View
270
Download
8
Category
Preview:
Citation preview
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 1 / 58
PROSEDUR
PENYELENGGARAAN PK(S) AKMAL.06
Disediakan oleh:
………………………………….
(Tandatangan)
Nama : Saidi Ismail
Jawatan : Penolong Kanan
Pengarah Kastam I
Tarikh :
Diluluskan oleh:
……………………………………….
(Tandatangan)
Nama : Rosinah Ali
Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL
Tarikh :
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 2 / 58
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
Tarikh
No.Kandungan Muka
surat Bentuk Pindaan
Tarikh
Diluluskan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 3 / 58
i) PROSEDUR
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN DAN
KEMUDAHAN-KEMUDAHAN
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 4 / 58
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan
penyelenggaraan bangunan dan kemudahan-kemudahan dapat dijalankan
dengan cekap serta mematuhi peraturan yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai Pengarah AKMAL ketika merancang, melaksana dan
memantau kerja-kerja berikut :
a) Penyelenggaraan Bangunan
b) Penyelenggaraan kemudahan-kemudahan
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.04
Seksyen 6.3 Infrastruktur
Seksyen 6.4 Persekitaran Kerja
Seksyen 7.5 Proses Penyampaian Perkhidmatan
3.2 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan
3.3 Garispanduan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
3.4 Perintah Am Bab E
3.5 Peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh Jabatan Bomba dan
Penyelamat
3.6 Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1995
3.7 Pekeliling Am Bil. 1 2002
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 5 / 58
4.0 DEFINISI
4.1 Penyelenggaraan Bermaksud kerja-kerja yang terlibat di dalam
pemeliharaan dan pemuliharaan bangunan,
meliputi Penyelenggaraan Sivil, Penyeleng
garaan Mekanikal, Penyelenggaraan Elektrikal,
Housekeeping dan landskap, kemudahan-
kemudahan, perkhidmatan landskap di
sekeliling bangunan demi mempastikan
penggunaan secara cekap, berkesan dan
selesa kepada penggunanya.
4.2
Kemudahan-
kemudahan
Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti Kaunter
Informasi, Kolam Renang, Pusat Sumber
Maklumat, Galeri Ketua Pengarah Kastam,
Kamar Cenderahati, Ruang Kedai, Muzium,
Mahkamah, Surau-surau, Dewan Makan, Bilik
Istirehat, Bangunan-bangunan Asrama, Rumah
Kediaman Pegawai-pegawai, Bilik-bilik Rehat,
Stor Linen, Stor Peralatan Sukan dan Latihan,
Stor Peluru, Stor Senjatapi, Stor Alatulis, Garaj
Kenderaan, Pejabat Pemandu, Dewan Tun Tan
Siew Sin, Rumah Tamu, Gelanggang
Permainan, Bank Bunga, Lapang Sasar,
Stadium, Auditorium, tandas, Tempat Letak
Kereta, Makmal Komputer, Makmal Tekstil,
Makmal Bahasa, Bilik Kuliah, Bilik Mesyuarat,
Bilik Sindiket, Bilik Cetak, Ruang Legar, Bilik
Radio AKMAL, Ruang Pejabat-pejabat, Anjung-
anjung Bangunan, Laluan Pejalan Kaki,
Gimnasium dan Bilik / Dewan Makan, Tangki-
tangki Air, Jalan Bertar, Trek Joging dan
Fitness Point, Wakaf dan Pagar serta Kawasan
Tanah-tanah Lapang.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 6 / 58
4.3 Perkhidmatan
Bangunan
Bermaksud merujuk kepada penyelenggaraan
sistem pencegah kebakaran, pendawaian
elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat,
landskap dan pembuangan sampah, kawalan
serangga dan pengasapan serta sistem
pembentongan najis.
4.4 Kontraktor
Penyelenggaraan
Mencuci Bangunan
dan Landskap
Bermaksud Kontraktor Penyelenggaraan
Mencuci bangunan dan landskap yang dilantik
oleh Kerajaan.
4.5 Penyelenggaraan
Kerja-kerja Sivil
Memeriksa dan membaiki kerosakan bumbung
bangunan, siling, saluran air hujan, dinding
bangunan, dinding bilik, lantai, pintu, perabot
‘build in’, sistem kumbahan, tangki air, cat
bangunan, struktur konkrit, struktur kayu,
sistem pembentungan, sistem jalan dan
longkang, kawasan tanah lapang dan pagar.
4.6 Penyelenggaraan
Kerja-kerja
Mekanikal
Memeriksa, memperbaiki dan servis sistem
penghawa dingin dan sistem pencegah
kebakaran.
4.7 Penyelenggaraan
Kerja-kerja Elektrikal
Memeriksa dan membaiki kerosakan dan servis
seperti bilik AHU, bilik suis, papan suis,
pendawaian dan mata suis, lampu-lampu
taman, lampu-lampu jalan dan lampu tanda.
4.8 Housekeeping Pembersihan dalam dan luar bangunan,
kawasan awam, kawasan tangga, Kaunter
Informasi, Kolam Renang, Pusat Sumber
Maklumat, Galeri Ketua Pengarah Kastam,
Kamar Cenderahati, Ruang Kedai, Surau-
surau, Dewan Makan, Bilik Istirehat,
Bangunan-bangunan Asrama dan Bilik
Penginapan, Stor Linen, Bilik-bilik Rehat,
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 7 / 58
Pejabat Pemandu, Dewan Tun Tan Siew Sin,
Rumah Tamu, Lapang sasar, Stadium,
Auditorium, tandas, Tempat Letak Kereta,
Makmal Komputer, Makmal Tekstil, Makmal
Bahasa, Bilik Kuliah, Bilik Mesyuarat, Bilik
Sindiket, Bilik Cetak, Ruang Legar, Bilik Radio
AKMAL, Ruang Pejabat-pejabat, Anjung-
anjung Bangunan, Laluan-laluan Jalan Kaki,
Gimnasium, Dewan Makan Bunga Tanjung,
Bilik Air dan Tandas, Ruang Pejabat dan Bilik
AHU.
