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Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
DIRECTOR DE BIBLIOTECA
Proceso: Renovar Suscripciones a BD y Publicaciones Periódicas
1.- Analiza los cambios y las nuevas sugerencias de las BD consultando a los Consultores de las Bibliotecas
para seleccionar que recursos se van a renovar.
2.- Negocia condiciones comerciales y descuentos con cada uno de los proveedores de BD y Publicaciones
Periódicas tomando en cuenta el volumen de compra y acuerdo comerciales por pertenecer asociaciones
educativas.
3.- Autoriza la renovación de las BD y publicaciones periódicas, e informa al Coordinador de Procesos
Técnicos
Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ciclo
1.- Autoriza la compra de los recursos de información de acuerdo a sus facultades.
Ademas de actualizar el Formato General de Solicitudes con los siguientes campos:
*) Proveedor 1: Siglas del Proveedor
*) Cotizado: OK
*) Pedido: OK
*) # Pedido: Consecutivo
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
Proceso: Adquirir Recursos en Kiosko del Proveedor
1.- Autoriza la solicitud de Gasto por alquiles de mobiliario
Proceso: Pagar a Proveedores
1.- Revisa que la solicitud de cheque y la factura del proveedor coincidan en monto y datos del proveedor
2.- Autoriza la solicitud de cheque
Proceso: Planear e Identificar necesidades de espacios y equipos
1.- Recibe resultados de Cuestionario a Director de Biblioteca y coordinadores vía correo electrónico
2.- Para cada uno de los elementos evaluados, analiza comportamientos y dispersiones en resultados de
encuesta.
3.- Evalúa cuales son las respuestas más frecuentes a la pregunta abierta de la encuesta.
4.- Identifica comportamientos negativos recurrentes, por más de 6 días consecutivos, e investiga posibles
causas, consultando con el o los coordinadores de las áreas involucradas según el tema.
5.- A partir de los resultados de las encuestas y las respuestas frecuentes a pregunta abierta Identifica
necesidades reales de espacios, recursos y equipos.
6.- En las reuniones semanales con comité técnico de Biblioteca o con los Coordinadores, evalúa y da
prioridad a las propuestas de solución a las necesidades reales de espacios, recursos y equipos.
- Viabilidad técnica: La solución implica implementar o ampliar infraestructura tecnológica.
- Viabilidad operativa: La solución implica nuevas procesos y prácticas
- Viabilidad económica: La solución implica inversión económica
- Beneficios: De qué maneta, la solución propuesta beneficiará a los usuarios
7.- Presenta propuestas de solución para ser autorizadas y solicita liberación de recursos.
8.- Actualiza y da seguimiento a programa de adquisiciones, mejoras y adecuaciones conforme se van
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
DIRECTOR DE BIBLIOTECA
liberando los recursos.
9.- Asigna a Coordinador de Biblioteca que será responsable de implementar solución propuesta.
10.- Da seguimiento a implementación de mejoras en Biblioteca y evalúa su impacto en la percepción de los
usuarios.
Proceso: Realizar Planeación Anual de la Biblioteca
1.- Realiza el diagnóstico de la situación actual de la biblioteca consultando a los Coordinadores de Area y
Usuarios
2.- Define objetivos de la Biblioteca en conjunto con los Coordinadores de Area y tomando en cuenta el
diagnóstico de la situación actual.
3.- Desarrolla las estrategias crecimiento, preservación, equilibro e imagen alineadas a los objetivos.
4.- Aterriza las estrategias en proyectos asignando responsables
5.- Valida que carta comprimiso, cedula del proyecto y Grafica Gantt se apeguen a las estrategias definidas
en el proceso de planeación.
Relaciones
Información: Formato de Carta Compromiso
Información: Cedula de Proyecto
Información: Gráfica de Gantt
6.- Autoriza la carta compromiso, cedula del proyecto y gráfica de gantt
Relaciones
Información: Formato de Carta Compromiso
Información: Cedula de Proyecto
Información: Gráfica de Gantt
7.- Entrega la carta compromiso, cedula de proyecto y gráfica de gantt al Administrativo de Biblioteca y
Responsable del Proyecto
Relaciones
Información: Formato de Carta Compromiso
Información: Cedula de Proyecto
Información: Gráfica de Gantt
Proceso: Dar Seguimiento a los Proyectos
1.- Genera acciones que asegura el cumplimiento del proyecto
Proceso: Administrar Desempeño de Personal
1.- Autoriza cada uno de los formatos de Planeación y Evaluación de Desempeño
Relaciones
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
2.- Al finalizar el semestre se evalua el desempeño del personal de la biblioteca en base al cumplimiento de
los compromisos contraidos en el formato de planeación y evaluación de desempeño en conjunto con
los Coordinadores de Sección de la Biblioteca.
El Coordinador de Sección firma de visto bueno en el formato
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
DIRECTOR DE BIBLIOTECA
Relaciones
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
3.- Autoriza el formatos de planeación y evaluación de desempeño ya con el resultado de cumplimiento
Relaciones
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
Proceso: Administrar el Sistema de Calidad
1.- Da seguimiento a implementación de mejoras en Biblioteca y evalúa su impacto en la percepción de los
usuarios.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE CIRCULACIÓN DE MATERIALES
Proceso: Revisar, ajustar y cerrar inventario
1.- Informa al Coordinador de Consulta y Préstamo Interbibliotecario la finalización de la segunda revisión
completa de intercalación.
Relaciones
Informa: COORDINADOR DE CIRCULACIÓN DE MATERIALES
Proceso: Proporcionar acceso a espacios
1.- Semanalmente , normalmente los viernes, recibe la notificación de asignación temporal de espacios por
parte del administrador de espacios físicos.
2.- Identifica si el Lobby de Biblioteca ha sido asignado para algún evento.
3.- Verifica que el horario programado de montaje / desmontaje sea fuera del horario de servicio al público
de la Biblioteca. De no ser así se comunica con el Administrador de Espacios Físicos para que se
reprogramen.
4.- Notifica al personal de Préstamo y Reserva para que estén al pendiente de que no se realice el montaje
en horario de servicio.
5.- Notifica a Guardia el horario de Montaje / Desmontaje del evento para que esté al pendiente.
6.- Se asegura que se respeten los espacios asignados a eventos notificando cualquier desviación al
Administrador de Espacios Físicos.
Proceso: Administrar Becarios
1.- Antes de finalizar el semestre, solicita al Departamento de Administración de Talento de Becario (ATB) la
asignación de becarios para cubrir el número de horas de servicio que requiere la Biblioteca para el
siguiente semestre.
2.- Al inicio de cada semestre, recibe listado de becarios asignados por parte del ATB.
3.- Establece la agenda semanal de actividades a realizar por becarios y definir los horarios de servicio a
asignar.
4.- Acuerda con Becario el horario y la frecuencia en que cubrirá sus horas de servicio durante el semestre.
Buscará llenar todos los horarios definidos para cubrir la agenda semanal.
5.- Las primeras sesiones, aproximadamente 6 horas, Capacita al becario proporcionándole materiales de
estudio:
- Recorrido por instalaciones y colecciones
- Servicios de la Biblioteca
- Ejercicios en simulador de Intercalación Shelv-it
- Práctica con libros reales.
6.- Mantiene registro de cada becario:
- Asistencia
- Capacitación
- Tareas realizadas
- Desempeño
Proceso: Administrar el Sistema de Calidad
1.- Analiza el resultado de la encuesta diaria, particularmente los siguientes aspectos:
4. Cuando tengo el número de clasificación del libro y lo busco, siempre está en su lugar.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE CIRCULACIÓN DE MATERIALES
5. Es muy fácil localizar libros y revistas en biblioteca.
6. El nivel de ruido que se aprecia en esta Sala es acorde con el que los letreros indican.
7. Cuando busco lugar para trabajar en equipo lo encuentro siempre en biblioteca.
8. La biblioteca está limpia.
9. El tiempo en fila en el área de préstamos es razonable.
10. El trato de las personas del área de préstamos es bueno
13. El servicio de autocopiado es eficiente.
2.- A partir de los resultados de las encuestas y las respuestas frecuentes a pregunta abierta Identifica
necesidades de solución inmediata a implementar en el área de Circulación
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
Proceso: Iniciar operación diaria
1.- Lee bitácora de incidentes o fallas que quedaro pendientes del día anterior.
2.- Enciende música ambiental de Biblioteca
3.- Enciende el equipo computacional y se registra en el sistema computacional de Biblioteca.
4.- Cierra proceso de fin de día en sistema computacional.
5.- Genera archivo de avisos - multas, retrasos de material, material apartado - y los envía por correo
electrónico.
6.- Genera archivo para bloqueos
7.- Manualmente captura matrícula por matrícula los bloqueos en Banner indicando como causa "Multa en
Biblioteca"
Proceso: Cerrar opeación diaria
1.- Registra en Excel el conteo de accesos a Biblioteca.
2.- Apaga música ambiental de Biblioteca.
3.- Acomoda y guarda las boletas de préstamo.
4.- Apaga equipo de cómputo e impresora del área de préstamo y reserva.
5.- Saca material correspondiente a Sala General al estante de Material en Tránsito
Proceso: Atender activación de alarmas de pasillo de seguridad
1.- Informa al usuario las causas que provocaron la activación de la alarma:
a) Si el material no fue debidamente prestado, le notifica las consecuencias y, si procede, la aplicación de
una sanción
b) Si el material fue debidamente prestado, pero no desactivado, le ofrece una disculpa por la omisión y lo
desactiva
c) Si es material ajeno a la Biblioteca, verifica la posibilidad de desactivarlo
d) Si la persona es ajena a la UDEM y lleva consigo material activado de la Biblioteca, solicita el apoyo de
la instancia superior de vigilancia para tomar las medidas necesarias.
Proceso: Prestar material bibliográfico
1.- Solicita al Usuario una identificación con fotografía - IFE, Pasaporte, Licencia, Credencial UDEM,
Credencial de residencias -.
2.- Verifica que la foto de la credencial corresponda con el Usuario que la presenta.
3.- Escanea el código de barras de la credencial UDEM o, en caso de no presentarla, solicita al Usuario su
matrícula y la registra en el Sistema Automatizado.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
4.- Valida en el Sistema Automatizado que el Usuario no presente algún bloqueo para que se le preste el
material.
En caso que se presente un bloqueo - adeudo / multa por vencimientos, por cuestiones disciplinarias ,
porque no es alumno actual, fin de semestre -, identifica la razón, le notifica al Usuario y le indica lo que
debe hacer para que se le retire el bloqueo.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
5.- Verifica que los datos del Sistema Automatizado sean los mismos que los de la credencial. Nombre y
Fotografía.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
6.- Escanea el código de barras del material bibliográfico a prestar.
7.- Para cada material, comunica al Usuario el tiempo de préstamo y fecha de vencimiento.
Relaciones
Informa: USUARIO
8.- Imprime dos veces la boleta de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
9.- Obtiene la firma del usuario en la primer boleta de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Informa: USUARIO
10.- Desactiva el material bibliográfico pasándolo por el desactivador confirmando que se prende la señal
visual.
11.- Entrega el material bibliográfico al Usuario junto con la segunda impresión de la boleta de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
12.- Coloca la boleta de préstamo firmada por el Usuario en la charola de boletas de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
13.- Al finalizar el día, recoge las boletas de la charola de boletas e integra el paquete del día, lo enfajilla, lo
sella con el día y lo guarda en archivero
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Proceso: Prestar cubículo
1.- Solicita al Usuario una identificación con fotografía - IFE, Pasaporte, Licencia, Credencial UDEM,
Credencial de residencias -.
2.- Verifica que la foto de la credencial corresponda con el Usuario que la presenta.
3.- Escanea el código de barras de la credencial UDEM o, en caso de no presentarla, solicita al Usuario su
matrícula y la registra en el Sistema Automatizado.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
4.- Valida en el Sistema Automatiado que el Usuario no presente algún bloqueo para que se le preste el
cubúculo.
En caso que se presente un bloqueo - adeudo / multa por vencimientos, por cuestiones disciplinarias ,
porque no es alumno actual, fin de semestre -, identifica la razón, le notifica al Usuario y le indica lo que
debe hacer para que se le retire el bloqueo.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
5.- Verifica que los datos del Sistema Automatizado sean los mismos que los de la credencial. Nombre y
Fotografía.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
6.- Escanea el código de barras de la llave del cubículo solicitado.
