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Profo. Ricardo Villar roel Dávalos, Dr . Eng.
Palhoça, Março de 2006
Organização, Sistemas e Métodos: conceitos 2
UNISUL – Organização, Sistemas e Métodos 2006
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Organização, Sistemas e Métodos: conceitos Aspectos Gerais
� No final dos anos 50 nasceu a “era da informação” , quando pela primeira vez os trabalhadores administrativos ultrapassaram em número os trabalhadores da administração (TAKESHY e SCAICO, 1997).
� Segundo estudos da IBM constatou-se que somente 2% de todos os dados das empresas estão atualmente armazenados em computadores.
� O desenvolvimento de Sistemas de Informação (SI) e a adequada implementação das novas tecnologias da informação no âmbito das organizações constituem-se em uma evolução na direção de um melhor enfoque sobre a qualidade da informação, e conseqüentemente de realização dos objetivos empresariais.
� A Figura 1.1 ilustra a defasagem (GAP) existente entre o desenvolvimento das tecnologias em geral e da evolução das técnicas de gestão aplicadas às organizações (TAKESHY e SCAICO, 1997).
Figura 1.1 Defasagem entre Tecnologia e Técnicas de Gestão
� A evolução do desenvolvimento de SI e a adequada implementação das novas tecnologias passam, necessariamente, pelo estabelecimento da competente compreensão da organização.
� As principais causas da mortalidade empresarial tem raízes fixadas na defasagem (GAP) entre os desafios criados pela revolução tecnológica e as respostas dadas pelos executivos das organizações.
� Era da informação (terceira onda) tem pouco mas de 50 anos de existência, contra a evolução dos 300 anos de experiência nos processos produtivos (revolução industrial ou segunda onda).
� A implementação dos SI tem auxiliado a superar o GAP.
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� A aplicação das tecnologias da informação desenvolvida no clima criado pelas tendências empresariais dos anos 70 e 80 ainda não atingiu a sua maturidade tão desejada pelos executivos das empresas dos tempos modernos.
� Nos anos 90, estas aplicações foram mais uma reação, ou mecanização e automatização de rotinas existentes, do que mudanças proativas voltadas à melhoria dos resultados corporativos.
� Nesta postura proativa é que pode ser inserida a tecnologia de processos sistêmicos aplicada a resolução das questões críticas, tais como redução do tempo de chegada de suprimento e de insumos produtivos, do ciclo de entrega e expedição de produtos/serviços, do tempo de resposta a modificações na empresa e outros fatores estratégicos à própria sobrevivência das organizações.
� A melhoria da produtividade das organizações, advinda da melhoria do fator tecnologia, compreende não aquela aplicada aos produtos e processos de produção, como também principalmente, aquela tecnologia aplicada à gestão composta pelos: sistemas/tecnologias da informação, processos sistêmicos, configuração organizacional, recursos humanos, e técnicas de organização e métodos (layout, fluxogramas, instrumentos analíticos, formulários, manuais, etc).
� Quatro fases da Engenharia da Informação (MARTIN, 1991): o Planejamento estratégico de informações: Passos estratégicos, objetivos da alta
administração e fatores de sucesso críticos, etc. o Análise da área de negócios: Relativa ao levantamento dos processos
necessários. o Projeto do sistema: Relativo à forma pela qual os processos selecionados são
implementados em procedimentos. o Construção: Implementação dos procedimentos.
Figura 1.2 Fases da Engenharia da Informação
Planejar
Analisar
Projetar
Construir
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Organização
� Associação ou instituição com objetivos definidos (CRUZ, 1998, p.33)
� Tipo de associação em que os indivíduos se dedicam a tarefas complexas e estão entre si relacionados por um consciente e sistemático estabelecimento e consecução de objetivos, mutuamente aceitos (CURY, 2000, p.115)
� Ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos (OLIVEIRA, 2000, p.80)
Qualquer organização – um departamento de governo, um serviço público, uma companhia comercial ou mercantil ou qualquer outra associação de pessoas unidas por um interesse comum – pode ser definida por sua estrutura, pela combinação de pessoas, máquinas e normas de atuação. Porém, dentro do conceito dinâmico de “sistemas” , pensamos a organização como um complexo entremeado de canais através dos quais os produtos, serviços, recursos e fluxo de informações transitam de um ponto a outro dentro da organização e, também, entre a organização e seu entorno (BALLESTERO-ALVAREZ, 1997, p.17).