4.9 Landskap Membersih dalam dan luar pusat meletak
sampah, papan tanda, perkhidmatan buang
sampah, membaja, merumput, menyiram,
mendandan pokok landskap, mengganti
tanaman lanskap, memotong rumput seluruh
kawasan AKMAL, meracun serangga perosak
dan kebersihan kawasan dengan memungut
rumput, ranting, pelepah kelapa, menyapu
daun-daun dan membersih seluruh kawasan
AKMAL termasuk jalan, tempat letak kereta
dan gelanggang.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 8 / 58
5.0 SINGKATAN
5.1 P - Pendaftar
5.2 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
5.3 UPA - Unit Penyelenggaraan AKMAL
5.4 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan
5.5 PT(Stor) - Pembantu Tadbir Stor
5.6 TE - Tukang Elektrik
5.7 BPK - Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 9 / 58
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
A. Penyelenggaraan Ke atas Kontraktor Loji
Kumbahan
PYB / TE
1. Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja
penyelenggaraan mengikut spesifikasi dalam
kontrak.
2. Buat aduan ke Pejabat P jika kerja-kerja yang
dilakukan tidak memenuhi spesifikasi seperti yang
terdapat dalam perjanjian.
P
3. Ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 –
Prosedur Perolehan.
B. Penyelenggaraan Mencuci Bangunan dan
Lanskap ke atas Kontraktor Mencuci
PYB
1. Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja
penyelenggaraan mengikut spesifikasi dalam
kontrak.
2. Buat aduan ke Pejabat P jika kerja-kerja yang
dilakukan tidak mematuhi spesifikasi seperti yang
terdapat dalam perjanjian.
P
3. Ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05-
Prosedur Perolehan.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 10 / 58
C. Pengendalian Aduan Kerosakan
PYB / TE
1. Buat aduan kerosakan dengan menelefon /
mengisi borang aduan kerosakan kepada P seperti
di Lampiran A.
P / TE
2. Catat / rekod aduan dan failkan ke dalam Buku
Laporan Kerosakan.
P
3. Pastikan jenis kerja-kerja pembaikan untuk
menentukan samada kerja-kerja kecil oleh UPA
atau kerja-kerja melibatkan perlantikan kontraktor.
D. Kerja-kerja kecil oleh UPA
P
1. Kenalpasti kerja-kerja pengubahsuaian yang perlu
dilaksanakan.
2. Pastikan dan pantau kerja-kerja pembaikan
dilaksanakan oleh Unit Penyelenggaraan.
E. Kerja-kerja Melibatkan Perlantikan
Kontraktor
P
1. Rujuk Kepada PK(S)AKMAL.05 para 6B – Prosedur
Perolehan secara sebutharga.
F. Penyeliaan Kerja-kerja Kontraktor
P / TE
1. Selia kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pihak
kontraktor mengikut spesifikasi yang dipersetujui.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 11 / 58
P
2. Jika tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan,
ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05
Prosedur Perolehan para 6H – Prosedur
Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal /
Kontraktor.
3. Terima Invois dan semak serta sahkan laporan siap
kerja / perkhidmatan yang dilakukan oleh
kontraktor.
P / PYB 4. Sahkan dan luluskan kerja yang telah dilaksanakan.
P 5. Majukan invois kepada Pengarah AKMAL untuk
kelulusan bayaran dan majukan invois bersama
kelulusan kepada PT (Kew) untuk pembayaran.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 12 / 58
7. Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan Bangunan dan Kemudahan-
kemudahan
A/B : Penyelenggaraan Kontraktor Loji Kumbahan / Lanskap /
Mencuci Bangunan
MULA
Pastikan kerja-kerja penyelenggraan dan pembersihan dilaksanakan
Buat aduan ke Pejabat P jika kerja-kerja tidak mematuhi spesifikasi perjanjian
Ambil Tindakan mengikut mengikut PK(S) AKMAL.05 – Prosedur Perolehan
Selesai
PYB / TE
P
Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan dan pembersihan mengikut spesifikasi dalam kontrak
PYB / TE
PYB / TE
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 13 / 58
C. Pengendalian Aduan Kerosakan
MULA
Aduan Kerosakan – Isi Borang Aduan Kerosakan
Catat / rekod aduan dan failkan ke dalam Buku / Fail Laporan Kerosakan
Pastikan jenis kerja-kerja pembaikan samada kerja-kerja kecil oleh UPA atau yang melibatkan perlantikan kontraktor
Selesai
PYB / TE
PYB / TE
P
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 14 / 58
D. Kerja-kerja kecil oleh UPA
MULA
Kenalpasti kerja-kerja pengubahsuaian
Pastikan dan pantau kerja-kerja pembaikan yang dilaksanakan oleh Unit Penyelenggaraan
Selesai
P
P
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 15 / 58
E. Kerja-kerja Melibatkan Perlantikan Kontraktor
MULA
Keluarkan Sebutharga kepada kontraktor
Adakan mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga dan memilih kontraktor yang berjaya
Beri penerangan kepada kontraktor mengenai skop kerja
Selesai
P
P
P
Keluarkan surat tawaran kepada kontraktor
P
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 16 / 58
F. Penyeliaan Kerja-kerja Kontraktor
MULA
Selia kerja yang dilaksanakan oleh pihak kontraktor mengikut spesifikasi yang dipersetujui
Terima invois dan semak serta sahkan Laporan Siap Kerja
Majukan invois kepada Pengarah AKMAL untuk kelulusan bayaran dan majukan invois bersama kelulusan kepada PT(Kew) untuk pembayaran
Selesai
P / TE
P
P/PYB Sahkan dan perakukan kerja yang telah dilaksanakan
P
P
Ikut spesifikasi ?
