tugas yang

tidak memuaskan dan teknologi yang tidak berkesan, – kemahiran atau sikap kakitangan yang tidak sesuai lagi

dengan perkembangan organisasi, – kejatuhan hasil jualan, – semangat kerja yang terlalu rendah.

Keadaan satu suasana ini akan mendorong ke arah pencairan suasana yang sedia ada.

Tanpa proses pencairan perubahan tidak akan berlaku.

2. Peralihan

Peralihan berlaku apabila sesuatu program atau rancangan dilaksanakan bagi menggerakkan organisasi atau kakitangan ke arah yang lebih baik.

Pada peringkat ini berlaku perubahan seperti – pembentukan gelagat, – nilai, – sikap, – struktur yang baru/lebih baik atau – berlakunya perubahan dan pembangunan organisasi

secara keseluruhan.

3. Pembekuan Semula

Apabila perubahan telah berlaku, gelagat atau tingkah laku baru akan dibangunkan.

Pembentukan sikap dan struktur baru hendaklah dibekukan dan dijadikan sebahagian daripada kehidupan baru organisasi.

Membekukan kembali bermakna, organisasi akan berada pada titik keseimbangan yang baru.

Pada peringkat ini, keberkesanan perubahan akan diberi perhatian dan dorongan untuk melakukan perubahan yang seterusnya boleh ditimbangkan.

Organisasi perlu memberi perhatian bahawa pembekuan semula adalah bersifat relatif dan sementara.

FFA ANALISA

1. Pilih satu perubahan2. KEADAAN SEAKAN-AKAN

SEIMBANG/SEKARANG (ANALISA SITUASI)1. TEKANAN MENAHAN (2)2. TEKANAN MEMACU (2)

3. KEADAAN YANG DINGINI (MATLAMAT)1. DUA KEADAAN

FFA ANALISA

3. TINDAKAN/AKTIVITI

Pencairan (unfreezing), Peralihan (moving) dan Pembekuan semula (refreezing)4. PENILAIAN (INDIKATOR+ KAEDAH)

Indikator Kaedah penilaian

Penilaian perubahan

Indikator– Rujuk matlamat/objektif polisi– Boleh diukur– Perubahan perlakuan – sikap, kemahiran,

pengetahuan – bilangan graduan berkemahiran bahasa inggeris

– Sosio-ekonomi- jumlah pendapatan – Kesihatan – peratus mengunakan susu ibu– Infrastruktur- jumlah kemudahan jalan kampung – dll.

TAHAP 5 Penilaian polisi

Indikator – rujuk Kaedah penilaian polisi:

– SURVEI– KAJIAN - KES– TEMURAMAH-INDIVIDU & KUMPULAN– KAJIAN IMPAK– LAPORAN– SOALSELIDIK– LAWATAN– PEPERIKSAAN– KUALITATIF– UNDIAN RAMAI

TAHAP 5 Penilaian polisi

RUJUKAN – MAKNA BUDAYA (AZIZAN)

KEY ELEMENTS OF CULTURE

VALUESWhat we believe in..

shoulds, oughts, and musts inferred from our behaviours

PRACTICES Overt behaviors to demonstrate values

PRACTICESOvert behaviors to

demonstrate values

ROLE MODELS

RITUALSHow do we do things…meetings, celebrations

SYMBOLSWhat we can see and hear…language, objects, jargon, objects, ways of

dressing

Who are our heroes/heroines

UNDERLYING ASSUMPTIONSways of perceiving, thinking and evaluating the world around us

1. SYMBOLS

2. RITUALS

Lim Goh Tong

3. HEROES

4. VALUES

Ex: Harmony, Family centeredness Respect for elders, Polite behavior Humility, Religious, Prosperity Hardwork, Shame, Wealth, Risk taking, Champion of causes, Teamwork

5. UNDERLYING ASSUMPTION

We Harmony Relationship Hierarchy Shame High context communication Polychronic time orientation Religious/Spritual