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INFORME DE GESTION JULIO 2018 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CAMARA DE COMERCIO DE PASTO.
En el mes de julio del año 2018 desde la Dirección Administrativa y Financiera se dirigió y coordino las actividades del departamento administrativo y financiero con sus correspondientes áreas de gestión: Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión Documental, Gestión Logística y Sistemas, teniendo en cuenta la planeación operativa definida para cada área, se lidero al equipo de trabajo con el fin de alcanzar los objetivos y metas trazadas, buscando un ambiente laboral adecuado. Obteniendo los siguientes resultados.
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Se realizó reunión con los líderes de área del departamento administrativo y financiero con el fin de realizar seguimiento y el correspondiente apoyo a la ejecución de las diferentes actividades y proyectos enmarcados dentro de los planes operativos de cada área del departamento. En esta reunión se establecieron los siguientes compromisos que serán objeto de seguimiento en los restantes comités del departamento.
COMPROMISOS PENDIENTES
No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE
CUMPLIMIENTO ESTADO
1 Cumplir con las 12 etapas del protocolo de digitalización Nicolas Guerrero 13/08/2018 Pendiente
2 Realizar reclamo a la empresa Servitem, entrega inoportuna de correspondencia - La Unión Nicolas Guerrero 01/08/2018 Pendiente
3 Sustentar necesidad de personal (2) para apoyo en archivo expedientes de registros Nicolas Guerrero 03/08/2018 Pendiente
4
Realizar revisión de solicitud de requerimiento de personal y brindar respuesta al área de gestion documental Alvaro A Portilla 09/08/2018 Pendiente
5
Informar a la Dirección Administrativa - retraso en labores de mantenimiento con el fin de programar jornadas los días sábados Lenitz Rosero
DEPENDIENTO LA NECESIDAD Pendiente
6 Presentar informe detallado de activos con corte al 31 de julio de 2018 Andrea Arcos 06/08/2018 Pendiente
7 Realizar la depuración del inventario de los elementos dados de baja Andrea Arcos 10/08/2018 Pendiente
8
Ejecutar las capacitaciones programadas ya que el indicador está muy bajo ( se deben priorizar las capacitaciones programadas no nuevas) Yadira Arteaga
Antes del 30 de Noviembre de 2018 Pendiente
9 Realizar el recobro oportuno de las incapacidades y licencias de acuerdo al procedimiento establecido Yadira Arteaga INMEDIATO Pendiente
10 Programar para el mes de septiembre inducción general para todo el personal
Alvaro A Portilla - Yadira Arteaga 30/08/2018 Pendiente
11
Programar Reunión con Contadora del Fondo de Financiamiento y Revisor Fiscal para revisar cartera del Fondo
Alvaro Portilla y Carmen Jojoa 02/08/2018 Pendiente
12 Presentar informe de gestion de cobro de incapacidades y licencias Yadira Arteaga 02/08/2018 Pendiente
13 Presentar informe detallado de protocolo de digitalización Nicolás Guerrero 13/08/2018 Pendiente
14 Presentar informe de cuenta por cobrar por concepto de INC y LM Carmen Jojoa 02/08/2018 Pendiente
De igual manera se realizaron varias reuniones del comité de deportes y recreación de la institución con el fin de coordinar la participación de 31 funcionarios de la institución en las olimpiadas nacionales deportivas de las Cámaras de Comercio. Se realizó reunión con el área de gestión humana con el fin de preparar la auditoria de calidad por parte del ICONTEC. Se establecieron reuniones virtuales con los ingenieros desarrolladores del software JSP7 con el fin de agilizar los requerimientos que ha realizado la cámara de comercio de Pasto, en referencia a la Optimización del Módulo de Presupuesto, para la expedición directamente del sistema de los certificados de disponibilidad presupuestal ( actualmente se expiden de forma manual). De igual manera para la generación de informe que permita tener un control sobre las ejecuciones derivadas de inversión. Desarrollos que están en avance por parte de JSP7. En cuanto al desarrollo de actividades del POA 2018 se tienen los siguientes avances:
1. Presentación de informes financieros a la presidencia ejecutiva, direcciones de departamento.
Se realizó la presentación oportuna de los informes financieros preliminares a la presidencia ejecutiva y de ejecución presupuestal. Informe adjunto:
CAMARA DE COMERCIO DE PASTO
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ENERO A JULIO 2018
CODIGO RUBRO VALOR
ACUMULADO A JULIO
PRESUPUESTO ACUMULADO A
JULIO
EJECUCION ACUMULADA A
JULIO
VARIACION ABSOLUTA
V%
INGRESOS
INGRESOS PUBLICOS
41100111 De Registro mercantil $4.749.989.500 $4.655.603.721 $5.183.498.600 $527.894.879 111%
4110011101 Matriculas $280.000.000 $276.816.835 $265.464.000 -$11.352.835 96%
4110011102 Renovaciones $4.004.989.500 $3.959.458.992 $4.436.410.000 $476.951.008 112%
4110011103 Inscripciones $135.000.000 $133.465.260 $206.357.200 $72.891.940 155%
4110011104 Formularios $110.000.000 $108.749.471 $130.905.500 $22.156.029 120%
4110011105 Certificados $220.000.000 $217.498.942 $144.361.900 -$73.137.042 66%
41100112 De Proponentes $600.000.000 $565.900.784 $476.492.000 -$89.408.784 84%
4110011201 Inscripciones $136.000.000 $116.354.907 -$535.000 -$116.889.907 0%
4110011202 Renovaciones $333.850.000 $333.850.000 $392.022.000 $58.172.000 117%
4110011203 Actualizaciones $24.000.000 $24.000.000 $15.345.000 -$8.655.000 64%
4110011204 Certificados $106.000.000 $91.545.876 $69.660.000 -$21.885.876 76%
4110011209 Cancelación de proponentes $150.000 $150.000 $0 -$150.000 0%
#¡DIV/0!
41100113 De registro EPSAL $559.800.000 $480.350.000 $582.869.400 $102.519.400 121%
4110011301 Inscripciones $37.000.000 $27.750.000 $23.923.100 -$3.826.900 86%
4110011302 Inscripciones Libros $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%
4110011303 Certificados $45.000.000 $33.750.000 $36.410.300 $2.660.300 108%
4110011304 Renovaciones $446.800.000 $395.100.000 $522.536.000 $127.436.000 132%
4110011305 Derecho de Renovacion años anteriores $29.000.000 $21.750.000 $0 -$21.750.000 0%
41100511 Capacitación $40.000.000 $30.000.000 $21.290.045 -$8.709.955 71%
4110011401 Registro Nacional de Turismo $0 $0 $0 $0 0%
41100115 Registro RUNEOL $1.000.000 $750.000 $1.189.000 $439.000 159%
41100514 Centro de Conciiación $13.000.000 $9.750.000 $12.717.621 $2.967.621 130%
41100516 Servicios Especiales y varios $18.000.000 $13.500.000 $16.702.461 $3.202.461 124%
4210051 Financieros $83.000.000 $62.250.000 $195.387.484 $133.137.484 314%
4215051 Dividendos y participaciones $0 $0 $192.341 $192.341 0%
4110051607 Arrendamiento construc y edif $160.000.000 $120.000.000 $50.583.600 -$69.416.400 42%
41100517 Recuperaciones $0 $0 $36.922.267 $36.922.267 0%
411090 Devolución en Ventas $0 $0 -$18.698.200 -$18.698.200 0%
425045 RECUPERACIONES $0 $0 $0 $0 0%
TOTAL INGRESOS PUBLICOS $6.224.789.500 $5.938.104.505 $6.559.146.618 $621.042.113 110%
INGRESOS PRIVADOS
4120052101 Afiliaciones $166.810.500 $125.107.875 $158.659.000 $33.551.125 127%
41200522 Capacitación $70.000.000 $52.500.000 $34.766.521 -$17.733.479 66%
41200524 Conciliación y arbitraje $0 $0 $0 0%
4120052401 Devolución Conciliacion y arbitraje $0 $0 $0 0%
41200526 Servicios Especiales y varios $25.000.000 $18.750.000 $546.186 -$18.203.814 3%
421005201 Financieros $11.000.000 $8.250.000 $9.809.086 $1.559.086 119%
4215052 Dividendos y participaciones $0 $0 $0 0%
4220012 Arrendamientos $0 $0 $0 0%
412005202 Servicios Administrativos Privados $1.300.000 $975.000 $0 -$975.000 0%
412005217 Recuperaciones privadas $1.100.000 $825.000 $0 -$825.000 0%
4120052303 Ferias, misiones empresariales $0 $0 $450.000 $450.000 0%
412005219 Reintegro Costos y Gts Privados $0 $0 $0 0%
412005252 Estudios o Admon. Convenios $0 $0 $0 0%
411090 Devolución en Ventas $0 $0 -$150.000 -$150.000 0%
TOTAL INGRESOS PRIVADOS $275.210.500 $206.407.875 $204.080.792 -$2.327.083 99%
TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS $6.500.000.000 $6.144.512.380 $6.763.227.410 $618.715.030 110%
GASTOS
TOTAL PRESUPUESTO PUBLICO $6.224.789.500 $4.673.467.120 $2.600.420.963
-$2.073.046.157 56%
TOTAL PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO PUBLICO $5.679.789.500 $4.264.717.118 $2.416.818.530
-$1.847.898.588 57%
TOTAL PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO PUBLICO $5.679.789.500 $4.264.717.118
$2.416.818.530 -
$1.847.898.588 57%
5105 GASTOS DE PERSONAL $3.488.200.720 $2.503.743.053 $1.543.376.183 -$960.366.871 62%
5105061 Sueldos $1.753.444.368 $1.315.083.276 $897.226.202 -$417.857.074 68%
5105061-1 Restructuracion y Nivelacion Administrativa $299.350.000 $224.512.500 $0 -$224.512.500 0%
5105151 Horas extras y recargos $0 $0 $0 $0 0%
5105211 Viáticos $70.000.000 $52.500.000 $34.576.000 -$17.924.000 66%
5105242 incapacidades $10.000.000 $7.500.000 $17.542.600 $10.042.600 234%
5105271 Auxilio de Transporte $22.200.000 $16.650.000 $12.540.664 -$4.109.336 75%
5105301 Cesantías $168.780.000 $168.780.000 $79.552.838 -$89.227.162 47%
5105331 Intereses sobre Cesantías $20.256.000 $15.192.000 $9.394.079 -$5.797.921 62%
5105361 Prima de Servicios $167.000.000 $125.250.000 $79.952.193 -$45.297.807 64%
5105391 Vacaciones $120.000.000 $90.000.000 $39.950.650 -$50.049.350 44%