Tidak
Ya
Ambil Tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 para 6H – Prosedur Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 17 / 58
8. REKOD KUALITI
BIL REKOD LOKASI
TEMPOH
PENYIMPANAN
1. Dokumen Perjanjian Pejabat Pendaftar 7 Tahun
2. Laporan Pembaikan / Perlaksanaan
Aduan
Pejabat Pendaftar 5 Tahun
3. Fail Sebut Harga Pejabat Pendaftar 7 Tahun
4. Fail Salinan Borang Pengaduan Pejabat Pendaftar 5 Tahun
5. Buku Laporan Kerosakan Pejabat Pendaftar
dan Pejabat UPA
5 Tahun
9. LAMPIRAN
Lampiran A : Format Buku Laporan Kerosakan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 18 / 58
Lampiran A
Buku Laporan Kerosakan
Tarikh Laporan
Kerosakan
Pegawai
Yang
Melapor
Tindakan
UPA /
Kontraktor
Tindakan
Pembaikan
Catatan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 19 / 58
ii) PROSEDUR
PENYELENGGARAAN
PERALATAN DAN
TELEKOMUNIKASI
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 20 / 58
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan peralatan yang
digunakan untuk menyokong aktiviti AKMAL sentiasa dalam keadaan baik,
boleh dipercayai dan selamat untuk digunakan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai Pendaftar / Penolong Pendaftar / Pegawai Yang
Bertanggungjawab untuk menyelenggara peralatan AKMAL dalam
menjalankan aktivitinya.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.04
Seksyen 6.3 Infrastruktur
3.2 Perjanjian Perkhidmatan / Penyenggaraan
3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1997
3.4 Pekeliling Perbendaharaan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 21 / 58
4.0 DEFINISI
4.1
Peralatan
Peralatan ialah harta / barang tak luak yang kos
perolehan asalnya RM1,000.00 ke atas tiap-tiap
satu serta memerlukan penyelenggaraan dari
semasa ke semasa yang dikategorikan sebagai
Peralatan Pejabat, Peralatan Latihan dan
Peralatan Telekomunikasi.
4.2
Peralatan Pejabat
Bermaksud peralatan seperti para 4.1 berada di
Pejabat Pentadbiran Am, Pejabat Penyelidikan
dan Pembangunan, Pejabat Urusetia Pensyarah,
Jabatan Pengajian Luar (JPL), bilik-bilik
mesyuarat, Pejabat Pusat Sumber Maklumat
AKMAL, Kaunter Informasi, Pejabat Pemandu dan
Pejabat Pegawai-pegawai, Jurulatih dan Pegawai
Sokongan.
4.3
Peralatan Latihan
Bermaksud peralatan seperti para 4.1 yang
berada di Bilik-bilik Kuliah, Bilik-bilik Makmal, Bilik
Sindiket, Auditorium, Dewan Tun Tan Siew Sin,
Bilik Cetak, Bilik radio, Bilik Bantuan Audio Visual,
Stor Linen, Stor Pentadbiran Am, stor alat Tulis,
stor Senjatapi, stor Peralatan Latihan dan stor
Pakaian Kawat.
4.4
Peralatan
Telekomunikasi
Semua perkakasan komunikasi yang digunakan
untuk tujuan perhubungan dalaman dan luaran
AKMAL termasuk peralatan walkie talkie.
4.5
Penyelenggaraan
Proses Pengawal Keselamatan, mengawal,
memelihara, mengendali dan menyelenggara
harta berbentuk fizikal yang mempunyai nilai dan
diperolehi samada untuk digunakan terus atau
bagi masa akan datang dalam pengeluaran
barang siap atau perkhidmatan.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 22 / 58
5.0 SINGKATAN
5.1 P - Pendaftar
5.2 PP - Penolong Pendaftar
5.3 P(Stor) - Penyelenggara Stor
5.4 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan
5.5 PT1 - Borang Pesanan Tempatan
5.6 PYB - Pegawai yang Bertanggungjawab
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 23 / 58
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
A. Penerimaan Peralatan Baru
PP / PYB 1. Terima peralatan bersama salinan invois dan PT1
serta rekodkan dalam Buku Daftar Peralatan /
Harta Modal.
P(Stor) 2. Terima salinan invois bersama PT1 dan daftar
peralatan dalam borang daftar harta modal
PP / P(Stor) / PYB
3. Lengkapkan kad jaminan jika ada dan kembalikan
kepada pembekal. Jika tiada kad jaminan, minta
dari pembekal.
B. Penyelenggaraan Peralatan Dalam
Jaminan
PP / PYB
1. Pastikan pembekal membuat kerja-kerja
penyelenggaraan asas peralatan seperti berikut
mengikut jadual penyelenggaraan peralatan
berjaminan.
a) Pembersihan peralatan
b) Pembaikan ringan peralatan
PP
2. Jalankan ujian bersama pembekal untuk
memastikan peralatan penyelenggaraannya telah
dijalankan dengan baik.
3. Jika peralatan masih tidak berfungsi dengan baik,
minta pembekal menyelenggara semula dan ambil
tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 Prosedur
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 24 / 58
Perolehan para 6H Penilaian Prestasi Pembekal /
Kontraktor. Masukkan jadual dalam fail jadual
penyelenggaraan peralatan.
