Školení dodavatelů pro Coupa – SAN a CSP · Aby bylo možnétuto funkci využívat,není...

Školení dodavatelů pro Coupa – SAN a CSP

Říjen 2019

2

Úvod

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

Kontaktní údaje dodavatelů

1

2

a

4

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Obsah

Sporné faktury v systému Coupac

Úvod

Úvod1

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

2

a

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Kontaktní údaje dodavatelů4

Sporné faktury v systému Coupac

4

Co je portál Coupa?

• Portál Coupa je elektronická aukční platforma, která propojuje nakupující s dodavateli.

• Portál Coupa umožňuje dodavatelům přijímat objednávky a odesílat faktury.

• Společnost Ingersoll Rand bude používat portál Coupa k získávání nepřímých materiálů a

služeb, vytváření a zasílání nákupních objednávek a přijímání faktur od dodavatelů.

• Společnost Ingersoll Rand zvolila portál Coupa jako nepřímou technologickou platformu s cílem

zefektivnit procesy Procure-to-Pay v oblasti nepřímých výdajů a využívat elektronických

transakcí.

• Toto rozhodnutí pomůže společnosti Ingersoll Rand standardizovat obchodní procesy a zkrátit

fakturační postupy, což by mělo vést ke zlepšení kvality a zrychlení plateb našim dodavatelům.

• Je nám jasné, že se jedná o změnu způsobu dosavadní spolupráce s dodavateli, jsme si však

jisti, že to z dlouhodobého hlediska prospěje všem stranám. Jsme tu, abychom vás během

tohoto přechodu podpořili a vážíme si vaší ochoty tyto nové procesy přijmout. V případě

jakýchkoli dotazů nás můžete kontaktovat na adrese IRCoupaTeam@irco.com.

Proč společnost Ingersoll Rand přechází na portál Coupa?

5

Lepší kontrola nad zpracováním objednávek.

Všichni dodavatelé mají možnost vytvářet elektronické faktury, které zvyšují efektivitu a kvalitu

transakcí.

Lepší komunikace a zviditelnění u společnosti Ingersoll Rand.

Lépe řízený nákup pro uživatele, aby se urychlily platby u našich preferovaných dodavatelů.

Vyšší kvalita a rychlejší proces proplácení faktur díky jednoduché viditelnosti stavu vašich

faktur/plateb.

Není nutná žádná instalace hardwaru nebo softwaru.

Webové aplikace, které umožňují rychlé nastavení a snadné použití.

Vyhrazené zdroje vám poskytnou podporu, zodpoví dotazy a usnadní proces

přechodu (IRCoupaTeam@irco.com).

a nejlepší je, že se jedná o bezplatnou službu! Provádění transakcí prostřednictvím této aplikace

je pro vás zcela bezplatné.

Klíčové výhody portálu Coupa

6

Po prostudování této školicí dokumentace získáte základní znalosti o systému Coupa a o jeho

zavádění ve společnosti Ingersoll Rand. Budete schopni:

• Zaregistrovat se a založit si profil na dodavatelském portálu Coupa (CSP).

• Provádět základní navigaci po dodavatelském portálu Coupa (CSP).

• Zobrazovat/spravovat nákupní objednávky prostřednictvím dodavatelského portálu Coupa

(CSP).

• Vytvářet faktury/dobropisy na dodavatelském portálu Coupa (CSP) pomocí funkce „PO flip“

(Překlopení objednávky) a prostřednictvím e-mailového upozornění. Tento postup se také

nazývá oznámení k činnosti dodavatele (SAN).

Výukové cíle pro školení dodavatelů

7

Co se mění?

• Společnost Ingersoll Rand zavádí používání portálu Coupa celosvětově. V Evropě bude zavádění

postupné podle jednotlivých zemí. Očekáváme, že ostrý provoz systému začne v říjnu 2019.

• Objednávky odeslané z portálu Coupa budou mít podobné označení: CPO-1XXXXXXX a budou

vyžadovat podání faktury v portálu Coupa prostřednictvím nových postupů elektronické fakturace.

• Jakékoli přijaté objednávky, které nebudou obsahovat označení CPO-1XXXXXXX, by měly

být zpracovány pomocí dosavadních postupů.

• Váš místní kontakt vám může ještě v blízké budoucnosti zasílat nákupní objednávky ručně,

proto prosíme, abyste žadateli všechny objednávky potvrzovali.

• Společnost Ingersoll Rand vyžaduje elektronickou fakturaci prostřednictvím portálu

Coupa. Dodavatelé mají možnost pomocí dodavatelského portálu Coupa a pomocí oznámení

k činnosti dodavatele zjednodušit a zefektivnit přijímání a potvrzování nákupních objednávek a

odesílání faktur společnosti Ingersoll Rand.

