View
31
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
ghjhkhjljkl;ljhkjhk
Citation preview
MAKALAHKOMUNIKASI BISNIS
DISUSUN OLEH : WINA ANITA
KELAS : X – PERBANKAN
YAYASAN PENDIDIKAN AISYAHRAHMAT
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) CENDIKIA
PASEH
KABUPATEN BANDUNG
2015
i
Kata Pengantar
Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkah
dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam
penulisan makalah ini.Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam
penulisan makalah ini, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan masukan
yang membangun dalam penulisan makalah selanjutnya.Kami berharap makalah
ini memberikan manfaat bagi pembaca.
Paseh, November 2015
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
1.1. Latar Belakang ......................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah .................................................................... 1
1.3. Tujuan ...................................................................................... 2
1.4. Manfaat .................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................ 3
2.1. Komunikasi Bisnis ................................................................... 3
2.1.1. Komunikasi Verbal ........................................................ 3
2.1.2. Komunikasi Non Verbal ................................................ 4
2.1.3. Pola Komunikasi ........................................................... 5
2.1.4. Hambatan Komunikasi Bisnis ....................................... 5
2.2. Komunikasi Yang Efektif Dalam Bisnis .................................. 6
2.3. Komunikasi Tertulis ................................................................. 7
2.3.1. Fungsi komunikasi Tertulis ........................................... 7
2.3.2. Keuntungan dan Kerugian komunikasi Tertulis ............ 8
2.3.3. Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis ............................. 8
2.4. Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis .............................................. 9
2.4.1. Memahami Komunikasi Bisnis ..................................... 9
2.4.2. Komunikasi antar Pribadi .............................................. 10
2.4.3. Komunikasi Dalam Organisasi ...................................... 11
2.4.4. Komunikasi Bisnis Listas Budaya ................................. 11
2.5. Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis ....................................... 12
2.5.1. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis ................................... 12
2.5.2. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis ........................... 12
2.5.3. Revisi Pesan-Pesan Bisnis ............................................. 13
2.6. Komunikasi Melalui Surat ....................................................... 14
2.6.1. Penulisan Direct Reuquest ............................................. 14
2.6.2. Penulisan Bad News ...................................................... 14
iii
2.6.3. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif ................................... 15
2.6.4. Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis ............................... 16
2.7. Komunikasi Tentang Pekerjaan ............................................... 18
2.7.1. Penulisan Surat Lamaran Kerja ..................................... 18
2.7.2. Penulisan Resume .......................................................... 18
2.7.3. Wawancara Kerja .......................................................... 19
2.7.4. Presentasi Bisnis ............................................................ 19
2.7.5. Negoisasi ....................................................................... 20
2.8. Komunikasi Melalui Laporan .................................................. 21
2.8.1. Penulisan Laporan Bisnis .............................................. 21
2.8.2. Penulisan Laporan Singkat ............................................ 22
2.8.3. Penulisan Laporan Format ............................................. 22
2.9. Ruang Lingkup Dan Pengertian Komunikasi .......................... 23
2.10. Proses Komunikasi ................................................................... 25
2.11. Bentuk Dasar Komunikasi ....................................................... 26
2.12. Tipe Dan Fungsi Komunikasi .................................................. 29
2.13. Komunikasi Yang Efektif ........................................................ 32
2.14. Hambatan Komuniksasi ........................................................... 32
BAB III PENUTUP ......................................................................................... 34
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Komunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan sehari-hari ,
komunikasi yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok atau organisasi
apapun. Riset yang ada mengidentifikasikan bahwa komunikasi yang buruk paling
sering dijadikan sumber-sumber konflik antar personal. Karena individu
menghabiskan hamper 70 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi.
Menulis, membaca, mendengar, berbicara adalah hal yang masuk akal untuk
menyimpulkan bahwa satu dari kekuatan terbesar yang merintangi kinerja
kelompok yang berhasil adalah kurangnya komunikasi yang efektif.
Sebuah ide betapapun hebatnya, tidak akan berguna sampai dapat
disampaikan dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal
itu memang ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan
sedemikian rupa sehingga gambaran mental yang didapat oleh sipenerima sama
dengan di gambarkan sipengirimnya.
Didalam sebuah bisnis, komunikasi merupakan hal yang fundamental
dimana kesalahan di dalam komunikasi bisa berakibat fatal seperti kehilangan
tender. Komunikasi juga menjadi perhatian penting pada penulisan laporan yang
ada dalam sebuah bisnis.Karena laporan dalam aktivitas bisnis berguna dalam
penyampaian informasi yang terkait dengan tujuan dari suatu perusahaan atau
organisasi.Sehingga penulisan laporan yang sesuai yakni yang baik dan benar
akan mempengaruhi kinerja perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang kemudian
menarik dikaji lebih lanjut bagaimana membuat sebuah laporan yang efektif
dalam komunikasi bisnis.
1.2. Rumusan Masalah
Terkait dengan peran komunikasi bisnis dalam penulisan sebuah laporan
maka masalah yang dikaji sebagai berikut :
1
1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis ?
2. Bagaimana komunikasi yang efektif di dalam bisnis ?
3. Apa yang dimaksud dengan komunikasi tertulis ?
4. Bagaimana sistematika komunikasi tertulis khususnya dalam penulisan
laporan ?
1.3. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Memahami definisi serta jenis dan hambatan yang ada pada komunikasi
bisnis.
2. Mengetahui komunikasi yang efektif dalam menjalankan bisnis.
3. Memahamami komunikasi tertulis mulai dari fungsi hingga prinsipnya.
4. Mengetahui struktur dan sistematika berbagai penulisan laporan yang baik dan
benar.
1.4. Manfaat
Manfaat dalam penulisan makalah tentang Komunikasi Bisnis dan Penulisan
Laporan yakni :
1. Membantu penulis laporan untuk memahami Komunikasi bisnis yang efektif
dalam menjalankan bisnis
2. Membantu penulis laporan untuk mengetahui prosedur yang benar dalam
penulisan laporan
3. Meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam penulisan laporan
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Komunikasi Bisnis
Secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa Latin ”communis”
(bersama), sedangkan menurut kamus, komunikasi meliputi ungkapan-ungkapan
seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar
pikiran, informasi, atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Definisi lain
terbatas pada situasi stimulus-response. Pesan dengan sengaja disampaikan untuk
mendapatkan respon,seperti pertanyaan yang diajukan memerlukan jawaban,
instruksi yang diberikan perlu diikuti, atau penyajian iklan untuk stimulan agar
orang membeli suatu produk.Menurut William C. Himstreet dan wayne murlin
Baty, komunikasi berarti suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui
sistem yang biasa (lazim digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal,
maupun dengan prilaku atau tindakan.
