View
220
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
LAPORAN INOVASI MAHKAMAH NEGERI PAHANG
MAHKAMAH NEGERI PAHANG
SISTEM e-SURAT MAHKAMAH PAHANG
1. Pengenalan
1.1. PengenalanSistem e-Surat Mahkamah Pahang
Sistem e-Surat telah diperkenalkan kepada Mahkamah Negeri Pahang pada bulan
Ogos 2008 dalam versinya yang ke empat. Sistem ini telah dibangunkan sekitar
tahun 2007 dengan versi pertamanya hanyalah bertujuan untuk merekod surat
keluar dan mencetak alamat di sampul surat. Setelah penyelidikan dan kajian
dibuat berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan,
versinya telah dipertingkatkan sehingga ke versi yang ada sekarang iaitu versi ke
lima. Walaubagaimana pun versi pertama hingga ke tiga adalah versi percubaan
(prototaip) dan hanya digunakan di Mahkamah Tinggi Kuantan. Sistem e-Surat
versi yang ke empat telah siap dan diguna uji di Mahkamah Tinggi Kuantan pada
Mac 2008. Pada bulan Ogos 2008 barulah ianya diperkenalkan kepada Mahkamah
Sesyen Kuantan atau Pusat Tanggungjawab Mahkamah Negeri Pahang dan
seterusnya diedar dan dipasang di Mahkamah-Mahkamah Daerah seluruh Negeri
Pahang.
Pada peringkat awal menggunakan sistem e-Surat Mahkamah Pahang versi ke
empat, pegawai penyelia telah mendapati tiada medan untuk merekod maklumat
mengenai wang pos/cek dan nombor resit seperti mana yang dikehendaki dalam
perkara AP. 71.(b) dan AP. 71.(c), laporan hendaklah mengandungi perkara-perkara
tarikh terima, nama pengirim, nombor rujukan dokumen/mel, nombor cek,
amaun dan perihal dokumen atau barang. Bagi mematuhi AP. tersebut, perkara
2
ini telah dimaklumkan kepada pembangun sistem dan seterusnya pengemaskinian
serta penambahbaikan ke atas sistem ini telah dilakukan dan ianya telah berjaya
diselesaikan pada 1 Jun 2010 dalam versi yang ke lima.
1.2. Latar belakang Projek Inovasi e-Surat Mahkamah Pahang
Idea e-Surat ini telah dicetuskan dari hasil pemikiran kreatif dan inovatif En. Mohd
Ismail bin Muda iaitu seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Oprasi) Gred N17
yang ditempatkan di Mahkamah Tinggi Kuantan. Uniknya sistem ini dibangunkan
oleh seorang kakitangan dalam Kumpulan Sokongan yang tidak pernah mengikuti
mana-mana kelas latihan/pengajian komputer secara formal dan dilakukan di luar
waktu pejabat. Ini bermakna segala idea yang tercetus dalam terhasilnya Sistem e-
Surat ini adalah idea beliau sendiri tanpa pernah adanya adaptasi dari mana-mana
sistem yang sedia ada sebelum ini (jika ada). Kesungguhan dan komitmen beliau
untuk membantu jabatan bagi mengatasi masalah dokumentasi telah berhasil
apabila berjaya menyiapkan sistem e-Surat sepenuhnya. Sistem ini juga telah
mendapat perhatian dan sokongan dari pihak pengurusan tertinggi Mahkamah
Persekutuan Malaysia di Istana Kehakiman.
2. Tujuan Projek Inovasi e-Surat Mahkamah Pahang
Meningkatkan kecekapan serta kualiti penyampaian perkhidmatan melalui
pengurusan merekod dokumen-dokumen yang lebih sistemetik, murah, senang
digunakan dan praktikal.
