Latihan Microsoft ® Office Excel ® 2007

Latihan Microsoft® Office Excel® 2007

Cipta buku kerja anda yang pertama

Kandungan kursus

• Gambaran keseluruhan: Di mana harus dimulakan?

• Pelajaran 1: Berkenalan dengan buku kerja

• Pelajaran 2: Masukkan data

• Pelajaran 3: Edit data dan semak lembaran kerja

Setiap pelajaran mengandungi satu senarai tugas yang disyorkan dan satu set soalan ujian.

Gambaran keseluruhan: Di mana harus dimulakan?

Anda dikehendaki memasukkan data ke dalam Excel 2007, tetapi anda belum pernah menggunakan Excel. Di mana anda harus mulakan?

Atau mungkin anda pernah menggunakan Excel tetapi masih kurang jelas bagaimana melakukan perkara asas seperti memasukkan dan mengedit teks dan nombor, atau menambah dan menghapus lajur dan baris.

Di sini anda akan belajar kemahiran menggunakan Excel dengan cepat dan mudah.

Matlamat kursus

• Cipta buku kerja yang baru.

• Masukkan teks dan nombor.

• Edit teks dan nombor.

• Selit dan hapus lajur dan baris.

Pelajaran 1

Berkenalan dengan buku kerja

Berkenalan dengan buku kerjaApabila anda memulakan Excel, anda dipaparkan dengan grid kosong yang besar mengandungi lajur, baris dan sel.

Jika anda masih baru dengan Excel, anda mungkin kurang jelas apa yang harus dilakukan seterusnya.

Kursus ini dimulakan dengan membantu anda merasa selesa dengan perkara asas Excel dengan memberikan panduan apabila anda memasukkan data ke dalam Excel.

Reben

Jalur di sebelah atas tetingkap Excel 2007 dinamakan Reben.

Reben terdiri daripada pelbagai tab yang berbeza, setiap satu berkait dengan tugasan khusus yang dilakukan oleh pengguna Excel.

Anda perlu klik tab di atas reben untuk melihat pelbagai arahan dari setiap satu tab.

Selitkan

Hapuskan

Format

Sel Pengeditan

Rumah

Isih &Tapis

RebenTab Rumah, iaitu tab pertama di sebelah kiri, mengandungi perintah harian yang sering digunakan oleh pengguna.

1

2

Reben berada di sepanjang bahagian atas tetingkap Excel.

Perintah pada Reben disusun mengikut kumpulan kecil yang berkaitan. Sebagai contoh, perintah untuk bekerja dengan kandungan sel dikumpulkan bersama dalam kumpulan Pengeditan, dan arahan untuk bekerja dengan sel itu sendiri terdapat dalam kumpulan Sel.

Gambar menunjukkan perintah tab Rumah pada Reben.

Selitkan

Hapuskan

Format

Sel Pengeditan

Isih &Tapis

Rumah

Buku kerja dan lembaran kerjaApabila anda mulakan Excel, anda membuka fail yang dinamakan buku kerja.

Setiap buku kerja baru dikeluarkan bersama dengan tiga lembaran kerja untuk anda memasukkan data.

1 Buku kerja pertama yang anda buka dinamakan Buku1. Nama ini muncul pada bar di atas tetingkap dan bertukar apabila anda menyimpan buku kerja ini menggunakan nama pilihan anda sendiri.

Ditunjukkan di sini ialah lembaran kerja yang kosong di dalam satu buku kerja baru.

Begini caranya.

Buku1 – Microsoft Excel

Helaian1 Helaian2 Helaian3

Buku kerja dan lembaran kerjaApabila anda mulakan Excel, anda membuka fail yang dinamakan buku kerja.

Setiap buku kerja baru dikeluarkan bersama dengan tiga lembaran kerja untuk anda memasukkan data.

2 Tab helaian muncul di sebelah bawah tetingkap. Disyorkan supaya anda memberikan nama baru kepada tab helaian agar maklumat pada setiap helaian lebih mudah dikenali.