Sedangkan Bisnis dalam Kamus Bahasa Indonesia diartikan sebagai
perniagaan, perdagangan ataupun dagang.Jadi secara sederhana dapat
dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan
nonverbal.
2.1.1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
lazimdigunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak
lainmelalui lisan ataupun tulisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur
yangteratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal dalamdunia
bisnis antara lain :
a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak
pembayaran
b. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain
3
c. Berdiskusi dalam suatu tim kerja
d. Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/manajer
lini
e. Melakukan presentasi bisnis dengan para investor
Dengan komunikasi verbal diharapkan orang dapatmemahami apa yang
disampaikan oleh si pengirimpesan baik dalam bentuk mendengarkan informasi
yangdisampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasibisnis yang efektif
sangat tergantung pada keterampilanseseorang dalam mengirim maupun
menerima pesan.Secara umum untuk mengirim pesan bisnis seseorangdapat
menggunakan lisan (30 %) dan tulisan (9 %).Sedangkan untuk menerima pesan
bisnis orang seringmenggunakan pendengaran / mendengar (45 %) danbacaan /
membaca (16 %).
2.1.2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim
digunakan dalam menyampaikan pesan dengan menggunakan gerak tubuh /
bahasa tubuh. Contoh komunikasi nonverbal antara lain :
a. Mengerutkan dahi tanda seseorang sedang berpikir
b. Tersenyum dan berjabat tangan sebagai cerminan rasa senang, simpati dan
penghormatan kepada relasi bisnis
c. menganggukkan kepala isyarat tanda setuju dengan pendapat rekan bisnis
Komunikasi nonverbal sangat penting karena memilikipengaruh yang lebih
besar daripada komunikasi verbal,isyarat komunikasi nonverbal sangat
pentinguntuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.Keunggulan
komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya,hal ini berkaitan dengan tingkat
kepercayaan yang tinggiterhadap kebenaran pesan yang
disampaikan.Denganisyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksikecurangan
ataupun menegaskan kejujuran informasiyang diterimanya.
4
2.1.3. Pola Komunikasi
Secara umum pola komunikasi (patterns ofCommunications) dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Komunikasi formal
Komunikasi ini mengikuti garis hirarki atau jabatan yang ada dalam suatu
organisasi. Terdapat tiga arah komunikasi formal :
Komunikasi dari atas ke bawah (Downward), seperti pengambil keputusan
ke karyawan. Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur
Komunikasi dari bawah ke atas (Upward), seperti pekerja kepada
pimpinan. Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan
Komunikasi Horizontal, seperti karyawan/level yang sama. Contoh : Meeting,
e-mail, dan memo
b. Saluran Komunikasi Informal (Informal Communications Channel)
Komunikasi informal dilakukan berdasarkan hubungan sosial, karyawan
sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor.Jika dalam
suatu organisasi banyak informasi yang beredar melalui informal artinya
komunikasi formal tidak efektif.Keuntungan dari komunikasi informal yakni
informasinya lebih cepat dan efektif serta bisa mengekspresikan pendapat tanpa
ragu-ragu.
2.1.4. Hambatan Komunikasi Bisnis
Dalam menjalankan suatu bisnis tentunya organisasi akan menemukan
kendala atau hambatan dalam pencapaian tujuan terutama dalam melakukan
komunikasi, seperti :
a. Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit mengetahui tentang perusahaan,
informasi dikuasasi oleh pemimpin.
b. Struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda,
persepsi berbeda.
c. Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau diperpanjang.
5
d. Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan
tidak adil.
e. Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa
menguntungkan orang lain.
f. Status dan power.
2.1.5. Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis
Dari hambatan yang ditemui oleh suatu organisasi dalam melakukan
komunikasi maka terdapat beberapa cara untuk mengatasi hambatan tersebut,
yakni :
a) Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari
karyawan
b) Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
c) Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah ide-
ide.
d) Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang
e) Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi
perusahaan
2.2. Komunikasi Yang Efektif Dalam Bisnis
Peran penting kemampuan berkomunikasi yang harus dimiliki oleh pelaku
bisnis dalam dunia bisnis yakni kemampuan komunikasi baik secara verbal
maupun non verbal, lisan maupun tulisan, simbolik maupun interaksi merupakan
hal penting yang harus dimiliki oleh pelaku bisnis. Bahkan dari beberapa survei,
kemampuan komunikasi merupakan elemen penting yang menjadi persyaratan
utama dalam kepribadian yang harus dimiliki pelaku bisnis.
Komunikasi yang efektif merupakan sarana yang penting untuk
memperoleh kesuksesan dalam suatu perusahaan. Ini membantu menaikkan
kepuasankerja, produktivitas, dan keuntungan. Komunikasi yang efektif adalah
nyawa dari setiap organisasi dan suatu kunci kesuksesan dalam bisnis. Secara
internal, komunikasi yang baik adalah mampu menjaga manajemen dalam
menjaga stabilitasnya, dapat memotivasi karyawannya, dapat
6
mengetahui perkembangan perusahaan dengan baik, karyawan dapat memahami
kebijakan
perusahaan dengan baik, dll. Sedangkan secara eksternal, komunikasi yang baik
mampu menjaga citra perusahaan di mata lingkungannya, mampu memberikan
kontribusi positif bagi lingkungannya atas isu-isu yang dikembangkan, mampu
menjaga hubungan baik dengan mitra kerja, supplier, dan masyarakat sekitar yang
pada akhirnya mampu memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.
Kemampuan komunikasi juga nilai mutlak bagi kesuksesan seorang
individu, baik ia seorang pelaku bisnis maupun tidak. Bagaimana seseorang
berinteraksi dengan orang lain, bagaimana seseorang ‘menampilkan’
kemampuannya, bagaimana seseorang berperan secara aktif dalam masyarakat,
semuakeberhasilan bergantung padakemampuan seseorang dalam berkomunikasi.
