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INSTITUTO “SALVADOR DÍAZ MIRÓN”
Bachillerato Tecnológico en Informática Administrativa
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Laboratorio de Informática I / 2do Semestre
Laboratorio de
Informática I
INSTITUTO “SALVADOR DÍAZ MIRÓN”
Bachillerato Tecnológico en Informática Administrativa
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Laboratorio de Informática I / 2do Semestre
Unidad I Procesador de Texto
1.1 Conceptos Iniciales
1.2 Elementos de la Pantalla Inicial
1.3 Cuadro de Dialogo
1.4 Menús contextuales
1.5 Barra de Herramientas
1.1 Conceptos Iniciales
Microsoft Word 2010 ofrece lo mejor de Microsoft office en Word para todo tipo de
situaciones como crear documentos de calidad profesional, mejor acceso a los
archivos y ventanas de ayuda para detalladas.
Word 2010 está diseñado para brindarle las mejores herramientas para dar
formato a los documentos.
Word 2010 le ayuda a organizar y a redactar documentos de manera más fácil y
eficaz, así como a mantener los documentos a su alcance.
Programa Word 2010, el cual suele encontrarse dentro del paquete Microsoft
Office (junto a otros programas como la hoja de cálculo, la base de datos, etc.).
Un documento en Word es lo mismo que un documento normal: una carta, un
conjunto de folios escritos que cuentan algo, un trabajo escrito con el ordenador,
un manual... Para cualquier persona este concepto está claro y vamos a ver
cómo en Word es similar. En este curso también vamos a profundizar en las
distintas técnicas que puedes utilizar para trabajar cómodamente con el texto de
un documento en Word 2010.
Ejecutar Word 2010. La ventana
Ejecutar Word 2010
Siempre que desees trabajar con una aplicación determinada, debes comenzar
por encender el ordenador y, posteriormente, indicarle a éste con qué programa
deseas trabajar.
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Para trabajar con un programa debes seguir los siguientes pasos:
1. Haz clic en el botón Inicio (situado en la esquina inferior izquierda de la
pantalla).
2. Coloca el puntero de tu ratón sobre el submenú Todos los programas.
3. En el menú que se despliega, sitúa el puntero del ratón sobre el grupo de
programas de
Office y luego en el que nos interesa, en este caso, Microsoft Word 2010.
4. Haz clic sobre dicho programa con el botón izquierdo del ratón (en la figura 1.1
se muestra la apariencia de la pantalla antes de seleccionar Word)
Figura 1.1. Forma de ejecutar Word
En ese momento, el programa se ejecutará. En nuestro caso, aparecerá en la
pantalla del ordenador una ventana con el programa Word, la cual es
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conveniente que conozcas porque será, junto al teclado y al ratón, los elementos
con los que le podrás indicar al ordenador lo que deseas hacer.
1.2 Elementos de la Pantalla Inicial
En la figura 1.2 puedes ver el aspecto de la ventana de Word cuando lo ejecutas.
A continuación, vamos a explicar sus elementos más importantes.
Figura 1.2. La ventana de Word
Barra de título: es la barra superior de la ventana donde aparece el nombre del
programa con el que estamos trabajando. En el caso de Word, indica el nombre
del archivo (veremos más adelante en qué consiste) y el nombre del programa.
A la derecha tienes tres botones. El primero se denomina Minimizar y tiene como
función reducir la ventana de Word al icono que puedes ver en la barra Inicio de
Windows. El segundo se denomina Restaurar y su función es que la ventana no
ocupe toda la pantalla; cuando la activas, el botón se transforma en el botón
Maximizar, el cual hace que la ventana vuelva a ocupar la pantalla al completo.
Por último, el botón Cerrar, como veremos al final del capítulo, permite al usuario
cerrar el programa.
La cinta de opciones o "ribbon": situado bajo la Barra de título, es el elemento que
más destaca de entre todas las novedades de este Word; reemplaza a los menús
y las barras de herramientas de pequeños botones de las versiones anteriores. Los
comandos y herramientas se organizan en grupos llamados fichas. La cinta de
opciones es elegante, ordenada y dinámica porque se adapta a varias
situaciones ajustando el tamaño de los botones y mostrando algunas fichas sólo
cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo
semuestra cuando se selecciona una imagen (figura 1.3).
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Figura 1.3. La cinta de opciones muestra ocasionalmente la ficha Herramientas de
imagen y el grupo Tamaño toma aspecto de botón o panel según el tamaño de
la ventana
Barra de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable que
contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté
mostrando. Al contrario que la cinta de opciones, es muy configurable; podríamos
por ejemplo añadir paneles completos desde la cinta de opciones o simplemente
un comando aislado. Si añades los comandos que más utilizas a la barra de
acceso rápido y minimizas la cinta de opciones (encontrarás esas opciones
pulsando en) tendrás un gran espacio de edición de texto y una ventana de
Word similar a la de versiones anteriores (figura 1.4).
Figura 1.4. Una barra de acceso rápido personalizada nuestro gusto, debajo de la
cinta de opciones, que también hemos minimizado
Nota
Añadir comandos o paneles a la barra de acceso rápido desde la cinta de
opciones es tan fácil como pulsar sobre él con el botón derecho del ratón y elegir
"Agregar".
Botón "Office": Con la aparición de la cinta de opciones, decimos, desaparecen
los tan tradicionales menús y en consecuencia, damos la bienvenida al botón
Office. En realidad el botón Office es algo como el antiguo menú "Archivo", pero
está todo un poco más organizado y con algunas opciones adicionales (figura
1.5).
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Figura 1.5. El botón Office desplegado
Las fichas de la cinta de opciones en Word
Ya hemos visto que la cinta de opciones es una nueva forma organizada de
mostrar las opciones y comandos de Word en fichas. Cada ficha está
relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Si
haces clic en una de ellas, por ejemplo, en la ficha Diseño de página, puedes
observar varias cosas:
* Aparecen varios grupos de comandos nombrados por una leyenda (Temas,
Configurar página, Fondo de página, etc), que incluso se iluminan cuando les
pasas el ratón.
* Algunas opciones, según el tamaño de la ventana de Word o de la resolución
de nuestra pantalla, se muestran como botones agrupando más comandos aún
(les distingue este icono).
Si los pulsas, un panel a modo de menú te mostrará esas opciones.
* Hay grupos que muestra el icono, en nuestro caso en Configurar página, eso
indica que si lo pulsas se abrirá un cuadro de diálogo (veremos más adelante qué
son).
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Para seleccionar un comando o una opción puedes hacerlo con el ratón,
haciendo clic con el ratón sobre el comando o la opción que desees. También
puedes seleccionarlo con el teclado presionando y soltando la tecla ALT y se
mostraré información sobre teclas para cada acción que en ese momento
puedas hacer. Puedes llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a
cuatro pulsaciones (figura 1.6).
Figura 1.6. Presiona letras hasta que llegues a la letra del comando que buscas
Además, si sitúas el ratón unos segundos sobre un botón, verás que algunos de
ellos muestran entre paréntesis lo que se denomina combinación de teclas, las
cuales puedes utilizar para acceder a una opción sin tener que pulsarlos.
