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Manual del Usuario – Módulo Siniestros 1
1
Manual del Usuario - Módulo de Siniestros
Sistema Reaseg para UIB
Elaborado por Yanet García - Cidsa Ltda.
para UIB Colombia
Proyecto – Sistema Reaseg
Bogotá
2016
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 2
2
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................. 3
Objetivo ......................................................................................................................................... 3
Objetivos Específicos ............................................................................................................. 3
Estados del Siniestro ..................................................................................................................... 4
Indicador de cumplimiento de seguimiento del siniestro ............................................................ 8
Búsqueda Puntual de un Siniestro ................................................................................................ 9
Búsqueda Masiva de Siniestros ................................................................................................... 10
Registro del Siniestro .................................................................................................................. 11
Envío de Avisos de Siniestro ........................................................................................................ 15
Seguimiento de Siniestros sin cambio de estado ........................................................................ 17
Seguimiento de Siniestros con cambio de estado ...................................................................... 20
Actualizar Información del Siniestro ........................................................................................... 23
Actualizar Información de Seguimientos del Siniestro ............................................................... 24
Notificación por registro de Notas. ............................................................................................. 27
Asociar Documentos ................................................................................................................... 28
Imprimir Carátula del Siniestro ................................................................................................... 29
Imprimir Formato de Cierre Siniestro ......................................................................................... 30
Formato de Autorización de Pago de Siniestro ........................................................................... 31
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 3
3
Introducción
Esta guía muestra cómo registrar y hacer seguimientos a los siniestros
de reaseguros reportados a UIB a través del sistema Reaseg.
Objetivo
Brindar una guía paso a paso para el registro y gestión de seguimientos de los siniestros de los negocios de reaseguros en el sistema Reaseg.
Objetivos Específicos
Con este manual, los usuarios del módulo de Siniestros del sistema Reaseg podrán: - Registrar los siniestros de Reaseguros y hacer los avisos a los
Reaseguradores. - Realizar seguimiento a los siniestros en sus diferentes estados y
hacer el envío de comunicaciones a compañías involucradas. - Registrar valores de reserva y de liquidación en la medida en la
que se hacen los seguimientos de los siniestros. - Autorizar pagos por conceptos de siniestros a cuentas Técnicas
a partir de ingresos recibidos. - Generar reportes que permitan conocer la siniestralidad por
compañía, y el estado los siniestros en cualquier momento.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 4
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Estados del Siniestro
Cada siniestro tiene un Super-estado y un estado. Los Super-Estados: En
trámite o Cerrado, agrupan diferentes estados de siniestros.
Todo siniestro inicia con el estado: Registro y partir del primer seguimiento el
siniestro estará en estado En Proceso.
A partir del estado En Proceso, se podrá hacer cambios de estado al siniestro
de acuerdo con las definiciones de cada estado en particular.
Super-Estado En trámite:
1. Registro.
- En el estado de Registro se identifica el negocio (nuevo negocio,
anexo Renovación) impactado con el siniestro reportado.
- Se ingresa información básica del siniestro.
- Se pueden realizar los avisos de siniestros a las empresas
impactadas.
2. En Proceso.
- A partir de este estado es posible pasar a los demás estados.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Puede ingresarse valores de reserva
- No puede pasar a estados Declinado/Objetado, Declinado/Objetado
Pendiente Honorarios, Desistido, Desistido Pendiente Pago
Honorarios, Cierre por Prescripción, Cierre por Prescripción
Pendiente Honorarios, Pagado Pendiente Salvamento, Pagado
Pendiente Recobro, si existen valores pagados por concepto
Indemnización.
3. Aprobado
- A partir de este estado es posible pasar a estados En Proceso,
Anticipos, Cierre por Pago, Pagado Pendiente Salvamento, Pagado
Pendiente Recobro.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Puede tener valores de reserva
- Puede tener valores de liquidación
- Permite generar Memorando de Autorización de Pagos
4. Declinado/Objetado Pendiente Honorarios
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 5
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- A partir de este estado es posible pasar a estados
Declinado/Objetado y En Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Valores de reserva para concepto Honorarios mayor que cero, otros
conceptos en cero.
- Valor de liquidación para concepto Honorarios mayor que cero, otros
conceptos de liquidación en cero.
- Permite generar Memorando de Autorización de Pagos
5. Desistido Pendiente Pago honorarios
- A partir de este estado es posible pasar a estados Desistido y En
Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Valores de reserva para concepto Honorarios mayor que cero, otros
conceptos en cero.
- Valor de liquidación para concepto Honorarios mayor que cero, otros
conceptos de liquidación en cero.
- Permite generar Memorando de Autorización de Pagos
6. Anticipos
- A partir de este estado es posible pasar a estados En Proceso y
Aprobado.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Pueden existir valores de reserva
- Pueden existir valores de liquidación
- Permite generar Memorando de Autorización de Pagos
7. Cierre por Prescripción – Pendiente Honorarios
- A partir de este estados Cierre por Prescripción y En Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Valores de reserva para concepto Honorarios mayor que cero, otros
conceptos en cero.
- Valor de liquidación para concepto Honorarios mayor que cero, otros
conceptos de liquidación en cero.
- Permite generar Memorando de Autorización de Pagos
8. Pagado Pendiente Salvamento
- A partir de este estado es posible pasar a estados Pagado Pendiente
Recobro, Cierre por Pago y En Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Saldos de liquidación de indemnización en ceros para todos los
Reaseguradores
- Se ingresa valores de reserva para concepto Salvamento
- Puede existir valores de reserva para concepto Honorarios, otros
conceptos de reserva en cero.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 6
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- Pueden existir valores de liquidación solo para los conceptos de
Salvamento y Honorarios.