Ditunjukkan di sini ialah lembaran kerja yang kosong di dalam satu buku kerja baru.

Begini caranya.

Buku1 – Microsoft Excel

Helaian1 Helaian2 Helaian3

Buku kerja dan lembaran kerjaAnda juga mungkin tertanya-tanya bagaimana mencipta buku kerja yang baru.

1. Klik Bebutang Microsoft Office yang terletak di bahagian kiri di sebelah atas tetingkap.

Begini caranya.

2. Klik Baru.

3. Pada tetingkap Buku Kerja Baru, klik Buku Kerja Kosong.

Buku1 – Microsoft Excel

Helaian1 Helaian2 Helaian3

Lajur, baris, dan selLembaran kerja terdiri daripada lajur, baris dan sel.

Itulah grid yang anda lihat apabila anda membuka buku kerja.

1 Lajur bermula dari atas hingga ke bawah pada helaian kerja, secara menegak. Setiap lajur mempunyai tajuk abjad di sebelah atas.

Baris pula terletak secara mendatar pada helaian kerja. Setiap baris juga mempunyai tajuk. Tajuk baris adalah nombor, dari 1 sehingga 1,048,576.

2

Lajur, baris, dan sel

Tajuk berabjad pada lajur dan tajuk bernombor pada baris menunjukkan di mana anda berada dalam lembaran kerja apabila anda klik pada mana-mana sel.

Kedua-dua tajuk bergabung menjadi alamat sel. Sebagai contoh, sel yang berada pada persimpangan lajur A dan baris 3 dinamakan sel A3. Ia juga dinamakan rujukan sel.

Lembaran kerja terdiri daripada lajur, baris dan sel.

Itulah grid yang anda lihat apabila anda membuka buku kerja.

Data ditempatkan ke dalam selSel adalah permulaan kerja anda dan tempat memasukkan data ke dalam lembaran kerja.

Gambar di sebelah kiri ialah apa yang anda lihat semasa anda membuka buku kerja yang baru.

Sel pertama di sudut kiri sebelah atas buku kerja ialah sel yang aktif. Ia ditandai dengan garis bentuk hitam, menunjukkan sebarang data yang anda masukkan akan disimpan di sana.

Data ditempatkan ke dalam selAnda boleh masukkan data di mana saja anda suka dengan mengklik mana-mana sel dalam lembaran kerja untuk memilih sel.

Apabila anda memilih mana-mana sel, ia menjadi sel yang aktif. Seperti yang diterangkan sebelum ini, ia mempunyai garis bentuk hitam.

Tajuk bagi lajur dan baris bagi sel yang terpilih juga diserlahkan.

Data ditempatkan ke dalam selAnda boleh masukkan data di mana saja anda suka dengan mengklik mana-mana sel dalam lembaran kerja untuk memilih sel.

Sebagai contoh, jika anda memilih satu sel dalam lajur C di baris 5, seperti yang ditunjukkan dalam gambar di sebelah kanan:

1

2

Lajur C diserlahkan.

Baris 5 diserlahkan.

Data ditempatkan ke dalam selAnda boleh masukkan data di mana saja anda suka dengan mengklik mana-mana sel dalam lembaran kerja untuk memilih sel.

Sebagai contoh, jika anda memilih satu sel dalam lajur C di baris 5, seperti yang ditunjukkan dalam gambar di sebelah kanan:

3 Sel yang aktif, dalam kes ini ialah C5, mempunyai garis bentuk hitam. Dan namanya – juga dikenali sebagai rujukan sel – ditunjukkan dalam Peti Nama di sudut kiri di sebelah atas lembaran kerja.

Data ditempatkan ke dalam selSel bergaris bentuk hitam, tajuk lajur dan baris yang terserlah, dan rupa sel rujukan dalam Peti Nama memudahkan anda untuk mengenali C5 sebagai sel yang aktif.

Petunjuk ini tidak begitu penting semasa anda berada di sebelah atas di dalam beberapa sel pertama pada lembaran kerja.

