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SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA
Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia
MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE NMINA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/1
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Lster Rodrguez Herrera RECTOR
Humberto Ruz
VICERRECTOR ACADMICO
Mario Bonucci VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Nancy Rivas de Prado
SECRETARIA
Jess Caldern Director de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA)
MERIDA, DICIEMBRE 2006
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/1
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: ELABORACIN
EQUIPO DE TRABAJO
DISEO Y ELABORACIN DE: Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO
Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO
PERSONAL COLABORADORES Funcionarios (as) del Departamento de Nmina
PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
COORDINACIN Y ASESORA
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ Especialista Organizacional de la DSIA
MRIDA, DICIEMBRE 2006
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/7
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN
2. ANTECEDENTES HISTORICOS
3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Organigrama de la Direccin de Finanzas.
Organigrama del Departamento de Nmina.
Organigrama Funcional del Departamento de Nmina.
4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS
5. DIRECTORIO
6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.
Cadena de Valor del Sistema de Negocio.
rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).
rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).
Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Nmina.
9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL
ndice del Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro y Cont rol.
Informacin General del Proceso de Registro y Contr ol.
Sub-Proceso: Actualizacin de Datos.
Procedimientos:
1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin y Eliminacin de
Movimientos Mensuales de Personal Docente y de Inve stigacin (PDI) y Directivo.
1.1.1 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos
Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (P DI) y Directivo.
1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y M odificacin de Cuentas Bancarias
del Personal Docente y de Investigacin (PDI), Dir ectivo y ATO.
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Pgina: 2/7
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO
1.1.2 Procedimiento para Inclusin y Modificacin d e Cuentas Bancarias del Personal
Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO .
1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin o Eliminacin de los
Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.
1.1.3 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los Movimientos
Mensuales de Entes Parauniversitarios.
1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin o Eliminacin del
Personal de la Nmina de Pensiones a Sobrevivientes .
1.1.4 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la
Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.
1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin o Eliminacin de las
Primas por Hijo del Personal Docente y de Investi gacin (PDI).
1.1.5 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por Hijo del
Personal Docente y de Investigacin (PDI).
1.1.6 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y M odificacin del Personal
Administrativo y Docente en Condiciones de Becario s.
1.1.6 Procedimiento para Inclusin y Modificacin d el Personal Administrativo y Docente
en Condiciones de Becarios.
1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Mo dificacin y Eliminacin del
Personal Docente y de Investigacin (PDI), Administ rativo, Tcnico y Obrero con
Medidas Tribunalicias.
1.1.7 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal Docente y
de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.
Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.
Procedimientos:
1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el A nlisis Mensual de los Listados de
Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.
1.2.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensu al de los Listados de Escalafn de
Titulares y Auxiliares Docentes.
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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO
1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el A nlisis Mensual del Listado de
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensu al del Listado de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ing reso en Nmina.
1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y An lisis de Conceptos Actualizados
en la Base de Datos de la Direccin de Personal (R etroactivos).
1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Co nceptos Actualizados en la Base de
Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y An lisis del Listado de Personal DI y
ATO Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.
1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Li stado de Personal DI y ATO
Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.
10. PROCESO 2: REINTEGRO Y RETENCIONES
ndice del Proceso de Reintegro y Retenciones.
Diagrama de Proceso de Reintegro y Retenciones.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Reintegro y Ret enciones.
Informacin General del Proceso de Reintegro y Rete nciones.
Sub-Proceso: Reintegro.
Procedimientos:
2.1.1 Diagrama del Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al
Personal DI, ATO, Becarios y Contratados.
2.1.1 Diagrama del Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de
Transacciones en Lnea.
2.1.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis de Pa gos Indebidos al Personal DI, ATO,
Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento A para Realizar el Anlisis d e Pagos Indebidos al Personal
Docente y de Investigacin, ATO, Becarios y Contrat ados.
2.1.1 Procedimiento B para Realizar la Revisin d el Reporte de Transacciones en
Lnea.
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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO
2.1.2 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones
Sociales.
2.1.2 Procedimiento para el Anlisis del Listado p ara Pago de Prestaciones Sociales.
2.1.3 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones
y Ayudas a Sobrevivientes.
2.1.3 Procedimiento para el Anlisis del PDI y Per sonal ATO de Pensiones y Ayudas a
Sobrevivientes.
Sub-Proceso: Retenciones.
Procedimientos:
2.2.1 Diagrama del Procedimiento para la Preparaci n del Resumen de Pago del
Impuesto Sobre la Renta (ISLR).
2.2.1 Procedimiento para la Preparacin del Resume n de Pago del Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
2.2.2 Diagrama del Procedimiento para la Preparaci n del Resumen de Pago del
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
2.2.2 Procedimiento para la Preparacin del Resume n de Pago del Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
2.2.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboraci n de rdenes de Pago Financieras.
2.2.3 Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de
Pago Centralizadas.
2.2.4 Procedimiento para la Recepcin y Procesamien to de rdenes de Pago
Centralizadas.
2.2.5 Diagrama del Procedimiento para la Realizar l a Relacin Anual en Materia de
Retenciones.
2.2.5 Procedimiento para la Realizar la Relacin An ual en Materia de Retenciones.
2.2.6 Diagrama del Procedimiento para Elaborar el L ibro de Compras.
2.2.6 Procedimiento para Elaborar el Libro de Com pras.
2.2.7 Diagrama del Procedimiento para el ARI Impues to Sobre la Renta Aplicable Sobre
Sueldos y Salarios y Dems Remuneraciones.
