Informe Gestion Documental

GRUPO 113BOGOTA 26 DE MARZO

2012CONTENIDO

                                      pág.

1. INTRODUCCION 4

2. OBJETIVOS 5

1. OBJETIVO GENERAL2. OBJETIVO ESPECIFICO

3. JUSTIFICACIÓN 6

4. GLOSARIO 7

5. GESTION DOCUMENTAL 8

1. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 9

2. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 10

3. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL                                                                             16

4. 8. FORMACION DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS            17

6. CONCLUSIONES 18

7. BIBLIOGRAFIAS 19

1. INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realiza con el fin de lograr transmitir una información al lector para que pueda comprender de una manera clara y muy detallada, todo lo relacionado con la gestión documental, la cual hace parte del área de administración de documentos.

Además que esta información será utilizada para llevar una administración archivística mas ordenada y conforme a lo que la ley establece; para ello vamos a explicar de manera concreta y precisa que significa, sus funciones, y cada uno de los extensos componentes que hacen parte de la gestión documental. 

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General.

Con este trabajo se pretende que el interesado logre entender de una manera clara y sencilla, lo que es y todo lo que tiene que ver de una u otra manera con la gestión documental, además de destacar su importancia dentro de las empresas.

2.2 Objetivos Específicos.

Relacionar la gestión documental como una función archivística.

Determinar los criterios para la organización conforme a lo establecido por la ley acerca de los archivos de gestión.

Aprender los conocimientos básicos que fundamentan la archivística como disciplina.

3. JUSTIFICACIÓN

A pesar de la importancia que tienen hoy día los archivos para las empresas, ciudades, y todo en general, la mayoría de entidades no se han dado cuenta del verdadero valor y su gigantesca importancia frente al adecuado orden para poder trabajar conforme la ley lo exige. No hay otro motivo mas importante por el cual se realice este trabajo que, el de informar y aclarar las dudas que tengan las personas sobre como se debe manejar los archivos de gestión. Se realiza con la necesidad de aprender y aprovechar esta información para generar los cambios operados en las necesidades de las personas para poder ampliar nuestra visión y renovar nuestros pensamientos acerca de la archivística, pero en especial el archivo de gestión.

Así que a todas las personas encargadas de llevar los archivos de cualquier tipo de empresa, le corresponde intervenir en la configuración y el control de los procesos archivísticos precisando que información debe permanecer y cuál información debe ser eliminada, por eso es muy importante conocer y poner en práctica las leyes establecidas para la gestión documental.

4. GLOSARIO

Racionalización. La racionalización es un mecanismo de defensa que consiste en justificar las acciones de tal manera que eviten la censura.

Tramite.Es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto.

Metodología. Hace referencia al conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen en una investigación científica, una exposición doctrinal o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados específicos.Retención. Los importes de los conceptos de este grupo  son descontados de la liquidación del empleado y retenidos por el empleador.

Veraz.Se aplica a la persona o medio que habitualmente dice la verdad, o a la información o dato que es verdadero porque se ha comprobado su autenticidad

Implantación.   Es la realización de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política.

Disco óptico. Es un formato de almacenamiento de datos digitales, que consiste en un disco circular en el cual la información se codifica, se guarda y almacena, haciendo unos surcos microscópicos con un laser sobre una de las caras planas que lo componen.

Contencioso.Sobre la que se disputa en un juicio, o forma en que se litiga  sometido al fallo de los tribunales, en contraposición a los actos gubernativos o a los que dependen de una autoridad.

Custodia.Se define como tenencia o control físico que tienen los padres sobre sus hijos no emancipados

5. GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programa de gestión documental.

Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad.

Gestión documental pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivo, como lenguaje natural de la administración pública.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que ayuden al medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia.

Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información.

Consideraciones básicas. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:

Administrativos: aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia.

Económicos: reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios.

Archivísticos: concepto, de archivo total, ciclo vital del documento principios de procedencia y de orden original.

Planeación.

Diagnostico:Obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo. Para realizar este diagnostico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar.

Requisitos técnicos. Se refiere a la definición de las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con una complicación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencias de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de unidad de correspondencia.

Requisitos administrativos. Se refiere a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la entidad.

5.2 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Es un elemento indispensable en la gestión documental y por ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del programa de gestión documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el acuerdo AGN 039 de 2002.

Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Complicación de la información institucional. Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de informes recolectada. Análisis de la producción Identificación de los valores primarios de la documentación Conformación de las series y subseries con sus tipos de documentales. Valoración documental.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación. Incluye los siguientes pasos:

El jefe de archivo prepara la propuesta de tabla de retención documental de la entidad, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.

El comité de archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.

Cuarta etapa: Aplicación. Expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servicios públicos de

la entidad. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central

e histórico se hará con fundamento en las tablas de retención documental.

Quinta etapa: seguimiento y actualización de la tabla de retención documental. La unidad de archivo establecerá un cronograma de seguimiento. Las modificaciones, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la entidad.

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Ley 594 De 2000-Art 22

Comprende procesos tales como la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y deposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre si y se desarrollaran en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico:  

1. Producción2. Recepción

3. Distribución4. Tramite5. Organización6. Consulta7. Conservación8. Disposición final

A. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones.

      Marco normativo del proceso

Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficialesLey 527 de 199Articulo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código penal.Articulo 218 a 228.Articulo 231. Sobre reconocimientos y copia de objetos y documentos.

Código de procedimiento penal.Articulo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Articulo 262 a 263.