Tetapi apabila anda bekerja lebih jauh ke bawah atau melintang lembaran kerja, petunjuk ini banyak membantu anda.

Latihan yang disyorkan

1. Namakan semula tab buku kerja.

2. Bergerak dari satu lembaran kerja kepada yang lain.

3. Mewarnakan tab lembaran kerja.

4. Tambah dan hapus lembaran kerja.

5. Semak tajuk lajur dan gunakan Peti Nama.

Ujian 1, soalan 1Anda memerlukan buku kerja yang baru. Bagaimana anda menciptanya? (Pilih satu jawapan.)

1. Dalam kumpulan Sel, klik Selit, kemudian klik Selit Helaian.

2. Klik Bebutang Microsoft Office, kemudian klik Baru. Dalam tetingkap Buku Kerja Baru, klik Buku kerja kosong.

3. Dalam kumpulan Sel, klik Selit, kemudian klik Buku Kerja.

Ujian 1, soalan 1: JawapanKlik Bebutang Microsoft Office, kemudian klik Baru. Dalam tetingkap Buku Kerja Baru, klik Buku kerja kosong.

Ujian 1, soalan 2Peti Nama menunjukkan kandungan sel aktif. (Pilih satu jawapan.)

1. Betul.

2. Salah.

Ujian 1, soalan 2: JawapanSalah.

Peti Nama memberikan anda rujukan sel bagi sel yang aktif. Anda boleh juga menggunakan Peti Nama untuk memilih sel, dengan menaip rujukan sel dalam kotak tersebut.

Ujian 1, soalan 3Dalam lembaran kerja baru, anda mesti mula dengan menaip dalam sel A1. (Pilih satu jawapan.)

1. Betul.

2. Salah.

Ujian 1, soalan 3: JawapanSalah.

Anda bebas bergerak dan menaip di mana saja yang anda suka. Klik di mana-mana sel dan mula menaip. Tetapi jangan sampai sehingga pembaca perlu mengskrol untuk melihat data yang lebih baik dimulakan di sel A1 atau A2.

Pelajaran 2

Masukkan data

Masukkan dataAnda boleh menggunakan Excel untuk memasukkan pelbagai data, profesional atau peribadi.

Anda boleh memasukkan dua jenis data ke dalam sel lembaran kerja: nombor dan teks. Anda boleh menggunakan Excel untuk mencipta bajet, mengira

cukai, merekodkan gred atau kehadiran pelajar, atau menyenaraikan produk jualan anda. Anda juga boleh mencatatkan senaman harian, mengawasi berat badan, atau mengawal perbelanjaan pengubahsuaian rumah anda. Kemungkinannya tidak terbatas.

Sekarang mari teruskan dengan kemasukan data.

Gred Pelajar

Laporan Jualan

Perbelanjaan Percutian

Prihatin kepada pembaca anda: mulakan dengan memberi tajuk lajur

Apabila memasukkan data, disyorkan anda mula dengan memberi tajuk di atas setiap lajur.

Dengan cara ini, sesiapa yang berkongsi lembaran kerja bersama anda mudah memahami data berkenaan (dan anda juga mudah memahaminya di masa akan datang).

Anda juga boleh menamakan tajuk baris.

A B C D E F1 2004 2005 2006 2007 2008

2Adventure Works

3

Baldwin Museum of Science

4 Contoso

12

Prihatin kepada pembaca anda: mulakan dengan memberi tajuk lajur

Lembaran kerja dalam gambar menunjukkan arah aliran sebenar dan yang dijangka dalam beberapa tahun.

Ia menggunakan tajuk lajur dan baris:

1

2

Tajuk lajur, melintang di atas lembaran kerja, adalah tahun.

Tajuk baris ke bawah di sebelah kiri adalah nama syarikat.

A B C D E F1 2004 2005 2006 2007 2008

2Adventure Works

3

Baldwin Museum of Science

4 Contoso

12

Mulakan menaipKatakan anda sedang mencipta senarai nama jurujual.

Senarai ini juga mengandungi tarikh jualan serta jumlahnya.