- Permite generar Memorando de Autorización de Pagos
- Permite generar Formato de Cierre
9. Pagado Pendiente Recobro
- A partir de este estado es posible pasar a estados Pagado Pendiente
Salvamento, Cierre por Pago y En Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Saldos de liquidación de indemnización en ceros para todos los
Reaseguradores
- Se ingresa valores de reserva para concepto Recobro
- Puede existir valores de reserva para concepto Honorarios, otros
conceptos de reserva en cero.
- Pueden existir valores de liquidación solo para los conceptos de
Recobro y Honorarios.
- Permite generar Memorando de Autorización de Pagos
- Permite generar Formato de Cierre
Super-Estado Cerrado:
10. Declinado/Objetado
- A partir de este estado es posible pasar a estado En Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Valores de reserva debe estar en ceros.
- No hay valores de liquidación.
- Permite generar Formato de Cierre.
11. Desistido
- A partir de este estado es posible pasar a estado en Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Valores de reserva debe estar en ceros.
- No hay valores de liquidación.
- Permite generar Formato de Cierre
12. Anulado
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Valores de reserva debe estar en ceros.
- No hay valores de liquidación.
- Permite generar Formato de Anulación
13. Cierre por Pago
- A partir de este estado es posible pasar a estado En Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 7
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- Valores de reserva debe estar en ceros.
- No hay valores de liquidación.
- Permite generar Formato de Cierre
14. Cierre por Prescripción
- A partir de este estado es posible pasar a estado En Proceso.
- Permite el registro del seguimiento del siniestro.
- Valores de reserva debe estar en ceros.
- No hay valores de liquidación.
- Permite generar Formato de Cierre
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 8
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Indicador de cumplimiento de seguimiento del siniestro
A partir del registro del siniestro, los siniestros presentarán un indicador de
cumplimiento a los plazos definidos para próximos seguimientos.
Este indicador se observará al realizar búsquedas puntuales o masivas de
siniestros, o al estar en la pantalla principal del siniestro junto al Super-estado,
estado, fechas del siniestro y usuario.
El indicador presentará múltiples estados a partir de los colores así:
- Color azul: indica que no se han realizado seguimientos al siniestro.
- Rojo: Indica que ya se venció la fecha definida para próximo
seguimiento.
- Verde: Indica que aún no se ha vencido la fecha de próximo
seguimiento.
- Amarillo: Indica que es el día en el que se vence la fecha de próximo
seguimiento.
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Búsqueda Puntual de un Siniestro
Esta guía le mostrará cómo hacer una búsqueda de un siniestro específico.
1. Después de Iniciar Sesión, ingrese al módulo de Siniestros, localice la
zona de Búsqueda en la parte superior de pantalla.
2. De la lista desplegable de la sección de Búsqueda, seleccione el
concepto que podrá utilizar para ubicar el siniestro y luego escriba el
valor en el cuadro de texto de búsqueda.
Ejemplo: si conoce el consecutivo del siniestro, en la lista desplegable
seleccione la variable CONSECUTIVO, luego escriba en el cuadro de
texto el valor del consecutivo. El sistema iniciará la búsqueda y
desplegará el resultado de la búsqueda.
Si la variable seleccionada arroja múltiples resultados, por ejemplo
FECHA CAPTURA, el sistema desplegará la lista de resultados que
coincidan con esta variable de búsqueda.
Nota: El sistema inicia la búsqueda después de ingresar mínimo tres
caracteres. No requiere dar clic en la opción de Búsqueda.
3. Al seleccionar el siniestro de la lista de resultados desplegados; el
sistema le presentará la pantalla del siniestro.
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Búsqueda Masiva de Siniestros
Esta guía le mostrará cómo hacer una búsqueda de masiva de siniestros:
1. Después de Iniciar Sesión, ingrese al módulo de Siniestros, localice la
sección de Búsqueda en la parte superior de la pantalla.
2. De la lista desplegable de esta sección, seleccione un concepto de
búsqueda inicial e ingrese en el cuadro de texto la información o valor
correspondiente. De clic en Búsqueda.
Ejemplo: seleccione de la lista el concepto FECHA CAPTURA, e ingrese
la fecha en el cuadro de texto.
El sistema iniciará la búsqueda y desplegará el resultado de los
siniestros que coinciden con esa variable de búsqueda.
3. Después de la búsqueda inicial, el sistema mostrará la opción de
Búsqueda Avanzada. De clic para marcar el indicador de Búsqueda
Avanzada. Esta opción permite agregar conceptos adiciones de
búsqueda.
4. Seleccione o ingrese los valores de los conceptos de búsqueda
adicionales. De clic en Búsqueda.
5. Al mostrar el resultado, el sistema muestra el criterio de ordenamiento
por el que se muestran los resultados, en la lista desplegable puede
cambiarse este criterio de ordenamiento.
6. El sistema mostrará la opción de visualización en cuadrícula o en lista,
así como la opción de cambiar la cantidad de resultados a presentar por
pantalla.
7. Al seleccionar dando clic en el siniestro de la lista de resultados, el
sistema le presentará la pantalla del siniestro.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 11
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Registro del Siniestro
Esta guía muestra la forma de registrar un siniestro:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Siniestros.
2. Bajo las gráficas de estadísticas del módulo de Siniestros, de clic en
la opción Nuevo Siniestro.
3. Seleccione la sucursal de Uib, ingrese nombre del Asegurado y
selecciónelo de la lista de búsqueda del asegurado realizada por el
sistema (en caso de ser una empresa estratégica, aparecerá un
identificador de Chequeo color verde junto al campo Asegurado),
ingrese fecha y hora del siniestro.
Marque el indicador de Siniestro Extemporáneo en Si o No según lo
requiera, y seleccione el Ramo (la lista desplegable mostrará el
Ramo y la Categoría a la que pertenece el Ramo).
