Obveze iz Zakona - Javna nabava · porezni propisi te propisi kojima se uređuje računovodstvo...

1 / 8

Obveze iz Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi

Autorica:

Marijana Šperanda, dipl.oec.

Voditeljica Službe za javnu nabavu u Središnjem državnom uredu za

obnovu i stambeno zbrinjavanje

Zagreb, studeni / 2018

„Uspostavom cjelovitog procesa elektroničke javne nabave, očekujemo ostvarenje ušteda od 6 do 13

% s obzirom na volumen ukupne javne nabave, koja iznosi oko 44 milijarde kuna, procjenjujemo

uštedu na više od dvije milijarde kuna.“

Vlada RH

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (u daljnjem tekstu: Zakon) objavljen je u

Narodnim novinama pod brojem 94/2018, sa stupanjem na snagu 1. studenoga 2018. godine.

Ovim zakonom je u nacionalno zakonodavstvo Republike Hrvatske prenesena Direktiva 2014/55/EU

Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. g. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj

nabavi.

Predmetni zakon u biti zaokružuje u jednu cjelinu procedure i postupanja u javnoj nabavi na način da

papirnato poslovanje prebacuje na potpuno elektroničko s jednim glavnim ciljem – URED BEZ

PAPIRA.

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi uređuje upravo to o čemu i govori – obvezu i

način elektroničkog zaprimanja, obrade, plaćanja, izdavanja i arhiviranja računa proizašlih iz

postupaka javne nabave. S tim u vezi, važno je naglasiti da su ovime uređena postupanja sa svim

Postupak prije dodjele ugovora (pre-Awarding)

IPostupak nakon dodjele

ugovora (post-Awarding)II

e-objave

e-nadmetanje

e-dostava ponuda

e-ocjena i odabir

ponuditelja

e-dodjela ugovora

e-račun

e-plaćanje

e-arhiviranje

POTPUNA AUTOMATIZACIJA I DIGITALIZACIJA POSLOVNIH PROCESA!

2 / 8

računima obveznika javne nabave, dakle iz postupaka velikih i malih vrijednosti, te iz postupaka

jednostavne nabave, pa čak i onih od tek nekoliko kuna. (Ovaj zakon ne postavlja granicu od 20.000 kn

procijenjene vrijednosti nabave). Međutim, zakon se ne primjenjuje na ugovore pod oznakom tajnosti.

S obzirom da se ovime propisuje i izdavanje i zaprimanje računa, razvidno je da su obveze prema istome

nastupile i za izdavatelje i za primatelje računa, dakle zahvaćeni su javni i sektorski naručitelji, kao i svi

ponuditelji u postupcima javne nabave.

Bitno je da se svi sudionici u ovom procesu na vrijeme pripreme na novi način postupanja s računima:

Ponuditelji – pripremiti se na slanje ispravnih e-računa

Naručitelji – pripremiti se na zaprimanje, obradu, plaćanje i arhiviranje e-računa.

Iako su tvrtke koje posluju na tržištu RH donekle i spremne na elektroničko poslovanje, pa shodno tome

svi već posjeduju neku vrstu digitalnog certifikata, ipak nisu svi spremni i za elektroničko slanje računa.

Međutim, sve tvrtke koje posluju s državnim tijelima i imaju ugovore s javnim ili sektorskim

naručiteljima morati će se pripremiti sukladno zakonskim odredbama, jer jednostavno više neće moći

naručiteljima slati papirnate račune, a isto tako neće biti prihvatljivo slanje računa mailom s obzriom da

se ne radi o načinu koji omogućuje automatsku i elektroničku obradu računa usklađenu s europskom

normom.

No, krenimo od početka! Zašto elektronički račun?

