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El Centro de Información de Producto ha sido creado para servir de “catálogo” centralizado de los datos relacionados con los productos y servicios que ofrece la empresa. El objetivo es poner a disposición de la fuerza de ventas, a través de sus dispositivos móviles, recursos actualizados para compartir con los clientes potenciales o actuales sobre las características y beneficios que ofrecen los productos que se ofrecen al mercadeo.
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CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE
MDULO DE GESTIN DE ACTIVIDADES E INTERACCIONESEl asesor comercial tiene como principal misin mantener un contacto personalizado con sus clientes potenciales y actuales. Gestionar la agenda de contactos y las actividades comerciales es una de las funciones principales de Visual Sale. Este mdulo le permite al asesor comercial y a administracin ventas contar con una visin completa de todas las interacciones con el cliente a travs de mltiples canales.
Visual Sale es un software altamente innovador para apoyar los procesos comerciales en la venta consultiva y la venta transaccional.
El Centro de contacto con el cliente le permite configurar al vendedor su Plan de Cubrimiento, el cual consiste en definir da a da que actividades llevar a cabo con su portafolio de prospectos y clientes. Este Plan de Cubrimiento debe cumplir con unas polticas previamente establecidas por la gerencia, para ser aprobado posteriormente por el supervisor de ventas. El asesor comercial tendr una visin completa de su agenda de trabajo, incluyendo actividades con prospectos, clientes, reuniones internas, actividades de formacin y otro tipo de actividades propias de su labor. La razn de existir de la funcin del asesor comercial es para tener contacto directo con el cliente. Esta es la herramienta en la cual el asesor planea la distribucin de su tiempo.
OBJETIVO
COMPONENTES
Esta es la funcionalidad principal para la creacin del Plan de Visitas que debe realizar un asesor comercial. Previamente se han establecido unas polticas de cubrimiento de clientes, las cuales son registradas en el sistema por una funcin de Administracin de Ventas o le gerencia comercial. El asesor procede a registrar su plan de actividades de travs con facilidades para la bsqueda de clientes y contactos. Igualmente existen facilidades para incrementar la productividad del asesor en esta labor tales como la duplicacin de planes de visita de un periodo a otro.
Este mdulo est compuesto por tres capas principales: Funciones de parametrizacin que son realizadas por el rea de Administracin de Ventas, Creacin del Plan de Actividades, el cual es desarrollado por el asesor comercial en una interface web que le permita mayor flexibilidad y facilidad de uso y el control y ejecucin del Plan de Actividades, el cual es utilizado en un dispositivo mvil, el cual es usado en su da a da por parte del asesor comercial.
Funcionalidad de Creacin del Plan de Visitas del Asesor Comercial
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El sistema cuenta con facilidades de generacin de reportes y estadsticas para conocer la forma como los asesores comerciales estn planeando el uso de su tiempo y la forma como lo estn ejecutando. El asesor en su dispositivo mvil puede contar con informacin exacta del cumplimiento de su plan de actividades y contar con estadsticas de la forma como est distribuyendo su tiempo. Las reas de administracin de ventas y gerencia pueden contar con completas estadsticas para poder evaluar la mejor forma de distribuir el cubrimiento de los clientes de acuerdo con el tipo y la atencin requerida.
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE
1. Definicin de las Polticas de Cubrimiento por tipo de cliente. Para cada tipo de cliente se pueden establecer diferentes polticas de cubrimiento. Estas polticas pueden estar definidas en trminos de tipos de visitas, duracin y frecuencia. Estas polticas son definidas por Administracin de Ventas.2. Definicin de diferentes tipos de actividades e interacciones con los clientes. Se pueden manejar en el plan de actividades diferentes tipos de acciones como visitar personalizadas, llamadas, tareas y actividades internas del asesor comercial. El objetivo es que en el plan de actividades quede reflejada la forma como el asesor comercial distribuye su tiempo.3. Asignacin de las coordenadas geogrficas del sitio del cliente. A travs del mdulo de Cuentas y Contactos, se pueden establecer las coordenadas del sitio en el cual se encuentra ubicado el cliente. Esta informacin es utilizada para visualizar el plan de actividades en un mapa.4. Integracin con la aplicacin de Calendario del dispositivo mvil, de tal forma que las actividades programadas en Visual Sale pueden ser exportadas al Calendario y ser visualizadas en un nico lugar por parte del asesor comercial de forma integral.
