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Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 1 / 21
Notice Bénévoles & Formations 23 février 2017
Sommaire 1 Présentation ............................................................................................................................................... 2
1.1 Objectif ................................................................................................................................................ 2
1.2 Périmètres ........................................................................................................................................... 2
1.3 Déclaration CNIL .................................................................................................................................. 2
2 Les Entités .................................................................................................................................................. 3
3 Le bénévole ................................................................................................................................................ 3
3.1 Droit..................................................................................................................................................... 3
3.2 Identifiant, mot de passe .................................................................................................................... 5
3.3 Activité................................................................................................................................................. 5
3.4 Annuaire .............................................................................................................................................. 5
3.5 Prise en compte des modifications ..................................................................................................... 5
4 La formation ............................................................................................................................................... 6
4.1 Module ................................................................................................................................................ 6
4.2 Session ................................................................................................................................................. 6
5 La Page d’accueil ........................................................................................................................................ 6
6 Le contexte technique ............................................................................................................................... 7
7 Le contenu.................................................................................................................................................. 7
7.1 Description d’un bénévole .................................................................................................................. 7
7.2 Description d’une session de formation ............................................................................................ 7
7.3 Description d’une antenne .................................................................................................................. 8
7.4 Description d’un centre ....................................................................................................................... 8
7.5 Description d’une annexe ................................................................................................................... 9
8 Les fonctions accessibles selon les droits de l’utilisateur ........................................................................ 10
8.1 Animateur.......................................................................................................................................... 10
8.1.1 Créer un bénévole...................................................................................................................... 11
8.1.2 Inscrire un bénévole à une session ............................................................................................ 12
8.2 Suivi de centre ................................................................................................................................... 15
8.3 Chargé de formation ......................................................................................................................... 16
8.4 Administrateur AD............................................................................................................................. 17
8.5 Administrateur .................................................................................................................................. 18
9 Les listes (extrait) ..................................................................................................................................... 19
9.1 Annuaire ............................................................................................................................................ 19
9.2 Savoir faire......................................................................................................................................... 19
9.3 Formations recommandées par activité (principe)........................................................................... 20
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 2 / 21
1 PRESENTATION
1.1 OBJECTIF
Une Association Départementale des Restos du Cœur se doit de contracter une assurance pour ses
bénévoles et de leur dispenser les formations utiles à leur action. Chaque AD doit donc disposer d’un outil pour décrire les bénévoles actifs et suivre leur formation
Dans ce but et en accord avec le service informatique de l’Association Nationale, l’Association
Départementale de l’Ain a pris contact avec l’IUT Informatique de Bourg en Bress e (Université Lyon 1) pour créer sur Internet un site interactif de gestion de ses bénévoles. Dans le cadre d’un projet tuto ré de
2°année DUT Informatique de l’Université Lyon 1 à Bourg en Bresse, Mélanie Paday, Raynald Dantigny, Baptiste Lebeau et Ludovic Le Brech ont construit ce site en 2014. Flavie, bénévole de l’AD01, assure la
maintenance et la mise à disposition des évolutions. Le site est implanté sur un des serveurs des Restos du Cœur et accessible à l’adresse suivante (avec _ entre ad et bénévoles)
ad_benevoles.restosducoeur.org
1.2 PERIMETRES
L’organisation hiérarchique du site permet de décrire des antennes, des AD, des centres et des annexes avec des droits d’utilisateurs adaptés à chaque niveau
1.3 DECLARATION CNIL
La gestion des membres d’une association donne lieu à la dispense de déclaration CNIL suivante : « La dispense n°7 (ancienne norme simplifiée n°15) concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre
par tout organisme privé ou public à des fins d’information et de communication externe. Elle s’applique aux sites internet institutionnels et aux fichiers de contacts. Elle exclut toute utilisation commerciale ou politique des données traitées. La dispense prévoit que seules peuven t
être enregistrées les données relatives à l ’identité, la vie professionnelle, les centres d’intérêts de la personne concernée, à l ’exception des données dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, l’état de santé ou la vie sexuelle des personnes.
Ces données peuvent être conservées pendant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités prévues et une mise à jour annuelle doit être prévue. Les personnes concernées doivent être informées lors de la collecte des données de l ’utilisation ultérieure de ces
données à des fins de communication ou d’information, et mises en mesure de s’y opposer »
La page d’accueil de chaque AD doit rappeler l’obligation d’information des bénévoles Les informations recueillies sont nécessaires à la gestion de l ’AD et font l ’objet d’un traitement informatique. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, chacun bénéficie d’un droit d’ac cès et de
rectification aux informations le concernant. Les animateurs de centre sont garants de l’exercice de ce droit.