510542101 Primas Extralegales $42.050.000 $31.537.500 $17.748.463 -$13.789.037 56%
510542102 Prima de Vacaciones $19.910.000 $14.932.500 $15.864.791 $932.291 106%
510542103 Prima de Antigüedad $7.000.000 $5.250.000 $5.578.226 $328.226 106%
510542104 Contrato de aprendizaje $30.000.000 $22.500.000 $17.161.284 -$5.338.716 76%
510542105 EPS aprendizaje $3.520.000 $2.640.000 $2.231.800 -$408.200 85%
510542106 ARP aprendizaje $150.000 $112.500 $82.000 -$30.500 73%
5105481 Bonificacion $0 $0 $0 $0 0%
5105511 Dotación y suministro a Trabajadores $8.740.000 $6.555.000 $5.845.000 -$710.000 89%
5105631 Capacitación al personal $26.600.000 $19.950.000 $1.368.800 -$18.581.200 7%
5105601 Indemnizaciones Laborales $0 $0 $0 $0 0%
5105681 Aportes ARP $10.191.000 $7.643.250 $5.637.400 -$2.005.850 74%
5105691 Aportes EPS $165.950.000 $124.462.500 $80.460.795 -$44.001.705 65%
5105701 Aportes Pensiones $234.265.000 $175.698.750 $113.648.717 -$62.050.033 65%
5105721 Ap. Cajas de Compensación Fliar. $78.100.000 $58.575.000 $38.438.600 -$20.136.400 66%
5105751 Aportes ICBF $58.600.000 $43.950.000 $28.841.100 -$15.108.900 66%
5105781 SENA $39.050.000 $29.287.500 $19.237.200 -$10.050.300 66%
5105871 Salud Ocupacional Público $47.000.000 $35.250.000 $17.122.859 -$18.127.141 49%
5105871-1 gastos SGSST $19.000.000 $14.250.000 $2.755.528 -$11.494.472 19%
510595195 Otros $67.044.352 $50.283.257 $618.394 -$49.664.864 1%
5110 HONORARIOS $144.100.000 $108.075.000 $45.441.570 -$62.633.430 42%
5110101 Revisoría Fiscal $54.200.000 $40.650.000 $30.838.570 -$9.811.430 76%
5110201 Avalúos $8.900.000 $6.675.000 $0 -$6.675.000 0%
5110301 Asesoria Financiera $10.000.000 $7.500.000 $0 -$7.500.000 0%
5110956 Otros Honorarios $71.000.000 $53.250.000 $10.960.000 -$42.290.000 21%
51109611 Asesoria Laboral $18.000.000 $13.500.000 $0 -$13.500.000 0%
51109612 Capacitaciones $14.000.000 $10.500.000 $960.000 -$9.540.000 9%
51109613 Comunicaciones $20.000.000 $15.000.000 $0 -$15.000.000 0%
51109614 SGSST $19.000.000 $14.250.000 $10.000.000 -$4.250.000 70%
5110951 Otros Honorarios $0 $0 $3.643.000 $3.643.000 100%
5110951 Otros Honorarios $0 $0 $3.643.000 $3.643.000 100%
5115 IMPUESTOS $26.600.000 $19.950.000 $23.263.305 $3.313.305 117%
5115151 A la propiedad raíz $25.200.000 $18.900.000 $23.263.305 $4.363.305 123%
5115401 De vehículos $1.400.000 $1.050.000 $0 -$1.050.000 0%
5120 ARRENDAMIENTOS $101.100.000 $75.825.000 $54.736.449 -$21.088.551 72%
5120101 Construcciones y Edificaciones $85.500.000 $64.125.000 $46.561.219 -$17.563.781 73%
5120201 Equipo de Oficina $15.600.000 $11.700.000 $8.175.230 -$3.524.770 70%
5120401 Flota y equipo de Transportes $0 $0 $0 $0 0%
5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES $280.000.000 $210.000.000 $195.525.318 -$14.474.682 93%
5125051 Contribuciones y Afiliaciones $280.000.000 $210.000.000 $195.525.318 -$14.474.682 93%
5130 SEGUROS $15.500.000 $15.500.000 $9.006.550 -$6.493.450 58%
5130051 Manejo $1.000.000 $1.000.000 $438.550 -$561.450 44%
5130101 Cumplimiento $1.000.000 $1.000.000 $0 -$1.000.000 0%
5130401 Flota y equipo de transporte $1.000.000 $1.000.000 $0 -$1.000.000 0%
5130601 Resp.Civil y Extracontra $11.500.000 $11.500.000 $8.568.000 -$2.932.000 75%
5130751 Obligatorio accidente de tránsito $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%
5130951 Otros $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%
5135 SERVICIOS $514.000.000 $385.500.000 $231.165.628 -$154.334.372 60%
5135051 Aseo y Vigilancia $65.000.000 $48.750.000 $20.478.064 -$28.271.936 42%
5135101 Temporales $25.000.000 $18.750.000 $23.133.000 $4.383.000 123%
5135251 Acueducto y alcantarillado $4.000.000 $3.000.000 $1.928.260 -$1.071.740 64%
5135301 Energía eléctrica $60.000.000 $45.000.000 $30.799.199 -$14.200.801 68%
5135351 Teléfono $40.000.000 $30.000.000 $15.735.272 -$14.264.728 52%
5135401 Correo, portes y telegramas $30.000.000 $22.500.000 $7.721.606 -$14.778.394 34%
5135501 Transporte, fletes y acarreos $15.000.000 $11.250.000 $30.000 -$11.220.000 0%
513595101 Administración $165.000.000 $123.750.000 $89.450.336 -$34.299.664 72%
513595103 Aviso de prensa $0 $0 $0 $0 0%
513595104 Servicios de Impresión $0 $0 $0 $0 0%
513595105 Conectividad e Internet $75.000.000 $56.250.000 $31.348.679 -$24.901.321 56%
513595107 Mensajes de texto $3.000.000 $2.250.000 $2.417.500 $167.500 107%
513595108 Medios Visuales $0 $0 $24.000 $24.000 100%
513595110 Radio $0 $0 $0 $0 0%
513595111 Prensa $0 $0 $0 $0 0%
513595105 Medios Auditivos (perifoneo) $0 $0 $0 $0 0%
513595116 Material Impreso $2.500.000 $1.875.000 $170.000 -$1.705.000 9%
513595117 pendones y Pasacalles $500.000 $375.000 $50.000 -$325.000 13%
513595118 Herramientas de Promoción $3.000.000 $2.250.000 $1.088.437 -$1.161.563 48%
513595119 Alojamiento Web $7.000.000 $5.250.000 $5.500.000 $250.000 105%
513595120 Participación de Eventos $19.000.000 $14.250.000 $1.291.275 -$12.958.725 9%
5140 GASTOS LEGALES $143.000.000 $107.250.000 $98.701 -$107.151.299 0%
5140051 Notariales $141.000.000 $105.750.000 $18.401 -$105.731.599 0%
5140951 Otros $2.000.000 $1.500.000 $80.300 -$1.419.700 5%
5145 MANTEN Y REPARACIONES $50.500.000 $37.875.000 $34.186.361 -$3.688.639 90%
5145101 Construcciones y Edificaciones $18.000.000 $13.500.000 $13.588.612 $88.612 101%
5145201 Equipo de oficina $14.000.000 $10.500.000 $10.124.675 -$375.325 96%
5145251 Equipo de computación y comunicación $18.000.000 $13.500.000 $10.283.074 -$3.216.926 76%
5145401 Flota y equipo de transporte $500.000 $375.000 $190.000 -$185.000 51%
5155 GASTOS DE VIAJE $115.000.000 $86.250.000 $24.623.070 -$61.626.930 29%
5155051 Alojamiento y manutención $35.000.000 $26.250.000 $0 -$26.250.000 0%
5155151 Pasajes aéreos $65.000.000 $48.750.000 $18.977.870 -$29.772.130 39%
5155201 Pasajes terrestres $15.000.000 $11.250.000 $5.645.200 -$5.604.800 50%
5160 DEPRECIACIONES $160.000.000 $120.000.000 $85.240.838 -$34.759.162 71%
5160051 Construcciones y Edificaciones $32.000.000 $24.000.000 $41.974.665 $17.974.665 175%
5160151 Equipo de oficina $50.000.000 $37.500.000 $15.629.995 -$21.870.005 42%
5160201 Eq. de computación y comunicación $70.000.000 $52.500.000 $25.043.183 -$27.456.817 48%
5160351 Flota y Equipo de Transporte $8.000.000 $6.000.000 $2.592.995 -$3.407.005 43%
5165 AMORTIZACIONES $10.000.000 $7.500.000 $14.594.892 $7.094.892 195%
5165101 Intangibles $10.000.000 $7.500.000 $14.594.892 $7.094.892 195%
5165151 Cargos diferidos $0 $0 $0 $0
5195 DIVERSOS (Incluye C.I.S) $527.788.780 $508.249.065 $155.559.666 -$352.689.399 31%
5195051 Comisiones bancarias $20.000.000 $15.000.000 $23.656.382 $8.656.382 158%
5195101 Libros, suscrip., períodicos y revistas $2.500.000 $1.875.000 $2.920.400 $1.045.400 156%
5195201 Gastos de Representacion- publico $0 $0 $0 $0 0%
5195251 Elementos aseo y cafetería $24.000.000 $18.000.000 $14.162.306 -$3.837.694 79%
5195301 Utiles, papelería y fotocopias $59.000.000 $44.250.000 $46.979.478 $2.729.478 106%
5195351 Combustibles y lubricantes $2.400.000 $1.800.000 $7.472.536 $5.672.536 415%
5195451 Taxis y buses $2.000.000 $1.500.000 $1.203.700 -$296.300 80%
5195501 Estampillas $1.500.000 $1.125.000 $198.000 -$927.000 18%
5195551 Gastos bancarios $2.000.000 $1.500.000 $3.887.264 $2.387.264 259%
5195601 Casino y Restaurante $25.000.000 $18.750.000 $15.713.736 -$3.036.264 84%
5195701 Gravamenes mov fro $48.000.000 $36.000.000 $32.383.409 -$3.616.591 90%
519595195 Otros $341.388.780 $368.449.065 $6.982.454 -$361.466.611 2%
5199 PROVISIONES $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%
5199051 Inversiones $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%
5199101 Deudores Pùblicos $0 $0 $0 $0 0%
5305 FINANCIEROS $100.000.000 $75.000.000 $0 -$75.000.000 0%
5305201 Intereses $100.000.000 $75.000.000 $0 -$75.000.000 0%
5310 PERDIDA EN VTA RETIRO DE BIENES $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%
5310051 Venta de Inversiones público $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%
PLANES DE ACCION PUBLICOS $545.000.000 $408.750.002 $183.602.433 -$225.147.569 45%
PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO PRIVADO PPTO
APROBADO PRESUPUESTO TRIMESTRE III
EJECUCION TRIMESTRE III
VARIACION ABSOLUTA
TOTAL PRESUPUESTO PRIVADO $275.210.500 $203.237.039 $133.763.583 -$69.473.457 66%
TOTAL PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO PRIVADO $208.660.500 $158.870.375 $123.630.904 -$35.239.471 78%
5105 GASTOS DE PERSONAL $51.860.500 $38.895.375 $81.178.873 $42.283.498 209%
5105512 Dotacion al personal $22.800.000 $17.100.000 $0 -$17.100.000 0%
5105602 Indemnizaciones Laborales $29.060.500 $21.795.375 $81.178.873 $59.383.498 372%
5110 Otros Honorarios $56.000.000 $42.000.000 $5.440.498 -$36.559.502 13%
5110952 Otros Honorarios $16.000.000 $12.000.000 $2.222.000 -$9.778.000 19%
51109621 Capacitaciones $20.000.000 $15.000.000 $3.218.498 -$11.781.502 21%
51109622 convenio se emprende $20.000.000 $15.000.000 $0 -$15.000.000 0%
5115 IMPUESTOS $2.500.000 $1.875.000 $1.537.195 -$337.805 82%
5115152 A la propiedad raíz $2.500.000 $1.875.000 $1.537.195 -$337.805 82%
5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES $10.000.000 $7.500.000 $4.333.265 -$3.166.735 58%
5125052 Contribuciones y Afiliaciones $10.000.000 $7.500.000 $4.333.265 -$3.166.735 58%
#¡DIV/0!
