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Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 1 de 15
Instrução de Trabalho - IT
Versão
02/2020
Data de Emissão
11/05/2020
Processo
Solicitar Pagamento de Medições
1. INFORMAÇÕES DO PROCESSO
Descrição do processo
Processo de solicitação de pagamento das medições de contratos da SIE.
Objetivo
Orientar o processo de envio de medições assinadas digitalmente, assim como de notas
fiscais para faturamento.
Responsável
Nome Setor Telefone E-mail
Edésio da Silva Diretor de Administração e
Finanças
SIE/DIAF (48) 3664-9238 diaf@sie.sc.gov.br
Jorge João Pereira Gerência de Administração,
Finanças e Contabilidade
SIE/GEAFC (48) 3664-2023 geafc@sie.sc.gov.br
Interessados
Superintendência de Infraestutura (SIN), Coordenadorias Regionais, Diretoria de
Administração e Finanças (DIAF), Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC);
Empresas Contratadas.
Atores envolvidos
Fiscais de projetos e obras da SIE, Gestores de contratos da SIE e Gestores financeiros da SIE.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 2 de 15
Recursos tecnológicos (sistemas e integrações)
SQM, CCO, SICOP; SGPE; SIGEF e SGF
Legislação, normativas e outras referências
Lei Federal 8.666/1993; Lei Complementar 741/2019; Decreto Estadual 39/2019
Indicadores de performance
Prazos dos trâmites de pagamento
Definições
SQM – Sistema de Quantitativo de Medições
CCO – Sistema de Gestão de Contratos de Consultoria
SICOP – Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas
SGPE – Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos
SIGEF – Sistema Integrado de Planejamento e Gestão Fiscal
SGF – Sistema de Gerenciamento físico, financeiro e orçamentário de contratos
NF – Nota Fiscal
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 3 de 15
2. DIAGRAMA DO PROCESSO
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 4 de 15
3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
Fiscal Regional - SIE/CRXXX (Nome da Região)
1. Realizar a medição – SQM, CCO ou SICOP
O fiscal deverá cadastrar a medição no sistema (SQM, CCO ou SICOP) com os serviços executados
e aprovados naquele mês. O fiscal deverá salvar o relatório da medição em PDF.
2. Enviar medição para a empresa – Email
O relatório da medição em PDF deverá ser encaminhado por email para a empresa contratada
para que haja o aceite dos serviços e quantidades medidas e assinatura da medição. Caso a
contratada não concorde com alguma informação, deverá justificar o motivo da recusa.
3. Imprimir, assinar e scanear a medição
A empresa contratada receberá a medição por email, irá realizar a conferência da mesma,
imprimir o arquivo em PDF, assinar, scanear e enviar a medição assinada por email para o fiscal.
4. Enviar medição assinada para o fiscal – Email
A empresa contratada deverá enviar a medição assinada por email para o fiscal.
5. Enviar medição assinada para a Gerência – Email
O fiscal deverá verificar se a medição está assinada em todas as suas páginas e encaminhar o
email da empresa com a medição assinada para a Gerência gestora do contrato.
Gerência Gestora do Contrato
6. Abrir Processo Digital para a Medição – SGPE
Logado no SGPE, deve-se abrir o novo “Cadastro de Processo Digital” em Menu > Cadastro de
Processo Digital. Preencher os seguintes campos conforme orientação abaixo:
• ÓRGÃO: SIE
• ASSUNTO: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)
• CLASSE: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)
• SETOR DE COMPETÊNCIA: Seu setor (Gerência gestora do contrato)
• INTERESSADO: Empresa contratada (usar busca pelo CNPJ)
• DETALHAMENTO: Preencher conforme sequência abaixo (podendo ser abreviados)
➢ Número do Contrato
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 5 de 15
➢ Número da Medição
➢ Período (MÊS/ANO)
➢ Valor
• MUNICÍPIO: Escolher o Município
• CONTROLE DE ACESSO: Público
7. Inserir medição assinada – SGPE
Uma vez que o processo digital foi aberto, deve-se inserir a medição recebida.
O arquivo deve ser inserido com nome correspondente para seu tipo de documento. Preencher
os seguintes campos padrão no SGPE:
➢ Tipo de documento: 15 – Relatórios;
➢ Nome: Medição nº XXX
8. Solicitar assinatura digital do fiscal – SGPE
Após a inserção da medição no SGPE, deve-se solicitar a assinatura do fiscal na mesma.
9. Assinar a medição digitalmente (Fiscal) – SGPE
O fiscal assina no SGPE a medição.
10. Conferir o saldo de empenho do contrato
O gestor do contrato deve conferir o saldo de empenho do contrato no SGF, pois a medição só
poderá ser encaminhada se houver saldo. Caso não haja, deve-se proceder com a solicitação de
reforço de empenho. Somente após este dar seguimento ao processo.
