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ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS
Evento é um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar e
que visa promover a relação entre a organização anfitriã e o público de interesse,
com vista ao alcance de determinados objectivos.
Objectivos dos Eventos
Projectar publicamente a imagem de determinada pessoa, empresa ou
instituição;
Criar e/ou incrementar contactos e relações com o público-alvo;
Demonstrar responsabilidade social;
Conviver;
Festejar;
Envolver;
Agradecer;
Partilhar;
Formar;
Motivar;
Fidelizar;
Vender;
Apresentar;
Inaugurar;
…
No caso das Organizações, os Eventos permitem:
Uma relação directa com os seus públicos internos e externos;
A legitimação da imagem;
O incremento de contactos e relações entre a organização e o seu público.
Formação Complementar a Agentes de Intervenção Comunitária | 1
Papel Social dos Eventos
As organizações podem mostrar uma face mais humana e com isto
obter notoriedade e respeito por parte dos clientes.
Classificação dos Eventos
Categoria
Institucionais – o objectivo é dar a conhecer ou projectar a imagem de
uma empresa.
Promocionais/Comerciais – quando se pretende promover determinado
produto ou serviço.
Áreas de interesse
Empresariais (Ex: Encontro entre várias empresas)
Sociais (Ex: Jantar de Natal de uma empresa)
Científicos (Ex: Congressos, seminários)
Culturais (Ex: Concertos, espectáculos de teatro)
Políticos (Ex: Comícios)
Desportivos (Ex: Challenge)
Religiosos (Ex: Missa, 13 de Maio)
Turísticos (Ex: Excursões)
Familiares (Ex: Aniversários, baptizados …)
Periodicidade
Esporádicos (Ex: Concerto, lançamento de um produto esporádico)
Periódicos (Ex: Jogos de Futebol, Expo, Festivais de Verão)
Oportunidade (Ex: que acontecem e que não podemos perder oportunidade)
Únicos (Ex: Lançamento de um livro)
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Área de Abrangência
Internacionais (Ex: Euro, Expo, Rock in Rio)
Nacionais (Ex: Campeonato Nacional de Futebol)
Regionais (Ex: Feira da Golegã)
Locais (Ex: Prova de BTT de Cinfães de Baixo)
Dimensão
Micro Evento: até 100 participantes
Pequeno Evento: até 500 participantes
Médio Evento: entre 500 a 2500 participantes
Grande Evento: entre 2500 a 5000 participantes
Macro Evento: mais de 5000 participantes
Zona de Acção
Internos
Externos – quando são realizados noutras instalações.
Público-alvo
Corporativos – colaboradores da empresa
Para o consumidor – dirigido para o público externo de determinada
empresa
Perfil dos Participantes
Geral – qualquer pessoa pode participar
Dirigido (Ex: Médicos – Congresso de Medicina Geral)
Específico (Ex: Médicos Cardiologistas – Congresso de Cardiologia)
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Nível de Participação
Eventos próprios – financiados pela empresa, pelo nosso cliente;
Participação – patrocínios, receita de bilheteira.
Tipo de Adesão
Abertos – todas as pessoas podem participar (os participantes não
precisam preencher nenhum pré-requisito);
Fechados – público específico que tenha recebido convite.
Tipos de Eventos
Técnico-científicos:
1. Convenção – dirige-se ao público corporativo de uma empresa (criar
motivação);
2. Congresso – longa duração;
3. Conferência – curta duração (1 a 2 horas) onde há sempre um orador de
referência,
4. Workshop – é obrigatório haver prática;
5. Debate – há um moderador, um confronto de ideias e é realizado com
poucas pessoas;
6. Fórum – partilha de um tema;
7. Jornada – congresso em “miniatura”;
8. Mesa Redonda – partilha de ideias com poucas pessoas;
9. Painel – conjunto de oradores que vai falar sobre um determinado tema;
10.Palestra ou Colóquio – “mini” conferência, a pessoa convidada não tem
tanto renome como na conferência. Por sua vez, o público desconhece o
tema que se vai abordar e é de seu interesse passar a dominá-lo;
11.Seminário – pode ser isolado. Os oradores são especialistas em
determinada área tal como o seu público;
12.Simpósio – quando os seus oradores são maioritariamente internacionais.