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 3 / 21
2 LES ENTITES Par ordre hiérarchique décroissant, on trouve :
- L’antenne o La création d’une antenne génère automatiquement la création d’une AD du même nom
- L’AD (Association Départementale) o La création d’une AD entraine automatiquement la création d’un centre du même nom
Ceci permet de décrire les bénévoles rattachés directement à l’AD - Le centre
o Un centre est l’entité Restos à laquelle on peut rattacher des bénévoles o Un centre fait partie d’une AD qui fait elle-même partie d’une Antenne
o La notion de centre s’applique à tous les types de structure Restos : centre de distribution, Antenne, AD, entrepôt…
- L’annexe o Une annexe est un sous ensemble d’un centre
o Un bénévole est créé dans un centre avec, si besoin, l’indication de rattachement à une annexe du centre
Cas particuliers - Le centre Formation Externe
o C’est un centre fictif qui regroupe les bénévoles génériques comme Formateur externe o C’est un centre créé manuellement dans chaque AD
- L’Antenne Apprentissage o C’est une antenne fictive destinée à la formation des utilisateurs o Elle a été créée avec 2 AD et plusieurs centres
Des identifiants particuliers permettent d’accéder à cet espace qui est géré strictement de la même manière que les entités réelles
3 LE BENEVOLE
3.1 DROITS
L’utilisateur dispose de droits qui valident l'accès à certaines actions et le périmètre d'action
Droits Périmètre
Actions Centre AD AN
Bénévole Pas d’accès au site
Gestion centre x
Création / modification des bénévoles de son centre Inscription des bénévoles de son centre à une formation Changement des droits d’un bénévole Gestion des mots de passe
Suivi de centre x Idem Gestion centre pour tous les centres de son AD
Chargé de formation
x Idem Suivi de centre sauf la partie création / modification des bénévoles
Création, modification, validation des sessions de formation
Administrateur AD
x
Toutes les fonctions : Animateur, Suivi de centre et Chargé de formation pour son AD
Création / Modification des centres et annexes de son AD Changement des droits d’un bénévole (sauf Administrateur) Mise à jour du message de bienvenue
Administrateur x Idem Administrateur AD pour toutes les Antennes Création / modification des Antennes, Centres et Annexes
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 4 / 21
Mise à jour des listes Activité, Module, Savoir-faire et Annuaire
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 5 / 21
Les changements de droits sont gérés à plusieurs niveaux
Les droits sont gérés par
Droits Gestion centre Suivi de centre Administrateur
AD Administrateur
général
Bénévole temporaire x x x x
Bénévole x x x x Animateur x x x x
Suivi de centre x x Chargé de formation x x
Administrateur AD x Administrateur général x
Tous les bénévoles sont comptés comme actifs sauf les bénévoles temporaires et ceux rattachés au centre Formation Externe
3.2 IDENTIFIANT, MOT DE PASSE
Tous les bénévoles avec des droits autre que bénévole et bénévole temporaire ont accès au site via un identifiant / mot de passe géré à partir du niveau Gestion centre. La création des identifiants et mots de passe est soumise aux règles suivantes :
Identifiant Mot de passe 8 caractères
Au moins 3 chiffres Au moins 5 lettres
Contrôle majuscule / minuscule
De 7 à 10 caractères
Au moins 1 chiffre Au moins 1 caractère spécial
Au moins 2 majuscules Au moins 2 minuscules
3.3 ACTIVITE
L’activité définit le domaine d'action du bénévole : accueil, distribution, inscription... La participation aux formations obligatoires est recherchée à partir de l'activité L’activité Animateur de formation caractérise la possibilité d’animer des sessions de formation. Le libellé de cette activité n’est pas modifiable et elle ne peut être rendue obsolète.
3.4 ANNUAIRE
L'annuaire définit le niveau de responsabilité
un responsable des inscriptions est noté Inscription en Activité et Resp Inscription en Annuaire l'édition d'un centre liste les coordonnées du centre et de ses différents responsables
3.5 PRISE EN COMPTE DES MODIFICATIONS
Tout changement (création d’un bénévole, modification d’une activité, passage inactif…) est pris en compte le jour de la modification
Il n’est actuellement pas gardé de trace des modifications
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 6 / 21
4 LA FORMATION
4.1 MODULE
Les modules de formation sont définis par l’AN
La liste des modules est gérée par l’Administrateur général
4.2 SESSION
Une session est la déclinaison locale d’un module national On ne gère que les formations des bénévoles de l’AD
Une session ne peut se dérouler que dans un centre de l’AD Un centre fictif nommé Formation externe est disponible dans chaque AD
Une session externe à l’AD pour des bénévoles de l’AD est localisée dans le centre fictif Formation Externe
Un formateur externe est un bénévole fictif du centre Formation Externe Un bénévole d’une autre AD qui suit une formation de l’AD sera inscrit dans son AD de rattachement
Seul un bénévole avec l’activité Animateur de formation peut être associé comme formateur. Les différents états d’une session sont :
Actions possibles
Statut Inscription de
participant
Edition de la
feuille présence
Visible dans la
page Accueil
Validation de la
présence En attente oui oui oui non
Démarrée non oui oui non
Clôturée non non non oui
à la clôture
5 LA PAGE D’ACCUEIL Plusieurs zones :
Identification de l’utilisateur, de ses droits et de son centre de rattachement, un lien pour la déconnexion
Un bandeau de fonctions personnalisé selon les droits Ces 2 zones sont toujours présentes à l’écran.