5. Construccin del plan de actividades y cubrimiento del cliente a travs de una interface fcil de usar y completa que permite realizar la programacin y los ajustes del caso, verificando el cumplimiento de las polticas de cubrimiento establecidas por la organizacin. A travs de una funcionalidad grfica y funciones de arrastrar y soltar se puede desarrollar el plan de actividades del asesor.6. Opcin de someter el plan de actividades a una aprobacin por parte de la funcin de administracin de ventas o gerencia. Una vez aprobado el plan, se lleva un control preciso de su ejecucin y cumplimiento. Esto sirve para garantizar la correcta asignacin del tiempo del equipo comercial.7. Facilidad de seguimiento y documentacin del cumplimiento del plan de actividades con la funcionalidad en el dispositivo mvil. Se puede de forma sencilla completar actividades, documentarlas, reprogramarlas, etc. 8. Asignacin de compromisos a otras personas de la empresa como resultado de las visitas ejecutadas. De forma sencilla y prctica el usuario puede solicitar la participacin de otros funcionarios en el desarrollo de compromisos celebrados como resultados de las actividades.
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El mdulo de Centro de Contacto con el Cliente ha sido concebido para brindar a poyo a varios actores dentro del proceso comercial en una organizacin. Dentro de estos se encuentran los gerentes del proceso comercial, quienes esperan une mejor uso del tiempo de los asesores comercial para garantizar el logro de las metas de ventas. Por otro lado estn los asesores comerciales, quienes esperan cubrir a sus clientes de forma efectiva, igualmente para lograr el cumplimiento de las ventas comerciales. Finalmente se encuentra el rea de Administracin de Ventas, quienes deben gestionar la informacin del caso para que gerentes y asesores comerciales cuenten con los recursos necesarios para planear y ejecutar su estrategia de cubrimiento del cliente.
1. Administracin VentasCorresponde al grupo de soporte y apoyo a la fuerza de ventas. Son funcionarios del rea comercial, pero normalmente no tienen contacto directo con los clientes. Se encargan de gestionar y administrar informacin necesaria para que los asesores comerciales puedan ejecutar su labor. En el caso del mdulo de Centro de Contacto con el Cliente, se encargan de ingresar en el sistema informacin sobre los equipos de ventas, datos de clientes, polticas de cubrimiento de clientes y en general la parametrizacin de todas las listas requeridas para que el Centro de Contacto con el Cliente pueda operar correctamente.
2. Gerencia de VentasSu rol dentro del proceso de Contacto con el Cliente corresponde a establecer en detalle los parmetros que conforman las Polticas de Cubrimiento de los Clientes. Define en conjunto con el rea de Administracin de Ventas los parmetros principales para que la fuerza de ventas pueda construir los planes de visitas y cubrimiento del cliente. El rol de gerente tiene acceso a informacin grupal consolidada, es decir datos consolidados de la gestin de equipos de vendedores. Cuenta con acceso tambin a reportes y estadsticas sobre la asignacin de tiempos y la forma como la fuerza de ventas est ejecutando las actividades.
3. Asesores ComercialesTienen interaccin con el mdulo de Centro de Contacto con el Cliente especialmente en dos procesos. Elaboracin del Plan de Contacto con el Cliente y registro de los resultados del cumplimiento del plan. El asesor cuenta con todas las facilidades para poder elaborar su plan de cubrimiento, cumpliendo con las polticas establecidas por la empresa a travs de la parametrizacin realizada por Administracin de Ventas y la Gerencia. En su da a da podr conocer la agenda de contacto y las actividades en las cuales debe distribuir su tiempo. El asesor hace uso del sistema a travs de acceso al sitio web de planeacin y en su dispositivo mvil.
USUARIOS TPICOS DEL CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE
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RELACIN CON EL CLIENTEVisual Sale permite adoptar las mejores prcticas en la forma como un equipo comercial debe planear y ejecutar el cubrimiento a su portafolio de clientes con base en segmentacin y valor de los clientes para la empresa.
BENEFICIOS QUE OFRECE EL MDULO DE CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE
1. Apoya una prctica exitosa de planeacin y asignacin del tiempo del asesor comercial a los clientes de mayor valor para la empresa y con una mejor calidad de interaccin. 2. Permite establecer polticas de contacto con el cliente con base en una segmentacin, lo cual genera el uso adecuado de los recursos del grupo comercial.3. Brinda herramientas sencillas de utilizar para que el asesor comercial pueda establecer su plan de cubrimiento de clientes y mantener actualizado el cumplimiento del mismo.4. Se integra con otros mdulos de Visual Sale, permitiendo tener una visin completa de la relacin con el cliente. El asesor comercial puede contar con detalles claros sobre la forma como la empresa ha estado en contacto con el cliente.5. La gerencia comercial puede contar con indicadores claros de la forma como su equipo comercial est desarrollando el cubrimiento de los clientes y el impacto directo que las actividades de cubrimiento tienen sobre los resultados de ventas. Se cuenta con indicadores precisos de la gestin de contacto del equipo comercial y su impacto en los resultados.6. Permite la adopcin de las mejores prcticas en la gestin de equipos comerciales y la forma como estos deben distribuir su tiempo con respecto a su portafolio de clientes para asignarlo de acuerdo con el valor de cada uno de ellos en el negocio.
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