OFİS SÜREÇLERİNDE YALINLAŞMAembk.mmoizmir.org/wp-content/uploads/2016/04/embk2013-018.pdf ·...

Genel 20 Novembre, 2010

Genel

1

OFİS SÜREÇLERİNDE

YALINLAŞMA

05.10.2013

Onur ARTIIŞIK

Organizasyonel Gelişim Uzmanı

İnsan Kaynakları Direktörlüğü

Genel

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Yalınlık

• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Ofis Kaizen

• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)

Genel

Yalın

KAIZEN

KANBAN

GENCHI GENBUTSU

OOBEYA

5S

VSM

SMED

POKA YOKE

HOSHIN KANRI

A3

HEIJUNKA

JUST-IN-TIME

MILK-RUN

ONE PIECE FLOW

BULT-IN-QUALITY

TPM

JIDOKA

KAIKAKU

YOKOTEN

YAMAZUMI

Genel

Yalın

Genel

Yalın

Az

Görsel

Basit

Dengeli

Gerçek İhtiyaç

Genel

Basitlik Zordur!

Okundu mu?

Anlaşıldı mı?

İçselleştirildi mi?

Uygulandı mı?

Alışkanlık haline

geldi mi?

Genel

Yalın = Gerçek İhtiyaç

Genel

Yalın (Lean)

Genel

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Yalınlık

• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Ofis Kaizen

• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)

Genel

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Ofis süreçlerindeki israfları belirleyerek ortadan kaldırmak ve

sadece katma değer yaratan işleri yapmak.

• Bütün prosesler arasında bilgi akışını sağlamak.

Proses Proses Proses

Genel

Değer

Değer, müşterinin istediği (ödemeye razı olduğu) şeyi

doğru zamanda, doğru kalitede, doğru miktarda ve doğru

şekilde sunmaktır.

Genel

İsraf Türleri

Üretim Süreçlerindeki İsraflar Ofis Süreçlerindeki İsraflar

Aşırı Üretim Aşırı Veri Üretimi

Bekleme Bekleme

Aşırı İşlem Aşırı İşlem

Aşırı Envanter / Stok Aşırı Envanter

Düzeltme Düzeltme

Gereksiz Çalışan Hareketi Gereksiz Çalışan Hareketi

Gereksiz Taşıma Gereksiz Veri Taşıma

Genel

İşin 3 Boyutu

Tedarikçi

Proses

Müşteri

Proses

Mevcut Durum

Genel

Akış

Tedarikçi

Proses

Müşteri

Proses

İdeal Durum

Akış

Genel

Problem Çözme

Proses

Ofis Kaizen Majör

Ofis Kaizen

(Değer Akışı Haritalama)

Değer Akışı İyileştirme

Proses Proses

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

İyileştirme Metotları

Problem

OFİS

KAİZEN

OFİS

VSM

Genel

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

Genel

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Yalınlık

• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Ofis Kaizen

• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)

Genel

Problem Çözme

Proses

Ofis Kaizen Majör

Ofis Kaizen

(Değer Akışı Haritalama)

Değer Akışı İyileştirme

Proses Proses

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

İyileştirme Metotları

Problem

OFİS

KAİZEN

OFİS

VSM

Genel

PUKÖ Çevrimi

(Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al)

P U

K Ö

Genel

PUKÖ Çevrimi

P U

K Ö

P U

K Ö

P U

K Ö

Standartlaştırma (takoz)

Genel

Ofis Kaizen

P Problem Tanımı

Kök Neden Analizi

Hedef

U Karşı Tedbir Açıklaması

Ö Standartlaştırma

Yayılım?

K Sonuçların Doğrulanması

Genel

Problem Tanımı

Genel

Problem Tanımı

Genel

Ofis Kaizen (Kapsam)

• Üretim dışı operasyonlar (beyaz yaka)

• Ofis ortamı

Genel

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Yalınlık

• Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

• Ofis Kaizen

• Ofis VSM (Değer Akışı Haritalama)

Genel

Problem Çözme

Proses

Ofis Kaizen Majör

Ofis Kaizen

(Değer Akışı Haritalama)

Değer Akışı İyileştirme

Proses Proses

Ofis Süreçlerinde Yalınlaşma

İyileştirme Metotları

Problem

OFİS

KAİZEN

OFİS

VSM

Genel

Değer Akışı

Değer akışı, bir ürünü veya hizmeti başlangıcından sonuna

kadar tamamlamak için gerekli değer yaratan ve yaratmayan

bütün adımlardır.

