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GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS,

EVENTOS FERIALES Y EXPOSICIONES

ColeCCión:CEREMONIAL Y PROTOCOLO

Serie:Guías profesionales

Coordinadora:Dolores del Mar Sánchez González

GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS,

EVENTOS FERIALES Y EXPOSICIONES

María de la Serna Ramos Marta Escudero López-Cepero

© María de la Serna RamosMarta Escudero López-Cepero

© EDITORIAL SÍNTESIS, S. A.Vallehermoso, 34. 28015 Madrid

Teléfono: 91 593 20 98www.sintesis.com

ISBN: 978-84-9171-068-4Depósito Legal: M-23.799-2017

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Índice

parte iConceptos fundamentales

en la organización de eventos y reuniones

1. Introducción al mercado de reuniones ................ 131.1. Clasificacióndelosprincipaleseventos

del mercado de reuniones .................................................... 141.2. Definiciónyobjetivodelosdistintoseventos

segúnsutipología ...................................................................... 151.2.1. Congresos ...................................................................... 161.2.2. Ferias ................................................................................. 171.2.3. Jornadasyseminarios.Seminariosweb 181.2.4. Exposiciones ................................................................ 19

2. Principales actores implicados en la organización de congresos, ferias, jornadas y seminarios ............................................ 212.1. Elcomitéorganizador ............................................................ 212.2. Elcomitécientífico ................................................................... 232.3. Elcomitédehonor .................................................................... 242.4. Lassecretarías .............................................................................. 25

2.4.1. Lasecretaríacientífica ......................................... 26

6 Guía de organización de congresos, eventos feriales y exposiciones

2.4.2. Lasecretaríatécnica .............................................. 27 2.5.Losponentes .................................................................................. 28 2.6.Loscongresistas .......................................................................... 29 2.7.Lospatrocinadoresyloscolaboradores .................... 30 2.8. Losorganizadoresprofesionalesdecongresos ......... 30 2.9.Lasasociacionesyorganizacionesnacionales .... 312.10.Lasasociacionesyorganizacionesinternacionales 32

3. Selección del espacio y fecha de celebración 33 3.1.Seleccióndelaciudad ............................................................ 33

3.1.1. Disponibilidaddeunrecintoadecuado .. 343.1.2. Capacidadhotelera ................................................. 343.1.3. Mediosdetransporte ............................................. 343.1.4. Tecnologíaycomunicaciones ........................ 353.1.5. Otrascaracterísticas ............................................... 353.1.6. Ofertadeservicios .................................................. 37

3.2.Seleccióndelrecinto ............................................................... 373.2.1. Segúnladimensiónotamañodelevento 383.2.2. Segúnlascondicionesgeneralesdelrecinto 393.2.3. Segúnlascondicionesadministrativas .... 41

3.3.Tiposderecinto ........................................................................... 433.3.1. Palacios de congresos

ocentrosdeconvenciones ................................ 433.3.2. Recintosferiales ....................................................... 443.3.3. Hoteles ............................................................................. 443.3.4. Otros .................................................................................. 45

3.4.Fechadecelebración ............................................................... 46

4. Medios de financiación ............................................................ 47 4.1.Patrocinioycolaboración .................................................... 48

4.1.1. Patrocinio ....................................................................... 484.1.2. Colaboración ............................................................... 48

4.2.Exposicióncomercial ............................................................. 494.2.1. Reuniónconlascasascomerciales ............. 49

7Índice

4.3. Ventadeserviciosyproductos ........................................ 514.4. Cuotasdeinscripcióndeloscongresistas ............... 524.5. Elaboracióndelpresupuesto .............................................. 534.6. Presupuestotentativo .............................................................. 56

5. La candidatura y su promoción .................................... 595.1. Tiposdecandidaturas ............................................................. 595.2. Lacandidatura .............................................................................. 60

5.2.1.Definiciónyobjetivosdelcongreso .......... 60 5.2.2.Ciudadyrecintodelasede .............................. 61 5.2.3.Comités............................................................................ 62 5.2.4.Participantes ................................................................. 63 5.2.5.Secretaríatécnica ..................................................... 63 5.2.6.Propuestadecomitédehonor

ynombramientodesupresidente ................ 64 5.2.7.Propuestademiembros

delcomitécientífico ............................................... 64 5.2.8. Imagen .............................................................................. 65 5.2.9.Presupuesto ................................................................... 655.2.10.Propuestadeprogramasocial ......................... 65