De clic en Grabar.
4. El sistema realiza la búsqueda de Siniestros que tengan los mismos
conceptos ingresados.
En caso de que exista un siniestro que coincida con la información
ingresada, el sistema mostrará una alerta indicando que ya existe un
siniestro para el mismo Asegurado, Ramo y Fecha de siniestro,
indicando la información adicionalmente:
- Id del siniestro coincidente
- Consecutivo del siniestro pre-existente.
- Beneficiario del siniestro pre-existente.
- Descripción del siniestro pre-existente.
Para continuar con el registro del nuevo Siniestro, de nuevamente
clic en Grabar.
Si requiere cambiar la información ingresada para el siniestro, de clic
en Nuevo Siniestro.
5. Al grabar aparecerá en rojo en la parte superior derecha la
información del Id del siniestro, Super-estado y el estado asignado al
nuevo siniestro: En Trámite – Registro, también estará la fecha, hora
y usuario que registra el siniestro.
Adicionalmente aparecerá el indicador de cumplimiento de
seguimientos en azul dado que aún no se han realizado
seguimientos.
6. Si el Indicador de Siniestro Extemporáneo es SI, el sistema
desplegará la lista de los negocios: NB-nuevos negocios, AN-anexos
y RN-renovaciones que coinciden con el Asegurado y Ramo.
Si el Indicador de Siniestro Extemporáneo es No, el sistema
desplegará la lista de los negocios: NB-nuevos negocios, AN-anexos
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 12
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y RN-renovaciones que coinciden con el Asegurado, Ramo y fecha
del siniestro dentro de la vigencia del negocio.
En la lista de negocios, mostrará la clase de negocio, tipo negocio,
vigencia bróker, y las opciones de Ver e Imprimir de manera que se
pueda consultar el detalle del posible negocio impactado por el
siniestro.
- Al dar clic en Ver, aparecerá el detalle de las Cedentes y
Reaseguradores del negocio, los porcentajes de participación,
valores asegurados y número de referencia (número con el que se
identifica el negocio internamente en cada empresa).
- Al dar clic en Imprimir, se descarga localmente un archivo de
formato Pdf con la ficha del negocio.
7. Dando doble clic en el campo de selección se indicará al sistema el
negocio impactado con el siniestro, se quitará de la pantalla la lista
de negocios, en cambio mostrará detalles del negocio seleccionado:
- Mostrará el Tipo de Negocio: Nuevo Negocio, Anexo, Renovación,
seguido del Id de Negocio, Id de Nota cobertura y Consecutivo
Nota Cobertura. Al ubicar el cursor sobre los números del
negocio, le indicará el concepto del que se trata cada valor.
- Seguidamente mostrará la información general del negocio
seleccionado.
El sistema ahora asigna el Consecutivo del siniestro, se puede
observar este número en la parte superior derecha, en color rojo,
seguido del Super-estado y estado.
Al asignar consecutivo de siniestro, aparecerá en la sección de
opciones del extremo izquierdo de la pantalla la opción Ir a
Seguimiento.
8. Bajo la información del negocio tendrá diferentes opciones: Imprimir
ficha Negocio, Cambiar Nota Cobertura, Detalles Negocio,
Documentos Nota cobertura.
- Al dar clic en Imprimir Ficha Negocio, se descarga localmente un
archivo formato pdf de la Ficha del negocio seleccionado.
- Al dar clic en Cambiar Nota Cobertura, el sistema pide confirmación
de la acción, de clic en Aceptar.
El sistema muestra nuevamente el listado de negocios que cumplen
con la información de Asegurado, Ramo y fecha de siniestro dentro
de la vigencia del negocio (este último si no tiene el indicador de
Siniestro Extemporáneo marcado).
Debe seleccionar con doble clic el negocio impactado por el siniestro
reportado.
- Al dar clic en Detalles Negocio, mostrará información de la Cedente
o Cedentes y de los Reaseguradores del negocio con su porcentaje
de participación, valor asegurado y número de referencia (número
con el que se identifica el negocio internamente en cada empresa).
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 13
13
El campo número de referencia es un campo editable, es decir, que
permite ser modificado.
Al volver a dar clic en la opción Detalles Negocio, desaparece el
detalle del negocio.
- Al dar clic en Ver Documentos Nota Cobertura, aparece el listado
de documentos que se han asociado a la Nota cobertura del negocio
seleccionado.
Al dar clic sobre el título del documento permite acceder al
documento para consulta.
Al volver a dar clic en la opción Ver Documentos Nota cobertura,
desaparece el listado de documentos presentado.
9. Bajo la información del negocio, el sistema solicitará información
adicional del siniestro.
Si el negocio tiene la identificación de Requiere Beneficiario, es
necesario ingresarlo seleccionando de la lista de búsqueda
automática que realiza el sistema.
Ingrese el nombre del ajustador del siniestro si así lo requiere, el
sistema realizará una búsqueda automática, seleccione la empresa
que corresponde.
Seleccione e ingrese la información complementaria del siniestro.
Los campos de Reportado por y Nombre (de quien reporta) no se
encuentra previamente en la base de datos por lo que son valores a
ingresar.
El indicador de Tipo Cooperación es presentado de acuerdo a lo
indicado en la nota cobertura, sin embargo, puede ser modificado
actualizando directamente la nota cobertura.
De clic en Grabar. Al indicar esta opción, se quitará la opción de
Cambiar Nota cobertura.
Aparecerán adicionales en el registro del siniestro: Nuevo Siniestro,
Carátula Siniestro, Homepage.
- Al dar clic en Nuevo Siniestro, aparecerá la pantalla de registro de
un nuevo siniestro.