Ubrzanje poslovnih procesa javne nabave

Uštede u poslovanju javne uprave i gospodarskih subjekata

Smanjenje administrativnih troškova pripreme, ispisa i kuvertiranja računa, eliminiranje troška

poštarine, račun se dostavlja u puno kraćem vremenu i pohranjuje u sigurnu

i nadziranu elektroničku arhivu

Povećana transparentnost

Uspostava cjelovitog procesa integrirane elektroničke javne nabave od objave nadmetanja,

preko elektroničkog podnošenja ponuda, nadzora izvršenja ugovora, e-Računa i e-Plaćanja

Uklanjanje prepreka u prekograničnoj trgovini

Uzevši u obzir sve prednosti prelaska s papirnatih na elektroničke račune, sasvim je jasan odgovor na

pitanje – zašto – i to za obje strane!

Iako naša država tek sada istinski kreće s uspostavom i ostvarivanjem svih koristi od e-računa, ako

pogledamo države koje već duže vrijeme imaju praksu s e-računima, možemo se osvjedočiti o svim

dobrim stranama i svim uštedama ostvarenim u tim državama. U tome prednjače posebno skandinavske

zemlje s dužom praksom. Na primjer, Finska i Estonija su došle do takve razine digitalizacije da su

skoro u potpunosti izbacile papirnati način poslovanja. Isto tako, Danska već dugo godina radi upravo s

elektroničkim računima i nikakvi papirnati računi nisu dopušteni. Neke zemlje su već prešle na

elektroničke račune i u realnom sektoru, ne samo u javnom.

Što je elektronički račun?

Sukladno članku 80. stavku 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost računom se smatra račun izdan i

poslan u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa.

3 / 8

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi elektronički račun definira kao račun izdan,

poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i

elektroničku obradu.

Kad se govori o elektroničkom računu, treba imati na umu da se uvijek uz račun podrazumijevaju i

prateće isprave koje su prilog samom računu, bez obzira na vrstu i veličinu (količinu) tih isprava.

Obvezni osnovni elementi elektroničkog računa1, među ostalim, su:

1. oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (godina, mjesec i dan te sat i minuta)

2. razdoblje koje račun obuhvaća

3. podaci o prodavatelju

4. podaci o kupcu

5. podaci o primatelju plaćanja

6. podaci o poreznom predstavniku prodavatelja

7. upućivanje na ugovor

8. detalji o isporuci

9. upute za plaćanje

10. podaci o naknadama ili davanjima

11. podaci o stavkama na računu

12. ukupni iznos računa

13. raščlanjeni prikaz PDV-a.

Osim navedenih elemenata, elektronički račun mora sadržavati i druge podatke koje zahtijevaju posebni

porezni propisi te propisi kojima se uređuje računovodstvo poduzetnika.

Obveze i rokovi

Zakon jasno nalaže naručiteljima da su od 1. prosinca 2018. godine obvezni zaprimati i obrađivati kao

i izvršiti plaćanje elektroničkih računa i pratećih isprava izdanih sukladno europskoj normi.

Kako bi se naručiteljima dalo određeno vrijeme prilagodbe, u drugoj fazi, od 1. srpnja 2019. godine,

obvezni su isto tako i izdavati i slati elektroničke račune i prateće isprave sukladno europskoj normi.

Kad je riječ o naručiteljima, obveze po zakonu proizlaze za javne i sektorske naručitelje, uključivo i

jedinice lokalne i regionalne samouprave sa svojim pravnim osobama.

Elektronički računi i prateće isprave čuvaju se na način i u roku utvrđenima u propisima iz područja

računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje (11 godina).

Pri tome, kada je riječ o elektroničkim računima, pravilan način njihova čuvanja je isto tako u

elektroničkom obliku, dakle unutar e-arhiva.