o L’icône Restos du Cœur permet le retour à la page d’accueil o La déconnexion est automatique après un temps d’inactivité
Le message d’accueil personnalisé par AD et modifiable par l’Administrateur AD La liste des sessions de formation en cours et le nombre de places encore disponibles
L’accès à une extraction des bénévoles n’ayant pas suivi une formation obligatoire liée à leur activité
En bas de toutes les pages, des liens renvoient vers cette notice, le site Internet des Restos et permet de communiquer avec les administrateurs via un lien Contact
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 7 / 21
6 LE CONTEXTE TECHNIQUE Le site est optimisé pour le navigateur Internet Firefox. L’utilisation via tout autre navigateur n’est pas garantie
7 LE CONTENU
7.1 DESCRIPTION D’UN BENEVOLE
7.2 DESCRIPTION D’UNE SESSION DE FORMATION
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 8 / 21
7.3 DESCRIPTION D’UNE ANTENNE
La création et la modification sont assurées par l’Administrateur
7.4 DESCRIPTION D’UN CENTRE
La création et la modification sont assurées à partir du niveau Administrateur AD
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 9 / 21
7.5 DESCRIPTION D’UNE ANNEXE
La création et la modification sont assurées à partir du niveau Administrateur AD
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 10 / 21
8 LES FONCTIONS ACCESSIBLES SELON LES DROITS DE L’UTILISATEUR
8.1 GESTION CENTRE
Dans l’export des bénévoles on trouve toutes les informations particulières à un bénévole (dont les savoirs faire et la disponibilité) sauf les activités qui sont accessibles via Exporter / Activités
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 11 / 21
8.1.1 Créer un bénévole
Les contrôles indiquent les anomalies :
- Absence du nom qui est une information obligatoire
- Format incorrect pour le n° de téléphone (10 chiffres sans espace) - …
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-
8.1.2 Inscrire un bénévole à une session
- Choisir la session
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- Inscrire un ou plusieurs bénévoles
- Valider
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 14 / 21
- En consultation, possibilité de désinscrire les bénévoles de son centre et d’éditer la feuille de présence
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 15 / 21
8.2 SUIVI DE CENTRE
Les droits sont identiques à la Gestion de centre mais pour tous les centres
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 16 / 21
8.3 CHARGE DE FORMATION
Le Chargé de formation dispose d’un accès à tous les centres sans possibilité de modifier les
bénévoles Il gère les sessions de formation
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 17 / 21
8.4 ADMINISTRATEUR AD
Les fonctions regroupent celles de l’Animateur de centre, du Suivi de centres et du Chargé de formation
De plus, o Il dispose d’un accès à tous les centres de l’AD o Il modifie le message d’accueil o Il crée les centres et les annexes o Il change les droits d’un bénévole
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 18 / 21
8.5 ADMINISTRATEUR
L’Administrateur dispose des fonctions d’Administrateur AD pour toutes les antennes o Il crée les antennes
De plus, o Il gère des listes communes à toutes les entités
liste de l’annuaire liste des activités
liste des modules liste des savoir-faire
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 19 / 21
9 LES LISTES (EXTRAIT)
9.1 ANNUAIRE
Liste annuaire
Animateur Resp Formation
Animateur adjoint Resp Formation adjoint
Chargé de formation Resp Informatique
Comptable Resp Informatique adjoint
Comptable adjoint Resp Inscription
Membre du bureau AD Resp Inscription adjoint
Membre du CA Resp Jardin
Resp Départemental Resp Jardin adjoint
Resp Départemental adjoint Resp Logistique
Resp Accueil Resp Logistique adjoint
Resp Accueil adjoint Resp Manifestation
Resp Aide à la personne Resp Manifestation adjoint
Resp Aide à la personne adjoint Resp Point Bébé
Resp Départemental Appros Resp Point Bébé adjoint
Resp Départemental Appros adjoint Resp Ramasse
Resp Chariots Resp Ramasse adjoint
Resp Chariots adjoint Resp Stock
Resp Conseil budgétaire Resp Stock adjoint
Resp Conseil budgétaire adjoint Resp Vestiaire
Resp Distribution Resp Vestiaire adjoint
Resp Distribution adjoint Secrétaire général
Resp Entrepôt Suivi de centre
Resp Entrepôt adjoint Trésorier Départemental
Trésorier Départemental adjoint
9.2 SAVOIR FAIRE
Savoir Faire
Accueil
Communication
Finance Budget
Formation
Informatique
Logistique
Social
Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 20 / 21
9.3 FORMATIONS RECOMMANDEES PAR ACTIVITE (PRINCIPE)
Module
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Notice du site Bénévoles & Formations 23 février 2017 Page 21 / 21
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Suivi de centre x x x
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