KORESPONDENSI

KORESPONDENSI

E. ZAENAL ARIFIN (1996 : 2)

SURAT :

salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain (orang, institusi, organisasi)

2

Apabila surat itu berisi informasi yang Apabila surat itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi , surat tersebut disebut kegiatan instansi , surat tersebut disebut surat dinas atau surat resmi.surat dinas atau surat resmi.

Surat Dinas yang Baik dan Benar :

• Bentuk yang menarik.• Tidak terlalu panjang.• Bahasa yang jelas, padat dan

sopan.• Sesuai dengan kaidah yang ada

(Ejaan yang disempurnakan dan Pedoman Tata Persuratan).

.04/20/23

PENGGUNAAN BAHASA DALAM SURAT DINAS

1. PENYUSUNAN KALIMAT

Pembangunanitu bertujuan menyejahterakan masyarakat.

4

• Dalam kalimat sekurangnya ada Dalam kalimat sekurangnya ada subyek dan predikat.subyek dan predikat.

• Menggunakan kalimat yang tidak Menggunakan kalimat yang tidak bertele-telebertele-tele

• Tidak menghilangkan unsur-unsur Tidak menghilangkan unsur-unsur wajib dalam suratwajib dalam surat

• Enak dibaca adalah sopan, simpatik, Enak dibaca adalah sopan, simpatik, tidak bernada menghina atau tidak bernada menghina atau meremehkan pembacameremehkan pembaca

Contoh : B atau SContoh : B atau S

Pembangunan itu untuk menyejahterakan masyarakat.

Yang mana yang betul

• Pembangunanitu bertujuan menyejahterakan masyarakat.

• Pembangunan itu untuk menyejahterakan masyarakat.

• Anak yatim itu dimarahin ayahnya• Anak yatim itu, dimarahi Ayahnya

2. PENYUSUNAN PARAGRAPH Setiap gagasan disusun dalam satu paragraph

yang utuh, yakni paragraph yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan

* satu paragraph dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul – betul berbicara satu masalah * paragraph dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat yang disusun saling berhubungan dan saling berkaitan

6

EJAAN BAHASA INDONESIA

Ejaan (EYD) adalah kaidah bahasa yang mengatur penulisan huruf, penulisan kata, dan penggunaan tanda baca.Misalnya, penempatan tanda baca pada kalimat berikut akan mempengaruhi informasi yang disampaikan.

Menurut kabar burung Pak Amat mati

Pola Pengembangan ParagrafKebiasaan masyarakat Int menyetakan maksud. Indonesia ???????????

04/20/23 Bander, George W. American English

Rhetoric. 1971.

8

BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR

Ragam Bahasa

Resmi– Lisan

Tidak Resmi

RagamBahasa

Resmi– Tulis

Tidak Resmi

Bahasa Indonesiayang Baik dan Benar

Bahasa yang baik adalah yang sesuai dengan situasi komunikasi

Bahasa yang benar adalah yang sesuai dengan kaidah bahasa

Bahasa yang baik dan benar adalah yang sesuai dengan situasi dan sekaligus sesuai pula dengan kaidah

Kaidah Bahasa

1. Tata Tulis (Ejaan)2. Tata Bentukan Kata3. Tata Kalimat4. Tata Paragraf

Contoh Kasus1. Dalam bab ini akan membahas metode

pengumpulan data.2. Pembangunan itu untuk menyejahterakan

masyarakat.

Kalimat (1) tidak lengkap karena tidak ada subjeknya, sedangkan (2) tidak ada predikatnya. Perhatikan perbaikannya di bawah ini.

1a. Bab ini akan membahas metode pengumpulan data. 1b. Dalam bab ini akan dibahas metode pengumpulan

data.2a. Pembangunan itu bertujuan menyejahterakan

masyarakat.

Contoh Kasus1. Surat tugas itu sudah ditandatangani.2. Surat tugas yang sudah

ditandatangani itu.