7.- Comunica al Usuario el tiempo de préstamo y la hora en que debe regresar la llave.
Relaciones
Informa: USUARIO
8.- Imprime dos veces la boleta de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
9.- Obtiene la firma del usuario en la primer boleta de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Informa: USUARIO
10.- Desactiva el material bibliográfico pasándolo por el desactivador confirmando que se prende la señal
visual.
11.- Entrega la llave del cubículo al Usuario junto con la segunda impresión de la boleta de préstamo.
12.- Coloca la boleta de préstamo firmada por el Usuario en la charola de boletas de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
13.- Al finalizar el día, recoge las boletas de la charola de boletas e integra el paquete del día, lo enfajilla, lo
sella con el día y lo guarda en archivero
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Proceso: Devolver Material Bibliográfico
1.- Pregunta al Usuario si el Material Bibliográfico está prestado a su nombre, si no lo está lo agrupa por
Usuario para recibirlo por separado.
2.- Escanea el código de barras del Material Bibliográfico.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
3.- Identifica en el Sistema Automatizado si el Material Bibliográfio se está devolviendo oportunamente.
Si el usuario presenta bloqueo se le dan las recomendaciones apropiadas. - Únicamente por multa, se le
indica el monto de la multa indicada por el sistema y se le aclara que mientras no pague la multa estará
bloqueado en Banner -.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
Tecnología de Información: Sistema Banner
4.- Al escanear su etiqueta automáticamente se imprime una Boleta de Separado de Material que le indica
que éste ha sido apartado por un Usuario - Ver proceso Apartar material Bibliográfico -.
Relaciones
Información: Boleta de Separado
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
5.- Por cada Usuario distinto, imprime una Boleta de Devolución.
Relaciones
Información: Boleta de Devolución
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
6.- Entrega la(s) boleta(s) de devolución al Usuario.
Relaciones
Información: Boleta de Devolución
Informa: USUARIO
7.- Activa el Material Bibliográfico en el equipo correspondiente (Videos y CDs) y lo pone en un carrito de
transportación a la sala general.
Proceso: Devolver Libros mediante el buzón
1.- Acude al buzón acompañado por un intercalador y un carrito vacío para transportar los libros.
El buzón se revisa en los siguientes horarios
1.- Entre 7:50 y 8:00 hrs.
2.- Entre las 13:00 y 13:30 hrs.
3.- Entre 16:50 y 17:00 hrs
4.- Entre 22:50 y 23:00 hrs
2.- Abre el buzón con su llave, saca los libros y cierra el buzón.
{IM} Debiesen ir siempre dos personas, cada quién con su llave y registrar en bitácora individual el
número de libros recibidos por buzón
{IM} Colocar camara de seguridad para asegurar veracidad del proceso
3.- Ajusta la fecha del sistema para que libros colocador en el buzón durante la noche se reciban con fecha
del día anterior.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
4.- Escanea el código de barras del Material Bibliográfico.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
5.- Identifica en el Sistema Automatizado si el Material Bibliográfio se está devolviendo oportunamente.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
6.- Si el usuario presenta bloqueo - Únicamente por multa - le envía un correo electrónico , señalándo el
monto de la multa indicada por el sistema y se le aclara que mientras no pague la multa estará bloqueado
en Banner.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
7.- Por cada libro, imprime una Boleta de Devolución y la coloca en la charola de boletas de préstamo.
Relaciones
Información: Boleta de Devolución
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
8.- Al escanear su etiqueta automáticamente se imprime una Boleta de Separado de Material que le indica
que éste ha sido apartado por un Usuario - Ver proceso Apartar material Bibliográfico -.
Relaciones
Información: Boleta de Separado
9.- Activa el libro en el equipo correspondiente y, si no ha sido "apartado" lo pone en un carrito de
transportación a la sala general.
Proceso: Apartar material Bibliográfico
1.- Recibe devolución de Material Bibliográfico, al escanear su etiqueta automáticamente se imprime una
Boleta de Separado de Material que le indica que éste ha sido solicitado por un Usuario.
Relaciones
Información: Boleta de Separado
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
2.- Pega la Boleta de Separado en el Material Bibliográfico y lo coloca en el estante de materiales separados.
En caso que la Boleta especifique que se entregue en otra biblioteca, se envía a ésta por mensajería
interna.
Relaciones
Información: Boleta de Separado
3.- Envía correo electrónico al Usuario indicando el título del Material Bibliográfico que ya ha sido devuelto y
estará disponible 2 días en el área de separado para recogerse.
Si el Material Bibliográfico no se recoge en el tiempo de separación se pasará al siguiente usuario en lista
de espera o a la Biblioteca / sala que le corresponda.
Relaciones
Informa: USUARIO
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
4.- Realizar el préstamo del Material Bibliográfico conforme al proceso normal.
5.- Administra el tiempo que el Material Bibliográfico está reservado recorriendolo cada día al siguiente
color en el estante de separación:
1°. Los Materiales en el área verde de separación se recorren al área amarilla
2°. Los Materiales en el área amarilla de separación se recorren al área roja.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
6.- Al tercer día, da "Devolución" en el Sistema Automatizado a los Materiales separados que no se
recogieron. Si el Material Bibliográfico ha sido separado por otro usuario se imprimirá automáticamente la
Boleta de Separación, de no ser así, el Material se coloca en el carrito de intercalación para que se
devuelva a la sala que le corresponde.
La "Devolución" sólo se da en la biblioteca a la que pertenezca el MB, si se vence su tiempo de
separación y no se recoge, se envía a la biblioteca de origen para que se de devolución allá.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
Proceso: Atender Préstamo Intrabibliotecario
1.- Da salida en el sistema automatizado al Material Bibliográfico como préstamo intrabibliotecario a la
biblioteca destino.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
2.- Envía Material Bibliográfico a Biblioteca destino por mensajería Interna indicando el nombre del Usuario
solicitante.
Proceso: Solicitar préstamo de Material Bibliográfico a biblioteca externa
1.- Cuando el usuario acude a recoger el Material Bibliográfico, lee el código de la tarjeta Num de Control.
Relaciones
Información: Tarjeta Número de Control de Préstamo Interbibliotecario
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
2.- En la pantalla del sistema / Nota de préstamo registra los datos del Material Bibliográfico y cambia la
fecha de devolución con la indicada en la solicitud de PI.
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
3.- Imprime por duplicado boleta de préstamo y obtiene la firma del usuario en una boleta.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
4.- Entrega al usuario el Material Bibliográfico junto con la segunda tarjeta Número de Control y
confirmándole la fecha de devolución.
Relaciones
Información: Tarjeta Número de Control de Préstamo Interbibliotecario
Informa: USUARIO
5.- Entrega la boleta de préstamo y la tarjeta Número de Control a Bibliotecario de Préstamo
Interbibliotecario.
Relaciones
Información: Boleta de Préstamo
Información: Tarjeta Número de Control de Préstamo Interbibliotecario
Informa: COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
6.- Recibe el Material y da devolución en el sistema.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
7.- Valida que el usuario no haya incurrido en multas por entrega extemporánea.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
8.- Entrega material a Coordinador de Préstamo Interbibliotecario.
Relaciones
Informa: COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
INTERCALADOR
Proceso: Ejecutar levantamiento de inventario
1.- Recibe indicación de continuar en sección previa o nueva asignación.
2.- Escanea códigos en sección asignada
3.- Entrega lectora a responsable de descarga.
Proceso: Iniciar operación diaria
1.- Enciende catálogosy verifica que haya papel y plumas para los alumnos.
2.- Verifica funcionamiento de copiadora, toner y disponibilidad de papel. En caso de falla o faltante, contacta
al proveedor en las áreas de copiado del campus.
3.- Verifica que haya tarjetas de copias en máquina Vending
4.- Verifica que están completas y acomodadas las sillas de los cubículos.
5.- Acomoda periódicos nuevos en la sala de consulta.
6.- Verifica que las persianas estén cerradas.
7.- Revisa el buzón de devolución.
Proceso: Cerrar opeación diaria
1.- Antes de terminar su turno a las 23:00 hrs, recoge Material Bibliográfico que se encuentre fuera de
estanterías - Área de computadoras, cubículos, mesas, copiadoras, sillones - y lo lleva al estánte de
conteo.
2.- Pasa Material Bibliográfico recogido por la máquina de conteo y lo deja en estante de Material en Tránsito
3.- Recoge Material Bibliográfico de devolución del área de Préstamo y Reserva y lleva el carrito al estante
de Material en Tránsito.
4.- Ordena Material Bibliográfico en estánte de Material en Tránsito.
5.- Deshecha los periódicos del día de la sala de consulta.
6.- Acomoda sillas en mesas y cubículos según layout de acomodo.
7.- Alinea sillones, mesas y mesas de Internet según layout de acomodo.
8.- A las 23:00 hrs, comunica el cierre de Biblioteca a los usuarios que aún se encuentren y verifica la salida
de todos.
Proceso: Buscar material NO localizado
1.- Verifica en el Catálogo al Público que el estatus del Material Bibliográfico sea: "No localizado",
Si aparece como "Ejemplar apartado" ó "Prestado" verifica que sea el mismo usuario que lo reporto y
desecha la FDNL
Antes de realizar las búsquedas subsecuentes:
2da.- A las 24 hrs. de haberse llenado el FDNL
3ra.- A las 48 hrs.
4ta.- A los 7 días
5ta.- A los 31días
2.- Efectúa la siguiente búsqueda del Material Bibliográfico.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
INTERCALADOR
3.- En caso de localizar el Material Bibliográfico notifica al Bibliotecario de Servicio al Publico Consultor de
Biblioteca.
Proceso: Asignar trabajo a Becario
1.- Recibe tarjeta de asignación de tarea y designa área de trabajo.
2.- Supervisa cumplimiento de tarea directamente, o valida a través del siguiente becario.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BECARIO
Proceso: Administrar Becarios
1.- Se presenta con el Coordinador de Circulación para acordar el horario y la frecuencia en que cubrirá sus
horas de servicio.
2.- Llena formato definido por ATB con sus datos generales y los horarios acordados , obtiene la firma del
Coordinador de Circulación.
3.- Entrega formato en edificio de Sorteos UDEM. Se queda con una copia.
Proceso: Asignar trabajo a Becario
1.- Se presenta con Coordinador de Circulación al llegar a Biblioteca para cubrir su horario de servicio ,
registrando su hora de entrada.
2.- Recibe / toma una tarjeta de asignación de tarea a realizar, por parte de Coordinador de Circulación.
3.- Se presenta con Intercalador en la sala asignada entregándole su tarjeta.
4.- Ejecuta tarea asignada y reporta observaciones a Intercalador.
5.- Registra su salida de Biblioteca.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Proceso: Recibir Donativos de Recursos de Información
1.- Recibe requerimiento de donativos de recursos de información por parte del Donante
Relaciones
Politica: Política de Aceptación de Donativos de Recursos de Información
2.- Informa procedimiento de donación de recursos de información al Donante
3.- Recibe los donativos de los recursos de información dentro de los horarios establecidos en la política
Relaciones
Politica: Política de Aceptación de Donativos de Recursos de Información
4.- Revisa cada uno de los recursos de información se apeguen a la política de donativos, rechazo todo los
recursos que no cumplan con dicha política.
Relaciones
Politica: Política de Aceptación de Donativos de Recursos de Información
5.- Elabora la carta de agradecimiento de donativos con los datos del Donante además de especificar los
recursos donados
Relaciones
Información: Carta de Agradecimiento de donativos
6.- Envía la carta de agradecimiento de la donación de Recursos de Información al Donante
Relaciones
Información: Carta de Agradecimiento de donativos
7.- Clasifica cada recurso de información por Comité Biblos
8.- Informa los recursos de información donados a cada uno de los Responsables de Atención de Comité
Proceso: Preparar realización de inventario
1.- 2 meses antes del inventario, obtiene las dimensiones del catálogo: . # de libros
. # de publicaciones periódicas
. # de videos
. etc.
2.- Estima el tiempo necesario para realizar levantamiento a partir del número de equipos digitales
disponibles.
3.- A partir de los recursos disponibles para el inventario, cotiza el servicio con los proveedores, previamente
validados con el área de Compras indicando el Volumen del catálogo y el tiempo en que se debe realizar.