Código de Comercio:Artículo 48 Articulo 51Articulo54

Decreto 2649 de 1993. Se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Articulo 123Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12,23 y 24

Acuerdo AGN 060 de 2001      ARTICULOS 4,6, 9 Y 14

Actividades:Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Normalización de producción documental.

Identificación de dependencias productoras. Directrices relacionadas con el número de copias.

Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la producción documental.

B. RECEPCION DE DOCUMENTOSConjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Marco normativo del proceso      Constitución política

Artículo 15

Decreto 2150 de 1995Artículos 1,11 y 32

Acuerdo AGN 060 de 2001Artículos 3,5, 8, 10,11 y 12Recepción de documentos.Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencias de la entidad para efectos de su radiación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Registro de documentos:

Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del acuerdo AGN 060 de 2001. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de

documentos recibidos y enviados.

C. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOSActividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Marco normativo del proceso            Decreto 229 de 1995      Decreto 2150 de 1995      Articulo 25

Acuerdo 060 de 2001      Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

Se relaciona con el flujo de documentos al interior y al exterior de la entidad.

     Distribución de documentos externos.

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de energía de documentos recibidos.

Distribución de documentos internos.

Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

Conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los siguientes procesos archivísticos:

Clasificación documental.Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Identificación de unidades administrativas y funcionales. Conformación de series y sub-series documentales. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Aplicación e identificación de tipos documentales de las tablas de retención.

Ordenación documental.

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Foliación. Relaciones entre unidades documentales, series, sub-series y tipos documentales.

Descripción documental.

Proceso de análisis de los documentos de archivo, que permite su identificación, localización y recuperación para la gestión.

Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios y Catálogos. Análisis de información y extracción de documentos. Actualización permanente de instrumentos.

Para la descripción archivística, la ISAD (Norma Internacional General de la Descripción Archivística) trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística, sin tener en cuenta la naturaleza, en ella se determina la formulación de la información para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción; estos elementos se agrupan en 7 áreas de información:

Área de identificación. Área de contexto. Área de contenido y estructura. Área de condiciones de acceso y uso. Área de documentación asociada. Área de notas. Área de control de la descripción.

La retención de documentos “es el plazo en términos de tiempo en que el documento debe permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental”.La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de la oficina, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, y ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales.

F.   CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.

Articulo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.Artículo 27. El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.Artículo 112.

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.Artículo 315. Los autoridades públicas dan fe de en los certificados que expidan relativamente a los negocios confiados por su razón de empleo.Artículo 316. Artículo 320.  

Ley 57 de 1985.

Artículo 1º y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos.Decreto 01 de 1984. Código contencioso administrativo, sobre el derecho de petición de información.

Decreto 2126 de 1992.Artículo 51. Reserva archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos de consulta.

Las actividades básicas en esta fase son:

Formulación de la consulta.

Determinación de la necesidad, precisión, competencia y reglamento de la consulta. Condiciones de acceso.

Estrategia de búsqueda.

Disponibilidad de expedientes y fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos.

Respuesta a consulta.

Infraestructura de servicios de archivo. Sistema de registro y control de préstamo. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

G.  CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptada para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO.

Constitución política.Artículo 8. Proteger los recursos naturales y culturales del país.Artículo 95.

Código procedimiento civil. Articulo 251.

Ley 47 de 1920.

Articulo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.Ley 6 de 1992. Articulo 74.

Ley 80 de 1993.Artículo 39. Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Código de comercio.Artículos 48 y 60.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Prohíbe exigir copias de documentos que la entidad tenga en su poder, prohíbe retirar documentos de los archivos de la entidad pública, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivo y transferencia de datos

Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 23. Ordena a las entidades elaborar la tabla de retención documental a partir de su elaboración.Artículo 60.Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002.

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas a la protección de los documentos, establecimientos y suministro de equipos adecuados para el archivo. El almacenamiento consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacio y unidades de conservación. Esto conlleva las siguientes acciones:

Diagnostico integral. Inspección y mantenimiento de instalaciones. Limpieza de áreas y documentos. Apoyo a la producción documental y correspondencia. Implantación de planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. Apoyo a la reproducción.

H.    DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, o permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención y valoración documental.

Constitución política de 1991.

Articulo 63. Los bienes de uso público Decreto 3354 de 1954. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para la conservación de archivo.Decreto 2649 de 1993. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia de hojas de vida.

5.3 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.

Las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia. Esa unidad gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de las comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan con el desarrollo del Programa de Gestión Documental, integrándose a los procesos que se llevaran en el archivo de gestión. Estas unidades deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado, y de los medios necesarios que faciliten la atención de solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a los principios que rigen la actividad pública. Ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. Se desarrollan los siguientes procesos:

Recepción. Distribución. Tramite. Conservación, y Consulta de documentos.

5.4. FORMACION DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

Archivo de gestión.

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

Producción Recepción Distribución Tramite Organización Consulta Disposición final de documentos.

Archivo central.

Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos:

Organización Consulta Conservación, y Disposición final del documento.

Archivo histórico.

A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. En esta fase se desarrollan los procesos de:

Organización Consulta Conservación, y Disposición final del documento.

6. CONCLUSIONES

La importancia de la gestión documental es muy grande y demasiado valiosa para todas las empresas, para poder analizar y desarrollar los documentos teniendo la capacidad de saber y desarrollar la mente para organizar la gestión documental o para desarrollar la base de datos.El desarrollo en su totalidad del tema de gestión documental es tal vez algo fácil de aplicar, ya que solamente debemos seguir las normas y leyes interpuestas.