2.3. Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis merupakan salah satu bentuk komunikasi yangsering
digunakan dalam bisnis, seperti komunikasi melalui surat-menyurat, pembuatan
memo, laporan, iklan di surat kabar dan lain-lain. Untuk menolong kita dalam
berkomunikasi secara baik, ada beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan,
yaitu :
Lengkap
Ringkas
Pertimbangan
Konkrit
Jelas
Sopan
Benar
2.3.1. Keuntungan dan Kerugian Komunikasi Tertulis
Adapun keuntungan dari komunikasi tertulis,yaitu :
Adanya dokumen tertulis
Sebagai bukti penerimaan dan pengiriman
7
Dapat meyampaikan ide yang rumit
Memberikan analisa, evaluasi dan ringkasan
menyebarkan informasi kepada khalayak ramai
Dapat menegaskan, menafsirkan dan menjelaskan komunikasi lisan
Membentuk dasar kontrak atau perjanjian
Sedangkan kerugian dari komunikasi tertulis, yaitu :
Memakan waktu lama untuk membuatnya
Memakan biaya yang mahal
Komunikasi tertulis cenderung lebih formal
Dapat menimbulkan masalah karena salah penafsiran
Susah untuk mendapatkan umpan balik segera
Bentuk dan isi surat tidak dapat diubah bila telahdikirimkan
Bila penulisan kurang baik maka akan membingungkansi pembaca
2.3.2. Fungsi Komunikasi Tertulis
Adapun fungsi dari komunikasi tertulis yaitu :
Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misalnya; surat perjanjian
Alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yangtelah
diarsipkan
Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digalikembali
untuk mengetahui perkembangan masa lampau
Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan
Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, suratperintah, surat
pengangkatan
lebih efisien dari komunikasi melalui telepon, bila jarak antaraperusahaan dan
langganan jauh sekali
2.3.3. Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis
Dalam melakukan komunikasi tertulis, terdapat prinsip-prinsip yang bisa
dijadikan acuan seperti :
8
1) Attention, yaitu penulisan surat bisnis harus dapat menarikperhatian publik
2) Interest, yaitu penulisan harus dapat menarik minat publik
3) Desire, yaitu bahwa tulisan tersebut menimbulkan keinginan public untuk
membeli
4) Action, yaitu bahwa ahirnya publik / mitra bisnis jadi membeliproduk kita
2.4. Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis
2.4.1. Memahami Komunikasi Bisnis
Komunikasi dalam dunia bisnis merupakan salah satu factor penting bagi
pencapain tujuan suatu organisasi. Akan tetapi, sering kali orang mengabikan arti
pentingnya komunikasi dalam dunia bisnis. Secara garis besar, ada dua kelompok
komunikasi yang paling mendasar yaitu komunikasi verbal dan komunikasi
nonverbal. Komunikasi verbal berkaitan dengan komunikasi yang dilaukan secara
tertulis maupun lisan, misalnya dalam bentuk laporan, surat memo, dan rapat
kerja. Sedangkan komunikasi nonverbal merupakan komunikasi yang tidak
dilakukan secara tertulis atau lisan, seperti menggunakan bahasa isyarat (body
language), symbol, seragam, ekspresi wajah, lamabng (logo) perusahaan, jarak
saat berbicara dan warna.
Dalam kaitannya dengan proses komunikasi, ada lima tahapan yang peru
diperhatikan : adanya ide atau gagasan, mengubah ide ke dalam suatu pesan,
penyampaian pesan, menerima pesan, menafsirkan pesan, dan memberikan
respons dan umpan balik (feedback).
Dalam komunikasi sering muncul kesalahpahaman dalam
mengembangkan pesan, dalam menyampaikan pesan, dalam menerima pesan,
maupun dalam menafsirkan suatu pesan. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi
dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan
penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan , dan kemampuan mengendalikan
pesan.
2.4.2. Komunikasi Antar Pribadi
9
Komunikasi antar pribadi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang
dilakukan antara individu yang satu dengan individu yang lain baik yang terjadi
dalam suatu masyarakat umum maupun dalam suatu organisasi bisnis maupun
nonbisnis. Namun, dalam hal ini komunikasi antar pribadi lebih difokuskan pada
komunikasi yang ada dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis yaitu antara
manjer dengan karyawan atau pegawai.
Komunikasi antarpribadi memiliki bermacam-macam tujuan, antara lain :
unutk menyampaikan informasi, berbagai pengalaman, melakukan kerja sama,
memotivasi, menumbuhkan simpati, dan melampiaskan kekecewaan dan
kekesalan kepada orang lain.
Dalam komunikasi antarpribadi suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis
tidak dapat dilepaskan dengan gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh seorang
manejer. Ada berbagi macam gaya kepemimpinan yang dapat diterapkan dalam
suatu organisasi, antara lain : Teori X dan Y yang dikemukakan oleh Doughlas
McGregor, directinge, coaching, supporting dan delegating, yang dikemukakan
oleh Luwdlow dan Panton, dan gaya kepemimpinan situasional yang
dikemukakan Harsey dan Blanchard.
Dalam komunikasi antarpribadi juga perlu dipahami tentang bagaimana
kebutuhan hidup manusia yang melakukan interaksi antarpribadi tersebut.
Sebagaimana diketahui bahwa kebutuhan manusia sangatlah bervariasi. Untuk
memahami bagaimana kebutuhan hidup manusia yang sangat beragam tersebut,
maka muncullah berbagi penelitian yang dilakukan oleh para ahli sehingga
mengahasilkan suatu teori, misalnya terori tentang hierarki kebutuhan yang
dikemukakan oleh Abraham Maslow, Terdiri Dua-Faktor yang dikemukakan oleh
Herzberg.