5.3. Currículodelorganizador .................................................... 675.4. Promocióndelacandidatura ............................................. 67

parte iiGestión integral de un congreso

6. Organización previa al congreso ................................. 716.1. Calendario o timing .................................................................. 716.2. Programa .......................................................................................... 72

6.2.1.Programapreliminar .............................................. 726.3. Lugardecelebración ............................................................... 75

6.3.1. Ciudad .............................................................................. 75 6.3.2.Recinto ............................................................................. 76

8 Guía de organización de congresos, eventos feriales y exposiciones

6.4.Transporteyalojamiento ..................................................... 76 6.4.1.Transporte ...................................................................... 78 6.4.2.Alojamiento .................................................................. 78

6.5.Contratacióndeservicios ..................................................... 79 6.5.1.Azafatas ........................................................................... 79 6.5.2.Restauración ................................................................ 80

6.6.Identidadcorporativa .............................................................. 81 6.6.1.Logotipoyeslogan ................................................. 81 6.6.2.Papeleríadigitaleimprenta ............................. 82

6.7.Publicidadypromoción ........................................................ 83 6.7.1.Convocatoria ............................................................... 83 6.7.2.Basesdedatos ............................................................ 83 6.7.3.Informaciónquedebecontener

laconvocatoria ........................................................... 84 6.8.Inscripciones .................................................................................. 85

6.8.1.Preinscripción ............................................................. 85 6.8.2. Plazos ................................................................................ 86 6.8.3. Medios .............................................................................. 86 6.8.4.Confirmaciónyseguimiento ........................... 86 6.8.5.Contenidoquesecobra

porlainscripción ...................................................... 87 6.8.6.Abonoypagodelacuotadeinscripción 88

6.9.Documentaciónyobsequio ................................................ 88 6.9.1.Documentación .......................................................... 89 6.9.2.Obsequio ......................................................................... 90

6.10.Páginawebyredessociales ............................................... 906.10.1.Páginaweb .................................................................... 906.10.2. Redes sociales ............................................................ 926.10.3.Aplicaciones ................................................................ 93

6.11.Gestióndereconocimientosoficiales ......................... 936.12.Gestiónytrámites ...................................................................... 94

6.12.1. Licencias ......................................................................... 956.12.2.LeyOrgánica15/1999,

de13dediciembre,deProtección deDatosdeCarácterPersonal ....................... 95

6.12.3. Seguros ............................................................................ 96

9Índice

7. Organización del congreso ................................................. 997.1. Secretaríatécnicaenlasede .............................................. 997.2. Acreditación,registro

yentregadedocumentación .............................................. 1007.2.1. Informaciónquedebeincluir

laacreditación ............................................................ 1017.2.2. Momentodelaacreditación ............................ 1027.2.3. Algunas recomendaciones ................................ 102

7.3. Saladeponentes ......................................................................... 1047.4. Inauguración .................................................................................. 105

7.4.1. Recibimiento ............................................................... 1057.4.2. Presidencia de la ceremonia ............................ 106

7.5. Sesiones ............................................................................................. 1077.6. Exposicióncomercial ............................................................. 1097.7. Coffee breaks yalmuerzosdetrabajo ......................... 1107.8. Cena de clausura ......................................................................... 1117.9. Programa social ........................................................................... 112

8. Poscongreso .......................................................................................... 1158.1. Desmontaje ..................................................................................... 1158.2. Informederesultados ............................................................. 1168.3. Ponencias ......................................................................................... 1178.4. Notasdeagradecimiento ...................................................... 1188.5. Liquidacióndelpresupuesto .............................................. 119

9. Comunicación y prensa .......................................................... 1219.1. Lasherramientasdelacomunicación ........................ 122

9.1.1. Convocatoriadeprensa ....................................... 1229.1.2. Notadeprensa ............................................................ 1249.1.3. Dosierdeprensa ....................................................... 125

9.2. Losmediosdecomunicaciónenelcongreso oeventoferial ............................................................................... 1269.2.1. Acreditacionesdeprensa ................................... 1269.2.2. Espaciosdelosmediosdecomunicación 1279.2.3. Manualdeprensa ..................................................... 130

