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8/19/2019 Manual Equipo 5
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“Hidromáticos y Repuestos Alfredo
C.A”
“MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS RUBROS DE INVENTARIO DE
LA EMPRESA HIDROMÁTICOS Y REPUESTOS ALFREDO C.A”
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
“Hidromáticos y Repuestos Alfredo
C.A”
“MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS RUBROS DE INVENTARIO DE
LA EMPRESA HIDROMÁTICOS Y REPUESTOS ALFREDO C.A”
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
8/19/2019 Manual Equipo 5
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
ÌNDICECapitulo Paginas
Vigencia
1.1 Introducción1.2 Objetivos y alcance1.3 Marco Jurídico1.4 Condiciones previas al inventario1.5 Procedimientos de recepción de mercancía
1.6 Flujograma de recepción de mercancía1.7 Procedimientos de control interno del inventario1.8 Flojugrama de procedimientos de control interno de inventario1.9 Procedimientos de toma física1.10 Flujograma de procedimiento de toma física1.11 Procedimiento de almacén1.12 Flujograma de procedimiento de almacén1.13 Procedimientos de Salida1.14 Flujograma de procedimiento de salida1.15 Recomendaciones1.16 Conclusiones1.17 Glosario de términos
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Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
ASUNTO:
IntroducciónVigencia: Paginas
2015-2016
El presente manual de normas y procedimientos para el control de inventarios en la empresa
Hidromáticos y Repuestos Alfredo, ubicada en la comunidad Olivo I, Sector III en la carrera 6
entre calles 13 de Santa Isabel y la calle 1 de San Francisco; se ha realizado con el fin de guiar
en el proceso de planeación, elaboración, organización y control de los inventarios, debido a
las necesidades observadas en el proceso de la investigación realizada. Con la implementación
de este método se pretende contribuir al mejoramiento de la operatividad de la empresa, lageneración de información más precisa acerca de las operaciones diarias y la situación
económica financiera que la misma sea útil para la toma de decisiones, y el establecimiento de
procedimientos y políticas que agilicen el trabajo.
En efecto se constituye como una material de consulta para los trabajadores de la empresa
ya que contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la
operatividad de los procedimientos que realiza la empresa Hidromáticos y Repuestos Alfredo,
razón por lo cual contiene lo relativo a ……
La necesidad de verificar los el cumplimiento de los procedimientos los cuales representan
guía de acción que detallan las actividades que deben cumplirse para lograr los objetivos del
sistema del control interno en esta empresa, para así detectar cualquier tipo de irregularidad
que pueda llegar a presentarse.
Cabe destacar que el eficiente funcionamiento del sistema del control interno en la empresa
es de gran preponderancia puesto que ayudara a la misma hacia la custodia y salvaguardo de
sus bienes, procesos y procedimientos. Por lo cual es importante recomendar supervisiones
constantes de los procedimientos administrativos y contables conjuntamente con las políticas
de la empresa para alcanzar los objetivos trazados de la organización.
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Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Objetivo y alcance Capitulo Paginas
Vigencia
OBJETIVO
Proporcionar a los trabajadores de Hidromáticos y Repuestos Alfredo un manual de normas
y procedimientos que permita hacer más eficiente el proceso de registro y control, además de
mantener el registro de documentación oportuna sobre los movimientos que realice la
empresa; con el fin de servir como instrumentos de información, decisión y control en el nivelde desempeño de sus funciones.
ALCANCE
Este manual está dirigido al personal técnico y administrativo de la empresa Hidromáticos y
repuestos Alfredo, para que mediante su utilización se pueda tener mayor control de las
actividades desarrolladas en el almacén que tengan que ver con su gestión, así como el personal y demás recursos involucrados en ellas.
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Marco Jurídico Capitulo Paginas
Vigencia
Código de Comercio
El Código de Comercio establece la normativa a seguir por los comerciantes, en nuestro
país, para llevar la información financiera de las entidades, de manera que exista control y
orden de cada una de las transacciones que se realizan a diario. Este Código explica la forma
correcta de llevar el registro de las operaciones o transacciones llevadas a cabo en cualquier
entidad. Es entonces, que el comerciante en Venezuela debe regirse por el Código de
Comercio, a la hora de decidir formar una sociedad.
Artículo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá
llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y
claridad de sus operaciones.
Artículo 33: El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los
haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos
funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere,
fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en
todas las demás hojas el Sello de la oficina
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Marco Jurídico Capitulo Paginas
Vigencia
Artículo 35: Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de
Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y
de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe
cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia
y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las
fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición
suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por
todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su
formación.
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Condiciones previas al inventario Capitulo Paginas
Vigencia
Son condiciones previas al inventario físico las siguientes:
Se deben observar principio de orden en todo los ambientes de la entidad, el cual se
debe mantener en forma permanente estando preparada para el proceso de inventario.
Preparar la documentación correspondiente
Dotar al Comité de Inventarios los medios, instrumentos y material de trabajo.