8

Fakturace v souladu s portálem Coupa

Společnost Ingersoll Rand bude používat modul Compliance-as-a-Service v portálu Coupa.

Jako dodavatel pověřujete společnost Coupa generováním faktury vaším jménem na základě

fakturačních údajů, které jste poskytli. Portál Coupa zašle fakturu PDF vám i společnosti

Ingersoll Rand.

Faktura PDF generovaná portálem Coupa je jedinou předpisovou fakturou pro vás i společnost

Ingersoll Rand. Fakturu z portálu Coupa musíte použít pro podání oznámení o DPH.

Následně výslovně souhlasíte s tím, že nebudete vytvářet a odesílat vlastní faktury za tyto transakce

mimo portál Coupa, ani nebudete k transakci v portálu Coupa připojovat jakékoli obrazy faktur.

Pokud máte jakékoli dotazy

týkající se tohoto tématu,

pošlete e-mail na adresu

IRCoupaTeam@irco.com

Strategie přenosu nákupních objednávek

Úvod1

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

2

a

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Kontaktní údaje dodavatelů4

Sporné faktury v systému Coupac

10

Vaše aktuálně nevyřízené objednávky projdou obdobím převodu. Strategie převodu objednávek má dva

scénáře:

• Strategie ponechání původních objednávek:

Staré objednávky budou nadále fakturovány jako obvykle, prostřednictvím staré fakturační metody, kterou

dnes používáte, dokud nebudou vyřízeny.

Všechny nové objednávky, které vám zašleme po spuštění nového systému, obdržíte již prostřednictvím

systému Coupa. V důsledku toho je nutné, aby všechny faktury za tyto nové objednávky byly podány

prostřednictvím systému Coupa.

Stará fakturační metoda NEBUDE JIŽ pro nové objednávky po spuštění nového systému dostupná.

• Strategie okamžitého převodu objednávek:

Otevřené objednávky se převedou z našeho starého systému do portálu Coupa. Převedené objednávky

obdrží nové číslo objednávky. Nové číslo objednávky vám bude sděleno ve zvláštní zprávě po dokončení

přechodu.

Abychom mohli převést objednávky do portálu Coupa, budeme muset na určité krátké období vypnout starý

systém a během tohoto období nebudeme moci zpracovávat faktury ani vytvářet nové objednávky. Krátké

období vypnutí fakturace vůči převáděným objednávkám vám bude sděleno zvláštní zprávou.

NEPODÁVEJTE faktury během období vypnutého systému – tyto faktury nebudou zpracovány.

Strategie převodu objednávek

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa

Úvod1

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

2

a

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Kontaktní údaje dodavatelů4

Sporné faktury v systému Coupac

12

Existují dva způsoby, jak mohou dodavatelé zadávat elektronické faktury prostřednictvím portálu Coupa:

1. Pro překlopení objednávky na fakturu můžete použít oznámení k činnosti dodavatele (SAN).

2. Faktury můžete zadávat prostřednictvím dodavatelského portálu Coupa (CSP) – preferovaná

možnost

Dodavatelský portál Coupa

Oznámení k činnosti dodavatele

Jeden systém, dva způsoby interakce

1

2

1

2

Vytváření elektronických faktur na portálu Coupa – SAN

Úvod1

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

2

a

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Kontaktní údaje dodavatelů4

Sporné faktury v systému Coupac

14

Oznámení k činnosti dodavatele formou e-mailu s objednávkou, který jste obdrželi od společnosti

Ingersoll Rand.

Když obdržíte oznámení k činnosti dodavatele, bude to vypadat přibližně takto:

Oznámení k činnosti dodavatele

15

V portálu Coupa mohou dodavatelé rychle přijímat, potvrzovat, komentovat a fakturovat objednávky

prostřednictvím e-mailového systému SAN obdrženého ze systému portálu Coupa.

Jako dodavatel budete mít možnost provést akci přímo ze schránky s doručenou poštou, jakmile obdržíte e-

mail s oznámením o objednávce (NO).

E-mail s oznámením bude obsahovat akční tlačítka a v závislosti na tom, kde kliknete, budete moci Create

Invoice (Vytvořit fakturu), Acknowledge PO (Potvrdit NO) nebo Add Comment (Přidat komentář) k

objednávce.

Aby bylo možné tuto funkci využívat, není třeba se přihlašovat ani registrovat na dodavatelském portálu

Coupa.

Odezva na objednávku portálu Coupa prostřednictvím SAN

Poznámka: Aby bylo možné přijímat

objednávky e-mailem, musí být ve vašem

dodavatelském záznamu v systému portálu

Coupa uvedena e-mailová adresa pro

objednávky. Pokud si nejste jisti, kterou e-

mailovou adresu má společnost Ingersoll

Rand aktuálně uloženou, anebo pokud si

přejete e-mailovou adresu aktualizovat,

kontaktujte IRCoupaTeam@irco.com.