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Designação dos Eventos Técnico-científicos:
Convenção – Evento interno de uma organização, empresa,
entidade ou partido objetivando o treinamento, reciclagem,
avaliação, troca de experiências entre os participantes. São
utilizados vários tipos de reuniões na convenção. Geralmente
ocorre anualmente e dura de três a cinco dias.
Congresso – Reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes
a grupos profissionais com o mesmo interesse, objetivando estudar,
debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto
em subtemas. As apresentações, trabalhos e propostas são regidos
em um documento único e entregues aos congressistas juntamente com as
conclusões do evento. Tem duração de cinco dias, é realizado anual ou
bienalmente.
Conferência - Apresentação de um tema informativo, técnico ou
científico por uma autoridade em determinado assunto, para um
grande número de pessoas, platéia. Ela é mais formal que a
palestra. A duração ideal é de no máximo uma hora e meia. E
deve-se dividir o tempo em apresentação e sessão de perguntas e respostas.
Workshop - É uma palestra divida em partes teórica e
prática.
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Debate - Discussão entre pessoas (poucas) defendendo o seu
ponto de vista, geral mente antagónico e polémico. Pode ser
aberto ao público ou transmitido por veículos da media.
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Fórum – A palavra latina “Fórum” designava, no Império Romano, espaços
públicos abertos, com arquibancadas, destinados a reuniões
cívicas e cerimônias religiosas e militares. Incorporada a quase
todas as línguas (usando também o plural “Fori”), passou a
designar grandes encontros para a discussão de temas
específicos ou gerais. Em alguns países essa palavra se refere igualmente aos
edifícios dos Tribunais, como no uso dado aos Fóruns Romanos para tornar
públicas as sentenças dos magistrados.
Como encontros, os Fóruns têm uma característica comum: seu caráter não
deliberativo - embora haja Fóruns que terminem com declarações finais ou
moções. Assim, para participar não é necessário algum tipo de delegação ou
representatividade, como em assembléias ou congressos, e os Fóruns têm a
forma que se queira, segundo o objetivo de quem os promova.
Jornada – congresso em “miniatura”, tem periodicidade definida e
podem estar incluídos painéis e workshops.
Mesa Redonda - Debate com quatro a oito pessoas, sentadas
em semicírculo, sobre um assunto polêmico, controvertido e de
interesse, tendo cada debatedor dez minutos para sua
apresentação inicial. A mesa redonda pode ser aberta ou fechada.
Painel - Evento caracterizado por um quadro de apresentações,
no qual o orador principal e até quatro painelistas explanam sua
visão sobre um tema determinado. Ele é dividido em duas partes
distintas:
Primeira parte: apresentação do tema individualmente, obedecendo às
regras da conferencia;
Segunda parte: debate entre os painelistas entre si e repostas à platéia;
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Palestra ou Colóquio - Apresentado por um profissional de
renome e tem como objectivo o esclarecimento de um tema ou a
tomada de uma decisão. Semelhante à conferência , mas mais
pequeno.
Seminário - É uma discussão de um tema proposto, do qual se
estuda todo o seu aspecto, pesquisados por grupos e
apresentados por representantes, não havendo tomada de
decisão. A duração do seminário é de um dia inteiro; se realizado
em mais de um dia é jornada.
Simpósio - Apresentação de um tema geral de grande
interesse, que é dividido em subtemas, por especialistas de
renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de
informações, com tomada de decisão. Os trabalhos são resumidos e compilados
em anais, e entregues aos participantes ao final do evento. A duração do
simpósio é , em média, de três dias.