Catatan:Rangkaian kata (1) sudah merupakan kalimat karena informasinya sudah lengkap, sedangkan (2) belum menjadi kalimat karena informasinya belum lengkap.

Penulisan Huruf

1. Huruf Miringa. Untuk menuliskan judul buku, nama majalah, dan nama surat kabar yang dikutip di dalam teks;b. Untuk menuliskan huruf, kata, atau istilah yang dikhususkan/ditegaskan;c. Untuk menuliskan kata atau istilah asing, termasuk istilah ilmiah, dan kata atau istilah dari bahasa daerah.

2. Huruf Kapital

Huruf kapital seluruhnya digunakan untuk menuliskana. judul utama,b. judul bab,c. judul kata pengantar, daftar isi, dan daftar pustaka.

Huruf Kapital Awal KataHuruf kapital pada setiap awal kata digunakan untuk menuliskana. judul-judul subbab,b. nama Tuhan, nabi, agama, dan kitab suci,c. nama diri,d. nama tahun, bulan, dan hari,e. nama gelar, jabatan, dan pangkat,f. nama-nama geografi dan sapaan.

Penulisan Kata1. Penulisan Gabungan Kata

a. Gabungan kata ditulis serangkai jika mendapat awalan dan akhiran sekaligus atau salah

satu unsurnya berupa unsur terikat.b. Gabungan kata ditulis terpisah jika tidak

berimbuhan atau hanya mendapat imbuhan awalan/akhiran.

2. Penulisan Bentuk di, per, dan pun3. Penulisan Bentuk Ulang

Bentuk ulang ditulis ulang dengan menggunakan tanda hubung.

Penulisan Singkatan

Singkatan ialah kependekan yang berupa huruf atau gabungan huruf, baik yang dilafalkan huruf demi huruf maupun dilafalkan sesuai dengan bentuk lengkapnya.Misalnya:

a. LHP [el-ha-pe] b. sdr. [saudara] PT [pe-te] dst. [dan seterusnya]

BPK [be-pe-ka] dsb.[dan sebagainya]

c. a.n. [atas nama], bukan a/n u.p. [untuk perhatian], bukan u/p d.a. [dengan alamat], bukan d/a s.d. [sampai dengan], bukan s/d

Penulisan Akronim

Akronim ialah kependekan yang berupa gabungan huruf awal, suku kata, atau huruf awal dan suku kata yang ditulis dan dilafalkan seperti kata biasa.Misalnya:

a. raker b. SIMrapim FISIPtaplus IKIP

b. BappenasDepdiknasKadin

TATA BENTUK KATA

SUKSESMENSUKSESKAN

MENYUKSESKAN

PARKIRMEMARKIR

MEMPARKIR

TARGETMENTARGETKAN

MENARGETKAN

KAITMENGKAITKAN

MENGAITKAN

STABILMENSTABILKAN

MENYETABILKAN

PROGRAMMEMPROGRAM

MEMROGRAM

TRANSFERMENTRANSFER

MENRANSFER

KREDITMENGKREDIT

MENGERIDIT

MENTERAPKAN/MENGETRAPKAN/MENERAPKAN

MENGUATIRKAN/MENGAWATIRKAN/MENGKHAWATIRKAN

MENTRAMPILKAN/MENERAMPILKAN/MENRAMPILKAN

MENGESAMPINGKAN/MENGENYAMPINGKAN/MENSAMPINGKAN

MENTERJEMAHKAN/MENERJEMAHKAN

MENCOLOK/MENYOLOK

MENSUCIKAN DIRI/MENYUCIKAN DIRI

MENGONSUMSI/MENGKONSUMSI

MENGECAT/MENCAT

MEMPOSKAN/MENGEPOSKAN

MENGEPEL/MEMPEL

Pengertian Kalimat

Kalimat

Penanda

Informasi

Struktur

PenandaKalimat (dalam ragam tulis) diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik, tanda tanya, atau tanda seru.