4. Sahkan kerja penyelenggaraan dalam Laporan
Penyelenggaraan yang diserah oleh Pembekal dan
failkan.
C. Penyelenggaraan Pencegahan
PP / PYB 1. Semak daftar peralatan dan kenalpasti peralatan
dan pembekal / syarikat penyelenggara yang
bertanggungjawab menjalankan penyelenggaraan
dari dokumen perjanjian. Atau mengikut jadual
atau tarikh yang ditetapkan.
2. Minta pembekal / syarikat membuat
penyelenggaraan ke atas perlatan mengikut jadual
dan tarikh yang ditetapkan.
3. Jika terdapat bahagian yang perlu diganti,
dapatkan alat ganti (PK(S) AKMAL.05 – Prosedur
Perolehan).
PP
4. Minta pembekal / syarikat mengganti bahagian
yang perlu apabila alat ganti diperolehi dan pantau
kerja penyelenggaraan.
5. Jalankan uji bersama pembekal / syarikat untuk
memastikan perlatan berfungsi dengan baik.
6. Jika masih tidak berfungsi dengan baik minta
pembekal buat pembaikan semula.
7. Sahkan kerja penyelenggaraan yang disediakan
oleh Pembekal / syarikat penyelenggaraan.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 25 / 58
P(Stor) 8. Catatkan tarikh siap penyelenggaraan pada jadual
penyelenggaraan dan failkan laporan
penyelenggaraan yang disediakan oleh pembekal /
syarikat apabila selesai.
D. Penyelenggaraan Kerosakan
PYB
1. Kenalpasti kerosakan peralatan.
2. Isi maklumat kerosakan dalam Borang Aduan
Kerosakan Peralatan seperti dalam Lampiran A.
3. Majukan borang laporan kerosakan kepada PP
dalam dua salinan.
PP
4. Teliti maklumat kerosakan dan sahkan kerosakan
dan failkan satu salinan laporan kerosakan.
5. Semak rekod berkaitan bagi memastikan peralatan
masih dalam tempoh jaminan.
6. Jika peralatan masih dalam tempoh jaminan
panggil pembekal / syarikat penyelenggaraan
untuk membuat pembaikan.
7. Jika peralatan di luar tempoh jaminan dapatkan
perkhidmatan pembaikan daripada pembekal /
syarikat penyelenggara yang layak (Rujuk
PK(S)AKMAL.05 – Prosedur Perolehan).
8. Jika peralatan dibaiki di luar AKMAL lengkapkan
Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan
seperti Lampiran B dalam tiga salinan.
9. Jalankan ujian / pemeriksaan Peralatan yang
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 26 / 58
dibaiki / diselenggara bersama pembekal / syarikat
penyelenggara bagi memastikan ianya berfungsi
dengan baik.
10. Minta pembekal / wakil syarikat mengesahkan
pemeriksaan dan fail salinan pejabat.
11. Jika tidak berpuas hati, minta pembekal / syarikat
penyelenggara membaiki semula.
12. Jika berpuas hati, sahkan laporan pembaikan yang
dikemukakan oleh syarikat. Failkan laporan
pembaikan / penyelenggaraan dalam fail pejabat.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 27 / 58
7. Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan Peralatan dan
Telekomunikasi
A. Penerimaan Peralatan Baru
MULA
Terima peralatan bersama salinan invois dan PT1 serta rekod dalam Buku Daftar Peralatan / Harta Modal
Terima salinan invois bersama PT1 dan daftar peralatan
Selesai
PP / PYB
P(Stor)
Lengkapkan kad jaminan
PP / P(Stor) / PYB
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 28 / 58
B. Penyelenggaraan Peralatan Dalam Jaminan
MULA
Pastikan pembekal buat kerja-kerja penyelenggaraan mengikut jadual
Sahkan kerja penyelenggaraan dalam laporan penyelenggaraan
Selesai
PP / PYB
PP
PP
PP Peralatan masih berfungsi?
Tidak
Ya
Ambil Tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 para 6H – Prosedur Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal
Jalankan ujian bersama pembekal mengikut jadual
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 29 / 58
C. Penyelenggaraan Pencegahan
MULA
Semak daftar peralatan dan kenalpasti peralatan dan pembekal yang bertanggungjawab
Minta pembekal buat penyelenggaraan mengikut jadual dan tarikh yang ditetapkan.
Dapatkan alat ganti mengikut prosedur PK(S)AKMAL.05 – Perolehan Perolehan jika perlu alat ganti.
Minta pembekal mengganti bahagian berkenaan
Selesai
Jalankan ujian bersama pembekal
Masih berfungsi?
Minta pembekal buat pembaikan semula
PP / PYB
PP / PYB
PP / PYB
Sahkan kerja penyelenggaraan
Catatkan tarikh siap penyelenggaraan pada jadual penyelenggaraan dan failkan.
Ya Tidak
PP
PP
PP
PP
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 30 / 58
D. Penyelenggaraan Kerosakan
MULA
Kenalpasti kerosakan peralatan
Majukan borang kepada PP
Semak rekod jaminan
Selesai
Isi maklumat kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan
Teliti maklumat kerosakan dan sahkan kerosakan
Masih Dalam tempoh jaminan?
Lengkapkan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan jika dibaiki di luar AKMAL dan failkan untuk salinan pejabat.
Puas hati?