- Al dar clic en Carátula Siniestro, se genera un archivo Pdf con el
formato de la carátula del siniestro.
- Al dar clic en Homepage, el sistema regresa a la página principal del
sistema Reaseg.
10. Puede continuar con el Check list de validación. Puede indicar el
cumplimiento de las acciones de validación marcando con doble clic
el indicador de Completado. El sistema lo guarda automáticamente.
En cada validación indica si es de obligatorio cumplimiento o no.
El cumplimiento de los aspectos obligatorios permite el cambio de
estado.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 14
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11. Al final de la pantalla se puede observar la información histórica de
los cambios de estado del siniestro, la fecha y usuario que realizó el
cambio de estado.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 15
15
Envío de Avisos de Siniestro
Esta guía muestra la forma de realizar los avisos de siniestros después de
haber realizado el registro del siniestro, para lo cual es necesario realizar el
primer seguimiento al siniestro; en este primer seguimiento el siniestro quedará
en estado En Proceso.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere avisar, puede
utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de un siniestro o
Búsqueda masiva de siniestros).
2. Estando en el siniestro, en la pantalla inicial, ingrese por la opción Ir a
Seguimiento de la sección de opciones del extremo izquierdo de la
pantalla.
3. Aparecerá información general del siniestro y la opción Nuevo
Seguimiento. De clic en Nuevo Seguimiento.
4. El sistema mostrará la sección de seguimientos. Aparecerá la fecha de
seguimiento. Ajuste la Fecha de próximo seguimiento (el sistema
indicará 15 días adicionales para próximo seguimiento).
Ingrese la descripción específica del siniestro registrado.
Después del primer seguimiento las descripciones ingresadas
corresponderán a las descripciones de los seguimientos al siniestro.
De clic en Grabar.
5. Para realizar los avisos, aparecerán las secciones Detalle Seguimiento y
Detalle Seguimiento Empresas.
- En la sección Detalle Seguimiento, estará la Cedente y
Reaseguradores del negocio con su porcentaje de participación.
Frente a éstas empresas aparecerá un espacio de Descripción para
ingreso del texto de aviso. En cada espacio se indicará el idioma en
el que debe ser incluido el texto del aviso, el cual depende del idioma
que tenga definido cada empresa en el módulo de Terceros.
Marque el indicador de Afectado si se trata de una impactada con el
siniestro para que se tenga en cuenta para la distribución de valores
de liquidación si los hubiera.
Marque el indicador de Aviso para que se envíe el texto ingresado de
descripción a cada compañía (la persona notificada del aviso
corresponde al contacto identificado en el módulo de Terceros para
notificaciones de siniestros).
- En la sección Detalle Seguimiento Empresas, puede ingresar el
nombre de la empresa que debe ser avisada y seleccionarla de la
lista de búsqueda automática que hace el sistema la cual indica el
idioma de la empresa (la empresa debe ser diferente a las Cedentes
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 16
16
y Reaseguradores que ya aparecen en la sección de Detalle
Seguimiento). Ingrese el texto de aviso o notificación en el espacio
de Justificación.
De clic en Grabar.
La persona notificada para la empresa seleccionada será la ingresada
en el módulo de Terceros para notificaciones de siniestros.
El histórico de avisos o notificaciones realizadas para estas empresas,
diferente de Cedentes y Reaseguradores aparecerá bajo esta misma
sección. Mostrará la opción Borrar, si lo desea de clic en esta opción, el
sistema solicitará confirmación de la acción.
6. Para que los avisos de siniestro sean enviados, es necesario que se
confirme dando clic en la opción Notificar, que aparece en la primera
sección de la pantalla, es decir en la sección de seguimiento. De clic en
esta opción al finalizar el seguimiento y cambio de estado, ya que
finaliza el seguimiento y tendría que posteriormente editar el seguimiento
para completar el proceso.
7. Al final de la pantalla, el sistema mostrará la sección de Cambio de
Estado. Mostrará en rojo el Super-estado y estado actuales (En Trámite
y Registro)
Podrá seleccionar el nuevo estado (En Proceso) e ingresar una
justificación del cambio de estado.
De clic en Cambiar Estado.
Aparecerá en rojo al inicio de esta sección de cambio de estado, el
nuevo Super-estado y estado (En Trámite – En Proceso).
8. Después del cambio de estado, puede hacer la Notificación de los avisos
de siniestro. De clic en Notificar.
El sistema le mostrará el consolidado de seguimientos realizados al
siniestro.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 17
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Seguimiento de Siniestros sin cambio de estado
Esta guía muestra la forma de realizar los seguimientos de siniestros sin
cambio de estado.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere avisar, puede
utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de un siniestro o
Búsqueda masiva de siniestros).
2. Estando en el siniestro, en la pantalla inicial, ingrese por la opción Ir a
Seguimiento de la sección de opciones del extremo izquierdo de la
pantalla.
3. Aparecerá información del siniestro y la opción Nuevo Seguimiento. De
clic en Nuevo Seguimiento.
4. El sistema mostrará la sección de seguimientos. Aparecerá la Fecha de
seguimiento. Ajuste la Fecha de próximo seguimiento (el sistema
indicará 15 días adicionales para próximo seguimiento).
Ingrese la descripción del seguimiento del siniestro.
De clic en Grabar.
5. En la secciones de Detalle Seguimiento y Detalle Seguimiento Empresas
podrá ingresar los textos en el idioma de cada empresa a fin de hacer
las notificaciones de seguimiento que requiera.
En el caso de que existan empresas afectadas sin el envío del aviso de
siniestro, podrá confirmar el envío dando clic en Notificar.