5130 SEGUROS $7.000.000 $7.000.000 $6.902.001 -$97.999 99%
5130602 Resp.Civil y Extracontra $6.000.000 $6.000.000 $6.902.000 $902.000 115%
5130952 Otros $1.000.000 $1.000.000 $1 -$999.999 0%
#¡DIV/0!
5135 SERVICIOS $5.000.000 $3.750.000 $850.000 -$2.900.000 23%
5135052 Aseo y Vigilancia $0 $0 $0 $0 0%
5135102 Temporales $0 $0 $0 $0 0%
5135352 Teléfono $1.000.000 $750.000 $0 -$750.000 0%
5135402 Correo, portes y telegramas $1.000.000 $750.000 $0 -$750.000 0%
513595216 Material Impreso $1.000.000 $750.000 $850.000 $100.000 113%
513595217 pendones y Pasacalles $500.000 $375.000 $0 -$375.000 0%
513595218 Herramientas de Promoción $1.500.000 $1.125.000 $0 -$1.125.000 0%
5140 GASTOS LEGALES $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%
5140052 Notariales $0 $0 $0 $0 0%
La ejecución presupuestal de ingresos y gastos acumulada AL 31 DE JULIO DE 2018.
Se notifica a cada director y líder de área para que verifique las ejecuciones y en el
caso que exista cumplimiento por debajo de lo presupuestado y/o sobre ejecución en
el gasto (RUBROS RESALTADOS EN COLOR ROJO), se procedan a remitir las
explicaciones respectivas del desfase y se definan acciones que permitan cumplir la
meta establecida. Información que se deberá remitir a la Dirección
Administrativa y Financiera a más tardar el día 30 de agosto de 2018.
De la ejecución se puede concluir que:
5140952 Otros $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%
5155 GASTOS DE VIAJE $0 $0 $0 $0 0%
5155051 Alojamiento y manutención $0 $0 $0 $0 0%
5155151 Pasajes aéreos $0 $0 $0 $0 0%
5155201 Pasajes terrestres $0 $0 $0 0%
$0
5160 DEPRECIACIONES $18.000.000 $13.500.000 $9.046.918 -$4.453.082 67%
5160051 Construcciones y Edificaciones $14.000.000 $10.500.000 $8.809.854 -$1.690.146 84%
5160151 Equipo de oficina $3.500.000 $2.625.000 $237.063 -$2.387.937 9%
5160201 Eq. de computación y comunicación $500.000 $375.000 $0 -$375.000 0%
5195 DIVERSOS $55.800.000 $41.850.000 $13.142.154 -$28.707.846 31%
5195052 Comisiones bancarias $0 $0 $418.165 $418.165 0%
5195102 Libros, suscrip., períodicos y revistas $1.000.000 $750.000 $0 -$750.000 0%
5195202 Gastos de Representacion- publico $6.000.000 $4.500.000 $0 -$4.500.000 0%
5195252 Elementos aseo y cafetería $4.000.000 $3.000.000 $0 -$3.000.000 0%
5195302 Utiles, papelería y fotocopias $2.000.000 $1.500.000 $700.000 -$800.000 47%
519595352 Combustibles y Lubricantes $0 $0 $0 $0 0%
5195552 Gastos bancarios $500.000 $375.000 $557.464 $182.464 149%
5195602 Casino y Restaurante $3.000.000 $2.250.000 $445.020 -$1.804.980 20%
5195702 Gravamenes mov fro $2.000.000 $1.500.000 $1.647.694 $147.694 110%
5195852 Multas,Sanciones y Litigios $29.300.000 $21.975.000 $7.884.311 -$14.090.689 36%
519595203 Arreglos Florales $3.000.000 $2.250.000 $1.339.500 -$910.500 60%
519595295 Otros $5.000.000 $3.750.000 $150.000 -$3.600.000 4%
5305 FINANCIEROS $0 $0 $0 $0 0%
5305202 Intereses $0 $0 $0 $0 0%
5395 GASTOS DIVERSOS $2.000.000 $2.000.000 $1.200.000 -$800.000 60%
5395952 Otros Privados $2.000.000 $2.000.000 $1.200.000 -$800.000 60%
PLANES DE ACCION PRIVADOS $66.550.000 $44.366.664 $10.132.679 -$34.233.985 23%
TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS $6.500.000.000 $4.876.704.160 $2.734.184.546 -
$2.142.519.614 56%
SUPERAVIT O DEFICIT $0 $1.267.808.220 $4.029.042.864 $2.761.234.644 318%
INGRESOS - EGRESOS PUBLICOS $0 $1.264.637.385 $3.958.725.655 $2.694.088.270 313%
INGRESOS - EGRESOS PRIVADOS $0 $3.170.836 $70.317.210 $67.146.374 2218%
INGRESOS
El presupuesto total de ingresos proyectado al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 6.144 millones y se recaudó (ejecución) $ 6.763 millones; logrando ingresos superiores de $ 618 millones, cumplimiento del 110%
Ingresos Públicos se estimaron en $ 5.938 millones y se recaudó $ 6.559 millones, logrando ingresos públicos superiores de $ 621 millones, cumplimiento del 110%
Ingresos Privados se estimaron en $ 206 millones y se recaudó $ 204 millones, logrando ingresos privados superiores de $ 2.3 millones, cumplimiento del 99%
GASTOS
El presupuesto total de Gastos proyectado al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 4.673 millones y se ejecutaron $ 2.600 millones; logrando ahorro de $ 2.073 millones, Ejecución del gasto del 56%
El presupuesto total de Gasto Público se estimó en $ 4.264 millones y se ejecutaron $ 2.416 millones; logrando un ahorro de $ 1.847 millones, Ejecución del gasto del 57%
El presupuesto total de Gasto Privado para el primer trimestre se estimó en $ 203 millones y se ejecutaron $ 133 millones; logrando un ahorro de $ 69 millones, Ejecución del gasto del 66%.
INVERSION (P.O.A)
La inversión en planes de acción público al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 408 millones, de los cuales se han ejecutado $ 183 millones, con una ejecución presupuestal de 45%.
La inversión en planes de acción privados al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 44 millones, de los cuales se han ejecutado $ 10 millones, con una ejecución presupuestal de 23%.
EXCEDENTES
Al 31 de octubre de 2018 se obtienen excedentes presupuestales por valor de $ 3.900
millones, cumpliendo con el 313% del valor presupuestado.
Excedentes públicos por valor de $ 3.830 y Privados por valor valor de $ 70 millones.
RUBROS (ROJO) QUE NO CUMPLEN META DEL INGRESO O ESTAN POR
ENCIMA DEL TECHO DEFINIDO PARA EL GASTO.
INGRESOS.
Proponentes: 84% Capacitación (Público): 71% Arrendamientos Centro de Convenciones y salones: 42% Capacitación (Privado): 66% Servicios Especiales y varios: 3%
GASTOS
Incapacidades: 234% Impuestos: 132% Temporales: 123% Mensajes de texto: 107% Mantenimiento Construcciones y Edificaciones: 175% Depreciaciones: 175% Amortizaciones: 195% Indemnizaciones Laborales ( privados): 372% Material impreso privado: 113% Gastos Bancarios Privados: 149% Gravámenes Movimientos Financieros privado: 110%
2. Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos
En el mes de julio se cumplió con el 188% de los ingresos presupuestados para el mes. En el ejecutado de ingresos al 31 de julio se tiene un monto recaudado de $ 6.763 millones de pesos, frente a lo presupuestado de $ 6.144 millones, se cuenta con un cumplimiento del 110%.
3. Asegurar el control de los gastos de acuerdo a techos presupuestales.
En el mes de julio el gasto total ascendió a $ 338.790.872, representando el 63% del presupuesto asignado para el mes. En el ejecutado de ingresos acumulado al 31 de julio el gasto asciende a $ 2.734 millones de de pesos, frente a lo presupuestado de $ 4.029 millones, se cuenta con una ejecución del gasto del 56%. Generando un ahorro del 44% frente al presupuesto. Este buen comportamiento del gasto se da debido a la implementación de las diferentes estrategias desplegadas al interior de la institución y al control y seguimiento de cada partida asignada.
TESORERIA
4. INDICADOR DE ARQUEOS DE CAJA.
En el mes de JULIO se realizaron 8 arqueos de los cuales se registran las
siguientes novedades.
Caja Auxiliar – Harold Ortega – Faltante $500.00
5. INDICADOR DE TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS RECHAZADAS.
Se realizan 207 pagos electrónicos de los cuales dos (2) salen rechazados
por cuenta cancelada o inactiva.
6. INDICADOR DE OPORTUNIDAD DE PAGOS En el mes de Julio se registran 230 pagos oportunos radicados y pagados dentro de los 3 días
establecidos en el procedimiento, logrando una efectividad del 100%
7. INDICADOR DE INGRESOS CONTABILIZADOS.
Efectividad del 100%
El recaudo total del mes de Junio es de $219.228.361.00
8. INDICADOR DE % DE GASTOS CONTABILIZADOS.
Se logra el 100% de Ingresos contabilizados.