InformasiKalimat merupakan rangkaian kata yang mengandung informasi relatif lengkap

Contoh Kasus1. Surat tugas itu sudah

ditandatangani.2. Surat tugas yang sudah

ditandatangani itu.

Catatan:Rangkaian kata (1) sudah merupakan kalimat karena informasinya sudah lengkap, sedangkan (2) belum menjadi kalimat karena informasinya belum lengkap.

Struktur

Kalimat sekurang-kurangnya mengandung dua unsur, yaitu subjek dan predikat.Namun, jika predikatnya berupa kata kerja transitif, sebuah kalimat--selain memerlukan unsur subjek dan predikat--juga memerlukan unsur lain, yaitu objek.Misalnya:PT Sekar Ayu memproduksi jamu Cap Kelinci.

Unsur-Unsur Kalimat

PS

O

Pel

K

Contoh Kasus

1. Dalam bab ini akan membahas metode pengumpulan data.2. Pembangunan itu untuk menyejahterakan masyarakat.

Kalimat (1) tidak lengkap karena tidak ada subjeknya, sedangkan (2) tidak ada predikatnya. Perhatikan perbaikannya di bawah ini.

1a. Bab ini akan membahas metode pengumpulan data. 1b. Dalam bab ini akan dibahas metode pengumpulan data.2a. Pembangunan itu bertujuan menyejahterakan masyarakat.

KRITERIA SURAT YANG BAIK

1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat.

2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.

3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.

4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.

5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

BAHASA SURAT1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah

dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.

2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.

3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.

4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

BAGIAN-BAGIAN SURAT1. Kepala surat/kop surat2. Tanggal surat3. Nomor surat4. Lampiran5. Hal/Pokok surat6. Alamat yang dituju7. Salam pembuka8. Paragraf pembuka9. Paragraf isi10. Paragraf penutup11. Salam penutup12. Tanda tangan 13. Nama jelas14. Nama jabatan15. Tembusan16. Inisial

Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

Contoh Kepala Surat

DEPARTEMEN KESEHATAN

DIREKTORAT JENDERALBINA KEFARMASIAN DAN ALAT

KESEHATANJalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950

Telepon (021) 5201590 (Hunting), Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203

Tanggal Surat1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat

dinas.2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada

penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat:Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007Bandung, 31-04-200724 Des '06Jakarta, 27 Dec 2007

Contoh yang tepat:25 Juni 200731 April 200724 Desember 200627 Desember 2007

Nomor Surat

1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

2. Nomor surat juga berfungsi sebagaia. alat petunjuk bagi petugas arsip;b. alat untuk mengetahui unit asal surat;c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu;d. alat referensi.

3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.Misalnya:

Nomor: 3546/F8/C.11/2007 bukan

Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-Nomor: KMP/5/1457 .

Lampiran

Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembarLampiran: Satu (1) setLampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:Lampiran: Lima lembarLampiran: Satu set

Hal Surat

Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan

Alamat yang Dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat BahasaJl. Daksinapati Barat IVRawamangunJAKARTA

Contoh penulisan yang tepat:Yth. Kepala Pusat BahasaJalan Daksinapati Barat IVRawamangunJakarta 13220

Salam Pembuka

Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:Dengan hormat,Bapak ... yang terhormat,Salam sejahtera,Asalamualaikum w.w.,

Paragraf PembukaParagraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.Misalnya:(1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-hal berikut.(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

Contoh yang Tidak Tepat

1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

2. Menjawab surat Saudara Nomor ….

Pilihan yang tepat1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,

dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang

…, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

Paragraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Contoh yang Tidak Tepat

(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya,

diucapkan terima kasih.(4) Harap maklum adanya.