Europska norma

EU je još kroz naprijed navedenu Direktivu o e-računu predvidjela donošenje europske norme za e-

račun kao podloge za stvarnu realizaciju projekta elektroničkog računa unutar i između zemalja Euroske

unije. Obvezu uspostave i načina korištenja norme preuzelo je Europsko odbor za standardizaciju

1 osnovni elementi elektroničkog računa su niz ključnih podatkovnih elemenata koje elektronički račun mora sadržavati kako

bi se omogućila prekogranična interoperabilnost, uključujući potrebne informacije kako bi se zajamčila sukladnost sa zakonom

4 / 8

(normizaciju) - European Committee for Standardization (CEN) te je uslijedilo osnivanje niza odbora

međunarodnog karaktera s ciljem usuglašavanja i uspostave elemenata norme prilagođenih za sve

zemelje članice EU. Nastavno na održane radionice (CEN Workshop o e-računu) kroz sadržaj,

preporuke, kodove, ankete, digitalne potpise, arhiviranje, posrednike, model specifikacija, itd.,

dogovoreno je korištenje standarda - OASIS standard UBL 2.1, odnosno donesena je europska norma

EN 16931-1:2017 (CEN) (u RH - HRN EN 16931-1:2017).

Glavna odlika i misao vodilja europske norme za e-račun je interoperabilnost, kako unutar pojedine

zemlje, tako i između država članica.

Informacijski posrednici

Ključna karika u lancu izdavanja i zaprimanja elektroničkih računa leži u informacijskim posrednicima.

Zakon definira informacijskog posrednika kao pravnu osobu koja, u skladu s uropskom normom,

pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja

elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge

upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.

Pri tome, ulogu centralnog informacijskog posrednika na čiju su se centralnu platformu za razmjenu e-

računa dužni povezati ostali informacijski posrednici (koji djeluju slobodno na tržištu), te koji obavlja

elektroničku razmjenu računa između izdavatelja i javnih naručitelja, ima FINA (Financijska agencija),

čiji je djelokrug uređen posebnim zakonom. Drugim riječima, javni naručitelji obvezni su usluge

informacijskog posredništva zaprimanja i slanja e-računa povjeriti FINI.

S druge strane, sektorski naručitelji te jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela

javnog prava koja u iznosu većem od 50% financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave

ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili

je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica

lokalne i područne (regionalne) samouprave, usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja

elektroničkih računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na

području Republike Hrvatske ili druge države članice.

Napomenimo da informacijski posrednici, kao što i sama riječ kaže, djeluju kao posrednici te shodno

tome nisu odgovorni za sam sadržaj elektroničkih računa, niti su zaduženi ili odgovorno za sistemsku

integraciju izdavatelja i primatelja računa (međusobno povezivanje informacijskih sustava).

Osim samog posredništva, informacijski posrednici mogu obavljati i druge usluge kao što je upravljanje

cjelokupnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.

Inače, odabir informacijskog posrednika je prva stvar koju izdavatelj i primatelj e-računa moraju

napraviti. Pri tome sklapaju ugovor s posrednikom u kojem će se, među ostalim, definirati i opseg usluga

koje će informacijski posrednik obavljati za korisnika.

Za usluge informacijskog posredništva, odnosno za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za

javne naručitelje koji to povjeravaju Financijskoj agenciji, čelnik središnjeg tijela državne uprave

nadležnog za poslove gospodarstva će pravilnikom propisati visinu naknade.

5 / 8

Zakonski preduvjeti i sigurnost

Osnovi preduvjeti koje je potrebno osigurati u svrhu korištenja elektroničkih računa, na primjeru

FINE, odnosno kontrole koje elektronički račun prolazi, su sljedeći:

suglasnost primatelja za primanje računa u elektroničkom obliku

suglasnost se daje informacijskog posredniku (FINI) putem Pristupnice i registracije

vjerodostojnost podrijetla

upotrebnom digitalnih certifikata od strane pošiljatelja računa

cjelovitost sadržaja

upotrebnom digitalnih certifikata od strane pošiljatelja računa

čitljivost

osigurano prezentacijom računa u .pdf formatu na kojem se nalazi potpis pošiljatelja

te potpis sustava u koji je ugrađen napredan vremenski žig

Digitalnim certifikatom se postiže najveći stupanj pouzdanja u autentičnost samog korisnika odnosno

onoga koji zaista šalje i prima račun. Svaki e-račun je elektronički potpisan od strane pošiljatelja, čime

se nedvojbeno zaštitio integritet podataka u računu, što znači da ako se sadržaj računa nakon potpisivanja

promijeni, potpis se narušava i takav račun neće biti prihvatljiv u sustavu.