3
3. Peringkat Perlaksanaan
3.1. Kedudukan Sebelum Inovasi
i. Surat-surat yang diterima tidak direkodkan secara teratur di dalam buku
rekod penerimaan surat.
ii. Hanya surat yang diterima melalui pos sahaja direkodkan.
iii. Nombor cek/wang pos tidak direkodkan.
iv. Nama dan alamat pengirim tidak direkodkan.
v. Sukar disemak atau dicari bagi mengesahkan penerimaan atau
penghantaran dokumen kepada pelanggan.
vi. Penyediaan laporan/butir-butir penerimaan atau penghantaran surat tidak
dapat dilakukan dengan lebih mudah dan pantas untuk rujukan pegawai.
Perlu membuka fail dan mengambil masa yang lama.
vii. Sering berlaku kesilapan ketika mengedarkan dokumen. Tiada senarai
pendek disertakan.
viii. Status penerimaan surat sukar dipantau oleh Ketua Jabatan.
3.2. Kedudukan Selepas Inovasi
i. Surat-surat yang diterima dan dipos telah direkodkan ke dalam sistem ini.
ii. Butir-butir mengenai Nombor cek/Wang pos serta amaun perlu direkodkan.
iii. Maklumat pengirim/penerima perlu direkodkan.
iv. Pengesahan penerimaan surat dapat dibuat dengan lebih cepat dan betul
tanpa perlu membuka fail.
4
v. Penyediaan laporan/butir-butir penerimaan/penghantaran surat dapat
dilakukan dengan lebih mudah dan pantas.
vi. Pengguna boleh menyemak penerimaan dan penghantaran surat dari
komputer masing-masing.
vii. Pemantauan dapat dilakukan dengan lebih mudah oleh Ketua Jabatan atau
pegawai penyelia.
4. Kelebihan Inovasi
4.1. Penjimatan Masa
Dengan wujudnya sistem ini, urusan merekod, mengedar dan memantau surat-
surat yang diterima dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah dengan
aggaran masa kurang dari satu minit untuk satu surat sekaligus menjimatkan
masa kepada pegawai penyelia untuk menyediakan laporan mengenai surat-
menyurat. Surat-surat yang telah direkod dapat diedarkan terus kepada
Pegawai / Pembantu Tadbir yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya.
Norma Tugas Pegawai Yang Diberi Kuasa Mengurus Penerimaan Surat/
Dokumen.
Bil. Proses Kerja Masa
1. Penerimaan dokumen/ surat/mel dari kaunter
pendaftaran. Membuka surat-surat yang diterima
melalui pos dan cop tarikh penerimaan.
10 saat bagi 1
surat terima
2. Merekod maklumat-maklumat seperti tarikh
penerimaan, alamat pengirim, nombor rujuk surat,
tarikh surat, jenis dan nombor siri pengeposan dan
butir-butir mengenai surat ke dalam Sistem e-Surat
10 saat untuk satu
surat.
5
serta mengenalpasti surat untuk tindakan siapa.
Pengasingan terus dibuat.
3. Merekod maklumat cek/wang pos berserta amaun
dan seterusnya membuat penyerahan ke kaunter
penerimaan hasil bagi tujuan pengeluaran resit rasmi.
10 saat bagi satu
surat
4. Selepas pengeluaran resit, rekod surat akan
dipanggil balik modul carian pantas dan nombor resit
akan direkodkan ke dalam sistem.
10 saat untuk satu
surat
5. Merekod penyerahan surat dan mengedar surat-surat
yang diterima berserta senarai semak kepada
Pegawai/ Pembantu Tadbir (Undang-Undang) yang
berkenaan untuk tindakan lanjut
10 saat untuk satu
surat.
JUMLAH MASA50 saat untuk 1
surat
4.2. Penjimatan Kos (Implikasi Kewangan)
Pembangunan sistem ini tidak melibatkan perbelanjaan/ peruntukan kewangan
kerana ianya dibina sendiri dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access iaitu
sebuah aplikasi pengkalan data yang dipakejkan bersama di dalam produk
Microssoft Office.
Sistem ini juga tidak memerlukan tambahan kos bagi pemangsangan dan
penyelenggaraan server kerana ianya menyokong Local Area Network (LAN)
untuk diakses oleh pegawai dalam jabatan yang sama.