- En la sección Detalle Seguimiento, estará la Cedente y Reaseguradores
del negocio con su porcentaje de participación. Frente a éstas empresas
aparecerá un espacio de Descripción e idioma requerido para el ingreso
del texto del seguimiento, ingrese solamente los seguimiento que
requiera, no es necesario hacer seguimiento a todas las empresas.
Marque el indicador de Afectado si se trata de una empresa impactada
con el siniestro a la cual debe tenerse en la distribución de valores de
liquidación si los hay.
Marque el indicador de Aviso para que se envíe el seguimiento de
descripción al contacto para siniestros de la compañía (la persona
notificada del aviso corresponde al contacto identificado en el módulo de
Terceros para notificaciones de siniestros).
Si no se marca el aviso, el seguimiento quedará almacenado en el
sistema más no enviado al contacto de la empresa.
- En la sección Detalle Seguimiento Empresas, puede ingresar el nombre
de la empresa que desea notificar sobre el seguimiento del siniestro, el
sistema realizará una búsqueda automática, seleccione de la lista la
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 18
18
empresa que corresponda, siendo diferente a las Cedentes y
Reaseguradores que ya aparecen en la sección de Detalle Seguimiento.
Ingrese el texto de seguimiento en el espacio de Justificación.
De clic en Grabar.
La persona notificada del aviso corresponde al contacto identificado en
el módulo de Terceros para la empresa seleccionada, para
notificaciones de siniestros.
El histórico de seguimientos realizados para estas empresas, diferente
de Cedentes y Reaseguradores aparecerá bajo esta misma sección.
Mostrará la opción Borrar, si lo desea de clic en esta opción, el sistema
solicitará conformación de la acción.
6. Para que los seguimientos sean enviados, es necesario que se confirme
dando clic en la opción Notificar, que aparece en la primera sección de
la pantalla, es decir en la sección de seguimiento. Al dar clic en esta
opción, se cerrará el seguimiento y será necesario posteriormente editar
el seguimiento para terminar el seguimiento. Realice la notificación al
finalizar el seguimiento.
7. Si el estado del siniestro lo permite, ingrese los valores de Reserva del
siniestro, en la sección Concepto Reserva. El sistema mostrará la lista
de conceptos y frente a cada uno los valores en las dos monedas. Se
deberá ingresar el valor de reserva en la moneda del negocio, el sistema
convertirá en la otra moneda a partir de la TRM del negocio. Los valores
son grabados automáticamente en la medida en la que se da Enter
después de ingresado cada valor.
8. Si el estado del siniestro lo permite, ingrese los valores de Liquidación
del siniestro, en la sección Concepto Liquidación. El sistema mostrará la
lista de conceptos y frente a cada uno el valor de liquidación en la
moneda del negocio. El sistema no convierte los valores de la moneda
del negocio a otra moneda. Los valores son grabados automáticamente
en la medida en la que se da Enter después de ingresado cada valor.
9. En la sección Liquidación, el sistema mostrará los valores liquidados
para cada empresa y para concepto liquidado.
Los valores de liquidación se ingresan al 100% y el sistema distribuye los
porcentajes de participación de los Reaseguradores. Los valores son
distribuidos entre los Reaseguradores afectados de acuerdo con el %
Participación.
- Valor liquidación Reasegurador = valor liquidación x %Participación
Reasegurador
- Valor liquidación Cedente = Valor liquidación x %Participación
Cedente
Los valores de liquidación pueden ser positivos o negativos
10. El sistema mostrará la sección de Cambio de Estado. No la actualice.
11. En la sección Formato de Autorización de Pago, puede generar el
formato de pago para los valores de liquidación.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 19
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Ingrese el número de consecutivo del ingreso reportado en el módulo de
Ingresos. El sistema validará que la empresa que realiza el pago
corresponda con la Cedente o Reasegurador del negocio.
El sistema mostrará valores predeterminados para el formato los cuales
pueden ser editados, como por ejemplo nombre a quién va dirigido el
memorando, área y nombre del remitente, nombre de quien elabora y
aprueba la comunicación. De clic en Autorización Pago.
El sistema generará un archivo en formato Pdf que puede ser guardado
localmente.
12. Puede dar clic en Notificar las empresas con seguimiento, o puede dar
clic en Ir a Siniestro para salir del seguimiento.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 20
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Seguimiento de Siniestros con cambio de estado
Esta guía muestra la forma de realizar los seguimientos de siniestros con
cambio de estado.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere avisar, puede
utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de un siniestro o
Búsqueda masiva de siniestros).
2. Estando en el siniestro, al final de la pantalla, verifique que las
validaciones de obligatorio cumplimiento han sido indicadas como
cumplidas para permitir el cambio de estado.
3. Ingrese por la opción Ir a Seguimiento de la sección de opciones del
extremo izquierdo de la pantalla.
4. Aparecerá información del siniestro y la opción Nuevo Seguimiento. De
clic en Nuevo Seguimiento.
5. El sistema mostrará la sección de seguimientos. Aparecerá la Fecha de
seguimiento. Ajuste la Fecha de próximo seguimiento (el sistema
indicará 15 días adicionales para próximo seguimiento).
Ingrese la descripción del seguimiento del siniestro.
De clic en Grabar.
6. En la secciones de Detalle Seguimiento y Detalle Seguimiento Empresas
podrá ingresar los textos en el idioma de cada empresa a fin de hacer
las notificaciones de seguimiento que requiera.
En el caso de que existan empresas afectadas sin el envío del aviso de
siniestro, podrá confirmar el envío dando clic en Notificar.
- En la sección Detalle Seguimiento, estará la Cedente y Reaseguradores
del negocio con su porcentaje de participación. Frente a éstas empresas
aparecerá un espacio de Descripción e idioma requerido para el ingreso
del texto del seguimiento, ingrese solamente los seguimiento que
requiera, no es necesario hacer seguimiento a todas las empresas.