Outros
Feira (pressupõe venda), Exposição, Salão (venda e exposição) e
Mostra (de carácter itinerante);
Programa de visitas (Ex: Presidência aberta);
Lançamento da 1ª Pedra – início oficial;
Lançamento de Livro – não pressupõe que o autor esteja presente,
Inauguração - abertura de um novo espaço;
Inauguração de Retratos, Estátuas, Bustos – relacionado com
homenagens;
Tomada de Posse – quando se assume um cargo;
Concurso – autorizado pelo Governo Civil;
Casamento;
Desfile – de moda, máscaras, cães;
Concerto;
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Torneio;
…
Parceiros de Evento
Organização Anfitriã – o nosso cliente;
Comunidade Anfitriã (Ex: Câmaras Municipais, Juntas de Freguesia, Bombeiros);
Patrocinadores / Mecenas - É um excelente meio de promoção das
empresas e outras entidades, aumentam a visibilidade e comunicam com
o seu público (Ex: Lisboa Dakar);
Media – os órgãos de comunicação social;
Equipa – deverá conhecer muito bem o projecto, “vestir a camisola”;
Público-alvo.
Captação de Financiamento para o Evento:
Patrocínios – financiamento com troca comercial, tem um retorno para as
empresas que nele apostam, uma vez que favorece a mudança de atitudes
dos consumidores em relação às marcas;
Apoio / Parceria – Relação que implica cedência de recursos.Por Exemplo,
parceiro ou apoio institucional, apoio dos media, apoio técnico, apoio à
divulgação;
Mecenato – contribuição com retorno fiscal (Lei do Mecenato)
Doações / Filantropia – apoio desinteressado / projectos sociais;
Permutas – Trocas visando interesses reciprocos, sem recurso a dinheiro;
Receitas de Bilheteira – Venda de Bilhetes;
Merchandising e afins – Merchandising é a prática de marketing na qual a
marca ou a imagem de um produto ou serviço é utilizado para vender outro,
destacando-o da concorrência, isto acontecendo no ponto de venda.
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Patrocínio versus Mecenato
Motivação: Patrocinador: Comercial
Mecenas: Social e desinteressada
Objectivo : Patrocínio: Criar um vínculo entre a marca /
produto a um acontecimento mediático
Mecenato: Busca de uma identidade para uma empresa
enquanto instituição (causa social, responsabilidade social da
empresa)
Mensagem : Patrocínio: Potenciais consumidores
Mecenato: Cívica e Social
Público-alvo : Patrocínio: Potenciais consumidores
Mecenato: Público em geral
Resultados : Patrocinador: Curto e médio prazo
O Patrocinador pretende a valorização comercial imediata antes,
durante e depois do acontecimento. O acontecimento é rodeado de
grand equantidade de suportes (cartazes, bandeiras, placas, acções
paralelas, concursos …)
Mecenas: Longo prazo
O Mecenas pretende uma valorização social, discreta, com leve
intenção comercial. O nome ou logotipo da empresa aparece em
cartaz, programa, catálogo, placa informativa.
O Mecenato apresenta BENEFÍCIOS FISCAIS para o Mecenas. Os donativos
concedidos a entidades sem reconhecimento não são fiscalmente aceites como
custo.
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MecenasMecenas Entidade Entidade
Concede um donativo (Espécie ou Dinheiro) com benefício fiscal
Tipos de Mecenato: Social / Cultural / Ambiental / Científico / Desportivo /
Educacional / Familiar / Sociedade da Informação / Regimes Especiais.
Os donativos concedidos a entidades com reconhecimento são aceites como
custos dentro de limites e com as majorações previstas no artigo 56.º D do
Estatuto dos Benefícios Fiscais.
Limites:
Limite do Valor
do Donativo
Mecenato Exemplos
1/1000 do
Volume de
Negócios
Donativos a Organismos
Associativos
Uma empresa com um Volume
de Negócio de 50.000€, só
poderá fazer um donativo até
50,00€.
6/1000 do
Volume de
Negócios
Mecenato Cultural,
Ambiental, Científico ou
Tecnológico, Desportivo e
Educacional
Uma empresa com um Volume
de Negócio de 50.000€, só
poderá fazer um donativo até
300,00€.
8/1000 do
Volume de
Negócios
Mecenato Social, Familiar e
para a Sociedade de
Informação
Uma empresa com um Volume
de Negócio de 50.000€, só
poderá fazer um donativo até
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400,00€.