Figura 1.3 Estrutura Organizacional da Empresa
Sistema
� Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada (CRUZ, 1998, p.33).
� Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função (OLIVEIRA, 2000, p.491).�
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Von Bertalanffy, o precursor da teoria geral de sistemas, começou comparando sistemas nas diversas áreas das Ciências Físicas. Suas conclusões permitiram-lhe identificar alguns conceitos básicos de sistemas que eram suscetíveis de aplicação em outros campos.
Os resultados dessas observações motivaram outros estudos e suposições desenvolvidas por Wiener, abrindo novos campos para a ciência, como a cibernética. Esta, por sua vez, se baseia nos conceitos de realimentação para análise de problemas gerais de sistemas. Também a administração se utiliza desses conceitos para a compreensão de fenômenos dinâmicos.
Sistemas administrativos sofreram forte evolução em sua análise, desenvolvimento e aplicação por meio da moderna técnica administrativa da reengenharia, quer em nível estratégico, organizacional, quer de processos. �
Método Metodologia Científica Ciência: Conhecimento racional, metódico e sistemático, capaz de ser submetido a verificação Metodologia: Visão concreta e operacionalização do método Método: Caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim Técnica e Processo: Execução do método Resumo: O método estabelece o que fazer, a técnica nos diz como fazer, assegurando e instrumentalizando a ação das fases metodológicas. Definição de Método em O&M
� Conjunto de procedimentos ordenados e lógicos para obter-se a melhor performance operacional (LUPORINI e PINTO, 1985, p.25).�
Organização e Métodos (O& M): Introdução de métodos de administração e estruturas nas organizações para reduzir custos sem causar danos à estrutura social da empresa.
Processo
� Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas (CRUZ, 1998, p.33) �
� Um processo é um grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes (HAMMER e CHAMPY, 1994, apud GONÇALVES 2000, p.7).
� Atividade ou conjunto de atividades que toma um insumo (input), adiciona valor a ele e fornece uma saída (output) a um cliente específico. Os processos utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes. A Figura 1.3 a seguir, apresenta um esquema geral dos processos.
Ciência Metodologia Método
Técnica
Processo
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Figura 1.3 Esquema geral dos processos
Um processo de negócio (BP – Business Process) compreende um conjunto de
atividades realizadas na empresa, associadas às informações que manipula, utilizando os recursos e a organização da empresa. Forma uma unidade coesa e deve ser focalizado em um tipo de negócio, que normalmente está direcionado a um determinado mercado/cliente, com fornecedores bem definidos, conforme ilustrado na Figura 1.4.
Figura 1.4 Processo de negócio A Figura 1.5 ilustra os diversos usos dos processos, tal como, na Reengenharia de
Processos de Negócio, Gestão da Qualidade Total, Custo Baseado em Atividades (ABC), referência para a realização de atividades de benchmarking e a implantação de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning).
Figura 1.5 Utilização dos Processos de negócio
Insumo (input)
saída (output)
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Atividade
� Qualquer ação ou trabalho específico (CRUZ, 1998, p.33)
Referencias bibliográficas
AYRES, N. M. Organização, Sistemas e Métodos - Notas de aula. Palhoça, Unisul, 2000. BALLESTERO-ALVAREZ M. E. Manual de Organização, Sistemas e Métodos: Abordagem
teórica e prática da engenharia da informação. São Paulo: Atlas, 1997, 249 p. CHINELATO FILHO, J. O & M integrado à informática. Rio de janeiro: Livros Técnicos e
Científicos, 1998, 285 p. CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.
CRUZ, T. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia da informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 1998.
CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. 7a. ed, São Paulo: Atlas, 2000. GONÇALVES, J. As empresas são grandes coleções de processos. RAE – Revista de
Administração de Empresas, São Paulo. v. 40, n. 1, p. 6-19, Jan / Mar. 2000 LUPORINI, C.; PINTO, N. Sistemas Administrativos: uma abordagem moderna de O&M.
