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• La Universidad Interamericana de Puerto Rico, Recinto de Guayama, en colaboración con el proyecto Título V, ha desarrollado una serie de módulos instruccionales para cursos de matemática, estadística y administración. Un módulo instruccional es una unidad autónoma de estudio independiente diseñada para individualizar y facilitar el aprendizaje. Es una herramienta adicional que le brinda al estudiante otras opciones de estudio. El estudiante tiene la oportunidad de aprender de forma individualizada. Antes de comenzar a estudiar los módulos debes contestar la preprueba. Es importante que pongas interés al contestarla. Te invito a que, luego de contestar la preprueba repases los temas presentados en los módulos y de tener dudas consulta con el profesor asignado al curso.

Este módulo se propone ampliar las actividades de enseñanza y aprendizaje básicas aplicadas a las matemáticas, estadística y a la administración, incluidas en el Proyecto Título V Cooperativo: “Fortaleciendo los logros académicos por medio de un consorcio para incorporar tecnología en el currículo básico”. El proyecto está integrado por la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico en Ponce desde donde se dirige y sus recintos de Arecibo, Mayagüez y Guayama; la Escuela de Artes Plásticas de Puerto Rico y el Recinto de Guayama de la Universidad Interamericana.

Este módulo te provee una preprueba de auto- evaluación con el propósito de conocer cuáles son tus fortalezas y debilidades en cuanto a los conocimientos y destrezas sobre el contenido del tema de planificación. La preprueba te ayudará a identificar cuáles son las áreas en las que debes poner mayor interés. No se utilizará para determinar la nota del curso, sin embargo, te servirá para conocer tu entendimiento sobre el tema. Antes de comenzar a estudiar el contenido de este módulo te invito a que conteste la preprueba.

PREPRUEBA DE AUTOEVALUACIÓN

La preprueba contiene 5 ejercicios de selección múltiple y tres preguntas de discusión. Al finalizar la preprueba compara tus contestaciones con las que aparecen al final de la preprueba. Luego estudia el material del módulo y al finalizar contesta la posprueba. Debes de observar las instrucciones que aparecen en la posprueba.

INSTRUCCIONES PARA TOMAR LA PREPRUEBA

PARTE I. ESCOGE LA ALTERNATIVA QUE REPRESENTA LA MEJOR CONTESTACIÓN:___ 1. Proceso que implica determinar

objetivos y de buscar la mejor forma de lograrlos:

a. controlb. planificarc. organizard. delegar

__ 2. En un plan desarrollado por la alta gerencia con información de los distintos niveles de la organización:

a. plan corporativob. plan departamentalc. plan del supervisord. plan de contingencia

__ 3. Los planes corporativos por lo general son planes_____ y _____:

a. específicos, a corto plazob. generales y a corto plazoc. generales y a largo plazod. específicos y a largo plazo

__ 4. Es un estilo de supervisión que tiene sus raíces en la función de planificar y se basa en el establecer objetivos entre el supervisor y empleado:

a. gerencia por objetivosb. planificación estratégicac. objetivos estratégicosd. gerencia estratégica

__ 5. Una de las ventajas de este proceso es que nos ayuda a reducir los costos:

a. organizarb. liderazgoc. controld. planificar

Parte II. Contesta las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es planificar? (4pts.)2. ¿Cuáles son los pasos en el proceso

de planificación? (3pts.) 3. ¿Qué son objetivos? (3pts.)4. Menciona cinco(5) características de

los objetivos. (5pts.)

Contestaciones

CONTESTACIONES PREPRUEBA

Parte I. Escoge1. b 2. a 3. c 4. a 5. d

Parte II. Preguntas.1. Es el proceso que implica determinar los

objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos.

2. Los pasos son determinar la situación actual de la organización, determinar los objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos

CONTESTACIONES PREPRUEBA

3. Los objetivos son para la organización lo que se quiere lograr, alcanzar.

4. Los objetivos deben ser escritos, medibles y entendibles, retantes y alcanzables, deben de establecerse en unión a los empleados que los van a llevar a cabo y deben de ponerlos al día, actualizarlos.

Planificar – es el proceso de establecer objetivos y de buscar la mejor forma de lograrlos. Planificar implica varios pasos:

• determinar la situación actual de la org.

• establecer los objetivos• buscar la mejor forma de lograrlos

LA FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN

FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Planificar es tomar decisiones esencialmente para

el futuro. Planificar tiene que ver con el impacto

de las decisiones de hoy en el futuro.

Establecer objetivos fijos (lo que nosotros queremos alcanzar).

Qué recursos están disponibles, tiempo, dinero, gente, etc.

FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Desarrollar alternativas (opciones) para

lograr los objetivos. (como nosotros podemos alcanzar nuestro objetivo).

Evaluar las opciones y escoger la mejor.