Ketika Komunikasi antar Pribadi terjadi, maka mendengarkan memiliki
peran yang sangat penting bagi tercapainya suatu pemahaman yang benar dalam
suatu percakapan dengan orang lain. Mendengarkan dalam hal ini merupakan
2.4.3. Komunikasi dalam Organisasi
10
Komunikasi yang meruapakan keterkatian antara individu-individu dengan
organisasi, mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-
fungsi dalam suatu organisasi. Seorang manaher yang dinamis harus memiliki tiga
peran penting., yaitu : peran antarpribadi, peran informasional, dan peran
keputusan. Peran antarpribadi mencangkup peran monitoring, peran penyebar, dan
peran juru bicara. Sementara itu peran keputusan mencangkup peran wirausaha,
peran pengalokasi sumber daya, dan peran negosiator.
Beberapa kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi
mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja,
pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok,
menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.
Untuk melakukan komunikasi secara efektif, perlu adanya pemilihan pola
komunikasi baik melalui saluran komunikas formal dan nonformal. Saluran
komunikasi formal dapat dilakukan dengan tiga bentuk komunikasi, yaitu
komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi horizontal/lateral, dan
komunikasi diagonal. Apabila dalam komunikasi formal, saluran komunikasinya
didasarkan pada posisi kedudukan atau jabatan yang telah diatur sesuai dengan
jenjang hierarkinya, dalam komunikasi informal semua informasi tidak lagi diatur
menurut jenjang hierarkinya tetapi luwes/leluasa.
Tanpa melihat di mana Anda berkerja atau apa yang Anda lakukan,
komunikasi akan memunyai peranan yang sangat penting bagi kemajuan karier
Anda. Dengan melakukan penelaahan terhadap apa yang menajdi kekuatan dan
kelemahan yang Anda miliki, menentukan yang realistic, dan melakukan latihan
berbagai bentuk komunikasi, Anda akan dapat meningkatkan keterampilan
komunikasi Anda.
2.4.4. Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Semakin pesatnya perkembangan terknologi informasi dan komunikasi
telah memberikan peluang untuk berkomunikasi dengan seseorang yang berbicara
dengan bahasa dan budaya yang berbeda. Pengembangan keterampilan
komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya, mengingat
kecendrungan dunia bisnis yang semakin mengglobal.
11
Terdapat tiga tingkatan, yaitu : Formal, Informal, dan Teknis. Kendala utama
dalam komunikasi lintas budaya adalah perbedaan budaya dan masalah bahasa.
Perbedaan budaya sering kali menjadi komunikas tidak efektif.
Perbedaan budaya dapat ditunjukkan dalam nilai-nilai sosial, ide status,
kebiasaan pengambilan keputusan, sikap terhadap waktu , pengaturan jarak bicara,
konteks budaya, bahasa tubuh, adat-istiadat, perilaku hokum dan etika.
Seseorang dapat mempelajari budaya tertentu dengan cara membaca buku-buku
artikel, berbicara dengan orang yang menjadi bagian dari suatu buadaya,
mengunjungi suatu Negara, belajar bahasanya, belajar sejarah budaya suatu
Negara, agama, politik, nilai-nilai dan kebiasaan-kebiasaan yang dilakukan oleh
masyarakat suatu Negara.
2.5. Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis
2.5.1. Perencaan Pesan-Pesan Bisnis
roses penyususnan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga hal, yaitu perencaan,
komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencaan , maksud / tujuan
penyampaian bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun
khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis audiens yang
mencangkup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi
audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens juga perlu dilakukan.
Langkah lain dalam proses perencaan pesan-pesan bisnis adalah menentukan ide
pokoknya. Ide pokok meruapakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan.
Dengan mendefinisikan ide pokok, akan diperoleh arahan atau petunjuk tentang
apa yang harus dilakukan. Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang
dapat digunakan, diantaranya story teller’s tour , random list, CFR worksheet,
journalistic appoarch, dan question and answer chain.
2.5.2. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi
penting dan maksud atau tujuan penulisan pesan-pesan bisnis dinyatakan secara
jelas. Disamping itu, ide-ide juga dihasilkan secara logis. Organisasi yang baik
penting karena hal itu membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi lebih
efektif dan memudahkan atau menyerderhanakan pekerjaan komunikator.
12
Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengempokan ide-ide secara
tepat. Ada dua pendekatan organisasinal yang cukup mendasar yaitu pendekatan
langsung dan pendekatan tidak langsung. Dengan pendekatan langsung, ide pokok
ditempatkan pada bagian terdahulu, kemudian baru diikuti bukti-bukti
pendukungnya; sedangkan dalam pendekatan tidak langsung, bukti-bukti
pendukung ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi orang-orang yang sangat
tertarik atau senang terhadap pesan-pesan yang akan disampaikan. Sementara itu,
pendekatan tidak langsung tepat untuk orang-orang yang bersikap skeptic atau
tidak senang terhadap pesan-pesan yang disampaikan.
2.5.3. Revisi Pesan-Pesan Bisnis
Revisi merupakan langkah terkahir dalam mengembangkan pesan-pesan
bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi
dan pengorganisasiaanya, gaya penyampaianya, maupun format penulisannya.
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat.
Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah
familier / sudah dikenal secara umum, singkat , dan hindarkan kata yang memiliki
pengertian gAnda.
Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencangkup
keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kalimat sederhana,
majemuk, dan kompleks. Kalimat-kalimat yang sangat singkat dan menggunakan
kalimat aktif akan mempermudah audiens Anda dalam memahami maksud dan
tujuan suatu pesan-pesan bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraph dapat dilakukan dengan berbagai
macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan
mengenai sebab-akibat, melakukan kalsifikasi (pengelompokan), dan pembahasan
mengenai pemecahan masalah (problem solving). Pusatkan perhatian pada ide
tunggal, dan usahakan untuk setiap paragraph singkat saja.
2.6. Komunikasi melalui Surat
2.6.1. Penulisan Direct Reuquest
13
Maksud Direct request adalah untuk mendapatkan suatu respon dari para
pembaca dengan menjawab pertanyaan , emngirim barang atau jasa, atau sutatu
tindakan yang lain. Meskipun berasumsi bahwa respons pembaca adalah
menyenangkan, Anda perlu meyakinkan diri Anda dengan para pembaca dengan
cara-cara yang menyenangkan pula. Permintaan terhadap suatu informasi dapat
berasal dari dalam maupun dari luar suatu organisasi.
