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MANUAL DE ESTANDARIZACION
CINCO S
CÓDIGO
001
1 OBJETIVO
Establecer los estándares que se deben manejar en todas las áreas de la Compañía
General de Aceros S.A, con respecto a la clasificación, el orden, la limpieza,
mantenimiento de estándares y autodisciplina de los mismos.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el personal de la Compañía General de Aceros S.A. en
las diferentes áreas en el ámbito nacional.
Los cargos responsables de la coordinación de este procedimiento son los Gerentes y
Jefes a nivel nacional.
Este documento servirá como referencia para los responsables en la ejecución de las
inspecciones de control.
3 REGLAS GENERALES PARA ESTANDARIZACION OFICINAS Y ZONAS
COMUNES.
3.1 Cada oficina consta de los elementos o herramientas necesarias para la
ejecución de la labor.
3.2 Se permite solo una planta por oficina, un calendario el cual debe ser
pequeño y de escritorio, se permite calendario de pared en lo posible de CGA, evitar
muñecos, peluches y objetos personales para decoración.
3.3 Las divisiones de vidrio deben estar libres de calcomanías, publicidad o
avisos.
3.4 Escritorios, sillas y divisiones de acuerdo a lo suministrado por CGA en
cada agencia (según el diseño autorizado)
3.5 Sillas y archivadores, manteniendo en lo posible uniformidad (según el
diseño autorizado)
3.6 Cortinas o persianas verticales/horizontales (según el diseño autorizado)
acordes con las paredes y muebles
3.7 Reemplazar progresivamente a PC y monitores de color negro.
3.8 Pintura de paredes y puertas gris y blanco mezcla uno a uno para todas las
oficinas. con tonos discretos para oficina, que combine con el azúl Cyan del logo de
CGA.
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3.9 Rejas, cuadros y ventanas de color azul español Corporativo
3.10 En el casino se compone de sillas y mesas estándar (según el diseño
autorizado)
3.11 Almacén de suministros manejará estanterías y un plano con vista superior
para visualización e identificación de elementos codificados
3.12 Almacén utilizará un cuarto de custodia para mantener herramental de
costo elevado, la preservación e identificación de punzones y matrices se realizará
mediante un archivador especial con cavidades para cada inserto.
3.13 Rutinas de Aseo para oficinas, día de por medio: lunes, miércoles y viernes
para cada puesto de trabajo.
3.14 Las rutinas de Aseo para los auxiliares de oficios Varios y Servicios
generales es asignarán por escrito a cada responsable para la ejecución de aseo en
zonas comunes, baños, casino, áreas locativas etc.
3.15 Las oficinas deben estar identificadas según los puestos de trabajo del
área.
3.16 La papelería de las impresoras y fotocopiadoras deben mantenerse en orden,
por arrumes según su tamaño y si son de reciclaje debidamente organizadas.
3.17 Los cables de las computadoras, cables eléctricos y telefónicos y demás
equipos de oficina deben estar sujetos, protegidos y organizados, con el fin de evitar
condiciones inseguras.
3.18. No se deben mantener cajas. La papelería se deben organizar en los lugares
asignados a archivo o almacenamiento de stock.
3.19 Los elementos de limpieza deben mantenerse en lugares no visibles y
estándares para ello.
3.20 Los techos especialmente el cielo raso deben estar en buenas condiciones, no
deben estar corridos, partidos, etc.
3.21 Las sillas y mesas de las salas de reuniones juntas, etc si no están en uso,
deben estar organizadas y sin documentos sobre ellas.
3.2.2. Cada puesto de trabajo debe cumplir con las condiciones de iluminación
según lo requerido por seguridad ocupacional.
3.2.3 Los pasillos deben estar aseados y libres de objetos que puedan causar
accidentes y/o contaminación visual.
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3.2.4 Los archivadores deben estar debidamente identificados de acuerdo a la
información que contengan.
3.2.5 En las carteleras solo se permite publicar material autorizado por la Gerencia
responsable de la cartelera, por lo tanto para adicionar cualquier información, se
requiere este aval. No se permite material informativo por fuera de las carteleras
establecidas.
4 REGLAS GENERALES PARA ESTANDARIZACION.
Se establece como base para ubicación de materiales y demás zonas el plano de planta.
4.3 OFICINAS.
4.3.1 Solo se debe contar con una caneca de basura por puesto de trabajo,
máximo un calendario de escritorio u uno de pared por oficina, preferiblemente de
CGA.
4.3.2 Sobre el escritorio solo deben existir los elementos indispensables para el
desarrollo del trabajo. En lo posible las sillas en un mismo ambiente, deben ser del
mismo color y estilo Ejemplo las sillas para visitantes con la silla de la persona que
los atiende.
4.3.3 En una misma sucursal buscar unificar los colores de los caunter donde se
atiende al público, igualmente el estilo de luces que se manejan por ambientes.
Los muebles y elementos que se encuentren en el mismo ambiente,
preferiblemente deben ser del mismo estilo y color, buscando permanentemente
mantener la uniformidad.
