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LA
METHODOLOGIE
DE
PROJET
Le projet
• Tous les jours, nous menons où imaginons des projets de petite ou grande envergure qui nous met en situation de conception de projet.
• La méthode pour concevoir et réaliser un projet, c’est se fixer un objectif ou un but et définir tous les moyens pour y parvenir.
Tout projet comprend 5 dimensions
• La dimension personnelle, c’est votre idée avec vos convictions
• La dimension sociale, c’est la relation avec les autres
• La dimension technique, il faut maîtriser tous les aspects de votre projet
• La dimension économique, pas de projet sans budget
• La dimension temporelle, c’est le délai de réalisation
Les 10 étapes du projet 1 – Clarifier son idée 2 – Faire un état des lieux 3 – Etablir un budget prévisionnel 4 – Formaliser le projet 5 – Trouver des partenaires 6 – Bâtir un plan d’action 7 – Communiquer 8 – Réaliser le projet 9 – Evaluer 10 – Perspectives / Bilan
Clarifier son idée
A cette étape, posez vous deux questions et répondez y.
• Quoi : Qu’est ce que je veux faire ?
• Pourquoi : Quelles sont mes attentes ?
• Le Quoi ce sont les objectifs
• Le Pourquoi ce sont les finalités
• Les finalités seront d’ordre personnelle ou collective
Clarifier son idée Exemple :
Quoi :Objectif : Suivre la formation DEJEPS Pourquoi : Finalités : Obtenir le diplôme Personnel Pour une reconnaissance par mes pairs Personnel Pour améliorer mes compétences Personnel Pour une évolution professionnelle et sociale Personnel Pour transmettre et partager avec les autres Collective
Clarifier son idée
Les objectifs Attention un objectif n’est pas une tache à réaliser mais un résultat à atteindre
Plusieurs formes d’objectifs : • Les objectifs généraux, ils vont permettre de définir les
buts, les intentions, les effets, ils ne sont jamais directement atteints où mesurables.
• Les objectifs opérationnels, ils correspondent à une action et sont mesurables et ils permettent de réaliser les OG.
Faire un état des lieux
C’est un diagnostic, l’analyse des éléments qui vont permettre la réalisation ou l’abandon de votre projet.
C’est un gros travail de recherche sur :
• L’environnement, le contexte, la population, les équipements
• Les acteurs associatifs et institutionnels, le lieu d’intervention
• Les ressources humaines, financiéres et matériels, la concurrence
Faire un état des lieux
Réunissez et comparer que des informations utiles Définissez vos forces, faiblesses, opportunités, menaces
Une fois réalisé, il vous permettra :
• Identifier vos points faibles et définir son point fort • Vérifier si le projet est réalisable • Vos partenaires préférentiels • Modifier où affiner votre projet • Commencer à élaborer votre déroulement • Préparer un argumentaire pour convaincre
Le budget prévisionnel
• La conception d’un budget réaliste et cohérent sera un atout indéniable à la réalisation de votre projet.
• En tant que chef de projet, vous devez maîtriser tous les aspects liés à la création de votre budget, pour convaincre vos élus, vos futurs partenaires de la faisabilité et de la réussite de votre projet
• Les comptes de la classe 6 correspondent aux charges et ceux de la classe 7 aux produits
Le budget prévisionnel
Conception d’un budget : • Faisabilité • Maitrise des coûts • Dépenses justifiées recettes possibles • Un plan comptable • Les contributions volontaires • Une lecture facile et agréable • Les chiffres doivent être arrondis • Le total des charges et des produits doit etre égale • Calculer au plus juste, pas plus de 15 % d’erreurs maximum
Le budget prévisionnel
Les contributions volontaires • C’est la valorisation de l’action et du temps des bénévoles
• Ce sont les comptes 86 et 87
• Mise à disposition de biens et de matériels Estimation du coût des installations sportives • Personnel bénévole Estimation du coût du service rendu
Formaliser le projet
• C’est un document écrit qui va dégager votre motivation pour réaliser votre projet, il va attester de sa réalisation et de sa réalité.
• A cette étape du projet, vous allez pouvoir répondre aux questions suivantes.