São Paulo: Atlas, 1985. MARTIN, J. Engenharia da Informação: Introdução. Rio de Janeiro: Campus, 1991, 196p. OLIVEIRA, D. Sistemas, Organização & Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo,
Atlas, 2000. SIMCSIK, T. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Futura, 2000. 479 p. TAKESHY, T.; SCAICO, O. Organização flexível: Qualidade na gestão por processos. São
Paulo: Atlas, 1997, 335 p.
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2 Organização, Sistemas e Métodos: evolução
2.1. Introdução Or igem da O& M: Wobdrow Wilson (1913 – 1921) Departamento do Tesouro Britânico (1940) Serviço Público Brasileiro (1955) Funções O& M: Promover eficiência do pessoal Reduzir o pessoal Fazer mais trabalho pelo mesmo custo Escola clássica Estrutural Elaborar manuais de procedimentos Analisar e projetar formulários Abordagens Atuais: Estrutural Tecnológica Estratégica Comportamental Humana Visão atual exige maior competência dos profissionais de OSM 2.2. Visão tradicional Organização & Métodos (O& M)
� Objetivo: ORGANIZAR
� Sistema: Conjunto de eventos cíclicos
� Funções: Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica (CRUZ, 1998, p.34) �
- desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais
- desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional - desenho, racionalização e normatização de formulários - normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa
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2.3 Deter ioração de empresas (CHINELATO FILHO, 1998) Tabela 2.1 Processo de deter ioração das empresas
Ciclo Vital Empresas industr iais [%]
Empresas Comerciais [%]
Até os 10 anos de vida
81,3 71,9
De 10 a 20 anos de vida
12,3 17,4
De 20 a 30 anos de vida
3,8 5,2
De 30 a 40 anos de vida
1,3 1,8
De 50 a 60 anos de vida
0,8 1,5
[%] Percentual das empresas que se deterioram ou desaparecem As causas fundamentais do processo de deterioração são:
� Paradigmas ultrapassados � Desconhecimento administrativo � Desequilíbrio e inexperiência dos chefes de empresa � Falta de especialização no setor � Negligencia � Fraude � Infortúnios � Causas desconhecidas
Acrescentando alguns fatores relacionados com as causas:
� Indefinição dos objetivos e metas � Incoerência entre planejamento e execução � Indefinição na definição do trabalho � Descoordenação do poder decisório � Obscuridade das políticas e diretrizes � Excesso de centralização e personalismo do chefe superior � Imprecisões no processo de comunicação � Falta de interação com a sociedade e o ambiente externo � Sentimento negativo dos empregados com relação à organização � Existência de focos crônicos de desperdício
o Tempo (atrasos, interrupções, retardamento, etc.) o Esforços (trabalho sem valor agregado, sincronização,
programação, deslocamento, armazenagem, etc)
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2.4 O destino da área O&M (CALDAS, 1999)
� No período 1985-1997, foi diminuída a função da área O&M nas organizações
� Fatores condicionantes: � mudanças no modelo de gestão � desenvolvimento da tecnologia de informação � incremento da competitividade � Autodeterioração da O&M tradicional
� Destino da área de O&M:
2.5 Visão atual 2.5.1 Analista de Processos
� preocupa-se com como fazer � Criação, implantação e melhoria do processo que vai suportar o negócio � Busca o desenvolvimento de atividades que agregam valor ao produto ou serviço
produzido
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2.5.2 Analista de Sistemas
� preocupa-se com como automatizar o processo � define sistemas que visam atender às necessidades do usuário
2.5.3 Analista de Negócios
� preocupa-se com o que fazer �� busca melhores oportunidades negocio � analisa tendências � cria novos produtos � recria produtos existentes
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2.5.4 Uma Visão integrada
2.5.5 Habilidades
� Técnicas - Levantar dados, analisar, elaborar e implantar sistemas administrativos�
- Lidar com programas, processos, processamentos, métodos e técnicas de análise administrativa,
- Manusear equipamentos específicos, como computadores - Reunir idéias de forma lógica (concentração e concisão)
- Conhecimento das ferramentas e processos que a empresa usa (generalista que trabalhará com especialistas sabendo integrar as informações)
� Humanas - Capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender atitudes
e motivações e aplicar uma liderança eficaz. �
- Saber ouvir, observar e argumentar
- Saber lidar com as resistências � Conceituais
- Compreender as complexidades da empresa como um todo e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da estrutura organizacional da empresa�
- Atuar de acordo com os objetivos e as necessidades da empresa
“O profissional de tecnologia é um homem de negócios tanto quanto o de marketing e o de vendas. Ele precisa pensar o tempo inteiro como a tecnologia pode estar sendo utilizada para melhorar os processos, diminuir os custos e de que forma pode estar agregando soluções para que o core business esteja acontecendo de forma cada vez mais competitiva no mercado.”