10 Guía de organización de congresos, eventos feriales y exposiciones

parte iiiGestión de eventos feriales y exposiciones comerciales

10. Gestión de eventos feriales y exposiciones ....... 135 10.1.Principalesdiferenciasentrecongreso

yeventoferialoexposición ........................................... 13510.1.1.Objetivo ....................................................................... 13510.1.2.Ofertaydemanda ................................................. 13610.1.3.Lugardecelebración ......................................... 137

10.2.Organizacióndelaferiaoexposición:diferentesperspectivas ....................................................... 13810.2.1.Organizacióndeunaferiaoexposición

segúnlasinstitucionesferiales ....................... 13810.2.2.Organizacióndeunaferia

oexposiciónsegúnlosexpositores ........ 140

11. Eventos sostenibles y accesibles .............................. 149 11.1.Lasostenibilidad .................................................................... 149 11.2.Eventossostenibles .............................................................. 150

11.2.1.Objetivosdeloseventossostenibles ..... 15011.2.2.Ventajasdeloseventossostenibles ........ 15111.2.3.Planificaciónsostenible ................................... 15211.2.4.Gestióndelasostenibilidad ......................... 15311.2.5.Evaluaciónyseguimiento ............................. 156

11.3.Laaccesibilidad ...................................................................... 15811.3.1. Necesidades

delosasistentescondiscapacidad .......... 15811.3.2.Transportesyaparcamiento ......................... 160

Bibliografía ......................................................................................................... 161

3Selección del espacio

y fecha de celebración

Alahoradecentrarseenelespaciodondesevaacelebrarelcongreso,feria o exposición hay que diferenciar entre la ciudad o candidaturaelegidayelrecintooespaciofísicoenelquesedesarrollaráelevento.

Notodaslasciudadestienencapacidadparaalbergaruneventodegranmagnitud.Esfundamentaltenerencuentanosololacapacidaddelrecintoquesenecesita, sino también laofertahotelerapues lasgran-des ferias y congresos conllevan participacionesmuy altas y algunasposibles ciudades pueden no tener capacidad suficiente para albergarunnúmeroaltodevisitantes.Delmismomodo,existenotroscondicio-nantesquehayquetenerencuentaenprimerlugar,comoporejemploelambientequedebeimperar(naturaleza,mar,ciencia,montaña,urbe,etc.)ohabersidolasededeedicionesanteriores,enelcasodecongresosoferiasdecelebraciónperiódica.

3.1. Selección de la ciudad

Algunasdelasprincipalescaracterísticasquesedebentenerencuentaalahoradeseleccionarunaciudadcandidatasonlasqueseexplicanacontinuación.

34 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones

3.1.1. Disponibilidad de un recinto adecuado

Enlaorganizacióndeuncongreso,feriaoexposiciónesprimordialtenerencuentasucaracterísticasyelaforonecesarioparasudesarrollopueshaycongresosacadémicosyjornadasyseminarioscuyosasistentesnosumanlos100,perotambiénexistenferiasycongresosinternacionalesconmásde5000participantes.Porotraparte,habráquetenerencuentaotrascuestionescomolosrequisitosdeproduccióndelevento,laexisten-ciaonodeexhibicióncomercialysutamaño,lanecesidaddediferentessalasodeungranauditorio,latradicióndeedicionesanterioresoelam-bientequesequierapropiciarenelevento.

3.1.2. Capacidad hotelera

Cuandoenunaciudadseorganizauneventodegrandesdimensiones,ademásdebuscarelespacioidealolasedeparaalbergarlasconferen-cias,laexposicióncomercialyelrestodeactividadesrelacionadasconeste, seránecesariocomprobarquedisponedealojamientopara todoslosasistentesqueseesperan.Alrespectoesimportantevalorartantosuorigenycostumbrescomosuspreferenciasy,sobretodo,sucapacidadeconómica.Así,lomásrecomendableserádisponerdehotelesdedistin-tascategoríasypreciosparacubrirtodoelespectrodenecesidadesdelosparticipantesenelevento.

Otropuntoquesedebetenerencuentaeslacercaníadelosestableci-mientoshotelerosdelrecintodondesevayaacelebrarelevento.Princi-palmentesetiendeaelegiraquellosqueesténcercaparaevitartransporteydesplazamientosyaqueeltiempoesunfactorquevaloranmucholosasistentesqueacudenaferias,congresosyotroseventoscomercialesyeltrasladodesdediferenteslugaresdelaciudadesuninconvenientequepuedeecharatrásaalgunosparticipantes.

