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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRENSA Y RELACIONES INSTITUCIONALES
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE PRENSA Y RELACIONES INSTITUCIONALES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye Andrea Febres y Héctor Luzardo
Yelinet Ramos Lymar Betancourt Cap. Sec. Pág.
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INDICE
1. PRESENTACIÓN................................................................... 4
2. BASE LEGAL....................................................................... 5
3. MISIÓN.............................................................................. 6
4. VISIÓN............................................................................... 6
5. ORGANIZACIÓN.................................................................. 7
6. FUNCIONES........................................................................ 8
7. NORMAS GENERALES.......................................................... 9
8. NORMAS ESPECÍFICAS........................................................ 10
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE PRENSA Y RELACIONES INSTITUCIONALES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye Andrea Febres y Héctor Luzardo
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PRESENTACIÓN
El presente “MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS” ha sido diseñado con el objeto de normar y establecer los pasos administrativos que deberán ejecutarse en el desarrollo de los procesos de Prensa y Relaciones Institucionales que le han sido atribuidas a la Contraloría del Estado Barinas, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en la Ley de la Contraloría del Estado Barinas.
El manual se estructura conforme a la metodología de procesos, identificando los pasos y procedimientos que lo regulan y describiendo en forma sistemática y secuencial cada una de las actividades que se realizan durante las distintas fases del proceso de Prensa y Relaciones Institucionales.
El manual será objeto de revisiones periódicas a los fines de mantener actualizada las normas y procedimientos de Prensa que se lleva en la Contraloría del Estado Barinas, la misma se hará de manera coordinada entre la Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría y la Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión
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BASE LEGAL
INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, con enmienda Nº 1
5.909 Ext. 19/02/2009
Constitución del Estado Barinas. Gaceta Oficial
Nº 227-03 04/12/2003
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Gaceta Oficial Extraordinaria N°
6.013 23/12/2010
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
2.818 Ext. 01/07/1981
Ley de la Contraloría del Estado Barinas. Gaceta Oficial
Nº 093-04 06/04/2004
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Gaceta Oficial N° 39.240
12/08/2009
Reglamento Interno de la Contraloría del Estado Barinas.
Resolución Nº 104/2010
16/11/2010
Resolución Organizativa Nº 1, 2 3, 4 y 5 de la Contraloría del Estado Barinas.
Resolución Nº
105,106,107 Y 108 16/11/2010
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La ejecución de los procesos de prensa y relaciones institucionales desarrollados en este Manual ha sido encomendada a la OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y SECRETARÍA .
MISIÓN
La Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría, es la encargada de diseñar, coordinar y ejecutar las actividades relativas a las relaciones públicas, de prensa y protocolo del organismo bajo los principios de objetividad, responsabilidad, cooperación, trabajo en equipo y solidaridad.
VISIÓN
Ser una oficina moderna, sistematizada, efectiva y de gran referencia ética que promueva las relaciones institucionales y de prensa de este Órgano de Control Fiscal.
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La Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaria organizativa para el cumplimiento de sus funciones:
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ORGANIZACIÓN
Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaria cuenta con una estructura para el cumplimiento de sus funciones:
Contralor (a)
Jefe de la Oficina
de Comunicación
Corporativa y Secretaría
Periodista
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cuenta con una estructura
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FUNCIONES DE LA OFICINA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Y SECRETARÍA:
1. Diseñar, coordinar y ejecutar las actividades relativas a las relaciones públicas y protocolo del organismo, de acuerdo con los lineamientos generales establecidos por el Contralor o Contralora.
2. Coordinar lo relativo al acto de juramentación de los funcionarios de la Contraloría.
3. Actuar en los casos que decida el Contralor o Contralora como instancia de enlace entre éste, las dependencias de la Contraloría y el público en general.
4. Dictar lineamientos de archivo y secretaría a todas las dependencias y oficinas.
5. Asistir al Contralor o Contralora en el desarrollo de políticas y programas en el área de comunicación e información corporativa e institucional.
6. Diseñar, coordinar, supervisar y ejecutar los programas de comunicación externa e interna y los de proyección y preservación pública de la imagen institucional de la Contraloría.
7. Fomentar y mantener las relaciones de la Contraloría con los medios de comunicación y con los comunicadores sociales, así como el contenido, diseño gráfico y calidad de impresión de las publicaciones de la Contraloría.
8. Apoyar y coordinar las actividades relacionadas con la participación del Contralor o Contralora y del Director (a) General y de los funcionarios de alto nivel del organismo, debidamente autorizados en declaraciones y entrevistas a los medios de comunicación, así como en los programas informativos y en otros de similar naturaleza.
9. Coordinar las presentaciones públicas del Contralor o Contralora del funcionario por éste autorizado con los medios de comunicación y con los comunicadores sociales.
10. Velar por que se coloquen en sitio visible la bandera nacional y del estado Barinas en los días patrios.
11. Coordinar los servicios administrativos que requiera el Contralor o Contralora.
12. Llevar el registro de la correspondencia que ingresa y egresa de la Contraloría.
13. Coordinar el suministro de materiales, provisiones y equipos requeridos para el funcionamiento del Despacho del Contralor o Contralora.