Vrlo bitna komponenta sigurnog sustava je napredan vremenski žig koji je odgovoran za točno vrijeme

ulaska nekog računa u sustav i garantira da je prilikom ovjere račun prošao sve naprijed navedene

kontrole.

Kada se e-račun pošalje u sustav, sustav provjerava sljedeće:

odgovara li struktura e-računa zadanoj formi (ne ulazi u sam sadržaj računa),

ima li osoba koja je račun potpisala prava na to,

je li digitalni certifikat važeći i

je li elektronički potpis ispravan i nenarušen.

Ako je sve u redu, svaki se račun prije isporuke primatelju ovjerava potpisom servisa e-Račun (servis

FINE za državu) u koji je ugrađen napredan vremenski žig.

Zaprimanje i izdavanje računa - Kako?

Za zaprimanje i izdavanje elektroničkih računa naručitelji mogu prilagoditi svoje postojeće ERP sustave

za upravljanje što bi moglo biti optimalno rješenje. Za ovaj dio je odgovoran sam naručitelj, kao i za

način na koji će posložiti svoj vlastiti put kolanja računa, unutar svoje organizacije (urudžbiranje,

ovjeravanje, likvidatura, arhiviranje).

Naručitelji imaju izbog odabrati način zaprimanja računa putem FINE:

1) Direktno u svoj računovodstveni sustav (ERP sustav) – zahtijeva prilagodbu i integraciju

sustava sa servisom e-Račun za državu (za integraciju i prilagodbu naručitelji su odgovorni

sami – informatička služba ili održavatelj)

Ovaj način je bolji za velike naručitelje, s većim brojem računa

2) Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu – računi se zaprimaju kroz web aplikaciju

– naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu – ovaj način ne zahtijeva prilagodbu i

integraciju

Ovaj način je bolji za naručitelje s manjim brojem računa

6 / 8

Web aplikacija se koristi na sljedeći način:

1. izdavatelj šalje račun naručitelju kroz sustav e-Račun za državu

2. sustav zaprima račun te prosljeđuje naručitelju

3. naručitelj putem web aplikacije zaprima račun te postupa na sljedeći način:

a. prihvaća ili odbija zaprimljeni račun ili

b. šalje račun u likvidaturu (ako je odabrana ova mogućnost kroz aplikaciju)

4. izdavatelj zaprima status računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen).

Obveze naručitelja:

Nabava digitalnog poslovnog certifikata Fine na kripto uređaju (USB token / FINA e-

kartica)

Registrirati se na servis e-Račun za državu

Kod izdavanja računa, izdavatelj računa može odabrati između sljedećih rješenja:

1) Direktno iz svog računovodstvenog sustava (ERP sustav) – zahtijeva prilagodbu i integraciju

sustava sa servisom e-Račun za državu

pogodno za one koji šalju veliki broj računa prema državi

2) Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu – računi se kreiraju i šalju kroz web

aplikaciju – naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu – registracija se vrši online

za one koji šalju manji broj računa prema državi

3) Putem bilo kojeg informacijskog posrednika (koji će posredovati između izdavatelja i servisa e-

Račun za državu odnosno naručitelja (komercijalnog karaktera)

informirati se o prilagodbama i naknadama kod posrednika

Obveza donošenja Pravilnika i prijelazno razdoblje

Čelnik središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove gospodarstva ima obvezu donošenja

pravilnika iz članka 5. stavka 3. (propisati tehničku specifikaciju, semantički podatkovni model2,

sintaksu3 i sintaktička pravila4 elemenata elektroničkog računa) i članka 6. stavka 8. Zakona (visina

naknade za poslove informacijskog posredištva za FINU), i to u roku od tri mjeseca od dana stupanja

na snagu ovoga Zakona, dakle najkasnije do 1. veljače 2019. godine.