16

Společnosti Ingersoll Rand můžete oznámit příjem objednávky kliknutím na tlačítko Acknowledge PO

(Potvrdit objednávku) v e-mailové objednávce.

Jakmile kliknete na Acknowledge PO (Potvrdit objednávku), otevře se samostatná karta nebo okno

prohlížeče se zeleným proužkem v horní části a nápisem „Order acknowledged“ (Objednávka potvrzena).

Potvrďte objednávky systému Coupa prostřednictvím SAN

17

Tlačítko Add Comment (Přidat komentář) v e-mailové objednávce vám umožní přidat komentáře k

přijatým objednávkám.

Jakmile kliknete na Add Comment (Přidat komentář), otevře se samostatná karta nebo okno

prohlížeče a v dolní části bude sekce, kde lze zapsat komentář a poté klepnout na tlačítko Add

Comment (Přidat komentář). Komentář se přidá k objednávce a žadatel bude informován.

Komentování objednávky systému Coupa prostřednictvím SAN

18

Chcete-li vytvořit fakturu, klikněte

na tlačítko „Create Invoice“

(Vytvořit fakturu) v horní části

přijatého oznámení SAN.

Vyplňte všechna pole

označená červenou

hvězdičkou *

Vytvoření faktury prostřednictvím SAN

Ujistěte se, že jste na výzvu

vyskakovacího okna vybrali

nebo zadali adresu pro

úhradu.

Pokud jste tento krok

opomenuli nebo zapomněli,

můžete kliknout na lupu

vpravo vedle polí adresy.

Tím se dostanete na

obrazovku „Create

Invoice“ (Vytvořit fakturu).

19

Vytvoření faktury prostřednictvím SAN

Přejděte do části „Lines“ (Řádky) na faktuře, kde můžete zkontrolovat (a případně aktualizovat)

fakturovanou hodnotu.

Je-li to u objednávky s částkou nutné,

aktualizujte částku v poli „Price“ (Cena)

částku, kterou fakturujete. Smažte

zobrazenou hodnotu a zadejte

fakturovanou částku.

Je-li to u objednávky s množstvím

nutné, aktualizujte množství v poli

„Qty“ (Množství) údajem o množství,

které fakturujete.

20

Vytvoření faktury prostřednictvím SAN

Pokud máte další poplatky (např. dopravné,

manipulační poplatek a jiné), přidejte řádek

kliknutím na tlačítko Add Line (Přidat řádek)

Z rozbalovací nabídky

vyberte sazbu DPH,

která se vztahuje na

příslušnou řádkovou

položku.

Částka DPH se

automaticky vypočítá.

Upozorňujeme, že se

jedná o povinné pole.

V případě potřeby

použijte pro zdůvodnění

vybrané sazby DPH oddíl

Tax Reference (Daňová

reference).

Upozorňujeme, že pokud se

použije sazba 0 % nebo

osvobození od daně, musí být v

rámečku daňové reference

uvedeno odůvodnění.

21

Pokud přidáváte další řádky, přidejte pole Description (Popis) zadejte typ poplatku a do pole „Price“

(Cena) zadejte částku poplatku.

Z rozbalovací nabídky vyberte sazbu DPH, která se vztahuje na příslušnou řádkovou položku.

Částka DPH se automaticky vypočítá. Upozorňujeme, že se jedná o povinné pole.

V případě potřeby použijte pro zdůvodnění sazby DPH oddíl Tax Reference (Daňová reference).

Vytvoření faktury prostřednictvím SAN

Klikněte na tlačítko Calculate (Vypočítat) pod oddílem Totals and Tax (Součty a daň): Tím se aktualizuje

celková fakturovaná hodnota na základě částky uvedené výše v poli „Price“ (Cena) a případných dalších

zadaných poplatků.

22

Potvrďte, že systém portálu Coupa

má pro vás vytvořit fakturu a ve

vyskakovacím okně klikněte na

tlačítko „Send Invoice“ (Odeslat

fakturu).

Blahopřejeme, vaše faktura je

odeslána!

Po přijetí/kontrole faktur se

automaticky aktualizuje stav.

Vytvoření faktury prostřednictvím SAN

Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)

Faktura PDF generovaná portálem Coupa je jedinou předpisovou fakturou pro vás i společnost Ingersoll

Rand. Fakturu z portálu Coupa musíte použít pro podání oznámení o DPH. Výslovně souhlasíte s tím,

že nebudete vytvářet a odesílat vlastní faktury za tyto transakce mimo portál Coupa, ani nebudete k

transakci v portálu Coupa připojovat jakékoli obrazy faktur.

23

Jakmile bude faktura ve stavu Approved (Schváleno), bude vyplacena v souladu s platebními

podmínkami a splátkovým kalendářem sjednaným mezi společností Ingersoll Rand a dodavatelem.