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14. Centralizar la tramitación y numeración correlativa de los actos administrativos de efectos generales o particulares, dictados por el Contralor o Contralora.
15. Centralizar la tramitación de la publicación de los actos de la Contraloría en la GACETA OFICIAL DEL ESTADO BARINAS.
16. Recibir, clasificar y distribuir los documentos presentados y el despacho de los que emanen del organismo.
17. Garantizar la seguridad, autenticidad y permanencia de la información.
18. Recibir, clasificar y ubicar el material a archivar documentos, correspondencia u otros.
19. Supervisar y coordinar el funcionamiento del archivo central de la Contraloría del Estado Barinas.
20. Llevar y coordinar el archivo de los documentos, correspondencia, expedientes u otro material que sea remitido al archivo central de la Contraloría del Estado Barinas.
21. Movilizar el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas, con el fin de prestarlo para revisiones, consultas y referencias.
22. Llevar control de entrada y salida del material del archivo central.
23. Suministrar información sobre el material archivado a las diferentes dependencias del organismo, de acuerdo a procedimientos o instrucciones recibidas.
24. Realizar inventarios para verificar la exactitud de control de expedientes.
25. Elaborar fichas individuales y/o realizar anotaciones para mantenimiento de índices auxiliares.
26. Atender a las personas que soliciten el servicio.
27. Archivar documentos del Organismo y los provenientes de los órganos o entes sujetos a control, a razón de la actividad de fiscalización que realiza la Contraloría del Estado Barinas, los cuales revisten confidencialidad.
28. Conservar la documentación confidencial del organismo, los expedientes de las causas concluidas, así como aquellas en las cuales no esté incluido el caso o donde el procedimiento se hubiese paralizado.
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Fotograf í a del funcionario u obrero:
Fondo Rojo para Directivo
Fondo Azul para empleados
Fondo Amarillo para obreros y choferes
Unidad Administrativa Donde EstáAdscrito e l Funcionario u Obrero
29. Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.
30. Las demás funciones que le asigne el Contralor o Contralora y las que señale el respectivo manual.
NORMAS GENERALES
El carnet de la Contraloría
identificar al funcionario y obrero como parte de la familia
de una imagen corporativa dentro y fuera de las instalaciones
e igual forma, ser embajador de las labores que se realizan y que están sintonizada con
el sistema nacional de control fiscal.
• Presentación del Carnet.
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a del funcionario u obrero:
Fondo Rojo para Directivo
Fondo Azul para empleados
Fondo Amarillo para obreros y choferes
EstáObrero
Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.
Las demás funciones que le asigne el Contralor o Contralora y las que señale el respectivo manual.
GENERALES PARA EL USO DEL CARNET DE IDENTIFICACIÓN
ontraloría del Estado Barinas, es un medio corporativo que permite
identificar al funcionario y obrero como parte de la familia contralora, ser representante
de una imagen corporativa dentro y fuera de las instalaciones del órgano de control
e igual forma, ser embajador de las labores que se realizan y que están sintonizada con
el sistema nacional de control fiscal.
Presentación del Carnet.
Anverso
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Identificación del País
Identificador de la Contralor ía del Estado Barinas.
Identificación del funcionario u obrero
Categoría de acuerdo al
nivel gerencial
Velar por el resguardo de la documentación del archivo central de la Contraloría.
Las demás funciones que le asigne el Contralor o Contralora y las que señale el
PARA EL USO DEL CARNET DE IDENTIFICACIÓN
del Estado Barinas, es un medio corporativo que permite
contralora, ser representante
del órgano de control fiscal
e igual forma, ser embajador de las labores que se realizan y que están sintonizada con
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Especificaciones
1. Identificación del país
2. Identificador de la Contraloría del Estado Barinas, el cual contiene:
• En el centro: mapa del estado Barinas
• A la derecha debajo del mapa: las tres llaves que identifica el control
fiscal.
3. Fotografía del funcionario u obrero: en el fondo varía de acuerdo al nivel
gerencial, el cual se caracteriza por tres colores:
Rojo para el personal directivo
Azul para los empleados
Amarillo para los choferes y obreros
4. Primer apellido e inicial del segundo apellido del funcionario ú obrero.
5. Primer nombre e inicial del segundo nombre del funcionario ú obrero.
6. Categoría del funcionario ú obrero de acuerdo al nivel gerencial donde se
encuentre.
7. Unidad administrativa (Dirección u Oficina) donde está adscrito el funcionario u
obrero.
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2. Reverso
Especificaciones
1. Escudo del Estado Barinas, se encuentra centrado en la parte superior del
carnet del reverso.
2. Identificación del país y del estado donde nos encontramos ubicado como
órgano de control fiscal y se encuentra centrado debajo del escudo.
3. Identificador de la Contraloría del Estado Barinas, se encuentra ubicado
en el centro del carnet, como fondo de la condición del uso del carnet, el
cual contiene:
• En el centro: mapa del estado Barinas.