Nota
Una combinación de teclas indica que has de pulsar la primera tecla, por
ejemplo, la tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la segunda tecla, soltándolas
posteriormente en cualquier orden. Pulsa ahora Ctrl+F1 para mostrar u ocultar la
Cinta de Opciones.
También podrás ver a veces esta flecha, en el lado derecho de algún comando.
Esto indica que son, en realidad, submenús intermedios que agrupan otros
comandos.
1.3 Cuadro de Dialogo
Los cuadros de diálogo
En muchas ocasiones no será suficiente seleccionar un comando en un menú
para que Word realice una tarea, también será necesario especificar con más
detalle la acción que deseamos realizar.
Por ejemplo, si en la ficha Inicio, grupo Edición, seleccionas el comando
Reemplazar, ¿qué crees que hará Word?
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El nombre del comando induce a pensar que cuando lo seleccionemos Word
reemplazará un texto por otro, pero ¿qué texto? El que tú mismo especifiques.
Para ello Word mostrará una ventana especial, a la que se denomina cuadro de
diálogo, desde la cual podrás especificar, con precisión, la acción que se deseas
llevar a cabo (figura 1.8).
Figura 1.8. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
Nota
Una vez que aparezca en tu pantalla, haz clic en el botón que contiene el texto
Más para que se despliegue totalmente.
Ahora no vamos a analizar la acción de reemplazar texto sino que vamos a
familiarizarnos con el contenido de los cuadros de diálogo, para lo cual
utilizaremos las figuras 1.8 y 1.9 (el cuadro de diálogo Fuente se obtiene al hacer
clic en el icono , de la ficha Inicio y grupo Fuente).
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Figura 1.9. Cuadro de diálogo Fuente
* Pestañas: cuando el contenido de un cuadro de diálogo es demasiado grande
para mostrarse por completo lo es mejor dividirlo en partes diferenciadas, para
ello se utilizan las pestañas. Haz clic en el nombre de cada una y verás su
contenido.
* Sección: si dentro de un cuadro de diálogo o pestaña hay elementos muy
relacionados y/o excluyentes, estos se muestran encerrados por una línea gris.
* Cuadro de lista: muestra una lista de elementos que se pueden seleccionar
haciendo clic sobre ellos. La barra de desplazamiento vertical, situada a la
derecha, te permite ver el contenido total de la lista.
* Cuadro de lista desplegable: similar al cuadro de lista, pero en este caso es
necesario hacer clic en el botón flecha, situado a la derecha, para ver la lista.
* Cuadro de texto: permite escribir un texto libremente; aunque en las figuras no
aparece, identificarlo en otros cuadros de diálogo es muy fácil: gráficamente, es
igual al cuadro de lista desplegable pero sin la flecha derecha.
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* Área de muestra: llamado también de vista previa, muestra el efecto que se
consigue al seleccionar las opciones del cuadro de diálogo.
* Botón Más/Menos: ciertos cuadros de diálogo o fichas pueden mostrar más o
menos información. Para desplegarlos o comprimirlos, utiliza este botón cuyo texto
cambia según la situación en que esté.
* Casilla de verificación: permite activar o desactivar ciertas opciones que suelen
estar agrupadas en secciones. Las activas muestran una cruz en la casilla; para
desactivarlas o activar-las hay que hacer clic sobre las casillas elegidas.
* Botón de opción: aunque no se muestra en las figuras, su apariencia es similar a
las casillas de verificación, aunque tienen forma redonda. La diferencia consiste
en que los elementos de la sección en que están contenidos son excluyentes: sólo
se puede activar uno.
* Botón desplegable: los botones con el triángulo hacia abajo son como menús
desplegables. Permiten un acceso rápido a ciertos comandos de Word que en
otro caso habría que -seleccionar en los menús o por medio de las barras de -
herramientas.
* Botón de comando: son los botones que indican a Word que realice una acción.
En todos los cuadros de diálogo suelen existir los botones Aceptar y Cancelar; el
primero le indica a Word que realice las acciones que hemos indicado en el
cuadro de diálogo y el segundo que anule e ignore el hecho de que hayamos
abierto el cuadro de diálogo y, por supuesto, las especificaciones que en él
hayamos consignado.
* Botón de ayuda: al hacer clic sobre este botón, se abrirá una ventana
independiente que mostrará la Ayuda de Word puede ofrecerte sobre el cuadro
de diálogo en el que estamos trabajando en ese momento, es decir, una ayuda
contextualizada.
1.4 Menús contextuales
El menú contextual de Word. La mini barra y los cuadros de diálogo
La mini barra
Un menú contextual es un tipo especial de menú que Word muestra al hacer clic
con el botón derecho del ratón sobre un elemento y cuyo contenido varía
dependiendo del lugar donde se haga el clic. Dicho de otro modo, el contenido
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de un menú contextual depende del elemento de la ventana sobre el que se
hace clic, mostrando los comandos u opciones que se utilizan en ese contexto
con mayor frecuencia.
Por ejemplo, ya vimos que si haces clic con el botón derecho del ratón en
cualquier parte de las barras de estado, se desplegará un menú con los distintos
tipos de información que puede mostrar. Los que aparecen con una marca a la
izquierda son las que, en ese momento, se están mostrando en la pantalla. Para
mostrar otras sólo has de seleccionarlas haciendo clic en su nombre; para
ocultarlas vuelve a hacer clic en el nombre de la que deseas ocultar.
Por tanto, ten en cuenta que si pulsas el botón derecho del ratón sobre un
elemento de la ventana, se despliega el menú contextual del elemento
seleccionado. Pero si además lo haces sobre alguna parte o palabra en el área
de trabajo, aparecerá un nuevo elemento en esta versión de Word, la Minibarra
(figura 1.7).
Figura 1.7. La Minibarra (arriba) y un menú contextual
Esta especie de menú contextual reúne las herramientas más utilizadas en la
edición de textos y también aparece automáticamente al mover el cursor hacia
arriba después de seleccionar algo de texto.
1.5 Barra de Herramientas
1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene,
normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son
Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para
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recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura
estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo,
es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.
2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del
documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa.
La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y
cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.
3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata
de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar
acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La
veremos en detalle más adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no
cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la
hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de
desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para
apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada
será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,
arrastrándolo.
6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del
documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que
veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.
7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el
número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos
modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se
trata de botones realmente.
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Unidad II Edición Básica
2.1 Desplazarse por un Documento
2.2 Selección
2.3 La cinta inicio
2.1 Desplazarse por un Documento
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad
para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar
donde vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una
pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte
que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que
existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada
momento.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word
es el punto de inserción , que es una línea vertical parpadeante y nos indica
dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el
punto de inserción se colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de
inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan
el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la
línea y la tecla INICIO al principio de la línea.
Combinación de teclas:
Para desplazarse Presione las teclas
Una palabra a la izquierda CTRL + flecha izquierda
Una palabra a la derecha CTRL + flecha derecha
Un párrafo arriba CTRL + flecha arriba
Un párrafo abajo CTRL + flecha abajo
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Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa.
Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la
pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos
nosotros.
Combinación de teclas:
Para desplazarse Presione las teclas
Una página adelante CTRL + AvPág.
Una página atrás CTRL + RePág.