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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO
2.2.7 Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la R enta Aplicable sobre Sueldos y
Salarios y Dems Remuneraciones.
2.2.8 Diagrama del Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la
CP-OP por Concepto de Sueldos y Salarios y Otras As ignaciones del Personal Fijo.
2.2.8 Procedimiento para Realizar la Carga en el S istema de Nmina A6, la CP-OP por
Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.
11. PROCESO 3: REVISIN DE REPORTES
ndice del Proceso de Revisin de Reportes.
Diagrama de Proceso de Revisin de Reportes.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Revisin de Rep ortes.
Informacin General del Proceso de Revisin de Repo rtes.
Procedimientos:
3.1 Diagrama del Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las
Nminas.
3.1 Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
12. PROCESO DE APOYO 1: ARCHIVO
ndice del Proceso de Apoyo de Archivo.
Diagrama del Proceso de Apoyo de Archivo.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Archiv o.
Procedimientos:
PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de
Censo por Nmina.
PA-1.1 Procedimiento para la Recepcin y Distribuci n del Reporte de Censo por
Nmina.
PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la
Renta (ISLR) y (ARM).
PA-1.2 Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM).
PA-1.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaborac in de la Relacin Mensual de
Deducciones.
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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO
PA-1.3 Procedimiento para la Elaboracin de la Rel acin Mensual de Deducciones.
PA-1.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Distribucin de Estados de
Cuenta.
PA-1.4 Procedimiento para la Recepcin y Distribuc in de Estados de Cuenta.
PA-1.5 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Archivo de Reportes.
PA-1.5 Procedimiento para la Recepcin y Archivo d e Reportes.
PA-1.6 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Distribucin de los Reportes
Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a So brevivientes.
PA-1.6 Procedimiento para la Recepcin y Distribuc in de los Reportes Definitivos de la
Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
PA-1.7 Diagrama del Procedimiento para la Recepci n y Distribucin de los Reportes de
Nmina Definitivos.
PA-1.7 Procedimiento para la Recepcin y Distribuc in de los Reportes de Nmina
Definitivos.
PA-1.8 Diagrama del Procedimiento para la Depuraci n del Archivo del Departamento de
Nmina.
PA-1.8 Procedimiento para la Depuracin del Archiv o del Departamento de Nmina.
13. PROCESO DE APOYO 2: INFORMTICO
ndice del Proceso de Apoyo Informtico.
Diagrama del Proceso de Apoyo Informtico.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Informti co.
Procedimientos:
PA-2.1 Diagrama del Procedimiento para la Creacin de Aplicaciones.
PA 2.1 Procedimiento para la Creacin de Aplicacio nes.
14. PROCESO DE APOYO 3: SECRETARIAL
ndice del Proceso de Apoyo Secretarial.
Diagrama del Proceso de Apoyo Secretarial.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretari al.
Procedimientos:
PA-3.1. Diagrama del Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.
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Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO
PA- 3.1 Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.
PA- 3.2 Diagrama del Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA- 3.2 Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.
PA-3.3 Diagrama del procedimiento A para la Solicit ud y Recepcin de los Materiales y
Suministros del Departamento de Nmina.
PA-3.3 Diagrama del Procedimiento B para la Distrib ucin de los Materiales y
Suministros del Departamento de Nmina.
PA-3.3 Procedimiento para la Solicitud, Recepcin y Distribucin de los Materiales y
Suministros del Departamento de Nmina.
PA-3.3 Procedimiento A para la Solicitud y Recepci n de los Materiales y Suministros
del Departamento de Nmina.
PA-3.3 Procedimiento B para la Distribucin de los Materiales y Suministros del
Departamento de Nmina.
PA-3.4 Diagrama del Procedimiento para la Emisin d e Estados de Cuenta
Centralizadas.
PA-3.4 Procedimiento para la Emisin de Estados de Cuenta Centralizadas.
PA-3.5 Diagrama del Procedimiento para el Control de Asistencia.
PA-3.5 Procedimiento para el Control de Asistencia .
15. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Modelo Actor Rol.
Modelo Rol Actividad.
Matriz Actores Procesos.
16. GLOSARIO DE TRMINOS
17. ANEXOS
Formatos Planillas Utilizados en el Departamento de Nmina.
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Pgina: 1/3
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 1. INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos , es una contribucin que le permitir al
Departamento de Nmina de la Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con un
apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando
responsabilidades y participaciones, proporcionando informacin a los futuros interesados en conocer el
funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecucin de los procedimientos.
Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la
colaboracin de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en el Departamento de Nmina, quienes
aportaron toda la informacin solicitada y la asesora de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramrez.
El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema de Informacin Organizacional
que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con
la metodologa establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de
Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jons Montilva, de la
Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparacin Organizacional,
Entender el Proceso Actual, Rediseo del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobacin e
Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .
El Manual consta de las siguientes secciones:
Introduccin , breve explicacin al lector, acerca de los motivos y propsitos del mismo, metodologa
aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus
secciones.
Antecedentes Histricos, muestra brevemente la evolucin del Departamento de Nmina.
Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Direccin de
Finanzas y del Departamento de Nmina.
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Aprobado por: FECHA
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/3
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 1. INTRODUCCIN
Modelos, de Jerarqua de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a
travs de diagramas el Sistema de Nmina, la Misin y Objetivos (Generales y Especficos) del
departamento, la Base Jurdica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en el
departamento adems de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Servicio de Nmina y los
rboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente.