• A la derecha debajo del mapa: las tres llaves que identifica el control fiscal.
• En la parte inferior: las ocho estrellas de la bandera nacional.
• Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría Estadal.
Escudo de la República Bolivariana de Venezuela
Nombre del País y del Estado
Identificador de la Contraloría del Estado Barinas
Sello del Despacho del Contralor (a)
Firma del Contralor (a) del Estado
Nombre y Apellido del Contralor (a) del Estado Contralor (a)
Provisional del Estado Barinas
Código de barra
Condición del uso del carnet
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4. Condición uso del carnet, se encuentra ubicado en el centro del carnet en la
parte reverso, delante del identificador.
5. Sello del despacho de la Contraloría del Estado Barinas, se encuentra ubicado
debajo de la condición del uso del carnet en la parte derecha.
6. Firma del Contralor (a) esta se encuentra al lado del sello en la parte izquierda.
7. Nombre y apellido del Contralor(a) se encuentra ubicado debajo del sello y la
firma.
8. Contralor Provisional del Estado Barinas.
9. Código de barra para el control de acceso.
NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL USO DEL CARNET
1. Los funcionarios y obreros de la Contraloría del Estado Barinas deben
portar obligatoriamente y sin excepción el carnet de identificación dentro
de las instalaciones, así como, para los organismos donde asistan en
representación del Órgano de Control Fiscal.
2. El carnet debe llevarse en un sitio visible del vestuario.
3. El personal de seguridad de la Contraloría del Estado Barinas, solicitarán
a los funcionarios y obreros que le presenten el carnet (si no lo lleva en
sitio visible) a fin de autorizar su entrada a las instalaciones del órgano de
control fiscal.
4. El carnet no debe ser utilizado para otros fines sino los señalados en la
parte reverso del mismo que señala: “el presente carnet sólo acredita al
portador su uso en las instalaciones de la Contraloría del Estado Barinas,
no autoriza actuaciones fiscales o institucionales, el mismo forma parte del
control interno de este órgano de control fiscal”.
5. Debe usarse con responsabilidad y cuidado.
6. Debe evitar colocarlo en lugares donde puedan deteriorarse a causa del
sol, corrosivos, ralladuras de llaves entre otros…
7. El funcionario u obrero que le dé un mal uso al carnet de identificación,
será penalizado por la máxima autoridad de este órgano de control fiscal.
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8. El funcionario u obrero que por alguna circunstancia pierda su carnet de
identificación, debe reportarlo inmediatamente a la Dirección de Recursos
Humanos y depositar su costo (30 Bolívares Fuertes) a la cuenta de
FUNDECCEB para su reposición.
IDENTIFICADOR DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
La identidad organizacional es la personalidad de la Contraloría del Estado
Barinas, el cual, representa la conjunción de su historia, de su ética y de su
filosofía de trabajo, en este caso, es el conjunto de características, valores y
creencias con las que la Contraloría del Estado Barinas se autoidentifica y se
autodiferencia.
Desde la óptica del análisis organizacional, la identidad institucional la
constituye todo aquello que permita distinguir a la organización como singular, se
materializa a través de una estructura organizativa y en un identificador. En este
sentido, se presenta el identificador, como una cedula de identidad del Órgano de
Control Fiscal.
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• Presentación del Identificador:
• Especificaciones del Identificador
� Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría
Estadal
� En el centro: mapa del Estado Barinas
simbolizan
correspondiendo cada oficial una de las llaves.
� A la derecha debajo del mapa: las tres llaves teñidas con el tricolor
de la bandera nacional que identifica el control fiscal
� En la parte inferior: las ocho estrellas de la Bandera Nacional, los
cuales r
Cumaná, Barcelona, Barinas, Guayana, Margarita, Mérida y
Trujillo.
USO DEL IDENTIFICADOR
1. El uso del identificador debe ser, exclusivamente, con fines
institucionales.
2. Para usar el identificador,
autoridad de este órgano de control fiscal.
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Presentación del Identificador:
Especificaciones del Identificador
Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría
Estadal.
En el centro: mapa del Estado Barinas y las Tres llaves que
simbolizan el arca de las tres cerraduras diferen
correspondiendo cada oficial una de las llaves.
A la derecha debajo del mapa: las tres llaves teñidas con el tricolor
de la bandera nacional que identifica el control fiscal
En la parte inferior: las ocho estrellas de la Bandera Nacional, los
cuales representan las ocho de las antiguas provincias: Caracas,
Cumaná, Barcelona, Barinas, Guayana, Margarita, Mérida y
Trujillo.
IDENTIFICADOR
El uso del identificador debe ser, exclusivamente, con fines
institucionales.
Para usar el identificador, este debe ser autorizado por la máxima
autoridad de este órgano de control fiscal.
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Alrededor en forma de círculo: la identificación de la Contraloría
y las Tres llaves que
el arca de las tres cerraduras diferentes
A la derecha debajo del mapa: las tres llaves teñidas con el tricolor
de la bandera nacional que identifica el control fiscal.