Vytvoření faktury prostřednictvím SAN

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa – CSP

Úvod1

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

2

a

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Kontaktní údaje dodavatelů4

Sporné faktury v systému Coupac

25

Pokud nejste správný

příjemce, anebo má místo

vás registraci provést

někdo jiný, můžete

pozvánku k registraci

přeposlat kliknutím na

tlačítko „Forward This“

(Přeposlat tuto zprávu) a

zadáním e-mailu příjemce.

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Od společnosti Ingersoll Rand obdržíte e-mail s pozvánkou na Dodavatelský portál Coupa s předmětem:

„Ingersoll Rand vyžaduje vaši akci – klikněte níže a připojte se do portálu Coupa“.

Pokud jste neobdrželi e-mail s pozvánkou, pošlete žádost na: IRCoupaTeam@irco.com.

Jakmile obdržíte e-mailovou pozvánku od společnosti Ingersoll Rand, klikněte na tlačítko „Join Coupa“

(Připojit se do portálu Coupa). Tím se dostanete na obrazovky registrace, kde vyplníte svůj profil.

Proveďte nastavení informací

26

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Na první registrační obrazovce zadáte své jméno, název firmy a heslo. Vaše e-mailová adresa se vyplní z

pozvánky.

Po vyplnění polí zaškrtněte možnost Privacy Policy (Zásady ochrany osobních údajů) a přečtěte si Terms of

Use (Podmínky používání), poté zaškrtněte políčko a klikněte na možnost „Submit“ (Odeslat).

Proveďte nastavení informací

27

Než budete moci společnosti Ingersoll Rand zasílat elektronické faktury přes portál Coupa, musíte

jako dodavatel nejprve nastavit svou elektronickou fakturaci na dodavatelském portálu Coupa:

• Přejít na položku Admin (Správce);

• Vyberte: Nastavení el. fakturace;

• Klikněte na možnost Add legal entity

(Přidat právní osobu).

2

3

1

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Proveďte nastavení informací

28

Registrace v dodavatelském portálu CoupaPoté vyplňte podrobné údaje adresy „Invoice From“ (Fakturovat z):

• Pokud se adresa pro úhradu liší od expediční adresy, zrušte zaškrtnutí příslušných polí a zadejte

potřebné informace.

• Pokud máte více než jednu adresu pro fakturování, úhradu nebo expedici, můžete je přidat na

kartě „Admin“ (Správce) na portálu v části e-Invoicing (Elektronická fakturace): klikněte na

tlačítko „Add Legal Entity“ (Přidat právnickou osobu).

Jako zákazník můžete

mít více než jednu

instanci společnosti

Ingersoll Rand v

závislosti na tom, s kolika

z našich oddělení

spolupracujete. Ujistěte

se, že jste vybrali

všechny instance

Ingersoll Rand.

Nastavení právnické osoby

29

Registrace v dodavatelském portálu CoupaPo přidání položky New legal entity (Nová právnická osoba) můžete na následující obrazovce přidat

všechny informace. Pole s červenou hvězdičkou jsou povinná.

• Vyplňte své oficiální název právnické

osoby

• Uveďte zemi, ve které je vaše právnická

osoba zaregistrována

• Klikněte na položku Continue

(Pokračovat)

Vyplňte minimálně všechna povinná pole:

• Registrační číslo společnosti

• Místo registrace

• Typ společnosti

• Licenční číslo

• Registrace právnických osob

Nakonec zvolte příkaz Save and

Continue (Uložit a Pokračovat)

Nastavení právnické osoby

30

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Vyplňte podrobné údaje adresy, kde

se jako dodavatel nacházíte

Důležité je zadat, zda chcete tuto

adresu používat jako svou adresu

pro úhradu a jako expediční adresu.

Na závěr budete moci přidat další

adresy pro úhradu nebo expediční

adresy

Nastavení právnické osoby

31

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Tax ID (Daňový identifikátor): Vyplňte

daňové identifikační číslo pro země, ve

kterých je vaše společnost registrována

Miscellaneous (Různé): Důležité, pokud se

rozhodnete s prostředím Ingersoll Rand

Coupa komunikovat přímo prostřednictvím

cXML. V kódu cXML se jako jedinečný

identifikátor vašich firemních údajů použije

Invoice From Code (kód Faktura od).

Banking Information (Údaje o bance): Do

pole Banking Information (Údaje o bance)

vyplňte co nejvíce informací. Všechny

uvedené informace budou použity k

automatickému vyplňování všech vašich

budoucích faktur. Informace můžete kdykoli

změnit.

Posuňte se dolů a vyhledejte následující obrazovku pro

zadání údajů: Tax ID – Miscellaneous – Banking

information (Daňový identifikátor – Různé – Údaje o bance).