Sahkan laporan pembaikan yang dikemukakan oleh syarikat pembekal
Dapatkan perkhidmatan pembaikan mengikut prosedur PK(S)AKMAL.05 – Perolehan Bekalan
Minta syarikat pembekal untuk membaiki semula
Ya
Tidak
Ya
Tidak
PYB
PYB
PYB
PP
Jalankan ujian / pemeriksaan peralatan untuk memastikan ianya berfungsi dengan baik selepas diselenggara
PP
PP
PP
PP
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 31 / 58
8. REKOD KUALITI
BIL REKOD
LOKASI
TEMPOH
PENYIMPANAN
1. Buku Inventori Pejabat P(STOR) 7 Tahun
2. Fail Borang Aduan Kerosakan
Peralatan
Pejabat PP 5 Tahun
3. Fail Pelupusan Peralatan Pejabat PP 7 Tahun
4. Fail Jadual Penyelenggaraan Pejabat PP 7 Tahun
5. PT1 – Pesanan Tempatan / Nota
Minta
Pejabat P 7 Tahun
6. Fail Borang Kebenaran Membawa
Keluar Peralatan
Pejabat PP 5 Tahun
9. LAMPIRAN
9.1 Lampiran A - Format Borang Aduan Kerosakan Peralatan
9.2 Lampiran B - Format Borang Kebenaran Membawa Keluar
Peralatan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 32 / 58
Lampiran A
BORANG ADUAN KEROSAKAN
Nama Pegawai : …………………………………………………………………..
Jawatan : …………………………………………………………………..
Tandatangan : …………………………………………………………………..
Tarikh : ………………………………………………
Bil Jenis Kerosakan Tempat
Tarikh Terima Aduan : …………………………………………………………..
Tarikh Pemeriksaan : …………………………
Tandatangan : …………………………
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 33 / 58
Lampiran B
BORANG KEBENARAN MEMBAWA PERALATAN KELUAR
Syarikat : Tarikh :
Perihal Barangan
Jenis Kerosakan
Tandatangan Penerima : …………………………………………… Tarikh : ……………… Nama : …………………………………………… No.Kad Pengenalan : …………………………………………… Jawatan dalam Syarikat : …………………………………………… Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab: …………………………………………… Nama : ……………………………………………
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 34 / 58
iii) PROSEDUR
PENYELENGGARAAN
KESELAMATAN BANGUNAN
DAN PEGAWAI
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 35 / 58
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan bangunan dan
seluruh kawasan serta kakitangan AKMAL sentiasa berada dalam keadaan
selamat.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pegawai Keselamatan / Pengawal Keselamatan
/ Jawatankuasa Kawalan Kebakaran / Jurulatih / Fasilitator untuk menyelia
kawalan keselamatan pintu keluar masuk dan keselamatan bangunan AKMAL
sepanjang masa serta Jurulatih / Fasilitator semasa melaksanakan aktiviti
latihan kembara / jatidiri / menembak.
3. RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.04
Seksyen 6.4 Persekitaran Kerja
3.2. Perintah Am Jabatan Bilangan 55 – Keselamatan Pejabat 3.3. Perintah Am Jabatan Bilangan 56 – Peraturan Keselamatan Mencegah
Kebakaran.
3.4. Peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Melaka.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 36 / 58
4. DEFINISI
4.1 Pelawat Pihak-pihak yang berurusan rasmi dengan AKMAL secara perseorangan atau berkumpulan.
4.2 Pengawal
Keselamatan
Pengawal Keselamatan yang dilantik dan ditempatkan di AKMAL oleh Ibu Pejabat Kastam Diraja Malaysia.
5. SINGKATAN
5.1 PK A – Pegawai Keselamatan AKMAL yang
dilantik oleh Pengarah AKMAL
5.2 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
5.3 P - Pendaftar 5.4 JBPM - Jabatan Bomba dan Penyelamat Melaka 5.5 JKK - Jawatankuasa Kawalan Kebakaran
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 37 / 58
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
A. KAWALAN KESELAMATAN PEJABAT
Pengawal
Keselamatan
.
1. Rekod maklumat pelawat-pelawat yang memasuki AKMAL
ke dalam Buku Rekod Pelawat seperti di Lampiran A.
2. Ambil Kad Pengenalan / dokumen pengenalan diri dan
beri Pas Pelawat kepada pelawat berkenaan.
3. Ambil semula Pas Pelawat, serah Kad Pengenalan /
dokumen pengenalan diri dan catatkan masa keluar
pelawat berkenaan apabila urusan lawatan selesai.
4. Laporkan kepada PYB jika berlaku sebarang masalah
menguruskan pelawat.
PYB 5. Sediakan Jadual Giliran Bertugas Pengawal Keselamatan
secara bulanan.
6. Selia dan Semak serta sahkan Buku Rekod Pelawat secara
bulanan.
7. Selesaikan atau rujuk kepada P masalah yang berkaitan
para 4. (jika perlu)
P
8. Luluskan Jadual Giliran Bertugas Pengawal Keselamatan .
10. Buat pemantauan operasi Pengawal Keselamatan secara
keseluruhan.
B. KESELAMATAN MENCEGAH KEBAKARAN
Pengarah AKMAL 1. Lantik PKA daripada pegawai kanan berjawatan
tidak rendah daripada Penolong Kanan Pengarah Kastam
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 38 / 58
II.
2. Lantik Jawatankuasa Kawalan Kebakaran dengan
diketuai oleh PKA.
PKA 3. Pengerusikan mesyuarat-mesyuarat mengenai
keselamatan kebakaran pejabat.
4. Rangka peraturan-peraturan kawalan kebakaran
dan rancangan kecemasan mengikut keadaan.
5. Arah dan buat pemeriksaan secara mengejut bagi
menentukan tahap keselamatan bangunan dan peralatan-
peralatan mencegah kebakaran sentiasa dalam keadaan
baik / boleh digunakan.