Marque el indicador de Afectado si debe tenerse en cuenta en la
distribución de valores de liquidación si los hay.
Marque el indicador de Reportar para que se envíe el seguimiento de
descripción al contacto para siniestros de la compañía (la persona
notificada del aviso corresponde al contacto identificado en el módulo de
Terceros para notificaciones de siniestros).
Si no se marca el indicador de Reportar, el seguimiento quedará
almacenado en el sistema más no enviado al contacto de la empresa.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 21
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- En la sección Detalle Seguimiento Empresas, puede ingresar el nombre
de la empresa que desea notificar sobre el seguimiento del siniestro, el
sistema realizará una búsqueda automática, seleccione de la lista la
empresa que corresponda, siendo diferente a las Cedentes y
Reaseguradores que ya aparecen en la sección de Detalle Seguimiento.
Ingrese el texto de seguimiento en el espacio de Justificación.
De clic en Grabar.
La persona notificada del aviso corresponde al contacto identificado en
el módulo de Terceros para la empresa seleccionada, para notificaciones
de siniestros.
El histórico de seguimientos realizados para estas empresas, diferente
de las Cedentes y Reaseguradores aparecerá bajo esta misma sección.
7. Para que los seguimientos sean reportados, es necesario que se
confirme dando clic en la opción Notificar, que aparece en la primera
sección de la pantalla, es decir en la sección de seguimiento. Al dar clic
en esta opción, se cerrará el seguimiento, será necesario editar el
seguimiento para terminar el proceso. De clic en esta opción al finalizar
todo el seguimiento.
8. Si el estado del siniestro lo permite, ingrese los valores de Reserva del
siniestro, en la sección Concepto Reserva. El sistema mostrará la lista
de conceptos y frente a cada uno los valores en las dos monedas. Se
deberá ingresar el valor de reserva en la moneda del negocio, el sistema
convertirá en la otra moneda a partir de la TRM del negocio. Los valores
son grabados automáticamente en la medida en la que se da Enter
después de ingresado cada valor.
9. Si el estado del siniestro lo permite, ingrese los valores de Liquidación
del siniestro, en la sección Concepto Liquidación. El sistema mostrará la
lista de conceptos y frente a cada uno el valor de liquidación en la
moneda del negocio. El sistema no convierte los valores de la moneda
del negocio a otra moneda. Los valores son grabados automáticamente
en la medida en la que se da Enter después de ingresado cada valor.
10. En la sección Liquidación, el sistema mostrará los valores liquidados
para cada empresa y para concepto liquidado.
Los valores de liquidación se ingresan al 100% y el sistema distribuye los
porcentajes de participación de los Reaseguradores. Los valores son
distribuidos entre los Reaseguradores afectados de acuerdo con el %
Participación.
- Valor liquidación Reasegurador = valor liquidación x %Participación
Reasegurador
- Valor liquidación Cedente = Valor liquidación x %Participación
Cedente
Los valores de liquidación pueden ser positivos o negativos
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 22
22
9. El sistema mostrará la sección de Cambio de Estado. Mostrará en rojo
el Super-estado y estado actuales. Seleccione de la lista el nuevo estado
permitido a partir del estado actual.
Ingrese la justificación del cambio de estado.
De clic en Cambiar Estado.
Aparecerá en rojo en esta sección de cambio de estado, el nuevo Super-
estado y estado.
Tenga en cuenta que para hacer el cambio de estado el sistema verifica
el cumplimiento de todas las validaciones. Las validaciones obligatorias
bloquearán cualquier cambio de estado.
10. Si el estado lo permite, en la sección Formato de Autorización de
Pago, puede generar el formato de pago para los valores de liquidación.
Ingrese el número de consecutivo del ingreso reportado en el módulo de
Ingresos. El sistema validará que la empresa que realiza el pago
corresponda con la Cedente o Reasegurador del negocio.
El sistema mostrará valores predeterminados para el formato los cuales
pueden ser editados, como por ejemplo nombre a quién va dirigido el
memorando, área y nombre del remitente, nombre de quien elabora y
aprueba la comunicación. De clic en Autorización Pago.
El sistema generará un archivo en formato Pdf que puede ser guardado
localmente.
11. Puede dar clic en Notificar las empresas con seguimiento, o puede dar
clic en Ir a Siniestro para salir del seguimiento.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 23
23
Actualizar Información del Siniestro
Esta guía muestra la forma de realizar una actualización a un seguimiento,
independientemente del estado del siniestro.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere avisar, puede
utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de un siniestro o
Búsqueda masiva de siniestros).
2. Estando en el siniestro, puede editar los valores del siniestro que
aparecen debajo de la información del negocio afectado con el siniestro.
De clic en Grabar.
3. Al final de la pantalla principal del siniestro puede actualizar las
validaciones del siniestro. Las validaciones que se presentan son las del
estado actual del siniestro. Los indicadores son actualizados
automáticamente por el sistema.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 24
24
Actualizar Información de Seguimientos del Siniestro
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere avisar, puede
utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de un siniestro o
Búsqueda masiva de siniestros).
2. Estando en el siniestro, puede editar los valores del seguimiento del
siniestro dando clic en la opción Ir a Seguimiento de la sección de
opciones del extremo izquierdo de la pantalla.
3. Aparecerá información del siniestro y debajo la lista de seguimientos
realizados indicando para cada uno el usuario y fecha del seguimiento,
también podrá ver la descripción del seguimiento junto con la fecha de
próximo seguimiento.
Frente a cada seguimiento aparecerán las opciones Editar y Borrar.
- si da clic en Borrar, el sistema solicitará conformación de la acción, de
clic en Aceptar. Desaparecerá la información de este seguimiento.