Nastavení právnické osoby

32

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Mějte na paměti, že první adresa pro úhradu se zobrazí podle další obrazovky, ve které zaškrtnete

pole: „Use this address for Remit-To“ (Použít tuto adresu pro úhradu).

Po dokončení klikněte na položku Next (Další). Poznámka:

• Dodavatel může spravovat své úhrady po

kliknutí na příkaz Manage (Spravovat)

• Dodavatel může přidat další adresu úhrady po

kliknutí na příkaz Add Remit-to (Přidat úhradu)

Na následující obrazovce je uveden přehled adres pro úhradu spojených s vaší právnickou osobou.

Nastavení právnické osoby

33

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Mějte na paměti, že expediční adresa se zobrazí podle další obrazovky, ve které zaškrtnete pole:

„Use this for Ship-From address“ (Použít jako expediční adresu).

Po dokončení klikněte na položku Next (Další). Poznámka:

• Dodavatel může spravovat své

expediční adresy po kliknutí na příkaz

Manage (Spravovat)

• Dodavatel může přidat další expediční

adresy po kliknutí na příkaz Add Ship

From (Přidat expediční adresu)

Nastavení právnické osoby

34

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Vaše nastavení je kompletní! Gratulujeme!

Po dokončení procesu registrace můžete:

• Přejít na kartu Orders (Objednávky) a prohlížet své objednávky a/nebo vytvářet faktury.

• Přejít na kartu Invoice (Faktura) a prohlížet odeslané faktury a jejich stav.

• Vrátit se na kartu Admin (Správce).

Nastavení právnické osoby

35

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Posledním požadovaným krokem nastavení na dodavatelském portálu Coupa je „Accepting the

Terms of Use“ (Souhlas s Podmínkami používání).

Možnost: Obrazovka Admin (Správce)

•Přejít na položku Admin (Správce);

•Klikněte na položku Terms of Use (Podmínky

používání);

•Podívejte se na nevyřízenou akci v části

Je vyžadován souhlas;

•Přečtěte si a odsouhlaste Terms of Use

(Podmínky používání).

Blahopřejeme, nyní máte dokončené

nastaveni na dodavatelském portálu Coupa a

můžete využívat všechny jeho funkce

Možnost: Obrazovka Order (Objednávka)

•Čekat na příjem první objednávky;

•Vytvořit fakturu pomocí funkce PO-flip

function (Překlopení objednávky);

•Zobrazí se zpráva „Agree on the current

Terms of Use“(Souhlas s aktuálními

podmínkami použití).

1

2

1

2

Souhlas s Podmínkami používání

36

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Po registraci v CSP a prvním přihlášení se zobrazí níže uvedená uvítací obrazovka.

Kliknutím na tlačítko „Take Tour“ (Prohlídka) se můžete vydat na prohlídku funkcí CSP.

37

Registrace v dodavatelském portálu Coupa

Po dokončení registrace se můžete přihlásit na dodavatelský portál Coupa, který je přístupný na

stránce supplier.coupahost.com.

Toto je domovská stránka, která se vám zobrazí při přihlášení CSP.

38

Nastavení profilu CSPUprostřed domovské stránky se nachází tlačítko Improve Your Profile (Vylepšit profil). Umožní vám

přidat do veřejného profilu různé informace o vaší společnosti. Nezapomeňte, že všechny změny

veřejného profilu budou přístupné všem vašim zákazníkům, kteří používají portál Coupa, nejen

společnosti Ingersoll Rand.

Ve spodní části domovské stránky můžete kliknutím na odkaz zobrazit svůj Public Profile (Veřejný

profil).

Na pravé straně máte volbu Merge Accounts (Sloučit účty), pokud máte více účtů dodavatelského

portálu Coupa. Nahoře je karta Admin (Správce) na kterou můžete kliknout při prvním použití CSP.

39

Když kliknete na kartu Admin (Správce) v horní části domovské stránky, přejdete nejprve do sekce Admin

Users (Správa uživatelů).

Uvidíte všechny uživatele, kteří aktuálně mají přístup k dodavatelskému portálu Coupa, a můžete

přidat další uživatele kliknutím na tlačítko Invite User (Pozvat uživatele) na pravé straně, anebo Edit

(Upravit) stávající uživatele.

Merge Requests (Požadavky na sloučení) se používají, pokud máte více účtů dodavatelského portálu

Coupa. Tyto požadavky na sloučení můžete použít ke sloučení do jednoho účtu.

Další je E-invoicing setup (Nastavení elektronické fakturace). Pokud jste při registraci doplnili své

adresy, nemusíte na tuto stránku přecházet. Pokud chcete provést aktualizace nebo přidat další

adresy, můžete změny provést zde:

• Klikněte na Add Legal Entity (Přidat právnickou osobu) a vyplňte pole názvu právnické osoby

a země pro přidání nové adresy.