LOS PAGOS EFECTUADOS EN EL MES DE JULIO DE 2018 TIENE UN TOTAL DE 230 PAGOS POR
$550.770.104.00
9. SALDOS BANCARIOS
Los saldos en las diferentes cuentas de la institución con corte al 31 de julio de 2018 ascienden a $ 2.133.657.050, de los cuales $ 1.550.644.396 son recursos del fondo público y $ 583.012.654 pertenecen al fondo privado.
10. INFORME DE INVERSIONES EN C.D.T.
EL REGISTRO DE LOS C.D.T S EN EL MES DE JULIO ES EL SIGUIENTE:
No. CODIGO CUENTA SALDO BANCO RECURSOS NOMBRE
1 112005202 5081-7642 $ 501.684.739,75 OCCIDENTE PRIVADOS AHORRO
3 1110052101 8837009-3347 $ 80.832.804,44 BANCOLOMBIA PRIVADOS CORRIENTE
4 1110052102 05000-7079 $ 495.109,83 OCCIDENTE PRIVADOS CORRIENTE
TOTAL PRIVADO $ 583.012.654,02
5 111005101 8837010-1006 52.525.455,50$ BANCOLOMBIA PUBLICOS CORRIENTE
7 111005102 430563-3941 1.230,00$ DAVIVIENDA PUBLICOS CORRIENTE
8 112005104 10607033-5851 1.810,84$ DAVIVIENDA PUBLICOS CORRIENTE
9 112005107 5081-6537 $ 1.398.803.289,07 OCCIDENTE PUBLICOS AHORRO
10 111005104 03908-4249 78.971.350,55$ OCCIDENTE PUBLICOS CORRIENTE
11 112005102 8850985-8505 TUQUERRES $ 11.928.991,91 BANCOLOMBIA PUBLICOS AHORRO
12 112005103 1953908-7242 LA UNION $ 5.107.161,39 BANCOLOMBIA PUBLICOS AHORRO
13 112005111 1908370-2250 SANDONA $ 3.305.106,97 BANCOLOMBIA PUBLICOS AHORRO
TOTAL PUBLICO $ 1.550.644.396,23
TOTAL CAMARA $ 2.133.657.050,25
SALDO CUENTAS A CORTE DE: 31-07-2018
CUENTAS CAMARA COMERCIO
CAMARA DE COMERCIO DE PASTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Causación por valor de $31.363.909.85
Pago de Rendimientos financieros por valor de $52.543.132.32
Las inversiones en CDTs de la institución al 31 de julio de 2018, ascienden a $ 7.190.633.525.
CONTABILIDAD
11. Cierre contable y financiero mensual
ENTIDAD
BANCARIA
Nº
PRODU
CTO
FECHA
EXPEDICION
FECHA
VENCIM
PLAZO
DIASVALOR NOMINAL
TASA
EFECTIV
A ANUAL
TASA
INTERÉS
NOMINAL
VALOR
RENDIM /
PERIODO
VR REND
DIARIOJUNIO JULIO AGOSTO SEP OCTUBRE
TOTAL
RENDIMIENTO
S ESPERADOS
COLPATRIA 38770 25/06/2018 24/09/2018 90 2.025.393.595,01 5,25% 5,1172% 25.910.860 287.898 1.727.391 8.636.953 8.636.953 6.909.563 25.910.860
COLPATRIA 39601 19/06/2018 19/09/2018 90 1.012.696.797,69 5,25% 5,1172% 12.955.405 143.949 1.583.438 4.318.468 4.318.468 2.735.030 12.955.405
COLPATRIA 39768 17/07/2018 16/10/2018 90 2.532.038.495,32 5,05% 4,9571% 31.378.920 348.655 4.532.511 10.459.640 10.459.640 5.927.129 31.378.920
COLPATRIA 39784 19/07/2018 17/10/2018 90 1.620.504.637,00 5,05% 4,9571% 20.082.509 223.139 2.900.807 6.694.170 6.694.170 3.793.363 20.082.509
TOTAL 7.190.633.525,02 0 0 1.003.641 20.388.739 30.109.231 26.798.402 9.720.492
ENTIDAD
BANCARIA
Nº
PRODU
CTO
FECHA
EXPEDICION
FECHA
VENCIM
PLAZO
DIASVALOR NOMINAL
TASA
EFECTIV
A ANUAL
TASA
INTERÉS
NOMINAL
VALOR
RENDIM /
PERIODO
VR REND
DIARIOABRIL MAYO JUNIO JULIO
TOTAL
RENDIMIENTOS
PAGADOS
COLPATRIA 39784 20/04/2018 19/07/2018 90 1.600.000.000,00 5,30% 5,1978% 20.791.200 231.013 2.079.120,00 6.930.400 6.930.400 4.564.717 20.504.637,00
COLPATRIA 39768 18/04/2018 17/07/2018 90 2.500.000.000,00 5,30% 5,1978% 32.486.250 360.958 3.970.542 10.828.750 10.828.750 6.410.453,65 32.038.495,32
10.975.170,65 52.543.132
TITULOS CANCELADOS EN EL MES
INFORME DE INVERSIONES C.D.T. JULIO DE 2018
En el mes de julio se cumplio con el indicador del cierre contable en la fecha establecida.
12. Oportunidad en la entrega de aportes parafiscales
El pago de aportes parafiscales se realizo dentro de los plazos establecidos. La institución se
encuentra al dia con las obligaciones.
Oportunidad en el pago de nómina.
El pago de la nomina al personal de la institución se viene realizando de manera oportuna en
dentro del cronograma de pagos establecido por la empresa.
Entrega de informes financieros.
La entrega de informes financieros preliminarea se viene realizando de manera mensual, la
entidad se encuentra al dia en la contabilidad.
Pago de impuestos
El pago de los diferentes impuestos se viene realizando de manera oportuna, dentro de los
plazos establecidos en el calendario tributario.
AUX CON 01
Oportunidad en la entrega de informes de comisión.
Se está realizando seguimiento a la entrega de los informes de comisión. Existe inoportunidad en la
presentación de algunos informes, por lo que se recomienda que se realice la entrega de este informe
de manera oportuna.
Recaudo de cartera
Se viene realizando seguimiento a la cartera de la institución, la cual está controlada y por
debajo del indicador del 0.5%.
GESTION HUMANA
INFORME DE GESTIÓN MES DE JULIO
ÁREA DE GESTIÓN HUMANA
1. Cumplimiento Plan de Capacitaciones
En el mes de julio no se realizaron capacitaciones, sin embargo la
programación de capacitaciones están programadas para ejecutarse desde
junio a diciembre del 2018.
2. Cumplimiento del Perfil del Cargo
Teniendo en cuenta el análisis de la MATRIZ DE EVALUACIÓN
CUMPLIMIENTO DE PERFIL VS HOJA DE VIDA, en el primer semestre del
año 2018, el cumplimiento del perfil del cargo está en un 92%. De acuerdo
de esta información se ajustó el plan de capacitaciones para realizar planes
de acción para cada uno de los colaboradores que requieren capacitación
específica.
3. Levantamiento Agendas de Integración
Hasta el mes de JULIO el porcentaje de rotación interna se ha mantenido
en sobresaliente, situacion que permite concluir que la organización en
relación a movimientos de personal internos brinda estabilidad.
El indicador se mantiene en sobresaliente, sin embargo presenta un
incremento en el numero de agendas entregadas, correspondiente al
cumplimiento del Plan e Vacaciones, se programaron las vacaciones para
ocho funcionarios.
4. Cumplimiento del horario laboral
En el mes de julio el cumplimiento del horario laboral estuvo en 94%,
permaneció igual al mes anterior. Se realizó recordatorio de deberes con el
fin de advertir que este es una directriz de estricto cumplimiento. Para las
personas que llegaron tarde se hace el respectivo recordatorio de deberes.
5. Ausentismo Laboral
El indicador de ausentismo laboral para el mes de julio está en un 7.2%.
Se presentaron 28 solicitudes de permiso PERSONALES, 31 solicitudes por
motivos de SALUD, 36 solicitudes de compensatorios y 51 solicitudes por
permisos laborales.
En relación con los permisos solicitados por departamento se tiene la siguiente
relación,
Departamento Administrativo y Financiero 86 solicitudes.
Departamento Jurídico y de Registros Públicos 76 solicitudes.
Departamento Planeación Institucional 15 solicitudes.
Presidencia Ejecutiva 29 solicitudes.
Departamento de Promoción y Desarrollo 17 solicitudes.
6. Cumplimiento del Programa de Inducción
El programa de inducción se ha desarrollado tal cual se ha presentado las
novedades de contratación y rotación, en el mes de julio se presentaron dos
novedades de ingreso de personal, los profesionales de Comercio Internacionales
y Diseñador.
7. Oportunidad Pago de Nómina
En el mes de julio la fecha de radicación de la nómina se realizó el día 24,
haciendo el pago el día 27. Dando cumplimiento al pago oportunamente.
8. Cumplimiento del Plan de Vacaciones
El Plan de Vacaciones para el mes de julio se programo ocho funcionarios,
se está cumpliendo cabalmente. En este orden de ideas se cumplió con
el 100%
9. Cumplimiento del plan de bienestar
El Plan de Bienestar se realizó las inscripciones de los 31 funcionarios a las
olimpiadas de XXI Olimpiadas Intercámaras en la ciudad de Manizales,
donde la entidad aportar con el transporte, inscripción y Hotel. Se ha venido
realizando la participación de los equipos de futbol Masculino y Futbol
Femenino en el torneo de CONFAMILIAR.
ACTIVIDADES
XXI-OLIMPIADAS DE MANIZALES
CELEBRACIÓN DE CUMPLEAÑOS
No NOMBRE DEPORTISTA CEDULA DEPORTE CONJUNTODEPORTE
INDIVIDUALRH CARGO E.P.S. A.R.L.