4.3.4 Los archivadores que se manejan en las oficinas preferiblemente deben ser
de pared y del mismo color de de los muebles, en caso de requerirse otro estilo,
este debe ser acorde al ambiente según el diseño autorizado.
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4.4 PLANTA.
4.2.1. Los estantes o rack donde se almacena los diferentes materiales deben
mantener la identificación del material allí ubicado, según calidad, calibre ó según
aplique.
4.2.2. Rutinas de limpieza y jornadas de aseo: según lo establecido en la
cartelera de planta.
4.2.3. Acero inoxidable en espesores delgados y lamina suelta se almacena en
los RACKS de color amarillo, su marcación será por calibres y estado de lamina
(maltratada cuando aplique).
4.2.4. La chatarra debe estar almacenada en estibas o tolvas diseñadas para tal
fin, las cuales se localizan en sitios que no interfieren con la movilización del
personal o materiales. Esta se localiza según planos.
4.2.5. La escoria y viruta se debe recoger a diario y depositarse en canecas u otro
dispositivo diseñado para tal fin. La limalla se recogerá en canecas localizadas en
cada maquina que la genere. La Disposición de estos elementos es a criterio del
Gerente o quien el designe. En todo caso siempre garantizando que tienen
espacio suficiente para almacenar los residuos que se generan a diario.
4.2.6. Disposición de chatarra y elementos a criterio del Gerente. La localización
de las estibas en madera se compilará en un solo lugar ya designado para tal fin.
La madera que no se puede utilizar y una vez esté en el lugar establecido, será
vendida mensualmente a través del Jefe de planta.
4.2.7. Las canecas de manejo de desecho deberán cumplir con los siguientes
requisitos:
a. Colores: Azul oscuro para viruta.
Azul claro para plástico.
Gris para papel cartón.
Verde oscuro para residuos no reciclables, por ej. La estopa.
Verde claro para aceite reciclado.
Café para madera.
b. Frecuencia: Cada agencia deberá estandarizar, de acuerdo a su
utilización los días y hora a evacuar estos desechos.
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c. Ubicación: Cada agencia deberá establecer la zona estándar para cada una
de estas canecas,
d. Utilización del desecho: Los repuestos y partes para desechar se dejan
dentro de una zona establecida para tal fin en el área de mantenimiento, éstos
se pueden reutilizar o vender a criterio del Gerente o quien el designe en cada
sucursal.
4.2.8. Cada agencia estandarizará el manejo de locker organizadores de
herramientas y tablero de herramientas. Según el diseño autorizado.
4.2.9. Las áreas de trabajo en planta deben estar debidamente demarcadas con
pintura amarilla según se requiera. En la planta se contará con mínimo un armario
para guardar las herramientas de corte (tortugas o morrocoyas), Fuera de este
armario solo deben permanecer las que están en uso. Las manguera de estos
equipos deben estar debidamente enrolladas y cumpliendo los estándares de
limpieza.
4.5 AREAS COMUNES DE OFICINA.
4.3.1. Las carteleras deben estar en lugares de fácil transito, con el estándar
anexo para carteleras (ver anexo 1). Máximo se debe tener una cartelera por
Dirección. Dentro de las oficinas si se requiere estrictamente, se manejan tableros
de marcador borrable el cual si no esta en uso debe estar limpio.
4.3.2. En esta área no se mantienen canecas de basura. No deben existir
carteleras diferentes a las autorizadas (una por Gerencia o según se requiera).
4.3.3. Las materas de las plantas y las plantas deben cumplir con los estándares
de limpieza, orden y adecuadamente arregladas (sin hojas o flores marchitas).
4.4. AREAS COMUNES DE DESPACHOS Y PARQUEADERO.
4.4.1. Las zonas verdes deben estar podadas y limpias. Se debe tener
canecas para la basura adecuadamente identificadas y en los lugares
establecidos.
4.4.2. Los parqueaderos deben estar demarcados con pintura amarilla u
otro medio que permita su identificación.
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5. ESTANDARIZACION DE RUTINAS
5.1 RUTINA DE ORGANIZACIÓN PARA OFICINAS Y PRODUCCION: Es necesario
identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de
estos últimos.
Periodicidad: Diariamente.
5.2 RUTINA DE ORDEN: Cada agencia tendrá un lugar para cada artículo, adecuado a
la rutina de trabajo, de fácil acceso, según su frecuencia de uso, y con su debida
señalización. Involucra archivos de documentos, almacenamiento de herramientas,
consumibles, plantillas, y demás elementos de uso ya sea permanente o esporádico.
5.2.1 EN OFICINAS
5.2.1.1 Las carpetas deben estar identificadas y ubicadas en los respectivos
archivadores.
5.2.1.2 Los archivadores deben registrar en un listado el nombre de las
carpetas contenidas en él, para facilidad de consulta.
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5.2.1.3 Las cajas que contienen archivo deben tener un listado de los
documentos allí almacenados, ubicados en los diferentes lugares según la
organización definida.
