View
5
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Archiefbank Vlaanderen vzw
Online databank van private archieven
Beleidsplan 2013-2017
Aanvraag van een werkingssubsidie
voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek of voor het beheer van de Archiefbank Vlaanderen
CJSM-KE-CED08
Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media Kunsten en Erfgoed Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Tel. 02 553 68 68 – Fax 02 553 69 69 Website: www.kunstenenerfgoed.be
In te vullen door de behandelende afdeling
dossiernummer
ontvangstdatum
Wie vult dit formulier in? Dit formulier kan ingevuld worden door de contactpersonen van volgende types organisaties die een werkingssubsidie aanvragen:
- De Vlaamse Erfgoedbibliotheek, voor de beleidsperiode 2013-2017;
- Het samenwerkingsverband voor het beheer van Archiefbank Vlaanderen, voor de beleidsperiode 2013-2017.
Aan wie bezorgt u deze aanvraag?
U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier. Stuur uw formulier in 19 exemplaren naar Mevrouw Marina Laureys, Afdelingshoofd, Kunsten en Erfgoed, Afdeling Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL. Stuur uw aanvraag (dit formulier en de bijlagen) ook per e-mail op naar cultureelerfgoed@vlaanderen.be. Vermeld de volgende gegevens in de onderwerpsregel van uw e-mailbericht: “Aanvraag werkingssubsidie naam organisatie – soort werkingssubsidie.”
Waar vindt u meer informatie?
Het agentschap stelde een handleiding bij het Cultureel-erfgoeddecreet samen. De subsidiemogelijkheden, basisvoorwaarden, beoordelingscriteria en de aanvraagprocedure worden toegelicht in deze handleiding die een gestructureerde samenvatting biedt van de belangrijkste informatie uit het decreet, de uitvoeringsbesluiten en de memorie van toelichting. De handleiding en meer informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet vindt u op www.kunstenenerfgoed.be. Als u vragen hebt over uw aanvraag kunt u contact opnemen met Inge Waer, inge.waer@cjsm.vlaanderen.be, tel.: 02 553 68 50.
Gegevens van de organisatie
1 Vul de gegevens van de organisatie in.
Het ondernemingsnummer is een uniek nummer voor elke organisatie met rechtspersoonlijkheid. Ook een stad, gemeente of provincie heeft een ondernemingsnummer. Het IBAN-nummer en het BIC-nummer vervangen uw rekeningnummer. Als u deze nummers niet kent, kunt u ze bij uw bank opvragen.
naam van de organisatie Archiefbank Vlaanderen
eventuele roepnaam Archiefbank
rechtspersoonlijkheid Vereniging zonder winstoogmerk
ondernemingsnummer 8 0 6 0 . 0 1 9 . 4 2 1
IBAN B E 2 8 1 2 3 6 1 0 1 5 7 5 2 0
BIC-nummer B K C P B E B B -
webadres www.archiefbank.be
Aanvraag van een een werkingssubsidie als collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie - pagina 2 van 3
2 Is uw organisatie BTW-plichtig?
ja nee gemengd BTW-plichtig
3 Vul de correspondentiegegevens van de organisatie in.
Het adres vult u alleen in als het verschilt van de maatschappelijke zetel van de organisatie. Alle correspondentie over deze aanvraag voor een werkingssubsidie verloopt via deze contactpersoon en via dit adres.
aanschrijftitel De heer Mevrouw
voor- en achternaam Michel Vermote
straat en nummer Bagattenstraat 174
postnummer en gemeente 9000 Gent
telefoonnummer of gsm 09/2240079
e-mailadres michel.vermote@archiefbank.be
4 Vul de gegevens van de eindverantwoordelijke van de organisatie in. Deze gegevens vult u alleen in als ze verschillen van de gegevens ingevuld bij vraag 3.
aanschrijftitel De heer Mevrouw
voor- en achternaam Geert Van Goethem
straat en nummer Bagattenstraat 174
postnummer en gemeente 9000 Gent
telefoonnummer of gsm 09/2240079
e-mailadres geert.vangoethem@amsab.be
Gegevens van het aanvraagdossier
5 Kruis hieronder de categorie uit het Cultureel-erfgoeddecreet aan op basis waarvan u een werkingssubsidie aanvraagt.
U mag maar één hokje aankruisen.
Vlaamse Erfgoedbibliotheek.
Beheer van Archiefbank Vlaanderen.
