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Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA
Innovación y digitalización en
el Ayuntamiento de Pamplona
y otras EELL de ANIMSA
Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA
Escenario legal
▪ Seguridad (R.D. 3/2010)
▪ Interoperabilidad (R.D. 4/2010)
▪ Transparencia (Ley 19/2013)
▪ Factura Electrónica (Ley 25/2013)
▪ Identificación electrónica (Reglamento eIDAS 910/2014)
▪ Procedimiento Administrativo (Ley 39/2015)
▪ Régimen Jurídico (40/2015)
▪ Protección de datos (RGPD 679/2016)
▪ Impulso de los medios electrónicos en la gestión del I.V.A.
(R.D. 596/2016 y D.F. 91/2017)
▪ Contratos del Sector Público (Ley 9/2017)
▪ Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales
(Ley 3/2018)
▪ Accesibilidad web y apps móviles (R.D. 1112/2018)
▪ Base de Datos Nacional de Subvenciones (R.D. 130/2019)
▪ Seguridad ( R.D. 14/2019)
Innovación y digitalización obligatoria impulsada por la legislación
Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA
Escenario Tecnológico
Software: nuevos planteamientos
▪ Paso de la gestión orientada a datos a la gestión orientada a documentos
▪ Disponibilidad, Integridad, Confidencialidad, Autenticidad y Trazabilidad
▪ Integración de aplicaciones, e interoperabilidad con otras plataformas
▪ Rediseñar las Webs para cumplir los criterios de Accesibilidad Universal
Hardware: Nuevas necesidades
▪ Mayor potencia de cálculo
▪ Mayor capacidad de almacenamiento
▪ Mejoras en las comunicaciones
▪ Aumento de las medidas de Seguridad (Backup, Antivirus, firewall,
sistemas redundados, control del alojamiento ...)
Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA
Escenario organizativo
Mucho trabajo por hacer
▪ Oficinas de Asistencia en materia de Registros
▪ Ordenanza de Administración Electrónica
▪ Política de Seguridad
▪ Análisis de Riesgos y adecuación al ENS
▪ Política de Gestión de documentos electrónicos
▪ Catálogo de Procedimientos
▪ Calendario de Conservación de documentos
▪ Actualización de la información de la Web y Portal de
Transparencia
▪ Obtención de permisos de acceso a información externa
(interoperabilidad)
▪ Atención a la ciudadanía en aspectos “tecnológicos” (Registro
Telemático, Notificación Electrónica, Certificados, firma
electrónica, Facturae, PLENA …)
▪ Formación del personal
Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA
Evolución de las Entidades
Locales de ANIMSA
Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSAInnovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA
Situación de partida (2016)
▪ Cada Entidad Local tiene una situación particular y un punto de
partida diferente
➢ A nivel organizativo
➢ A nivel de infraestructuras TIC
➢ A nivel de aplicaciones implantadas
▪ En ANIMSA hicimos un análisis particularizado a cada Entidad
Local y entregamos 150 Hojas de Ruta para la Transformación
Digital.
▪ El Ayuntamiento de Pamplona tiene una situación especial, y
todos los años se le hace un Plan de Actuaciones, Inversiones y
Financiación (PAIF)
121 Entidades aprobaron su Hoja de Ruta
personalizada
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Renovación de infraestructuras TIC
Infraestructuras obsoletas
▪ Servidores en Windows 2003, SQL Server 2005
▪ PCs con Windows XP y Office 2003-2007
▪ Servidores de correo Exchange 2003 en cada Entidad Local
▪ Problemas de acceso a internet y redes no segmentadas ni gestionadas
(IBERBANDA)
▪ Servidores del CSR
A cada Entidad se le hace un Estudio de Adecuación y una propuesta
personalizada de adquisición de hardware y licencias
Trabajos realizados
▪ Preparar las infraestructuras para el aumento de carga
▪ Actualizar los PC a Windows 7/10 y Office 2010 o superior
▪ Correo seguro y en movilidad.
▪ Nuevos Servidores en la Nube de ANIMSA
▪ Mejorar la conexión a internet y a Red SARA
▪ Mejorar la protección de las redes y los servicios
▪ Aumentar la seguridad y preparar el cumplimiento del ENS
Innovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSAInnovación y digitalización en el Ayuntamiento de Pamplona y otras EELL de ANIMSA
Adecuación de Sistemas y
Comunicaciones▪ ANIMSA da servicio a 163 Entidades Locales
▪ 74 Acceden a las aplicaciones servidas desde la Nube de ANIMSA
▪ 89 tienen servidores en sus propias instalaciones
2016 2017 2018 2019 total
Estudios de Adecuación 54 31 49 19 153
S.O. PC actualizados 522 214 229 204 1.169
Servidores sustituidos 17 12 29
Cortafuegos instalados 25 30 9 12 76
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Plan de implantación de aplicaciones
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Implantaciones 2016-2019
< =2015 2016 2017 2018 2019TOTAL
2016-19TOTAL
Factura Electrónica 21 29 53 19 16 117 138
Sellos de Órgano 33 9 82 11 135 135
Portal Web 86 13 6 23 5 47 133
Registro Electrónico 3 26 81 7 3 117 120Firma y Notificación
electrónica11 49 35 95 95
Sede Electrónica 31 1 4 48 11 64 95
0
50
100
150
200
250
2016 2017 2018 2019
Sede Electrónica
Firma y Notificación electrónica
Registro Electrónico
Portal Web
Sellos de Órgano
Factura Electrónica
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Grado de Adecuación
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Fact. Elec Sellos Org. Portal Web Reg. Elec. Firma y Notif. Sede Elec.