6. Aturkan ceramah / latihan asas mencegah
kebakaran. Rujuk bersama JBPM.
JKK 7. Periksa alat-alat mencegah kebakaran yang
dibekalkan di setiap Cawangan / Bahagian setiap enam
(6) bulan. Hantar Laporan pemeriksaan kepada PYB .
8. Periksa pintu dan tanda laluan kecemasan
berfungsi.
9. Pastikan tiada halangan di laluan kecemasan.
10. Kemaskini rekod senarai penuh nama pegawai /
kakitangan setiap cawangan / bahagian. Kemukakan
senarai terkini kepada PKA.
11. Rujuk Lampiran B untuk tindakan-tindakan
apabila berlaku kebakaran.
C. KESELAMATAN KAKITANGAN
Ketua Jurulatih
1. Semak Sijil-sijil kelayakan yang dimiliki.
2. Berikan alat-alat bantuan kecemasan (first aid box)
yang diambil daripada Penyelenggara Stor kepada Ketua
Jurulatih / Fasilitator bagi setiap aktiviti yang
dilaksanakan.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 39 / 58
3. Sediakan kenderaan yang bersesuaian sebagai
kenderaan ‘24 hours standby’ untuk digunakan jika
berlaku sebarang kecemasan.
Jurulatih / Fasilitator 4. Ambil tindakan berikut jika berlaku sebarang
kecemasan:
4.1 Ambil tindakan awal menggunakan alat bantuan
kecemasan yang dibekalkan.
4.2 Laporkan kepada Penyelaras Kursus.
4.3 Bawa ke klinik / hospital yang berdekatan jika perlu.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 40 / 58
7. CARTA ALIRAN
Prosedur Penyelenggaraan Keselamatan Bangunan
A. Kawalan Keselamatan Pejabat
Rekod maklumat pelawat dalam Buku Rekod Pelawat
(Lampiran A)
Ambil Kad Pengenalan / dokumen pengenalan diri
dan beri Pas Keselamatan kepada pelawat berkenaan.
Ambil Pas Keselamatan dan pulangkan Kad
Pengenalan / dokumen pengenalan diri pelawat
berkenaan bila selesai urusan.
Laporkan kepada PYB jika berlaku sebarang masalah
menguruskan pelawat.
Sediakan Jadual Giliran Bertugas Pengawal
Keselamatan secara bulanan.
Buat Penyeliaan dan semak serta sahkan Buku Rekod Pelawat secara bulanan
Luluskan Jadual Giliran Bertugas Pengawal
Keselamatan yang telah disediakan oleh PYB
Buat pemantauan operasi Pengawal Keselamatan secara keseluruhan.
Selesai
MULA
Pengawal Keselamatan
Pengawal Keselamatan
Pengawal Keselamatan
Pengawal Keselamatan
PYB
P
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 41 / 58
B. Keselamatan Mencegah Kebakaran
Lantik PKA dan JKK
Pengerusikan mesyuarat keselamatan kebakaran pejabat, rangka peraturan kawalan kebakaran dan
rancangan kecemasan mengikut keadaan
Buat pemeriksaan mengejut / berkala alatan
mencegah kebakaran / bangunan pejabat.
Laporkan hasil pemeriksaan kepada Pengarah
AKMAL
Ambil Tindakan pembaikan / penambahbaikan jika
perlu
Selesai
MULA
Pengarah AKMAL
PKA
PKA / JKK
PKA / JKK
PKA / JKK
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 42 / 58
C. Keselamatan Pegawai
Semak sijil-sijil kelayakan yang dimiliki
Berikan alat-alat bantuan kecemasan kepada Ketua Jurulatih / Fasilitator aktiviti berkenaan.
Sediakan kenderaan yang bersesuaian – 24H standby untuk digunakan jika berlaku kecemasan
Jika berlaku kecemasan : -Lapor kepada Penyelaras Kursus
-Ambil tindakan awal menggunakan alat bantuan kecemasan
-Bawa ke klinik / Hospital berdekatan jika perlu
Selesai
MULA
Ketua Jurulatih
Ketua Jurulatih
Ketua Jurulatih
Jurulatih / Fasilitator
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 43 / 58
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi
Penyimpanan Tempoh
Penyimpanan
1. 2 3 4
Buku Rekod Pelawat Fail Keselamatan Pejabat Fail Jadual Giliran Bertugas Pengawal Keselamatan Fail Jawatankuasa Mencegah Kebakaran
Kaunter Informasi AKMAL Pejabat Pendaftar Pejabat PYB Pejabat PKA
5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun
9. LAMPIRAN
9.1 Lampiran A - Borang Rekod Pelawat 9.2 Lampiran B - Prosedur Tindakan Apabila Berlaku
Kebakaran
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 44 / 58
Lampiran A
BORANG REKOD PELAWAT
BAGI BULAN ………………………………….
Tarikh
Nama
Pelawat
No.
K/P
Alamat No.
Kenderaan
Tujuan
Masuk
No.
Pas
Waktu
Masuk
Tanda
Tangan
Waktu
keluar
Tanda
Tangan
Tandatangan PYB : ……………………………
Nama : ……………………………
Tarikh : ……………………………
Tandatangan Pendaftar : ……………………………
Nama : ……………………………
Tarikh : ……………………………
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 45 / 58
Lampiran B
PROSEDUR TINDAKAN APABILA BERLAKU KEBAKARAN
PERINGKAT AWAL
Mengikut Jabatan Bomba, tempoh 10 minit yang pertama selepas sesuatu kebakaran
berlaku adalah masa yang paling penting tindakan awal diambil. Oleh itu tindakan-
tindakan berikut hendaklah diambil apabila sesuatu kebakaran dikesan :
1. Pegawai dan kakitangan yang mula-mula mengesan kebakaran tersebut hendaklah
segera meminta pertolongan pegawai dan kakitangan yang berhampiran dan cuba
memadamnya. Pegawai Petugas JKK di Cawangan/Bahagian yang berkenaan atau
yang berdekatan hendaklah segera diberitahu.