6 Vul de gevraagde subsidiebedragen in.
jaar 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 jaar 5
Subsidiebedrag: 375.732 euro 389.850 euro 407.500 euro 427.905 euro 445.642 euro
Bij te voegen bewijsstukken
7 Voeg bij uw aanvraag de volgende verplichte bijlagen en nummer ze zoals aangegeven:
- als bijlage 1: het beleidsplan voor de volgende beleidsperiode, bestaande uit: 1. het ingevulde formulier ‘beleidsplan voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek of het beheer van de Archiefbank
Vlaanderen’ 2. toelichting bij de structuur en werking van uw organisatie (optioneel) 3. het overzicht van de doelstellingen voor de komende beleidsperiode 4. de begroting voor de komende beleidsperiode 5. de toelichting bij de begroting voor de komende beleidsperiode
Aanvraag van een een werkingssubsidie als collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie - pagina 3 van 3
Ondertekening
8 Vul de onderstaande verklaring in. Deze aanvraag moet worden ondertekend door de personen die de organisatie overeenkomstig de statuten rechtsgeldig kunnen verbinden.
Ik verklaar dat alle gegevens in dit formulier en in het bijbehorende aanvraagdossier naar waarheid ingevuld zijn.
Ik bevestig dat ik het beleidsplan voor de volgende beleidsperiode met bijlagen volledig heb gelezen en ermee akkoord ga.
Ik verklaar namens de hierboven vermelde organisatie, die ik vertegenwoordig, dat in geval van de
toekenning van een werkingssubsidie de organisatie het beleidsplan, zoals het is uiteengezet in het aanvraagdossier en wordt geactualiseerd via jaarlijkse actieplannen, zal uitvoeren. Ik zal daarbij alle reglementaire voorwaarden naleven die zijn opgenomen in het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei 2008, en in het bijbehorende uitvoeringsbesluit.
datum dag 2 2 maand 0 3 jaar 2 0 1 2
handtekening contactpersoon (zie vraag 3)
voor- en achternaam Geert Van Goethem
functie voorzitter Archiefbank Vlaanderen vzw
handtekening eindverantwoordelijke
(zie vraag 4)
voor- en achternaam Michel Vermote
functie coördinator
Privacywaarborg
9 De gegevens die u meedeelt, worden door het agentschap Kunsten en Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL, verwerkt voor identificatiedoeleinden.
Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens hebt u het recht om kennis te krijgen van uw gegevens in ons bestand en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen.
Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens kunt u het register bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer raadplegen.
Beleidsplan voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek/het beheer van de
Archiefbank Vlaanderen −−−− bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie
CJSM-KE-CED08a-110608
Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media Kunsten en Erfgoed Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Tel. 02 553 68 68 – Fax 02 553 69 69 Website: www.kunstenenerfgoed.be
In te vullen door de behandelende afdeling
dossiernummer
ontvangstdatum
Waarvoor dient dit formulier?
Dit formulier vormt een bijlage bij het formulier Aanvraag van een werkingssubsidie voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek of voor het beheer van de Archiefbank Vlaanderen.
Welke rubrieken bevat dit formulier?
Hieronder vindt u een overzicht van de rubrieken die u in dit beleidsplan moet opnemen:
vraag 1: Missie van de organisatie
vraag 2: Visie van de organisatie
vraag 3: Structuur en werking van de organisatie
vraag 4: Cultureel-erfgoedgemeenschap
vraag 5: Dienstverlening en expertiserol
vraag 6-7: Omgevingsanalyse: beleidsplanning en SWOT-analyse
vraag 8: Doelstellingen 2013-2017
vraag 9: Begroting 2013-2017
vraag 10: Toelichting bij de begroting 2013-2017.
Missie van de organisatie
1 Beschrijf de missie van uw organisatie.
Uw antwoord mag niet meer dan een halve pagina beslaan.
Archiefbank Vlaanderen realiseert een geautomatiseerd register van het Vlaamse private archivalische
erfgoed teneinde dit integraal in kaart te brengen, te vrijwaren en de publieksgerichte en de
wetenschappelijke valorisatie ervan te optimaliseren.
Visie van de organisatie
2 Beschrijf de visie van uw organisatie.
Uw antwoord mag niet meer dan anderhalve pagina beslaan.
Het maatschappelijke middenveld is een belangrijke vormende kracht in de Vlaamse samenleving.