Tenga en cuenta que al borrar se perderá la trazabilidad del seguimiento
realizado que puede incluir reporte a empresas, cambios de estado,
valores liquidados.
- si da clic en Editar, el sistema presentará la información del
seguimiento seleccionado.
El sistema mostrará la sección de seguimientos. Aparecerá la Fecha de
seguimiento. Ajuste la Fecha de próximo seguimiento (el sistema
indicará 15 días adicionales para próximo seguimiento).
Ingrese la descripción del seguimiento del siniestro.
De clic en Grabar.
4. En la secciones de Detalle Seguimiento y Detalle Seguimiento Empresas
ajuste o ingrese el texto del seguimiento en el idioma de cada empresa a
fin de hacer las notificaciones de seguimiento que requiera.
En el caso de que existan empresas afectadas sin el envío del aviso de
siniestro, podrá confirmar el envío dando clic en Notificar.
- En la sección Detalle Seguimiento, estará la Cedente y Reaseguradores
del negocio, ajuste o ingrese el texto del seguimiento. Marque el
indicador de Afectado si debe tenerse en cuenta en la distribución de
valores de liquidación si los hay.
Marque el indicador de Reportar para que se envíe el seguimiento de
descripción al contacto para siniestros de la compañía (la persona
notificada del aviso corresponde al contacto identificado en el módulo de
Terceros para notificaciones de siniestros).
Si no se marca el indicador de Reportar, el seguimiento quedará
almacenado en el sistema más no enviado al contacto de la empresa.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 25
25
- En la sección Detalle Seguimiento Empresas, puede ingresar el nombre
de otra empresa que desee notificar sobre el seguimiento del siniestro, el
sistema realizará una búsqueda automática, seleccione de la lista la
empresa que corresponda, siendo diferente a las Cedentes y
Reaseguradores que ya aparecen en la sección de Detalle Seguimiento.
Ingrese el texto de seguimiento en el espacio de Justificación.
De clic en Grabar.
La persona notificada del aviso corresponde al contacto identificado en
el módulo de Terceros para la empresa seleccionada, para notificaciones
de siniestros.
El histórico de reportes realizados para estas empresas, diferente de las
Cedentes y Reaseguradores aparecerá bajo esta misma sección.
5. Para que los seguimientos sean reportados, es necesario que se
confirme dando clic en la opción Notificar, que aparece en la primera
sección de la pantalla, es decir en la sección de seguimiento. Al dar clic
en esta opción, se cerrará el seguimiento, será necesario editar el
seguimiento para terminar el proceso. De clic en esta opción al finalizar
todo el seguimiento.
6. Si el estado del siniestro lo permite, ajuste los valores de Reserva del
siniestro, en la sección Concepto Reserva. El sistema mostrará la lista
de conceptos y frente a cada uno los valores en las dos monedas. Se
deberá ingresar el valor de reserva en la moneda del negocio, el sistema
convertirá en la otra moneda a partir de la TRM del negocio. Los valores
son grabados automáticamente en la medida en la que se da Enter
después de ingresado cada valor.
7. Si el estado del siniestro lo permite, agregue valores de Liquidación del
siniestro, en la sección Concepto Liquidación.
Los valores de liquidación son agregados a cada seguimiento.
Los valores son grabados automáticamente en la medida en la que se
da Enter después de ingresado cada valor.
8. En la sección Liquidación, el sistema mostrará los valores liquidados
para cada empresa y para concepto liquidado.
Los valores de liquidación se ingresan al 100% y el sistema distribuye los
porcentajes de participación de los Reaseguradores. Los valores son
distribuidos entre los Reaseguradores afectados de acuerdo con el %
Participación.
- Valor liquidación Reasegurador = valor liquidación x %Participación
Reasegurador
- Valor liquidación Cedente = Valor liquidación x %Participación
Cedente
Los valores de liquidación pueden ser positivos o negativos
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 26
26
9. El sistema mostrará la sección de Cambio de Estado. Mostrará en rojo
el Super-estado y estado actuales. Seleccione de la lista el nuevo estado
permitido a partir del estado actual.
Ingrese la justificación del cambio de estado.
De clic en Cambiar Estado.
Aparecerá en rojo en esta sección de cambio de estado, el nuevo Super-
estado y estado.
Tenga en cuenta que para hacer el cambio de estado el sistema verifica
el cumplimiento de todas las validaciones. Las validaciones obligatorias
bloquearán cualquier cambio de estado.
10. Si el estado lo permite, en la sección Formato de Autorización de
Pago, puede generar el formato de pago para los valores de liquidación.
Ingrese el número de consecutivo del ingreso reportado en el módulo de
Ingresos. El sistema validará que la empresa que realiza el pago
corresponda con la Cedente o Reasegurador del negocio.
El sistema mostrará valores predeterminados para el formato los cuales
pueden ser editados, como por ejemplo nombre a quién va dirigido el
memorando, área y nombre del remitente, nombre de quien elabora y
aprueba la comunicación. De clic en Autorización Pago.
El sistema generará un archivo en formato Pdf que puede ser guardado
localmente.
11. Puede dar clic en Notificar las empresas con seguimiento, o puede dar
clic en Ir a Siniestro para salir del seguimiento.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 27
27
Notificación por registro de Notas.
Esta guía muestra la gestión de notificaciones a través del registro de Notas, el
cual permite mantener el histórico de las comunicaciones cursadas entre el
usuario de siniestros, y el Técnico de Producción.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico sobre el que realizará la
gestión a través de la funcionalidad de Notas, puede utilizar la opción de
Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de un siniestro o Búsqueda masiva de
siniestros).
2. Estando en la pantalla inicial del siniestro, en la sección de opciones del
extremo izquierdo de la pantalla, de clic en Ir a Notas.