Percentagem a considerar para efeitos de IRC
Mecenato % a considerar para efeitos
de IRC
Mecenato Social 130% ou 140%
Mecenato Familiar 150%
Mecenato Cultural, Ambiental,
Científico ou Tecnológico,
Desportivo e Educacional
120% ou 130%
Mecenato para a Sociedade de
Informação130% ou 140%
O rendimento do contribuinte é calculado da seguinte forma:
Receitas (A) Custos (B)Resultado
= (A)-(B)
50.000,00 € 20.000,00 € 30.000,00 €
Quando há situação de donativo
50.000,00 €20.000,00 € + 400,00 € (140%
= 560,00 €)29.440,00 €
quer sejam em dinheiro quer em espécie, devem, por um princípio de
neutralidade fiscal, operar do mesmo modo, ou seja, através da sua
consideração como custo do exercício, bem como da respectiva majoração
tendo em conta o destino dos mesmos e o tipo de enquadramento jurídico
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das entidades beneficiárias, isto pressupõe que o mecenas terá um
montante menor a pagar ao fisco.
Fases da Organização de Eventos
Primeiro Contacto - Briefing
Proposta e Orçamento
Execução
Acompanhamento
Desmontagem
Fases de um Evento
Pré-evento – Factores Estruturais
Factores comuns (Ex: Organização, orçamento, objectivos, tema, data,
hora);
Factores Específicos (Ex: Iluminação específica para o evento, palco de
6m).
Evento – Factores Conjunturais
Ponderáveis - tudo aquilo que não é previsto que aconteça mas
devemos de estar preparados (Ex: um evento ao ar livre);
Imponderáveis (Ex: greve de transportes públicos, uma morte).
Pós-evento – Balanço e Comunicações Finais. Permite determinar o sucesso
ou insucesso do Evento e pontos a corrigir.
Planeamento de um Evento
Planear o evento é:
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Ganhar agilidade no desempenho;
Melhorar a eficiência na execução das tarefas;
Mensurar com mais acuidade os resultados e ter referência para avaliá-
los.
Missão/Visão
Definição de Objectivos
Análise da Situação
Identificação de Opções Estratégicas
Escolha da Estratégia
Desenvolvimento de Planos Operacionais e Sistemas de Controlo
Avaliação do Evento e Feedback
1ª Fase - Definição de Objectivos:
S pecific (Específicos) – específicos, concretos;
M easurable (Mensuráveis) – orçamento (gastos e custos), tempo, dimensão;
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A greeable (Aprováveis) – para o cliente;
R ealistic (Realísticos) – que possam ser concretizáveis;
T ime Specific (Delimitados no Tempo).
2ª Fase – Verificar e analisar o orçamento disponível;
3ª Fase – Definir as estratégias para o evento e apresentar o projecto;
4ª Fase – Definir o tema do evento (Tudo vai girar em torno do tema);
5ª Fase – Definir o público-alvo do evento;
6ª Fase – Definir a data do evento – deve-se associar a data do evento ao tema,
como por ex: Congresso de Cardiologia no mês de Maio;
7ª Fase – Escolher os horários do eventos – associar o horário do evento ao
perfil do público;
8ª Fase – Seleccionar o local do evento – deverá ser o espelho do evento;
9ª Fase – Escolher a disposição das salas ou dos ambientes;
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10ª Fase – Vender quotas do evento – divulgar as potencialidades do projecto
aos possíveis patrocinadores;
11ª Fase – Reunir os envolvidos – toda a equipa, fornecedores;
12ª Fase – Estabelecer Parcerias / Contratar serviços de terceiros (estabelecer
sempre uma forte relação com os fornecedores):
Catering
Equipamentos
Recepcionistas
Transporte
Serviço de filmagem e fotografia
Decoração
13ª Fase – Elaborar o programa e o conteúdo do evento;
14ª Fase – Elaborar e enviar convites;
15ª Fase – Desenvolver material promocional:
Folhetos institucionais e de produtos ou serviços
Crachá
Identificação nas mesas
Kit de palestra
Menu
Brindes
16ª Fase – Definir concursos e atracções;
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17ª Fase – Definir mecanismos para a divulgação do evento – definir se o
evento deverá abranger todos ou se será por convite;
18ª Fase – Contratar assessoria de imprensa – aconselha-se a que deveremos
ser nós a fazer a assessoria de imprensa visto determos toda a informação sobre
o evento;
19ª Fase – Preparar o sistema de registo de visitantes – deverá ser comparado
com o objectivo mensurável;
20ª Fase – Confirmar o investimento (orçamento) total previsto para o evento –
4 soluções caso se desvie: renegociar com os patrocinadores; renegociar com os
fornecedores, “cortar” nos objectivos menos importantes para o evento; “irmos”
à nossa margem;
21ª Fase – Preparar formulários de controlo;
22ª Fase – Preparar formulários e questionários de avaliação.