4.- Selecciona proveedor y negocia número de recursos, tiempo y costo.
5.- Elabora requerimiento al área de Compras para contratación de proveedor y forma de pago.
6.- Identifica el # de recursos a involucrar por el proveedor
7.- Elabora plan maestro de inventario:
. Asignación de personal por secciones de la colección
. Secuencia de levantamiento, orden de apertura y cierre de secciones
. Programación de fechas y metas de levantamiento por equipo
. Fechas de cierre y de reporte final
. Manuejo de contingencias - Ausentismo, fallas de equipo, reprogramación, eventualidades, etc. -
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
. Manuejo de contingencias - Ausentismo, fallas de equipo, reprogramación, eventualidades, etc. -
8.- Dos meses antes del inventario, verifica el funcionamiento de lectores digitales:
. Capacidad (# de items)
. Tiempo de bateria
. Configuración
. Funcionamiento de módulo de descarga de inventario del sistema
9.- Identifica necesidades de equipo lector y de Computo, dependiendo del personal que se vaya a
involucrar, de ser necesario solicita:
. Al área de Compras la adquisición de equipo adicional
. Al área Sistemas, el prestamo y la configuración de Computadoras personales
10.- Capacita al personal - interno y externo - en la mecánica de lectura de código y secuencia; así como en la
descarga, borrado de memoria y recarga de batería del equipo lector.
Proceso: Ejecutar levantamiento de inventario
1.- Valida levantamiento en sección completa y cierra en el sistema la sección de la colección.
2.- Actualiza la actividad y fecha de realización en plan maestro.
3.- Notifica a Consultor responsable de descarga que puede abrir la siguiente sección o la finalización de la
actividad de acuerdo a plan maestro.
4.- Monitorea avance en cumplimiento de plan maestro
Proceso: Revisar, ajustar y cerrar inventario
1.- Una vez terminada la ejecución del levantamiento, genera en sistema un reporte con las excepciones
detectadas.
2.- Atiende cambios en sistema:
. Estatus de libro extraviado
- Entra al módulo de Devolución
- Da entrada al material para cambiar su estatus a disponible
. Reetiquetar
- Verificar codigo en el sistema y corregirlo, ó
- Generar nuevo código de barras y pegarlo
. Item mal intercalado
- Revisar clasificación y regenerar etiqueta de clasificación
- Entra al módulo de Catalogación
- Selecciona excepción a corregir
- Entra al módulo de devolución
- Lee código de material -> Cambia estatus a disponible
- Entrega material para intercalación
3.- Entra al módulo de catalogación y corrige
4.- Al cumplirse la segunda revisión completa, consulta en el sistema los materiales con estatus "Perdido
Inventario" y genera listado.
5.- Identifica los materiales que pueden ser repuestos en base a los siguientes criterios:
- Solicitado por Comité Biblos
- Número de copias existentes
- Disponibilidad en el mercado
Relaciones
Consulta: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS
Consulta: COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
6.- Elabora reporte final de inventario:
. # de items iniciales del inventario
. # de items inventariados
. # de desviaciones detectadas y corregidas
. Reporte de actividades realizadas
7.- Presenta reporte final de inventario a Director de Biblioteca.
Proceso: Prestar Material Bibliográfico a biblioteca externa
1.- Recibe solicitud, vía correo electrónico, postal, personal o telefónicamente para realizar préstamo a otra
biblioteca.
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
2.- Valida que solicitud la realice bibliotecario autorizado o con dirección de correo registrada de una
biblioteca con convenio.
3.- Verifica que el Material Bibliográfico esté disponible para préstamo.
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
4.- Notifica por correo electrónico al solicitante las condiciones en las que se puede realizar el préstamo:
- Forma de envío
- Costo de envío (si hubiera)
- Tiempo máximo que se puede prestar
Relaciones
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
5.- Confirma por escrito con el solicitante, la aceptación de las condiciones de préstamo
6.- Lleva el material Bibliográfico al área de Préstamo y Reserva y genera su salida a nombre de la Biblioteca
con convenio solicitante.
Relaciones
Autoriza: BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
7.- Coordina la forma de entrega del Material Bibliográfico a solicitante:
a) Si se va a recoger en biblioteca => Deja Material en Reserva
b) Si se va a enviar por mensajería interna => Empaca Material y lo deposita en charola de salida de
mensajería con las indicaciones de entrega.
c) Si se va a enviar por mensajería externa => Llena ficha de mensajería externa, empaca el Material y lo
deposita en charola de salida de mensajería.
8.- Da seguimiento a la devolución del Material Bibliográfico por parte del solictante.
En caso que el material no se reciba en la fecha comprometida, envía correo electrónico a solicitante
para informarle del retraso
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
9.- Cuando se recibe de vuelta el Material Bibliográfico lo lleva al área de Préstamo y Reserva para que se
registre su devolución en el sistema.
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COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Relaciones
Informa: BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
Proceso: Solicitar préstamo de Material Bibliográfico a biblioteca externa
1.- Accesa a las diferentes listas de solicitudes de préstamo interbibliotecario (Survey Monkey {recibir MB},
OCLC ILL, Docline (On line)) o recibe solicitud vía correo electrónico.
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
2.- Imprime la solicitud de Préstamo Interbibliotecario y verifica los datos de la solicitud. Si falta información
se comunica con el usuario.
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
3.- Se asegura que el Material Biblioráfico que requiere el usuario no se tenga disponible en Biblioteca
UDEM. De ser así se lo indica al usuario.
Relaciones
Consulta: USUARIO
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
4.- Verifica la existencia del material en la Biblioteca externa mediante OCLC o su catálogo electrónico.
Relaciones
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
5.- Establece contacto con Biblioteca externa para verificar la disponibilidad del material para préstamo ,
negociar la cantidad de días, la cantidad de unidades, la forma de envío / devolución y los costos.
6.- Informa al usuario la factibilidad o no del préstamo, si el préstamo es posible, pero implica un costo para
el usuario, lo consulta con él.
Relaciones
Informa: USUARIO
7.- Complemtenta la información en la solicitud de Préstamo Interbibliotecario, indicando la biblioteca de
origen, las condiciones del préstamo y la fecha de devolución (2 días hábiles antes del vencimiento).
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
8.- Confirma con la biblioteca externa la solicitud y las condiciones del préstamo.
9.- En caso que la biblioteca externa sea local, llena y entrega en correspondencia interna una forma de
mensajería para que recojan el material en la Biblioteca citada.
10.- Durante los siguientes días da seguimiento a la recepción del Material Bibliográfico confirmando la fecha
de salida de la biblioteca externa, hasta su recepción.
11.- Una vez que llega el material, llena un comprobante de Préstamo Interbibliotecario que indica la fecha
para devolverlo.
Relaciones
Información: Comprobante de Préstamo Interbibliotecario
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COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
12.- Coloca una tarjeta de Número de Control de Préstamo Intrabibliotecario en el Material y anexa el par de la
tarjeta con la solicitud de Préstamo InterBibliotecario.
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
Información: Tarjeta Número de Control de Préstamo Interbibliotecario
13.- Entrega Material , tarjetas de Préstamo Interbibliotecario y solicitud de PI en el área de Préstamo y
Reserva.
Relaciones
Información: Tarjeta Número de Control de Préstamo Interbibliotecario
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
Informa: BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
14.- Informa al usuario solicitante, mediante correo electrónico la llegada del Material Bibliográfico y este se
encuentra en reserva.
Relaciones
Informa: USUARIO
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
15.- Llena y entrega en correspondencia interna una forma de mensajería para la devolución del material a
Biblioteca externa.
16.- Sella solicitud de Préstamo Interbibliotecario como devuelto
Relaciones
Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario
17.- Da seguimiento a la recepción del Material en Biblioteca Origen.
18.- Envía, por correo electrónico, una encuesta al usuario para evaluar su satisfacción con el servicio.
Proceso: Realizar cobranza por envío / devolución de material por préstamo interbibliotec
1.- Estima costo de mensajería - ida y vuelta- según el peso del Material Bibliotecario.
2.- Indica costo de mensajería a usuario.
Los cargos por este concepto a las áreas académicas y administrativas serán por cuenta de su
presupuesto, si se acepta se notifica a Mensajería que el envío se cargue al presupuesto del área
usuaria.
Relaciones
Informa: USUARIO
3.- Da instrucciones a mensajería para la recolección / envío de Material Bibliográfico, indicándol la cantidad
pagada por el usuario.
Proceso: Descartar Materiales Bibliográfico de Consulta con la intervención de los Comite
1.- Genera la estadística de uso durante los últimos 2 años del Material Bibliográfico de consulta asignado a
Comités Biblos.
Relaciones
Informa: RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE
2.- Dispone de la mejor manera de los Materiales descartados, actuando suegún lo descrito en Política de
aceptación y tratamiento de donativos "Carta de Donantes Potenciales"
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COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
a). Reunir entre 500 y 1000 documentos e invitar a Bibliotecas de la localidad a revisarlos para que
seleccionen y lleven los de su interés.
b). Los materiales que no interesaron a las bibliotecas, se exhiben y se obsequian a los usuarios.
c). El material que no interese a los usuarios se envía a reciclaje.
Relaciones
Politica: Política de aceptación y tratamiento de Donativos
Proceso: Tramitar Derechos de Autor
1.- Proporciona a coordinador de publicaciones ISBN para imprenta.
2.- Mientras se está imprimiendo la obra, Tramita el Registro de la Obra:
. Llena solicitud de registro de obra del INDAUTOR (_____)
. Paga derechos con recursos de Biblioteca
. Envía solicitud y forma F5 de SHCP por paquetería especial
3.- Mientras se está imprimiendo la obra y se tramita el Registro de Obra, tramita la Comprobación de Uso
de ISBN:
. Llena formato de INDAUTOR especificando las obras registradas con los últimos ISBNs
. Avisa a INDAUTOR los números ISBNs no utilizados / cancelados
4.- En todo caso - tanto para el Registro de Obra, como la comprobación de uso de ISBN - Recibe
respuesta formal por parte de INDAUTOR favorable o desfavorable.
5.- Una vez recibida la respuesta favorable por parte del INDAUTOR, envía físicamente los libros a
__________
Proceso: Registrar a la UDEM como editor de Revista
1.- Tramita título específico de la revista:
. Título
. Tipografía
. Estilo
2.- Al año siguiente, refrenda registro de Título.
3.- En el transcurso del año, tramita # de ISSN enviando un número de la revista con el # ISSN impreso.
Proceso: Dar taller de DHI
1.- Recibe de la Dirección de Recursos Humanos una solicitud de programa de cursos a ofrecer por parte de
la Biblioteca a personal académico y administrativo de la UDEM a través del CID.
2.- Define tipos de talleres a ofrecer por parte de la Biblioteca y las fechas propuestas:
. Básicos
- Uso de Catálogo de Biblioteca
. Específicos
- Uso de Biblioteca Digital
- Uso de Recursos del INEGI
3.- Unos días antes del curso, envía correo electrónico al personal Académico y Administrativo que se
inscribió para reforzar la invitación.
Proceso: Administrar el Sistema de Calidad
1.- Analiza el resultado de la encuesta diaria, particularmente los siguientes aspectos:
1. La biblioteca tiene los libros de texto que me piden.
2. La biblioteca tiene suficientes libros de apoyo para cuando busco temas.
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COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
3. Otros libros, videos, etc. mencionados en clase por el profesor están en biblioteca.
11. Cuando necesito preguntar algo en el área de Consulta, encuentro siempre quien me atienda.
12. El tiempo de atención y trato de las personas de consulta es bueno.
2.- A partir de los resultados de las encuestas y las respuestas frecuentes a pregunta abierta Identifica
necesidades de solución inmediata a implementar en el área de Consulta
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BIBLOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (CONSULTOR DE BIBLIOTECA)
Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ferias
1.- Selecciona temas de acuerdo a las necesidades que tienen sus usuarios
2.- Notifica al Coordinador de Procesos Técnicos de los requerimientos de temas.
Proceso: Ejecutar levantamiento de inventario
1.- Abre en sistema sección de la colección a inventariar
2.- Recibe y verifica funcionamiento de equipo lector.
3.- Asigna equipo y define sección a continuar.