Anda perlu tajuk lajur berikut: Nama, Tarikh, dan Jumlah.

A B C D

1 Nama Tarikh Jumlah

2

3

4

5

Mulakan menaipKatakan anda sedang mencipta senarai nama jurujual.

Senarai ini juga mengandungi tarikh jualan serta jumlahnya.

1. Taip Nama dalam sel A1 dan tekan TAB. Kemudian taip Tarikh dalam sel B1, tekan TAB, dan taip Jumlah dalam sel C1.

Gambar menunjukkan proses menaip maklumat dan mengubah dari satu sel ke sel yang lain:

A B C D

1

2

3

4

5

Nama Tarikh Jumlah

Mulakan menaip

2. Selepas menaip tajuk lajur, klik sel A2 untuk mula menaip nama jurujual. Taip nama pertama, kemudian tekan ENTER untuk mengubah pilihan ke lajur di bawah iaitu ke sel A3. Kemudian taip nama selepasnya, dan seterusnya.

Gambar menunjukkan proses menaip maklumat dan mengubah dari satu sel ke sel yang lain:

A B C D

1

2

3

4

5

Nama Tarikh Jumlah

Buchanan

Suyama

Peacock

Katakan anda sedang mencipta senarai nama jurujual.

Senarai ini juga mengandungi tarikh jualan serta jumlahnya.

Masukkan tarikh dan masaExcel menjajarkan teks ke sebelah kiri sel, tetapi ia menjajarkan tarikh ke sebelah kanan sel.

Untuk memasukkan sel ke dalam lajur B, iaitu lajur Tarikh, anda perlu menggunakan tanda palang atau sempang untuk memisahkan bahagian: 16/7/2009 atau 16-Julai-2009. Excel akan mengenali kedua-duanya sebagai tarikh.

A B C D

1

2

3

4

5

Nama Tarikh Jumlah

Buchanan

Suyama

Peacock

5/3/2009

6/5/2009

5/5/2009

Masukkan nomborExcel menjajarkan nombor ke sebelah kanan sel.

A B C D

1

2

3

4

5

Nama Tarikh Jumlah

Buchanan

Suyama

Peacock

5/3/2009

6/5/2009

5/5/2009

5500

6300

4180

• Untuk memasukkan pecahan, tinggalkan ruang di antara nombor bulat dan pecahan tersebut. Sebagai contoh, 1 1/8.

• Untuk memasukkan pecahan sahaja, masukkan satu sifar terlebih dahulu, sebagai contoh, 0 1/4. Jika anda memasukkan 1/4 tanpa sifar, Excel akan mentafsirnya sebagai tarikh, 1 April.

• Jika anda menaip (100) untuk menunjukkan nombor negatif dengan kurungan, Excel akan memaparkannya sebagai -100.

Masukkan nombor Nombor lain dan bagaimana memasukkannya

Cadangan untuk latihan

1. Masukkan data menggunakan TAB dan ENTER.

2. Betulkan kesilapan semasa anda menaip.

3. Masukkan tarikh dan masa.

4. Masukkan nombor.

Ujian 2, soalan 1Menekan ENTER mengubah pilihan sel ke kanan. (Pilih satu jawapan.)

1. Betul.

2. Salah.

Ujian 2, soalan 1: JawapanSalah.

Menekan ENTER mengubah pilihan ke bawah. Menekan TAB mengubah pilihan ke kanan.

Ujian 2, soalan 2Yang mana di antara berikut dikenali Excel sebagai tarikh? (Pilih satu jawapan.)

1. Februari 6 1947.

2. 2,6,47.

3. 2-Feb-47.

Ujian 2, soalan 2: Jawapan2-Feb-47.

Anda boleh gunakan tanda palang atau sempang untuk memisahkan bahagian dalam tarikh.

Pelajaran 3

Edit data dan semak lembaran kerja

Edit data dan semak lembaran kerja

Semua orang membuat kesilapan. Data yang anda masukkan dengan betul juga perlu dikemas kini kemudian.