Afectação e Gestão de Recursos
Recursos Financeiros (Ex: Patrocínios, investimento do próprio cliente, receita de
bilheteira);
Recursos Humanos (Ex: Funcionários da limpeza e de catering, hospedeiras, fotógrafo);
Recursos Materiais (Ex: todo o material que vai ser utilizado);
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Recursos Legais e de Risco (Ex: Contrato com o cliente, fornecedores e
patrocinadores; seguros; licenças).
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Planeamento Logístico
Permite ordenar de forma lógica, atribuir responsabilidades e prever alternativas:
Cronograma geral do evento;
Checklist.
Catering para Eventos
Cocktail – para o final da tarde (18h30/19h) onde são servidas bebidas
alcoólicas e não alcoólicas, aperitivos e canapés;
Welcome Drink – bebida de boas vindas. Às 14h serve-se café e chá. Às
12h é servido um porto de honra;
Almoço/Jantar – são mais ou menos formais;
Banquete – está presente a diversidade e a qualidade: mesa de queijos,
doces, frutas laminadas. As bebidas são servidas em copos de cristal e os
talheres são de prata;
Churrasco/Barbecue – para situações menos informais e é servido mais
na época de verão;
Happy-Hour – um cocktail que tem em simultâneo um animação, em
bares, galerias, restaurantes
Pequeno-almoço/Café da manhã - Trata-se do tradicional café da
manhã oferecido em encontros profissionais. Deve ser servido em buffet,
durando 45 minutos e não atrapalhando a dinâmica dos trabalhos;
Coffee-Break – intervalo a meio da manhã ou da tarde;
Brunch – é uma refeição única, uma mistura do pequeno-almoço e
almoço. É servido às 11h30/12h, estilo buffet do menu consta saladas,
carnes frias, salgados. É um tipo de encontro muito indicado para reuniões
empresariais no período da manhã.
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Coordenação e Avaliação de Eventos
Coordenação
Desenvolvimento de planos operacionais e de sistemas de controlo.
Após a definição da estratégia:
Planos operacionais;
Necessários a todas as áreas principais para o cumprimento dos objectivos
do evento e para a implementação da estratégia.
Os planos operacionais são normalmente desenvolvidos nas seguintes áreas:
Marketing;
Sector financeiro;
Recursos humanos;
Administração;
Operações e pesquisa;
Avaliação.
E requerem:
Um conjunto de objectivos para cada área;
Planos de acção;
Cronogramas;
Indicação dos responsáveis pela execução;
Sistemas de controlo;
Orçamentos;
Alocação de recursos.
Uma vez implantados os sistemas de controlo, são necessários mecanismos de
controlo para assegurar que os planos sejam cumpridos, como por exemplo:
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Reuniões;
Relatórios;
Comparação de orçamentos (custos iniciais) com custos reais.
Avaliação
É essencial para a organização poder verificar se foi bem sucedida e se foram
atingidos os objectivos inicialmente estabelecidos.
Permite dar feedback aos patrocinadores e identificar problemas para realizar
acções correctivas e prevenir futuras repetições.
Durante o evento – observação, registo de ocorrências, …
Depois do evento – questionários com perguntas abertas e fechadas,
sondagens de opinião, reuniões, …
A nível interno – organização anfitriã
Reunião com toda a equipa a fim de recolher o máximo de informações,
opiniões e sugestões.
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A nível externo – dependendo do tipo de evento
Sondagens de opinião (Ex: conversas informais com os participantes durante o
evento);
Questionário;
Feedback dos órgãos de comunicação social.
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