• Kliknutím na modré tlačítko Actions (Akce) můžete upravit stávající adresu.

Nastavení profilu CSP

40

Správa uživatelů v CSP

Pozvání uživatele

• Pomocí dodavatelského portálu můžete

pozvat další uživatele ve vaší

společnosti do portálu CSP.

• Klikněte na kartu Admin (Správce)

• Klikněte na tlačítko Invite User (Pozvat

uživatele)

• Zadejte údaje o uživateli.

• Vyberte oprávnění, která budou

uživateli udělena.

• Vyberte, ke kterému zákazníkovi

(zákazníkům) bude mít uživatel přístup.

• Klikněte na Send Invitation (Odeslat

pozvání).

41

Správa uživatelů v CSP

Vzor oznámení

Po odeslání pozvánky obdrží zaměstnanec e-mailové oznámení s registračním odkazem.

42

Prohlížení objednávek v CSP

Na kartě Orders (Objednávky) v horní části domovské stránky se zobrazí všechny Purchase Orders (Nákupní

objednávky) zaslané společností Ingersoll Rand. Pomocí funkce Search (Hledat) můžete vyhledávat objednávky podle

čísla. Seřazení lze provést podle sloupce kliknutím na záhlaví sloupce (PO Number, Status, Acknowledged At, Items,

Unanswered Comments, Total a Actions) (Číslo objednávky, Stav, Potvrzené kdy, Položky, Komentáře bez odpovědi,

Celkem a Akce). Funkce View (View) by měla být nastavena na „All“ (Vše).

Všechny nákupní objednávky na této obrazovce jsou zároveň hypertextovým odkazem na další informace o objednávce,

které zobrazíte kliknutím na modrý odkaz s číslem objednávky.

Pokud nevidíte jednotlivou objednávku, zkuste vybrat některý další záznam zákazníka Ingersoll Rand v rozbalovacím

seznamu Select Customer (Vybrat zákazníka).

43

Předvolby doručování nákupních objednávek můžete nastavit po kliknutí na tlačítko Configure PO Delivery

(Konfigurovat doručování objednávek).

Informujte společnost Ingersoll Rand o preferovaném způsobu zasílání nákupních objednávek: zadejte buď

e-mailovou adresu nebo ověřovací údaje cXML. Vyžadujete-li cXML, obraťte se na nás na adrese:

IRCoupaTeam@irco.com.

Prohlížení objednávek v CSP

44

Prohlížení objednávek v CSP

Když kliknete na nákupní objednávku, otevře se modrý hypertextový odkaz.

Nahoře se zobrazí:

- stav,

- datum objednávky,

- datum kontroly,

- původní žadatel,

- e-mail žadatele,

- platební podmínky,

které jste sjednali s

Ingersoll Rand,

- přílohy.

V pravém horním rohu vidíte dodací adresu.

45

Prohlížení objednávek v CSP

- Typ objednávky QTY (Množství) nebo

AMT (Částka)

- Description (Popis) objednaného

zboží.

- Objednané Quantity (Množství) a

Price (Cena)

- Jaká částka byla Invoiced

(Fakturovaná) vůči nákupní

objednávce.

Posuňte se dolů, aby se zobrazila položka Lines (Řádky) na nákupní objednávce. Zde vidíte:

Příkaz Create Invoice (Vytvořit fakturu) na základě všech informací nákupní objednávky vytvoří fakturu.

Tlačítko Print View (Zobrazení tisku) otevře další okno s doplňujícími informacemi, například měna,

kontaktní informace a Smluvní podmínky společnosti Ingersoll Rand.

Sekce Comments (Poznámky) umožňuje přidat komentáře k nákupní objednávce.

46

Jak je patrné z předchozího okna, můžete vytvořit fakturu kliknutím na tlačítko Create invoice

(vytvoření faktury), když prohlížíte objednávku.

Fakturu můžete také vytvořit v zobrazení Orders (Objednávky).

Na domovské stránce dodavatelského portálu Coupa klikněte na záložku „Orders“ (Objednávky).

Vytvoření faktury v CSP

47

Budete přesměrováni na stránku Create Invoice (Vytvořit fakturu) a zobrazí se vyskakovací okno Choose

Remit-To Address (Vybrat adresu pro úhradu). Adresu pro úhradu vyberte kliknutím na Choose (Vybrat).

Pokud je ve vašem profilu uložena pouze jedna adresa pro úhradu, systém portálu Coupa tuto adresu bude

považovat za výchozí a vyskakovací nabídka pro výběr adresy se neotevře. Pokud není uložena žádná

adresa pro úhradu, systém Coupa vás požádá, abyste ji vytvořili. Jakmile je adresa vybrána/zadána,

můžete začít vytvářet fakturu.