Archieven van personen en privaatrechtelijke organisaties verschaffen inzicht in de genese en de diversiteit
van de Vlaamse samenleving. Deze archieven zijn echter kwetsbaar, omdat zij nauwelijks wettelijk
beschermd zijn. Archiefbank Vlaanderen registreert daarom deze private archieven, als eerste stap naar
vrijwaring en werkt aan een breed draagvlak voor behoud, beheer en ontsluiting ervan via sensibilisering en
vorming. Archiefbank werkt daarvoor samen met alle relevante partners in binnen- en buitenland.
Archiefbank is hèt loket voor privaat archief. Het register vormt de toegang tot private archieven, de
website verschaft informatie over alle aspecten van archiefwerking, de medewerkers zijn vraagbaak en
trainer. De werkzaamheden achter het loket verdeelt Archiefbank met relevante partners.
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 2 van 12
Archiefbank Vlaanderen is een platform. Het een samenwerkingsverband van privaatrechtelijke culturele
archiefinstellingen. Deze onthaalinstellingen vormen een kwaliteitsvolle en deskundige omkadering voor de
medewerkers van Archiefbank. Samenwerking is de basis van alle activiteiten van Archiefbank Vlaanderen.
Het register kan slechts gerealiseerd worden door medewerking van alle personen, middenveldorganisaties
en professionele erfgoedinstellingen die privaatrechtelijk archief beheren. Naast invoer en conversie van
inventarissen is harvesten uit erfgoeddatabanken een middel om hoogwaardige gegevens te integreren in
Archiefbank.
Kwaliteit en duurzaamheid kenmerken de werking van Archiefbank. Deskundigheid op alle vlakken van de
werking, die de medewerkers voortdurend verdiepen, draagt bij aan de kwaliteitsvolle werking.
Expertiseopbouw gebeurt binnen de onthaalinstellingen en in nationale en internationale
samenwerkingsverbanden. Kwaliteit is de basis van de expertisedeling. Archiefbank registreert volgens de
internationaal geldende standaarden en stimuleert het gebruik ervan bij alle private archiefvormers en -
beheerders. De vormingsactiviteiten van Archiefbank, veelal georganiseerd in samenwerking met partners,
zijn gericht op alle aspecten van kwaliteitsvol behoud en beheer van private archieven.
Duurzaamheid van het digitale register zelf bereikt Archiefbank door het gebruik van betrouwbare
technologie en tijdige innovatie. Registratie is geen garantie voor vrijwaring. Duurzame beschikbaarheid
van de archieven zelf kan alleen bereikt worden via sensibilisering, het stimuleren van professioneel beheer
en samenwerking met archief- en andere erfgoedinstellingen in binnen- en buitenland. Archiefbank
benadert proactief de cultureel-erfgoedgemeenschap, die kan meewerken aan het vrijwaren van het
private archivalische erfgoed.
Archiefbank Vlaanderen is er voor een breed publiek. Hoewel Archiefbank een intermediair is, die vooral
werkt voor de cultureel-erfgoedgemeenschap van archiefvormers, -beheerders en onderzoekers, is
voortdurende bewustmaking van het publiek van de veelzijdigheid en rijkdom van private archieven
noodzakelijk om een breed draagvlak te creëren. Archiefbank wijst ook de weg naar andere informatie over
de archiefbestanden in het register en naar afzonderlijke archiefinstellingen. De website is het instrument
daarvoor. Archiefbank bewerkstelligt dit door creatieve publiekswerking naar alle geledingen van de
maatschappij en heldere communicatie met het brede netwerk.
Archiefbank vervult een voortrekkersrol, ook internationaal. De trefwoorden van Archiefbank Vlaanderen
als enig platform in Vlaanderen voor het private archivalische erfgoed zijn detecteren, inspireren,
innoveren, communiceren, anticiperen en vooral samenwerken.
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 3 van 12
Structuur en werking van de organisatie
3 Geef een korte beschrijving van de structuur en werking van uw organisatie. Uw antwoord mag niet meer dan een pagina beslaan. Desgewenst kan u ook verdere toelichting geven als bijlage (bv. organogram) of verwijzen naar eerder ingediende documenten.
De opstart van Archiefbank (2003) kwam er als gevolg van een vraag tot bijkomende financiering
door de vier archief- en documentatiecentra die de ontwikkeling en het beheer van de databank op
zich namen. In 2008 werd met de oprichting van een overkoepelende vzw-structuur een stap gezet
naar verzelfstandiging met het oog op erkenning binnen het Cultureel-Erfgoeddecreet. De werking
werd op basis van een beleidsplan in een beheersovereenkomst vastgelegd. De concrete aanpak
vanuit de vier dragende instellingen die een meerderheid namen in de bestuursorganen van de vzw
bleef ongewijzigd:
• Het subsidiebedrag (ca. €275.000) werd op jaarbasis contractueel toegewezen aan de vier
dragende centra.