Müşteri

Proses

Tedarikçi

Proses

Genel

Detay Seviyesi

Operasyonel

Ekip İçi

Birim İçi

Birimler Arası

Değer Zinciri

Genel

Ofis Süreçlerinde Değer Akışı Haritalama

P 1. Sürecin Belirlenmesi

2. Proje Takımının Belirlenmesi

3. Mevcut Durum Analizi - Mevcut Durum Haritası

- İsraf/Değer Ayrımı

- Problemler

4. Hedef - Gelecek Durum Haritası

(beklenen)

U 5. Uygulama Planı

- İyileştirmeler

Ö 7. Önlem/Standartlaştırma

- Dokümantasyon

- Eğitim/Bilgilendirme

- Sonraki Adımların Planlanması

K 6. Sonuçların Kontrolü

- Gelecek Durum Haritası

(gerçekleşen)

ICE

QCD

QCD

QCD

QCD

Genel

ICE Analizi

Skala Etki (I) Maliyet (C) Yapılabilirlik (E) Sonuç

3 Yüksek Ucuz Kolay

I x C x E 2 Orta Orta Orta

1 Az Pahalı Zor

0 Yok Çok Pahalı İmkansız

Önceliklendirme Endeksi

Genel

Sürecin Belirlenmesi

Seçilen proje bir süreç mi?!

Proses Proses Proses

Genel

Sürecin Belirlenmesi

• Süreç Tanımı

• Süreç Kapsamı

• Müşteri/Değer Tanımı

• Süreç İndikatörleri (QCD)

Genel

Sürecin Belirlenmesi

Süreç İndikatörleri

• Sürecin sağlıklı işlediğinden nasıl emin olursunuz?

QCD Süreç İndikatörü

Kalite

İndikatör-1

İndikatör-2

İndikatör-3

Maliyet Süreç Maliyeti (adam.saat)

Süre

Proses Süresi (P/T)

Temin Süresi (L/T)

% Değer Yaratan Süre (% VAT)

Genel

Mevcut Durum Haritası

• Taraflar

• Ana Proses Adımları

• Bilgi Akışı

• Kullanılan Teknoloji Platformları

• İndikatörler

Genel

Mevcut Durum Haritası

Taraflar

• Sürecin müşterisi ile birlikte değer akışına temas eden taraflar

Müşte

ri

X B

irim

i Y

Birim

i

Genel

Mevcut Durum Haritası

Ana Proses Adımları

• Tarafların gerçekleştirdiği operasyonlar sırasıyla

proses kutuları şeklinde haritaya eklenir.

Proses

Genel

Mevcut Durum Haritası

Ana Proses Adımları

Müşte

ri

X B

irim

i Y

Birim

i

Talep

Veri İşleme Raporlama

Onay

Genel

Mevcut Durum Haritası

Bilgi Akışı

• Prosesler arasında gerçekleşen bilgi akışı türüne göre oklar

şeklinde haritaya eklenir.

Bilgi Akışı

Elektronik Bilgi Akışı

Doküman (Kâğıt) Akışı

İş Akışı

Genel

Mevcut Durum Haritası

Bilgi Akışı

Müşte

ri

X B

irim

i Y

Birim

i

Talep

Veri İşleme Raporlama

Onay

Genel

Mevcut Durum Haritası

Kullanılan Teknoloji Platformları

• Her bir proseste kullanılan elektronik sistemler proses

kutusunun sol alt köşesine not edilir.

• Süreçte verinin çok fazla platformdan geçmesi bir sorun teşkil

etmektedir! (gereksiz veri taşıma ve aşırı işlem israfı)

Proses

Excel

Genel

Mevcut Durum Haritası

Kullanılan Teknoloji Platformları

Müşte

ri

X B

irim

i Y

Birim

i

Talep

Veri İşleme Raporlama

Onay

SAP

Excel Excel

Yazıcı

Genel

Mevcut Durum Haritası

İndikatörler

• P/T (Process Time - Proses Süresi)

• D/T (Delay Time - Gecikme Süresi)

• L/T (Temin Süresi - Temin Süresi)

• %C/A (% Complete & Accurate -

% Tamamlanma ve Doğruluk Oranı)

Genel

VSM İkonları

Proses Kutusu Envanter/Inbox Gecikme Süresi Müşteri/Tedarikçi

Bilgi Akışı

Elektronik Bilgi Akışı

Doküman (Kâğıt) Akışı

İş Akışı

Çalışan

P/T = 15 dk

D/T = 5 dk

%C/A = %95

Melih

Veri Kutusu

Problem

Gereksiz Veri İletimi:

Zorunlu iş

Genel

Mevcut Durum Haritası

İndikatörler

P/T

L/T

10 dk

25 dk

15 dk

1 saat 2-4 saat

5 dk

5 dk 30 dk

Genel

Mevcut Durum Haritası

Değer Akışı Metrikleri

Değer Akışı Metrikleri

P/T = 30 dk

L/T = 4-6 saat

Genel

Mevcut Durum Haritası

İsraf/Değer Ayrımı

Değer

Değer Yaratmayan Zorunlu İş

İsraf

Tip 1 İsraf

Tip 2 İsraf

Genel

Mevcut Durum Haritası

İsraf/Değer Ayrımı

Proses Proses

Proses

Değer İsraf

Zorunlu İş

Genel

Mevcut Durum Haritası

İsraf/Değer Ayrımı

P/T

L/T

10 dk

25 dk

15 dk

1 saat 2-4 saat

5 dk

5 dk 30 dk

Genel

Mevcut Durum Haritası

% VAT (% Değer Yaratan Süre Oranı)

% VAT =

Proses

P/T

Toplam L/T

25 dk

4-6 saat = = % 7-10

Genel

Mevcut Durum Haritası

Değer Akışı Metrikleri

Değer Akışı Metrikleri

P/T = 30 dk

L/T = 4-6 saat

% VAT = % 7-10

Genel

Microsoft Visio ile Ofis VSM

Genel

Rapor

Talep Edenler

Müşteri

L/T 15 dk 60 dk 30 dk 60 dk 3-4 gün, 5 dk 15 dk

Toplam L/T = 3-4 gün, 185 dk

2-3 gün

Veri Çekimi

Oracle Excel

Ana Şablona Kopyalama

Excel

Hesaplamalar

Excel

Raporlara Veri Girişi

Excel

Teyit

Outlook

Raporların Gönderimi

IN IN

Aylık rapor talebi Raporlar

Direkt-Endirekt

BY-MY

Daimi-Geçici, İştr.

P/T = 15 dk

D/T = 0

P/T = 60 dk

D/T = 0

P/T = 30 dk

D/T = 0

P/T = 60 dk

D/T = 0

P/T = 5 dk

D/T = 1 gün

P/T = 15 dk

D/T = 0

Melih, Nadir, Muzaffer

Melih Melih Melih Melih Melih

Değer Akışı Haritası (Örnek)

İK Raporlama Süreci

(Mevcut Durum)

Bekleme: Farklılaşan

ihtiyaçlardan dolayı, hazırlık

aşamasında «rework»

Aşırı İşlem

Rework: Contact Group

olmaması

Gereksiz Veri Taşıma:

Zorunlu iş

Gereksiz Veri Taşıma:

İtme Sistemi

Genel

Rapor

Talep Edenler

Müşteri

Veri Çekimi

Oracle Excel

Ana Şablona Kopyalama

Excel

Hesaplamalar

Excel

Raporlara Veri Girişi

Outlook

Raporların Gönderimi ve Ortak Veri

P/T = 15 dk

D/T = 0

P/T = 60 dk

D/T = 0

P/T = 30 dk

D/T = 0

P/T = 30 dk

D/T = 0

P/T = 5 dk

D/T = 0

L/T 15 dk 60 dk 30 dk 30 dk 15 dk

Toplam L/T = 150 dk

Aylık rapor talebi Raporlar

Ana Veri Tablosu

Teyit İşlemini Ortadan Kaldırma

Değer Akışı Haritası (Örnek)

İK Raporlama Süreci

(Gelecek Durum)

Genel

Değer Akışı Haritası (Örnek)

Genel

Değer Akışı Haritası (Örnek)

BEDELSİZ İHRACAT SÜRECİ

İndikatör İyileşme

Proses Süresi (P/T) % 16

Temin Süresi (L/T) % 55

% Değer Yaratan Süre (VAT) % 100

Süreç Maliyeti (adam.saat) % 43

Genel

Değer Akışı Haritası (Örnek)

KAMPANYA KARAR SÜRECİ

İndikatör İyileşme

Proses Süresi (P/T) % 28-44

Temin Süresi (L/T) % 23-49

% Değer Yaratan Süre (VAT) % 33

Süreç Maliyeti (adam.saat) % 33-60

Genel

Değer Akışı Haritası (Örnek)

KALİTE KPI YÖNETİMİ SÜRECİ

İndikatör İyileşme

Proses Süresi (P/T) % 83

Temin Süresi (L/T) % 88

% Değer Yaratan Süre (VAT) 66 kat

Süreç Maliyeti (adam.saat) % 83

Genel

Kaynak Önerileri

Genel 20 Novembre, 2010

Genel

59

OFİS SÜREÇLERİNDE

YALINLAŞMA

05.10.2013

Onur ARTIIŞIK

Organizasyonel Gelişim Uzmanı

İnsan Kaynakları Direktörlüğü