Salam Penutup

Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:Salam kami,Hormat kami,Salam takzim,Wasalam,

Tanda Tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

A R S I P

• ARSIP = NASKAH-NASKAH YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEM-BAGA-LEMBAGA NEGARA DAN BADAN-BADAN PEMERINTAHAN (BADAN-BADAN SWASTA DAN ATAU PERORANGAN) DALAM BEN-TUK DAN CORAK APAPUN, BAIK TUNGGAL MAUPUN BERKELOM-POK, DALAM RANGKA PENYELENGGARAAN KEGIATAN PEMERIN-TAHAN ( KEHIDUPAN KEBANGSAAN )

• ARSIP DINAMIS = ARSIP YANG DIGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM KEGIATAN PERENCANAAN, DAN PENYELENGGARAAN KEHIDUPAN KEBANGSAAN PADA UMUMNYA ATAU DIGUNAKAN LANGSUNG DALAM PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI TERDIRI DARI ARSIP AKTIF DAN ARSIP IN-AKTIF

• ARSIP STATIS = ARSIP YANG TIDAK DIGUNAKAN SECARA LANG-SUNG UNTUK KEGIATAN PERENCANAAN DAN PENYELENGGARAAN KEHIDUPAN KEBANGSAAN PADA UMUMNYA, MAUPUN UNTUK PE-NYELENGGARAAN KEGIATAN ADMINISTRASI SEHARI-HARI

ARSIP MEMPUNYAI KEGUNAAN SEBAGAI ALAT PENGINGAT, YANG BERIKUTNYA DIGUNAKAN SEBAGAI BAHAN ACUAN UNTUK PENILAIAN ATAU PENYUSUNAN PROGRAM-PROGRAM PENGEMBANGAN ORGANISASI SELANJUTNYA

A -- administrative value

L -- legal value

F -- fiscal value

R -- research value

E -- educational value

D -- documentary value

NILAI GUNA ARSIP

PENYUSUTAN ARSIP

• MEMINDAHKAN ARSIP IN-AKTIF DARI UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN DI DALAM LINGKUNGAN INSTANSI MASING-MASING

• MEMUSNAHKAN ARSIP SESUAI DENGAN KETENTUAN / PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG BERLAKU

• PENYERAHAN ARSIP STATIS OLEH UNIT KEARSIPAN KEPADA KANTOR ARSIP NASIONAL ( ARNAS )

( lihat PP no. 34 tahun 1979 )

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

• sistem ABJAD• sistem SUBJEK

• sistem GEOGRAFIS• sistem NOMOR

• sistem KHRONOLOGIS

DALAM PRAKTEK PENYELENGGARAANNYA TIDAK TERTUTUP

KEMUNGKINAN DIGUNAKANNYA

GABUNGAN DARI DUA ATAU LEBIH SISTEM

PENYIMPANAN

electronic-file atau microfilm

• Sistem penyimpanan ini juga digunakan dalam kegiatan pengarsipan yang memakai electronic-file atau microfilm

PENGURUSAN SURAT

• KEGIATAN PENGURUSAN ATAU PENANGANAN SURAT (MAIL-HANDLING) YANG TERBAGI ATAS :

A. PENGURUSAN SURAT MASUK ( INCOMING MAIL ) B. PENGURUSAN SURAT KELUAR ( OUTGOING MAIL )

• KEGIATAN PENGURUSAN SURAT MELIPUTI : A. PENERIMAAN SURAT B. PENYORTIRAN SURAT C. PEMBUKAAN AMPLOP D. PEMBACAAN SURAT E. PENGARAHAN SURAT F. PENYAMPAIAN SURAT KE UNIT-UNIT ATAU PEJABAT YANG BERSANG-

KUTAN

• AKTIVITAS PENGURUSAN SURAT JUGA MELIBATKAN KEGIATAN PENCA- TATAN DENGAN MENGGUNAKAN BUKU AGENDA ATAU KARTU KENDALI

PENGETIKAN• PENGETIKAN DILAKUKAN DENGAN MESIN KETIK MANUAL, MESIN KETIK

ELEKTRIK ATAU DENGAN MESIN ELEKTONIK (KOMPUTER, LAPTOP)