Ada kalanya, semua lembaran kerja perlu ditukar.

Sekiranya anda perlu menambah data lajur yang lain, di tengah-tengah lembaran kerja anda, atau anda menyenaraikan satu pekerja setiap baris, mengikut urutan abjad – apakah yang perlu dilakukan sekiranya anda mengambil pekerja baru?

Pelajaran ini menunjukkan anda betapa mudah untuk mengedit, menambah dan menghapus lajur dan baris pada lembaran kerja.

Menyelit Lajur

Mengedit Data

Menyelit Baris

13256123456

Edit dataSekiranya anda ingin memasukkan 5400 dalam sel A2, tetapi anda tersilap dengan memasukkan 4500.

Sebaik sahaja anda mengesan ralat tersebut, terdapat dua cara untuk membetulkannya.

1

2

3

Dwiklik sel tersebut untuk mengedit data di dalamnya.

Atau, setelah mengklik pada sel, edit data dalam Bar Formula.

Selepas memilih sel mengikut salah satu kaedah, lembaran kerja menunjukkan Edit pada bar status di sudut kiri sebelah bawah.

2007 2008 20094500

Edit

4500

2700 3900

Edit dataApakah perbezaan di antara dua kaedah ini?

Di sini ditunjukkan bagaimana anda boleh membuat pembetulan di salah satu tempat:

• Hapuskan abjad atau nombor dengan menekan BACKSPACE atau dengan memilih keseluruhan abjad dan nombor, kemudian menekan DELETE.

• Edit abjad atau nombor dengan memilih kesemuanya dan kemudian menaip yang lain.

Kemudahan anda. Anda akan dapati bahawa Bar Formula, atau sel itu sendiri, lebih mudah untuk bekerja dengannya.

2007 2008 20094500

Edit

4500

2700 3900

Edit data

• Selitkan abjad atau nombor baru ke dalam data sel dengan meletakkan posisi kursor dan menaip.

2007 2008 20094500

Edit

4500

2700 3900

Apakah perbezaan di antara dua kaedah ini?

Kemudahan anda. Anda akan dapati bahawa Bar Formula, atau sel itu sendiri, lebih mudah untuk bekerja dengannya.

Di sini ditunjukkan bagaimana anda boleh membuat pembetulan di salah satu tempat:

Edit data

Apa sahaja yang anda lakukan, apabila anda selesai, jangan lupa untuk menekan ENTER atau TAB supaya pembetulan anda tersimpan di dalam sel.

2007 2008 20095400

Edit

5400

2700 3900

Apakah perbezaan di antara dua kaedah ini?

Kemudahan anda. Anda akan dapati bahawa Bar Formula, atau sel itu sendiri, lebih mudah untuk bekerja dengannya.

Alih keluar pemformatan dataKejutan! Ada pengguna lain menggunakan lembaran kerja anda, mengisi beberapa data, dan menjadikan nombor dalam sel B6 tebal dan berwarna merah untuk menyerlahkan bahawa 2008 adalah jumlah paling rendah.

Tetapi jumlah telah berubah.

Anda ingin membetulkan keadaan.

Rumah

Buang Format

A B

A B

A B

2007 2008

2007 2008

2007 2008

5400

5400

5400

2700

4000

Buang Semua

Alih keluar pemformatan data

1

2

3

Nombor asal telah diformatkan menjadi tebal dan merah.

Jadi anda menghapuskan nombor tersebut.

Anda memasukkan nombor baru. Tetapi ia masih tebal dan merah! Apakah yang berlaku?

Seperti yang ditunjukkan dalam gambar:

Rumah

Buang Format

A B

A B

A B

2007 2008

2007 2008

2007 2008

5400

5400

5400

2700

4000

Buang Semua

Kejutan! Ada pengguna lain menggunakan lembaran kerja anda, mengisi beberapa data, dan menjadikan nombor dalam sel B6 tebal dan berwarna merah untuk menyerlahkan bahawa 2008 adalah jumlah paling rendah.