Ve sloupci akcí na objednávce, kterou chcete fakturovat, klikněte na zlatou hromádku mincí.

Vytvoření faktury v CSP

48

Vytvoření faktury v CSP

Přejděte do části „Lines“ (Řádky) na faktuře, kde můžete zkontrolovat (a případně aktualizovat)

fakturovanou hodnotu.

Je-li to u objednávky s částkou

nutné, aktualizujte částku v poli

„Price“ (Cena) částku, kterou

fakturujete. Smažte zobrazenou

hodnotu a zadejte fakturovanou

částku.

Je-li to u objednávky s

množstvím nutné, aktualizujte

množství v poli „Qty“ (Množství)

údajem o množství, které

fakturujete.

49

Vytvoření faktury v CSP

Pokud máte další poplatky (např.

dopravné, manipulační poplatek a jiné),

přidejte řádek kliknutím na tlačítko Add

Line (Přidat řádek)

Z rozbalovací nabídky

vyberte sazbu DPH, která

se vztahuje na příslušnou

řádkovou položku.

Částka DPH se

automaticky vypočítá.

Upozorňujeme, že se

jedná o povinné pole.

V případě potřeby použijte

pro zdůvodnění vybrané

sazby DPH oddíl Tax

Reference (Daňová

reference).

Upozorňujeme, že pokud se

použije sazba 0 % nebo

osvobození od daně, musí být v

rámečku daňové reference

uvedeno odůvodnění.

50

Pokud přidáváte další řádky, přidejte pole Description (Popis) zadejte typ poplatku a do pole „Price“ (Cena)

zadejte částku poplatku.

Z rozbalovací nabídky vyberte sazbu DPH, která se vztahuje na příslušnou řádkovou položku.

Částka DPH se automaticky vypočítá. Upozorňujeme, že se jedná o povinné pole.

V případě potřeby použijte pro zdůvodnění sazby DPH oddíl Tax Reference (Daňová reference).

Vytvoření faktury v CSP

Klikněte na tlačítko Calculate (Vypočítat) pod oddílem Totals and Tax (Součty a daň): Tím se aktualizuje

celková fakturovaná hodnota na základě částky uvedené výše v poli „Price“ (Cena) a případných dalších

zadaných poplatků.

51

Potvrďte, že systém portálu

Coupa má pro vás vytvořit

fakturu a ve vyskakovacím okně

klikněte na tlačítko „Send

Invoice“ (Odeslat fakturu).

Blahopřejeme, vaše faktura je

odeslána!

Po přijetí/kontrole faktur se

automaticky aktualizuje stav.

Vytvoření faktury v CSP

Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)

Faktura PDF generovaná portálem Coupa je jedinou předpisovou fakturou pro vás i společnost Ingersoll

Rand. Fakturu z portálu Coupa musíte použít pro podání oznámení o DPH. Výslovně souhlasíte s tím,

že nebudete vytvářet a odesílat vlastní faktury za tyto transakce mimo portál Coupa, ani nebudete k

transakci v portálu Coupa připojovat jakékoli obrazy faktur.

52

Jakmile bude faktura ve stavu Approved (Schváleno), bude vyplacena v souladu s platebními podmínkami

a splátkovým kalendářem sjednaným mezi společností Ingersoll Rand a dodavatelem.

Vytvoření faktury v CSP

Kontaktní údaje dodavatelů

Úvod1

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

2

a

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Kontaktní údaje dodavatelů4

Sporné faktury v systému Coupac

54

Existuje několik důvodů, proč je faktura sporná:

• Automatické zjištění spornosti okamžitě po odeslání faktury.

• Faktura neodpovídá obsahu nákupní objednávky. Může se jednat o problém s číslem dílu,

o problém množství nebo o problém ceny.

• Spornost zjištěná ručně vlastníkem objednávky/žadatelem.

Jak zjistím, zda je moje faktura sporná?

• Obdržíte e-mailové oznámení s číslem faktury a důvodem spornosti (viz níže).

Sporné faktury v systému Coupa

55

Sporné faktury v systému Coupa

Všechny sporné faktury se také zobrazí na kartě To Do (Úkoly) a oznámení na dodavatelském

portálu Coupa.

56

Nejprve musíte prověřit důvod sporu. Pokud není uveden žádný důvod nebo není jasné, o jaký

problém se jedná, pro další informace se obraťte přímo na žadatele objednávky.

Příklad, jak bude vypadat e-mailové oznámení:

Příklad, jak bude vypadat sporná faktura

jako v oznámeních:

Poté zahajte proces řešení faktury.

Řešení sporné faktury

57

Řešení sporné faktury

Můžete také kliknout na tlačítko „View Online“ (Zobrazit online) v rozporovacím e-mailu, anebo

prostřednictvím karty oznámení přejít přímo do faktury.