• BAHAN YANG DIKETIK ADALAH SURAT, NASKAH PIDATO, FORMULIR, DAN ANEKA ILIUSTRASI ( TABEL, GRAFIK, HOLOGRAM, PIE, DAFTAR dll )

PENGGANDAAN• PENGGANDAAN ( REPRODUKSI; DUPLICATING ) ADALAH KEGIATAN

MEMPERBANYAK ATAU MEMBUAT DALAM JUMLAH BANYAK SUATU NASKAH, DENGAN BENTUK DAN ISI YANG SAMA

• PENGGANDAAN DILAKUKAN DENGAN MENGGUNAKAN KERTAS KARBON (CARBON COPY), LIQUID DUPLICATING, STENCIL DUPLICATING, FOTOKOPI,

COPYING, PRINTING, OFF-SET, DAN SCANNING

PENDIKTEAN dan PELATINAN

• KEGIATAN INI BERKENAAN DENGAN PENYIAPAN NASKAH ATAU SURAT, PENCATATAN DAN PENGUMPULAN INFORMASI MELALUI

WAWANCARA, PERENCANAAN, DAN PENYUSUNAN LAPORAN

• TERUTAMA DILAKUKAN TERHADAP STAF DAN TIM SEKRETARIS UNTUK ITU MEREKA HARUS MENGUASAI KETERAMPILAN MENULIS

CEPAT (STENO) ATAU KETERAMPILAN MENGGUNAKAN ALAT PEREKAM

P E R E K A M A N

• KEGIATAN PEREKAMAN (RECORDING) BERLAKU UNTUK REKAMAN SUARA DAN JUGA GAMBAR, DENAH, BAGAN, MAKET, MODEL, SERTA

BERBAGAI DATA DAN INFORMASI YANG DIPERLUKAN UNTUK PERENCANAAN SAMPAI KEPADA KEGIATAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

OLEH PIMPINAN

58

PEREKAMAN INFORMASI PERLU TEPAT SASARANContoh melalui komunikasi masa :

Proses komunikasi yang berlangsung dimana pesannya dikirim oleh sumber yang melembaga kepada khalayak, yang sifatnya massal melalui alat-alat yang bersifat mekanis seperti radio, TV, film dan surat kabar;

Sifat pesannya terbuka, khalayaknya beragam (usia, agama, suku, pekerjaan dan kebutuhan);

Sumber dan penerima dihubungkan oleh saluran yang telah diproses secara mekanik;

Sumber merupakan suatu lembaga atau institusi.

P E N G H I T U N G A N

• KEGIATAN INI TIDAK HANYA PADA PERISTIWA PENGOLAHAN DATA SERTA INFORMASI, TETAPI JUGA SEJAK DARI PENGUMPULAN, PENCATATAN,

PENYIMPANAN, SAMPAI KEPADA PENDISTRIBUSIAN ATAU PENYAMPAIAN KE UNIT-UNIT KERJA, PEJABAT ATAU PIHAK LAIN YANG DIMAKSUDKAN

• ALAT-ALAT YANG DIGUNAKAN BERVARIASI, SEPERTI ABACUS, KALKULATOR, ADDING MACHINES, CALCULATING MACHINES, ARITHMATIC

LOGIC COMPUTER, KOMPUTER DIGITAL, DAN LAIN-LAIN

P E M F O R M U L I R A N

• KEGIATAN INI ADALAH TENTANG PEMBUATAN FORMULIR (FORM DESIGN) DAN PENGENDALIAN ( FORM CONTROL ) SEBAGAI SARANA EFISIENSI

DAN EFEKTIVITAS PEKERJAAN PERKANTORAN

• FORMULIR ATAU LEMBAR ISIAN ADALAH LEMBARAN YANG MEMUAT KOLOM, LAJUR, GARIS DAN LAMBANG TULISAN LAINNYA YANG DIPERLUKAN UNTUK MENCATAT DATA ATAU INFORMASI TERTENTU YANG DIPERLUKAN