Al principio del documento CTRL + Inicio
Al final del documento CTRL + Fin
Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home,
Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn
Mediante las Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical
representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su
interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos
desplazarnos de las siguientes formas:
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- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos
desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la
que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el
cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10
aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o triángulo de la parte
superior/inferior nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si
mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida
hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la
barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto
que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que
al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una
página arriba/abajo.
Haciendo clic en el botón central del círculo podemos cambiar el objeto
página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
Las barras de desplazamiento horizontal.
Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra
vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento
hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos
frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.
Panel de navegación.
En la pestaña Vista tenemos la opción Panel de navegación que nos muestra una
especie de índice en un panel que se situará a la izquierda del documento. Para
verlo, deberemos tener activada su casilla de verificación, como se muestra en la
imagen.
Este índice se genera automáticamente con los títulos que vayas incluyendo en el
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documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del
documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción
con el nombre anterior: Mapa del documento.
Ir a.
Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incómodo realizar el
desplazamiento de las formas que hemos visto. Imagina que estás trabajando con
un documento de 350 páginas y quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de
tiempo ir página a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a. La
encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar. Una forma
más rápida de ejecutar el comando es con las teclas CTRL+G o haciendo clic en
el texto Página Y de N de la barra de estado.
A la izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el
valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo,
elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc.
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2.2 Selección
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente
hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar; en esto
consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque el
fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en azul o
negro).
Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado:
Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos métodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin
soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa
quedará seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de
forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará
seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el
gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.
Teclado
Para seleccionar Presione las teclas
Un carácter a la derecha Mayús. + flecha derecha
Un carácter a la izquierda Mayús. + flecha izquierda
Palabra a la derecha Ctrl + Mayús.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda
Hasta el final de la línea. Mayús. + Fin
Hasta el principio de la línea. Mayús. + Inicio
Una línea abajo Mayús. + flecha abajo
Una línea arriba Mayús. + flecha arriba
Hasta el final del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha abajo
Hasta el principio del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha arriba
Una pantalla abajo Mayús. + AvPág
Una pantalla arriba Mayús. + RePág
Hasta el final del documento Ctrl + E
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Opción Seleccionar.
En la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un
menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.
3.5. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra
forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se
indica en la siguiente tabla:
Para borrar Presione las teclas
Un carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso
Un carácter a la derecha Supr
Una palabra a la derecha Ctrl + Supr
Un truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella
para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta,
automáticamente se borrará la palabra seleccionada y podremos seguir
escribiendo en su lugar la palabra correcta.
2.3 La cinta inicio
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque
contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos.
Veámosla con más detalle.
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Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio,
Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la
imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos
Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer
referencia durante el curso a la opción Copiar, la nombraremos como Inicio >
Portapapeles > Copiar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente
nombre de pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño
botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de
diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen,
por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En
el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.
Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando
son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de
opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará visible de
entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y
la seleccionamos.
Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en
algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual,
podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.
En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al
programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
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indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa
opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para
disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el
momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes
mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás
en la zona derecha superior .
2.3. La ficha Archivo
La pestaña Archivo se encuentra destacada en color azul, ¿por qué?
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Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la
modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones
referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se
cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha
llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a
comentar a parte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha
como las que hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú
vertical. Esta pestaña equivalía al botón Office en la versión Word 2007, y en
versiones anteriores era el menú Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a
sus orígenes, pero con un diseño mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
También puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma
Reciente y Salir de la aplicación. Las opciones Información, Imprimir y Compartir
las veremos más adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también
pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar
la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño
recuadro azul que no ocupa todo el ancho del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.
- Opción que despliega una lista de opciones.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que
ocupa todo el ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul
más intenso, de forma que sepamos qué información se está mostrando en el
panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.
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Unidad III Formatos y Esquemas
3.1 Viñetas
3.2 Ortografía y gramática
3.3 Diseño de Tabla
3.4 Imágenes y Gráficos
3.5 Organigramas
3.6 Macros
3.7 Seguridad
3.1 Viñetas
En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para
crear listas.
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y
precedidos por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o
por viñetas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial.
Para aplicarlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los
elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la
cree de forma automática.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * )
Word entenderá que quieres introducir una lista de viñetas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números
también creará una lista, en este caso numérica.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a
continuación de la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma
viñeta, deberás separarlos por un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez
de INTRO.
El resultado será el siguiente:
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Si quieres que un elemento de la lista numérica no empiece por 1 o no siga la
secuencia, utiliza la opción Establecer valor de numeración del submenú que
despliega su correspondiente flecha.
Una característica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar
alfabéticamente. Lo haremos seleccionándolos y pulsando el botón Ordenar
que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a los botones de lista. En el
cuadro de diálogo lo único que debemos hacer es escoger si queremos una
ordenación ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este está un
nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a
las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de viñetas como
numéricas.
También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones
de lista , si despliegas su submenú pulsando la flecha triangular que
hay a la derecha de cada uno de ellos.
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Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la
flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.
Podrás escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequeña
muestra del menú que se despliega. También puedes crear un estilo de lista
personalizado pulsando Definir nueva viñeta, Definir nuevo formato de número o
Definir nueva lista multinivel.
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3.2 Ortografía y gramática
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este
campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante
conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error
no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no
puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado,
junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el
momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy
basta y ¡Vasta ya de gritar!. Word no detectará ningún error puesto que tanto
"basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque
en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no
concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe
contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial
atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son
más difíciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como
veremos.
Revisar mientras se escribe
De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las
palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que
considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo hará a medida que
vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.
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Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el
documento no se imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y
pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que
nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas.
En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error
gramatical es Este. En la de la derecha vemos que hay varias sugerencias:
juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese.
Sabiendo esto ya estamos en disposición de poder corregir nuestros documentos
sin problemas. Pero vamos a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar
con el corrector y sus opciones.
Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias
opciones interesantes:
- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando
nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso,
deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra
como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los
fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error
es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos
omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez.
- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario
personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por
ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra
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empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en
el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos.
- Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya
automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la
escribimos. La veremos con detalle más adelante.
- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo
idioma.
- Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de
diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad
de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el siguiente apartado.
- Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una
búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en
internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas
por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas.
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3.3 Diseño de Tablas
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En
cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se
pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener
el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya
que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta
característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para
Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que
utilizando las tabulaciones u otros métodos.
Crear tablas
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo
Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada
cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en
naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección
se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen
estaríamos creando una tabla de 3x3.
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2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana
que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.
3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz
y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más
lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar
tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De
este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla.
En su pestaña Diseño > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que
nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.
El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a
continuación pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar.
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el
dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente
haciendo clic sobre ella.
Anidar tablas
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Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear
una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma
independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en cuenta es que, si
eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y ésto incluye las
tablas anidadas que podamos haber creado.
¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que
queramos e insertar otra tabla.
Aplicar un estilo de tabla
Hasta ahora hemos visto cómo crear la distribución de celdas, pero existe otro
aspecto importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña
Diseño > grupo Estilos de tabla.
Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para
aplicarlo definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el resultado
final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a
distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir
pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas
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resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello simplemente
deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de estilo de tabla.