3.1.3. Medios de transporte

Esdeseablequelaciudaddondesevayaacelebrarelcongresodispongadebuenosaccesosporavión,tren,cocheobarco.Sieleventoesdeca-

35Selección del espacio y fecha de celebración

rácterinternacional,sedescartaránaquellascandidaturasquenodispon-gandeaeropuertos.

Comosehacomentadoenelapartadoanteriorconrespectoalostras-lados,tambiénhayquetenerenconsideraciónlosmediosdetransporteurbanospuessalvoaquellosasistentesalojadosenhotelesaunadistanciadelrecintodondesecelebreeleventoquepuedarecorrerseapie,elrestodeberápoderdesplazarsehastadichorecintodelaformamáscómodayeficienteposible.Porello,lacalidaddelainfraestructuradeltransportepúblicopuedeconsiderarseunvalorañadidonosoloparalosasistentes,sinotambiénparahacereleventomássostenible.

Desdeelpuntodevistadelorganizadordelevento,eltransporteesunpuntodecisivoquesehadetenerencuentaenlalogísticadelaorga-nización.Eltrasladodeequipamiento,arquitecturaefímerayotrosmate-rialestienequeresultarlomáseficazposibleparafacilitareltrabajoynoencarecerlospresupuestos.

3.1.4. Tecnología y comunicaciones

Hoyendíatodosloseventosrequierenunosrequisitostecnológicosim-prescindibles.Ademásdeunabuenaconexiónainternetatravésdefibraóptica,cadavezesmásnecesariocontarconunaredwifipotenteyfiableconcoberturaentodoslosespaciosdelrecintoquepermitaalosasisten-tesconectarseencualquiermomentoaaplicacionesinteractivasyredessocialespropiasdelcongreso,feriaoexposición.

3.1.5. Otras características

Ademásdelasanteriorescaracterísticasquemarcanlaeleccióndeles-paciodondecelebrarelevento,hayotrasmenosimportantes,peroquetambiénseríandeseables,pues,sinserabsolutamentenecesarias,puedenmarcarladiferenciaentreelegirunaciudadyotraporelatractivoqueaportanalacelebracióndeleventoencuestión.Undatoquelosasisten-tesvaloranespecialmentesivanaaprovecharelviajeparahacerturismodespués,yaqueaportaunvalorañadidoalosratosdeociotraslassesio-nesdetrabajo.

36 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones

Porello,convieneexaminar:

– El interés cultural de la ciudad.Aunqueelobjetivocentralseaelevento,nosepuedenegarqueundestinoquetengaciertoatrac-tivocultural,histórico,deocioydeesparcimientoesunreclamoparalospotencialesparticipantes.Estefactorganaimportanciasi,porelperfildelosasistentes,esprevisiblequeacudanacompaña-dosalevento,locualobligaaplanificarunaprogramacióncom-plementariadeactividades.Enestalíneatambiénsonimportanteselclimaolagastronomíadellugardecelebración.

– El apoyo institucional turístico(SpainConventionBureau). – La seguridad ciudadana. El grado de inseguridad ciudadana es un factorquehadetenerseencuentaalahoradeelegirellugardecelebracióndeuncongreso,eventoferialoexposición,tantoenEspañacomoenelrestodelmundo.Lospaísesyciudadesinse-gurosnosonatractivos,y,sinduda,estehechosuponeunmotivodepesoparanoasistiralevento.

– La estabilidad política. Comoseacabadeapuntar,losparticipan-tes en eventos feriales, congresos y otras grandes reuniones nosearriesganaasistiryparticiparsi lasituaciónpolíticadelpaíses inestablepueselriesgoeconómicoqueconllevaesunfactordecisivo.

– El calendario de eventos.Convieneconocerloyaqueesposiblequeeldestinoseleccionadoacojaotroseventosenlasmismasfe-chas.Porelloesimportanteconocerestedatoantesdetomarladecisióndefinitiva,pueslaconcurrenciadeotroseventospuedesuponeruninconvenientequehabráquevalorar,porlossiguien-tesmotivos:

• Puedeminimizarelimpactomediáticodelevento.• Puedeencarecerlosservicioslocales(tantolaofertacomola

demanda).• Limitalaofertaylacapacidaddealojamientoshotelerosdis-

ponibles.• En algunos casos, y en función de las características de los

eventos,puederepresentarunproblemadeseguridad.