PERPUSTAKAAN dan DOKUMENTASI

PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI MERUPAKAN SUMBERDATA DAN INFORMASI YANG SANGAT PENTING. PERPUSTAKAAN TIDAK HANYA MENGOLEKSI BUKU-BUKU, TETAPI JUGA BERBAGAI ENSIKLOPEDI, PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN, LAPORAN dsb

PERALATAN dan

PERLENGKAPAN

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ADALAH SEMUA ALAT, BAHAN, DAN PERLENGKAPAN YANG DIGUNAKAN UTK MENUNJANG

SELURUH KEGIATAN PERKANTORAN, TERMASUK ATK, SERTA BERBAGAI PERALATAN / PERLENGKAPAN BAIK YANG MASINAL

MAUPUN YANG NON-MASINAL

TELEKOMUNIKASI

• PELAYANAN TELEPON DAN TELEKOMUNIKASI TIDAK HANYA MELIPUTI KETERAMPILAN MENGGUNAKAN BERBAGAI PERALATAN, SEPERTI

TELEPON, FAKS, E-MAIL, HOME-PAGE, dll, TETAPI JUGA PENGATURAN PEJABAT-2 MANA YANG PERLU MENDAPAT FASILITAS PESAWAT TELEPON,

FAKS, INTERNET, KOMPUTER dsb

PELAYANAN TAMU dan PENERANGAN• TUGAS MENERIMA DAN MELAYANI TAMU SEBELUM BERTEMU DENGAN PEJABAT YBS, SEHARI-2 DILAKSANAKAN OLEH PETUGAS PENERIMA TAMU (RECEPCIONIST). PETUGAS INI BERFUNGSI SEBAGAI PENGHUBUNG (L/O),

PENERIMA / PELAYAN, DAN JUGA SEBAGAI “JURU BICARA” ATAU PETUGAS HUMAS

• SEBAGAI “FIRST ACCESS”, SEORANG PETUGAS PENERIMA TAMU HARUSLAH SOPAN, RAMAH, LUWES, BERPENAMPILAN MENARIK, BIJAK, SERTA --- YANG TIDAK KALAH PENTINGNYA ADALAH --- MEMPUNYAI PENGETAHUAN YANG LENGKAP TENTANG ORGANISASI

TEMPAT IA BEKERJA

PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT

• RAPAT ADALAH SUATU MEDIA YG DIHADIRI OLEH SEKELOMPOK ORANG, ATAU PERTEMUAN ANTARA PIMPINAN DGN STAF ATAU ORANG-2 YANG DIBAWAHKANNYA, UNTUK KEPENTINGAN PENYAMPAIAN INFORMASI, PENGARAHAN, PERENCANAAN, PEMBAHASAN HAL-HAL TERTENTU dll

• RAPAT DISELENGGARAKAN DALAM SUATU RUANGAN TERTENTU SERTA DILENGKAPI DENGAN BERBAGAI PERALATAN SEPERTI MEBELER, PAPAN

TULIS, PENGERAS SUARA, INFOKUS, OHP, SERTA JUGA AGENDA, PERALATAN NOTULASI, SERTA BAHAN-2 KEPERLUAN RAPAT LAINNYA.

SISTEM PERKANTORAN MODERN MENYEMPURNAKAN FASILITASI KEGIATAN RAPAT DI DALAM RUANG BER AC DAN KEDAP SUARA

KETERTIBAN, KEAMANAN, DAN KESELAMATAN KERJA PERKANTORAN

KEGIATAN INI MELIPUTI SELURUH AKTIVITAS PERKANTORAN, YANG BERKENAAN DGN GEDUNG SERTA RUANGAN DAN ISINYA, KONDISI FISIK DAN UNSUR LINGKUNGAN, PEKERJAAN KERTAS ATAU BUKAN-KERTAS,

SAMPAI KEPADA PERPARKIRAN, FASILITAS GAWAT DARURAT, SISTEM LISTRIK, PEMBUANGAN LIMBAH dll