11. Verificar reajustamento
O gestor do contrato deve conferir se o contrato em questão já é passível de reajustamento.
NO CASO DE REAJUSTE A PAGAR
12. Realizar o cálculo do reajuste
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 6 de 15
O gestor do contrato verificará se é passível de reajuste aquela medição. Se for o caso, realizará
o cálculo correspondente no SQM, CCO ou SICOP.
13. Abrir Processo Digital para o Reajustamento da Medição – SGPE
Logado no SGPE, deve-se abrir o novo “Cadastro de Processo Digital” em Menu > Cadastro de
Processo Digital. Preencher os seguintes campos conforme orientação abaixo:
• ÓRGÃO: SIE
• ASSUNTO: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)
• CLASSE: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)
• SETOR DE COMPETÊNCIA: Seu setor (Gerência gestora do contrato)
• INTERESSADO: Empresa contratada (usar busca pelo CNPJ)
• DETALHAMENTO: Preencher conforme sequência abaixo (podendo ser abreviados)
➢ Número do Contrato
➢ Reajuste da Medição Número XXX
➢ Período (MÊS/ANO)
➢ Valor
• MUNICÍPIO: Escolher o Município
• CONTROLE DE ACESSO: Público
14. Inserir o cálculo do reajuste – SGPE
O gestor do contrato realizará a inserção do relatório do cálculo do reajustamento no SGPE. Esta
documentação, também, deve ser assinada pelo gerente e pelo diretor da área. Desta forma,
solicitar a assinatura digital de ambos no SGPE.
15. Solicitar assinatura digital do fiscal – SGPE
Após a inserção relatório do cálculo do reajustamento no SGPE, deve-se solicitar a assinatura
do fiscal no documento.
16. Assinar relatório de reajuste (Fiscal) – SGPE
O fiscal assina no SGPE a documentação.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 7 de 15
17. Gerar a Autorização de Faturamento do Reajuste– SQM ou CCO
Estando todos os trâmites anteriores adequados, deve-se gerar a Autorização de Faturamento
do Reajuste nos contratos inseridos no SQM ou CCO. Em contratos SICOP não há esta necessidade.
18. Inserir a Autorização de Faturamento do Reajuste – SGPE
A Autorização de Faturamento deve ser inserida no SGPE com nome correspondente para seu
tipo de documento. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
➢ Tipo de documento: 35 – Autorização
➢ Nome: Autorização de Faturamento
A Autorização de Faturamento deve ser assinada pelo gerente e pelo diretor da área. Desta
forma, solicitar a assinatura digital de ambos no SGPE.
19. Materializar a Autorização de Faturamento assinada – SGPE
Deve-se materializar a Autorização de Faturamento assinada para que possa ser enviada a
empresa. Somente enviar a Autorização de Faturamento assinada.
NO CASO DE NÃO HAVER PREVISÃO DE REAJUSTE
20. Gerar a Autorização de Faturamento da Medição – SQM ou CCO
Estando a medição adequada, deve-se gerar a Autorização de Faturamento da Medição nos
contratos inseridos no SQM ou CCO. Em contratos SICOP não há esta necessidade.
21. Inserir a Autorização de Faturamento da Medição – SGPE
A Autorização de Faturamento deve ser inserida no SGPE com nome correspondente para seu
tipo de documento. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
➢ Tipo de documento: 35 – Autorização
➢ Nome: Autorização de Faturamento
A Autorização de Faturamento deve ser assinada pelo gerente e pelo diretor da área. Desta
forma, solicitar a assinatura digital de ambos no SGPE.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 8 de 15
22. Materializar a Autorização de Faturamento assinada – SGPE
Deve-se materializar a Autorização de Faturamento assinada para que possa ser enviada a
empresa. Somente enviar a Autorização de Faturamento assinada.
23. Enviar a Autorização de Faturamento assinada a Empresa – Email
A Autorização de Faturamento assinada deverá ser encaminhada por email para a empresa
contratada para que possa gerar a nota fiscal correspondente.
24. Encaminhar processo digital para SIE/GEAFC – SPGE
O processo da medição e o processo de reajuste da medição (se for o caso) no SGPE deverão
ser tramitados para a Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Preencher os
seguintes campos padrão no SGPE:
o Motivo tramitação: 30 – Para pagamento;
o Encaminhamento: Segue a medição nº XXX, do contrato nº XXX
o Marcar a opção Gerar peça de tramitação na pasta digital;
o Marcar a opção Requer minha assinatura.
o Tarefa: Encaminhar para outro setor;
o Setor: SIE/GEAFC - Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade
o Usuário: Não precisa especificar.