4.- . Entra al módulo de descarga en el sistema
. Identifica sección encargada
. Descarga equipo lector
. Verifica # de items descargados correctamente vs. los indicados por lector
. Borra memoria de equipo lector
. Regresa equipo lector a Intercalador
. Define a Intercalador la sección donde debe continuar
5.- Notifica a Coordinador de Consulta y Préstamo Interbibliotecario el levantamiento de una sección
completa.
6.- Al final del día, conecta lectoras para recargarlas
Proceso: Atender Préstamo Intrabibliotecario
1.- Recibe vía correo electrónico - portal, una solicitud de préstamo Intrabibliotecario.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
2.- Identifica si va a recibir Material Bibliografico para reservarlo o debe enviar Material a otra unidad.
3.- Valida en el sistema automatizado que el Material Bibliográfico que se solicita tenga estatus de
Disponible.
Relaciones
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
4.- Localiza fisicamente el Material Biblioráfico en biblioteca.
5.- Entrega el Material Bibliográfico en el área de Préstamo y Reserva indicando que se enviará por
prestamo intrabibliotecario a Usuario solicitante en otra unidad.
Relaciones
Informa: BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)
Proceso: Atender Consulta / Referencia / Question Point
1.- Personalmente, a través del chat o por Formulario, recibe pregunta abierta del Usuario sobre algún tema
de consulta.
Relaciones
Información: Formulario "Pregunte a un Bibliotecario"
Tecnología de Información: Campus Pipeline
Tecnología de Información: Sistema Question Point
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BIBLOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (CONSULTOR DE BIBLIOTECA)
2.- Registra pregunta del Usuario en Bitácora de Consulta clasificandola por tema.
3.- Refiere al Usuario al Material Bibliotecario existente en Biblioteca o a una página en Internet para
consultar sobre el tema.
4.- Se asegura que la respuesta satisface la necesidad del Usuario.
5.- Si no se conoce la respuesta o el Usuario requiere más información le indica que se consultará en otras
bibliotecas mediante Question Point y que espera tener respuesta en 36 horas.
6.- Solicita al Usuario su dirección de correo electrónico para direccionarle la respuesta y lo registra en la
Bitácora de Consultas
7.- Consulta el tema de la pregunta en Question Point para identificar si ya se ha contestado anteriormente.
8.- Registra pregunta del usuario en Question Point.
9.- Los siguientes días, monitorea en Question Point la respuesta a pregunta del Usuario, verificando que
sea válida.
10.- Refiere respuesta de Question Point al usuario mediante correo electrónico y le indica que esperará 2
días su confirmación para cerrar la pregunta en Question Point o para mantenerla abierta.
11.- Espera hasta 2 días hábiles la confirmación por parte del Usuario para validar si la respuesta satisface su
requerimiento, entre tanto mantiene la pregunta abierta en Question Point.
12.- Al recibir confirmación del Usuario o pasados 2 días hábiles. Cierra pregunta en Question Point.
Proceso: Buscar material NO localizado
1.- Verifica en el "CP" que el estatus del material se encuentre "Disponible".
2.- Acompaña al Usuario a buscar el material en la ubicación que le corresponde.
3.- En caso de no encontrar el material, establece que el material efectivamente no se localiza llenado el
FDNL.
4.- Cambia el estatus del Material Bibliográfico a "No localizado" en el Catálogo al Público.
5.- Realiza el apartado del Material Bibliográfico en el Sistema Automatizado.
6.- Comunica al Usuario que se realizará una nueva búsqueda en 24 hrs.
7.- Asigna búsqueda a Auxiliar de Biblioteca, - Becario o Intercalador -.
¿ DONDE SE GUARDAN LOS FDNL PENDIENTES ?
8.- En caso que se localize Material Bibliográfico, cambia su estatus en el Sistema Automatizado a "Ejemplar
apartado" y notifica por correo electrónico al Usuario.
Proceso: Administrar el Sistema de Calidad
1.- De Lunes a Viernes, en diferentes momentos y salas, aplica cuestionario de Biblioteca UDEM a 20
usuarios de Biblioteca
Relaciones
Información: Cuestionario de Biblioteca UDEM
2.- Captura resultados y comentarios de Cuestionario de Biblioteca UDEM en modelo calificación
3.- Envía resultados de Cuestionario a Director de Biblioteca y coordinadores vía correo electrónico
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE BIBLIOTECA DE BACHILLERATO
Proceso: Atender Préstamo Intrabibliotecario
1.- Recibe Material Bibliográfico de préstamo intrabibliotecario
2.- Da entrada al Material Bibliográfico leyendo Código de Barras y activándolo.
El sistema imprime automáticamente una boleta de material separado.
Relaciones
Información: Boleta de Separado
Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte
3.- Pega la Boleta de Separado impresa por el sistema en el Material Bibliográfico y lo coloca en el estante
de materiales separados.
Relaciones
Información: Boleta de Separado
4.- Comunica vía correo electrónico al Usuario solicitante que material ya está disponible
Relaciones
Informa: USUARIO
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
5.- Realizar el préstamo del Material Bibliográfico conforme al proceso normal.
6.- Administra el tiempo que el Material Bibliográfico está reservado recorriendolo cada día al siguiente
color en el estante de separación:
1°. Los Materiales en el área verde de separación se recorren al área amarilla
2°. Los Materiales en el área amarilla de separación se recorren al área roja.
7.- Al tercer día, si se vence el tiempo de separación del Material Bibliográfico y este no se recoge, se envía
de regreso por mensajería interna a la biblioteca de origen.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS
Proceso: Seleccionar Recursos de Información por Comité Biblos
1.- Define la cantidad de libros a comprar en base al presupuesto autorizado y el precio promedio de
adquisición de Recursos de Información del año anterior más el incremento dado en el presupuesto.
2.- Define la cantidad de libros por Comité en base al % de distribución de recursos autorizado por la
Universidad por dicho Comité multiplicado por el monto total de libros a comprar en el Ciclo
3.- Recibe catálogos de recursos de información de proveedores y casas editoriales
4.- Busca catálogos de recursos de información en base a los requerimientos del área académica
5.- Distribuye los catálogos de los recursos de información a los Presidentes de los Comités
6.- Envía e mail los Responsables de Atención al Comité apegándose a las fechas correspondientes dentro
de los ciclos de compra con siguiente información:
*) Cantidad de libros que puede comprar
*) Formato de solicitud de recursos de Información
*) Fecha cierre de acuerdo al Ciclo
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
7.- Verifica que la información dentro de la solicitud de recursos de información se encuentre completa y que
la cantidad de recursos de información sean los autorizados para el Comité
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
8.- Entrega la solicitud de recursos de información al Bibliotecario de Procesos Técnicos-Adquisiciones
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
Proceso: Renovar Suscripciones a BD y Publicaciones Periódicas
1.- Solicita vía email las cotización de las renovación de las BD y Publicaciones Periódicas vigentes con los
proveedores correspondientes.
2.- Recibe las cotizaciones de las renovaciones de las Publicaciones Periódicas y BD.
En las BD los proveedores hacen recomendaciones de nuevas BD más integrales además de informar
de los movimientos de altas y baja que tienen dichas BD en la renovación.
3.- Entrega las cotizaciones y características de las BD al Director de Biblioteca
4.- Confirma con los proveedores la suscripción de las publicaciones periódicas y BD bajo las condiciones
comerciales negociadas.
En el caso de nuevas BD informa en rango de IP de la UDEM al proveedor
5.- Recibe la factura de la renovación de las suscripción de las BD y Publicaciones Periódicas
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
6.- Paga las facturas de las suscripciones en base al proceso de Pagar a Proveedores
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS
7.- Informa a los Consultores de las Bibliotecas y Bibliotecario de Procesos Técnicos -Publicaciones
Periódicas de las BD y publicaciones periódicas renovada.
En dicho comunicado se específica los recursos nuevos y no renovados.
8.- Actualiza los costos de las BD y publicaciones periódicas en el archivo de excel donde se tiene la lista de
los mismos.
9.- Notifica las altas y bajas de BD al Analista de Sistemas asignado a la biblioteca
Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ciclo
1.- Invita a concursar a Proveedores de Bibliotecas vía email con los siguientes datos:
*) Cantidad de libros a solicitar
*) Tiempos de Entrega
*) Servicios adicionales
**) Cintillas de seguridad
**) Catalogación
**) Procesos físicos
*) Condiciones comerciales
*) Condiciones de cotización
**) Envío
**) Gastos de importación
2.- Recibe confirmación de proveedores de bibliotecas que aceptan la invitación y condiciones del concurso
dentro de los tiempos marcados en el Ciclo de compra
3.- Envía la solicitud de recursos de información a los proveedores de bibliotecas
4.- Recibe las cotizaciones por proveedor dentro de los plazos que marca el ciclo de compra
5.- Arma tabla comparativa de las cotizaciones especificando el número de libros y el costo promedio que
cada proveedor puede conseguir
6.- Selecciona el mejor proveedor tomando como base los siguientes criterios:
**) Costo promedio por libro
**) Número de libros cotizados
**) Servicios adicionales
Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ferias
1.- Define los maestros a invitar a las ferias del Libro consultando al Director de Biblioteca
2.- Notifica a los Maestro vía email que fuero seleccionados para apoyar el proceso de Adquisición de
Recursos de Información en la feria del Libro dando a conocer el lugar de la feria y los días para conocer
la disponibilidad de tiempo de los mismos. En dicha comunicado solicita confirmación al evento antes de
la fecha tope.
3.- Recibe las confirmación de asistencia de los maestros para la feria del Libro
4.- Informa a los maestros del procedimiento de selección, Formato para selección en feria y fecha tope
Relaciones
Información: Formato para Selección en Feria
5.- Elabora la solicitud de cheque como anticipo para la compra de recursos de información y gastos de viaje
cuando sea necesario al área de contraloría del gasto
6.- Solicita vía email a los consultores de las bibliotecas temas que se requieran dentro de sus bibliotecas
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS
7.- Verifica que los recursos de información solicitados no existan en el acervo de la biblioteca consultando el
sistema Horizonte modulo de consultas.
Rechazando aquellas recursos que ya existan en el acervo
8.- Recorre la Feria del Libro para adquirir los recursos de información seleccionados por los Maestros
invitados apegandose a la política de compra de recursos de información.
En esta actividad dado el reducido tiempo que se cuenta se apoya con los Bibliotecarios de Procesos
Técnicos-Adquisiciones.
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
9.- Recorre la Feria del Libro adquiriendo los recursos de información en base a los temas solicitados por
los Consultores de las bibliotecas apegandose a la política de compra de recursos de información.
Esta actividad se apoya con el Bibliotecario de Procesos Técnicos-Adquisiciones
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
10.- Arman los paquetes con los recursos de Información adquiridos en la Feria de Libro
11.- Envían los paquetes a la dirección de la UDEM con atención a Biblioteca
12.- Informa a los Maestros que recursos de información se compraron ademas de agradecerles el apoyo
dado para la selección de recursos de información
13.- Comprueba los gastos realizados por la adquisición de recursos de información con el Area de
Controloría del Gasto
Proceso: Adquirir Recursos de Información por Maestros
1.- Revisa que exista disponibilidad de recursos para la compra de dichos materiales.
En caso de no existir disponibilidad de recursos le informa al Maestro que no procede por falta de
recursos presupuestales
2.- Autoriza al Maestro para la compra de recursos de información, además de enviarle la política de compra
de recursos de información donde se especifica lo siguiente:
*) Monto máximo de recursos
*) Medios de pago
*) Datos de Facturación
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
3.- Verifica que la factura este apegada a los establecido en la política de compra de recursos de
información. Además de verificar que los recursos de información especificados en la factura coincidan
con los recibidos.