U prijelaznom razdoblju, do stupanja na snagu članka 6 stavka 1. (obveza naručitelja za zaprimanje,

obradu i plaćanje e-računa) i članka 7. Zakona (obveza naručitelja za izdavanje e-računa proizašlih iz

postupaka javne nabave), zaprimanje i izdavanje računa dovršit će se sukladno ugovorenim načinima

plaćanja računa sukladno ugovorima koji su proizašli iz postupaka javne nabave.

E-račun u javnoj nabavi i EOJN

Što se tiče obveza naručitelja glede postupaka javne nabave, nakon ostvarenja svih preduvjeta za

nesmetani rad s elektroničkim računima, naručitelj mora prilagoditi i tekst dokumentacije o nabavi u

relevatnim dijelovima. Znači, potrebno je u dokumentaciji navesti da će naručitelj, od datuma kojega

2 semantički podatkovni model je strukturirani i logički uzajamno povezan niz pojmova i njihovih značenja koji definiraju

osnovne elemente elektroničkog računa 3 sintaksa je strojno čitljiv jezik ili narječje koji se upotrebljavaju za prikazivanje podatkovnih elemenata sadržanih u

elektroničkom računu 4 sintaktička pravila su smjernice o tome kako bi semantički podatkovni model za elektronički račun mogao biti zastupljen u

različitim sintaksama

7 / 8

odredi (na početku primjene), zaprimati isključivo elektroničke račune te dati relevatne informacije

gospodarskim subjektima u svezi navedenog.

S obzirom da naručitelji imaju i postojeće ugovore važenja i u idućem razdoblju, npr. sklopljenih na

razdoblje jedne ili više godina, potrebno je obavijestiti ugovorne ponuditelje o načinu i vremenu prelaska

s papirnatih na elektroničke račune.

Isto tako, prilikom pripreme poziva na nadmetanje kod svakog postupka nabave unutar EOJN, u dijelu

„Priprema postupka i obavijesti o nadmetanju“, potrebno je označiti „Da“ na upit o elektroničkim

računima, kao što je vidljivo na priloženoj slici.

Nadzor i prekršajne odredbe

Članak 12. Zakona propisuje da inspekcijski nadzor nad odredbama Zakona u području porezne

ispravnosti elektroničkih računa provode inspektori i drugi ovlašteni državni službenici Ministarstva

financija prema odredbama posebnog zakona, dok inspekcijski nadzor nad odredbama Zakona u

području usklađenosti elektroničkih računa s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i

dopunama provode ovlašteni državni službenici Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta.

S obzirom da su sudionici u slanju i zaprimanju elektroničkih računa obvezni postupati u skladu sa

Zakonom i Normom, člankom 14. Zakona predviđene su i prekršajne odredbe za naručitelje kao pravne

osobe kao i za odgovorne osobe naručitelja.

Na primjer, ako naručitelj kao prekršajno odgovorna pravna osoba ne izdaje elektroničke račune, a po

zakonu ima obvezu za to kao izdavatelj, kaznit će se za prekršaj novčanom kaznom u iznosu od

10.000,00 do 100.000,00 kn.

Ili na primjer, ako javni naručitelj u izvršenju ugovora o javnoj nabavi ne zaprima ili ne obrađuje

elektroničke račune i prateće isprave u skladu s člankom 6. stavkom 1. Zakona, kaznit će se za prekršaj

i odgovorna osoba javnog naručitelja, i to novčanom kaznom u iznosu od 5.000,00 do 20.000,00 kn.

8 / 8