Na stránce faktury vyhledejte spornou fakturu a klikněte na tlačítko „Resolve“ (Vyřešit) ve sloupci

Actions (Akce). Tím přejdete na fakturu.

58

Řešení sporné faktury

Existují dvě možnosti řešení sporné faktury:

1. Zrušení faktury: Tuto možnost vyberte, pokud byla faktura vydána duplicitně, nebo pokud na této

faktuře potřebujete změnit údaje, které se netýkají ceny nebo množství. Systém Coupa

automaticky vytvoří k faktuře dobropis, pokud si tuto možnost zvolíte.

2. Úprava faktury: Tuto možnost vyberte, pokud potřebujete na faktuře upravit cenu a/nebo

množství. Abyste označili, jestli chcete vydat dobropis pro snížení množství, snížení ceny nebo

vydat dobropis na základě částky, budete požádáni, abyste vybrali typ úpravy řádku dobropisu.

Máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto postupu, obraťte se na nás na adrese IRCoupaTeam@irco.com

59

Řešení sporné faktury

Jakmile kliknete na příslušné tlačítko řešení, budete převedeni na obrazovku vytvoření

dobropisu.

1. Zadejte Credit Note # (Číslo dobropisu)

2. Zadejte Credit reason (Důvod dobropisu)

3. Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)

Máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto postupu, obraťte se na nás na adrese IRCoupaTeam@irco.com

60

Řešení sporné faktury

4. V horním vyskakovacím okně klikněte na tlačítko Send Credit Note (Odeslat dobropis)

5. Budete dotázáni, zda chcete za právě zrušenou fakturu vytvořit novou fakturu. Klikněte na tlačítko

Yes (Ano)

61

Řešení sporné faktury

Budete převedeni na stránku Create Invoice (Vytvořit fakturu)

6. Vyplňte Invoice # (Číslo faktury) a všechna ostatní povinná pole

7. Zkontrolujte, zda jste v nové faktuře vyřešili důvod sporné faktury.

8. Přesuňte dolů a klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)

62

Řešení sporné faktury9. Ve vyskakovacím okně „Are you Ready to Send“ (Jste připraveni k odeslání) klikněte na tlačítko Send Invoice

(Odeslat fakturu)

10. Objeví se zelená informační lišta, která označuje, že se faktura zpracovává.

63

Faktura s nulovým řádkem

Systém Coupa nepřijímá faktury s částkou 0 €. Když podáváte faktury na částečné množství nebo

částku, z faktury musíte řádky s 0 hodnotou smazat. Chcete-li smazat řádky faktury s hodnotou 0 €:

1. Klikněte na záložku Orders (Objednávky)

2. U objednávky, kterou fakturujete, klikněte na ikonu sloupce mincí ve sloupci Actions (Akce)

64

Faktura s nulovým řádkem

3. Budete převedeni na obrazovku Create Invoice (Vytvořit fakturu). Zadejte Invoice # (Číslo faktury)

4. Z rozbalovací nabídky vyberte Buyer VAT ID (DIČ kupujícího)

65

Faktura s nulovým řádkem

5. Zkontrolujte položky řádku. Klikněte na červenou ikonu „X“ vedle řádku s hodnotou 0 €

66

Faktura s nulovým řádkem

6. Z rozbalovací nabídky vyberte VAT Rate (Sazba DPH)

7. Zadejte Tax Reference (Odkaz na daň)

8. Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)

67

Faktura s nulovým řádkem

9. Jakmile bude faktura společností Ingersoll Rand úspěšně zpracována, uvidíte stav faktury jako

Approved (Schválená)

Poznámka: Pokud zapomenete na faktuře smazat řádek s hodnotou 0 €,

faktura bude systémem Coupa automaticky označena za spornou a uvidíte

stav faktury jako Disputed (Sporná). V takovém případě budete muset

odeslat novou fakturu, ve které tentokrát řádek s hodnotou 0 € odstraníte.

Kontaktní údaje dodavatelů

Úvod1

Strategie přenosu nákupních objednávek

Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)

Dodavatelský portál Coupa (CSP).

2

a

b

Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3

Kontaktní údaje dodavatelů4

Sporné faktury v systému Coupac

69

Kontaktní údaje dodavatelů

Pokud nejste pro tento požadavek správnou kontaktní osobou, přepošlete tento e-mail

příslušné osobě a zašlete nám aktualizované kontaktní údaje na adresu:

IRCoupaTeam@irco.com.

Přejděte na odkaz do Coupa Success Portal s dalšími informacemi a nápovědou.

https://success.coupa.com/

Pokud máte dotazy, kontaktujte nás na adrese IRCoupaTeam@irco.com.

Děkujeme za vaši podporu a spolupráci!

70