Proceso, descripcin grfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en el
Departamento de Nmina, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes
actividades desempeadas en el departamento.
Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles
desempeados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad
de los Andes (ULA) as como las desempeadas actualmente por los funcionarios del departamento y
los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual.
Glosario de Trminos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de
criterios en su aplicacin.
Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en
la ejecucin de sus actividades.
La correcta interpretacin y aplicacin de este Manual, se traducir en una mayor eficiencia operativa,
ya que es un elemento dinmico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar
de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en el departamento, la
forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima
para alcanzar los objetivos que tiene planteado el departamento en concordancia con las leyes,
reglamentos, cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Pgina: 3/3
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 1. INTRODUCCIN
Es por ello que recomendamos, que sera oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el
Departamento de Nmina dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso
adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a fin
de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/1
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTRICOS
DEPARTAMENTO DE NOMINA
El Consejo Universitario, en reunin celebrada el 15 de Marzo de 1.977 consider impostergable la
reestructuracin administrativa de la Institucin para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal
cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acord eliminar la Direccin de
Administracin y crear la Direccin de Finanzas. La Direccin de Finanzas se fund el 15 de Marzo de
1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de
la Institucin, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorera, Contabilidad y Bienes y
Rentas; teniendo adems las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de
sus finalidades.
Hoy da la Direccin de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que son:
Departamento de Tesorera, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y
Departamento de Nmina.
El Departamento de Nmina tiene como misin Ejecutar la insercin y/o modificacin en la nmina
al personal docente y de investigacin. As como las deducciones y reintegros de todo el personal
universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de Sueldos y Salarios. (Memoria y Cuenta
de la ULA ao 2005).
El Departamento de Nmina cuenta a su vez con dos unidades:
Unidad de Registro y Control (3 personas laborando).
Unidad de Reintegro y Retenciones (5 personas laborando). Adems con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona:
Apoyo Secretarial (2 persona laborando).
Apoyo de Recurso Informtico (1 persona laborando).
Apoyo de Archivo (1 persona laborando). Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados:
Jefe del Departamento de Nmina: Lic. Bety Jaimes de Patio.
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/4
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/4
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS
Fuente: www.ula.ve
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 3/4
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE NOMINA
Fuente: Creacin propia del analista.
DIRECCION DE
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
NOMINA
APOYO SECRETARIAL
REGISTRO Y
CONTROL
REINTEGRO Y
RETENCIONES
APOYO DE
ARCHIVO
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Pgina: 4/4
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE NMINA
DIRECCION DE FINANZAS
DIRECTOR DE FINANZAS
Prof. ngel Rodrguez
DEPARTAMENTO DE NOMINA
JEFE DE NOMINA
Lic. Bety Jaimes
APOYO
SECRETARIAL Y
DE ARCHIVO
1 Recepcionista
1 Oficinista
1 Archivista
REGISTRO Y CONTROL
JEFE DE LA UNIDAD
Laura Merchn
REINTEGRO Y RETENCIONES
JEFE DE LA UNIDAD
Lic. Mercedes Pea
2 Asistentes de
Nmina REINTEGRO
2 Asistentes de
Nmina
RETENCIONES
1 Tcnico de
Recursos
Informticos. 2 Asistente
Administrativo
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/2
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
Elaborado por:
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/2
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 4. MODELO DE JERARQUA DE SISTEMAS
Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en el Primer Modelo de Derek Hitchins (2000)
SISTEMA DE CONTABILIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE
BIENES
SISTEMA DE TESORERA
SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO
FINANCIERO
SISTEMA DE NOMINA
ApoyoGerencial
Reintegros Y
Retenciones
Registro y
Control
SISTEMA DE CONTABILIDAD
SISTEMA DE CONTROL DE
BIENES
SISTEMA DE TESORERA
SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO
FINANCIERO
SISTEMA DE NOMINA
ApoyoGerencial
Reintegros Y
Retenciones
Registro y
Control
SUPRASISTEMA SISTEMAS
SUBSISTEMAS
INTRA
INTER
AMBIENTE EXTERNO
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/2
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 5. DIRECTORIO
Elaborado por:
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Vigencia de la ltima
modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/2
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 5. DIRECTORIO
NNNN NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSINEXPERTO DEL
DOMINIOCEDULA DE IDENTIDAD
CONDICIN
1 Jaimes de Patio Bety Jefe de Nmina 2560 X 8.133.779 Fijo
2 Merchn Segovia Laura Analista de Nmina 2753 X 4.206.415 Fijo3 Brito de Sanchz Sonia Asistente de Nmina 3806 8.046.904 Fijo4 Pea de Gmez Elsisy Asistente de Nmina 3806 8.041.450 Fijo
5 Pea Dugarte Mercedes Contador 2752 8.034.188 Fijo6 Flores Rojas Gilda Asistente Administrativo 2762 8.046.407 Fijo7 Colmenares Luisana Asistente de Tesorera 2642 12.353.708 Fijo8 Pea Albornoz Wilmer Tcnico de Recursos de Informtica 2762 10.711.240 Fijo9 Ramrez Meza Marino Asistente de Nmina 2642 8.000.838 Fijo
10 Contreras de Uzctegui Nidia Oficinista 2768 8.039.110 Fijo11 Rojas Agnedy Josefina Recepcionista 3302 8.012.275 Fijo12 Candelas Guterrez Leonardo Archivista 3302 12.780.534 Fijo
13 Ros Visual Andreina Asistente Administrativo 2762 10.712.871 Contratado
REINTEGRO Y RETENCIONESREINTEGRO Y RETENCIONESREINTEGRO Y RETENCIONESREINTEGRO Y RETENCIONES
PERSONAL CONTRATADOPERSONAL CONTRATADOPERSONAL CONTRATADOPERSONAL CONTRATADO
PERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYOPERSONAL DE APOYO
PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO
REGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL
DIRECTORIOUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
PERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVOPERSONAL DIRECTIVO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO UNIVERSITARIO
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/4
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/4
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histrica, tomando la mas
actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje
UML Business.
MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005
PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:
MANUAL DE ORGANIZACIN -
AO: 1993
PGINA WEB DE LA ULA - AO:
OTRA FUENTE (especificar)
MISINMISINMISINMISIN
Dirigir, ejecutar ysupervisar la insercin ymodificacin en Nminadel personal docente,administrativo, tcnico yde servicios de laUniversidad de los Andes.(Material suministrado porla Direccin de Serviciosde InformacinAdministrativo)
OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
GENERALGENERALGENERALGENERAL
Ejecutar la insercion y/omodificacion en la nominaal personal docente y deinvestigacion. Asi como lasdeducciones y reintegrosde todo el personaluniversitario, a fin degarantizar el pago correctoy oportuno de Sueldos ySalario.
Ejecutar la insercion y/omodificacion en lanomina al personaldocente y deinvestigacion. Asi comolas deducciones yreintegros de todo elpersonal universitario, afin de garantizar el pagocorrecto y oportuno deSueldos y Salarios.
Planificar las actividadesque se ejecutan en lasUnidades delDepartamento, distribuyendo, coordinando ysupervisando el trabajorealizado por el personalresponsable, a fin defomentar el trabajo enequipo y optimizar losresultados (Materialimpreso facilitado en elDpto. de Nmina Ao2004)
VISINVISINVISINVISIN
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
CONCEPTOS DEL MODELADO DE
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 3/4
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005
PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:
MANUAL DE ORGANIZACIN -
AO: 1993
PGINA WEB DE LA ULA - AO:
OTRA FUENTE (especificar)
MISINMISINMISINMISINEjecutar la insercion y/omodificacion en la nominaal personal universitario. ()
OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
GENERALGENERALGENERALGENERAL
Registrar y controlar lainsercion, modificacionyexclusin en la nominadel personal docente yde investigacion. A finde proporcionarinformacin correcta yoportuna para el pagopor concepto de sueldosy salarios del personalactivo y pensiones asobrevivientes.
VISINVISINVISINVISIN
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL
CONCEPTOS DEL MODELADO DE
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN
MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005
PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:
MANUAL DE ORGANIZACIN -
AO: 1993
PGINA WEB DE LA ULA - AO:
OTRA FUENTE (especificar)
MISINMISINMISINMISIN
OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
GENERALGENERALGENERALGENERAL
Registrar, controlar ytramitar las retencioensy reintegros al personalde la Institucin.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES
CONCEPTOS DEL MODELADO DE
OBJETIVOS
FUENTE DE INFORMACIN: SECCION RETENCIONES Y REINTEGROS
OBJETIVOS
VISINVISINVISINVISIN
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 4/4
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar la insercion y/o modificacion en la nomina al personal docente y de investigacion. Asi como las deducciones y reintegros
de todo el personal universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de Sueldos y Salarios (Manual de
Organizacin ao 1993).
MISIN
Dirigir, ejecutar y supervisar la insercin y modificacin en Nmina del personal docente, administrativo, tcnico y de
servicios de la Universidad de los Andes. (Material suministrado por la Direccin de Servicios de Informacin Administrativo).
VISIN
No est definida.
OBJETIVO ESPECFICO
CUALITATIVO
Registrar y controlar la insercion, modificaciony exclusin en la nomina del personal docente y de investigacion. A fin de proporcionar informacin correcta y oportuna para el pago por concepto de sueldos y salarios del personal activo y pensiones a sobrevivientes.(Manual de Organizacin ao 1993)
OBJETIVO ESPECFICO
CUALITATIVO
Registrar, controlar y tramitar las retencioens y reintegros al personal de la Institucin. (Manual de Organizacin ao 1993)
OBJETIVO
Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en Eriksson y Penker (2000)
Elaborado por:
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/2
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: 7. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/2
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: 7. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 1/6
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Elaborado por:
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 2/6
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 3/6
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Pgina: 4/6
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 5/6
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 6/6
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN EL DEPARTAMENTO DE NMINA
Cantidad de Procedimientos ejecutados en el Departamento de Nmina
Registro y Control
Reintegro y Retenciones
Apoyo de Archivo
Apoyo Secretarial
Apoyo Informtico
Procesos/Cantidad de Procedimientos
Once (11) Procedimientos
Doce (12) Procedimientos
Ocho (8) Procedimientos
Seis (6) Procedimientos
Un (1) Procedimiento
Treinta y Nueve (39) ProcedimientosTOTAL
Revisin de Reportes Un (1) Procedimiento
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Pgina: 1/9
Materia: SISTEMA DE NMINA Asunto: 9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Pgina: 2/9
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL
INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL
Diagrama de Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro y Control.
Informacin General del Proceso de Registro y Control.
Sub-Proceso: Actualizacin de Datos.
Procedimientos:
1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos
Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.
1.1.1 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos Mensuales de
Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.
1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del
Personal Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.
1.1.2 Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias del Personal Docente
y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.
1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los
Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.