37Selección del espacio y fecha de celebración

3.1.6. Oferta de servicios

Almargendelascaracterísticashastaahoraexpuestasquetendríanquetenerlasciudadesquepodríanalbergareleventoestambiénimportantehacerunbuenestudiodelaofertadeservicioseneldestino.Aunquelomáshabitualparalaproduccióndelcongresoseacontrataralosprovee­doresdeconfianzacon losquese trabajaya losqueseconoceyqueestospuedandesplazarsedesdeotroslugares,hayunaseriedeserviciosqueconvienecontratarenelámbitolocal,puesestoabarataráconside­rablementeelpresupuesto.Entreellosconvieneconocerlaofertadelosserviciosauxiliaresmáscomunes:catering,serviciosdevigilanciaylim­pieza,serviciosdetraduccióneinterpretación,imprentadigital,fotógra­fosoazafatas.

Figura3.1. Ciudaddecelebración.

3.2. Selección del recinto

Loprimeroquesehadehacerantesdefijarlafechadecelebracióndeuneventoferial,congresooexposiciónserácomprobarladisponibilidaddelrecintoquesehayadecididoqueeselidealporcumplirconlascarac­terísticasnecesariasparalaorganizacióndedichoevento.Losgrandesrecintosconvienereservarloscontiempo;alrespectoesobligadocono­cerlanormativadecadaunodeellospuescadarecintoferial,palaciodecongresosogranespacio tienesuspropios reglamentos,en losquese

38 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones

especificanlosplazos,lasreservas,lospagosadelantadosyotrosdatosdeinterésparalagestióndeleventoypararealizarelpresupuesto.Estosse encuentran a disposiciónde los posibles clientes en las respectivaspáginasweb.

Peroantesde llegaraestepuntohayqueencontrarel recintoade-cuadopara el eventoque seva aorganizar, y eneseproceso siempredeberán tenerse en cuenta los criterios de selecciónque se explican acontinuación.

3.2.1. Según la dimensión o tamaño del evento

Esimportanteconocerdeantemanoelnúmeroaproximadodepartici-pantesquevanaasistiraleventoparacontratarunrecintoquepuedaalbergarlosatodos.

Ademásdeestacuestión,haytenerencuentalascaracterísticasdelaestructuradelprograma:

– Sisevanacelebrarreunionessimultáneasquerequieransalasdi-ferentes.

– Sisenecesitaunauditorioparacharlasmagistraleso reunionesplenarias.

– Sisevaamontarunaexposicióncomercial–iniciativaqueresultamuyhabitualenuncongreso–que requierapoderutilizarespa-ciosdiferenciadoso, incluso,conpasilloscercanosodeaccesoalplenario.

– Sisenecesitandiversassalasparapoderllevaracabovariosgru-posdetrabajo.

– Sisenecesitanespaciosdeexposiciónnocomercial–exposicióndepósteresenloscongresosmédicos–.

Asímismo,elrecintodebedisponerdeespaciosadaptadosalasca-racterísticasdelasactividadesquesevanadesarrollar,puesalgunasdeellaspuedenrequerirdedeterminadastecnologíasodeunaproduccióncompleja.

39Selección del espacio y fecha de celebración

3.2.2. Según las condiciones generales del recinto

Habráqueconocerdeantemanoelestadodeconservacióndeledificio.Esimprescindiblehacerunavisitaparadetectarposiblesfallosyaquelassedesdeestosgrandeseventossontambiénlaimagendeestosysumalaspectoexternoointernoincideenlavaloraciónquelosasistentesharándelacalidaddelevento.

Enestasvisitaspreviashayciertosaspectosimprescindiblesquehayqueconocer;nosololacalidaddelmantenimientoyelestadodelasins-talaciones,locualesmuyimportanteparapoderdimensionarlaproduc-cióndelevento,sinotambiénlosproblemasquepuedansurgirduranteeldesarrollodeeste:

– La instalación eléctrica: quenopuedelimitarlasnecesidadesdeiluminacióndelevento,elusodetecnologíaolaclimatización.

– Conexiones a internet: debedisponerdeunaconexiónpotenteyunaredwifieficiente.

– Medidas de seguridad modernas: sistemasantiincendiosenper-fecto estado, correcta señalización de las salidas de emergen-cia (como puede observarse en la figura 3.2) y actualizaciónde losmateriales ignífugos en donde sea necesario, así comoexistencia de servicios médicos o de equipos de reanimacióncardiopulmonar.