FECHA
NACIMIENTOTIPO DE CONTRATO
FECHA INICIO
CONTRATO
FECHA FINAL
CONTRATOOBJETO DEL CONTRATO
1 ARTEAGA CORDOBA LIBIA YADIRA 1088730995 FUTBOL 5 FEMENINO RUNNING 5K O + Profesional Universitario Gestión Humana SANITASAXA
COLPÁTRIA23/04/1988 Termino indefinido 09/01/2018 Indefinido
Profesional
Universitario Gestión
Humana
2 ERASSO MUNOZ ELIANA CAROLINA 1087412753 FUTBOL 5 FEMENINOTENIS DE MESA
FEMENINOA + Profesional Universitario Calidad SANITAS
AXA
COLPÁTRIA28/04/2018 Término indefinido 24/11/2015 Indefinido
Profesional
Universitario Calidad
3 CALDERON SILVA DIANA VANESSA 1085281868 FUTBOL 5 FEMENINO SPINNING O +Profesional Universitario Instituto de Formación
EmpresarialCOOMEVA
AXA
COLPÁTRIA20/05/1990 Término indefinido 04/07/2017 Indefinido
Profesional
Universitario Instituto
de Formación
Empresarial
XXl OLIMPIADAS INTERCAMARAS DE COMERCIO
Manizales, 17 al 19 de Agosto de 2018
FORMATO DE INSCRIPCIÓN
DELEGADO: YADIRA ARTEAGA CORDOBA
TEL.: 7311445 EXT 140
CEL: 3166224406
EMAIL: ghumana2@ccpasto.org.co FAX
NIT: 891280005-1
EMAIL: ghumana@ccpasto.org.coDIRECCION: CLL 18 NO. 28-84
CAMARA DE COMERCIO DE:PASTO
TORNE DE COMFAMILIAR
Futbol 5 Femenino
Futbol Masculino
GESTION DOCUMENTAL.
1.- Intervención Archivo Registros Públicos: En el mes de julio del año en curso
se archivaron 2142 documentos correspondientes a Registro Mercantil, Registro de
Proponentes y Registro de Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro; con corte a julio se
lleva el siguiente avance:
Documentos Registros Públicos 2017: 100%.
Documentos Registros Públicos Enero de 2018: 100%.
Documentos Registros Públicos Febrero de 2018: 100%
Documentos Registros Públicos Marzo 24 de 2018: 30.50%
Documentos Registros Públicos abril a julio de 2018: 0.00% de un total de
13.274
Documentos pendientes por archivar del mes de marzo a julio – 22.879.
Documentos entregados extemporáneamente al área de archivo – 25.000
Puede observarse el volumen de documentos ingresados durante la temporada alta
de renovación sobre todo en los meses de marzo a junio son 40.052, superando
considerablemente (30 a 1) la capacidad del personal asignado al área de archivo; es
preciso la asignación de personal (05 personas), puesto que en la temporada alta de
archivo se dio vacaciones a dos (02) funcionarios y se trasladó a un (01) funcionario
al área contable; se cumpliría la meta de temporada alta en 60 días hábiles estimado
para el mes de agosto, pero al disminuir a tres (03) funcionarios la primera etapa de
archivo de registro se trasladaría al mes de octubre del archivo de los documentos
que ingresaron en marzo y abril;
Plan de Acción: Con el ánimo de cumplir las metas del POA se solicita el traslado
temporal del funcionario de registro de archivo Jose Martínez y Paulo Caicedo al
archivo de registro, personal de apoyo permanente (02) personas para completar las
META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %
100% Enero 5869 3543 165,65%
100% Febrero 2878 9341 30,81%
100% Marzo 5930 28920 20,50%
100% Abril 1409 3650 38,60%
100% Mayo 6514 2511 259,42%
100% Junio 5499 4971 110,62%
100% Julio 4100 2142 191,41%
100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!
100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!
Octubre 0 0 #¡DIV/0!
Noviembre 0 0 #¡DIV/0!
100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!
100%
#¡REF! Total 32199 55078 58,46%
DD MM AAAA
NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO
FECHA DE APROBACIÓN
58692878
5930
1409
6514 54994100
32199
3543
9341
28920
3650 25114971
2142
55078
165,65%30,81%
20,50% 38,60% 259,42% 110,62% 191,41%
58,46%
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Total
Intervención Archivo de Registros Públicos
Doc. Archivados Doc. Ingresados %
cinco (05) hasta archivar la totalidad de los documentos que ingresaron durante la
temporada de renovación (marzo para el registro mercantil y abril para el registro
único de proponentes). Restando solo cinco meses para archivar los documentos de
9 meses (abril a diciembre) puesto que se deben realizar más actividades dispendiosas
como es la organización de matrículas canceladas y la reorganización del archivo
mercantil. Se requiere de cinco personas asignadas al archivo de documentos de
Registros Públicos y se estima archiven en promedio 500 documentos diarios para
poder cumplir con las metas programadas. Es importante tener en cuenta que la labor
de archivo de cada documento requiere: a.- Organización del documento, perforación,
eliminación de material metálico b.- Verificación en docxflow que el documento se
encuentre archivado c.- Ubicación del expediente físico (Archivo Cae, Parqueadero,
Sede Sur y/o custodia) d.- Apertura del expediente si el formulario de matrícula se
encuentra en AZ e.- Foliación f.- Diligenciamiento hoja de control de archivo. g.-
Ubicación del expediente en el stand correspondiente, Esta actividad es repetitiva y
se realiza directamente en los depósitos de archivo, lugares donde existe poca
ventilación y el espacio para maniobrar es reducido; la jornada de trabajo es agotadora
y afecta la producción diaria.
Indicador Archivo de Documentos Año Junio de 2018
Fecha de Análisis: Julio de 2018. La estadística que refleja la cantidad de
documentos que ingresaron durante los meses de enero a julio de la presente vigencia
son:
52936 documentos enero a Julio.
28099 documentos Archivados correspondientes a mes de enero a julio.
28099 documentos Archivados correspondientes a mes de julio.
(03 operarios – déficit de 02 operarios)
META PeriodoNo. De Solicitudes
Atendidas
No. De Solicitudes
Recibidas%
90% ENERO 65 65 100,0%
90% FEBRERO 66 66 100,0%
90% MARZO 90 90 100,0%
90% ABRIL 401 401 100,0%
90% MAYO 166 166 100,0%
90% JUNIO 71 71 100,0%
JULIO 114 114 100,0%
AGOSTO 0 0 #¡DIV/0!
SEPTIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!
OCTUBRE 0 0 #¡DIV/0!
NOVIEMBRE 0 0
DICIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!
90% TOTAL 973 973 100,0%
% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO
65 6690
401
166
71114
973
65 6690
401
166
71114
973
0
200
400
600
800
1000
1200
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO TOTAL
No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas
2. Atención de consulta de información de archivos: En el periodo de Julio se
atendieron solicitudes de información que reposan en el archivo central y en
archivo de registro ubicado en la sede sur de la Entidad y en el archivo de registro.
El grado de organización del Archivo Central ha permitido suministrar de manera
oportuna todos los requerimientos de información. El grado de organización del
Archivo Central ha permitido suministrar de manera oportuna todos los
requerimientos de información superando en un 200% al año 2017 y los
requerimientos solicitados por los entes de control y supervisión fueron
suministrados en un 100%. Es importante tener en cuenta que esta labor se viene
desarrollando con directrices institucionales y se proyecta mejorar el servicio con
las nuevas herramientas de gestión documental.
Indicador Suministro de Información julio 2018
3. Capacitaciones: Cumplimiento 85.37% 3.1. Capacitación doxcflow administrativo: Durante el mes de julio, en el
horario de oficina, se dictó la capacitación en el manejo de docxflow administrativo en los siguientes temas: rol de ventanilla de salida, rol de ventanilla de entrada, archivado, producción documental electrónica. Se programó inducción y reinducción para el mes de agosto. Se realizó una mejora en la versión del sistema para tener relación en radicados de entrada y salida.
META Área No de funcionarios
capacitados
No total de
funcionarios del área%
50% Presidencia 1 2 50,00%
50% Sede Sur 2 2 100,00%
50% Seccional Túquerres 0 1 0,00%
50% Seccional La Unión 0 1 0,00%
50% Seccional Sandoná 0 1 0,00%
50% Comunicaciones 1 1 100,00%
50% Civico Social y Veedurías 1 1 100,00%
50% Centro de Convenciones 1 1 100,00%
50% Control Interno 1 1 100,00%
50%Dirección Administrativa y
Financiera0 2 0,00%
50% Contabilidad 1 2 50,00%
50% Tesorería 1 1 100,00%
50% Presupuesto 1 1 100,00%
50% Gestión Documental 2 2 100,00%
50% Sistemas 2 2 100,00%
50% Gestión Humana 2 2 100,00%
50% Logística y almacén 2 2 100,00%
50%
Dirección planeación
institucional y competitividad
regional
2 2 100,00%
50% Calidad 1 1 100,00%
50% Estudios Económicos 1 1 100,00%
50%Dirección jurídica y de registros
públicos 2 2 100,00%
50% Registro y CAE 2 2 100,00%
50% Contratación 2 2 100,00%
50% Conciliación y arbitraje 1 1 100,00%
50%Dirección promoción y
desarrollo0 1 0,00%
50% Desarrollo empresarial 1 1 100,00%
50% Afiliados 1 1 100,00%
50% Emprendimiento 1 1 100,00%
50%Dirección comercio y relaciones
internacionales 1 1 100,00%
50% Gestión comercial 2 2 100,00%
50% PROMEDIO 35 41 85,37%
DD MM AAAA
% de Implementación del Sistema de Gestión Documental SEGUIMIENTO
FECHA DE APROBACIÓN
0,766666667
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
Presidencia
Sede Sur
Seccional Túquerres
Seccional La Unión
Seccional Sandoná
Comunicaciones
Civico Social y Veedurías
Centro de Convenciones
Control Interno
Dirección Administrativa y Financiera
Contabilidad
Tesorería
Presupuesto
Gestión Documental
Sistemas
Gestión Humana
Logística y almacén
Dirección planeación institucional y competitividad regional
Calidad
Estudios Económicos
Dirección jurídica y de registros públicos
Registro y CAE
Contratación
Consiliación y arbitraje
Dirección promoción y desarrollo
Desarrollo empresarial
Afiliados
Emprendimiento
Dirección comercio y relaciones internacionales
Gestión comercial
PROMEDIO
META % de Implementación del Sistema de Gestión Documental
- Capacitación Gestión Documental: Se realizó la capacitación en temas
de Gestión Documental en la Sede Principal, y se programó Inducción y reinducción para el mes de Agosto – septiembre en seccionales; para tratar los siguientes temas: Aplicación de las Tablas de Retención Documental, Organización Archivos de Gestión, Socialización Procedimiento Producción Documental, Socialización Procedimientos modificados. Durante la capacitación se explicó detalladamente el procedimiento de aplicación de las Tablas de Retención, al igual que los principios archivísticos a tener en cuenta durante la organización de los archivos, con el propósito de garantizar la integridad de los expedientes generados en las diferentes dependencias de la Entidad; esto permitirá realizar un adecuado proceso de Transferencia Documental. Capacitación y reunión en herramientas archivísticas: Se prestó capacitación en protocolo de digitalización y administración documental.
PERSONAL CAPACITADO A JULIO AÑO 2018
ACTIVIDAD PLANIFICADAFECHA MÁXIMA DE
CUMPLIMIENTO
FECHA DE
CUMPLIMIENTO DIFERENCIA (DÍAS)
% DE
CUMPLIMIENTO¿SE CUMPLIÓ?