Ajustar la tabla
Alineación.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que
tengamos en cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto al
texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las
Herramientas de tabla. En la pestaña Presentación > grupo Tabla haremos clic en
el botón Propiedades.
O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el menú contextual de la tabla.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.
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Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de
texto (Ninguno o Alrededor) y una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).
Mover libremente una tabla:
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el
de poder moverla. Al pasar el ratón sobre la superfície de la tabla, veremos que
aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en él y lo
arrastramos lograremos mover la tabla.
Ajustar tamaño:
También al pasar el ratón sobre la superfície de la tabla, apreciaremos un icono
en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos
modificar de forma sencilla y visual el tamaño de la tabla. Deberemos tener en
cuenta que el sistema siempre modificará la altura del borde inferior y la anchura
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del borde derecho. De esta forma su posición no variará, ya que el punto que
indica la posición de la tabla es la esquina superior izquierda.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de
celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada
hacer clic y la celda se coloreará.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y
cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia
abajo hacer clic y la columna se coloreará.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero
haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y
haciendo clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de
la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
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Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la
tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla
Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el
resto de las columnas.
3.4 Imágenes y Gráficos
En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora
fotografías, gráficos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material
más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando las
herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción y su retoque y ajuste.
Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo
Ilustraciones, y son los siguientes:
- Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Word en una librería
organizada por categorías. Estas imágenes en su mayoría están construidas
utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin perder
resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman,
introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que están basadas en
una fotografía).
- Imágenes de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras
digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks,
PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden
realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se
pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos
o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados
unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones,
si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder
resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo
a este tipo de imágenes no vectoriales.
- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses,
etc. Estos gráficos también son vectoriales.
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- SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.
- Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones,
como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello
disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación,
fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y
Presentación para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con
una componente gráfica atractiva.
Tipos de archivos
Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las
características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de
archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo
llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza
mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.
- GIF. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con
imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos
animados.
- BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio.
Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet
como alternativa al GIF, porque también permite transparencias.
- WMF. Formato de la mayoría de imágenes prediseñadas de Word, normalmente
de las vectoriales.
Insertar imágenes prediseñadas
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral
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Imágenes prediseñadas.
En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos,
si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo
al escribir motocicleta aparecen la imágenes que tengan relación con ese
concepto.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarán. En el ejemplo de la imagen
vemos que está seleccionada la opción Todos los tipos de archivos multimedia,
pero podríamos modificar esta opción para seleccionar uno o varios tipos de
archivos en concreto, de entre las ilustraciones, fotografías e incluso vídeos y
audio.
Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com
está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación de
Word, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su página
web.
En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema
solicite el disco de Word 2010 para poder utilizar alguna imagen.
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Insertar imágenes desde archivo
En este caso haremos clic en la opción Imagen . Se abrirá una ventana
similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, y
que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botón que permite mostrar un
panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imágenes sin tener que
abrirlas, simplemente seleccionándolas.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón
Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino
vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede
automáticamente actualizada en el documento de Word. Para ello, deberemos
pulsar la pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón
Insertar y seleccionar la opción Vincular al archivo.
Incluir imágenes de internet
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Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso será el mismo. Lo
único que deberemos aprender es a guardar la imagen en el disco duro para
poder utilizarla como haríamos con cualquier otra imagen.
Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar,
tenemos que hacer clic con el botón derecho del ratón en ella y elegir la opción
Guardar imagen como... del menú contextual. Dependiendo de tu navegador,
puede que se llame de forma ligeramente distinta. En la ventana que se mostrará,
escoge dónde guardarla y con qué nombre.
En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen
aparecen estos iconos en una esquina de la imagen, si hacemos clic
lograremos el mismo resultado.
Incluir imágenes desde portapapeles
Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa,
como Paint o Photoshop, la podremos Pegar en Word.
Insertar captura de pantalla
Una opción que puede resultar útil es la de Captura de pantalla. La captura de
pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla de tu
ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, normalmente son:
1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo
que estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaña Insertar y la opción Imagen
desde archivo.
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En Word 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botón.
Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un menú que permite
escoger qué captura queremos.
Ésto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una
de las ventanas abiertas no minimizadas.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta
Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qué zona concreta de la
ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no
aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos
disponer de las capturas sin preocuparnos por que Word nos tape zonas de la
ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque
podrás manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.
Manipular imágenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella.
La imagen quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que
disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaña Formato.
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Tamaño
Los círculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se
pueden arrastrar para modificar simultáneamente la altura y anchura de la
imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los círculos sirven para
modificar únicamente la altura o la anchura, dependiendo de cuál arrastremos.
Otra forma de modificar el tamaño es desde la pestaña Formato de . Lo haremos
estableciendo la altura y la anchura en centímetros.
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con sólo
una parte de la imagen, también lo podremos hacer desde aquí con la
herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujará un borde negro que
rodea la imagen. Lo único que debemos hacer es acercar el cursor al borde y
hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al
hacer clic fuera de la imagen se aplicará el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo
más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos
En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rápidos para dotar a la
imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografía o
aplicar sombreados y relieves.
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botón Más situado justo
en la esquina inferior derecha de la muestra que hay en la cinta. Con los botones
Contorno, Efectos y Diseño de imagen podremos crear un estilo personalizado o
modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
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Ajustes
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en
ocasiones con unos pequeños retoques será suficiente. En el caso de las
fotografías las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste de
una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores, Word lo
que hace es mostrar un conjunto de previsualizaciones entre las que elegiremos
cuál nos gusta más.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturación y tono, así como
la opción de colorear la imagen, también con el mismo sistema de
previsualización.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrás de unas
Opciones que abren un cuadro de diálogo donde podrás hacerlo.
Los Efectos artísticos también pueden dar un buen acabado a una imagen.
Aunque se suelen aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la
imagen original, pueden resultar útiles para dar un efecto curioso a una imagen
de portada, por ejemplo.
Insertar formas y dibujar
Word también dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, existen varias formas
predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos
también dispondrás de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que
puedas dar rienda suelta a tu imaginación.
Para utilizarlas deberemos pulsar el botón Formas de la pestaña Insertar.
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrás volver al
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documento y ajustar sus características a tu antojo.
Existe una forma llamada Cuadro de texto que es un tanto especial, porque
permite insertar texto en su interior. Solía utilizarse para incorporar texto en otra
forma, creándolo sobre ella y agrupando después los objetos. Esto ya no es
realmente necesario, porque en las últimas versiones de Word es posible
incorporar texto en cualquier forma, desde la opción Agregar texto de su menú
contextual. Aún así, es interesante saber de su existencia, ya que puede
resultarnos útil en algún caso.
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
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Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector
ortográfico. Si lo recuerdas, ésto no ocurría así con otras herramientas como
WordArt.
Manipular formas
Tamaño, posición y forma
Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios
de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que
hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de
control a su alrededor.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando
cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el
nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras se
arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha
hecho un poco más grande que la original.
Para girar el gráfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el círculo verde que
vemos en la parte superior central de la imagen. Moveremos el ratón y
apreciaremos con una figura semitransparente cómo quedará. Soltaremos el clic
cuando esté en la posición deseada. Además, algunos gráficos también tienen
un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En
este ejemplo un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno.