Tidak memerlukan kos atau perbelanjaan sekiranya perlu meningkatkan fungsi-
fungsi aplikasi kerana ianya boleh ditambah mengikut keperluan dari semasa ke
semasa.
6
4.3. Peningkatan Hasil Kerja
Dengan adanya sistem ini, kesemua dokumen/ surat-surat telah dapat direkod
dengan lebih pantas dan mudah. Data boleh dicapai dengan pantas dan surat-
surat keluar masuk dapat dikesan dengan mudah. Inovasi ini juga dapat
meningkatkan kepuasan pelangan apabila pengesahan penerimaan
surat/dokumen dapat dilakukan dengan lebih cekap dan pantas. Data-data yang
direkodkan memenuhi keperluan jabatan.
4.4. Mudah Digunakandan Mesra Pelanggan
Sitem e-Surat Mahkamah Negeri Pahang mudah dipasang ke dalam mana-
mana komputer yang mempunyai perisian Microsoft Access. Antaramuka dan
fungsi-fungsi arahan yang disediakan adalah ringkas dan mudah difahami.
5. Masalah Sebelum Inovasi
5.1. Rekod surat tidak teratur, hanya tarikh terima, nombor rujukan dan tarikh surat
sahaja direkodkan. Butir-butir mengenai dokumen tidak direkodkan.
5.2.Mengambil masa yang lama dan sukar untuk mencari semula maklumat untuk
rujukan atau pengesahan penerimaan.
5.3.Surat/dokumen ‘serahan tangan’ tidak direkod, hanya surat yang diterima
melalui pos sahaja direkodkan.
5.4.Sentiasa mendapat aduan dari pelanggan berkenaan surat-surat yang dihantar
tidak diambil tindakan atau hilang.
7
5.5.Kes-kes yang dibicarakan terpaksa ditangguh kerana dokumen yang difailkan
oleh peguam atau orang awam tidak dimasukkan ke dalam fail disebabkan
dokumen tersebut tidak sampai kepada Pembantu Tadbir yang sepatutnya
memproses atau mengambil tindakan ke atas dokumen tersebut.
5.6.Kelancaran untuk memproses dokumen ‘SEGERA’ tidak dapat dilakukan dengan
segera disebabkan kesukaran untuk mengenalpasti dokumen ‘SEGERA’ apabila
dokumen diterima dalam kuantiti yang banyak.
5.7.Mengambil masa yang lama untuk menyediakan laporan apabila diminta oleh
pegawai kerana perlu membuka fail asal.
Buku Daftar Surat
8
Cara Merekod Surat Terima Sebelum Inovasi
Nombor Cek/ Wang Pos/ Resit tidak direkod
Maklumat mengenai pengirim tidak direkod
Tarikh direkod secara tidak teratur
9
6. Inovasi Yang Telah Dilaksanakan
6.1.Cara merekod lebih berkesan. Tugas merekod dokumendapat dilakukan dengan
lebih mudah dan teratur melalui menu arahan yang ringkas dan senang
difahami. Maklumat mengenai surat seperti tarikh penerimaan, alamat pengirim,
nombor rujukan, tarikh surat, butir-butir mengenai surat, nombor wang pos/cek, amaun
dan nombor resit telah direkodkan.
Butang arahan yang ringkas dan senang difahami.
Dua Modul Utama1. Modul Surat Terima2. Modul Surat Keluar
Fungsi-fungsi arahan yang ringkas dan senang difahami.
Statistik untuk pemantauan pegawai penyelia.
Fungsi-fungsi tambahan untuk memudahkan kerja mencetak sampul surat dan direktori telefon
10
Borang Kemasukan Data
Alamat tidak perlu ditaip berulang kali tetapi
hanya perlu dipilih dari menu Senarai Alamat
Butang untuk carian senarai
Butang untuk memilih tarikh surat
Butang untuk memilih jenis
Hanya perlu taip katakunci untuk buat carian pantasalalmat sesuatu pejabat/ jabatan.
Dwi klik pada senarai pilihan dan alalmat akan dimasukkan ke dalam boring kemasukan data secara automatik.