1.1.3 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de los Movimientos Mensuales
de Entes Parauniversitarios.
1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la
Nmina de Pensiones a Sobrevivientes.
1.1.4 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin del Personal de la Nmina de
Pensiones a Sobrevivientes.
1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por
Hijo del Personal Docente y de Investigacin (PDI).
1.1.5 Procedimiento para Inclusin, Modificacin o Eliminacin de las Primas por Hijo del
Personal Docente y de Investigacin (PDI).
1.1.6 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y
Docente en Condiciones de Becarios.
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Pgina: 3/9
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL
1.1.6 Procedimiento para Inclusin y Modificacin del Personal Administrativo y Docente en
Condiciones de Becarios.
1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal
Docente y de Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.
1.1.7 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin del Personal Docente y de
Investigacin (PDI), Administrativo, Tcnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.
Sub-Proceso: Revisin y Anlisis.
Procedimientos:
1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de
Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.
1.2.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de Escalafn de Titulares
y Auxiliares Docentes.
1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la
Base de Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la Base de Datos
de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO
Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.
1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO Relacionado
con Pago de Prestaciones Sociales.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
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Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA
Pgina: 6/9
Materia: SISTEMA DE NMINA
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUA DE PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Asunto: INFORMACIN GENERAL
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO Y CONTR OL
OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
Incorporar, Modificar Eliminar los Movimientos del Personal de la
Universidad de los Andes, procesados durante el mes en el
Departamento de Nmina.
CLIENTES
INICIALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Entes Externos a la Universidad de los Andes.
Tribunales del Pas.
Consejo Universitario.
FINALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Entes Externos a la Universidad de los Andes.
Archivo del Departamento de Nmina.
ENTRADAS
Solicitud de Actualizacin de los Movimientos del Personal de
la Universidad de los Andes procesados durante el mes.
SALIDAS
Reportes de Nmina Mensuales.
Reportes de Transacciones en Lnea.
Listado de Pago de Prestaciones Sociales.
Orden de Pago Financiera.
Oficios en respuestas de solicitudes recibidas.
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NMINA
Pgina: 8/9
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Asunto: INFORMACIN GENERAL
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS
Consejo Universitario.
Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Direccin de Presupuesto.
Oficina de Asuntos Profesorales (OAP).
Direccin de Personal.
Direccin de Servicios de Informacin Administrativa
(DSIA).
Direccin de Finanzas.
Funcionarios que laboran en el Departamento de
Nmina.
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley Orgnica del Trabajo (29 de Agosto de 2001).
Polticas y Normas de Funcionamiento Interno del
Departamento de Nmina.
FORMULARIOS
Formato de Relacin Auditoria Interna.
Formato de Relacin de Primas Directivas.
Formato de Relacin de las Cuentas Nminas (Personal
Excluido).
Formato de Listado de Exclusiones del mes.
Formato de Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados.
RECURSOS
HUMANOS
Jefe de Nmina.
Analistas de Nmina (1).
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
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Pgina: 9/9
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Asunto: INFORMACIN GENERAL
Asistentes de Nmina (2).
Archivista (1).
Oficinista (1).
Recepcionista (1).
TECNOLGICOS: Computacionales
Sistema de Nmina bajo la Plataforma A6.
Sistema de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado
(IVA).
Sistema de Retenciones Varias.
Sistema de Reintegro.
Sistema de Ordenes de Pago Financiera.
MATERIALES Y EQUIPOS
Materiales y equipos de oficina.
Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes, ...etc.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 1/2
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
Aprobado por: FECHA
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/2
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Elaborado por:
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NOMINA
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
1.1.1
INCLUSIN, MODIFICACIN O ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS
MENSUALES DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 2/14
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Direccin de Presupuesto, de las Unidades de
Apoyo Administrativo (UAA) de la Dependencia de
adscripcin del trabajador (a) oficios expresando los
movimientos de personal por concepto de: Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento o
Disminucin de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,
Pase a Ordinario, Reincorporacin, Renovacin de
Contratos, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas
Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,
Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A:
a) Resolucin del Consejo Universitario.
b) Fotocopia de la Cdula de Identidad.
c) Formato (CP-P09) de Control Presupuestario
Movimiento de Personal Docente y de Investigacin y
Prima Directiva.
d) Formato (CP-P01) de Control Presupuestario
Movimiento de Personal.
e) Acta de la Comisin Electoral (cuando ingresa Rector (a),
Vicerrector (a) Secretario (a) de la Universidad de los
Andes).
f) Decreto (cuando ingresa Presidente (a) del Consejo de
Apelaciones).
2. Coloca firma, sello y fecha en los oficios.
3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los oficios.
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
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Pgina: 3/14
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
4. Entrega a la Oficinista los oficios expresando los
movimientos de personal por concepto de: Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento o
Disminucin de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,
Pase a Ordinario, Reincorporacin, Renovacin de
Contratos, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas
Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,
Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista los oficios expresando los
movimientos de personal por concepto de: Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento o
Disminucin de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,
Pase a Ordinario, Reincorporacin, Renovacin de
Contratos, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas
Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,
Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A.
6. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los oficios.
7. Verifica el concepto de los oficios.
a) Si el concepto que expresa los oficios es de Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento
o Disminucin de Carga Horaria, Permisos no
Remunerados, Pase a Ordinario, Reincorporacin,
Renovacin de Contratos, Inclusin-Modificacin o
Eliminacin de Primas Directivas, (Ir al paso 8).
b) En caso contrario, si el concepto que expresa los oficios
es de exclusin de nmina: Jubilaciones, Renuncias,
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 4/14
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Fallecimientos, Rescisin de Contrato, Vencimiento de
Contrato, Suspensin del Cargo:
Fotocopia los oficios y Recaudos A.