En la parte inferior: las ocho estrellas de la Bandera Nacional, los
epresentan las ocho de las antiguas provincias: Caracas,
Cumaná, Barcelona, Barinas, Guayana, Margarita, Mérida y
El uso del identificador debe ser, exclusivamente, con fines
este debe ser autorizado por la máxima
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3. El identificador debe utilizarse en todas las correspondencias internas
y externas enviadas en éste órgano de control fiscal.
4. El identificador debe llevar un tamaño específico en las diferentes
correspondencias y documentos que se realicen en este órgano de
control fiscal.
5. El identificador debe ir en el carnet que nos representa como
funcionario de la Contraloría.
6. En las páginas web el identificador de la Contraloría del Estado
Barinas debe colocarse en el lado superior izquierdo, debido a que en
el lado superior derecho va colocado el identificador del Sistema
Nacional De Control Fiscal.
7. Cuando el identificador es utilizado sobre fondos complejos, se debe
usar sombra blanca para destacarlo.
USO DEL IDENTIFICADOR EN LAS CORRESPONDENCIAS EXTER NAS
(OFICIOS)
Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer
comunicación entre los órganos e instituciones públicas y privadas, es un
documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta
jerarquía, se usa para comunicar y coordinar acciones, invitar, solicitar
información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos
de trabajos administrativos.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargos directivos, los oficios de
circulación externas son firmadas solamente por la máxima autoridad de la
institución. A nivel interno enlazan a los que desempeñan funciones dentro de
una entidad o institución.
Los márgenes establecidos para los oficios de la Contraloría del Estado son
los siguientes: superior (4,82 cm), inferior (2,5cm), izquierdo (3cm) y derecha
(3cm).
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PARTES DE UN OFICIO
1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela.
2. Membrete: nombre del país, nombre del estado y nombre de la institución.
3. Número del oficio.
4. Datos del destinatario: tratamiento o cargo, dirección y teléfonos.
5. Lugar y fecha.
6. Texto: se redacta en primera persona y en plural, el lenguaje será directo,
sencillo y se evitará el tuteo.
7. Despedida.
8. Firma y cargo del que remite el oficio.
9. Resolución de la gaceta donde fue nombrado.
10. Iníciales de quien transcribió el oficio y la fecha.
11. Dirección teléfonos y correo electrónico de la institución.
12. Identificador del organismo.
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
ESTADO BARINASESTADO BARINASESTADO BARINASESTADO BARINAS
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINASCONTRALORÍA DEL ESTADO BARINASCONTRALORÍA DEL ESTADO BARINASCONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
OFICIO Nº DC-DTPG-2012- ___
Ciudadano MARIELBA JAUA Directora General de Control de Estados y Municipios de la Contraloría General de la República. Avenida Andrés Bello, Edificio Sede de la CGR, frente al Mercado Guaicaipuro. Caracas – Distrito Federal Teléfono: (0212)-5083240 - 5083609 Barinas,
Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de saludarle y a la vez
remitirle adjunto al presente, informe pormenorizado de Gestión Mensual
correspondiente del mes de noviembre de 2012, donde se presentan los alcances de
la gestión de este Órgano de Control Fiscal desde el 01-11-2012 al 30-11-2012.
Todo ello de acuerdo a lo establecido en el literal b del artículo N° 2 de la Resolución
N° 01-00-000006 de fecha 10-01-212, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 39.842 de fecha 13-01-2012, reimpresa en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.846 de fecha 19-01-2012.
Sin más a que hacer referencia, se despide de usted.
Atentamente;
LYMAR BETANCOURT COIRÀN Contralora Provisional del Estado Barinas
(Resolución Nº 01-00-000006 de fecha 10/01/2012, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.842 de fecha 13/01/2012
Reimpresa en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Nº 39846 de fecha 19/01/2012) YR C:\ Documents and Settings\Escritorio\PLANTILLAS DT\OFICIO DTI.docx nuevo
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ESPECIFICACIONES
1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela, debe estar ubicado en
el centro del encabezado y sus medidas son de alto 1,55 cm y de ancho
1,75 cm.
2. Identificación del País, del Estado y de la Contraloría, debe estar ubicado
en el encabezado, debajo del escudo y centrado, en mayúscula y en
negrita, letra algerian Nº 8 y el interlineado debe ser sencillo (1,0).
3. El número del oficio debe ir en la parte derecha, debajo del encabezado,
debe contener las iníciales del despacho del contralor, seguido del año y
el número del oficio, todo en mayúscula con letra arial Nº 11.
4. En la parte izquierda debe ir el nombre a quien va dirigido el oficio (debe
ir en mayúscula y en negrita), organismo o departamento donde
pertenece, dirección y teléfonos, con letra Arial Nº 11, interlineado sencillo
de uno (1).
5. El lugar y la fecha debe ir en el centro de la página con una sangría de un
(01) cm, en letra Arial Nº 11 y un interlineado 1,15 y el espaciado después
del párrafo de doce (12) ptos.
6. La despedida debe ser breve y formal, va después del texto o contenido
del oficio.