Nº
Enti
dad
es 2019
2018
2017
2016
< =2015
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Acompañamiento, Asesoría y
Divulgación▪ Planificación y seguimiento del proyecto de Transformación Digital
▪ Formación a personal municipal
➢ En conceptos relacionados con la Administración
Electrónica
➢ En la adaptación de los procesos y procedimientos
➢ Puesta en marcha de soluciones tecnologícas.
▪ Apoyo “In situ” para la adaptación de los procedimientos
▪ Entrega de material formativo
▪ Adaptación al presupuesto, ritmo y características específicas de
cada Entidad.
2016 2017 2018 2019 total
Cursos Realizados 62 70 90 60 282
Personas Formadas 635 476 774 298 2183
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
2016 2017 2018 2019
2.183 Personas Formadas
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Ayuntamiento de Pamplona
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Evolución de Sistemas y Aplicaciones
Proyectos más relevantes
▪ Firma Biométrica
▪ Digitalización Certificada
▪ Plataforma de Suministro de Información de Iva
▪ Comunicación con ATEX5 (DGT)
▪ Publicación automatizada en el Tablón de Edictos Único (TEU)
▪ Migración de SQL 2000 a SQL 2008
▪ Gestión de Subvenciones e Interconexión con la Base de Datos
Nacional de Subvenciones
▪ Plan Director del Documento Electrónico
▪ Renovación de la Red Corporativa
▪ Cambio de telefonía a telefonía IP
▪ Nuevo interface de Gestión de Expedientes
▪ Paso de Office 2000 a Office 2016
▪ Almacén seguro de certificados y firma en movilidad
▪ Gestión de Contratos y conexión con Portal de Contratación de
Gobierno de Navarra
▪ Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad
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Proyectos de Interoperabilidad
▪ Se deben conectar a través de la Red SARA
▪ Costosa integración automatizada con las herramientas propias. El Ministerio ha cambiado las
especificaciones de los WebServices “sobre la marcha”
▪ Servicios ya integrados, que se desplegarán antes de fin de año
➢ SIR – ORVE
o Se ha integrado con la aplicación de Registro Electrónico.
➢ NOTIFIC@
o Se ha integrado con la aplicación de Gestión de Notificaciones. Exige estar dado
de alta en SIA
➢ Cl@ve
o Se ha desarrollado el acceso a la Carpeta Ciudadana a través de Cl@ve
▪ Servicios a los que el Ayuntamiento de Pamplona tiene autorización para conectarse
➢ @PODERA
o Finalizando la integración con Registro y Gestión de Expedientes
➢ SIA
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Plataforma de Intermediación de Datos
▪ En la actualidad, tiene dados de alta 114 servicios
▪ Se puede acceder a través del Cliente Ligero para consultas manuales
▪ Se debe solicitar autorización para cada servicio, firmada por el Órgano Competente de la Entidad Local, indicando
el Procedimiento Administrativo en el que se va a utilizar la consulta, el servicio al que acceder, la legislación que
permite que la Entidad acceda a esos datos, y los usuarios que consultarán la información.
▪ En ANIMSA hemos instalado una plataforma multientidad que permite la interconexión automatizada de nuestras
aplicaciones con la PID de forma centralizada.