Surat-Surat direct Request dapat digunakan untuk berbagi macam aplikasi,
seperti melakukan pesanan barang atau jasa (orders) , surat pengaduan bisnis,
surat reservasi, meminta informasi penting terhadap suatu produk baru,
mengajukan klaim, danadjustment , dan pemohonan kredit.
Untuk mempermudah tugas-tugas pembaca, Anda sebaiknya memulai
dengan permintaaan (request)apa yang Anda kehendaki dan memberikan
penjelasan yang lebih rinci yang akan dapat membantu pembaca melakukan apa
yang dihendaki secara benar dan tepat. Apabila Anda meminta beberapa barang
yang berbeda, maka lebih baik beri masing-masing barang tersebut untuk lebih
memudahkan pembaca memberikan jawaban atau tanggapanya. Suatu suratdirect
request dapat ditutup dengan ucapan terima kasih, suatu tindakan khusus dan
indikasi batas waktu (deadline) suatu pengiriman.
2.6.2. Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif
Strategi penulisan untuk permintaan rutin, pesan-pesan good news ,
serta goodwillpada umumnya menggunakan pendekatan langsung (direct
approach), yang memnungkinkan para pembaca secara langsung dapat
mengetahui apa maksud penyampain suatu pesan. Hal ini berbeda dengan pesan-
pesan bisnis yang mempunyai dampak yang kurang baik bagi pembacanya.
Pendekatan langsung yang digunakan dalam penulisan permintaan rutin
dan pesan-pesan positif lainnya mencangkup tiga hal, yaitu kemukakan ide pokok
pada bagian awal, diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci di bagian
pertengahan , dan diakhiri dengan salam penutup yang berisi pernyataan
keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.
Disamping memiliki keunggulan seperti langsung pada pokok bahasan dan
menghemat waktu, pendekatan langsung juga memiliki kelemahan seperti factor
14
kebiasaan, dalam arti bahwa sebagian penyampaian pesan merasa tidak terbiasa
dengan pendekatan langsung.
Dalam menjawab surat permintaan informasi yang memiliki potensi
penjualan, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu berikan respon secepatnya,
berikan dukungan terhadap penjualan, dan berikan kesan yang positif terhadap
perusahaan Anda. Selain menangani berbagai permintaan informasi, suat
perusahaan sering kali menangani berbagai permintaan kredit rutin, baik yang
berkaitan dengan memberikan persetujuan kredit maupun pemberian referensi
kredit bagi yang membutuhkannya.
Bentuk informasi positif yang lain adalah meberikan surat rekomendasi
kepada orang lain. Surat rekomendasi ini bersifat rahasia sehingga yang meminta
surat rekomendasi tidak boleh tahu tentang isi surat tersebut. Oleh karena itu,
surat rekomendasi biasanya langsung dikirim ke organisasi / lembaga yang
meminta rekomendasi tersebut.
2.6.3. Penulisan Bad News
Maksud dari pesan-pesan Bad News adalah untuk menyampaikan
informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan
bagaimana dampaknya bagi audiens Anda. Sebagai contoh : berita duka cita,
pemutusan hubungan kerja (PHK), penurunan jabatan, penolakan kredit, kegagaln
ujian, penolakan lamaran kerja, dan sebagainya. Untuk mencapai tujuan tersebut,
Anda harus mempertimbangkan bagaimana pAndangan audiens. Bahkan, kalau
memungkinkan Anda dapat menjelaskan bagaimana pesan-pesan bed news tetap
memberikan manfaat bagi audiens Anda.
Secara umu pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk
pesan-pesan bad news adalah indirect approach, yang dimulai dengan suatu
pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alas an yang
mendukung pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang
memiliki dampak positif bagi audiens Anda.
Pendekatan organisasional lainnya adalah direcr approach, yang digunakan
terutama untuk penyampaian pesan-pesan bad-news yang mempunyai dampat
emosional yang sangat kecil terhadap audiens, yang dimulai dengan pernyataan
15
bad news, diikuti dengan alasan yang jelas dan diakhiri dengan kata penutup yang
positif.
2.6.4. Penulisan Pesan Pesan Persuasif
Dalam mengembangkan pesan pesan persuasive secara efektif perlu
diperhatikan lima komponen penting yaitu (1) mementukan kredibilitas Anda, (2)
menyiapkan kerangka argumentasi, (3) menggunakan daya pemikat atas dasar
logika dan emosional, (4) memperkuat posisi Anda dengan menggunakan bahasa
yang baik dan bukti yang jelas.
Untuk memperkuat kredibilitas Anda dalam menyampaikan pesan-pesan
persuasif, beberapa cara dapat dilakukan, diantarnya adalah : memebrikan
dukungan terhadap penyataan Anda dengan fakta dan sumber-sumber lainnya;
menjelaskan tujuan Anda secara jeals; menunjukkan sikap hormat; dan
menunjukkan sikap percaya kepada pihak lain.
Dalam penyampaian pesan pesan secara persuasive, rencana
organisasional yang dapat digunakan adalah dengan menerapka prinsip AIDA
(Attention, Interest, Desire, Action). Untuk membuka suatu dialog, lontarkan
pertanyaan yang menarik pembaca dengan fakta, penjelasan lebih rinci, dan
tambahan informasi yang bermanfaat bagi pembaca. Berikutnya Anda perlu
meningkatkan hasrat pembaca dengan memberikan bukti-bukti yang lebih banyak
dan manfaat bagi pembaca. Yang terakhir, Anda dapat mengambil kesimpulan
dengan memotivasi pembaca agar bersedia mengambil tindakan yang lebih
spesifik, dengan menekankan hasil positif suatu tindakan, dan dengan
memberikan kemudahan bagi pembaca dalam merespons.
Untuk meperkuat posisi Anda dalam menyampaikan pesan-pesan
persuasif, Anda dapat menggunakan semantic, metafora, anekdot, bahasa yang
sederhana dan mudah dipahami, dan fakta yang mampu memperkuat posisi Anda.
Ada beberapa kunci dalam menyampaikan pengaduan, permintaan, atau
penyesuaian yang baik secara persuasive yaitu 1) mengemukakan semua fakta
dengan lebih rinci, logis, dan menarik pembaca, 2) mengekspresiakan perasaan
Anda dengan tenang, 3) memfokuskan pada manfaat atas problem-solusi, dan 4)
memberikan pernytaan permintaan suatu tindakan secara spesifik dan beralasan.