7. El nombre del Contralor debe ir en mayúscula y en negrita, en letra Arial
Nº11 y centrado, debajo debe ir el cargo. Debe tener un espacio suficiente
para la firma.
8. La resolución y fecha de publicación en Gaceta oficial donde se le da el
nombramiento, esta debe ir automáticamente debajo del cargo y centrada
con letra Nº11.
9. En la parte izquierda en letra Arial Nº 6, debe llevar las iníciales de quien
transcribió el oficio, el departamento y la fecha de elaborado.
10. En el pie de página debe llevar la dirección de la Contraloría, los teléfonos,
el Rif y el correo electrónico, en letra Arial Nº 8 centrado.
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11. El identificador de la Contraloría del Estado, debe ir ubicado, en el pie de
página en la parte derecha, al lado de la dirección y este debe tener un
tamaño de 0,98cm de alto por 1,24 de ancho.
USO DEL IDENTIFICADOR EN LAS CORRESPONDENCIAS INTER NAS
MEMORANDO INTERNO
Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno, en el
que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún
momento, ya sean instrucciones, información o petición, es un documento
simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en
las entidades del sector privado, además es flexible y práctico, breve y directo y se
difunde en todos los niveles o escalones. Este órgano de control fiscal cuenta con
un formato específico de memorando (DT-6).
Se diferencian dos clases de memorando: simple y múltiple:
• Memorando Simple, se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir o
transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la ejecución
de tareas y en general para informar asuntos diversos a un solo destinatario.
• Memorando Múltiple, se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra
información, en forma simultánea a varios destinatarios.
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USO DEL IDENTIFICADOR EN PORTADAS DE DOCUMENTOS
INSTITUCIONALES
INFORME DE GESTIÓN CORRESPONDIENTE AL MES DE FEBRER O 2012
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
Lymar Betancourt Coirán
Contralor Provisional
ENERO 2012
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
DESPACHO DEL CONTRALOR
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE PRENSA Y RELACIONES INSTITUCIONALES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye Andrea Febres y Héctor Luzardo
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USO DEL IDENTIFICADOR EN EL CUERPO DE LOS DOCUMENTO S
INSTITUCIONALES
NORMAS Y USO DE CORRESPONDENCIAS
1. Oficio: Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer
comunicación entre los órganos e instituciones públicas y privadas, es un
documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta
jerarquía, se usa para comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos
administrativos.
El oficio se define en dos niveles: nivel externo, es decir, fuera de una
institución y nivel interno dentro de ella.
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• A nivel externo: establece comunicación con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargos directivos los oficios de
circulación externas son firmadas solamente por la máxima autoridad de la
institución o por quien hace sus reces.
• A nivel interno: enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro
de una entidad o institución.
Los márgenes establecidos para los oficios de la Contraloría del estado son los
siguientes: superior 4,82 cm; inferior 2,5 cm; izquierdo 3 cm y derecha 3 cm.
2. Partes de un oficio
• Escudo de la República Bolivariana de Venezuela
• Membrete: nombre del país, nombre del estado y nombre de la institución.
• Número del oficio.
• Datos del destinatario: tratamiento o cargo, dirección y teléfonos
• Lugar y fecha.
• Texto: se redacta en primera persona y en plural, el lenguaje será directo,
sencillo y se evitará el tuteo.
• Despedida.
• Firma y cargo del que remite el oficio.
• Resolución de la gaceta donde fue nombrado.
• Iníciales de quién transcribió el oficio y la fecha.
• Dirección teléfonos y correo electrónico de la institución.
• Identificador del organismo.
Especificaciones
1. Escudo de la República Bolivariana de Venezuela, debe estar ubicado en el
centro del encabezado y sus medidas son de alto 1,55 cm y de ancho 1,75
cm.
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2. Identificación del país, del estado y de la Contraloría, debe estar ubicado en el
encabezado, debajo del escudo y centrado, en mayúscula y en negrita, letra
Algerian Nº 8 y el interlineado debe ser sencillo (1,0).
3. El número del oficio debe ir en la parte derecha, debajo del encabezado, debe
contener las iníciales del despacho del contralor, seguido del año y el número
del oficio, todo en mayúscula con letra Arial Nº 11.
4. En la parte izquierda debe ir el nombre a quien va dirigido el oficio (debe ir en
mayúscula y en negrita), organismo o departamento donde pertenece,
dirección y teléfonos con letra Arial Nº 11 con interlineado sencillo de uno
(01).
5. El lugar y la fecha debe ir del centro hacia la derecha en letra Arial Nº 11.
6. El contenido o texto del oficio debe ir en el centro de la página con una
sangría de un (01) cm, en letra Arial Nº 11 y un interlineado de 1,15 y el
espaciado después del párrafo de (12) ptos.
7. La despedida debe ser breve y formal, va después del texto o contenido del
oficio.
8. El nombre del Contralor debe ir en mayúscula y en negrita, en letra Arial Nº 11
y centrado, debajo debe ir el cargo, debe tener un espacio suficiente para la
firma.