5.2.1.4 El archivo inactivo es depurado cada año, de acuerdo a los parámetros
establecidos en la norma ISO por áreas.
5.2.1.5 Las carpetas, archivadores y demás documentos deberán manejar un
control visual estándar.
5.2.2. EN PRODUCCION
5.2.2.1 Los lugares donde se almacena herramienta deben estar debidamente
organizadas, codificadas y con un listado permanente y detallado de las
mismas.
5.2.2.2 Los sitios donde se almacenan planos y plantillas necesarias para
procesos de cortes, se organizarán según cliente, clases de plano, etc., de
acuerdo a la definición.
5.2.2.3 Los lugares donde se ha especificado almacenar los elementos de
medición deben asegurar su seguridad y buen estado, también debe mantener
un registro de lo allí almacenado.
5.2.2.4 Se deben usar siempre el lugar destinado para ubicar las regletas de
oxicorte, definido para cada puesto de trabajo.
5.3 RUTINA DE LIMPIEZA: Es necesario identificar y eliminar las fuentes de suciedad,
para garantizar un adecuado y óptimo habito de limpieza.
5.3.1. EN OFICINAS
5.3.1.1 Cada dos meses se hace una jornada de limpieza en las oficinas, cada
colaborador realiza esta actividad en su puesto de trabajo.
5.3.1.2 Por lo menos tres veces a la semana se limpian los escritorios,
computadores, teléfonos, etc.
5.3.1.3 Por lo menos una vez al mes el computador se limpia con trapo
húmedo, el teclado con una brocha para eliminar el polvo (este mantenimiento
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es autónomo y se hace asegurando el cuidado de mantener el equipo en
buenas condiciones de funcionamiento).
Adicionalmente los computadores recibirán el mantenimiento según lo
programado por el área de sistemas.
5.3.1.4 Las áreas comunes son mantenidas por la persona encargada de
servicios generales, al igual que la cocina y los sanitarios, estas actividades son
de frecuencia diaria. Igualmente, cada responsable por agencia deberá
establecer un cronograma de limpieza para los puestos y lugares de trabajo,
que deberá ejecutar servicios generales.
5.3.1.5 Por semanas se coordina la limpieza de paredes, cepillado de pisos,
limpieza de vidrios, efectuada por la encargada de servicios generales.
5.3.1.6 Semestralmente se efectúa el lavado de cortinas y limpieza de
persianas.
5.3.2. EN PRODUCCION
5.3.2.1 Se realiza cada dos meses una jornada de limpieza en la cual se
involucra limpieza de telarañas, letreros, etc.
5.3.2.2 De acuerdo a la programación existente, los sanitarios de producción
son lavados diariamente, esta actividad es realizada por los colaboradores de
esa área.
5.3.2.3 A diario el personal de producción dedica los primeros diez minutos de
la jornada para realizar una inspección al área asignada con el fin de hacer
limpieza y organizar estos espacios.
5.3.2.4 Las maquinas de producción reciben un mantenimiento efectuado por
cada usuario antes y al finalizar la jornada, esto implica limpieza, en caso de
aserrado limpieza de limalla, revisión de taladrina, revisión que no haya fugas,
cables eléctricos. etc.
6. INSPECCIONES DE SEGUIMIENTO: Son realizadas por el grupo de aliados por lo
menos una vez al mes, tienen en cuenta la información especificada en el presente
manual y para facilitar el desarrollo de las inspección se cuenta con el formato LISTA DE
CHEQUEO PARA VERIFICACION DE ESTADO DE AREAS, EQUIPOS, MATERIALES E
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INFORMACION. (VER ANEXO 2). Las inspecciones que realizan los aliados
corresponden al área diferente en la cual el labora.
Con el fin de mantener a todo el personal informado sobre los avances de 5S se hace
retroalimentación mediante fotografías de antes y después, en las cuales se puede
evidenciar los cambios a favor y determinar oportunidades de mejora.
7. 5S COMPUTADORES • Cada usuario de computadora es responsable de mantener el orden y limpieza de éste. • Al iniciar sus tareas en el PC realizar una limpieza de la superficie de este. Coloque alguna cubierta cuando no se utilice. • Ejecute algún programa de mantención de su PC por lo menos una vez a la semana. • Dividir el disco duro dejando una partición exclusiva para el sistema operativo. Es recomendable dejar una partición para lo relacionado con la empresa y otra de uso personal. • Crear carpetas para cada familia de documentos, tratando de que los archivos almacenados sean fáciles de ubicar para cualquier persona. • No coloque nombres demasiado extensos a los archivos, trate de que sean fechas o números correlativos. Los nombres deberían figurar en el nombre de la carpeta. • Respalde su información por lo menos una vez al mes (trabajos y correos). • Si comparte su PC con otras personas cree una carpeta para cada persona en donde almacene sus trabajos.
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ANEXOS
ANEXO 1. Estándar carteleras
Anexo 1.1. Dimensionamiento carteleras
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Anexo 1.2. Modelos carteleras
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ANEXO 2. Lista de chequeo para verificación de estado de áreas, equipos,
materiales e información.
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