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Lista de Servicios Autorizados (26)
CCAA
▪ Estar al corriente de Pago para
Ayudas
▪ Estar al corriente de Pago para
Contrataciones
▪ Grado de Discapacidad
▪ Familia Numerosa
DGP
▪ Consulta de Identidad
▪ Verificación de Identidad
▪ DGFSP (seguros y Pensiones)
▪ Consulta de Solvencia
▪ Educación
▪ Consulta Títulos Universitarios
▪ Consulta Títulos No Universitarios
Navarra
▪ Consulta de IAE
▪ Nivel de Renta
Gobierno Vasco
▪ Consulta de IAE
IGAE
▪ Consulta de los datos de
Concesiones recibidas por un
ciudadano o entidad
▪ Consulta de los datos de
Inhabilitaciones para percibir
subvenciones de un ciudadano o
entidad
INSS
▪ Consulta de las prestaciones del
registro de prestaciones sociales
públicas, incapacidad temporal y
maternidad
Justicia
▪ Consulta de Defunción
▪ Consulta de Nacimiento
▪ Consulta Delitos Penales
▪ Consulta Antecedentes Delitos
Sexuales
Notarios
▪ Consulta Copia Simple
▪ Consulta Subsistencia
SEPE
▪ Consulta Importes Prestaciones
percibidas en un Periodo
▪ Consulta de estar inscrito como
Demandante de Empleo a fecha
actual
TGSS
▪ Situación laboral en una fecha
concreta
▪ Corriente de Pago
▪ Vida Laboral 12 últimos meses
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Catálogo de Procedimientos Administrativos
del Ayuntamiento de PamplonaObjetivo:
Disponer de un Catálogo de Procedimientos completo, con el fin de identificar, normalizar, describir y controlar la
producción de documentos en el Ayuntamiento de Pamplona y su Sector Público
Motivos:
➢ Ley 39/2015, que obliga a las Administraciones Públicas a publicar en la Sede Electrónica y mantener
actualizadas, a efectos informativos, las relaciones de procedimientos de su competencia, indicando los
plazos máximos de duración de los mismos y los efectos del silencio administrativo, en su caso.
➢ Real Decreto 4/2010 que establece que las Administraciones Públicas mantendrán actualizado un Inventario
de Información Administrativa que incluya los procedimientos administrativos y servicios que prestan de
forma clasificada y estructurados a través de familias procedimentales.
➢ Ley Foral 14/2007 de Archivos y Documentos que establece que los Ayuntamientos con más de 15.000
habitantes dispondrán de un sistema archivístico propio dirigido por su Archivo Municipal que, entre otras
funciones, se encargue de establecer criterios, plazos y normas de conservación y gestione las
transferencias y la eliminación de la documentación.
➢ Para la interoperabilidad con otras AAPP, es preciso dar de alta en SIA los procedimientos y en las
solicitudes al Ministerio debe constar el Procedimiento y la norma legal que habilita al Ayuntamiento a
obtener la información
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Elaboración del Catálogo de
Procedimientos
Tareas realizadas
▪ Identificación preliminar de procedimientos.
▪ Cumplimentación de una ficha por cada Procedimiento para la recogida homogénea de la información referida a
cada procedimiento, y revisión y validación por parte de las Áreas Tramitadoras
▪ Revisión del cuadro de clasificación funcional de documentos del Ayuntamiento, adaptación del mismo al Catálogo
de Procedimientos y sugerencia de modificaciones.
Se han inventariado 597 procedimientos
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Calendario de Conservación Documental
▪ Tareas realizadas
▪ Elaboración de un formulario para la estandarización de la valoración de las series documentales.
▪ Identificación de las series documentales a partir de la información recogida en el Catálogo de Procedimientos y la
revisión del cuadro de clasificación funcional de documentos.
▪ Valoración de las series documentales identificando la vigencia administrativa de los documentos que se generan,
sus necesidades de conservación, el régimen de acceso que se deberá aplicar a los expedientes y documentos, y
las restricciones que deberán ser tenidas en cuenta.
▪ Elaboración del Calendario de Conservación.
▪ Establecimiento de la correspondencia entre los procedimientos y las series documentales vinculadas.
635 series documentales valoradas en el Ayuntamiento de Pamplona
207 series documentales valoradas en los Organismos Autónomos y empresas participadas
El 63,30% de las series documentales son de conservación permanente.
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Rediseño de procedimientos
▪ Se han analizado y rediseñado 10 procedimientos, elegidos entre el Archivo y ANIMSA, siguiendo la siguiente
metodología de trabajo:
➢ Análisis de los procedimientos desde una perspectiva “clásica” (workflow), vinculada a la eficiencia en la
organización de las tareas, la adaptación normativa y las funcionalidades de las aplicaciones utilizadas para
su tramitación.
➢ Análisis de los procedimientos desde una perspectiva más innovadora, centrada en los documentos
(docflow), empleando para ello la metodología Administrative Process Study (APS), que centra el foco en el
análisis sistemático de la producción de referencias documentales desde el inicio al final del procedimiento,
proporcionando información vinculada a la generación de metadatos.
➢ Elaboración de una propuesta de priorización para la automatización del resto de los procedimientos.
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Trabajo para 2020
▪ Incorporar en la herramienta de Gestión de Expedientes el árbol de Clasificación de las Series Documentales
▪ Asociar a los Procedimientos su serie documental
▪ Normalizar los Tipos de Expedientes según la nueva Clasificación de Procedimientos
▪ Continuar con el rediseño de nuevos procedimientos según la metodología APS
▪ Despliegue en el resto de Entidades Locales de ANIMSA
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GRACIAS
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