9. La resolución y fecha de publicación de Gaceta oficial donde se le da el
nombramiento, esta debe ir automáticamente debajo del cargo y centrada con
letra Arial Nº 11.
10. En la parte izquierda en letra Arial Nº 6 debe llevar las iníciales de quien
transcribió el oficio, el departamento y la fecha de elaborado.
11. En el pie de página debe llevar la dirección de la Contraloría, los teléfonos, el
Rif y el correo electrónico, en letra Arial Nº 8 centrado.
12. El identificador de la Contraloría del Estado Barinas, debe ir ubicado en el pie
de página en la parte derecha, al lado de la dirección y este debe tener un
tamaño 0,98 cm de alto por 1,24 de ancho.
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Memorando Interno: Es una comunicación escrita breve y diplomática de uso interno,
en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún
momento, ya sean instrucciones, información o petición. Este órgano de control fiscal
cuenta con un formato específico de memorando interno (DT-6).
Se diferencian dos clases de memorando: Simple y Múltiple.
3. Memorando Simple: se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir
o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la
ejecución de tareas y en general para informar asuntos diversos a un solo
destinatario.
4. Memorando Múltiple: se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier
otra información en forma simultánea a varios destinatarios.
5. Los márgenes establecidos para los memorandos internos de la
Contraloría del Estado son los siguientes: superior 4,82 cm, inferior 2,5 cm,
izquierdo 3 cm y derecho 3 cm.
PARTES DEL MEMORANDO
1. Identificador
2. Nº de memorando
3. Nombre del documento (simple o múltiple)
4. Para
5. De
6. Fecha
7. Asunto
8. Cuerpo
9. Despedida
10. Firma
11. Anexo
12. Iníciales de quien transcribió el memorando “con copia”
13. Forma
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NORMAS DE ARCHIVOS
1. Archivo: un archivo es un conjunto organizado de documentos producido, reunido y/o
acumulado por una institución o unidad administrativa en el ejercicio de sus
actividades.
2. Archivo de Oficina: es el conjunto de documentos emitidos y recibidos por una unidad
administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades.
NORMAS DEL ARCHIVO DE OFICINA
1. Impedir la dispersión o eliminación de los documentos.
2. Procurar la adecuada formación de los expedientes, evitando la creación de
agrupaciones artificiales por pasos en el trámite o por tipos documentales.
3. Asegurar la correcta instalación física de los documentos en carpetas colgantes,
cajas de archivo entre otros…
4. Elaborar los instrumentos oportunos que faciliten la localización y el acceso a los
documentos (ficheros, listados, inventarios).
5. Controlar la salida y devolución de documentos y expedientes mediante un registro
de préstamos.
6. Estar en permanente contacto con el archivo correspondiente (archivo, central,
histórico).
En las oficinas se pueden diferenciar dos categorías básicas de documentación:
• Documentación administrativa: expedientes sometidos a procedimiento, registros
y correspondencias.
• Documentación de apoyo informativo: textos normativos, boletines oficiales y
publicaciones.
TIPOS DE ARCHIVOS
1. Archivo Vertical: los documentos son almacenados en carpetas
individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se
colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba,
donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
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2. Archivo Lateral: los documentos se archivan uno al lado del otro como los
libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en
carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
3. Archivo Horizontal: los documentos son almacenados en plano, uno
encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es
válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de
planos o mapas.
4. Archivos Activos: aquel donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los
registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
5. Archivo Inactivos: se conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí
hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función. Art.
123 (LOCGRSNCF).
FUNCIONES OPERATIVAS DE ARCHIVOS
1. Control de ingreso de la documentación.
2. Organización del fondo documental (clasificar, ordenar, describir).
3. Descripción (inventarios e indización).
4. Aplicación de las normas internacionales de descripción archivística.
5. Gestión documental.
6. Creación de un sistema de información para el control, localización y
digitalización de la información estratégica.
7. Conservación.
8. Servicio y control de préstamo de la archivalía.
9. Selección, traslado de la documentación.
FUNCIONES GENERALES DE ARCHIVOS
1. Ejecutar la normativa y funciones del archivo, de conformidad con la Ley de
Archivos Nacionales y la Ley de Procedimientos Administrativos.
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2. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y
facilitar la localización de la documentación producida con menos de 2 años
de haberse originado.
3. Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o
descrito según su naturaleza.
4. Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la
efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la
información, preparando índices, guías e inventarios.
5. Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta.
6. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación del
archivo de gestión.
7. Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos
documentales en el archivo de gestión.
8. Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos
documentales en el archivo.
9. Crear una normativa de confidencialidad para digitalizar la información.
10. Trasladar la documentación después de cumplido el plazo de 2 años en el
archivo de la unidad de información de correspondencia.
PROCEDIMIENTOS
1. Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con
más copias, debe procurar el archivista conservar siempre material original.
2. Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su
conservación para evitar su pronto deterioro.
3. Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta
de que los documentos son idénticos.
4. El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza
documental en sus diferentes etapas.
5. Enviar al archivo de correspondencia mediante listas de remisión e inventariar
la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación
del Jefe de la Oficina de Comunicación Corporativa y Secretaría.