Desarrollar una estructura para implementar la opción escogida

PLANIFICAR (VENTAJAS)

Nos da dirección Utilizas mejor el tiempo Reduce los costos Mejor utilización de los recursos Puede generar mayor compromiso por parte

de los empleados Mejora la coordinación de las actividades en

el trabajo

PLANIFICAR (DESVENTAJAS)

El no planificar nos puede llevar a:– Pérdida de tiempo

– Pérdida de materiales

– Uso pobre del equipo

– Uso erróneo del espacio

El Qué y Cómo de la Planificación

La planificación se relaciona, no con decisiones futuras, sino, con el impacto futuro de las decisiones de hoy Es el proceso de decidir :– Qué objetivos seguir – Qué debe ser hecho para lograrlos

Los objetivos deben ser establecidos antes que el proceso sea completado

ESTABLECER OBJETIVOS

Los objetivos habilitan a los supervisores a enfocarse en los blancos a ser alcanzados dentro de un período de tiempo dado.

CARACTERÍSTICA DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos deben ser:• Escritos en oraciones• Claros• Medibles y entendibles• Generales y específicos• Retantes y alcanzables• Hay que establecerle

prioridades • Hay que actualizarlos

CARACTERÍSTICA DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos se deben establecer en unión a los empleados que los tendrán que lograr.

¿Cómo la organización planifica?

Idealmente, todos los niveles de la gerencia desarrollan planes. La planificación puede ser de dos maneras:

• Un plan informal o casual• Un plan formal escrito y

documentado• Primero, tenemos los planes corporativos o

estratégicos.• Segundo, los planes departamentales• Tercero, los planes del supervisor

PLANES CORPORATIVOS

Plan maestro.A largo plazo.Desarrollados por la alta gerencia.Se desarrollan con información de los demás niveles de la organización.Son planes generales, cubren a toda la organización.

PLANES DEPARTAMENTALES

Generalmente cubren un periodo de un año.Desarrollados por los gerentes de los departamentos.Cubren solamente su división o departamento.

PLANES DEL SUPERVISOR

Cubren relativamente periodos cortos menos de un año.

Desarrollados individualmente por los supervisores.

Son planes más específicos. Cubren solamente las áreas supervisadas

por el supervisor.

PLANIFICAR LA ACCIÓN

Para desarrollar un plan efectivo los supervisores deben de tomar en consideración las siguientes preguntas:

• ¿Qué debe hacerse? (detalles)• ¿Por qué debe hacerse? (justificación)• ¿Cuándo debe hacerse?

(coordinación)• ¿Quién debe hacerlo? (recursos)• ¿Dónde debe de hacerse?

(coordinación)• ¿Cómo debe de hacerse? (métodos)

ROL DEL SUPERVISOR EN LA PLANIFICACIÓN

La planificación exitosa para la organización implica reunir información de todos los niveles. El supervisor tiene la responsabilidad de:

• Identificar las necesidades futuras de recursos humanos.

• Identificar las necesidades futuras del equipo.Intercambiar información con la alta gerencia: • Mantiene a supervisores informados.

• Hace los planes más prácticos y manejables.

ÁREAS TÍPICAS DONDE LOS SUPERVISORES ESTABLECEN SUS

OBJETIVOS

Producción – usualmente expresada en términos de unidades producidas por cada periodo de tiempo. Ejemplo:

• Nuestro objetivo es producir 20 unidades por semana el próximo año.

• Calidad – usualmente expresada en términos del número de rechazos, material inservible, número de quejas de los clientes. Ejemplo:

• Nuestro objetivo será recibir 10 quejas menos por los próximos seis meses.

ÁREAS TÍPICAS DONDE LOS SUPERVISORES ESTABLECEN SUS

OBJETIVOS

Costos – usualmente expresado en dólares por unidad producida o dólares por cada unidad de servicio ofrecido. Ejemplo:

• Nuestro objetivo será que el costo de cada producto producido pueda promediar menos que $5 los próximos tres meses.

ÁREAS TÍPICAS DONDE LOS SUPERVISORES ESTABLECEN SUS

OBJETIVOS

Recursos Humanos – expresado en términos de la rotación, ausentismo y tardanzas. Ejemplo:

• Nuestro objetivo será un promedio de menos de tres ausencias por

empleado durante este año.Seguridad - generalmente expresado en términos de días perdió debido a accidentes. Ejemplo:

• Nuestro objetivo es reducir en un 10% el número de días perdidos por accidentes en el trabajo.

ACTIVIDADES COMUNES DEL SUPERVISOR EN LA

PLANIFICACIÓNProveer información a la alta gerencia para la planificación.Desarrollar un presupuesto.Preparar programas de mejoramiento.Identificar las necesidades de los recursos humanos.Planificar la producción.

PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

La planificación de la producción implica principalmente la asignación eficiente de:

• Gente• Materiales• Equipo

PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

Las tres actividades más comunes de la planificación de la producción:

La asignación de los recursosDirigir la producciónPlanificar la producción

ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS

La asignación de gente, los materiales, y el equipo, reunir los objetivos establecidos. Determine y ordene el material

Distribuya el trabajo

Determine las necesidades de recursos humanos

Establezca los requisitos de tiempo para cada fase del proceso de la producción

PLANIFICAR LA PRODUCCIÓN

Medios para producir, el horario para producir los productos o servicios.Determine cuando el trabajo será realizado, no cuánto tiempo tomará el trabajo.Asegure que ese trabajo es sincronizado y completado.Determine y aplique las prioridades.