11
Pilihan tarikh
Senarai jenis penghantaran
Maklumat sedia untuk direkod.
Tarikh penerimaan/rekod
Nama dan alamat pengirim
Nombor rujukan surat/dokumen
Tarikh surat/dokumen
Butir-butir mengenai surat/dokumen
Jenis penghantaran
No siri/ pendaftaran pos
Tekan butang Enter untuk simpan
12
6.2.Menyediakan modul untuk merekod maklumat mengenai cek/ wang pos dan
nombor resit juga direkodkan. Perkara ini selaras dengan peruntukan AP 71(b)
dan AP 71(c).
Modul Rekod Bayaran
(sekiranya cek/ wang pos disertakan bersama dengan dokumen)
6.3.Kaedah membuat carian pantas disediakan serta dapat mengenali
surat/dokumen dengan betul. Hanya perlu menggunakan katakunci sahaja untuk
membuat carian. Masa yang diambil untuk mencapai sesuatu rekod tidak
sampai sepuluh saat.
Maklumat Hasil Carian Pantas
Tarikh cek/wang pos, perkara, nombor cek/wang pos, jumlah dan nombor resit direkodkan
1. Pilih Kaedah carian :- Tarikh Daftar
- Tarikh Dokumen- Nombor Rujukan- Alamat- No Cek/Wang pos- No siri pendaftaran pos
2. Masukkan katakunci dan tekan “ENTER”
3. Senarai rekod yang berjaya ditemui
13
6.4.Semua surat/dokumen yang diterima melalui pos dan serahan tangan telah
direkodkan.
Rekod penerimaan surat disenaraikan dalam satu jadual mengikut susunan
tarikh penerimaan. Walaubagaimana pun Menu Carian Pantas disediakan untuk
membuat capaian data dengan lebih cepat dan berkesan.
6.5.Menyediakan senarai semak untuk tindakan serta merta Pembantu Tadbir ke
atas dokumen “SEGERA” yang telah difailkan.
6.6.Laporan untuk rujukan pegawai mudah disediakan dan tidak perlu membuka fail
asal.
Senarai semua surat/dokumen yg diterima melalui serahan tengan dan pos direkodkan
Rekod disusun mengikut tarikh penerimaan.
Menu Cariain Pantas
16
Laporan penerimaan surat yang mempunyai bayaran
Laporan Penerimaan surat yang mengandungi bayaran/ surat berdaftar menepati AP.71(b) & AP 71(c)
17
laporan Surat Keluar mengikut kategori/jenis penghantaran
6.7.Boleh diakses oleh mana-mana komputer dalam Local Area Network yang
dipasang dengan Sistem e-Surat.
6.8.Aduan pelanggan dapat dikurangkan dan peguam atau orang awam tidak perlu
menunggu lama untuk mendapat pengesahan penerimaan dokumen kerana
modul cari disediakan untuk membuat carian pantas.
Menu Carian Pantas
Laporan Surat Keluar berdaftar dapat disediakan dengan mudah untuk rujukan pegawai penyelia.
18
6.9.Menyediakan modul log masuk bagi meningkatkan keselamatan rekod.
Modul Log Masuk
7. Penutup
Sistem e-Surat ini telah diterima pakai di Mahkamah Negeri Pahang. Hasil daripada
penggunaan aplikasi ini telah banyak menyumbang kepada kelancaran sistem
pentadbiran dan perundangan di Mahkamah Negeri Pahang. Pengesanan rekod
yang mudah dan pantas telah memberi keselesaan kepada pelanggan yang
berurusan dengan Mahkamah Negeri Pahang.
Sistem surat ini akan cuba dipertingkatkan dari semasa ke semasa agar ianya boleh
membawa tranfomasi dan perubahan kepada amalan kerja sedia ada. Cetusan idea
kreatif ini adalah fleksible dan boleh diadaptasi untuk diguna pakai oleh mana-mana
jabatan kerajaan atau agensi swasta.
Mempunyai 2 kategori pengguna iaitu; 1. Pentadbir 2. biasa
Recommended