Qui ? Le porteur du projet et origines Pourquoi Pour qui ? Le porteur du projet et origines Quoi ou Quand ? Descriptions, localisation, temporalité Comment ? Besoins, ressources, compétences Combien ? Financement
Trouver des partenaires
Cela va permettre de mobiliser , sensibiliser , impliquer d’autres personnes où structures dans la réussite de votre projet. • Contacter les partenaires identifiés dans le diagnostic • S’assurer de leur intérêt pour le projet • Définir les engagements mutuels : financiers, matériels,
humains • Formaliser le partenariat : la convention • Fixer les limites de l’engagement par écrit Cela va mettre en avant vos qualités de négociateur et coordonnateur
Bâtir un plan d’action C’est savoir ce que l’on doit faire, quand et avec qui. C’est votre tableau de bord, il liste toutes les tâches à réaliser.
Il va vous permettre : • d’organiser votre travail en étapes • de le planifier • de suivre son avancement
Chaque étape est un objectif avec : • une cible à atteindre • des éléments mesurables • une échéance
Bâtir un plan d’action
Tenez à jour et répertorier toutes vos actions grâce :
• Un tableau de bord • Un échéancier
EXEMPLE DE TABLEAU DE BORD
QUI? QUAND? COMMENT? OU?
TACHE1
TACHE2
TACHE3
TACHE4
Bâtir un plan d’action EXEMPLE D’ECHEANCIER
MOIS1 MOIS2 MOIS3 MOIS4
TACHE1
TACHE2
TACHE3
TACHE4
Grâce à l’échéancier, vous allez pouvoir dégager les périodes où l’activité sera importante (charges de travail) Utiliser le diagramme de Gantt
Communiquer
• C’est faire passer un message auprés d’un public ciblé grâce à tes outils adaptés afin de susciter des retombées.
Pourquoi communiquer ?
• Pour faire connaitre mon projet et ma structure • Pour le mettre et la mettre en valeur • Faire adhérer des partenaires et les mettre en valeur avant,
pendant et après • Connaître des personnes au projet similaire
Communiquer
Pour une communication efficace, il faut prendre en compte 3 éléments.
Le message • Choisissez méthodiquement les éléments que vous voulez
faire passer Le public
• Adapter vos messages, suivant le public ciblé
Les outils • C’est le moyen par lequel va passer votre message
La communication
La communication fait partie intégrante de votre projet et elle va faire appel à des compétences spécifiques. • Pensez à vous entourer
• Prévoyez un budget adéquat
• Faire appel à des professionnels
• Présente tout au long du projet
Réaliser son projet C’est la partie, où vous allez mettre en œuvre votre projet et la façon dont vous allez le coordonner, c’est l’action.
Mise en œuvre
• Prenez conseils sur le plan juridique • Prenez le temps de lire et comprendre ce que vous signez • Conserver des traces écrites • Connaître la réglementation • Penser aux assurances • Anticiper les aides publiques reçues
Réaliser le projet
La coordination
• Penser à vous entourer • Ne rien faire dans l’urgence • Gestion de la pression • Gestion de vos équipes • Traitement des imprévus • Respecter les délais
L’évaluation, c’est quoi ?
• L’évaluation, c’est mesurer l’efficacité d’un projet grâce à des indicateurs pour en apprécier la pertinence.
• L’évaluation est un processus continu, que l’on retrouvera tout au long du projet.
• L’évaluation va permettre de mesurer le chemin parcouru, pour progresser, réajuster ou abandonner.
• L’évaluation consiste à émettre un jugement de valeur sur le travail et les taches à effectuer à partir d’un ou de plusieurs objectifs dans le but de prendre des décisions.
• L’évaluation est un processus qui permet de donner de la valeur, prendre du recul et émettre une analyse sur une situation.
• L’évaluation permet de prendre des décisions vis à vis des objectifs initiaux et des finalités de l’action.
L’évaluation, c’est quoi ?
Les différents types d’évaluation
• L’évaluation formative est une évaluation continue qui commence dés le départ du projet.
• Elle évalue la nature du projet, ses besoins, ainsi que ses progrés et sa mise en œuvre.
• Elle permet d’identifier ce qui a été fait et comment, et propose des moyens pour améliorer.
• Elle peut être effectuer par une personne interne au projet
Les différents types d’évaluation
• L’évaluationdesressourcescommenceaudébutduprojet
• Ellepermetdesuivrelesactivitesduprojetquivontpermettresaréalisationenrespectantlesraisonspourlesquellesilaétéconçuetdanslesdélaisimpartis.