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Formato
Desde la pestaña Formato podemos modificar aspectos estéticos como el color
de su contorno o relleno, sombra o añadir efectos 3D. Además de la mayoría de
opciones de organización y ajuste de tamaño que ya hemos visto anteriormente.
En esta imagen se ha aplicado:
- Relleno azul.
- Contorno morado de guiones y ancho de 3 ptos.
- Y efecto de iluminación verde.
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Insertar gráficos de Excel
Word 2010 utiliza Excel para representar información numérica de forma gráfica.
En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón Gráfico. Aparecerá un cuadro de
diálogo desde donde podremos seleccionar el tipo de gráfico que necesitamos.
Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos Aceptar.
Aparecerá el gráfico y la hoja de Excel que nos servirá como punto de partida.
Como puedes observar, el gráfico que se ha insertado representa a la tabla de
datos de ejemplo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastará
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hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y
categorías. Nos desplazaremos a través de las celdas de la hoja de cálculo igual
que lo hacíamos en las tablas de Word. El gráfico se dibujará automáticamente a
partir de los datos introducidos.
Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico
que aparece en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un
gráfico. Desde la pestaña Formato que hemos ido viendo a lo largo del tema
podremos establecer el estilo y visualización del gráfico tanto globalmente como
de cada uno de sus componentes. También aparece la pestaña Presentación
desde la que podrás indicar muchos de las opciones de presentación del gráfico,
como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc.
3.5 Organigramas
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de
elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una
organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en
una empresa.
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Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser
obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un
grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias
donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o
componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para
poner en marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características
específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.
Crear un organigrama
Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.
- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de
diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros
seleccionaremos el tipo Jerarquía.
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Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3
subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y
escribir el texto que deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.
Agregar formas
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Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama,
pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo
de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar
o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener
compañero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por
ejemplo B y C son subordinados de A.
Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y
viceversa.
Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo
A1 es asistente de A.
Modificar el diseño
El botón Diseño sirve para modificar el diseño del organigrama.
Podemos seleccionar entre diversos diseños que modifican la estructura de
colocación de los recuadros.
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Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el
aspecto que vemos en la imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización
se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien
a la izquierda o bien a la derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se
basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se
sitúan a la izquierda.
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Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se
basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se
sitúan a la derecha salvo los ayudantes.
Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo
dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y
soltar.
Cambiar el orden de los elementos.
Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento
de derecha a izquierda.
Utilizando esta función podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con
un solo clic:
Cambiar el diseño.
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Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar
el diseño de nuestro diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic. Lo
haremos desde la pestaña Diseño > grupo Diseños:
Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará
automáticamente. También podemos seleccionar la opción Más diseños para
abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico SmartArt.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categoría de diagrama, la estructura
puede que no sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas
coinciden en ella. Lo que se tomará en cuenta a la hora de convertir un
diagrama en otro será su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente
a nuestro diagrama.
Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos
editarlo utilizando este panel.
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Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el
panel y cambiar sus propiedades desde la pestaña Inicio. Como veremos más
adelante también podrás cambiar su aspecto.
Para añadir nuevos elementos sitúate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa
INTRO. Se creará un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo,
o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.
Modificar el aspecto del diagrama
Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos
todo lo relacionado con cómo hacerlo. Con un poco de imaginación podrás
crear organigramas, diagramas y gráficos muy vistosos.
En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaña
Diseño.
SmartArt ofrece, además de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio
de diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto
utilizaremos las opciones que se encuentran en la sección Estilos SmartArt:
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Podemos escoger una combinación de colores preestablecida para nuestro
gráfico, para ello, simplemente despliega el menú Cambiar colores y selecciona
el que más te guste.
Verás que a medida que vas pasando el ratón por cada una de las opciones, tu
gráfico mostrará la previsualización de cómo quedaría si aceptases esa opción.
Estos colores estan clasificados por diferentes categorías, por lo que lo más
recomendable es que en un mismo documento todos los gráficos que introduzcas
sigan la misma línea para conseguir un aspecto más homogéneo.
Más adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma
personalizada.
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La segunda opción que nos será más útil todavía es la de los estilos de gráfico
predefinido.
Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma en que se
visualizan.
Existen diferentes formas de visualización para cada uno de los gráficos, de hecho
hay algunos que tienen un número sorprendente de posibilidades, y lo mejor de
todo: en esta última edición de Word, los gráficos 3D tienen una calidad
impresionante.
Para seleccionar un tipo de visualización despliega la lista y del mismo modo que
antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratón verás la
previsualización en tu gráfico.
En cualquier momento puedes hacer clic en la opción Restablecer gráfico
de la pestaña Diseño para devolver el diagrama a su configuración
inicial. La información se mantendrá, pero se eliminarán los cambios en la
estructura y el estilo.
En la pestaña Formato también encontraremos opciones para configurar la
estética del diagrama.
En los casos en que hayamos seleccionado una visualización en 3D podremos
seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el gráfico temporalmente a 2
dimensiones y poder trabajar con más comodidad.
Cuando hayas temirminado vuelve a hacer clic sobre ese botón y el gráfico
tomará de nuevo la apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la sección Formas nos ayudarán a
diferentes tareas:
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Mayor. Este botón aumenta el tamaño de la forma en el organigrama.
Cuantas más veces lo pulses más grande se hará.
Menor. Estre botón disminuye el tamaño de la forma en el organigrama.
Cuantas más veces lo pulses más pequeño se hará.
Cambiar forma. Este botón despliega un menú desde donde podrás cambiar
la forma de un elemento cualquiera del diagrama, gbastará con seleccionarlo,
desplegar este menú y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrás
escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
3.6 Macros (Tema de Investigación)
3.7 Seguridad (Tema de Investigación)
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Excel
Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel (I)
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se
llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en
algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto
estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.
Iniciar Excel 2010
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010.
- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta
con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el
programa.
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- Desde el icono de Excel del escritorio.
Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación
de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra
a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.
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Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (I)
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en
Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de
trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser
Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea
aconsejable que lo repases aquí .
Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las
visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse
a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar
la tecla INTRO.
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Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja
activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic
sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer
uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic
sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán
ningún efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
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Hoja Anterior CTRL+REPAG
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa
a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos
FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente
para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en
la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
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En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una
misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es
que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra
deberemos pulsar ALT+INTRO.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter
situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de
datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos
la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla
F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del
dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la
misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el
botón Introducir .
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla
Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas.
Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona
la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
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FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los
datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
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Unidad 4. Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar
el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber
elegir el más adecuado según la operación a realizar.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con
Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos
que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos
de selección más utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te
explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero
del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra
operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas
consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación: .
Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.
Selección de un rango de celdas:
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del
ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón
mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás
como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.
También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda
X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y
luego pulsa la otra.
Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la
columna a seleccionar.
Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
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Selección de una hoja entera:
Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no
hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados
en la hoja basta para tenerla seleccionada.
Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva
selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo
podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic
sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la
selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo
pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
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Copiar celdas utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
3. Observa como el puntero del ratón se transforma en .
4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo
pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el
rango en caso de soltar el botón del ratón.
