國立臺北大學 檔案管理業務執行與成效 簡報 · 國立臺北大學...

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議程09:30-09:40:首長致詞及與會人員介紹

09:40-10:00:簡報

10:00-10:20:參訪校史館環境設施

10:20-11:10

• 檔管入庫管理實作檢核

• 進入庫房檢查保管相關設施

• 檔管作業系統操作與訪談

• 檔案應用處所與人員訪談

11:10-11:20:訪視委員彙整結果資料

11:20-11:50:綜合座談

國立臺北大學檔案管理業務執行與成效

簡報

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中華民國99年11月23日

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目錄

學校檔案管理政策與發展--王怡心副校長

總務處配合學校檔案管理政策與發展執行方案--------------------------李孟峰總務長

文書組執行學校和總務處檔案管理政策與發展的實作情形---------------郭宗孟組長

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簡報者：王怡心副校長

學校檔案管理政策與發展

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校史沿革

1949年11月 - 1955年7月 臺灣省立行政專科學校

1949年春 - 1955年7月 臺灣省行政專修班

1955年7月 - 1961年6月 臺灣省立法商學院

1961年11月 - 1971年7月 臺灣省立中興大學法商學院

1971年8月 - 2000年2月 國立中興大學法商學院

2000年2月迄今 國立臺北大學

傑出校友：江丙坤先生民國42年(1953)行政專校48-地政系海基會董事長

傑出校友： 彭淮南 先生民國51年(1962)經濟系中央銀行總裁

傑出校友：賴英照先生民國62年(1973)法律系前司法院長

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38年至88年（省立行政專科至國立中興大學法商學院）

89年改制國立臺北大學

38年至95年紙本簽核96年起線上簽核與紙本簽核97年2月起全面線上簽核

92年至99年完成檔案掃描建立影像檔。

38年至91年約12萬件紙本檔案未掃描建立影像檔。

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校方檔案

秘書室（校務會議、行政會議、校務發展、校長移交、校慶等）

學務處（畢業典禮、社團等）

其它：

人事室（文康活動等）

體育室（校內、外各項運動競賽）

總務處（公文檔案、工程圖書、招標文件等）

教務處（學籍資料等）

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資訊中心異地備援

電子公文異地備份及備援

人事會計出納系統異地備援

教學系統異地備援

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三峽校區圖資大樓

異地備援基地

各類檔案(含公文檔案、建築模型、重要活動及會議等檔案)永久存放區

中程檔案室-臺北校區舊圖書館

38年至88年紙本公文

38年至88年其它檔案

短期檔案室公文檔案存放文

書組

其它檔案存放各承辦單位

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簡報者：李孟峰總務長

總務處配合學校檔案管理執行方案

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設置簡易式之檔案閱讀區 設置簡易式檔案檢調區

制訂文書檔案相關法規制定文書檔案標準作業

程序與流程

短程方案

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檔案庫房改善

•費用：約71萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

異地備份•費用：約61萬4千元

•期程：俟預算來源無虞後，1年內完成

中程方案

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雲端技術•費用：約103萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

公文掃描•費用：約77萬元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

長程方案

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簡報者：郭宗孟組長

文書組執行學校和總務處檔案管理政策與發展的實作情形

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檔案管理業務現況簡介

檔案管理

• 計畫與培訓

• 檔案立案編目

• 清理與機密檔案管理

• 檔案保管與庫房設施

• 檔案應用

• 作業資訊化

檔案管理整體綜合表現與特殊績效

未來努力方向與檢討

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總 務 處

文 書 組

組 長

公文交換中心

（ 3人）

收文管理

（ 1人）

繕打校對

（ 1人）

發文管理

（ 1人）

檔案管理

（ 1人）

研考稽催

（ 1人）

文書檔案管理者

督導

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•國立臺北大學檔案管理辦法(99.9.27)

•國立臺北大學文書處理作業辦法(99.9.27)

•國立臺北大學公文時效管理與獎懲要點(99.9.27)

•文書組標準作業程序與流程(96.5.31&99.6.25)

•國立臺北大學教職員工郵件處理作業規範(99.3.9)

檔案管理

•庫房管理須知

•檔案檢調須知

•檔案檢調流程

檔案相關須知

•總務處檔案管理緊急應變計畫（99.9.27）

•總務處文書檔案中長程計畫書（99.9.27）相關計畫

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紙本收文

線上收文

掃描

線上簽核 陳核公文分文

核決

發文

存查

立案

點收紙本掃描

歸檔

庫房

電子公文自動編卷

編目

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管理計畫與培訓

校內

校外

每學期舉辦1至2次

對象：教職員工研究助理

參與教育部、檔管局、軟體協會等單位訓練

長官與文書組參訪檔案標竿之機關學校

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立案編目

97年：17,706件

98年：13,239件

99年1月至8月：17,522件

目錄彙送

97年度：367筆

98年度：492筆

99年：1,085筆

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檔案清理

98年：23卷、459件

99年：28卷、788件

共計完成51卷、1,247件

機密檔案管理

97年度：無

98年度：19件

共計完成19件

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檔案保管：分為電腦伺服器保管與檔案室庫房保管。

電腦伺服器保管:

項 目

檔 案 保 管 件 數

紙 本其 它件 卷 頁

97年度 4,520 675 55,506 9,319

98年度 4,947 873 62,925 51,963

99年1月至8月 1,517 564 28,478 576

備註:98年度因雇用短促就業人員4人，造成檔案保管件數激增。

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檔案室設施：

檔案庫房防火門 密集式書櫃 庫房須知告示牌 庫房除濕機 庫房滅火器

檔案檢調區 庫房煙霧偵測器 CD片及影音檔防潮箱

檔案庫房之雙層梯

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線上調檔示意圖

線上調檔申請示意圖

97年•885件

98年•2,834件

99年

1月至8月•780件

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電子公佈欄 個人電子信件臺北大學首頁

臉書(Facebook)示意圖(網址:http://www.facebook.com/#!/pages/tai-bei-da-xue-wen-shu-zu/129416453771427)

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郵件掛號(紙本收件)

公文取號與分文

承辦人陳核

發文與歸檔

點收、立案、編目

電子公文線上作業資訊一貫化

郵件掛號查詢系統：提供同仁查詢掛號、包裹

電子公文故障排除申請：提供同仁申請電子公文故障排除及提供統計電子公文故障類別，俾便教育訓練之Q&A之依據

紙本掃描影像及線上簽核：提供同仁線上調檔與申請

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項目

收文

收文總數 電子收文電子收文率

收創文件數

線上簽核件數

線上簽核比率

97年度 9,600 7,268 75.71% 15,007 9,131 60.84%

98年度 10,816 8,621 79.71% 17,190 13,576 78.98%

99年1月至8月

7,553 6,071 80.38% 11,478 9,305 81.07%

97年至99年1月至8月電子收創文統計表

28

0

2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

14,000

16,000

18,000

20,000

97年度 98年度 99年1月至8月

收文件數

電子收文

收創文件數

線上簽核件數

60.84%

78.98% 81.07%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

線上簽核率

線上簽核率

97年至99年電子收(創)文統計

線上簽核趨勢圖

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項目

發文

發文總數 電子發文 電子發文率 電子公佈件數

97年度 3,135 497 15.85% 399

98年度 3,518 545 15.49% 2,055

99年1月至8月

2,254 804 35.67% 1,342

97年至99年1月至8月電子發文統計表

30

497 545

804

399

2,055

1,342

0

500

1,000

1,500

2,000

2,500

97年度 98年度 99年1月至8月

電子發文件數

電子公佈欄件數

電子發文與電子公佈欄趨勢圖

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項目歸檔件數

點收件數 退文件數 編目件數 掃描件數 掃描頁數

97年度 7,444 18 13,239 8,233 53,862

98年度 11,453 1517,760

23,365 147,266

99年1月至8月

6,493 27 17,522 4,176 30,887

97年至99年8月歸檔統計表

32

0

5000

10000

15000

20000

25000

97年度 98年度 99年1月至8月

點收件數

編目件數

掃描件數

97年至99年8月點收、編目及掃描件數統計圖

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•參訪國家圖書館檔案。

•人員：王怡心副校長、李孟峰總務長、郭宗孟組長及文書組。

99年9月9日

•參訪教育部、臺灣大學。

•人員：郭宗孟組長及文書組檔管人員。

99年9月16日

•召開教育部訪視協調會議。

•與會人員：王怡心副校長、

吳嘉生學務長、李孟峰總務長、秘書室、總務處、學務處、

人事室、體育室、資訊中心、文書組等。

99年9月7日

99年10月18日

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99年9月9日參訪國家圖書館 99年9月16日參訪教育部 99年9月16日參訪台灣大學

99年9月7日研商「教育部99年度大學校院檔案績效訪視協調」會議(第1次)

99年10月18日研商「教育部99年度大學校院檔案績效訪視協調」會議(第2次)

電子公文故障排除申請系統99年3月至8月總計申請226件。

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項目教師 職員 學生

件數 比率 件數 比率 件數 比率

已領取 2,404 99.50% 1,814 98.32% 525 96.51%

未領取 9 0.37% 31 1.68% 14 2.57%

掛失 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%

退件 3 0.12% 0 0.00% 5 0.92%

合計 2,416 100.00% 1,845 100.00% 544 100.00%

99年1月至99年6月教職員工生掛號郵件統計表

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檔案庫房改善

•費用：約71萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

異地備份•費用：約61萬4千元

•期程：俟預算來源無虞後，1年內完成

中程方案

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雲端技術

•費用：約103萬3千元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

委外掃描•費用：約77萬元

•期程：俟預算來源無虞後，1-2年內完成

長程方案

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結論

檔案是促進人類人文關懷的素材，掌握社會文化變遷的基石。運用資訊科技的技術，結合網路連線方式，使檔案不受時空限制，讓有需要者即時利用網路上網查詢與使用，以達到「網路遍寰宇，資訊握掌中」的境界。

本校建校雖僅為10周年，本組本著「前人種樹，後人乘凉」的精神，無時無刻，以保有及管理紙質檔案之品質，使其免於蟲害、受潮、人為及天然災害為首要任務。配合校方檔案政策管理，先行改善檔案庫房及電子公文異地備份為優先任務。未來，結合政府雲端技術政策，發展出「檔案無國界」的終極目標。