Empresa Contratada
25. Receber a Autorização de Faturamento (Empresa) – Email
A empresa receberá a autorização de Faturamento assinada sendo informada que poderá gerar
a nota fiscal correspondente a medição dos serviços realizados no período.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 9 de 15
26. Emitir a Nota Fiscal
A empresa emitirá a nota fiscal conforme checklist orientativo (anexo a este documento) da
Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Se houver reajuste, a empresa
deverá emitir uma nota especifica com o valor deste.
27. Enviar a nota fiscal e demais documentos – Email
A empresa deverá encaminhar a (s) nota (s) fiscal(is) e demais documentos necessários, como
certidões negativas, CEI, comprovantes, entre outros; conforme checklist orientativo (anexo a este
documento) da Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Devem ser
encaminhados para o email: notasfiscais@sie.sc.gov.br.
Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC)
28. Receber o processo digital – SPGE
A GEAFC receberá o (s) processo (s) digital(is) no SGPE tramitado pela gerência.
29. Conferir nota fiscal e demais documentos
Após o recebimento da nota fiscal e dos documentos da empresa contratada por email, a GEAFC
realizará sua conferência conforme seu checklist. Caso haja alguma inconsistência nas informações
ou algum documento faltante, o mesmo deverá solicitar providências a contratada.
30. Salvar nota fiscal e demais documentos no servidor
Para realizar a guarda da nota fiscal e demais documentos enviados pela empresa, a GEAFC
deverá salvar os mesmos em pasta especifica no servidor (S:\_02.2.1 -SIE-GABA-DIAF-GEAFC\Notas
Fiscais\2020).
31. Inserir nota fiscal e demais documentos – SPGE
Estando todos os trâmites anteriores adequados, a GEAFC deverá inserir a nota fiscal, as
certidões negativas e demais documentos recebidos pela contratada.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 10 de 15
Os arquivos devem ser inseridos separadamente com nome correspondente para cada tipo
de documento. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
NOTA FISCAL:
➢ Tipo de documento: 67 – Nota Fiscal
➢ Nome: Nota Fiscal – nº XXX
CERTIDÕES NEGATIVAS DE DÉBITO:
➢ Tipo de documento: 40 – Certidão
➢ Nome: Certidões Negativas
OUTROS DOCUMENTOS:
➢ Tipo de documento: 18 – Documentos Técnicos
➢ Nome: Nome do documento (Ex.: CEI)
Todos os arquivos devem ser autenticados no SGPE, principalmente a nota fiscal. Para tal deve-
se utilizar “Autenticar peça”. Com a peça selecionada, em “Mais ações” selecionar “Conferir peça”.
Selecionar o tipo de autenticação conforme documento inserido: Cópia Autenticada
Administrativamente, Cópia Autenticada em Cartório, Cópia Simples ou Documento Original.
32. Encaminhar processo digital para Gerência Gestora – SPGE
O processo no SGPE deverá ser tramitado para a Gerência gestora para realização das
certificação da despesa.
o Motivo tramitação: 23 – Para instruir;
o Encaminhamento: Para realização da certificação da despesa no SIGEF e cadastramento no
SGF.
o Marcar a opção Gerar peça de tramitação na pasta digital;
o Marcar a opção Requer minha assinatura.
o Tarefa: Encaminhar para outro setor;
o Setor: SIE/XXXX - Gerência gestora;
o Usuário: Não precisa especificar.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 11 de 15
Gerência Gestora do Contrato
33. Realizar a certificação da despesa – SIGEF
Deve-se realizar a certificação da despesa no SIGEF com os dados do fiscal do contrato.
34. Realizar cadastramento da despesa – SGF
Deve-se realizar o cadastramento da despesa no sistema interno SGF. Gerar relatório de capa
de fatura.
35. Inserir Relatórios SIGEF e SGF – SGPE
A certificação da despesa no SIGEF e o relatório de capa da futura no SGF devem ser inseridos
individualmente no SGPE com nome correspondente para seu tipo de documento. Preencher os
seguintes campos padrão no SGPE:
CERTIFICAÇÃO SIGEF
➢ Tipo de documento: 91 - Despesa certificada
➢ Nome: Certificação SIGEF
RELATÓRIO SGF
➢ Tipo de documento: 15 – Relatórios
➢ Nome: Relatório de Capa de Fatura
36. Solicitar assinatura digital do fiscal – SGPE
Após a inserção dos relatórios SIGEF e SGF, deve-se solicitar a assinatura do fiscal e do diretor
área gestora do contrato nos mesmos.