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
4.- Entrega los recursos de información junto con la factura al Bibliotecario de Procesos Técnicos -
Adquisiciones para que inicie el proceso de Recibir Recursos de Información y generar el reembolso al
Maestro
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS
Proceso: Adquirir Recursos de Información Fast Track
1.- Recibe la solicitud de recursos de información vía email
2.- Revisa que exista presupuesto disponible para la compra del recurso de información
3.- Envía la solicitud de recursos de información al Responsable de Atención al Comité
Proceso: Adquirir Recursos en Kiosko del Proveedor
1.- Analiza la factibilidad de realizar eventos de kiosko en base a los recursos presupuestales a demas de
definir el tema y los proveedores a invitar consultando al Director de Biblioteca y Coordinador de
Consulta y Prestamos Interbibliotecarios
2.- Definie la fecha del Evento de acuerdo con la política de compra de recursos de información
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
3.- Solicita al Departamento de Espacios fisicos la autorización para utilizar el lugar donde se llevará a cabo
la exhibición que de preferencia sea en el lobby de la biblioteca
4.- Invita a los proveedores seleccionados con un mínimo de dos meses de anticipación para que se puedan
preparar con los materiales adecuados
5.- Elabora la solicitud de alquiles de mobiliario, sillas y manteles en el sistema banner
6.- Entrega el número de solicitud de alquiles de banner al Departamento de Eventos
7.- Solicita al Comité interno de página web de la biblioteca que se incluya ahí el calendario de fechas y
editoriales que estarán presentes en cada kiosko para que se encuentre la información disponible durante
el semestre de Otoñi
8.- Invita por medio de correo electrónico a todo los profesores el viernes anterior al evento, asi como todos
los día durante el evento
9.- Generán volantes con la siguiente información:
*) Dias de la exhibición
*) Horario
*) Editoriales o Proveedores presentes
*) Areas de conocimiento que se manejan
10.- Entrega los volantes a los maestros una semana previa antes del evento y durante la vigencia del evento
Proceso: Recibir Recursos de Información
1.- Informa al Presidente del Comité de los recursos de información que ya llegaron al departamento de
adquisiciones y que están en la etapa de catalogación.
Proceso: Dar de Alta BD al Portal de Biblioteca
1.- Informa al Analista de Sistemas asignados a la biblioteca las altas, bajas o cambios de BD.
En el caso de altas de BD proporciona la siguiente información:
*) Tema
*) Datos del proveedor
*) Obra de consulta
*) URL
Proceso: Pagar a Proveedores
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS
1.- Revisa que la solicitud de cheque y la factura del proveedor coincidan en monto y datos del proveedor
2.- Da visto bueno a la solicitud de cheque
Proceso: Descartar Materiales Bibliográfico de Consulta con la intervención de los Comite
1.- Envía a Coordinador de Consulta y préstamo Interbibliotecario la relación de los Materiales Bibliográficos
de consulta que se tienen en la Biblioteca para cada Comité Biblos.
Relaciones
Informa: COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Informa: RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE
2.- Da instrucciones en su área para proceder al registro de baja de los Materiales a descartar en el
inventario de la Biblioteca.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-CATALOGACION
Proceso: Catalogar Recursos de Información
1.- Toma el recurso de información del estante de transito
2.- Valida que el recurso de información no exista dentro del catálogo de la biblioteca consultando el Sistema
Horizonte módulo de catalogación
En caso de que exista el registro asigna al Recurso de Información a dicho registro capturando la copia
en la pantalla de Item
3.- Consulta en el catálogo de OCLC si existe el registro bibliográfico del recurso de información.
En caso de que el registro no se encuentra en OCLC se utilizan otros catálogos de otras bibliotecas
como:
*) ITESM
*) Biblioteca del Congresos
*) Colegio de México
Y si el registro bibliográfico no existiese en ninguna de dichas referencias se tendrá que crear la
catalogación y clasificación original en base al método Dewey para después darlo de alta en la BD OCLC
4.- Selecciona el registro bibliográfico en el catalogo de la OCLC creando un archivo local para guardar los
registros bibliográficos recuperados
5.- Verifica que integridad de la información del registro bibliográfico este complete en base al recurso de
información revisando los siguientes datos:
*) Titulo y Subtitulo
*) Autor
*) ISBN
*) Pie de imprenta
*) Edición
*) Paginación
*) Materias: traducidas al español
*) Clasificación
6.- Crea la clasificación DEWEY del recurso de información en base a los esquemas de clasificación y el
registro bibliográfico de la OCLC
Actualiza la clasificación DEWY en el registro de la OCLC.
7.- Exporta el registro catalogación del recurso de información en formato MARC
8.- Carga el registro de catalogación del recurso de información en el Sistema Horizonte
9.- Valida que las etiquetas del registro de catalogación coincidan con el recurso de información dentro del
Sistema Horizonte modulo de catalogación.
Elimina del registro las etiquetas que no se requieren del registro de catalogación, además de agregar
nuevas etiquetas con información relevante que permita poder contar con un mejor registro bibliográfico.
10.- Asigna la ITEM del recurso de información al registro de catalogación en el Sistema Horizonte módulo de
catalogación
11.- Actualiza la información del ITEM del recurso de información dentro del Sistema Horizonte módulo
catalogación los siguientes campos:
*) Ubicación del Material: Biblioteca
*) Colección:
*) Relación de Copia: Número de copia / volúmenes
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-CATALOGACION
*) Precio: Registrado con lápiz en la portada
*) Nota: Comité
*) Nota de devolución: Código de Barras únicamente para CD y DVD
12.- Genera la etiqueta de clasificación del recurso de información en sistema Horizonte módulo de
catalogación
13.- Coloca la etiqueta de clasificación de acuerdo a la política de procesos técnicos en el recurso de
información
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
14.- Coloca los recursos de información en el estante de material clasificado
15.- Los días viernes separa los recursos de información ya clasificador por biblioteca y clasificación
16.- Genera un reporte de entrega de recursos por biblioteca especificando en número de recursos de
información a entregar por área de clasificación
Relaciones
Información: Reporte de Entrega
Información: Formato de Catalogación
17.- Entrega los recursos de información al área de circulación de las bibliotecas
Relaciones
Información: Reporte de Entrega
Proceso: Catalogar Publicaciones Periódicas Titulos Nuevos
1.- Toma el fasciculo del estante de transito
2.- Valida que el fasciculo no exista dentro del catálogo de la biblioteca consultando el Sistema Horizonte
modulo de catalogación
En caso de que exista el registro termina dicho proceso y pasa al Proceso de Recibir Publicaciones
Periódicas
3.- Consulta en el catálogo de OCLC si existe el registro bibliográfico del recurso de información.
En caso de que el registro no se encuentra en OCLC se utilizan otros catálogos de otras bibliotecas
como:
*) ITESM
*) Biblioteca del Congresos
*) Colegio de México
Y si el registro bibliográfico no existiese en ninguna de dichas referencias se tendra que crear la
catalogación y clasificación original en base al método Dewey para después darlo de alta en la BD OCLC
4.- Selecciona el registro bibliográfico en el catálogo de la OCLC creando un archivo local para guardar los
registros bibliográficos recuperados
5.- Verifica que integridad de la información del registro bibliográfico este complete en base al recurso de
información revisando los siguientes datos:
*) Titulo y Subtitulo
*) ISSN
*) Pie de Imprente
*) Materia en español
*) Clasificación : Inicial del titulo
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-CATALOGACION
*) Clasificación : Inicial del titulo
6.- Exporta el registro catalogación del recurso de información en formato MARC
7.- Carga el registro de catalogación del recurso de información en el Sistema Horizonte
8.- Valida que las etiquetas del registro de catalogación coincidan con el recurso de información dentro del
Sistema Horizonte modulo de catalogación.
Además de agregar las siguientes etiquetas:
*) 050: Clasificación LC
*) 500: Suscripción / Donativo / Nota General
9.- Notifica al Bibliotecario de Procesos Técnicos-Publicaciones Periódicas que ya se catálogo el titulo
Nuevo de la Publicación Periódica para que proceda a realiza la predicción.
Proceso: Dar Mantenimiento de Autoridades en BD Catalogación
1.- Semanalmente elabora el reporte de nuevas autoridades ( Autor, materia y serie) dadas de alta en el
catálogo del sistema horizonte
2.- Verifica por tipo de autoridad que no exista en el catálogo de horizonte revisando 20 registros hacia arriba
y 20 registros hacia abajo.
3.- En caso de que el registro de autoridad exista dentro del catálogo de horizonte fusiona el registro para
eliminar la duplicidad de autoridad consultando los criterios de OCLC, Listado de encabezamiento de
materia y Diccionario de Autores
4.- Elimina el reporte de nuevas autoridades al finalizar dentro del sistema horizonte modulo de
catalogración.
5.- Recibe email con notificaciones de errores en registros bibliográficos por parte de los Usuarios y
Consultores de la Buiblioteca.
Tipicamente los errores que se envían son:
*) Ortógraficos
*) Duplicidad de Registro
*) Clasificación
6.- En caso de proceder Actualiza el registro bibliográfico en el Sistema Horizonte modulo de clasificación
tomando como base el esquema de clasificación Dewey y Diccionario ortográfico
7.- Informa al Usuario vía email de la actualización del registro bibliográfico
8.- Genera un reporte mensual de mantenimiento a BD especificando:
*) Autoridades fusionadas
*) Correcciones por errores ortográficos
*) Correcciones por errores de Clasificación
*) Envío de autoridades
Relaciones
Información: Formato de Catalogación
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-PUBLICACIONES PERIODICAS
Proceso: Recibir Suscripciones Periódicas
1.- Recibe paquetes de publicaciones periódicas vía mensajería interna de la UDEM
2.- Verifica que el paquete corresponda a la Biblioteca. En caso de que no sea así lo entrega al área de
mensajería.
3.- Abre cada uno de los paquetes revisando las condiciones físicas de las publicaciones periódicas.
En caso de que las publicaciones periódicas este rotas, mojadas, dañadas y con faltantes de hojas son
separadas para regresarse al proveedor
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
4.- Da entrada al fascículo en el sistema Horizonte modulo Publicaciones Periódicas validando que el
volumen y número del mismo coincidan con la publicación física.
5.- Coloca las marcas de propiedad, código de barras y seguridad a la publicación periódica de acuerdo a las
política de Procesos Físicos
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
6.- Subraya la inicial del titulo con plumón marcador el cual se encuentra en la portada del fascículo de la
publicación periódica
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
7.- Registra en la portada del fascículo en la parte superior derecha la clave de la biblioteca a que va dirigida
dicho fasciculo
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
8.- Separa los fascículos por biblioteca
9.- Elabora el reporte de entrega de publicaciones periódicas por biblioteca especificando el número de
fascículos recibidos por localidad
Relaciones
Información: Reporte de Entrega
10.- Los días viernes entrega los fascículos de las publicaciones periódicas al área de préstamo y reserva de
la biblioteca Central
11.- Arma paquetes para las bibliotecas que se encuentran fuera del campus integrando a dicho paquetes los
fascículos y el reporte de entrega
Relaciones
Información: Reporte de Entrega
12.- Entrega los paquetes al área de mensajería para que se encarguen de distribuirlo.
Relaciones
Información: Reporte de Entrega
13.- Semanalmente envía el reporte de entrega por biblioteca al Bibliotecario de Procesos Técnicos
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BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-PUBLICACIONES PERIODICAS
Catalogación.
Relaciones
Información: Reporte Mensual de Procesos
Información: Reporte Mensual de Material Procesado
Información: Reporte Mensual de Procesos
Información: Reporte Mensual de Material Procesado
Proceso: Catalogar Publicaciones Periódicas Titulos Nuevos
1.- Identifica el registro de catalogación de la publicación periódica dentro del sistema horizonte modulo de
consulta
2.- Saca una copia del registro de catalogación de la publicación periódica
3.- Edita el campo de predicción de la copia del registro de catalogación de la publicación periódica en el
sistema horizonte modulo predicciones actualizando los siguientes campos:
*) Periodicidad: Semanal, quincenal, mensual, bimestral, tetramestral, semestral y anual
*) Volumen
*) Número de Fasciculos
*) Tiempo de reclamación: base a la política
*) Fecha de espera: 1er día del mes
*) Fecha última: último día del mes
*) Fecha expectativa: acuerdo a la política
*) Activa el campo de reclamación
Si llega a tener alguna duda con los campos de volúmenes y fascículos consulta al editor de la revista
Proceso: Reclamar suscripciones de Publicaciones Periódicas
1.- Al final del mes accesa el sistema Horizonte móidulo de reclamaciones para identificar las publicaciones
periódicas faltantes por proveedor en el mes.