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6. Mantener un registro de los documentos enviados al archivo de
correspondencia.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y
manejo de los documentos que se encuentran dentro del depósito.
1. Velar porque el equipo de aire acondicionado se encuentre en buen estado y
se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los
depósitos. (Humedad Relativa 30 a 45% y Temperatura de 18 a 22º C.).
2. Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se
encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
3. Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo
de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades
archivables (cajas o expedientes) e instrumentos descriptivos.
2. Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.
3. Seguir la estructura orgánica al momento de archivar cuadro de clasificación.
4. Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los archivos para su
respectiva localización.
5. Llevar registros mediante boletas de los préstamos de documentos.
6. Llevar un registro de control de visitantes o usuarios del archivo.
7. Tramitar la devolución de los documentos.
8. Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y
recibido en la oficina, respetando el orden del origen.
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NORMAS PARA LA INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS AL ARCHI VO DE
GESTIÓN Y AL ARCHIVO CENTRAL
Importancia
La organización de los archivos de gestión se constituye en la prioridad para el
establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos, toda vez que es a partir
de él en donde se inicia el resguardo de toda la documentación escrita propia de
la institución.
Producción documental.
Se normalizara la estructura de organización de los documentos de producción
más frecuente, como: memorandos, circulares, solicitudes, requisiciones, puntos
de cuenta, comunicaciones varias, expedientes, actas.
Cada dirección en atención al manual de normas y procedimientos, ha de
identificar su archivo documental, en atención a la codificación presente en el
manual respectivo o en su defecto colocara las iníciales correspondientes a cada
dirección u oficina.
Normas de aplicación.
Esta normativa tiene como finalidad disponer de una herramienta que permita
desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del
archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas,
normas, métodos y procedimientos que han de ser implantados en este órgano de
control fiscal, relacionados con la producción, recibo, distribución, trámite,
almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental, en los
archivos de gestión.
Tiene carácter de obligatoriedad, en cuanto a conocimiento y cumplimiento, por
parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los
archivos de cada una de las oficinas de este órgano contralor.
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Tipos de archivos.
Han de llevarse dos tipos de archivo:
1. Archivo de Gestión: referido al archivo organizado en cada una de las
direcciones u oficinas, donde se resguardará la documentación que a diario
se tramita la cual nos sirve de apoyo dentro de los procesos medulares de la
organización.
2. Archivo Central: unidad administrativa, donde se conservará la
documentación confidencial del organismo, así como los expedientes de las
actuaciones fiscales, las causas concluidas, expedientes de personal, entre
otros.
Clasificación documental.
Identificar y agrupar todos los documentos que pertenezcan a una misma serie,
se denominaran así a cada una de las carpetas que contienen un mismo asunto,
por ejemplo memorandos enviados, y las subseries corresponderán a la
separación interna dentro de una misma serie, por ejemplo: enero, febrero, marzo.
Normas Generales para el archivo de documentos:
Se archivaran dos tipos de documentación:
Documentación administrativa: referida a todos aquellos documentos que
forman parte de los procesos medulares de la dirección u oficina tales como
expedientes (de personal, organismos, denuncias, procesos licitatorios, otros),
informes, manuales, normativas, resoluciones, nóminas.
Documentación de apoyo: se refiere a todo aquel conjunto de documentos
que por su contenido no representan un valor significativo a la organización, pero
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que es necesario conservarlos por un cierto periodo de tiempo, pues forman parte
de los procedimientos en la gestión administrativa inherentes al desarrollo de los
procesos dentro de la institución, como memorandos, correspondencia interna y
externa, oficios, otros.
Normas especificas para la Organización de los Arch ivos en las Oficinas.
• De los documentos de apoyo (archivo de gestión):
1. Los archivos deben contener carpetas colgantes organizadas en orden
alfabético desde la A hasta la letra Z.
2. Se realizará la apertura de series documentales, con el uso de carpetas
colgantes donde se depositaran las carpetas contentivas de los
documentos. Estas carpetas deben estar debidamente identificadas con
una etiqueta (ver figura 1), la cual debe contener el nombre de los
documentos a archivar, las siglas de la dirección y el año, así mismo
debe llevar una pestaña (ver figura 2) que indique el nombre de los
Requisiciones
Puntos de Cuentas
Memorando Recibidos
Memorando Enviados
Circulares
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documentos que se están archivando, de tal forma que permita
visualizar su ubicación y facilite la localización física de los documentos.
Figura 1.
Figura 2.
3. Utilizar nombres breves y cortos al identificar las carpetas, son
manejables y directos.
4. Dentro de cada carpeta (serie) la ordenación ha de ser cronológica,
empleando separadores por cada mes del año, tomando en
consideración que al abrir la carpeta se debe observar la información del
mes más reciente, es decir se organiza desde lo más actual hasta lo
más antiguo, y los documentos se archivaran en atención al mes en que
se está realizando el respectivo archivo. Los separadores deben estar
claramente identificados y corresponden a las subseries dentro de una
misma carpeta.