37. Encaminhar processo digital para SIE/GEAFC – SPGE
Após a assinatura do fiscal nos relatórios, o processo no SGPE deverá ser tramitado para a
Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Preencher os seguintes campos
padrão no SGPE:
o Motivo tramitação: 30 – Para pagamento;
o Encaminhamento: Realizada as certificações;
o Marcar a opção Gerar peça de tramitação na pasta digital;
o Marcar a opção Requer minha assinatura.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 12 de 15
o Tarefa: Encaminhar para outro setor;
o Setor: SIE/GEAFC - Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade
o Usuário: Não precisa especificar.
Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC)
38. Realizar pagamento conforme padrão GEAFC
A GEAFC receberá o processo digital no SGPE tramitado pela gerência e realizará o pagamento
seguindo demais tramites internos da gerência.
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 13 de 15
4. ANEXO
➢ Checklist financeiro da GEAFC
Processo: Solicitar Pagamento de Medições
Check list para envio de Notas Fiscais - Empresas Contratadas
❖ A NF, as negativas e demais comprovantes devem ser encaminhadas para o email:
notasfiscais@sie.sc.gov.br
❖ O título do email deve informar o Nº do Contrato e Nº da medição. Exemplo CT 09-2020 – 3º medição
ou PJ 01-2019 – 1º medição
❖ No corpo do email informar:
• Nº do Contrato
• Nº Medição
• Período da Medição
• Nome da Empresa
• CNPJ da Empresa
❖ Devem ser enviados os documentos anexos ao email, conforme listagem numerada abaixo, e os seus
arquivos em PDF devem ter os seguintes títulos:
1. OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO
Deve conter essas informações:
• Nome da empresa;
• CNPJ da empresa
• Objeto do contrato;
• Nº do contrato;
• Período da medição;
• N° da medição;
• Valor;
• Dados bancários
2. NOTA FISCAL
• Nota Fiscal Eletrônica;
• Ao gerar a nota eletrônica informar o email faturamento@sie.sc.gov.br para que seja enviado a este
email o arquivo XLM;
• As informações do tomador de serviço na NF devem estar de acordo com o Contrato;
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 14 de 15
• A NF deve ter o valor exato conforme Ordem de Faturamento emitida – As notas fiscais devem ser
emitidas separadamente para o valor principal e outra para o valor do reajuste.
Itens obrigatórios:
• Objeto do contrato;
• Nº do Contrato;
• Nº medição;
• Período da medição;
• Destaque Da CEI ou CNO (se necessário);
• Destaque das retenções - Base de cálculo das retenções: INSS; ISS e IRRF se forem o caso;
Os dados bancários: banco, agência e conta, se informado no ofício de solicitação de pagamento, não há necessidade de informar novamente.
3. COMPROVAÇÃO DE PAGAMENTO DOS IMPOSTOS, INSS, ISS E IRRF - Se for o caso
4. ORDEM DE FATURAMENTO RECEBIDA: Ordem de Faturamento
5. CÓPIA INSCRIÇÃO DA CEI ou CNO;
6. GUIA GPS ou GUIA DARF E COMPROVANTE DE PAGAMENTO - sendo a competência o período da
medição, inscrição da CEI, se for o caso
7. GUIA FGTS (GFIP) E COMPROVANTE DE PAGAMENTO - sendo a competência o período da medição,
código do recolhimento
8. PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVO – CONECTIVIDADE SOCIAL - sendo a competência o período da
medição
9. SEFIP – RELAÇÃO DE TRABALHADORES - sendo a competência o período da medição, código do
recolhimento e inscrição da CEI
10. COMPROVANTE DE DECLARAÇÃO DAS CONTRIBUIÇÕES A RECOLHER A PREVIDÊNCIA SOCIAL - sendo a
competência o período da medição, código do recolhimento e inscrição da CEI
11. RELAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS (folha de funcionários/resumo cálculo) - sendo a competência o período
da medição, SE FOR O CASO
12. DECLARAÇÃO CONTABILIDADE REGULAR
13. CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS DA RECEITA FEDERAL
14. CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS ESTADUAIS; (SEDE EMPRESA E LOCAL/OBRA)
15. CERTIDÃO NEGATIVA DE TRIBUTOS MUNICIPAIS; (SEDE EMPRESA E LOCAL/OBRA, NO FINAL DA
MEDIÇÃO)
16. CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS
17. CERTIDÃO DE REGULARIDADE DO FGTS – CRF
Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 15 de 15
5. HISTÓRICO DE REVISÕES
Versão nº Responsável Data Síntese da Revisão
01/2020 Ana Emilia Margotti 14/04/2020 Primeira versão da IT do processo
02/2020 Ana Emilia Margotti 11/05/2020 Ajuste no mapeamento em função de novas orientações da GEAFC devido a necessidade de abertura de um processo SGPE específico para o caso de notas de reajuste
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