16
2.6.5. Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang
dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal,
maupun laporan bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu
pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang
membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat
bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang digunakannya.
Dalam perkebangannya, seorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan
secarik kertas maupun secara elektronik. Di samping itu, pengrimiman surat
secara elektronik dapat dilakukan dengan menggunakan telepon seluler untuk
varian tertentu maupun dengan menggunakan computer yang sudah dilengkapi
dengan modem.
Melalui surat, seorang dapat menyampaikan informasi penting kepada
orang lain, sebagai alat bukti tertulis, alat untuk mengingat-ingat, alat bukti
historis, dan untuk pedoman kerja.
Surat dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, pemakaiannya, sifat, jumlah
sasaran yang dituju, urgensinya, dan tujuannya. Bagian bagian penting dalam
surat biasanya mencangkup kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamt
yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraf isi, paragraf penutup,
salam penutup, tAnda tangan, nama terang, tembusan dan inisial.
Bentuk surat dapat dibedakan menjadi (a) bentuk lurus penuh, (b) bentuk
setengah lurus, (c) bentuk lurus, (d) bentuk bertakuk, (e) bentuk paragraph
menggantung, (f) bentuk Amerika, dan (g) bentuk Inggris.
Bagaimana dengan bahasa surat? Secara umum, bahasa yang digunakan
dalam dunia korespondensi mencangkup tiga hal, yaitu (a) pemilihan kata-kata
yang sudah dikenal, (b) pemilihan kata-kata yang cermat, dan (c) pemilihan kata-
kata bermakna jelas dan dihindari yang bermakna lebih dari satu.
2.7. Komunikasi Tentang Pekerajaan
2.7.1. Penulisan Surat Lamaran Kerja
17
Surat Lamaran kerja merupakan pintu gerbang pelamar kerja memasuki
dunia bisnis. Oleh karena itu, pelamar kerja dapat menggunakan
pendekatan Attention, Interest, Desire, and Action (AIDA) dalam membuat surat
lamaran kerja.
Secara garis besar surat lamaran kerja mencangkup tiga hal, yaitu paragraf
pembuka, paragraf pertengahan, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka lebih
menekankan bagaimana pelamar kerja dapat menarik perhatian pembaca melalui
suatu pernyataan rangkuman, nama person, sumber publikasi, pertanyaan , dan
cuplikan berita. Paragraf pertengahan merupakan penjelasan terhadap apa yang
diminati dan sangat diharapkan oleh pembaca seperti kualifikasi pendidikan,
pengalaman kerja, dan berbagai minat dan aktivitas. Dalam surat lamaran kerja,
paragraph penutup mencangkup suatu tindakan yaitu untuk wawancara. Oleh
karena itu, untuk mempermudah pemanggilan pelamar kerja, pelamar kerja perlu
mencantumkan alamat yang lengkap yang memudahkan organisasi yang
menawarkan lowongan kerja menghubungi pelamar kerja.
2.7.2. Penulisan Resume
Suatu Resume merupakan factual terhadap kualifikasi Anda.
Dalam resume, Anda harus menekankan pada poin-poin penting kemampuan
Anda. Suatu resume tak dapat dipisahkan dari suatu lamaran kerja. Resume dapat
digunakan untuk mejual kemampuan yang Anda miliki bagi organisasi /
perusahaan yang memerlukannya.
Persiapan resume meliputi mengumpulan informasi penting,
perencanaan resume, dan menyusun resume. Sebagaimana dokumen tertulis yang
lain, resume harus direfleksikan suatu stAndar isi, organisasi, dan gaya yang
tinggi. Apabila terjadi kesalahan dalam pembuatan resume, kemungkinan besar
wawancara tak akan dapat berlangsung sebagaimana yang Anda harapkan.
Resume kronologis menggunakan judul pendidikan dan pengalaman secara
berurutan, dimulai dari pendidikan dan pengalaman yang
terbaru. Resume fungsional menggunakan fungsi-fungsi yang dapat Anda lakukan
sebagai judul-judul utamanya. Sedangkan penggabungan antara kedua
bentuk resume tersebut disebut dengan resumekombinasi. Anda dapat memilih
18
salah satu dari ketiga bentuk resume mana yang lebih cocok dengan jenis
pekerjaan yang Anda pilih.
2.7.3. Wawancara Kerja
Suatu Organasasi / Perusahaan yang mengundang anda untuk melakukakn
wawancara kerja mencari pelamar yang memiliki kualifikasi sesuai yang
dibutuhkan.
Wawancara kerja merupakan sebagian kegiatan penting dalam proses
mencari pekerjaan, selain resume dan surat lamaran kerja. Untuk menghadapi
wawancara, perlu berbagai perisapan muali cara berpakaian , nada suara, cara
menjawab pertanyaan, cara duduk dan sejenisnya. Jangan sampai wawancara yang
merupakana kesempatan emas yang sangat berharga hilang begitu saja, tanpa
persiapan yang matang.
Anda perlu mengenali jabatan pekerjaan dan perusahaan melalui berbagai
publikasi resmi yang diterbitkan oleh perusahaan yang anda lamar. Pemahaman
anda mengenai pekerjaan dan perusahaan ygn anda lamar menunjukkan seberapa
besar kesungguhan anda dalam mencari kerja.
Antisipasi terhadap pertanyaan-pertanyaan yang kemungkinan akan
ditanyakan dalam wawancara sangat penting. Paling tidak, anda akan dapat
mempersiapkan berbagai kemungkinan jawaban yang dapat anda sampaikan pada
saat wawancara berlangsung.
Segera setelah wawancara berakhir, sudah selayaknya apabila anda
menyampaikan suatu penghormatan melalui surat ucapan terimakasih, teruatama
kepada pewawancara yang telah meluangkan waktu dan tenaga untuk melakukan
wawancara dengan anda. Berikan kesan yang positif kepada pewawancara,
meskipun kemungkinana diterima sebagai oegawai baru relatif kecil.