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
2.- Exporta el archivo del mes de publicaciones periódicas faltantes de recepción a Excel generando el
Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltante
Relaciones
Información: Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltante
3.- Notifica los faltantes de los fascículos de publicaciones periódicas al proveedores vía email
4.- Recibe respuesta del proveedor junto con las causas del retraso y tiempo estimado de llegada
5.- Actualiza el estatus de publicaciones periódicas faltantes con los datos dados por el proveedor en el
Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltantes
Relaciones
Información: Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltante
6.- Asegura con el proveedor la recepción de los fascículos faltantes
7.- Informa mensualmente el reporte de publicaciones periódicas faltantes al Coordinador de Procesos
Técnicos
Relaciones
Información: Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltante
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-ADQUISICIONES
Proceso: Seleccionar Recursos de Información por Comité Biblos
1.- Integra toda las solicitudes de recursos de información en el formato General de Solicitudes, cuidando no
perder los que corresponden a cada Comité.
Actualiza el campo de Solicitado e Idioma: Español, Ingles y Otros dentro del Formato General de
Solicitudes
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
Información: Formato General Solicitudes
2.- Verifica en una muestra del 10 % de los recurso de información solicitados no existan dentro del acervo
de la biblioteca consultando el catálogo dentro del Sistema Horizonte
En caso de que el Recurso de Información exista cancela la compra e informa al Comité de que dicho
recurso ya existe. Actualiza el campo Adquirido Anterirmente dentro del Formato General de Solicitudes
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
3.- Formatea el formato General de Solicitudes en base a la reglas de precatalogación
*) Eliminar el artículo de inicio del titulo del libro
*) Separar el titulo del subtitulo con :
*) Indizar el nombre del autor por Apellidos y Nombres
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
4.- Revisa que no existan recursos de información duplicados entre Comités para la misma Biblioteca. En
caso de encontrar duplicados solo se solicita un recurso de Información.
5.- Captura la solicitud de compra por cada recurso de información en el Sistema Horizonte modulo de
adquisiciones:
*) Autor
*) Titulo
*) ISBN
*) Categoría: Comité / Periodo
*) Nota de Solicitud: CB FACT
*) Nota de Selección: Nombre del Solicitante
*) Cantidad de Libros: 1
*) Ubicación
**) Biblioteca Central: BC
**) San Pedro: SP
**) Valle Alto: UVA
**) Tecnológico: BT
**) Fundadores:
**) Muguerza: HCM
**) Conchita: CMC
*) Presupuesto: Clave del presupuesto
*) Colección: General
*) Tipo de recurso:
**) Libro
**) CD
**) DVD
**) Video
Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ciclo
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-ADQUISICIONES
1.- Informa vía email al Proveedor seleccionado que su cotización fue aceptada además de especificarle las
condiciones de entrega y facturación apegandose a las fechas establecidas para cada ciclo de compra
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
2.- Identifica que recursos de información no fueron cotizados
3.- Tres semanas después de aceptada la cotización se recibe del Proveedor la confirmación de los recursos
de información que va a poder entregar en el tiempo pactado.
En dicho comunicado el proveedor le notifica los libros agotados, fuera de impresión y no publicados con
dicha información se actualiza el campo Fuera de Impresión y No Publicados dentro del Formato General
de Solicitudes
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
4.- Elabora una solicitud de recursos de información donde se integran los recursos de información
*) No disponibles con los proveedores: Actualizando el campo Proveedor 2 con las siglas del
proveedor en Formato General de Solicitudes
*) No cotizados por los proveedores: Actualiza el campo Proveedor 1 con las siglas del proveedor en
el Formato General de Solicitudes
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
5.- Coloca la orden de compra con los Proveedores Especializados en recursos de información de difícil
localización
6.- Actualiza el Formato General de Solicitudes los recursos de información no localizados por el proveedor
en dicho campo y cuando se cancela la compra por corte de presupuesto se marca dicho campo
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
Proceso: Adquirir Recursos de Información Fast Track
1.- Libera la compra del recurso de información en el sistema del proveedor
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
2.- Informa al Usuario que ya se colocó la orden de compra del recurso de información solicitada.
Proceso: Adquirir Recursos en Kiosko del Proveedor
1.- Revisa que los recursos de información seleccionados por los maestros no se encuentren en el catálogo
de biblioteca
2.- Informa al Proveedor los titilos que serán adquiridos por la Biblioteca para que le hagan entrega de los
mismos y procedan a realizar el Recepción y catalogación
Proceso: Recibir Recursos de Información
1.- Recibe las cajas con recursos de Información por parte del proveedor
2.- Verifica que la caja con recursos de Información se encuentre la factura
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BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-ADQUISICIONES
3.- Verifica los siguientes puntos de la factura
*) Nombre de la Universidad
*) Dirección
*) Fecha valida
*) RFC de la Universidad
*) Cedula impresa del proveedor
*) Validez de la factura
*) Cálculo de la factura
*) Verifica los descuentos, gastos de envío y cualquier otro gasto por servicios
*) Los recursos de información que se describen en la misma existan físicamente dentro de la caja
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
4.- Verifica que los recursos de información recibidos estén dentro de los solicitados consultando el listado
de recursos de información. Además de marca en dicha solicitud que ya se recibieron.
Actualiza el campo de Recibido y Fecha dentro del Formato General de Solicitud .
En caso de que algún de los recursos de información no correspondan a los solicitados se los rechaza y
se devuelven al proveedor.
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
5.- Asegura las condiciones físicas de los recursos de información se encuentren en perfecto estado además
de los siguientes puntos dependiendo del recurso que se trate:
Libro: Revisa que toda las hojas estén debidamente cortadas, de lo contrario se hacen los cortes
necesarios para que el material pueda ser utilizado. En caso de encontrar hojas en blanco o el libro en
mal estado se procederá a la devolución del material
Libro con ilustraciones y/o hojas sueltas: Revisa que no se tengan hojas sueltas, o que sus ilustraciones
estén despegadas. De no ser así, se procederá a la devolución del material
CD, DVD y Videos: Verifica que los materiales deben estar en un formato que sea compatible con los
equipos que se tienen en la biblioteca y que las imágenes o archivos se vean con calidad. De no ser así
se procede a la devolución del material.
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
6.- Actualiza en el Formato General de Solicitud el precio unitario de cada uno de los recursos recibido.
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
7.- Registra Clave con lápiz en la parte superior izquierda pegada al lomo en la portada . La clave se arma
de la siguiente forma:
*)Tipo de Adquisición:
**) C: Compra
**) D: Donativo
*) Clave del Comité
*) Precio: Precio Neto por dos
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-ADQUISICIONES
8.- Verifica dentro del Sistema Horizonte modulo de consulta que no exista un registro del recurso de
Información.
En caso de que si existe borra la solicitud compra del libro y genera una nueva solicitud de compra
utilizando el registro que existe dentro del catáogo.
Actualiza el campo de Adquirido anteriormente en el Formato General de Solicitud
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
9.- Elabora una orden de compra por proveedor en el sistema horizonte modulo de adquisiciones
*) Nombre del proveedor
*) Número consecutivo: Orden de compra
*) Ubicación de material : según códigos
*) Evento de gasto: Recibir / Aprobar
*) Colección: según códigos
*) Tipo de item: según códigos
10.- Revisa que los datos del Recursos de Información que se especificó en la solicitud de compra coincidan
con los datos reales del libro consultando el sistema Horizonte módulo de adquisiciones. En caso de que
existieren desviaciones realiza las correcciones dentro de la solicitud de compra.
11.- Coloca el código de barras en el recurso de información de acuerdo a la política de procesos físicos
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
12.- Da de alta en la solicitud de compras en el sistema horizonte modulo de adquisiciones los siguientes
datos:
*) Código de Barras
*) Número de Factura
*) Precio Unitario
13.- Liga la solicitudes de compra a la orden de compra por proveedor en el sistema Horizonte modulo de
Adquisiciones ademas de capturar los siguientes datos:
*) Nota: Clave del Comité y Nombre del Solicitante
*) ITEM: Recurso de Información
*) Usuario: Nombre del solicitante por apellido
14.- Aprueba la solicitud de compra en el Sistema Horizonte modulo de Adquisiciones
15.- Carga el registro al cátalogo de la Biblioteca dentro del sistema Horizonte
16.- Todo los días antes de las 5:00 Pm prepara el carrito con 40 Recursos de información para que los
Consultores en el turno de Noche apoyen en las labores de procesos fisicos de Sellado y Etiquetas de
Seguridad
17.- Coloca las marcas de propiedad y seguridad a los recursos de información de acuerdo a la política de
proceso físicos. En las de mucha carga de trabajo esta labor se apoya en el Consultor de Bibliotecas en
el Turno de la Noche
Relaciones
Politica: Política de Procesos Fisicos
18.- Coloca el recurso de información en el estante de transito
19.- De acuerdo al Ciclo de compra en la semana marcada con cierre de ciclo se le informa a los Proveedores
que todo los recursos de información que se reciban después de esta fecha serán cancelados y
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BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-ADQUISICIONES
devueltos.
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
Proceso: Realizar Devoluciones de Recursos de Información
1.- Separa recursos de información dañados en un estante de devolución de acuerdo a las políticas de
adquisiciones.
2.- Actualiza el estatus del recurso de información en el listado general con el estatus de dañado.
Relaciones
Información: Formato General Solicitudes
3.- Informa al proveedor vía e-mail los recursos de información que no corresponden a las políticas de
recepción de recursos de información, con la siguiente información :
Datos del libro (ISBN, Título, Autor, Editorial)
Motivo de devolución.
Número de factura.
Se hace la observación al proveedor que la devolución física del material se hará al final del ciclo de
recepción.
4.- Nueva Actividad
5.- Al final del ciclo de recepción, prepara paquetes con los recursos de información.
6.- Elabora formato de envío para mensajería interna.
7.- Entrega paquetes a mensajería interna.
8.- Informa al proveedor que se le está enviando el material, además de solicitar las notas de crédito
correspondientes de acuerdo a las políticas fiscales.
9.- Asegura que se reciba las notas de crédito, dándole seguimiento con el proveedor cada 15 días.
Proceso: Pagar a Proveedores
1.- Elabora solicitud de cheques con tres tantos con máquina de escribir con la siguiente información:
*) Centro de Costos
*) Fecha
*) Forma de Pago: Transferencia / Cheque
*) Cantidad: Moneda
*) Nombre del Proveedor
*) Razón del tramite
2.- Busca firmas de autorización de la solicitud de cheque al Director de la Biblioteca y Coordinador de
Procesos Técnicos
3.- Saca una copia de la factura del proveedor
4.- Entrega la factura y solicitud de cheque al área de controlaría
5.- Recibe copia de la solicitud de cheque con el sello de recibido del área de controloría
6.- Archiva la copia de la factura y solicitud de cheques el fólder de pagos a proveedores
7.- Recoge los cheques firmando de recibido la póliza de cheques o la copia de la transferencia de acuerdo a
los niveles de servicio
8.- Saca copia fotostática del cheque
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-ADQUISICIONES
9.- Notifica a los proveedores locales que puede pasar a recoger el cheque al área de procesos técnicos de
la biblioteca
10.- En caso de transferencias notifica al proveedor que ya se le realizo la transferencia electrónica para que
la verifique
11.- Elabora el formato de envío de cheques para proveedores foráneos
12.- Para proveedores foráneos envía el cheque junto con el formato de envío de cheque por mensajería
13.- Entrega cheque a proveedor local, firmando este de recibido en el formato de envío de cheque
14.- Archiva la copia del cheque, transferencia y formato de entrega de cheque en el expediente de pago de
proveedores
Proceso: Evaluar Proveedores
1.- Obtiene la estadística del tiempo de entrega por cada proveedor, para evaluar material bibliográfico
recibido y tiempo de entrega.
2.- Realiza comparación del precio promedio del proveedor vs precio promedio general del año anterior que
se tiene registrado en el reporte del Coordinador de Adquisiciones, para evaluar precios.
3.- Evalúa la cantidad de material recibido por proveedor en base al reporte general de pedido a proveedor ,
el porcentaje de material bibliográfico recibido por cada uno de éstos
4.- Evalúa el número y % de devoluciones por proveedor en base al archivo general de pedido a proveedores
.
5.- Verifica si se recibió retroalimentación por parte de los proveedores en relación al estatus actual en que
se encuentra del material bibliográfico, para evaluar en un escala de mínima a alta esta acción por parte
de los proveedores.
6.- Verifica si se recibió notificación del recibo de pedido vía correo electrónico por parte de los proveedores ,
para evaluar en un escala de sin respuesta a rápida de esta acción por parte de éstos mismos
7.- Revisa las facturas para asegurar que los datos estén correctos y que la información esté legible.
