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”” La La pianificazione pianificazione finanziaria di finanziaria di
progettoprogetto””Corso in “LA GESTIONE FINANZIARIA DI UN PROGETTO AI FINI
DELLA RENDICONTAZIONE ”
A CURA DELL’ASSOCIAZIONE PRONEXUS
Reggio Calabria
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 2
1.1.1 1.1.2 1.1.3
1.1
1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4
1.2
1.3.1 1.3.2
1.3
1
Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?
Inviti Scelta sala Scelta menù Personale
Organizzazione
Cibi Bevande Vettovaglie Fiori
Acquisti
Sala Cucina Cottura Servizio
Preparazione
WBS - Cena di gala
SegreteriaSig.a Salvi
Ufficio P.R.D.ssa Paoli
Squadra Cucina1° Chef
Impresa di Trasporto
Squadra Camerieri
Ufficio ServiziSig. Ulivi
Resp. ProgettoDott. Galante
Passo 3 : RAM – Chi svolgerà le attività?
Passo 6 : Piano dei costi
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
Passo 4 : Diagr. di GanttQuando si svolgeranno le attività?
Passi per la pianificazionePasso 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?
Responsabileprogetto
Responsabile Ambito 1
Responsabile Ambito 2
Responsabile Ambito 3
Responsabile Attività 1.1
Responsabile Attività 1.2
Responsabile Attività 3.1
Responsabile Attività 3.3
Responsabile Attività 3.2
Passo 5 : CBS Quanto costerà?Costo Totale
Costoindiretto
Costodiretto
Costoambito1
CostoAmbito 3
Costo Ambito 2
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 3
La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorarne la gestione e il controllo.
WBS - Work Breakdown Structure: cos’è?
../lezione_m2/lezione_progettazione_pcm_def.ppt#35. Piano delle attività WBS - Work Breakdown Structureesempio_master.ppt#2. WBS esempio: Master post-laurea
Progetto
Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3
Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 3.1 Attività 3.3Attività 3.2
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 4
L’organizzazione del progetto
Dopo aver individuato le attività in cui si articola il progetto è possibile passare alla fase di assegnazione delle responsabilitàTali responsabilità possono riguardare:
La realizzazione di una o più attivitàIl coordinamento di un gruppo di attività
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 5
OBS - Organization Breakdown Structure
L’attribuzione delle responsabilità avviene attraverso l’OBSÈ uno strumento che assegna alle persone appartenenti alla struttura organizzativa dell’ente di appartenenza o a consulenti esterni, la responsabilità dell’esecuzione dell’attività o della supervisione e coordinamento di raggruppamenti di attività.Si ottiene così una struttura organizzativa di progetto che individua responsabilità di tipo funzionale
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 6
La OBS è una scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di individuare univocamente i responsabili dei vari elementi del lavoro previsto. esempio_master.ppt#6. Diapositiva 6
OBS - Organization Breakdown Structure: cos’è?
Responsabileprogetto
Responsabile Ambito 1
Responsabile Ambito 2
Responsabile Ambito 3
Responsabile Attività 1.1
Responsabile Attività 1.2
Responsabile Attività 3.1
Responsabile Attività 3.3
Responsabile Attività 3.2
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 7
La matrice attività/responsabilità1
Mette in relazione il lavoro definito dalla WBS con le unità organizzative/persone responsabiliL’attribuzione delle responsabilità avviene sulla base delle competenze possedute e sulla loro disponibilità a partecipare al progettoÈ utile identificare anche il tipo di responsabilitàrichiesto alle persone coinvolte
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 8
La matrice attività/responsabilità2
L’assegnazione delle responsabilità può essere rappresentata in maniera efficace attraverso la correlazione degli elementi della WBS a quelli dell’OBSGraficamente tale correlazione si rappresenta attraverso una matrice che riporta gli elementi dell’OBS su un asse e quelli della WBS sull’altro
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 9
Progetto
Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Ambito 4 4
Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3
RR
RR
CC
AA
“Chi”OBS
“Che cosa”WBS
II
RR
La matrice attività/responsabilità3
R: ResponsabileA: ApprovaC: CoinvoltoI: Informato
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 10
La matrice attività/responsabilità4
Generalmente la matrice riporta:Nelle colonne i componenti della WBS (attività e compiti)Nelle righe le persone o i titoli o le funzioni (OBS)I simboli all’intersezione di righe e colonne indicano “chi fa cosa” con quale livello di responsabilità
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 11
Pianificazione dei Work ElementUna volta individuate le attività(WBS) ed i Responsabili(OBS), si procede con l’assegnazione del budget delle attivitàPer ciascun Work Element, il Capo Progetto deve stabilire con il responsabile una stima di:
Impegno di risorse – Durata - Costi
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 12
Attività 1Attività 2Attività 3Attività 4
Attività 5
GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT
Durata: Diagramma di GANTTIl diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto.
Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 13
Il DIAGRAMMA DI GANTT: scopo
Lo scopo di tale rappresentazione è:
definire il "cosa fare" in una certa quantitàdi tempo (durata);
definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento
avere un’indicazione sui costi in funzione del tempo
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 14
Il DIAGRAMMA DI GANTT: dati per la redazione
I dati necessari alla redazione del diagramma di GANTT sono:
la data di inizio del progettol’elenco delle attivitàla definizione delle priorità di ciascuna attivitài tempi necessari a svolgere ciascuna attivitài responsabili di ciascuna attività
esempio_master.ppt#8. Diagramma di GANTT: esempio
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 15
Assegnazione delle risorse
Come primo passo occorre assegnare, a ciascun WP le risorse necessarie:Per tipologia (quali)Per quantità (quante)
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 16
Tipologia di Risorse 1
Risorse umanePer le risorse umane occorre:1. individuare le diverse tipologie di skill2. individuare se disponibili all’interno
dell’Ente/azienda3. stimare la quantità di lavoro
(tempo/uomo)
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 17
Tipologia di Risorse 2
Risorse materialiPer le risorse materiali occorre distinguere:1. Risorse logistiche (sedi, sale riunioni,
sale conferenze…) 2. Attrezzature (Pc, work station,
videocamere, proiettori…)3. Materiali (materiali di consumo, materie
prime per prodotti specifici…))
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 18
Per ogni elemento e di conseguenza per il progetto intero avremo:
Risorse complessive
RisorseComplessive
Risorse umane
Risorse materiali
Risorse umaneinterne
Risorse umane esterne
Risorselogistiche MaterialiAttrezzature
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 19
Assegnazione di costi 1
Il costo delle risorse viene calcolato distinguendo tra:Risorse ad impiego(COSTO RISORSA per UNITA’ di TEMPO)*(DURATA
ATTIVITÀ)Es. Responsabuile progetto(300€ per giorno) *50gg
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 20
Assegnazione di costi 2
Risorse a consumo(COSTOUNITARIO RISORSA)*(NUMERO RISORSE)
Es. Brochure informativa(3€) *1000 brochure+
esempio_master.ppt#9. Assegnazione risorse e costi
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 21
Calcolo dei costi
Si parte dalla valutazione del costo dei singoli WESi riaggregano i costi risalendo la WBS in modo da associare un costo ad ogni elemento della WBSLa somma dei costi totali delle attivitàcostituisce il COSTO DIRETTO del progetto a cui occorre aggiungere i COSTI INDIRETTI per ottenere il COSTO TOTALE
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 22
Il COSTO TOTALE del progetto risulta dalla somma di:COSTO DIRETTO: pari alla somma dei costi di tutte le attività di progettoCOSTO INDIRETTO: non collegato direttamente ad una attività ma trasversale alle attività (segreteria, amministrazione, sede amministrativa…)
Cost Breakdown structure (CBS)
Costo Totale
Costoindiretto
Costodiretto
Costoambito1
CostoAmbito 3
Costo Ambito 2
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 23
Riepilogo dei costiI costi elementari di progetto possono essere riepilogati per:
1.attività - secondo gli elementi della WBSwork-breakdown-structure
2.classi di costo - secondo gli elementi della CBScost-breakdown-structure
3.centri di responsabilità - secondo gli elementi della OBS
organization-breakdown-structureesempio_master.ppt#12. Riaggregazione costi
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 24
IN SINTESI
• attivita’ da svolgere: cosa sara’ fatto
• definizione delle risorse: chi lo fara’
• pianificazione/schedulazione: quando sara’ fatto
• assegnazione delle risorse:quanto dovra’ costare
• modalita’ di controllo: quali verifiche fare
WBS
OBS
GANTT
Budget di progetto
E ………..
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