2. Anggota-anggota Pasukan Petugas berkenaan hendaklah mencuba memadam api
dengan alat-alat mencegah kebakaran bantu-mula yang ada. Semua suis lampu dan
alat-alat elektrik yang berhampiran hendaklah ditutup.
3. Sekiranya kebakaran bertambah hebat, loceng kecemasan (alarm) hendaklah
dibunyikan untuk memberi isyarat berlakunya kebakaran. PKA hendaklah diberitahu
segera.
4. PKA hendaklah segera menghubungi pihak JBPM untuk mendapatkan bantuan dan
melaporkan kebakaran kepada Pengarah AKMAL
PERINGKAT KECEMASAN
Bila mana loceng keselamatan dibunyikan, PKA hendaklah:
1. Segera menghubungi semua JKK memberitahu tempat kebakaran berlaku.
2. Mengarahkan semua pegawai dan kakitangan supaya bertenang dan bersiap
sedia meninggalkan pejabat dengan segera dan teratur.
3. Menentukan semua pegawai dan kakitangan keluar dari pejabat dengan
menggunakan laluan yang disediakan.
4. Mempastikan tiada pegawai dan kakitangan tertinggal / terkurung dalam mana-
mana bilik mesyuarat, bilik mesin, bilik fail, tandas dan sebagainya.
5. Mempastikan semua bilik-bilik ditutup (tidak dikunci) di Bahagian / Cawangan
masing-masing sebelum meninggalkan pejabat.
6. Membantu mengawal kebakaran dengan menggunakan alat pemadam api.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 46 / 58
7. Membantu memberi pertolongan cemas sekiranya terdapat pegawai dan
kakitangan yan memerlukannya.
8. Semasa di luar bangunan pejabat, membuat ‘roll-call’ berpandukan senarai nama
pegawai dan kakitangan di tingkat masing-masing.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 47 / 58
iv) PROSEDUR
PENYELENGGARAAN
KENDERAAN JABATAN
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 48 / 58
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi menyelenggara semua
kenderaan AKMAL supaya sentiasa berada dalam keadaan baik dan sedia
untuk digunakan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pentadbiran dan Kewangan di dalam
aktiviti penyelenggaraan kenderaan di AKMAL.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.04
Seksyen 6.3 Infrastruktur
3.4 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 1980, Bil.8 1999, Bil.6
1999
3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan
3.4 Perintah Am Jabatan Bil. 57 dan Bil. 66
3.5 Garis Panduan Penggunaan Kenderaan Jabatan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 49 / 58
4.0 DEFINISI
4.1
Buku Log
Kenderaan
Buku Rekod kenderaan Jabatan yang digunakan
untuk merekod masa perjalanan setiap hari, jarak
perjalanan, catatan perjalanan, penggunaan
bahanapi, pengesahan pengguna kenderaan dan
semakan pegawai pemeriksa.
4.2
Pengangkutan
Bermaksud segala jenis kenderaan seperti van,
mini bas, bas, kereta salon, kenderaan pacuan
empat roda, lori dan motorsikal.
4.3
Penyelenggaraan
Bermaksud kerja-kerja yang terlibat di dalam
pemuliharaan dan pemeliharaan kenderaan untuk
memastikan penggunaan secara efisien, selesa
kepada pengguna, sentiasa dalam keadaan baik
dan beroperasi secara optima.
4.4
Syarikat
Penyelenggaraan
Kenderaan
Bermotor
Bermaksud Spanco (M) Sdn Bhd dan syarikat-
syarikat kontraktor pusat yang telah dipilih untuk
menyelenggara kenderaan Jabatan.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 50 / 58
5.0 SINGKATAN
5.1 P - Pendaftar
5.2 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
5.3 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan
5.4 P(Stor) - Penyelenggara Stor
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 51 / 58
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
A. Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan Harian
Pemandu
1. Memeriksa keadaan kenderaan (angin tayar, paras
minyak, banyaknya minyak pelincir, air dan bateri)
setiap hari sebelum kenderaan digunakan bagi
sesuatu operasi mengikut senarai semak di
Lampiran A dan kemukakan kepada PYB
seminggu sekali. Jika ada kerosakan lapor kepada
PYB.
PYB
2. Menerima laporan dan menghantar kenderaan ke
bengkel kontraktor yang diberi konsesi / diluluskan
oleh kerajaan dengan menggunakan Borang
Kebenaran Membawa Kenderaan (Untuk Dibaiki)
Keluar seperti di Lampiran B.
3. Memantau penyelenggaraan dan pembaikan
kenderaan.
Pemandu 4. Mengambil kenderaan yang dibaiki dan invois
pembaikan.
PYB
5. Invois dikemukakan kepada PT(Kew) untuk tujuan
bayaran.
6. Senarai pembaikan direkod dalam KEW. PA-2.
B. Penyelenggaraan Kenderaan Berjadual
Pemandu 1. Periksa mengikut tempoh dan jumlah jarak
perbatuan yang disyorkan bagi setiap kenderaan,
jika cukup tempoh / perbatuan lapor kepada PYB.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 52 / 58
PYB 2. Menerima laporan dan beri pada pemandu.
Pemandu 3. Kemaskini (mengira jumlah perbatuan) buku log
dan menghantarnya kepada pegawai penyemak untuk
disahkan setiap hujung bulan
4. Kemaskini rekod penggunaan kad touch n go.
5. Hantar kenderaan ke bengkel kontraktor yang
diberi konsesi / diluluskan oleh kerajaan.