DIRIGIR LA PRODUCCIÓN

Determinar la mejor secuencia de operaciones.

Hacer el uso óptimo del equipo y recursos humanos existentes.

Use un flujograma para eliminar deficiencias.

PLANES DE CONTINGENCIAS

Ayuda a los supervisores a conocer que hacer si algo falla. (Es un plan B)Los planes de la contingencia no pueden ser preparado para todas posibilidades.– Identifique las suposiciones más críticas del plan

actual. – Desarrolle las contingencias para los problemas

que tienen una oportunidad razonable de ocurrir. Discuta los planes de la contingencia con

subordinados e iguales que serán afectados.

GERENCIA POR OBJETIVOS

Es un estilo de supervisión que tiene sus raíces en la función de planificación.Se basa en la premisa de:

El establecer objetivos personales entre el supervisor y el empleado aumenta el compromiso de empleado.El compromiso del empleado dirige al desempeño.

GERENCIA POR OBJETIVOS

Para que MBO pueda tener éxito, tres requisitos deben ser necesarios:

Los objetivos individuales deben ser establecidos colectivamente por el supervisor y el empleado.Los empleados deben ser periódicamente y regularmente evaluados.Los empleados son recompensados a base de los logros obtenidos.

NORMAS

Nos dictan exactamente lo que debe ser hecho y lo que no debe ser hecho.Su propósito es asegurar la consistencia en la toma de decisiones y acciones.El supervisor debe asegurar que empleados están enterados de, y entiende, las normas.

REGLAS

Las reglas requieren que las acciones específicas sean tomadas, o no tomadas, en situaciones dadas. Por ejemplo: No fumar

PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es una serie de pasos o tareas relacionadas realizadas en orden secuencial para lograr un propósito específico.

GUÍAS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

Adapte sus objetivos a la misión completa de la organización.Cuantifique sus objetivos hasta donde sea posible. Haga sus objetivos retantes y prácticos. Establezca estándares de desempeño.Ponga sus objetivos por escrito y usar las declaraciones concisas.

GUÍAS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

Limite sus objetivos a las áreas más pertinentes claves. Comunique sus objetivos a sus empleados. Revise sus objetivos con su superior y los empleados para asegurar la consistencia. Modifique sus objetivos como actualizarlos y establezca prioridades. No continúe con objetivos que están obsoletos.

La posprueba contiene 5 ejercicios de

selección múltiple y tres preguntas de discusión. Cada alternativa tiene un valor de 2 puntos. Al finalizar la posprueba compara tus contestaciones con las que aparecen al final de la posprueba. Debes de obtener un porcentaje de 70 o más. Suma las contestaciones correctas, multiplícalas por 2 y luego súmalas a las preguntas, el resultado lo divides entre 25. De no obtener un 70% o más, debes de repasar el material nuevamente.

PARTE I. ESCOGE LA ALTERNATIVA QUE

REPRESENTA LA MEJOR CONTESTACIÓN: __ 1. Una de las ventajas de este

proceso es que nos ayuda a reducir los costos:

a. organizarb. liderazgoc. controld. planificar

__ 2. Es un estilo de supervisión que tiene sus raíces en la función de planificar y se basa en el establecer objetivos entre el supervisor y empleado:

a. gerencia por objetivosb. planificación estratégicac. objetivos estratégicosd. gerencia estratégica

___ 3. Proceso que implica determinar objetivos y de buscar la mejor forma de lograrlos:

a. controlb. planificarc. organizard. delegar

__ 4. En un plan desarrollado por la alta gerencia con información de los distintos niveles de la organización:

a. plan corporativob. plan departamentalc. plan del supervisord. plan de contingencia

__ 5. Los planes corporativos por lo general son planes_____ y _____:

a. específicos, a corto plazob. generales y a corto plazoc. generales y a largo plazod. específicos y a largo plazo

Parte II. Contesta las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es planificar? (4pts.)2. ¿Cuáles son los pasos en el

proceso de planificación? (3pts.) 3. ¿Qué son objetivos? (3pts.)4. Menciona cinco(5) características

de los objetivos. (5pts.) Contestaciones

Parte I. Escoge1. d 2. a 3. b 4. a 5. c

Parte II. Preguntas.1. Es el proceso que implica determinar

los objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos.

2. Los pasos son determinar la situación actual de la organización, determinar los objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos

CONTESTACIONES POSPRUEBA

CONTESTACIONES POSPRUEBA

3. Los objetivos son para la organización lo que se quiere lograr, alcanzar.

4. Los objetivos deben ser escritos, medibles y entendibles, retantes y alcanzables, deben de establecerse en unión a los empleados que los van a llevar a cabo y deben de ponerlos al día, actualizarlos.

BIBLIOGRAFÍA

• Rue, L. y L. Byars.(2007). Supervision: Key Link to Productivity. (9th ed). Boston: McGraw Hill.

• Robbins, Stephen P./ De Cenzo, David A. (2007). Supervision Today, Fith edition. New Jersey.

Prentice Hall.