(InformationWeek, fev 2001) )
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Referências bibliográficas
AYRES, N. M. Organização, Sistemas e Métodos - Notas de aula. Palhoça, Unisul, 2000.
CALDAS, M. O triste destino da área de O&M – I. RAE– Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v.39, n.3, p.6-16, Jul./Set. 1999.
CALDAS, M. O Triste Destino da Área de O&M – II. ERA – Revista de Administração de Empresas, São Paulo.
CHINELATO FILHO, J. O & M integrado à informática. Rio de janeiro: Livros Técnicos e
Científicos, 1998, 285 p.
CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.
CRUZ, T. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia da informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 1998.
OLIVEIRA, D. Sistemas, Organização & Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo, Atlas, 2000.
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Evolução das Organizações e Teorias administrativas
3.1. Fases das empresas
3.2. Teorias administrativas
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Teorias Administrativas Principais enfoques Ênfase
Racionalização do Trabalho no Nível Operacional. Nas tarefas
Clássica
Organização Formal. Princípios Gerais da Administração. Funções do Administrador.
Estruturalista
Múltipla Abordagem: Organização Formal e Informal. Análise Intra-Organizacional e Análise Interorganizacional.
Na estrutura
Sistemas Abertos Relação entre Estrutura e Ambiente
No Ambiente
Teoria da Contingência
Análise Ambiental (imperativo Ambiental). Administração da Tecnologia (imperativo Tecnológico). Abordagem de Sistema Aberto.
Na Tecnologia
Relações Humanas Organização Informal. Motivação, Liderança, Comunicação e Dinâmica de grupo.
Nas Pessoas
ENFASE NAS TAREFAS
A ênfase nas tarefas é uma abordagem microscópica feita no nível do operário e não no nível da empresa tomada como urna totalidade. É uma abordagem mecanicista por envolver um conjunto de fatores (estudo de tempos e movimentos, seleção científica do operário, aplicação do método planejado racionalmente, medidas para reduzir ou neutralizar a fadiga, estabelecimento de padrões de produção etc.), como se cada um deles contribuísse deterministicamente para a maximização da eficiência, como se fossem dentes de uma grande engrenagem.
ÊNFASE NAS PESSOAS
A ênfase nas pessoas centra em que administrar é, sobretudo, lidar com pessoas. Esta abordagem procura enfatizar as pessoas dentro das empresas, deixando em segundo plano a estrutura e as tarefas. É a chamada abordagem humanística.
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ENFASE NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A ênfase na estrutura traz embutido que administrar é sobretudo planejar e organizar a estrutura de órgãos e de cargos que compõem a empresa, e dirigir e controlar as suas atividades. Verifica-se que a eficiência da empresa é muito mais do que a soma da eficiência dos seus trabalhadores, e que ela deve ser alcançada por meio da racionalidade, isto é, da adequação dos meios (órgãos e cargos) aos fins que se deseja alcançar. A preocupação com a estrutura da organização constitui uma enorme ampliação do objeto de estudo da T.A. A microabordagem no nível individual de cada operário com relação à tarefa é enormemente ampliada no nível da empresa como uma totalidade em relação a sua estrutura organizacional.
ENFASE NA TECNOLOCIA
A ênfase na tecnologia aborda que administrar é lidar com a tecnologia, a fim de extrair dela a máxima eficiência possível.
ENFASE NO AMBIENTE
A ênfase no ambiente traz que administrar é, sobretudo, lidar com as demandas do ambiente e obter o máximo de e.ficácia da empresa. Referencias bibliográficas
ARAUJO, L. Organização, Sistemas e Métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional. São Paulo: Atlas, 2000. CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. 3a. ed. São Paulo: Makron
Books, 2000. CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.
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