2.7.4. Presentasi Bisnis
Presentasi Bisnis bagi para staf manajer pada semua level atau tingakatan
dalam suatu perusahaan berskala menengah dan besar merupakan hal yang biasa,
baik dalam kaitannya dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia,
produksi , dan teknologi informasi. Oleh karena itu, mereka perlu memperhatikan
berbagai factor yang dapat menunjang keberhasilan presentasi.
19
Presentasi bisnis, paling tidak memiliki empat tujuan utama, yaitu
menginformasikan pesan-pesan bisnis, menghibur audiens, menyentuh emosi
audiens, dan memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu. Meskipun dalam
praktiknya, suatu perusahaan dapat saja bertujuan sekedar menyampaikan pesan-
pesan bisnis tertentu bagi audiens.
Sebelum melakukan presentasi bisnis, perlu dipersiapkan beberapa hal,
seperti penguasaan materi yang ingin disampaikan, pengusaan alat bantu
presentasi bisnis, menganalisis audiens dan menganalisis lingkungan tempat
berlangsungnya presentasi bisnis.
Alat bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini sangat bervariasi,
mulai dari paling sederhana sampai pada alat bantu visual elektronik dengan
teknologi canggih. Sarana pendukung dalam presentasi bisnis diharapkan mampu
memperjelas pemahaman para audiens dalam menangkap suatu materi dan
menarik bagi audiens.
Dalam melakukan presentasi bisnis, seorang presenter sebaiknya perlu
melakukan analisis audiens yang berkaitan dengan apa, siapa, kapan, dan
bagaimana presentasi bisnis itu dilakukan. Selain itu, seorang presenter juga perlu
menganalisis bahasa tubuh yang sebaiknya digunakan dan meninjau lokasi secara
sekilas.
Satu hal yang tak boleh dilupakan adalah bagaimana berupaya untuk selalu
menumbuhkan rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis
2.7.5. Negosiasi
Dalam dunia bisnis, negosiasi merupakan aktivitas yang lazim digunakan
dalam mencapai suatu kesepakatan bersama anatara kedua belah pihak. Negosiasi
memiliki berbagai pengertian yang pada dasarnya memiliki kesamaan, yaitu
bagaimana mencapai kesepakatan bersama.
Menurut Hartman, negosiasi adalah suatu proses komunikasi antara dua
pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri,
yang berusaha untuk mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak
tersebut mengenai masalah yang sama.
20
Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi antara kedua belah
pihak yang mempunyai ha katas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan
kedua belah pihak sehingga terjadi suatu proses yang saling memberi dan
menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama.
Sementara itu, menurut Casse, negosiasi adalah proses yang paling sedikit
melibatkan kedua belah pihak dengan perserpsi, kebutuhan, dan motivasi yang
berbeda, yang mencoba untuk bersepakat tentang suatu hak demi kepentingan
bersama.
Berdasarkan beberapa pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa
negosiasi melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari suatu
kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama
kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi
Ada enam tahapan penting yang perlu diperhatikan dalam proses
negosiasi, antara lain (1) persiapan , (2) kontak pertama , (3) konfortasi, (4)
konsiliasi/kompromi, (5) solusi, (6) pascanegosiasi / konsolidasi
Ada empat tipe negosiator, yaitu negosiator curang , negosiator
professional, negosiator bodoh, dan negosiator naif.
2.8. Komunikasi Melalui Laporan
2.8.1. Penulisan Laporan Bisnis
Berbagai macam bentuk laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatu
perusahaan agar kegiatan operasional dapat berjalan secara efektif. Penggolongan
laporan bisnis dapat dilakukan atas dasar fungsi, subjek, formalitas, keaslian,
frekuensi, penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksaan pertemuan. Mereka
yang memerlukan berbagai macam bentuk laporan tersebut antara lain pelatih
manajemen, akuntan, ilmuan dan sebagainya.
Untuk menyusun laporan, berbagai macam persiapan perlu dilakukan
seperti mendefinisikan maslaah, tujuan dan cakupan, siapa yang akan menerima
laporan, ementukan ide/gagasan, mengumpulkan bahan-bahan, menganalisis dan
menafsirkan data, dan mengorganisasi data dan menyiapkan kerangka akhir.
Secara umum, suatu laporan mencangkup tiga bagian penting, yaitu bagian
pendahuluan , teks, dan penutup. Bagian pendahuluan, mencangkup antara lain
21
otorisasi, tata letak, masalah tujuam ruang lingkup, metodologi, sumber, latar
belakangm definisi istilah, keterbatasn dan penyataan singkat atas hasil yang telah
dilakukan. Adapun bagian teks mencangkup antara lain penjelasan semua
informasi penting beserta pendukungnya. Pada bagian penutup meliputi antara
lain rangkuman, kesimpulan, dan rekomendasi.
Cara mengorganisasikan laporan ada dua yaitu deduktif dan induktif.
Sementara itu, cara mengorganisasi teks laporan antara lain dengan menggunakan
2.8.2. Penulisan Laporan Singkat
Laporan Singkat sering disebut dengan istilah laporan informal. Laporan
informal memiliki berbagai karakter yang membedakan dengan laporan yang
lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencangkup berbagai keputusan
seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan. Laporan yang
singkat atau laporan informal seing menggunakan bentuk memo atau surat-surat
sedangkan laporan yang lebih formal disajiakan dalam bentuk manuskrip.
2.8.3. Penulisan Laporan Formal
Suatu laporan bisnis yang efektif akan dimulai dengan mendefinisikan
maslah secara jelas. Setelah masalah dinyatakan secara jelas, anda dapat
menentukan informasi apa yang diperlukan untuk memecahkan masalah. Di
samping itu, anda juga akan dapat mengembangkan suatu rencana bagiamana
memperoleh informasi tersebut.
Dalam melakukan analisis terhadap suatu masalah, kerangka menjadi
sangat penting artinya. Ada dua jenis kerangka yang digunakan untuk melakaukan
analisis terhadap suatu masalah. Jika tujuan anda adalah untuk meberikansuatu
informasi kepada pihak lain, kerangka yang dapat digunakan adalah kerangka
informasional. Namun, jika tujuan anda adalah mengambil kesimpulan dan
memberikan rekomendasi, kerangka yang tepat adalah kerangka analitikal.