3. Aparecerá la información general del siniestro y bajo ésta la opción
Nueva Nota. De clic en esta opción para crear una nueva nota.
La información histórica de notas creadas para el siniestro aparecerá
bajo la opción Nueva Nota.
4. Ingrese el texto de la Nota. Puede hacer ajustes de estilo con las
opciones de fuente permitidas.
Indique Si o No requiere que con la nota se notifique al Broker del
negocio, al Técnico de Producción, a Cuentas Técnicas.
Adicionalmente puede indicar si con la nota solamente se notifica o
también se crea un compromiso en el sistema para ser gestionado
desde el módulo de Compromisos del sistema. En caso de ser
requerido, indique con Si en Crear Compromiso.
De clic en Grabar.
5. La nueva Nota se agregará al histórico de notas del siniestro.
6. Puede seguir creando Notas a través de la opción permanente de
Nueva Nota.
7. En la lista histórica de notas gestionadas, puede para una nota
específica, editarla o borrarla.
1. Si da clic en Editar, puede cambiar el texto del mensaje, de clic en
Guardar.
2. Si da clic en Borrar, la nota será borrada. El sistema solicitar
confirmación, de clic en Aceptar.
8. De clic en Ir a Siniestro, para volver a la pantalla del siniestro.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 28
28
Asociar Documentos
Esta guía muestra los pasos para asociar documentos a un siniestro a partir del
Registro del siniestro.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere asociar los
documentos, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda
puntual de un siniestro o Búsqueda masiva de siniestro).
2. Estando en la pantalla inicial del siniestro, en la lista de opciones de la
sección del extremo izquierdo de la pantalla, aparecerá la opción
Documento. De clic en esta opción.
3. Aparecerá la información general del siniestro, y luego la opción Nuevo
Documento, de clic en esta opción.
4. Seleccione de la lista, el tipo de documento, ingrese el título o nombre
con el que será almacenado e identificado en el sistema, puede ingresar
una descripción.
5. De clic en Subir, para que el sistema muestre la pantalla que permite
seleccionar el documento a adjuntar.
6. De clic en Grabar.
7. Los documentos asociados al siniestro pueden consultarse desde la
pantalla de Documentos, bajo la opción Nuevo Documento.
Puede dar clic en Editar, para ajustar los datos del documento
asociado.
Puede dar clic en Borrar el documento, el sistema solicitará
confirmación, de clic en Aceptar.
8. El sistema mostrará la opción Nuevo Documento de manera
permanente.
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 29
29
Imprimir Carátula del Siniestro
Esta guía muestra los pasos para imprimir la Carátula del siniestro
independientemente del estado del estado del siniestro.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere imprimir la
Carátula del Siniestro, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver
Búsqueda puntual de un siniestro o Búsqueda masiva de un siniestro).
2. Estando en la pantalla inicial del siniestro, sobre la lista de aspectos de
validación del siniestro aparece la opción Imprimir Carátula del
Siniestro.
También puede bajo la opción Ir a Seguimiento, bajo la descripción del
seguimiento, de clic en Carátula Siniestro.
El sistema generará un archivo en formato pdf, con la información del
siniestro, Super-estado y estado, valores del siniestro, descripción.
3. El archivo pdf generado y descargado localmente, puede adjuntarse a la
documentación del siniestro (ver Asociar Documentos).
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 30
30
Imprimir Formato de Cierre Siniestro
Esta guía muestra los pasos para imprimir el Formato de Cierre del siniestro.
Para poderlo generarlo, el siniestro deberá estar en Super-estado de Cerrado,
en cualquiera de sus estados, excepto Anulado.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico que requiere imprimir el
Formato de Cierre de Siniestro, puede utilizar la opción de Búsqueda
(Ver Búsqueda puntual de un siniestro o Búsqueda masiva de un
siniestro).
2. Estando en la pantalla inicial del siniestro, sobre la lista de aspectos de
validación del siniestro aparece la opción Imprimir Formato Cierre.
También bajo la opción Ir a Seguimiento, dar clic en Imprimir Formato
Cierre bajo la descripción del seguimiento.
El sistema generará un archivo en formato pdf, con la información del
siniestro, e información del cierre del siniestro.
Este archivo quedará descargado localmente.
3. El archivo pdf generado y descargado localmente, puede adjuntarse a la
documentación del siniestro (ver Asociar Documentos).
Manual del Usuario – Módulo Siniestros 31
31
Formato de Autorización de Pago de Siniestro
Esta guía muestra los pasos para generar el Formato de Autorización de Pago
de Siniestro, el cual está atado a los valores de liquidación del siniestro en el
momento del seguimiento al siniestro.
1. Después de haber iniciado sesión e ingresado en el módulo de
Siniestros, localice el siniestro específico al que requiere generar el
Formato de Autorización de Pago, puede utilizar la opción de Búsqueda
(Ver Búsqueda puntual de un siniestro o Búsqueda masiva de un
siniestro).
2. Desde la pantalla inicial del siniestro, de clic en Ir a Seguimiento, y
realice un seguimiento al sinestro. Ver Seguimiento de Siniestro con
Cambio de Estado o Seguimiento de Siniestro sin Cambio de Estado.
3. Ingrese el consecutivo de ingreso reportado por Tesorería; el sistema
validará que el pago corresponda a una empresa que pertenezca al
negocio.
Ajuste la información del formato que considere pertinente, de clic en
Autorización Pago.
El sistema generará un archivo en formato pdf, con la información de la
autorización de pago del siniestro que puede ser almacenado
localmente.
4. El archivo pdf generado y descargado localmente, puede adjuntarse a la
documentación del siniestro (ver Asociar Documentos).
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