– Características arquitectónicas determinadas que puedan afectar en gran medida a la imagen del evento: debeserunedificioconsuficientealturaybuenavisibilidad;laalturaesimportantesienlaproduccióndeleventosevanacolgarestructurasdeltechoosiestánprevistosmontajesdeescenariosaltos.

Tambiénsehadecomprobarlainsonorizaciónenlassalas,quedebeserabsolutaytienequeestargarantizadapueshayquetenerencuentaqueenalgunoscongresos,porejemplo,esfrecuenteelusode salascontiguasparadesarrollardiferentesactividadesalmismotiempo.

Esfundamentalquelasinstalacionesseanmodernasohayansidoreformadasenlosúltimosaños;paracomprobarestosiempreconvienedarseunavueltaporlosaseos.

40 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones

Y,porsupuesto,debenseredificiosaccesiblesyaqueaunquecadavezhayamásconcienciaalrespectoylamayoríadelosre-cintossehanremodeladoypuestoaldíaenesteaspecto,nosedebe descuidar lamás que probable participación de asistentesconmovilidadreducidaoalgunaotradiscapacidad.

Ademásdeestascaracterísticasqueafectanfundamentalmentealaimagen,setendránencuentaotrasqueinfluyendirectamen-teen lacorrectaorganizaciónydesarrollodelcongreso.Así, laexistenciaonodemuellesdecargaydescargademateriales,confácilaccesoavehículospesadosyconampliaspuertasyrampasparalaintroduccióndeelementosdegranvolumenalinteriorserádegranimportanciaalahoradedecidirdóndecelebrarelevento,congresoojornadas.

Tambiénesunpuntoafavordeunouotrorecintoquecuenteconunbuenaparcamientoounlugarespecíficodeestacionamien-todevehículosparticularespuesfacilitarámucholallegadadelosasistentesalevento,loquesinduda,esunfactorquesedebetenerencuentaparaatenderonolaconvocatoria.

– Los equipamientos disponibles:hayquevalorarladisponibilidad,lacalidadyelestadodemantenimientodelosequipamientosqueofreceelrecinto:

• Mobiliario:mesas,sillas,muebleauxiliares,etc.• Equiposdesonido: instalacióndeaudioensalas,microfonía,

mesasdesonido,etc.• Equiposdeiluminación:tiposdeproyectores(lentesdeFres-

nel,decuarzo,dehazdifuso,parabólicos,robotizados,etc.),potencias,etc.

• Equipos audiovisuales: proyectores, tipos pantallas disponi-bles (led, de proyección, de retroproyección, plasma, etc.),monitoresdetelevisión,cámaras,etc.

• Serviciosdecateringyrestauración.• Servicioseinstalacionesmédicas.• Sistemasyserviciosdeseguridad.• Serviciosdeintérpretesyequiposdetraducción.

41Selección del espacio y fecha de celebración

– Ubicación del recinto dentro de la ciudad: comosehacomentadoanteriormente,esvitallacercaníadeunabuenareddetransportepúblicoquefavorezcalosdesplazamientosdelosasistentesdesdesusalojamientosallugardecelebracióndelevento.Pero,además,habráqueconsiderarlaproximidaddezonasdeserviciosoáreasurbanas.Losgrandescentrosdeconvencionessuelenestarsitua-doscercadelaeropuertodelaciudady,aunqueesténligeramentealejadosde loscentrosurbanos,disponendeunavariadaofertahoteleraenlascercaníasy,engeneral,detodotipodeserviciosen los alrededores.Ante todo sedebe facilitar la estancia en elcongresoalosparticipantes.

Figura3.2. PlanoinstalacionesPalaciodeFeriasyCongresosdeMálaga. Fuente: www.fycma.com.

3.2.3. Según las condiciones administrativas

Sin duda alguna, es importante informarse y valorar las condicionesdeusodelrecinto,queseránotrofactordecisivoalahoradeconsiderarlacontratacióndeundeterminadoespacioparalacelebracióndelcon-greso.Así,habráquetenerenconsideración:

42 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones

– Las condiciones económicas. Setendráencuentaelcoste de los espacios contratados calculadopordía, teniendoencuenta losdescuentosaplicablesa la tarifadiariapara las jornadasdeusoexclusivodemontajeydesmontaje;tambiénelcoste de los ser-viciosoprecioquehabráquepagarporelusodeequipamientosyserviciosauxiliaresqueofrezcaelrecinto.Esconvenienteva-lorarlaposibilidaddelacontratacióndeestosserviciosdemane-raexternaparaabaratarcostesdelpresupuesto.Cuandoestonoseaposible,yaquecadavezesmásfrecuenteencontrarrecintosque limitan lacontratacióndeproveedoresexternosysehadetrabajarconlasempresasauxiliaresquelapropiedaddelrecintoestablece,habráquenegociarlascondicionesdepago(fraccio-namientodelospagos,descuentosporpagoporadelantado,an-ticipos,fianzas,etc.).