Entrega las fotocopias de los oficios y Recaudos A
al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones). Ver procedimiento 2.1.1
ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS AL
PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN
(PDI), ADMINISTRATIVO-TECNICO Y OBRERO
(ATO), BECARIOS Y CONTRATADOS.
8. Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Registro y Control) original de los oficios expresando los
movimientos de personal por concepto de: Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento o
Disminucin de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,
Pase a Ordinario, Reincorporacin, Renovacin de
Contratos, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas
Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,
Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato,
Suspensin del Cargo ms los Recaudos A y el libro de
control de correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
9. Recibe de la Oficinista, original de los oficios expresando los
movimientos de personal por concepto de: Ingresos,
Ascensos, Cambios de Dedicacin o Categora, Aumento o
Disminucin de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,
Pase a Ordinario, Reincorporacin, Renovacin de
Contratos, Inclusin-Modificacin o Eliminacin de Primas
Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,
Elaborado por:
DSIA DICIEMBRE 2006
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modificacin:
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DE NOMINA
Pgina: 5/14
Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensin
del Cargo ms los Recaudos A y el libro de control de
correspondencia.
10. Revisa que los oficios estn anotados en el libro de
control de correspondencia.
11. Coloca firma en el libro de control de
correspondencia, como seal de recibido.
12. Devuelve a la Oficinista libro de control de
correspondencia.
13. Revisa en los oficios los datos del trabajador (a):
apellidos y nombres y nmero de cdula de identidad.
14. Verifica la informacin reflejada el Formato (CP-P09)
de Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente
y de Investigacin, el Formato (CP-P01) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal y la Resolucin del
Consejo Universitario, adems de la existencia fsica de los
Recaudos A:
a) Si no existe inconsistencia en los datos, es decir, la
informacin reflejada en el Formato (CP-P09) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de
Investigacin y el Formato (CP-P01) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal es idntica en
sus datos a la Resolucin del Consejo Universitario y
estn los Recaudos A completos: (Ir al paso 15).
b) En caso contrario, si existe inconsistencia en los datos,
es decir, la informacin reflejada en el Formato (CP-P09)
de Control Presupuestario Movimiento de Personal
Docente y de Investigacin y el Formato (CP-P01) de
Control Presupuestario Movimiento de Personal no es
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Idntica en sus datos a la Resolucin del Consejo
Universitario, falta un documento en los Recaudos A:
Elabora oficio dirigido a la Direccin de Presupuesto,
notificando la inconsistencia encontrada en los datos o
la falta de documento.
Imprime original y copia del oficio.
Coloca firma en original y copia del oficio.
Anexa el oficio a los documentos a ser devueltos.
Entrega a la Oficinista los oficios con sus soportes.
OFICINISTA
Recibe de la Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control), los oficios con sus soportes.
Lleva al Jefe (a) de Nmina, los oficios y documentos
a ser devueltos, para que el mismo firme.
Lleva al Director (a) de Finanzas, los oficios y
documentos a ser devueltos, para que el mismo firme.
Anota en el libro de control de salida de
correspondencia, nombre y motivo del oficio.
Entrega en la Direccin de Presupuesto original y
copia del oficio.
Recibe del funcionario (a) de la Direccin de
Presupuesto, la copia del oficio firmada y sellada.
Archiva la copia del oficio en la carpeta de
correspondencia enviada.
Fin del procedimiento.
15. Distribuye a cada Asistente de Nmina de la Unidad
de Registro y Control de acuerdo a la facultad asignada, los
oficios que expresan los movimientos de personal y los
Recaudos A.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
ASISTENTE DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
16. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
de Registro y Control) los oficios que expresan los
movimientos de personal y los Recaudos A.
17. Revisa que la Resolucin del Consejo Universitario
contenga firma y sello de la Secretara de la Universidad de
los Andes (ULA).
18. Revisa que el Formato (CP-P09) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de
Investigacin y el Formato (CP-P01) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal contengan firmas y
sellos de: Direccin de Presupuesto (Control
Presupuestario), Decano (a) y Administrador (a) de la
Facultad.
19. Verifica que coincidan en el Formato (CP-P09) de
Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente y
de Investigacin, el Formato (CP-P01) de Control
Presupuestario Movimiento de Personal y la Resolucin del
Consejo Universitario, los siguientes datos del trabajador (a):
apellidos y nombres, nmero de cdula de identidad, asunto,
facultad, sueldo aprobado, fecha de ingreso, fecha de
egreso, condicin, categora, dedicacin.
a) Si coinciden todos los datos del trabajador (a): (Ir al
paso 20).
b) En caso contrario, si no coinciden los datos del trabajador
(a): entrega los documentos al Analista de Nmina (Jefe
(a) de la Unidad de Registro y Control), para que realice
la devolucin, y ejecuta el paso anterior 14-b.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
20. Revisa si los documentos reflejan el nombre del
banco y el nmero de cuenta bancaria, para determinar la
forma de pago, (si los documentos no reflejan el nmero de
cuenta bancaria, la forma de cancelar es pago directo a
travs de una Orden de Pago).
21. Busca en el estante, las Tablas de: Sueldos,
Conceptos y Dependencias.