Dalam melakukan tahapan penelitian, data yang anda kumpulkan dapat
diperoleh memalui dua sumber, yaitu sumber sekunder dan sumber primer. Pada
umumnya, biaya memperoleh data sekunder lebih murah dibandingkan dengan
biaya data primer.
22
Setelah anda menyelesaikan penelitan dan melakukan analisis terhadap
data yang anda kumpukan, maka langkah selanjutnya adalah anda perlu
mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Saran-saran yang anda
sampaikan hendaklah praktis dan logis, sehingga memudahkan pembaca dalam
melakukan suatu tindakan.
2.9. Ruang Lingkup dan Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau “commo” dalam
Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk
mencapai kesamaan makna, “commonness”. Komunikasi melibatkan dua orang
atau lebih, yang terdiri dari comunican dan comunicator dengan menggunakan
cara - cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal) yang disebut
media. Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu
melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun
perilaku atau tindakan
Pengertian Komunikasi Bisnis
Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa
sumber:
Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk
membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu
gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk
menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi
pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut.
Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan),
strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar
yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.
Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan,
humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun
bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan
suatu nilai bisnis (create business value).
23
Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun
nonverbal.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia
menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau
kegiatan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia
menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau
kegiatan.
Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun
komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal
communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam
kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu.
Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication ) merupakan
bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing –
masing memiliki budaya yang berbeda.
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun
non verbal.
2.10. Proses Komunikasi
24
Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang
berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi.
Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang
disajikan dalam suatu model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun
kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain,
sebagai berikut:
1) Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan
satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
2) Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu
sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya,
tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan
informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau
message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya
dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal
seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
3) Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang
telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima
dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu
tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel
atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran
untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon.
Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang
tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis
seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber
berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun
hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang
dikehendaki.
4) Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan
itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang
25
baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang.
Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan
penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.
Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding
dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang
akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula
memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5) Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik
yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah
disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima
terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun
tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut
ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan
untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
2.11. Bentuk Dasar Komunikasi
Verbal : melalui tulisan dan lisan
Non Verbal : bahasa tubuh, ekspresi
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan
menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan
membaca) pesan-pesan bisnis.
Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang
disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau
lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter
membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita
atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan
sebagian kecil contoh komunikasi verbal.
Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena
kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara
26
verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun
pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.
Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :
Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines
message,orang cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang
(writing ). Selain karena alasan praktis, speaking dianggap lebih mudah
“menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan. Namun bukan berarti
pesan tertulis tidak penting. Untuk menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan
memerlukan pemahaman dan pengkajian matang, diperlukan pula penyampaian
writing. Semisal penyampaian bussines report. Sangat tidak mungkin jika hanya
disampaikan dengan berbicara, mendengarkan dan membaca. Kenyataan
menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering mendapatkan informasi ketimbang
menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan informasi. Pesan bisnis ini
dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca (reading).
Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan bisnis
yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses
reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja,
dan hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.
Bentuk Komunikasi Verbal :
1. membuat dan mengirim surat penawaran harga dan pemesanan barang kepada
pihak lain
2. berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
3. melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
4. mengadakan briefing dengan staf karyawan
5. mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini
bawah, dll.
6. Komunikasi Non Verbal
Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non
verbal communicarion) merupakan hal yang penting. Banyak komunikasi
verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan
27
komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan. Melalui
komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan
mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa
senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya
dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator
untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi
komunikan saat menerima pesan.
Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat,
ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi
suara.
Tujuan komunikais non verbal ;
1. Menyediakan/memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan
verbal.
4. Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
5. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk
melakukan serve badmintos, belajar golf dan sejenisnya.
Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi
non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang
meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain tentunya akan
mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan.
Bentuk Komunikasi Non Verbal
1. mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berpikir
2. tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa
senang, simpati dan penghormatan
3. menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan
4. asbak di atas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok
5. mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita
Pentingnya Komunikasi Non Verbal
1. menyediakan/ memberikan informasi
28
2. mengatur alur suatu percakapan
3. mengekspresikan emosi
4. memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
5. mengendalikan/ mempengaruhi orang lain
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,
maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah
untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi
tersebut.
2.12. Tipe dan Fungsi Komunikasi
Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong
Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50,
komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha
menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah
faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha
menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi
antar pribadi.
2. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang
meliputi cetak dan elektronik.
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat
fungsi, yaitu:
1. Fungsi informative
29
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih
baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada
dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan
kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun
guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu
mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai
kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam
struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas
(position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk
menjalankan perintah banyak bergantung pada:
o Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
o Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
o Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin
sekaligus sebagai pribadi.
o Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
b. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada
dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
30
kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
2. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak
akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya
kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk
mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan
sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
3. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan
antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga
ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam
diri karyawan terhadap organisasi.
2.13. Komunikasi yang Efektif
Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan
perubahan sikap (attitude change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses
komunikasi. Tujuan Komunikasi Efektif. Tujuan dari Komunikasi Efektif
sebenarnya adalah memberi kan kemudahan dalam memahami pesan yang
31
disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa
yang digunakan oleh pemberi informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat
dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan.
tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan
balik atau feed back dapat seinbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu
komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.
Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :
1) Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang
dimaksud oleh pengirimnya.
2) Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan
ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.
3) Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya
dilakukan untuk menindak lanjuti pesan yang dikirim.
2.14. Hambatan Komunikasi
Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama
sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat
dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :
Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak
pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi
teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin
berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim
informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat
diandalkan serta lebih efisien.
Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau
idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang
diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi
tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
32
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus
memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta
melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap
kata-kata yang digunakannya.
Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh
orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun
komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan
persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian
informasi, penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau
lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai
yang dianut.
1) Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:
Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback
dari karyawan
2) Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih
cepat
3) Mempromosikan komunikasi horisontal, meningkatkan moral, menambah
ide-ide.
4) Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang
5) Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi
perusahaan
BAB III
KESIMPULAN
33
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia
menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau
kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan
semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang
cenderung semakin ketat. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan
lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya,
gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun
dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis
menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan
laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik
lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri.
Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses
Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk
mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis,
pemasaran produk ataupun lainnya.
34
Recommended