– Las condiciones del contrato. Siempreesconvenientesolicitaruna copia demodelo proforma del contrato para estudiar condetenimiento las condiciones legales que el recinto aplica, asícomo laspolíticasde reservaycancelación, laspólizasdese-guros,tantoderesponsabilidadcivilcomopenal,requeridas,lanecesidadonodeautorizacioneslocalesy,engeneral,todaslascondiciones contractualesque sedeben tener en cuenta.Enelcasodequeelrecintonodispongadeuncontratotipo,esacon-sejableremitirunoconlascondicionespropuestasporlaempre-sa organizadora.

– La concurrencia de varios eventos. Es una característica que puede requerir condiciones contractuales especiales. Si en elmismo recinto se van a celebrar de manera simultánea otroseventos,sedebenconocer–y,portanto,sedebenpreguntar–susparticularidades y las posibles incompatibilidades que puedansurgir.Además, habrá que establecer contractualmente el usodelosespacioscomunes.Estacircunstancia,ademásdereque-riruntratoespecialenelámbitoadministrativo,repercutiráeneldiseñode laseñaléticay los identificadoresparadiferenciarcorrectamenteuneventodelotroyevitarcrearconfusiónentrelosasistentes.

43Selección del espacio y fecha de celebración

3.3. Tipos de recinto

Loscongresosyferiassepuedencelebrarendistintostiposderecintodependiendodesuscaracterísticas.Porejemplo,muchoscongresosojornadasmédicassedesarrollanenlossalonesdeactosdealgúnhospi­taly,delmismomodo,lasuniversidadessonpromotorasdecongresoscientíficos de pequeñas dimensiones, utilizando sus propias infraes­tructuras para abaratar costes. Pero, sin duda, los recintosmás utili­zadosengrandeseventosson lospalaciosdecongresosocentrosdeconvencionesylosrecintosferiales.

3.3.1. Palacios de congresos o centros de convenciones

Sonlosrecintosmásutilizadosparagrandescongresosporsuaforoyporlaposibilidaddealbergaraunagrancantidaddeparticipantesenunúnicoespacio(unauditorio).Enellossereúnentodaslascondicionesrequeridasparalaorganizacióndeuneventodegrandesdimensiones,nosololasca­racterísticastécnicasylosserviciosnecesariossinotambiénlaposibilidaddecelebrarreunionessimultáneas.Unadelasdesventajasdeestasinfraes­tructuras es elpreciopues, ademásdel alquilerdeespacios, lamayoríaobligaalacontratacióndelosdistintosserviciosqueofrecensinposibili­daddecambiardeproveedorparaobtenerunamejoraenlosprecios.

Figura 3.3. PalaciodeExposicionesyCongresosdeACoruña.Fuente: www.palexco.com.

44 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones

3.3.2. Recintos feriales

Cuentancongrandesespaciosparaexposicionesycualquiereventoferialytodoslosserviciosnecesariosparasucelebración.Situadosenlugaresestratégicosenlasciudades,engeneralofrecenfacilidadparaelaccesoylaposibilidaddelusodeltransportepúblico.Enellostambiénsecelebrancongresos,aunqueporsusenormesdimensionesacostumbranaacogersolograndeseventos.Encuestióndecatering,suelensermáscarosquelospalaciosdecongresosyofrecenmenosopciones.

Figura 3.4. Fira de Barcelona.Fuente: www.firabarcelona.com.

3.3.3. Hoteles

Loshotelessonlosrecintosóptimosparaeventosdepequeñotamañopueslosparticipantessepuedenalojarenelpropiolugardecelebra­ción,locualimplicaunabaratamientoenloscostesdetransporteperopuedecrearunambiente ligeramenteclaustrofóbicoalnoproducirsecambiosdeubicación.Estacuestiónseresuelvefácilmenteincluyendo