22. Revisa que el documento refleje el cdigo de la
dependencia correspondiente y cdigo presupuestario de
acuerdo a la Tabla de Dependencias.
23. Asigna el cdigo de sueldo y/o cdigo de cargo
atendiendo la categora y dedicacin del trabajador de
acuerdo a las Tablas de: Sueldos, Conceptos.
24. Anota en la Resolucin del Consejo Universitario, de
acuerdo al caso: el cdigo de sueldo, el cdigo de cargo, el
cdigo de retroactivo, el cdigo de bono vacacional o
aguinaldo que no fueron procesados en el momento que se
realizo las cancelaciones respectivas.
25. Verifica si se trata de personal ordinario o
contratado.
a) Si se trata de personal contratado y la fecha de ingreso
es de aos anteriores, no se procesa y entrega a la
Oficinista los documentos para su respectivo archivo.
b) En caso contrario, si se trata de personal ordinario se
procesa de inmediato, independientemente de la fecha
que ingresa.
26. Verifica si al trabajador (a) le corresponde la
cancelacin del bono vacacional y/o aguinaldo.
a) Si al trabajador (a) le corresponde la cancelacin del
bono vacacional y/o aguinaldo: (Ir al paso 27) .
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
b) En caso contrario, si no le corresponde la cancelacin
del bono vacacional y/o aguinaldo:(Ir al paso 28).
27. Realiza los clculos manualmente en la Resolucin
del Consejo Universitario, tomando en consideracin la
fecha de ingreso, para determinar los das que
corresponden al trabajador (a), el sueldo lo divide entre 30
das y el resultado lo multiplica por tantos doceavos que le
corresponden al trabajador (a), de cancelacin de bono
vacacional y/o aguinaldo, de acuerdo al Instructivo para el
Pago del Bono Vacacional y/o Aguinaldo del Ao Vigente.
28. Realiza los clculos manualmente en la Resolucin
del Consejo Universitario, tomando en consideracin la
fecha de ingreso del Ascenso, Cambio de Dedicacin o
Categora, Aumento o Disminucin de Carga Horaria,
Permisos no Remunerados, Pase a Ordinario,
Reincorporacin, Renovacin de Contratos, Inclusin-
Modificacin o Eliminacin de Primas Directivas,
Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos, Rescisin de
Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensin del Cargo,
para determinar los das que corresponden al trabajador (a),
el sueldo lo divide entre 30 das y el resultado lo multiplica
por los das que le corresponden al trabajador (a).
29. Recibe notificacin del Analista de Nmina (Jefe (a)
de la Unidad de Registro y Control), para accesar al Sistema
de Nmina A6, para iniciar los procesos de actualizacin.
30. Ingresa al Sistema de Nmina A6 los datos
correspondientes a la actualizacin (inclusin, modificacin
o eliminacin) incluyendo el cdigo de sueldos y el cdigo
de cargos, para que el sistema genere los ingresos (sueldo y
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
retroactivo) y deducciones (legales y contractuales) del
trabajador (a).
31. Coteja los clculos manuales con los clculos que
genero el Sistema de Nmina A6.
a) Si los clculos manuales coinciden con los clculos
generados por el Sistema de Nmina A6: (Ir al paso 32) .
b) En caso contrario, si los clculos manuales no coinciden
con los clculos generados por el Sistema de Nmina A6:
Verifica si el error es del Sistema de Nmina A6 o del
Asistente de Nmina de la Unidad de Registro y
Control.
En caso contrario si el error es del Asistente de
Nmina de la Unidad de Registro y Control:
modifica manualmente de inmediato (Ir al paso 32) .
Si el error es del Sistema de Nmina A6:
Notifica al Analista de Nmina (Jefe (a) de la
Unidad de Registro y Control), sobre la
inconsistencia encontrada.
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
Recibe notificacin del Asistente de Nmina de
la Unidad de Registro y Control sobre la
inconsistencia encontrada.
Notifica va telefnica o personalmente al
Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) la
inconsistencia encontrada, para que el mismo
revise y corrija la inconsistencia.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
Recibe notificacin del Analista de la Direccin
de Servicios de Informacin Administrativa
(DSIA) sobre la correccin realizada.
32. Revisa en el Sistema de Nmina A6 el cdigo de
sueldo, el cdigo de cargos y datos del trabajador (a).
33. Coloca nota en la Resolucin del Consejo
Universitario, reflejando lo procesado (Incluido, modificado
y/o eliminado), mes y ao.
34. Solicita al Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) que genere el Reporte de
Transacciones en Lnea, una vez terminada de ingresar
todas las actualizaciones en el Sistema de Nmina A6.
35. Recibe del Mensajero (a) de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA), el Reporte de
Transacciones en Lnea.
36. Verifica todos los movimientos de personal
procesados durante el mes reflejado en el Reporte de
Transacciones en Lnea con los oficios y Recaudos A.
a) Si todos los movimientos de personal procesados durante
el mes coinciden en el Reporte de Transacciones en
Lnea, los oficios y Recaudos A: (Ir al paso 37).
b) En caso contrario, si algunos de los movimientos de
personal procesados durante el mes no coinciden en el
Reporte de Transacciones en Lnea, los oficios y
Recaudos A: realiza las correcciones en el Sistema de
Nmina A6, en el siguiente proceso de Nmina.
37. Realiza las siguientes relaciones:
a) Relacin de Auditoria Interna.
b) Relacin de Primas Directivas.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
c) Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido).
d) Listado de Exclusiones del mes.
e) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados.