PYB 6.Memantau penyelenggaraan dan pembaikan
kenderaan.
Pemandu 5. Mengambil semula kenderaan yang dibaiki dan
invois pembaikan.
PYB
6. Invois dikemukakan kepada PT(Kew) untuk
bayaran.
7. Senarai pembaikan dicatat / direkod dalam Kad
KEW. PA-2.
8. Adakan pemeriksaan berkala setiap 6 bulan
takwim tahunan ke atas kenderaan dan
kemukakan laporan kepada Pengarah AKMAL.
Pengarah AKMAL 11. Bagi yang tidak ekonomi untuk dibaiki, syorkan
kepada Pendaftar untuk pelupusan.
C. Pelupusan Kenderaan Jabatan
PYB
1. Semak rekod penyelenggaraan dan pembaikan
kenderaan.
2. Kemukakan syor kepada urusetia Pelupusan bagi
kenderaan yang tidak ekonomi untuk dibaiki.
P 3. Kemukakan kenderaan dan rekod penyelenggaraan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 53 / 58
kenderaan kepada Jabatan Kerja Raya.
4. Jika kenderaan tidak ekonomik untuk dibaiki,
dapatkan ‘sijil tidak ekonomik untuk dibaiki’
daripada Jabatan Kerja Raya.
5. Kemukakan cadangan pelupusan kenderaan
kepada Ibu Pejabat untuk kelulusan seperti berikut:
a) Jualan secara sebutharga / lelong
b) Hadiah
6. Jika diluluskan, uruskan pelupusan mengikut
kaedah yang diluluskan oleh Perbendaharaan
Malaysia.
P(Stor)
7. Keluarkan rekod daripada senarai inventori aset
Jabatan.
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 54 / 58
7. Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan
Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan - Harian
Mula
Pemandu
PTK
Pemandu
Syarikat membaiki kenderaan
PYB
Urusetia
Pemandu
P(Stor)
Pelupusan
Tidak
Pemeriksaan kenderaan
Menghantar kenderaan ke workshop syarikat konsesi / syarikat kontrak pusat
Pembaikan kenderaan
Catatkan dalam Kad KEW. PA-2
Mengambil semula kenderaan yang sudah dibaiki
Memantau pembaikan kenderaan
Syorkan untuk pelupusan bagi kenderaan yang tidak ekonomik
Selesai
Servis
Laksanakan pelupusan
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 55 / 58
Pelupusan Kenderaan Mula
PYB
PYB
P
P(Stor)
P
Ekonomi
Jualan secara sebutharga /lelong
Hadiah
P
P
Tidak Ekonomi
P(Stor)
Semak rekod penyelenggaraan
Kemukakan syor kepada Urusetia Pelupusan
Kemukakan rekod penyelenggaraan kepada JKR Cawangan Mekanikal
Cadangan pelupusan kepada Perbendaharaan
Terima laporan penilaian
Keluarkan inventori daripada aset Jabatan
Sijil tidak ekonomi untuk dibaiki
Keputusan Pelupusan Ibu Pejabat
Servis
Hantar kenderaan untuk diperbaiki
Kemaskini Rekod Inventori KEW. PA-2
Selesai
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 56 / 58
8. REKOD KUALITI
BIL REKOD LOKASI
TEMPOH
PENYIMPANAN
1. Buku Log Kenderaan Kenderaan
berkenaan /
Pejabat
Penyelenggara Stor
5 Tahun
2. KEW. PA-2 Pejabat PYB Sehingga
dilupuskan
3. Fail Laporan Pembaikan Kenderaan Pejabat PYB 7 Tahun
4. Invois Pembaikan Pejabat PT (Kew) 7 Tahun
5. Fail Verifikasi Stok Pejabat Pendaftar 3 Tahun
6. Fail Kenderaan Pejabat Pendaftar Sehingga
dilupuskan
9. LAMPIRAN
9.1 Lampiran A - Senarai semak pemeriksaan harian kenderaan
9.2 Lampiran B - Borang Kebenaran Membawa Kenderaan (Untuk
Dibaiki) Keluar
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 57 / 58
Lampiran A
SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN HARIAN KENDERAAN
Nama Pemandu : ………………………………………………… No. Pendaftaran Kenderaan : ………………………………………………… Jenis Kenderaan : ………………………………………………… Bacaan Speedometer : …………………………………………………
Bil Peralatan Sedia /
Baik
Tiada /
Rosak Tindakan
1. Kebersihan Kenderaan (Luar dan Dalam)
2. Enjin
3. Peti Pertolongan Cemas
4. Lampu
5. Pemadam Api
6. Brake
7. Minyak Hitam
8. Alat Spanar Complate
9. Air Bateri
10. Viper (Pencuci Cermin)
11. Air Radiator
12. Angin Tayar
13. Minyak Power Steering
14. Minyak Brake
15. Belting
16. Tayar
17. Hawa Dingin
18. Audio System Kenderaan / Complate
Tandatangan Pemandu : Tarikh :
PROSEDUR SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.06
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 58 / 58
Lampiran B
BORANG KEBENARAN MEMBAWA KENDERAAN (UNTUK DIBAIKI) KELUAR
Syarikat : Tarikh :
Perihal Barangan
Jenis Kerosakan
Tandatangan Penerima : …………………………………………… Tarikh : ……………… Nama : …………………………………………… No.Kad Pengenalan : …………………………………………… Jawatan dalam Syarikat : …………………………………………… Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab: …………………………………………… Nama : ……………………………………………
Recommended