MEMORANDOS ENVIADOS OCCS-2012
MEMORANDOS ENVIADOS
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• De los expedientes:
Dependiendo de la naturaleza del expediente, los mismos se archivaran
siguiendo la numeración o el nombre que los identifique, de manera correlativa.
De ser una organización numérica, debe realizarse de manera
ascendente, si existe una codificación establecida por cada dirección u
oficina se llevara conforme al manual correspondiente.
De ser una organización alfabética, se ordenaran desde la letra A hasta
la Z y se colocara el año correspondiente, por ejemplo los archivos
permanentes de los órganos y entes sujetos a control.
De ser expedientes de funcionarios se ordenaran alfabéticamente desde
la letra A hasta la Z, colocando el primer apellido del mismo y la inicial
del segundo, primer nombre y la inicial del segundo. Seguido del número
de cédula de identidad.
Los expedientes de las Direcciones de Control correspondientes a las
actuaciones fiscales deben contener toda la documentación inherente a dicha
Subseries
Octubre
Septiembre
Agosto
ME
MO
RA
ND
OS
E
NV
IAD
OS
O
CC
S-2
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actuación, organizada de tal manera que haya fácil acceso, a los papeles de trabajo,
informes, hallazgos o cualquier otro documento consultado con regularidad.
Todo el expediente debe ser archivado en una carpeta mayka y dentro de esta
identificar con separadores los documentos antes descritos.
De ser necesario el uso de dos o más carpetas, estas deben señalar la
existencia de las mismas, identificadas de la siguiente manera, por ejemplo 1/3, 2/3 y
3/3.
En el lomo de la carpeta se debe identificar el nombre del organismo al cual se
le realizó la actuación, el año, código de la misma y número de carpetas.
Sólo se colocara en una carpeta aparte el archivo permanente, este tipo de
archivo será llevado por las direcciones de control, quienes han de preparar y
mantener un archivo donde se encuentre disponible la información que se necesite
frecuentemente, referida a un organismo o institución objeto de auditoría.
El archivo permanente contendrá Información de cada entidad del Sector
Público, útil para varios años, relacionada con disposiciones legales, reglamentos,
manuales, instructivos y demás normas que regulen su funcionamiento. Asimismo,
comprende datos relativos con su organización, estructura, funciones,
procedimientos, contratos, convenios e informes de los trabajos de auditoría o
exámenes especiales, este debe estar ubicado como primera carpeta al lado de los
expedientes de las actuaciones de un mismo organismo, tal como se indica en la
figura siguiente:
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1. Los documentos deben organizarse en una sola carpeta por asunto de
acuerdo a las instrucciones de organización de los archivos presentes en
esta normativa.
2. Se establecerán nueve carpetas básicas en el archivo de gestión las
cuales deben ser organizadas de igual manera en cada dirección u oficina
y una carpeta adicional contentiva de documentos varios los cuales
pueden organizarse con separadores (de existir más de un asunto), para
un total de diez carpetas. Tal como se señalan en el cuadro siguiente:
Archivo Permanente
Intravial
Intravial 2011
DCAD-001-
Intravial 2012
DCAD-005-2012
Archivo Permanente
SIOT
SIOT 2012
DCACOP-005-2012 1/2
Intravial 2012
DCAD-005-2012
SIOT 2012
DCACOP-005-2012 2/2
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Carpeta Nº
Asunto
1. Memorandos Enviados
2. Memorandos Recibidos
3. Oficios Enviados
4. Oficios Recibidos
5. Circulares
6. Puntos de Cuenta
7. Requisiciones
8. Solicitudes al Área de Reproducción
9. Documentos Varios
3. El archivo de gestión estará a cargo de un funcionario designado por el
Jefe o Jefa, Director o Directora de la unidad, quien velará por el orden y
resguardo de la documentación.
4. De ser necesario abrir dos carpetas de un mismo asunto, porque existan
muchos documentos, se debe referenciar en la etiqueta la existencia de
las dos carpetas (Ej. 1/2 y 2/2).
5. La ubicación de las carpetas que conforman cada una de las series y
subseries documentales, debe realizarse cuidando que guarden el
mismo orden como se conformó el archivo.
6. Si alguien requiere utilizar algún documento es aconsejable entregar una
fotocopia. Si necesita el original se coloca dentro del archivo una
fotocopia y anexo una hoja que indique la fecha y el funcionario que se
ha llevado el original, la cual debe estar firmada por quien ha hecho la
solicitud.
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7. El archivo de gestión contiene documentación activa, que se encuentra
en trámite y de consulta frecuente, pero su permanencia no debe
superar los dos años, para su desincorporación y transferencia al
archivo general.
8. La transferencia del archivo de gestión al archivo central ha de
realizarse, de forma organizada, mediante un memorando interno, donde
se indique la dirección o unidad que realiza la acción, documentación
por asunto, números de carpetas, el año al que corresponde, la firma del
funcionario responsable y del director o jefe, así mismo debe señalar el
funcionario que recibe por el archivo central, fecha y firmas de los
funcionarios involucrados.
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