6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
7. Soltar la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes.
Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo
y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea
adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar.
2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un
cuadrado negro, es el controlador de relleno.
3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en
una cruz negra.
4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta
donde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.
5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
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6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha
de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .
Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:
Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición.
Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y
Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas
indicándonos la información situada en el portapapeles.
A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas
cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a
pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de
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pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el
contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el
tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula
asociada a la celda que movemos.
Mover celdas utilizando el ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
quieres mover el rango.
5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el
rango en caso de soltar el botón del ratón.
6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las
celdas.
Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la selección.
3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el
puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el
rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la
hoja activa.
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5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde
quieres dejar las celdas.
Unidad 5. Los datos (I)
Ordenar datos
Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo
algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar
por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una
jerarquía.
Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que
queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección
Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio
de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Ésto ordenará
todo el conjunto de la fila.
Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al
resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre
el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente:
Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.
Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la
columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la
misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.
Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.
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El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de
ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde
podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un
encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres
de columna (columna A, columna B, ...).
- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se
puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o
fondo, o su icono.
- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A).
O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar
nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por
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ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo
nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se
ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás
niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para
abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más
opciones en el criterio de la ordenación.
Buscar y reemplazar datos
Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones
necesitamos localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea
existe la herramienta de búsqueda. La encontraremos en la pestaña Inicio >
Buscar y seleccionar.
Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir
el dato que deseas encontrar.
Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre
las que contentienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos
situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en
toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en
ellas.
También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un
listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el
dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo
clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.
El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones
extra. Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el
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libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo,
sólo las celdas con formato de moneda), etc.
En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien
en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L)
podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por
otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede
referirse a formatos. Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que
contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero
con un color de celda rojo, para destacarlos.
La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto.
La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que
guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a
trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar
esta opción.
Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato
condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos que nos
permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a
la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.
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Unidad 6. Las funciones (I)
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino
una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que
recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental
para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para
agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el
uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos
muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la
celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+
C6+C7+C8
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En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo
que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Autosuma y funciones más frecuentes
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta
tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma
que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de
la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de
la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser
Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el
valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al
diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en
que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.
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Insertar función
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si
queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a
continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario
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conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará
en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver
con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:,
esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría
podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos
pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función
que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente
será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de
cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas
como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el
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botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón
arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al
cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo
en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y
así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función,
Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en
el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente
cambiando a =SUMA(A1:A5).
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado
de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos
los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5
como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra
función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en
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una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la
combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero
la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la
suma y la celda B3.
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la
manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función Descripción
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una
cadena de texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de
decimales
DERECHA,
DERECHAB
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de
texto
ENCONTRAR,
ENCONTRARB
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue
mayúsculas de minúsculas)
EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres de una
cadena de texto que comienza en la posición que se
especifique
HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue
mayúsculas de minúsculas)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos
IZQUIERDA,
IZQUIERDAB
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de
texto
LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
MAYUSC / MINUSC Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas
respectivamente
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $
(dólar)
NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un
valor de texto
REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de
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texto
T Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una
cadena vacía
TEXTO
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß
(Baht)
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar
con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones
específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna
información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un
restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante.
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el
valor de la celda indicada
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la fila para devolver el
valor de una celda
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una
referencia
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia
respecto a una referencia dada
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola
celda de una hoja de cálculo
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
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FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un servidor de red, en
una intranet o en Internet
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de
tabla dinámica
INDICE Usa un índice para elegir un valor de una referencia
o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de
texto
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz
Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y
cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para
crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Función Descripción
AMORTIZ.LIN Devuelve la amortización de cada uno de los períodos
contables
AMORTIZ.PROGRE Devuelve la amortización de cada período contable
mediante el uso de un coeficiente de amortización
CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones)
donde se encuentra la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el principio del período
de un cupón hasta la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación
hasta la fecha del próximo cupón
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de
liquidación
CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha
de liquidación
CUPON.NUM Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de
liquidación y la fecha de vencimiento
DB Devuelve la amortización de un bien durante un período
específico a través del método de amortización de saldo fijo
DDB Devuelve la amortización de un bien durante un período
específico a través del método de amortización por doble
disminución de saldo u otro método que se especifique
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DVS Devuelve la amortización de un bien durante un período
especificado usando el método de amortización acelerada
con una tasa doble y según el coeficiente que se
especifique.
DURACION Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos
de interés periódico
INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con
pagos de interés periódicos
INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con
pagos de interés al vencimiento
INT.EFECTIVO Devuelve la tasa de interés anual efectiva
INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de
una inversión. Esta función se incluye para proporcionar
compatibilidad con Lotus 1-2-3.
MONEDA.DEC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en
forma fraccionaria en una cotización de un valor bursátil
expresada en forma decimal
MONEDA.FRAC Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en
forma decimal en una cotización de un valor bursátil
expresada en forma fraccionaria
NPER Devuelve el número de pagos de una inversión, basada en
pagos constantes y periódicos y una tasa de interés
constante.
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos
PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo
entre dos períodos
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un
período determinado
PAGOPRIN Devuelve el pago de un capital de una inversión
determinada, basado en pagos constantes y periódicos y
una tasa de interés constante.
SYD Devuelve la depreciación por método de anualidades de un
bien durante un período específico.
TASA Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o
una inversión.
TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor
bursátil
TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para
una serie de valores en efectivo.
TIRM Devuelve la tasa interna de retorno modificada, para una
serie de flujos periódicos, considerando costo de la inversión
e interés al volver a invertir el efectivo.
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VA Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el
valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos
que se efectúan en el futuro.
VF Devuelve el valor futuro de una inversión
VF.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de
aplicar una serie de tasas de interés compuesto
VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de
una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros.
Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
Función Descripción Ver
Detalle
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO Devuelve un número entre 0 y 1
COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un
número determinado de elementos
COS Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más
próximo
EXP Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un
número determinado
FACT Devuelve el factorial de un número
NUMERO.ROMANO Devuelve el número pasado en formato decimal a
número Romano
PI Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA Realiza el cálculo de elevar un número a la
potencia indicada
PRODUCTO Devuelve el resultado de realizar el producto de
todos los números pasados como argumentos
RAIZ Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
RESIDUO Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica de un conjunto de
números positivos
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MAX Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA Devuelve el valor que más se repite en la lista de
valores
PROMEDIO Devuelve la media aritmética de la lista de valores
VAR Devuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de
datos
K.ESIMO.MENOR Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de
datos
Funciones lógicas
FALSO Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una
condición
NO Invierte el valor lógico proporcionado
Y Comprueba si todos los valores son verdaderos
O Comprueba si algún valor lógico es verdadero y
devuelve VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO Comprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTO Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO Comprueba si un valor es de tipo numérico
TIPO Devuelve un número que representa el tipo de
datos del valor
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Unidad 7. Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información
más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y
resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010
respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo
manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,
sombreados y forma de visualizar números en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos
utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te
describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección
Fuente.
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Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la
pestaña Fuente.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista
previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que
queremos.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos
indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente
en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos
escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños
disponibles).
- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro.
Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro.
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- Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un
tipo de subrayado.
- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de
verificación que se encuentra a la izquierda.
- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel 2010 tiene por defecto.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si
seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se
aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:
- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para
cambiar el tamaño también puedes utilizar los botones , que aumentan o
disminuyen el tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.
- Cambiar los estilos:
Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
- O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para
escoger uno.
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Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
Aparecerá la ficha de la imagen.
Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.
Las opciones de la ficha son:
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic
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sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y
los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la
derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez
que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al
borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha
de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha
aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se
incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más
a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde
derecho de la celda.
RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato
de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda
tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá ************
hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará
tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas
las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además
trata de ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabrastanto
como sea necesario.
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Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo
tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al
hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de
éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura
de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de
éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las
colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las
celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo
o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º
en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente la altura
de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si
activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar
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exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido
se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la
celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en
una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del
nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida,
como:
Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos
situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).
La opción para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el
texto no cabe.
El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas
seleccionadas para que formen una sola celda y a continuación nos centrará los
datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras
opciones de combinación.
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Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
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Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar
los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en
caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color
y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los
bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene
representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Para abrir la ventana con las opciones que hemos
visto, elegir Más bordes....
Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
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Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
1. Seleccionar la pestaña Inicio.
2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
4. Aparecerá la ficha de la derecha.
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin
Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el
color de la trama.
En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el
relleno de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en
éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado,
elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la
celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
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Power Point
Unidad 1. Entorno y primeros pasos
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que
permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:
En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado
tema.
La exposición de los resultados de una investigación.
Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.
Presentar un nuevo producto.
Y muchos más...
En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y
agradable para captar la atención del interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con
gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten
personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de
los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar
efectos animados, películas y sonidos. Podremos revisar la ortografía de los textos
e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas
aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del
curso.
Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos el
entorno y funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en disposición
de empezar a crear presentaciones.
1.2. Iniciar y cerrar PowerPoint
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Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.
1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de
la pantalla. Al hacer clic en Inicio se despliega un menú. Su aspecto puede ser
ligeramente distinto en función de la versión de Windows que utilicemos, pero lo
normal es que encontremos el programa dentro del apartado Todos los
programas. Localiza y abre la carpeta Microsoft Office y haz clic en Microsoft
PowerPoint.
2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.
Ten presente que no todos los equipos disponen de este icono de forma
predeterminada. Si quieres crearlo haz clic con el botón derecho del ratón sobre
la opción Microsoft PowerPoint del menú inicio. Luego selecciona Enviar a >
Escritorio (crear acceso directo).
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Para cerrar PowerPoint 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes
operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de PowerPoint.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación
de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un
mensaje nos preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y
seleccionar la opción adecuada para que el programa prosiga con el cierre.
1.3. Elementos de la pantalla inicial
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te
mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta
pantalla y así será más fácil entender el resto del curso.
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La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que
hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un
recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas
familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las
explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las
diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de
las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una
página de un libro.
2. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando
con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si
seleccionamos su pestaña . Al seleccionar una diapositiva en el
área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de
trabajo central para poder modificarla.
3. La barra de herramientas de acceso rápido contiene,
normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son
Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para
recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura
estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo,
es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.
4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está
visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona
derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi
todas las ventanas del entorno Windows.
5. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata
de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar
acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías
lógicas. La veremos en detalle más adelante.
6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para
apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se
encuentran en el área de trabajo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada
será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
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- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,
arrastrándolo.
7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista en la cual
queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una
vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la
presentación para ver cómo queda, etc.
8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para
realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo
indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación
en papel.
8. La barra de estado muestra información del estado del documento, como
el número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está
redactando.
Unidad 2. Las vistas
2.1. Cambiar de vista
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante
saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir
tener tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión
global de todas ellas, así como reproducir la presentación para ver el resultado al
final.
Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.
Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.
Donde encontraremos las cuatro vistas pricipales (Normal, Clasificador, Vista
lectura y Presentación) que nos permitirán modificar el diseño, echar un vistazo
general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la
presentación tal y como se verá cuando la proyectemos en nuestra exposición.
Durante el tema iremos viéndolas con detalle.
Desde las opciones de la cinta.
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Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas
vistas más además de las que ya aparecían en la barra inferior, como la Página
de notas o las Vistas patrón.
La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación. Puesto que se trata
de una vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cuál lo
verá nuestro público, posee una ficha propia llamada Presentación con
diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de ejecutarla.
Unidad 3. Trabajar con diapositivas
En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de
una presentación, sin adentrarnos en cómo modificar su contenido. Veremos
cómo podemos insertar nuevas diapositivas, eliminarlas, copiarlas o moverlas.
Como podrás comprobar, se trata de acciones muy sencillas de realizar.
3.1. Insertar una nueva diapositiva
Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices
la vista normal y que selecciones la pestaña diapositiva del área
de esquema.
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Puedes añadir una diapositiva de dos formas:
Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.
O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al
final una nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la
nueva se insertará tras ella.
Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que
se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
Podemos escoger entre diferentes diseños, o cargar una diapositiva en blanco.
No te preocupes si no estás seguro del diseño que necesitarás, porque no tienes
claros qué contenidos vas a incorporar, ya que más adelante veremos cómo
modificar los elementos que contiene.
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3.2. Seleccionar diapositivas
Para realizar las acciones que veremos a continuación en ocasiones será
necesario saber seleccionar diapositivas. Por lo tanto vamos a ver cómo hacerlo.
Desde la vista Normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se
muestran en el área de esquema, cuando se tiene activa la pestaña Diapositivas
. Aunque resulta más cómodo hacerlo desde la vista Clasificador
de diapositivas.
Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. Así, las acciones
realizadas se aplicarán a esta.
Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera
de ellas y pulsamos la tecla MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la
última diapositiva del tramo a seleccionar.
Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla
MAYÚS pulsada e iremos haciendo clic en cada una de ellas.
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Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde
coloreado que las rodea.
Unidad 4. Manejar objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, como
gráficos, imágenes, textos, vídeos o sonidos.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante
analizaremos con más detalle. Esta unidad la dedicaremos a aprender las
acciones básicas que ya hemos visto aplicadas a las diapositivas, es decir:
seleccionar, mover, copiar y eliminar. También veremos algunas acciones más
específicas de los objetos como alinear, voltear u ordenar.
Al igual que en la unidad anterior recomendábamos utilizar la vista Clasificador
de diapositivas, por ser la más cómoda para trabajar con diapositivas, en esta
unidad trabajaremos siempre con la vista Normal. Es sólo en esta vista donde
podremos trabajar con los objetos de una diapositiva.
4.1. Reglas, cuadrícula y guías
Antes de nada es conveniente aprender a utilizar las reglas y guías, puesto que
nos ayudarán a situar y alinear los distintos objetos en la diapositiva. Se muestran y
ocultan desde la ficha Vista, grupo Mostrar, activando y desactivando sus
correspondientes casillas de verificación. En la imagen siguiente están todas
activas.
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Recuerda que sólo se pueden mostrar en la vista Normal. Esto significa que, si te
encuentras en otra vista, las opciones aparecerán inactivas.
Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni se muestran en la
presentación final, sino que se dibujan simplemente en el área de trabajo como
elementos de apoyo.