8.- Identificar la dificultad que podrían tener los proveedores para conseguir el material que se les ha
solicitado, para evaluar esta acción en una escala de mínima a alta.
9.- Identificar la ubicación de los proveedores a los que se les solicita el material, ya que esto influye en sus
tiempos de entrega para evaluar esta acción por ciudad y/o país.
10.- Identificar la posibilidad de que un proveedor maneje cualquier tipo de material, considerando los
siguientes indicadores:
*) Sólo en un idioma y/o sólo un área
*) Un área, cualquier idioma
*) Un idioma, cualquier área
*) Cualquier área, cualquier idioma
11.- Vaciar la información en la tabla de puntuación.
12.- Asignar la puntuación para cada criterio anterior, basándose en el documento del Sistema de Evaluación
de Proveedores.
13.- Informa la evaluación de los proveedores al Coordinador de Procesos Técnicos y Director de Biblioteca
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
ADMINISTRATIVO DE BIBLIOTECA
Proceso: Realizar Planeación Anual de la Biblioteca
1.- Archiva la carta compromiso, cedula de proyecto y gráfica de gantt en la carpeta de proyectos
Relaciones
Información: Formato de Carta Compromiso
Información: Cedula de Proyecto
Información: Gráfica de Gantt
Proceso: Dar Seguimiento a los Proyectos
1.- Realiza cita de seguimiento de proyecto con el Responsable del Proyecto
2.- Evalua el avance del proyecto en conjunto con el Responsable del Proyecto en base a evidencia de
entregables. El resultado de la evaluación del proyecto de registra en el Formato de Entrevista
Relaciones
Información: Formato de Entrevista
3.- En caso de que no tenga un avance satisfactorio de acuerdo el plan elabora junto con el Responsable
del Proyecto el formato de 3 Generaciones los siguientes puntos:
* Actividades planeadas en el mes para lograr el objetivo
* Puntos problematicos por lo que no se alcanzo la meta
* Propuesta para resolver los puntos problematicos
Relaciones
Información: Formato de 3 Generaciones
4.- Actualiza el avance en la gráfica de Gantt del proyecto
Relaciones
Información: Gráfica de Gantt
5.- Archiva la gráfica de gantt,formato de entrevista y en caso de que aplique el formato de 3 generaciones
en la carpeta de los proyectos
Relaciones
Información: Gráfica de Gantt
Información: Formato de Entrevista
Información: Formato de 3 Generaciones
Proceso: Administrar Desempeño de Personal
1.- Elabora el diagnóstico del personal de la biblioteca en 4 aspectos:
1) Prefesional vs perfil vs plan maestro
2) Social
3) Proyectos
4) Otros
Relaciones
Información: Diagnóstico de Personal
2.- En base al diagnóstico del personal identifica las áreas de oportunidad por colaborador del equipo de
biblioteca
Relaciones
Información: Diagnóstico de Personal
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
ADMINISTRATIVO DE BIBLIOTECA
3.- Elabora el formato de planeación y evaluación de desempeño del colaborador eb base a las áreas de
oportunidad detectadas, ademas de agregarle los proyectos asignados dentro de la planeación
estrátegica en conjunto con el Coordinador de las Areas de Biblioteca.
El Coordinador Sección firma de visto bueno cada uno de los Formatos
Relaciones
Información: Diagnóstico de Personal
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
4.- Saca una copia de los formatos de planeación y evaluación de desempeño
5.- Entrega el formato de planeación y evaluación de desempeño a Recursos Humanos
Relaciones
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
6.- Archiva formato de planeación y evaluación de desempeño en la carpeta
Relaciones
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
7.- Saca una copia de los formatos de planeación y evaluación de desempeño
8.- Entrega el formato de planeación y evaluación de desempeño a Recursos Humanos
Relaciones
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
9.- Archiva formato de planeación y evaluación de desempeño en la carpeta
Relaciones
Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE BIBLOS
Proceso: Descartar Materiales Bibliográfico de Consulta con la intervención de los Comite
1.- Envía a los Presidentes de los Comités Biblos la relación de los Materiales Bibliográficos de consulta que
tienen asignados así como su estadística de uso tanto en sala como a domicilio.
Relaciones
Informa: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS
2.- Solicita a los Presidentes de Comités Biblos manifiesten su interés en comprometerse a trabajar en un
proceso de descarte de los Materiales Bibliográficos que apoyan a sus Comités.
Solamente a los Comités Biblos que manifiesten este interés se les atenderá para proceder a descartar
sus materiales de consulta, programando en forma escalonada a cada Comité
En caso que un Comité no responda, se asume por parte de la Biblioteca que la decisión de descarte
queda a su consideración
Relaciones
Consulta: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS
3.- Establece un calendario de actividades, así como el compromiso de trabajar en conjunto para llevar a
buen término el descarte.
Relaciones
Consulta: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS
4.- Coordina, en conjunto con el Presidente cada Comité Biblos la ejecución de actividades de descarte
mediante listados.
a) Determinar los materiales de consulta que se quedan en la colección
b) Determinar los materiales de consulta que se descartan de la colección
c) Identificar los materiales de consulta que se tiene en duda mantener o no en la colección
Relaciones
Consulta: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS
5.- Apoyado en los listados anteriores, ratifica, en conjunto con el Presidente y los miembros de cada Comité
Biblos, la selección de Materiales Bibliográficos de consulta a conservar o descartar de la colección
mediante la inspección física de los mismos.
Relaciones
Autoriza: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS
6.- Apoya al Comité Biblos a elaborar la relación de Material Bibliográfico de consulta a descartar (en base a
los requerimientos expresados para este fin por el Área de Catalogación y Clasificación de la Biblioteca).
7.- Pone a consideración de los Presidentes de otros Comités Biblos la relación de materiales de descarte
pudiesen ser de su interés.
8.- Una vez finalizado el proceso de descarte de Material Bibliográfico de consulta con algún Comité Biblos ,
envia un reporte de la actividad al Director de Departamento Académico relacionado.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
ANALISTA DE SISTEMAS ASIGNADO A BIBLIOTECA
Proceso: Dar de Alta BD al Portal de Biblioteca
1.- Confirma con el proveedor si el acceso URL proporcionado es valido para acceso vía IP y URL
2.- Genera un ambiente de cambio de la pagina de las BD utilizando la herramienta LeechFTP
3.- Actualiza o elimina el acceso de la BD en la página en el tema correspondiente dentro del ambiente de
cambio mediante la herramienta dreamwever
4.- Actualiza el ambiente de cambio de la página que administra las BD utilizando la herramienta Leech FTP
5.- Verifica el acceso a la BD utilizando la red UDEM y conexión remota
6.- Informa a los Consultores de Biblioteca y Coordinador de Procesos Técnicos que las BD ya se
encuentrán habilitadas
7.- Generá estadística semanal y mensual por BD
8.- Distribuye las estadísticas de uso de BD a los consultores de las bibliotecas, Director de Biblioteca y
Coordinador de Procesos Técnicos
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
USUARIO
Proceso: Adquirir Recursos de Información Fast Track
1.- Accesa la página WEB de la Biblioteca en la opción de " Sugiere un Libro para Compra "
2.- Captura los siguientes datos para solicitar los recursos de información que requiere, además los datos
del usuario
*) Autor
*) Título
*) ISBN ./ ISSN
*) Editorial
*) Año / Lugar de publicación
*) Edición
*) Proveedor
*) Formato
*) Ubicación
*) Esta en la bibliografía del programa de un curso
*) Materia que cubre
*) Solicitado por
*) Matricula
*) Carrera
*) Teléfono
*) Fecha
*) Comentarios
Proceso: Prestar material bibliográfico
1.- Solicita el préstamo de material bibliográfico en el Área de Circulación y Reserva a Bibliotecario de
Servicio al Público (PyR).
Proceso: Prestar cubículo
1.- Solicita el préstamo de un cubículo en el Área de Circulación y Reserva a Bibliotecario de Servicio al
Público (PyR).
Proceso: Devolver Material Bibliográfico
1.- Presenta Material Bibliográfico para devolución en el área de Circulación y Reserva.
Proceso: Devolver Libros mediante el buzón
1.- Uno por uno deposita cada libro en el buzón de devoluciones de Biblioteca.
Proceso: Apartar material Bibliográfico
1.- Localiza en el catálogo al público el Material Bibliográfico de su interés identificando si éste se encuentra
con estatus "Prestado".
Relaciones
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
2.- Solicita la separación del Material Bibliográfico a través del mismo catálogo confirmado, de ser necesario ,
su # de usuario y su contraseña.
Relaciones
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
3.- Acude al área de Préstamo y Reserva por el MB solicitado.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
USUARIO
Proceso: Atender Préstamo Intrabibliotecario
1.- Solicita a través del Catálogo un Material Bibliográfico disponible en una Biblioteca fuera de su unidad.
El sistema enviará correo electrónico, tanto a la biblioteca donde se tiene el material como a la que lo va
a recibir.
Relaciones
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
Tecnología de Proceso: Correo Electrónico
2.- Acude al área de Préstamo y Reserva por el Material Bibliotacario solicitado.
Proceso: Solicitar préstamo de Material Bibliográfico a biblioteca externa
1.- Busca Material Bibliográfico en catálogo UDEM pero no lo localiza.
Relaciones
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
2.- Localiza Material Bibliográfico en biblioteca externa
accesando a la página web de Biblioteca y en el menú "Convenios", al seleccionarla aparecerá todo lo
relacionado con el servicio de Préstamo Interbibliotecario, las ligas electrónicas dan acceso a las
diferentes Bibliotecas con las que se tiene Convenio
También puede solicitar la ayuda de un Bibliotecario de Servicio al público para localizar un material.
Relaciones
Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico
3.- Al localizar el material, llena la forma anexa en la página Web con los datos de la obra y lugar donde se
localiza y se envía por ese medio.
4.- Devuelve Material en el área de Préstamo y Reserva.
Proceso: Realizar cobranza por envío / devolución de material por préstamo interbibliotec
1.- Paga costo de mensajería en caja del CIAA.
2.- Presenta recibo de pago de mensajería en Biblioteca
Proceso: Atender Consulta / Referencia / Question Point
1.- Realiza pregunta abierta a Consultor de Biblioteca sobre algun tema que desea consultar. Puede ser
personal o virtualmente a través del Pipeline mediante chat o Formulario.
Relaciones
Información: Formulario "Pregunte a un Bibliotecario"
Tecnología de Información: Campus Pipeline
Tecnología de Información: Sistema Question Point
Proceso: Buscar material NO localizado
1.- Reporta al BSPC que no localiza algún material en el lugar que le corresponde.
Proceso: Dar taller de DHI
1.- El maestro o empleado administrativo que le interese algúno de los cursos del CID se inscribe con su
clave en BANNER
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS
Proceso: Seleccionar Recursos de Información por Comité Biblos
1.- Selecciona los libros adquirir dentro del ciclo de compra tomando como base los requerimientos de los
maestros y usuarios, además de consultar los catálogos de recursos de información.
Es importante que no se seleccionen más del 115 % de la cantidad autorizada de libros máximos por
comité.
2.- Elabora la solicitud de recursos de información registrando cada uno de los libros que se solicitan con los
siguientes datos:
*) ISBN
*) Autor
*) Casa Editorial
*) Titulo y subtitulo
*) Clave de la material a que apoya el recurso de información
*) Nombre del solicitante
*) Marcar los libros de Texto
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
3.- Entrega la solicitud de recursos de información dentro de los tiempos establecidos en el ciclo de compra
al Responsable Atención al Comité
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
Proceso: Adquirir Recursos de Información por Maestros
1.- Verifica que los materiales a comprar se encuentren vinculados
2.- Autoriza la compra de los materiales contestando el mail que esta de acuerdo
Proceso: Recibir Donativos de Recursos de Información
1.- Autoriza la integración de los recursos de información al catálogo de la Biblioteca
Proceso: Adquirir Recursos de Información Fast Track
1.- Autoriza la compra del recurso de información dentro de los tiempos establecidos.
En caso de que el Presidente no autorice la compra en dichos tiempos el Responsable de Atención a
Comité consultara al Coordinador de Consulta y Prestamos Interbibliotecarios para validar si el
requerimiento es valido.