Actividad 1: Generación Base de Datos Matrículas
CanceladasAbril de 2018 Mayo de 2018 30 100% SI
Actividad 2: Ubicación y organización de
expedientes canceladosJulio de 2018 Julio de 2018 30 15%
Actividad 3: Levantamiento inventario expedientes
canceladosJulio de 2018 30/08/2018 0%
Actividad 4: Punteo y entrega de los expedientes Agosto de 2018 30/09/2018 0%
SEGUIMIENTO
Aplazada por
falta de personal
para el mes de
septiembre
Aplazada por
falta de personal
30%
100%
0%
100%
10%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Actividad 1:Generación Base de
Datos MatrículasCanceladas
Actividad 2: Ubicacióny organización de
expedientescancelados
Actividad 3:Levantamiento
inventario expedientescancelados
Actividad 4: Punteo yentrega de losexpedientes
% DE CUMPLIMIENTO FECHA DE CUMPLIMIENTO
4. Documentación del Procesos: 4.1. Se elaboró procedimiento de administración de la unidad de
correspondencia de la Entidad. Actualmente, el procedimiento se encuentra en el departamento administrativo y financiero para la revisión y ajustes pertinentes. Una vez sea controlado por el área de Calidad, se enviará formalmente a las diferentes dependencias.
4.2. Se realizó la actualización de procedimientos de registro y archivo.
Confecámaras hizo entrega de los modelos editables sobre los instrumentos
archivísticos de La cuarta fase jornada pedagógica número uno incluida en el PGD,
contempla los siguientes aspectos:
Explicación del instrumento “protocolo de digitalización en la etapa dos”.
Continuación del Taller de Tablas de Retención Documental – Informe de convalidación.
Continuación Taller sistema integrado de conservación (Capitulo No.02) - Preservación a largo plazo.
NOMBRE DEL INSTRUMENTO
ARCHIVÍSTICO
FECHA MÁXIMA DE
ELABORACIÓN
(PROVEEDOR
CONTRATADO)
FECHA DE
ELABORACIÓNDIFERENCIA (DÍAS)
% DE
CUMPLIMIENTO¿SE CUMPLIÓ?
PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN Diciembre de 2018 30/04/2019 30% En proceso
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Diciembre de 2018 18/07/2018 100% SI
MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOSDiciembre de 2016 21/10/2016 0% No
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOSJulio de 2018 18/07/2018 100% SI
PLAN DE INTERVENCIÓN DE FONDOS
ACUMULADOSDiciembre de 2016 21/10/2016 100% SI
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Diciembre de 2017 17/06/2017 100% SI
BANCO DE SERIES DOCUMENTALES Diciembre de 2018En proceso de
actualización10% En proceso
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Diciembre de 2018En proceso de
actualización10% En proceso
CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Diciembre de 2018En proceso de
actualización10% En proceso
ANALISIS
Fecha de Análisis: Julio de 2018. Confecámaras hizo entrega de los modelos editables sobre los instrumentos archivísticos denominados: Protocolo de Digitalización, Plan Institucional de Archivos, Modelo de Gestión de
Documentos Electrónicos, Sistema Integrado de Conservación de Documentos, Plan de Intervención de Fondos Acumulados, Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental y Banco de Series
Documentales.
SEGUIMIENTO
30%
100%
0%
100% 100% 100%
10% 10% 10%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
% DE CUMPLIMIENTO META
5. Levantamiento Inventario de Expedientes Cancelados:
El depósito destinado al archivo de Registros Públicos se encuentra al 100% de su
capacidad.
Con el propósito de descongestionar el depósito de archivo, se enviará a sede sur los
expedientes pertenecientes a sociedades y establecimientos de comercio cuya
matrícula se encuentre cancelada.
Para ello se han adelantado las siguientes actividades:
a.- Generación base de datos matrículas canceladas: El área de registro hizo
entrega de la base de datos de las matrículas canceladas; con esta información se
generaron los listados de los expedientes que deben retirarse de depósito de archivo.
b.- Ubicación de expedientes cancelados: en proceso se encuentra, la ubicación
de los expedientes cancelados se aplazó para el 28 de agosto por falta de personal;
esta actividad requiere realizar el recorrido de búsqueda en el archivo ubicado en el
CAE y posteriormente en el archivo ubicado en el parqueadero de la Sede Principal.
c.- Inventario expedientes cancelados: El levantamiento del inventario de
expedientes se inicia en el mes de agosto, esta actividad requiere realizar los
siguientes pasos previos:
- Foliación del expediente (si se requiere)
- Validar el estado de la matrícula y verificar que el expediente se encuentre
digitalizado
- Ingresar los datos solicitados en el formato único de inventario documental FUID
Esta tarea se ve afectada por la falta de personal puesto que se cuenta con dos
funcionarios para registro de archivo y uno para clasificación, tomando a uno en
temporadas intermitentes al inventario de expedientes cancelados. Esta actividad se
encuentra en ejecución; la fecha de finalización está programagada para el 31 de
agosto de 2018 o septiembre de 2018 según el personal asignado al area de gestion
documental.
6. Proceso de Transferencias Documentales en ejecución: Esta actividad permite garantizar el acceso a la información, evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación, solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las áreas de trabajo y guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores condiciones de conservación. Se elaboró el Plan Anual de Transferencia, inicio el 24 de mayo y finaliza en el mes de julio del presente año. El comunicado oficial a los responsables de los archivos de gestión se hizo el 30 de enero informando el plan de transferencias documéntales. En cumplimiento a la planificación establecida en Plan Anual de Transferencia, (30) de las áreas están programadas con las directrices de gestión documental para el proceso de transferencia y han cumplido (28), (02) solicitaron aplazar dentro del término para realizar modificaciones a la entrega, (09) dependencias recibieron asistencia técnica debido a que el departamento no contaba con el personal suficiente y de Las (02) restantes se aplazó la recepción finalizando el mes de Julio
CODIGO IND:
VERSION:
FECHA:
PROCESO:
Nombre del Indicador:
Meta:
Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Análisis X
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
Denominador ≥70% ≥64% - ≤69% ≤63%
META Área No de áreas que
cumplen No total de áreas %
50% Presidencia 1 30 3,33%
50% Sede Sur 1 30 3,33%
50% Seccional Túquerres 1 30 3,33%
50% Seccional La Unión 1 30 3,33%
50% Seccional Sandoná 1 30 3,33%
50% Comunicaciones 1 30 3,33%
50% Civico Social y Veedurías 1 30 3,33%
50% Centro de Convenciones 1 30 3,33%
50% Control Interno 1 30 3,33%
50%Dirección Administrativa y
Financiera1 30 3,33%
50% Contabilidad 1 30 3,33%
50% Tesorería 1 30 3,33%
50% Presupuesto 1 30 3,33%
50% Gestión Documental 1 30 3,33%
50% Sistemas 1 30 3,33%
50% Gestión Humana 1 30 3,33%
50% Logística y almacén 1 30 3,33%
50%
Dirección planeación
institucional y competitividad
regional
1 30 3,33%
50% Calidad 1 30 3,33%
50% Estudios Económicos 1 30 3,33%
50%Dirección jurídica y de registros
públicos 1 30 3,33%
50% Registro y CAE 1 30 3,33%
50% Contratación 1 30 3,33%
50% Conciliación y arbitraje 1 30 3,33%
50%Dirección promoción y
desarrollo1 30 3,33%
50% Desarrollo empresarial 1 30 3,33%
50% Afiliados 1 30 3,33%
50% Emprendimiento 1 30 3,33%
50%Dirección comercio y relaciones
internacionales 0 30 0,00%
50% Gestión comercial 0 30 0,00%
50% PROMEDIO 28 30 93,33%
Periodicidad de:Semestral
Tipo de Indicador:Semestral
INDICE No de áreas que cumplen *100
Rangos:Total de áreas
% de Implementación del Sistema de Gestión Documental SEGUIMIENTO
MEDICION
% de implementación de GD Fuente de Datos:Formatos: Informes de Auditorías Internas Integrales
Responsable de la medición y
análisis:Profesional Universitario de Gestión Documental
90%
Gestión Documental
FICHA DE INDICADOR
Código: R-GE-021
Fecha de Aplicación:
16 de Septiembre de 2013
Página 1 de 2Versión: 01
CUMPLIMIENTO DIRECTRICES DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento de las directices de gestión documental en el 90% de las áreas de la organización PERIODO Ene.-junio 2018
0,766666667
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
Presidencia
Sede Sur
Seccional Túquerres
Seccional La Unión
Seccional Sandoná
Comunicaciones
Civico Social y Veedurías
Centro de Convenciones
Control Interno
Dirección Administrativa y Financiera
Contabilidad
Tesorería
Presupuesto
Gestión Documental
Sistemas
Gestión Humana
Logística y almacén
Dirección planeación institucional y competitividad regional
Calidad
Estudios Económicos
Dirección jurídica y de registros públicos
Registro y CAE
Contratación
Consiliación y arbitraje
Dirección promoción y desarrollo
Desarrollo empresarial
Afiliados
Emprendimiento
Dirección comercio y relaciones internacionales
Gestión comercial
PROMEDIO
META % de Implementación del Sistema de Gestión Documental
por cuanto el departamento no contaba con personal; La fecha programada está establecida en los mes de junio y julio. Esta actividad se encuentra en ejecución; la fecha de finalización está programada para el 30 de septiembre de 2018. Se reconoce a las funcionarias que han cumplido de mejor manera en asegurar el cumplimiento de las directices de gestión documenta.
7. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones levantadas por la CGR al área de Gestión Documental: Durante el proceso de plan de mejoramiento realizado por la Contraloría General, se evidenció un hallazgo relacionado con la gestión documental al plan operativo anual POA. Las acciones implementadas para corregir dicho hallazgo fueron las siguientes:
- Realizar tres herramientas archivísticas - Realizar plan de capacitación. - Realizar programa de gestión documental por etapas
Con corte a abril de 2018, las acciones se encuentran realizadas en un 80%.
8. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones levantadas en auditorías internas y/o externas al área de Gestión Documental: Con corte a abril de 2018, no existen acciones pendientes de implementar.
9. Programa de Gestión Documental Fase IV: El objeto contractual establecido con Lexco SA a través de Confecámaras contempla para el año 2018 los siguientes entregables:
Protocolo de Digitalización Tablas de Retención Documental (Administrativas) Programa de Gestión Documental Sistema Integrado de Conservación Gestion de expedientes y documentos electrónicos Modelo de auditoria Programa cero papel.