El Departamento de Abastecimiento convocará a reuniones a los Comités de
Inventarios para las respectivas instrucciones y coordinaciones.
El Departamento de Abastecimiento se encargará de remitir toda la documentación a
las Gerencias Zonales con la debida anticipación.
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Procedimientos de Recepción deMercancía
Capitulo Paginas
Vigencia
1. Verificar que la mercancía a ingresar a los almacenes estén adecuadamente
empaquetado, embalado y con una tarjeta de identificación que contenga: Cantidad de
mercancía, fecha de producción, presentación, encargado del lote.
2. Una vez chequeada cada lote de mercancía entrante, que cumpla con los anterioresrequerimientos esta se ingresa y se registra en la tarjeta estiba. Lugo se procede a
almacenar.
3. Se procede al ingreso y movilización de la mercancía a los almacenes.
4. Actualiza el inventario al momento de ingresar la mercancía al almacén.
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Flujograma de procedimientos derecepción de mercancía
Capitulo Paginas
Vigencia
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
Verificación de mercancía yficha de control
Aprobar el ingreso al
almacén
2
Ingreso y movilización de la
mercancía a los almacenes.
Actualización de
inventario.
FIN
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Procedimientos De Control Interno DelInventario
Capitulo Paginas
Vigencia
1. La persona del almacén debe contar y revisar adecuadamente todos los productos
recibidos.
2. Las tarjetas estibas (aquellas que son manejadas para distribuir ordenadamente los
bienes para que ocupen el menor espacio posible) deben de estar actualizadas y
ubicadas junto a los productos almacenados. 3. El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de
entradas y salidas, después de apuntados estos movimientos y dichas exigencias tienen
que cortejarse diariamente con la administradora de inventarios, localizándose
inmediatamente las diferencias descubiertas.
4. Cuando el programa actualizado contable y el de control de inventario no estén
integrados, se ejecutara el cuadro diario de valores por el cuadro de contabilidad.
5. Cuando se detecte faltantes o sobrantes de mercancía se realizara los expedientes
correspondientes y se contabilizaran inmediatamente, tramitándose y aprobándose
dentro de los términos establecidos.
6. El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los de
control de inventario.
7. El área contable debe examinar los costos y los cálculos de la mercancía recibidos.
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Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Flujograma de procedimientos de controlinterno del inventario
Capitulo Paginas
Vigencia
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
Se debe contar y revisar los
productos recibidos.
Las tarjetas estibas han
de estar actualizadas.
Informar la existencia de
cada producto.
2
Ejecutar el cuadro diariode valores por el cuadro
de contabilidad.
Realizar los expedientes
correspondientes con faltantes
y sobrantes.
El personal del almacén
no tendrá acceso a los
registros contables
E
Examinar costos y los
cálculos de la
mercancía.
FIN
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Procedimientos de toma física Capitulo Paginas
Vigencia
1. La mercancía se contara de izquierda a derecha, y de arriba abajo.
2. Se contara en presencia de un contador o un auditor para constatar que lo contado sea
lo correcto.
3. Se dividirá el almacén por número y con letreros informativos para una mayor
distribución y detección de errores.
4. El contador y el auditor no contaran la mercancía por el mismo lugar, el contador
comenzara por un lugar y el auditor por otro.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomaran los productos encontrados en el
almacén de izquierda a derecha y de arriba abajo, esto para facilitar más el conteo.
6. Se abrirán las cajas para verificar que se encuentran las cantidades adecuadas de
productos dentro de ellas.
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto: Capitulo Paginas
Vigencia
7. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de
secuencia intermedia dependiendo de la ubicación del producto y se anotará al final de
la hoja.
8. Al final del conteo se solicitaran las hojas del contador y auditor para verificar que nohaya errores, si los hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien
checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
9. Imprimir lo capturado en el sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de
mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se
buscara en todos los posibles lugares donde podría estar antes de colocarlo como
faltante real.
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Flujograma de procedimientos de tomafísica
Capitulo Paginas
Vigencia
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
Se contara de izquierda
a derecha, y de arriba
abajo.
Se contara en presencia
de un contador para
constatar.
Se dividirá el almacén
por número y con
letreros informativos.
Se comenzara el conteo
por lugares contarios.
Se hará un listado de la
mercancía.
Se abrirán las cajas para
verificar.
Si se encuentra un producto
no registrado se le dará un
número de secuencia.
intermedia.
Se solicitarán las hojas al
contador y auditor parar
chequear que no haya
errores.
Se imprimirá el
registro en el
sistema
FIN
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Procedimiento de almacén
Capitulo Paginas
Vigencia
1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ubicarla en un lugar asignado para ella
en el almacén.
2. Se registrara en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
3. Semanalmente se deberá hacer un conteo para verificar que todo este correctamente.
4. Se hará un inventario físico semanal del almacén comparándolo con lo que se tiene en
el sistema.