38. Imprime las Relaciones, de la siguiente forma:
a) Cinco Relaciones de Auditoria Interna.
b) Relacin de Primas Directivas.
c) Dos Relaciones de las Cuentas Nminas (Personal
Excluido).
d) Listado de Exclusiones del mes.
e) Tres Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados.
37. Fotocopia los soportes que respaldan las
actualizaciones de los movimientos de personal procesados
durante el mes a ser anexados a las Relaciones de Auditoria
Interna y Listados de Inclusiones u Exclusiones de
Directores, Jubilados y Pensionados.
38. Anexa a las Relaciones de Auditoria Interna y
Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados fotocopia de los soportes que
respaldan las actualizaciones de los movimientos de
personal procesados durante el mes.
39. Archiva en las carpetas asignadas para ello, Relacin
de Auditoria Interna, Relacin de Primas Directivas, una
Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido),
Listado de Exclusiones del mes y un Listado de Inclusiones
u Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados.
40. Entrega al Archivista del Departamento de Nmina el
Reporte de Transacciones en Lnea, para su respectivo
archivo.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
41. Entrega a la Oficinista cuatro Relaciones de Auditoria
Interna, la Relacin de las Cuentas Nminas (Personal
Excluido), dos Listados de Inclusiones y Exclusiones de
Directores, Jubilados y Pensionados, ms todos los oficios y
Recaudos A.
OFICINISTA
42. Recibe del Asistente de Nmina de la Unidad de
Registro y Control cuatro Relaciones de Auditoria Interna, la
Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido) , dos
Listados de Inclusiones y Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados, ms todos los oficios y Recaudos
A.
43. Realiza los oficios para remitir cada una de las
relaciones a las dependencias correspondientes:
a) Relacin de Auditoria Interna se remite con oficio a la
Unidad de Auditoria Interna - Oficina de Asuntos
Profesorales (OAP) Direccin de Presupuesto.
b) Relacin de las Cuentas Nminas (Personal Excluido) se
remita con oficio al Departamento de Tesorera.
c) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados se remite con oficio uno a la
Direccin de Presupuesto y el otro a la Oficina de
Asuntos Profesorales (OAP), con sus soportes.
44. Lleva al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Registro y Control) los oficios y las Relaciones de: Auditoria
Interna, de las Cuentas Nminas (Personal Excluido),
Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,
Jubilados y Pensionados, para que el mismo firme.
45. Lleva al Jefe (a) de Nmina, los oficios y las
Relaciones de: Auditoria Interna, de las Cuentas Nminas
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO.
46. (Personal Excluido), Listados de Inclusiones u
Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados, para
que el mismo firme.
47. Anota en el libro de control de salida de
correspondencia, nombre y motivo de los oficios.
48. Enva los oficios y las relaciones a las dependencias
respectivas.
49. Archiva en las carpetas asignadas para ello los
oficios, Recaudos A y Relacin de Auditoria Interna.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y ATO
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y ATO
1.1.2
INCLUSIN Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y
ATO
ATO: Administrativo, Tcnico y Obrero.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y ATO
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe solicitud verbal del trabajador (a) para la inclusin
modificacin de cuentas bancarias del personal docente y
de investigacin (PDI), directivo, administrativo - tcnico y
obrero (ATO).
2. Entrega al trabajador (a) la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria, para que la misma sea llenada con letra clara y
legible.
3. Recibe del trabajador (a) la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria.
4. Entrega a la Oficinista la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista la Planilla de Solicitud de Cuenta
Bancaria.
6. Ingresa en el computador fecha, tipo de cuenta, apellidos y
nombres, nmero de cdula de identidad, direccin y
telfono del trabajador (a), en la Carta de Apertura de
Cuenta Nmina.
7. Imprime original y copia de la Carta de Apertura de Cuenta
Nmina.
8. Anexa a la original de la Carta de Apertura de Cuenta
Nmina, la planilla de Solicitud Cuenta Bancaria.
9. Entrega al Recepcionista original y copia de la Carta de
Apertura de Cuenta Nmina.
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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub Proceso: ACTUALIZACIN DE DATOS
Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION Y MODIFICACIN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI), DIRECTIVO Y ATO
RECEPCIONISTA
10. Recibe de la Oficinista original y copia de la Carta de
Apertura de Cuenta Nmina.
11. Lleva a la Direccin de Finanzas original y copia de la
Carta de Apertura de Cuenta Nmina, para que el Director
(a) de Finanzas y/o Tesorero (a) de la Universidad de los
Andes coloque firma y sello en original y copia de la Carta
de Apertura de Cuenta Nmina.
12. Entrega al Trabajador (a) original y copia de la Carta
de Apertura de Cuenta Nmina.
13. Posteriormente, recibe del trabajador (a) la Planilla
de Solicitud de Cuenta Bancaria y copia de la Carta de
Apertura de Cuenta Nmina con indicacin del Nmero de
Cuenta Bancaria (obligatorio 20 dgitos), tipo de cuenta,
sellada y firmada por el Banco con los Recaudos B:
a) Fotocopia legible de la Cdula de Identidad.
b) Fotocopia legible de la Libreta o Chequera, si el
interesado posee cuenta personal.
14. Entrega a la Oficinista la Planilla de Solicitud de
Cuenta Bancaria y copia de la Carta de Apertura de Cuenta
Nmina con indicacin del Nmero de Cuenta Bancaria
(obligatorio 20 dgitos), tipo de cuenta, sellada y firmada por
el
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