• Daar tegenover staat de inzet van medewerkers verbonden aan de centra (4 VTE) aangevuld
met een halftijdse informaticus.
Als gevolg van die aanpak wordt 95% van de financiële middelen meteen verdeeld en ingezet voor
het dekken van de personeelskosten. Het saldo blijft beschikbaar als werkingsmiddelen voor
bijvoorbeeld promotie en aankoop van software. Extra uitgaven die het werkingsbudget
overschrijden zijn mogelijk mits goedkeuring van de Raad van Bestuur. Het engagement van de
dragende instellingen wordt jaarlijks vastgelegd in een overeenkomst waarin de werkpakketten
duidelijk worden omschreven.
De werking met personeel dat toegewezen wordt vanuit verschillende instellingen vergt regelmatig
overleg over de concrete aanpak van de takenpakketten en afstemming, rekening houdend met de
beschikbare competenties. Inzichten in verband met ICT-ontwikkelingen en gegevensinvoer komen
samen in de Technische Werkgroep. Dit is duidelijk bij de opmaak van de jaarlijkse actieplannen,
maar ook in de fase van uitvoering is er afstemming met het oog op een gemeenschappelijke
aanpak. De spreiding over de verschillende centra is tegelijkertijd een verankering en troef, daar de
medewerkers kunnen terugvallen op de expertise in hun eigen instelling. Voor het opzetten van een
goede onderlinge communicatie wordt onder meer gewerkt met een online programma voor het
delen van documenten. Voor intern overleg zijn de maandelijkse bijeenkomsten in de Technische
Werkgroep het belangrijkste platform.
De competenties aanwezig in het projectteam worden oordeelkundig ingezet met het oog op het
opzetten van een kwaliteitsvolle werking binnen de krijtlijnen van de beheersovereenkomst.
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 4 van 12
Cultureel-erfgoedgemeenschap
4 Beschrijf de voornaamste cultureel-erfgoedgemeenschap of -gemeenschappen waarop uw organisatie
zich richt.
Uw antwoord mag niet meer dan twee pagina's beslaan.
Archiefbank Vlaanderen bedient een brede cultureel-erfgoedgemeenschap die opgedeeld kan worden in
verschillende doelgroepen. Om beter te begrijpen wie de verschillende doelgroepen en spelers zijn binnen
de erfgoedgemeenschap van Archiefbank, benaderen we dit aspect vanuit het concept van de designated
community. Volgens de definitie: An identified group of potential consumers who should be able to
understand a particular set of information. The Designated Community may be composed of multiple user
communities. Het is een benadering die - samen met die van de cultureel-erfgoedgemeenschap - voor
Archiefbank relevant kan zijn. Het laat toe om de doelgroepen aan te geven die van de databank gebruik
maken. De databank moet namelijk zo opgevat zijn dat een doelgroep, die niet noodzakelijk het grote
publiek hoeft te zijn, zonder hulp en expertise van buitenaf de databank kan hanteren en de gegevens
interpreteren.
Zonder dit hier verder uit te werken, kunnen we aangeven dat Archiefbank door zijn dubbele doelstelling
van registreren en ontsluiten - vanuit de definitie gesteld - duidelijk 2 user communities heeft, namelijk:
1) De erfgoedbeheerders en erfgoedbewaarders zijn de bewaarplaatsen, alle particulieren en
organisaties die privaatrechtelijk archivalisch erfgoed in hun bezit hebben en registreren of
invoeren in Archiefbank. Zij vormen de INPUT. Zij vormen een groep van partners die geheel of
gedeeltelijk voor de gegevensinvoer kan zorgen.
2) De raadplegers van de website en de databank zijn alle actoren die op zoek zijn naar historische
informatie in primaire bronnen zoals (amateur-)historici, heemkundigen, genealogen, studenten,
journalisten enz. Zij vormen de OUTPUT van Archiefbank. Zij valoriseren het erfgoed dat
Archiefbank opneemt in de databank.