5. Se revisaran semanalmente la mercancía recibida dándole prioridad de salida a las más
antiguas (método PEPS).
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Flujograma de procedimiento de almacénCapitulo Paginas
Vigencia
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
Se ubica la mercancía enun lugar asignado.
Se registrara en el sistema
Semanalmente se hará un
conteo de la mercancía para
verificar
Se hará un inventario físico
semanal del almacén comparándolo
con lo que se tiene en el sistema.
Se dará prioridad de salida a la
mercancía más antigua (método
PEPS).
FIN
8/19/2019 Manual Equipo 5
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Procedimiento de salidaCapitulo Paginas
Vigencia
1.-El cliente solicitara al encargado de caja lo necesario para desarrollar su compra.
2.- El encargado de caja revisara si lo solicitado por el cliente se encuentra disponible en el
sistema valery.
3.- Luego de hacer la revisión correspondiente y notificarle los precios al cliente se ingresa al
almacén para la búsqueda de la mercancía.
4.-Se procede a realizar la factura fiscal en el sistema Valery y entregarle el comprobante al
cliente.
5.- Diariamente se factura lo que se vende y se pide un reporte Z al final de cada día.
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Flujograma de procedimiento de salidaCapitulo Paginas
Vigencia
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
El cliente solicitara alencargado de caja lo
necesario para su compra.
El encargado revisara si lo
solicitado por el cliente se
encuentra el sistema
Se ingresa al almacén para
la búsqueda de la
mercancía.
Se realiza la factura en el
sistema y se entrega el
comprobante al cliente.
Diariamente se factura lo que
se vende y al final de cada
día se pide el reporte Z
FIN
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
RECOMENDACIONES
Capitulo Paginas
Vigencia
1. Coordine el control de la realización de su inventario.
2. Es importante que los almacenes brinden seguridad y este en buenas condiciones ( ej.
limpio y ordenado)
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
8/19/2019 Manual Equipo 5
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
ConclusiónCapitulo Paginas
Vigencia
Como resultado del excelente cumplimiento de este manual de normas y procedimiento para el
control de la mercancí a en el almacén, se obtendr án beneficios favorables a la empresa como lo son:
conocimiento de la mercancí a existente en el almacén, orden, registro de la mercancí a en el inventario
al momento de entrada a la empresa, clasificación por tipo de mercancí a, entre otros.
Se espera que se ejecute este manual de normas y procedimientos con gran dedicación, obteniendo
así polí ticas, procedimientos y criterios de acción pertinentes permitiéndoles registrar en forma
sistematizada, oportuna y suficiente los movimientos de mercancí a.
En este propósito, el manual que tiene en sus manos contiene la descripción detallada de los
procedimientos presentados gr áficamente a través de diagramas de flujo, lo que les permite contar con
una guí a pr áctica y sencilla de las actividades vinculadas al proceso correspondiente. Este instrumento
de control proporcionara a los almacenes centrales y a las unidades una herramienta idónea para hacer
más eficiente el movimiento de insumos y alcanzar los propósitos establecidos en los programas.
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Glosario de terminoCapitulo Paginas
Vigencia
Inventarios: Son definidos como la existencia de productos en el espacio (almacén) y en el
tiempo (periodo desde hasta). Todo inventario es una inversión de capital. Es capital de trabajo
inmovilizado en productos y sometido a riesgo, el riesgo de que estos productos se dañen y
exista un problema de tener un grupo de productos inadecuados sin salida.
Control de Inventario: Proceso sistematizado y organizado que se realiza a todos y cada unode los insumos que se encuentran en las plantas, bien sea entradas, salidas y consumo de los
mismos, para lograr un eficiente manejo de los recursos dentro de las plantas.
Tarjeta de Estiba (T.E): Es el soporte físico que registra la información de la mercancía
que componen el inventario y a la vez constituyen un control interno, donde se registran todos
los movimientos que ocurren con dicha mercancía.
Inventario Diario: es el reporte de entradas y salidas de mercancías que se generan día a
día dentro de la empresa.
Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el método de primeras entradas,
primeras salidas, la empresa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del
inventario. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos
que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas,
Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto:
Glosario de terminoCapitulo Paginas
Vigencia
Inventario Mensual: es el reporte de entradas y salidas de mercancía que se genera al final
de mes dentro de la empresa.
Reporte z: El Reporte Z es el más importante de los reportes que imprime la impresora fiscal,
y contiene un resumen de la información fiscal que se generó por cada día de venta, este
reporte es el que se envía al departamento de contabilidad para proceder a elaborar los
respectivos asientos contables y elaborar el Libro de Ventas. Es obligatorio efectuar el reporte
Z al finalizar el día de labores, normalmente la impresora fiscal realiza automáticamente el
reporte Z, si detecta que el mismo no fue realizado al final de la jornada de trabajo
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
8/19/2019 Manual Equipo 5
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MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTO
Asunto: Capitulo Paginas
Vigencia
Elaborado Aprobado por: Sustituye
Fecha:
Recommended