• Ellepeutêtreeffectuéparunepersonneinterneauprojet
Les différents types d’évaluation • L’évaluation sommative est une évaluation de l’efficacité
d’ensemble du projet et de sa réalisation.
• Elle permet de faire ressortir si le projet a bien rempli la mission pour lequel il a été créé.
• Elle permettra l’évolution futur du projet, elle est effectué à la fin du projet.
• Elle doit être effectuer par des personnes extérieurs au projet.
Les différents types d’évaluation
• L’évaluation des résultats détermine à quel point un projet a produit les effets voulus.
• Elle s’attache aux résultats immédiats, intermédiaires ou définitifs réalisés à l’issu du projet.
• Elle permet de faire ressortir si le projet a bien rempli la mission pour lequel il a été créé.
• Les évaluations de votre projet sont primordiales pour le
mener à bien, le suivre et éventuellement le modifier.
Rectification Impact de l’action Evaluation Efficacité de l’action Conduite de l’action Continuité Mesurer Assurer
Pourquoi évaluer ?
Pourquoi évaluer ?
• Prendre des décisions
• Déterminer les points faibles et les points forts
• Promouvoir et valoriser l’action auprés des partenaires
• Emettre des axes d’amélioration
Quand évaluer ? Au début de l’action : Evaluation préalable
• Le projet est en cours de construction, elle va permettre à :
• Analyser la pertinence des objectifs par rapport aux enjeux identifiés
• La cohérence des objectifs entre eux
• La cohérence des moyens par rapport aux objectifs
Quand évaluer ?
Au cours de sa réalisation, évaluation intermédiaire
• Le projet est en cours de réalisation, elle va permettre de:
• Confirmer la pertinence des objectifs
• Le choix des moyens
• La mise en œuvre du projet
Quand évaluer ? A la fin , l’évaluation finale
Le projet est arrivé à son terme, elle va permettre :
• Permet de porter un jugement sur l’efficacité du projet
• Permet de porter un jugement sur l’utilité du projet
• Permet de porter un jugement sur la durabilité des effets du projet
Comment évaluer ?
• A partir des objectifs du projet et au départ de celui-ci
• L’évaluation interne : réalisé par le ou les acteurs du projet
• L’évaluation externe : réalisé par un intervenant extérieur, elle permet d’amener une vision nouvelle.
• Vous devrez définir des critéres d’évaluation et des indicateurs.
Les critéres d’évaluation
Le critère, c’est l’angle par lequel on va évaluer le projet. Plusieurs possibilités sont offertes, on peut le voir d’un point de vue: • Financier, Technique • Organisationnel, Social , Management
Soyez simple dans le choix de vos critéres Allez à l’essentiel
Trop de critéres peuvent rendre difficile votre analyse
Les indicateurs
Les indicateurs doivent vous permettre permettre d’évaluer vos critéres. Pour chaque critère, vous devez choisir plusieurs indicateurs. Les indicateurs devront être: • Précis • Mesurables • Observables • Quantitatif ou Qualitatif
Ils vont permettre de mesurer et de comparer les résultats
La grille d’évaluation
Dans vos grilles d’évaluation, on pourra trouver : • Une numérotation • Des critéres • Des indicateurs • Une graduation (échelle) • Des commentaires • Pour qui est faite l’évaluation
Attention ne confondez pas les grilles d’évaluation avec les questionnaires de satisfaction
Conclusion évaluation
• Les critéres et les indicateurs d’évaluation doivent être réalisés et conceptionnalisés au début de votre projet.
• Ils vont vous permettre de suivre vos actions
• Ils seront votre feuille de route et d’analyse
• Cela donnera du sens et du crédit à votre projet
Perpectives / Bilan
Avant de passer à la conclusion
• Faites un bilan
• Proposer des axes d’amélioration
• Faites par de vos perpectives
• Passer à la conclusion
Guide méthodologique de la conduite de projet Ministère de la jeunesse des sports de la vie
associative Nuit des initiatives 15 Décembre 2004
Méthodologie de projets Fiches pratiques
Ministère de la jeunesse des sports de la vie associative
Nuit des initiatives 15 Décembre 2004
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