Archiefbank voegt een 3de
speler toe aan de designated community:
3) De BEMIDDELAARS zijn expertisecentra, koepelorganisaties, steunpunten, erfgoedconvenanten
e.a. die geen input leveren in de vorm van directe invoer maar eerder een bemiddelende rol spelen
op het erfgoedveld vanuit hun beleidsmatige functie. Zij kennen hun achterban als geen ander. Zij
leiden Archiefbank naar de juiste organisaties en aanspreekpunten of leveren gegevens over hun
actoren die Archiefbank kan of zou kunnen gebruiken. Op die manier leveren de bemiddelaars een
bijdrage aan de erfgoedgemeenschap van Archiefbank.
In deze ‘gelede’ designated community speelt Archiefbank Vlaanderen zelf de rol van mediator of
bemiddelaar. Archiefbank is als het ware een mediator tussen de erfgoedbewaarders en -beheerders
(input) en de raadplegers (output). Archiefbank beheert/bewaart zelf geen collecties, het geeft enkel de
mogelijkheid tot registratie ervan.
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 5 van 12
Uiteraard is deze indeling enigszins te nuanceren. Zo zijn er bemiddelaars (bv. erfgoedconvenanten of
expertisecentra) die wel degelijk INPUT verschaffen, omdat zij in hun rol van bemiddelaar geacht worden
het erfgoedveld mee in kaart te brengen en te registreren in Archiefbank. We spreken hier over
bemiddelaars met INPUT. Het merendeel van de bemiddelaars voert echter zelf niet in, maar stimuleert
invoer door derden in de databank. Maar ook Archiefbank Vlaanderen kan andere rollen opnemen dan
enkel die van mediator. Hij kan bijvoorbeeld ook worden gerekend tot de bemiddelaars met INPUT. Zo
werkt Archiefbank soms mee aan de registratie van archieven en levert het INPUT door archieven en
collecties van bewaarders, beheerders of bemiddelaars in te voeren.
In onderstaande afbeelding wordt de designated community figuratief voorgesteld. Archiefbank Vlaanderen
neemt hier de centrale rol op binnen zijn werkveld en is verbonden met de verscheidene doelgroepen of
spelers op het veld, namelijk beide user communities (input en output) en de bemiddelaars. De drie
doelgroepen zijn ook onderling verbonden met elkaar langs het frame van Archiefbank. Dit alles vormt
samen de DESIGNATED COMMUNITY.
De betrokkenheid en het engagement van de doelgroepen is moeilijk meetbaar. In elk geval kan men
verscheidenheid en gradaties van engagement vaststellen. Daarbij mag niet uit het oog verloren worden
dat engagement en betrokkenheid dynamische gegevens zijn. Een minimale betrokkenheid vandaag kan
morgen evolueren naar een maximaal engagement. Vanuit dit gegeven is er de mogelijkheid tot uitbreiding
van de werking door het aanspreken van nieuwe doelgroepen. In deze optiek kan men het aspect van
ARCHIEFBANK
OUTPUT
BEMIDDELAARS
INPUT
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 6 van 12
engagement en betrokkenheid voorstellen aan de hand van concentrische cirkels. Zo is er sprake van een
grote periferie van spelers en van een kleinere, meer gestructureerde en zeer geëngageerde doelgroep. De
cirkels zijn een dynamisch gegeven en kunnen naargelang van de betrokkenheid of het engagement als het
ware krimpen of uitzetten. De drie doelgroepen binnen de designated community kunnen naargelang hun
engagement verscheidene plaatsen opeisen in de concentrische cirkels. Over het algemeen kunnen we
echter stellen dat erfgoedbewaarders en -beheerders die gegevens registreren en zich engageren meer
betrokken zijn dan raadplegers.
Het definiëren van een designated community voegt niet alleen een dimensie toe aan de presentatie van de
erfgoedgemeenschap van Archiefbank, het verantwoordt ook het gebruik van de meervoudsvorm
‘erfgoedgemeenschappen’ vanuit de min of meer betrokkenheid bij de werking van Archiefbank. Het geeft
ook de gelaagdheid en de meerpoligheid aan van het brede actieveld van Archiefbank.
Dienstverlening en expertiserol
5 Beschrijf hoe uw organisatie haar dienstverlening wil uitbouwen en een expertiserol wil opnemen voor
de cultureel-erfgoedgemeenschap of -gemeenschappen en het cultureel-erfgoedveld.
Uw antwoord mag niet meer dan twee pagina's beslaan.