Alih keluar pemformatan dataApa yang berlaku adalah sel itu sendiri telah diformatkan, dan bukan data di dalam sel.

Apabila anda menghapuskan data yang mempunyai pemformatan khas, anda juga perlu menghapuskan pemformatan bagi sel tersebut.

Sehingga anda berbuat demikian, sebarang data yang anda masukkan ke dalam sel akan mengandungi pemformatan khas.

Rumah

Buang Format

A B

A B

A B

2007 2008

2007 2008

2007 2008

5400

5400

5400

2700

4000

Buang Semua

Alih keluar pemformatan dataBerikut adalah cara menghapuskan pemformatan.

1. Klik di dalam sel, kemudian pada tab Rumah, dalam kumpulan Pengeditan, klik anak panah pada Buang .

2. Klik Buang Format, yang menghapuskan format dari dalam sel. Atau anda boleh klik Buang Semua untuk menghapuskan kedua-dua data dan pemformatan serentak.

Rumah

Buang Format

A B

A B

A B

2007 2008

2007 2008

2007 2008

5400

5400

5400

2700

4000

Buang Semua

Selit lajur atau barisSelepas memasukkan data, anda akan dapati bahawa anda perlu menambah lajur atau baris untuk menunjukkan maklumat tambahan.

Adakah anda perlu mulakan sekali lagi? Sudah tentu tidak.

Untuk menyelit satu lajur:

1. Klik mana-mana sel di dalam lajur di sebelah kanan di mana anda ingin lajur baru berada.

2. Pada tab Rumah, dalam kumpulan Sel, klik anak panah pada Selitkan. Pada menu juntai bawah, klik Selitkan Lajur Helaian. Satu lajur kosong baru diselitkan.

Selitkan

Selitkan Sel…

Selitkan Baris Helaian

Selitkan Lajur Helaian

Selitkan Helaian

Selit lajur atau baris

Untuk menyelit satu baris:

1. Klik mana-mana sel pada baris di bawah di mana anda ingin baris baru berada.

2. Dalam kumpulan Sel, klik anak panah pada Selitkan. Pada menu juntai bawah, klik Selitkan Baris Helaian. Satu baris kosong baru diselitkan.

Selitkan

Selitkan Sel…

Selitkan Baris Helaian

Selitkan Lajur Helaian

Selitkan Helaian

Selepas memasukkan data, anda akan dapati bahawa anda perlu menambah lajur atau baris untuk menunjukkan maklumat tambahan.

Adakah anda perlu mulakan sekali lagi? Sudah tentu tidak.

Cadangan untuk latihan1. Edit data.

2. Hapuskan pemformatan sel.

3. Bekerja dalam mod Edit.

4. Selit dan hapus lajur dan baris.

Ujian 3, soalan 1Apakah yang pertama sekali anda lakukan untuk menghapuskan pemformatan dalam sel? (Pilih satu jawapan.)

1. Hapuskan kandungan sel.

2. Klik Format dalam kumpulan Sel pada tab Rumah.

3. Klik Buang dalam kumpulan Pengeditan pada tab Rumah.

Ujian 3, soalan 1: JawapanKlik Buang dalam kumpulan Pengeditan pada tab Rumah.

Kemudian klik Buang Format.

Ujian 3, soalan 2Untuk menambah lajur, klik satu sel dalam lajur di sebelah kanan di mana anda ingin lajur baru berada. (Pilih satu jawapan.)

1. Betul.

2. Salah.

Ujian 3, soalan 2: JawapanBetul.

Kemudian pada tab Rumah, dalam kumpulan Sel, klik anak panah pada Selitkan, dan klik Selitkan Lajur Helaian untuk menyelit lajur.

Ujian 3, soalan 3Untuk menambah baris baru, klik dalam sel di sebelah atas di mana anda ingin baris baru berada. (Pilih satu jawapan).

1. Betul.

2. Salah.

Ujian 3, soalan 3: JawapanSalah.

Sebaliknya, anda perlu klik mana-mana sel dalam baris di sebelah bawah di mana anda ingin baris baru itu berada.