La ejecución del contrato inicia en el mes de mayo y finaliza en el mes de diciembre,
según la siguiente planificación:
Fuente: Circular Confecámaras No. 1272 de 2018
GESTION TECNOLOGICA
Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control
de usuarios.
Eje: Fortalecimiento Institucional
APOYO TECNOLOGICO AL PROTOCOLO DE DIGITALIZACION
Objetivo: brindar soporte técnico al protocolo de digitalización de la Cámara de
Comercio de Pasto.
• Definir las propiedades técnicas en el escaneo de documentos
• Asignar medios y unidades de almacenamiento de las imágenes
• Definir y conformar los lotes a digitar
ADMINISTRACION DE DIRECCIONES IP
Objetivo: mejorar el orden y administración de las direcciones ip internas para evitar
conflictos de red.
• Verificación de la información ip equipo por equipo
• Actualización de la información sobre Google drive
• Distribución y validación IP
ANALISIS DE LA NUEVA HERRAMIENTA PARA CONTROL DE ACTIVOS
Objetivo: optimizar el proceso de control de activos a través de aplicación movil
Análisis técnico de la propuesta
Verificación de compatibilidad con el sistema JSP7
Verificación de características móviles
PUBLICIDAD EN LOS CERTIFICADOS DE REGISTRO MERCANTIL
Objetivo: dar a conocer el proceso de elección de junta directiva
Brindar el acompañamiento necesario para la configuración de los mensajes
sobre los certificados de registro mercantil
Brindar apoyo sobre la plataforma de administración SII para el respectivo
cambio
Generar ticket de soporte Confecámaras.
ASISTENCIA REMOTA A LOS USUARIOS PROPONENTES Y EMPRESARIOS –
PAGOS EN LINEA
Objetivo: brindar el soporte y acompañamiento telefónico a aquellos proponentes
que tienen dificultades con el uso de la plataforma SII.
• Desbloqueo de estados para continuar los procesos en línea
• Solución al pago por código de barras
• Acceso al portal a través del reinicio de contraseña
• Solución a errores en la migración
Sd
REPORTES DIGITURNO
Objetivo: generar reportes mensuales a través del sistema digiturno para el análisis
de la información contenida.
• Parametrizar la herramienta que ofrece el proveedor digiturno para la correcta
generación de reportes
• Convertir los reportes visuales a contenido editable (Excel).
GENERACIÓN BASE DE DATOS DE REGISTROS
Objetivo: proveer al departamento Jurídico y de registros de la información
estadística representada en bases de datos para su procesamiento.
• Empaquetar y enviar las bases de datos al departamento jurídico y de registros.
ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO
Objetivo: mejorar asertivamente el envío de correos masivos.
• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados,
capacitaciones y comunicación para la ampliación de los registros en la base de
datos del correo masivo.
• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.
SOPORTE TÉCNICO
Objetivo: mantener la continuidad del negocio en Cámara de Comercio de Pasto.
• Realizar acciones correctivas de falla en el software de los equipos de computo
• Realizar acciones correctivas de falla en hardware de los equipos de computo
• Cambio de cartuchos de tinta en las impresoras
• Corrección de errores en el sistema de conectividad
• Corrección de errores en el servicio de internet
INDICADORES:
ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD
Hay una fiabilidad del 99.9% en el servicio con unas pequeñas caídas en el
servicio que no logran alterar la calidad del mismo.
ESTABILIDAD INTERNET
Por primera vez el servicio de internet no esta al 100% pero no baja de la
referencia de calidad.
INSTALACIÓN DISPOSITIVOS DE RED
Los dispositivos de red fueron instalados satisfactoriamente para dar apoyo y
soporte a la temporada de renovación.
IMPLEMENTACION CODIGO DE BARRAS
Continuando con la gestión realizada el anterior año, se constata y se pone a
prueba la implementación del servicio que ofrece el código de barras en el
recaudo de renovación mercantil.
RENOVACION TECNOLÓGICA – SECCIONALES
Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente
implementando nuevos equipos y periféricos que ayudaran a mejorar el
servicio en las seccionales de la Cámara de Comercio de Pasto.
BACKUP INTERNET
Este proyecto culmina satisfactoriamente con un servicio de alta velocidad, con
redundancia automática de 40 mpbs de velocidad a un valor acsequible. La
configuración fue realizada por el área de Gestión Tecnológica.
INSTALACIÓN NUEVOS EQUIPOS DE COMPUTO
Se realizó la instalación de equipos de cómputo inicialmente en sedes y
seccionales y se prosiguió en sede sur y oficina principal con la configuración
de programas institucionales.
ORGANIZACIÓN DE LICENCIAS MS Y OS
Se adelantó esta actividad para desde el mes de marzo para revisar que los equipos
de la Cámara de Comercio de Pasto mantengan sus licencias organizadas y definidas.
Esta tarea también va de la mano con la renovación tecnológica que conlleva a la
adquisición de nuevas licencias en el sistema operativo.
HOJA DE VIDA PARA PERIFÉRICOS PRINCIPALES
Se plasma la información de los periféricos importantes sobre la herramienta GLPI.
ACTUALIZACIÓN MANUAL DE POLÍTICAS DE LA INFORMACION
Se revisa el Manual de Políticas de Seguridad de la Información con el fin de mantener
de forma concisa y asertivas todas las políticas acordes a la Cámara de Comercio de
Pasto.
DEPURACIÓN DIRECTORIO ACTIVO
Se remueve las credenciales sobrantes sobre el servidor de directorio activo con el fin
de mejorar su orden.
ASISTENCIA REMOTA
Se normaliza el software de asistencia remota para todas las terminales de trabajo y
brindar un mejor soporte remoto.
ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS – GESTION TECNOLÓGICA
Se actualizan la ficha de proceso y procedimientos de acuerdo a los nuevos cambios
y adquisiciones realizados en el área de Gestión Tecnológica.
CONFIGURACIÓN UTM
Se realiza la configuración de nuestro dispotivo UTM – SonicWall con el fin de
mantener la continuidad del negocio realizando un failover automatico con nuestro
canal de backup de datos.
ADMINISTRACIÓN DE IP Y NOMBRES DE EQUIPO
Se realiza la organización de ip y disposición del nombre en la mayoría de los equipos
de cómputo de la Cámara de Comercio a través de Google drive y GLPI.
TAREAS PENDIENTES POR EJECUCIÓN SEGÚN CRONOGRAMA
o ADMINISTRACIÓN DE IP Y NOMBRES DE EQUIPO
o AUTOMATIZACIÓN DE ANTIVIRUS
o ADMINISTRACIÓN DE RED INTERNA
o CERTIFICACIÓN DE PROCESOS ITIL
o MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO
OBJETIVO: Dar a conocer el desarrollo de actividades del período, indicadores y metas de cumplimiento, consumos generados en la Organización, actualización de procesos y temas delegados por la Alta Dirección en el proceso de Gestión Logística. ACTIVIDADES DE ALMACÉN: 1. INFORMES EJECUCIÓN DE CONSUMOS 1.1. EJECUCIÓN CONSUMOS ASEO Y CAFETERÍA:
RESUMEN CONSUMOS ASEO Y CAFETERIA JULIO 2018
CONCEPTO VALOR %
INVENTARIOS DEL PERIODO
13.259.953
100
CONSUMOS DEL MES 1.134.468
9
CONSUMOS ACUMULADOS
7.145.214
35
13.259.953
1.134.468
7.145.214
20.594.807
Consumos aseo y cafetería julio 2018
INVENTARIOS DEL PERIODO CONSUMOS DEL MES
CONSUMOS ACUMULADOS INVENTARIO TOTAL 2018
INVENTARIO TOTAL 2018
20.594.807
100
Sobre el total del inventario, a julio se alcanza el 35% de consumos, encontrándose por debajo del 50% promedio para el período; significa que los consumos son bastante moderados. Los inventarios están previstos hasta el primer mes de la vigencia siguiente y se incrementan ocasionalmente por la adquisición de elementos que no se adquirieron al comienzo de la vigencia o por mayores consumos presentados.
1.2. EJECUCIÓN CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO
CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES JULIO 2018
CONCEPTO VALOR %
INVENTARIOS DEL MES 32.954.373
100
CONSUMOS DEL MES 3.532.263
11
CONSUMOS ACUMULADOS 32.342.033
49
INVENTARIO TOTAL 2018 65.538.146
100
Para julio de 2018, los consumos se encuentran en el punto medio; indicando que no
se presentan excesos. El inventario tiene un leve incremento, por la adquisición de
elementos ocasionales para talleres de Planeación.
1.4. TRÁMITES DE COMPRAS Y SERVICIOS
32.954.373
3.532.263 32.342.033
65.538.146
CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES JULIO 2018
INVENTARIOS DEL MES CONSUMOS DEL MES
CONSUMOS ACUMULADOS INVENTARIO TOTAL 2018
Inversión y o gastos por rubro:
COMPRAS Y SERVICIOS %
PAPELERIA $ 192.900 11
ASEO Y CAFETERIA $ 478.850 27
MANTENIMIENTO $ 1.084.100 62
ACTIVOS 0 0
DIVERSOS $ - 0
TOTAL JULIO $ 1.755.850 100
ACUMULADO $67.701.298
La adquisición de bienes, elementos y servicios para julio de 2018, presenta un mayor valor en el rubro mantenimientos con el 45%. Se tiene un acumulado por los diversos rubros, de $67.701.298, según trámites adelantados por Almacén. 2. ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO 2.1 Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura
Ejecución mantenimientos preventivos y correctivos Para julio se programaron 8 actividades de mantenimiento preventivo, de las cuales se desarrollaron 7, con un valor ejecutado de $1.958.000. Se adelantaron labores de cambio de lámparas en el salón 4 y pasillos del piso 2 del Centro de Convenciones; adecuación archivo rodante piso 11, mantenimiento impresora Epson de Contratación, instalación cables UTP en la oficina de Revisoría Fiscal, entre otros. Desde mediados de junio de 2018 se gestionó oficio solicitud reparación dintel de ventana en la Sala de Juntas, ocasionado por los movimientos telúricos en ese mes. Se cursó segundo oficio a la Administración del Edificio, informándonos verbalmente que dicha reparación se realizaría en los primeros días de agosto, al reintegro de vacaciones del encargado de mantenimiento para la propiedad horizontal. Se anexa informe ejecución Plan Mantenimiento 2018
$192.900
$478.850 $1.084.100
0
$-$1.755.850
$67.701.298
$- $40.000.000 $80.000.000
PAPELERIA
ASEO Y CAFETERIA
MANTENIMIENTO
ACTIVOS
DIVERSOS
TOTAL JULIO
ACUMULADO
COMPRAS BIENES Y SERVICIOS JULIO 2018
Ejecución mantenimientos correctivos y apoyo logístico En julio se adelantan 99 actividades por parte del Técnico Administrativo, de las cuales, 26 de ellas corresponden a mantenimientos y apoyo logístico, equivalente al 26% de ejecución en el medio tiempo asignado. Estas actividades se concentraron en cambio de lámparas, apoyo en el traslado de muebles y equipos, apoyo en almacén en el conteo de vasos, arreglo de greca, revisión de sifones, instalación de una cartelera, instalación mesas de trabajo en La Unión. Se recibieron 9 solicitudes vía correo electrónico, según procedimiento; 8 fueron atendidas con un tiempo promedio de respuesta de 3 días. Este dato dispara el indicador, debido a que su atención está supeditada al tiempo disponible del Técnico Administrativo. En particular, una de las actividades se realizó después de 13 días y una se encuentra sin atender a la fecha de este informe. Se anexa informe de actividades y mantenimientos efectuados en julio de 2018.