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
MAESTRO
Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ferias
1.- Visita la feria del libro para seleccionar Recursos de Información que se encuentren vinculados con las
materias que ellos imparten
2.- Elabora el formato para selección en feria con los siguientes datos:
*) Titulo y Subtitulo
*) Autor
*) Editor
*) ISBN
*) Número de estante dentro de la feria que permita su ubicación posterior
*) Pasillo
Relaciones
Información: Formato para Selección en Feria
3.- Entrega los formato para selección en feria al Coordinador de Procesos Técnicos antes de la fecha tope
Relaciones
Información: Formato para Selección en Feria
Proceso: Adquirir Recursos de Información por Maestros
1.- Elabora solicitud de compra para recursos información que se expondrán en eventos, congresos,
seminarios, talleres, etc.
2.- Envía la solicitud de compra para recursos información al Presidente del Comité Biblos correspondiente
para que autorice la compra de dichos materiales
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
3.- Envía la solicitud de compra de recursos previamente autorizada por el Presidente del Comité vía email
al Coordinador de Procesos Técnicos, tomando en cuenta los tiempos establecidos en la política de
compra de recursos de información
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
4.- Adquiere el recurso de información apegandose a lo establecido en la política de recursos de información
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
5.- Entrega los recursos de información junto con la factura al Coordinador de Procesos Técnicos
Proceso: Adquirir Recursos en Kiosko del Proveedor
1.- Durante el evento los maestros seleccionan los recursos de información
2.- Elaboran el formato de seleccón registrando la siguiente información:
*) Titulo
*) Autor
*) COmité
*) Nombre del solicitante
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
RESPONSABLE DE PROYECTO
Proceso: DESARROLLAR HABILIDADES INFORMATIVAS
1.- Desarrolla programas de Desarrollo de Habilidades de Información
2.- Promociona los programas de DHI mediante los siguientes medios: Brochures, Posters, Invitación a
maestros y portal de Biblioteca.
3.- Imparte taller de DHI a usuarios de Biblioteca.
4.- Certifica a usuarios a partir del cumplimiento de requisitos de normatividad.
Proceso: Realizar Planeación Anual de la Biblioteca
1.- Elabora la cedula del proyecto, carta compromiso y la grafica de Gant
Relaciones
Información: Formato de Carta Compromiso
Información: Cedula de Proyecto
Información: Gráfica de Gantt
2.- Entrega la carta compromiso, cedula proyecto y gráfica de gantt al Director de Biblioteca
Relaciones
Información: Formato de Carta Compromiso
Información: Cedula de Proyecto
Información: Gráfica de Gantt
Proceso: Dar Seguimiento a los Proyectos
1.- Firma de conformidad el avance mostrado en la gráfica de gantt, formato de entrevista y en caso de que
aplique el formato de 3 generaciones
Relaciones
Información: Gráfica de Gantt
Información: Formato de Entrevista
Información: Formato de 3 Generaciones
2.- Bimestralmente presenta el resultado de los proyectos al Director de Biblioteca y Director de Servicios
Educativos e informatica
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CID
Proceso: Dar taller de DHI
1.- Mensualmente publica cursos que va a ofrecer, entre ellos los que imparte la Biblioteca
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COMITÉ TÉCNICO DE BIBLIOTECA
Proceso: Preparar realización de inventario
1.- Aprueba proyecto, fecha y presupuesto para levantamiento de inventario anual de biblioteca.
2.- Confirma con los coordinadores de cada área de biblioteca, cuántas personas y quiénes estarán
disponibles para participar en el inventario.
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COORDINADOR DE PUBLICACIONES
Proceso: Tramitar Derechos de Autor
1.- Negocia la publicación de un libro con casa editora, siempre y cuando sea una obra desarrollada por un
Maestro, dentro de la UDEM o por encargo
2.- Solicita el registro de derechos de autor a Coordinador de Consulta y Préstamo Interbibliotecario. Si es un
libro solicita ISBN.
3.- Manda imprimir la edición de libro con el ISBN.
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VIGILANTE
Proceso: Iniciar operación diaria
1.- Recoge periódicos en caseta de vigilancia para llevarlos al área de consulta.
2.- Llega a la Biblioteca a las 7:00 hrs de lunes a viernes y a las 8:00 hrs del sábado y enciende la
iluminación y verifica que el aire acondicionado esté encendido.
3.- Lee la bitácora del día anterior si hubo alguna novedad que requiera seguimiento.
4.- Realiza rondín por todas las áreas de Biblioteca para identificar desperfectos, goteras, puertas abiertas,
etc. registrando cualquier situación en la bitácora.
5.- Abre la puerta del sótano, la chapa que utiliza llave.
6.- Prueba funcionamiento de equipo de seguridad de la entrada, pasa dos veces por cada pasillo con un
libro.
7.- Registra en bitácola la llegada de los empleados de Biblioteca y de personal de intendencia.
8.- Abre al público el acceso a Biblioteca de acuerdo al horario de servicio establecido.
Proceso: Cerrar opeación diaria
1.- 15 minutos antes de la hora de cierre de la Biblioteca, realiza recorrido por la biblioteca, comunica
anticipadamente la hora de cierre.
2.- Realiza recorrido final por todas las áreas de la Biblioteca verificando que ya salió el todo el personal.
3.- Apaga ilumninación.
4.- Verifica apagado de aire acondicionado.
5.- Cierra puerta de sótano con llave manual.
6.- Registra cierre de Biblioteca en bitácora con sus observaciones.
7.- Cierra acceso principal de Biblioteca.
Proceso: Atender activación de alarmas de pasillo de seguridad
1.- Cuando se active la alarma al pasar un usuario por el pasillo de seguridad, lo retiene y le solicita revisar
sus pertenencias.
2.- Solicita al usuario que saque sus pertenencias para revisarlas, no debe volver a pasar al usuario o sus
pertenencias por el pasillo de seguridad para evitar la activación de la alarma.
3.- Identifica al usuario - Nombre, matrícula, carrera - solicitando su credencial de la UDEM y registrándolo
en su bitácora.
a) En caso que el usuario no porte su credencial, solicita al usuario que lo acompañe al área de Préstamo
y Reserva para confirmar los datos.
b) Si el usuario se niega a identificarse o no permite la revisión de sus pertenencias, solicita el apoyo del
personal de Biblioteca
4.- Identifica el Material Bibliográfico que causó la activación de la alarma:
a) Si es material Bibliográfico de la UDEM, verifica que el material haya sido debidamente prestado (con
la boleta de préstamo) o bien, no fue debidamente desactivado
b) Si es material ajeno a la UDEM verifica con el personal de Préstamo y Reserva la posibilidad de
desactivarlo
5.- Registra en Bitácora la causa de la activación y si procedió alguna acción:
1. Materiales prestados, pero mal desactivados
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VIGILANTE
2. Intento de sustracción de materiales mutilados
3. Intento de sustracción de Libros, Revistas u otros
4. Alarma suena en falso por video de otro lugar
5. Alarma suena en falso por materiales de preparatorias
6. Alarma suena por objeto propiedad del usuario - bolsa - mochila, etc. - trae cintilla extraña
7. Alarma sonó en falso (sin ninguna razón)
8. Alarma suena por materiales en reserva
9. Materiales que sonaron al entrar, pero no son de nuestra propiedad
10. Materiales que NO sonaron al salir, pero cuando regresó el usuario la alarma sonó
11. Alarma suena mientras el vigilante está ocupado en otra actividad o lejos del pasillo de seguridad
12. Otras causas. Especifique:
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RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE
Proceso: Seleccionar Recursos de Información por Comité Biblos
1.- Informa al Presidente del Comité de la cantidad de libros autorizados a comprar, la fecha tope , además
de proporcionarle los catálogos y el formato de solicitud de recursos de información
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
2.- Valida que la información dentro de la solicitud de recursos de información sea suficiente para realizar la
compra
*) ISBN sea correcto
*) Titulo y subtitulo
*) Editorial
*) Autor
*) Clave de la materia
*) Nombre del solicitante
En caso de que alguno de los datos no sea correcto realiza la corrección dentro del formato de solicitud
de recursos de información. Cuando falte un dato o sea incorrecto que no permita poder identificar el
libro o que no se tenga la material a que apoya y el nombre del solicitante se le solicitará al Presidente del
Comité para que apoye en completar dicha información.
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
3.- Verifica que no exista el recurso de información dentro del acervo de la biblioteca consultando el catalogo
dentro del Sistema Horizonte
En caso de que el libro exista cancela la compra e informa al Comité de que dicho libro ya existe.
4.- Asegura que el número de libros que se solicitaron no sobrepase a los autorizados por Comité
5.- Entrega la solicitud de recursos de información al Coordinador de Procesos Técnicos dentro de los plazos
establecidos en el ciclo de compra
Relaciones
Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
Proceso: Recibir Donativos de Recursos de Información
1.- Elabora el listado de los recursos de información donados con los datos de los recursos de información
en base al formato de Listado de Donativos para evaluar por Comité
Relaciones
Información: Listado de Donativos para Evaluar por el Comité
2.- Verifica cada uno de los recursos de información no existan en el acervo de la biblioteca consultando el
sistema Horizonte modulo consulta.
Tolo los recursos que ya estén disponibles en la biblioteca los separa marcando como duplicados en el
formato de solicitud de recursos de información.
Relaciones
Información: Listado de Donativos para Evaluar por el Comité
3.- Revisa la vinculación académica de cada uno de los recursos de información donados consultando al
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RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE
Presidente del Comité y los maestros.
4.- Registra los recursos de información autorizados y rechazados en el formato de solicitud de recursos
marcando en el mismo la palabra aceptado o rechazado según sea el caso usando el formato de Listado
de Donativos para evaluar por Comité
Relaciones
Información: Listado de Donativos para Evaluar por el Comité
5.- Complementa los datos de los recursos de información autorizados en la solicitud de recursos de
información :
*) ISBN
*) Autor
*) Casa Editorial
*) Titulo y subtitulo
*) Clave de la material a que apoya el recurso de información
*) Nombre del solicitante: Donativo
Relaciones
Información: Listado de Donativos para Evaluar por el Comité
6.- Entrega los recursos de información y el formato de solicitud de recursos de información al Bibliotecario
de Procesos Técnicos-Adquisiciones
Relaciones
Información: Listado de Donativos para Evaluar por el Comité
Proceso: Adquirir Recursos de Información Fast Track
1.- Verifica que el recurso de información no exista en el catálogo de la Biblioteca.
En caso de que exista el recurso de información le informa al usuario que dicho recurso existe y cancela
la solicitud.
2.- Verifica la solicitud de recurso de información con el presidente del Comité Biblos para ver si es factible la
compra en base a que él recurso se encuentre vinculado a una materia.
En caso de que sea autorizado el recurso y no exista presupuesto disponible, dicho recurso será
considerado en la compra del siguiente ciclo.
3.- Busca el recurso de información en las páginas web de los proveedores autorizados
4.- Selecciona el recurso de información en la base de datos del proveedor especificando:
*) Custome code
*) Cuantity
*) Fund: Clave del Presupuesto
*) Location: ADQ
*) Departamento: Comité
Relaciones
Politica: Política de Compra de Recursos de Información
5.- Informa al Bibliotecario de Procesos Técnicos-Adquisiciones que ya se busco y selecciono el recurso de
información para que él liberé el requerimiento
6.- En el caso de que el recurso de información no se encuentre dentro de las bases de datos de los
proveedores se elabora la solicitud de compra y se le solicita al Bibliotecario de Procesos
Tecnicos-Adquisiciones que coloque la orden con los proveedores especializados en libros de difícil
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RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE
localización
Proceso: Descartar Materiales Bibliográfico de Consulta con la intervención de los Comite
1.- Identifica los Materiales Bibliográficos de consulta asignados a los Comité Biblos que atiende que tienen
el menor uso durante los últimos 2 años.
Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones
COMITÉ INTERNO DE DESCARTE
Proceso: Descartar Materiales Bibliográfico de Consulta con la intervención de los Comite
1.- Evalúa si los Materiales Bibliográficos de consulta a descartar pudiesen ser de utilidad a otro comité.
2.- Entrega al Coordinador de Procesos Técnicos la relación definitiva de Material Bibliográfico de Consulta a
descartar.
Relaciones
Informa: COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS
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