Reglas
Al activar las reglas se mostrarán dos: una vertical a la izquierda y otra horizontal
en la zona superior. Nos permiten conocer la posición de cualquier objeto, ya que
al situar el cursor sobre la diapositiva, una pequeña línea discontínua marca su
posición en ambas reglas.
En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el título de nuestra
presentación. De ese modo vemos las líneas en la regla que nos dan las
coordenadas del mismo.
Los valores de la regla siempre van del 12 al 12, situando el 0 en el punto central.
Ten en cuenta que la precisión de los valores de la regla dependerá del espacio
de la ventana de PowerPoint. Si se encuentra maximizada, se mostrarán más
valores, si en cambio ocupa un pequeño espacio se verán las mediciones más
espaciadas, como se aprecia en la imagen.
Cuadrícula
La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones,
creando pequeños cuadrados que facilitan la alineación de los objetos en la
diapositiva.
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Desde el botón Configuración de cuadrícula que se encuentra también en Vista >
Mostrar, podremos configurarla para establecer su tamaño y comportamiento.
Para ver cómo hacerlo visita el siguiente avanzado.
Guías
Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en
cuatro secciones iguales. De esta forma podemos conocer el centro de la
diapositiva y repartir la información mejor.
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Unidad 5. Diseño
Una presentación de PowerPoint normalmente va a estar enfocada a servir de
soporte en una exposición pública. Esto hace que el aspecto estético y de diseño
tenga una relevancia especial. Por eso, debemos procurar que nuestra
presentación dé la imagen que queremos proyectar, y que sea agradable y
legible.
Lo ideal es que el diseño no distraiga la atención de nuestro público, por lo tanto,
es especialmente aconsejable que las presentaciones sean discretas y con
colores adecuados. De esta forma la audiencia será capaz de mantener la
concentración en lo que decimos y en el contenido de las diapositivas.
En esta unidad veremos cómo dar un aspecto elegante de forma rápida y
sencilla, gracias a los temas. Al aplicar un tema a una presentación, toda ella
adquirirá unos colores básicos que guardan cierta armonía y todas las diapositivas
tendrán una coherencia estética. Se verán homogéneas sin apenas esfuerzo.
También veremos que disponemos de estilos rápidos que nos permiten cambiar
radicalmente el formato de un elemento de la diapositiva de forma inmediata.
Y aprenderás cómo trabajar con los patrones para poder personalizar con mayor
flexibilidad la presentación, pudiendo utilizar más de un tema en la misma
presentación o indicar formatos por defecto.
5.1. Aplicar un tema
Existen dos formas básicas de aplicar un tema a nuestra presentación: hacerlo a
la hora de crearla o cambiarlo posteriormente.
Ten presente que siempre hay un tema aplicado. El tema que se aplica al crear
nuevas presentaciones es un tema por defecto llamado Office.
Crear una presentación basada en un tema existente
1. Para crear la presentación, hacemos clic en Archivo > Nuevo.
2. En unidades anteriores del curso tendíamos a crearla en blanco, en cambio
en esta ocasión seleccionaremos la opción Temas.
3. Se desplegará un listado de temas. Selecciona el que tenga un diseño más
apropiado y pulsa el botón Crear.
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Cambiar el tema de una presentación
Si ya teníamos la presentación creada, podemos modificar el tema que se aplica
a todas sus diapositivas desde la pestaña Diseño.
No importa qué método utilices, el resultado será el mismo. Podrás observar
como, al insertar una Nueva diapositiva, los diseños disponibles han cambiado
adaptándose al formato del tema. Y cualquier nuevo contenido tendrá su
formato.
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Unidad 6. Trabajar con textos
En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones
que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la
letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles
sangrías, etc.
A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes
relacionadas con los textos.
6.1. Insertar texto
Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar el diseño de
patrón más adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez
seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto:
Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto,
automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo)
desaparecerá y aparecerá el punto de inserción.
Empieza a insertar el texto.
Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte
de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.
6.2. Añadir texto nuevo
Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de
PowerPoint no sea suficiente, por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de
texto para añadir más contenido a la diapositiva.
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Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la
pestaña Insertar.
Verás como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo
cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado
arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el
tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica
que puedes empezar a escribir el texto.
Introduce el texto.
Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la
diapositiva o pulsa dos veces ESC.
6.3. Eliminar texto
Borrar texto es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla SUPR.
Sin embargo, si lo que queremos es eliminar el cuadro de texto en sí, por ejemplo
para incluir otro tipo de elemento, lo que deberemos hacer es seleccionar el
cuadro desde el borde y asegurarnos de que queda delimitado por una línea
continua.
En ese momento es cuando deberemos pulsar la tecla SUPR. Se eliminará el
cuadro y todo su contenido.
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Unidad 7. Trabajar con imágenes (I)
En la mayoría de casos, nuestra presentación se verá muy enriquecida si
incorpora fotografías o imágenes que apoyen la explicación con material más
visual. Por eso PowerPoint incorpora herramientas que facilitan su inserción,
retoque y ajuste.
Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaña
Insertar > grupo Imágenes, y son los siguientes:
- Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Office en una librería
organizada por categorías.
- Imagen. Son imágenes que están almacenadas en nuestro ordenador.
Normalmente fotografías procedentes de cámaras digitales, de Internet, o
creadas con programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc.
Suelen ser de tipo JPG o GIF.
- Captura. Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a
partir de una captura de pantalla, es decir, que representan ventanas o
elementos que se están mostrando en nuestro ordenador.
También veremos cómo crear una presentación a partir de una serie de
fotografías. De esta forma podremos agruparlas en un Álbum de fotografías que
podremos compartir fácilmente a través de internet.
7.1. Insertar imágenes
Como hemos dicho, podremos incluir imágenes en la presentación desde la ficha
Insertar, grupo Imágenes. Aunque también podríamos hacerlo desde el propio
diseño de la diapositiva, si éste tiene una zona dedicada a este tipo de
contenido.
Imágenes prediseñadas.
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Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral
Imágenes prediseñadas.
En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos,
si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo
al escribir motocicleta aparecen la imágenes que tengan relación con ese
concepto.
Para insertar una imagen en la presentación basta hacer clic sobre ella.
Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com
está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación del
paquete Office, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su
página web.
En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema
solicite el disco de instalación para poder utilizar alguna imagen.
Imagen.
En este caso haremos clic en la opción Imagen . Se abrirá una ventana
similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir una presentación, y que ya
conocemos. Puede venirte bien pulsar el botón que permite mostrar un panel de
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vista previa en la ventana para ir viendo las imágenes sin tener que abrirlas,
simplemente seleccionándolas.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón
Insertar y la imagen se copiará en nuestra presentación.
En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino
vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede
automáticamente actualizada en la presentación. Para ello, deberemos pulsar la
pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar y
seleccionar la opción Vincular al archivo.
Captura.
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La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la
pantalla de tu ordenador.
Al hacer clic sobre esta opción se despliega un menú que permite escoger qué
captura queremos.
Ésto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una
de las ventanas abiertas no minimizadas.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta
Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qué zona concreta de la
ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de PowerPoint
no aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos
disponer de las capturas sin preocuparnos por que el programa nos tape zonas
de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque
podrás manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.
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