3. INDICADORES
GL-2 PORCENTAJE DE ELEMENTOS CONSUMIBLES (ASEO Y CAFETERÍA)
JULIO 18
En julio se presenta el 9% de consumos sobre el valor de inventarios del período ($1.134.468/$7.145.214). Los consumos acumulados se encuentran en el 35% sobre el valor total de inventarios, por debajo de la mitad de los mismos. GL-03 PORCENTAJE DE ELEMENTOS CONSUMIBLES (PAPELERÍA Y ÚTILES
DE ESCRITORIO) JULIO 18
Los consumos de papelería y útiles, en julio representan el 11% del inventario del
mes, inferior al valor recomendado. El valor del inventario total es de $65.538.146,
del cual se ha consumido $32.954.373, correspondiente al 50%. Se encuentra en el
punto medio.
GL-05 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE
MANTENIMIENTOS DIARIOS
La oportunidad en la atención está medida en promedio de 1.0; índice que muestra el
tiempo máximo límite para responder a las solicitudes. En la gráfica se observa que
el tiempo supera el valor recomendado, es decir, se responde en tiempo superior a
las 48 horas. Para el período, se alcanzó un índice de 1.68.
GL-06 PORCENTAJE ATENCIÓN MANTENIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL
PLAN ANUAL
De ocho actividades programadas, se adelantaron siete, generando un gasto en el
período de $1.858.000. El valor ejecutado enero-julio es de
$11.692.000/$54.850.000.
GL-08 OPORTUNIDAD PRESENTACIÓN INFORME CONSOLIDADO DE
CONSUMOS
Los informes consolidados de consumos y ejecución de actividades de Almacén, se
presentan oportunamente, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada período.
GL-09 PORCENTAJE EJECUCIÓN PRESUPUESTO INSUMOS: ASEO Y
CAFETERÍA-01
Para la vigencia 2018 se tiene programada una partida por $24.000.000. En julio se
alcanzó el 57% del valor mes ($1.134.468/$2.000.000), lo que indica que los
consumos son muy moderados.
GL-18 PORCENTAJE EJECUCIÓN PRESUPUESTO INSUMOS: PAPELERÍA Y
ÚTILES -02
El rubro de papelería y útiles de oficina para 2018 cuenta con una partida de
$59.000.000, con un valor mensual de $4.916.667. En julio se alcanza el 72% de esta
asignación. El consumo acumulado está en el 50% del total del inventario.
GL-11 PORCENTAJE MANTENIMIENTOS Y APOYO LOGÍSTICO EFECTUADOS
EN EL PERÍODO
Del total de actividades desarrolladas, el 26% corresponde a mantenimiento y apoyo
logístico. En cada período no se ha logrado el 50%, por las múltiples labores
asignadas al responsable.
ACTIVIDADES AREA ACTIVOS FIJOS JULIO 2018.
1. Realizar los movimientos de activos y actualizarlos en el sistema jsp7
Movimientos realizados 46 y actualizados en sistema jsp7
A la fecha el indicador, se encuentra al 100% actualizado en el sistema, los
movimientos de activos en julio presenta una mayor rotación, por motivos de
realización de inventario semestral.
2. Actualización de acta individual de activos fijos.
Se actualizaron 67 actas de entrega de inventarios individuales firmados,
correspondientes a la realización de inventarios primer semestre de 2018, incluidas
Sedes y Seccionales.
Se alcanzó el 97% de la realización del inventario del primer semestre, quedando pendientes tres funcionarios de los 69 de nómina, quienes no entregaron el acta firmada, por motivos de revisión, depuración de activos que aparecen en el acta y búsqueda de los mismos.
3. Efectuar conciliación, depreciación e interfaz contable.
Se generó conciliación, depreciación e interfaz contable de julio, el 9 de agosto de
2018, reporte firmado.
Acumulado depreciación 2018, fondo público y privado.
Edificaciones 1.307.843,12
Equipo de oficina 3.911.135,18
Equipo de cómputo y comunicación 6.690.987,40
Flota y equipo de transporte 648.248,75
Total 12.558.214,45
Edificaciones 1.233.150,98
Equipo de oficina 59.265,84
Equipo de cómputo y comunicación -
Flota y equipo de transporte -
Total 1.292.416,82
FONDO PUBLICO JULIO 2018
FONDO PRIVADO JULIO 2018
Edificaciones 8.416.454,75
Equipo de oficina 27.323.396,45
Equipo de cómputo y comunicación 44.963.245,47
Flota y equipo de transporte 4.537.741,25
Total 85.240.837,92
Edificaciones 8.632.056,86
Equipo de oficina 414.860,88
Equipo de cómputo y comunicación -
Flota y equipo de transporte -
Total 9.046.917,74
TOTAL DEPRECIACIÓN ACUMULADA 94.287.755,66
FONDO PUBLICO ACUMULADO 2018
FONDO PRIVADO ACUMULADO 2018
4. Actualizar el módulo de activos fijos jsp7, con los nuevos activos y
generación de plaquetas.
A 31 de julio de 2018 se grabaron en el sistema 22 unidades activos fijos nuevos
y se encuentran plaqueteados en su totalidad, para un acumulado en compras de
$218.637.436 con 214 unidades.
FAMILIA UNIDADES VALOR
MUEBLES Y ENSERES 20 5.794.680
EQ. DE OFICINA 0 -
EQ.DE PROCESAMIENTO DE DATOS 0 -
EQ. DE TELECOMUNICACIONES 0 -
AUTOS Y CAMPEROS 0 -
TOTAL 20 5.794.680
COMPRAS JULIO DE 2018
FAMILIA UNIDADES VALOR
MUEBLES Y ENSERES 67 29.974.279
EQ. DE OFICINA 55 15.710.704
EQ.DE PROCESAMIENTO DE DATOS 78 166.394.654
EQ. DE TELECOMUNICACIONES 14 6.557.799
AUTOS Y CAMPEROS 0 -
TOTAL 214 218.637.436
COMPRA DE ACTIVOS FIJOS ACUMULADO A JULIO DE 2018
31%
26%
36%
7%0%
UNIDADESMUEBLES Y ENSERES
EQ. DE OFICINA
EQ.DE PROCESAMIENTO DEDATOS
EQ. DETELECOMUNICACIONES
AUTOS Y CAMPEROS
14%
7%
76%
3%0%
VALORMUEBLES Y ENSERES
EQ. DE OFICINA
EQ.DE PROCESAMIENTO DEDATOS
EQ. DETELECOMUNICACIONES
AUTOS Y CAMPEROS
5. Expedir paz y salvo de activos fijos a los funcionarios.
Se generó 9 paz y salvos por vacaciones correspondiente al junio de 2018.
N° NOMBRE FUNCIONARIO
FECHA VACACIONES
NOMBRE QUIEN RECIBE ACTIVOS
1 Sergio Alberto Sánchez Niño 06/08/2018 Eliana Erasso Muñoz
2 Diego Fuel Tobar 01/08/2018 Ricardo Mesías
3 Alina Constanza Silva 06/08/2018 Santiago Álvarez
4 Carmen Jojoa Jojoa 06/08/2018 Socorro Villacorte
5 Adela Cerón Bastidas 06/08/2018 Edgar Ramírez
6 Edison Wilmar Melo Ipujan 06/08/2018 Liliana Salazar
7 Pilar Benavides Rivera 03/08/2018 Melisa Benavides y Daniel Insuasty
8 Harold Vicente Ortega 06/08/2018 Rossana Castrillon
9 Diana marcela Rodríguez Rojas 03/08/2018 Sara Solarte
6. Realizar actualización de las pólizas de manera permanente de acuerdo al procedimiento de inventarios. A 30 de junio de 2018 se efectuó la segunda adición con Equidad Seguros por $23.659.711, costo histórico, con 37 unidades, incluyendo activos nuevos de febrero a junio de 2018; a la fecha, se cuenta con un inventario general de $1.750.439.535,96, costo de adquisición, resultante de la depuración por concepto de bajas de activos. La cobertura aplica a Sedes y Seccionales de la Institución.
7. Realizar el procedimiento de baja de activos y destinación final de los mismos.
Los ingresos por venta de activos fijos dados de baja del primer semestre 2018, ofertas interna y externa, alcanzaron un valor de $2.130.000, cifra que se registra contablemente en recuperaciones y corresponde al 31% del valor de la baja de activos. Para recuperar un mayor porcentaje, se decidió realizar una tercera oferta que se publicó del 3 al 10 de agosto de 2018, obteniendo 3 propuestas internas, queda pendiente la aprobación por parte de la Dirección Administrativa. 8. Realizar la adquisición del software y hardware para lectura de placas
de inventario con código de barras. En el informe presentado a la Dirección Administrativa, se encuentra el avance de la propuesta para la implementación del lector de código de barras, está pendiente la socialización.
OTRAS ACTIVIDADES Se realiza continua revisión de reportes, exploración del sistema JSP7 y envío de
incidencias si existe la necesidad, para el mejoramiento, control y funcionalidad
del sistema.
Familia Valor
Activo
Valor
Depreciado
Saldo
Libros
Muebles y Enseres 6.813.442,00 3.834.135,92 2.979.306,08
Equipos de Oficina 7.047.937,00 4.687.884,78 2.360.052,22
Equipos de Procesamiento de datos 30.517.820,00 29.129.606,90 1.388.213,10
Total 44.379.199,00 37.651.627,60 6.727.571,40
RESUMEN DE BAJAS DE ACTIVOS PRIMER SEMESTRE DE 2018
Seguimiento a la destinación final de los bienes dados de baja, atención al público
interno y externo, para revisión de funcionalidad de los bienes y precio de los
mismos.
En continuo control de salidas de activos, por motivo de mantenimiento de
equipos, traslado de bienes a las diferentes Sedes o Seccionales de la
Organización.
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