Expertisedeling
Archiefbank Vlaanderen bundelt dankzij zijn eigen unieke werking en ervaring enerzijds en zijn inbedding in
de privaatrechtelijke archiefinstellingen anderzijds specifieke archiefwetenschappelijke en technische
expertise en een grote veldkennis. Als netwerkorganisatie deelt Archiefbank deze deskundigheid met
partners. Omgekeerd vergroot Archiefbank in de samenwerking met partners zijn eigen deskundigheid.
Netwerking en samenwerking zijn daarom het hart van de werking.
Expertisedeling gebeurt op verschillende manieren.
• Archiefbank biedt een register aan dat voldoet aan alle relevante internationale standaarden,
informeert collectiebeherende organisaties die invoeren in Archiefbank over het gebruik van
standaarden en stimuleert hen deze standaarden te hanteren. Archiefbank werkt daarbij samen
met expertisecentra en het steunpunt. Archiefbank verspreidt informatie over gebruik van
standaarden via zijn website en via vorming.
• Archiefbank zet de archiefwetenschappelijke kennis van zijn medewerkers en van de centra waarin
zij werken in om de kwaliteit van de registratie van partners en van de registratie die zij zelf
uitvoeren te verhogen.
• Archiefbank stelt zijn ervaring en knowhow op het gebied van conversie van registers en
databanken beschikbaar aan partners die al over een geautomatiseerde inventaris beschikken en
aan alle andere belangstellenden.
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 7 van 12
• Archiefbank stelt de kennis over de informatietechnologie voor de databank en de website
beschikbaar aan partners in binnen- en buitenland
• Er is nauwe samenwerking en uitwisseling van kennis van Archiefbank met beheerders van
databanken waaruit gegevens geharvest worden. Archiefbank zet hierbij de informatietechnische
kennis van de eigen databank in.
• Archiefbank heeft een ruime ervaring opgedaan in het maatschappelijke middenveld. De grote
veldkennis en het brede veldoverzicht stelt Archiefbank beschikbaar aan partners en beleidsmakers
door de onlinedatabank verder op te bouwen en en ter beschikking te stellen voor iedereen.
• De methodieken die Archiefbank gebruikt voor gestructureerde prospectie en de resultaten van
prospectie deelt Archiefbank met partners en beleidsmakers tijdens samenwerkingsmomenten en
studiedagen.
• Archiefbank is ervaringsdeskundige in het omgaan met zeer diverse invoerders, van grote
professionele instellingen tot kleine organisaties die geen primaire erfgoedtaak hebben. Deze
ervaring zet Archiefbank in in samenwerkingsprojecten met tal van partners .
Dienstverlening
De dienstverlening van Archiefbank is gericht op alle organisaties en personen die informatie over
privaatrechtelijk archieven invoeren of willen invoeren in de databank. De dienstverlening is in veel
gevallen maatwerk. Dat betekent dat Archiefbank vorming en handleidingen op maat biedt aan organisaties
en personen die willen invoeren in de databank. Archiefbank heeft een helpdesk, waar partners met al hun
vragen betreffende Archiefbank en privaatrechtelijk archief terecht kunnen. Archiefbank ondersteunt
invoerders door feed back te geven op hun werk, om zo de kwaliteit van de fiches te verhogen.
Een belangrijke vorm van algemene dienstverlening is het creëren van een grotere zichtbaarheid en
toegankelijkheid van private archieven. Daartoe stelt Archiefbank zoekinstrumenten voor onderzoekers
beschikbaar. Nieuw opgenomen archieven worden op de website in de kijker gezet.
Archiefbank brengt op de website archiefgidsen samen. Hierin worden archiefbestanden uit verschillende
collecties en bewaarplaatsen bijeen gebracht, waardoor ze in een brede context geplaatst worden en de
samenhang van de afzonderlijke onderdelen duidelijk wordt. Hiermee realiseert Archiefbank voor
afzonderlijke beheerders een valorisatie, waartoe zij alleen niet in staat zijn.
Archiefbank geeft beleidsadviezen. Op basis van de brede veldkennis, de kennis van privaatrechtelijke
archieven in Vlaanderen op basis van prospectie en de databank en de archiefwetenschappelijke en
technische expertise geeft Archiefbank beleidsmakers adviezen over prioriteiten, aandachtspunten en
knelpunten met betrekking tot registratie van privaatrechtelijk archief en de brede context daarvan.
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 8 van 12
Omgevingsanalyse: gegevensverzameling en SWOT-analyse
Uw antwoord op vraag 6 en 7 mag samen niet meer dan vier pagina's beslaan.
6 Beschrijf het beleidsplanningsproces.
Geef uitleg over de actoren die bij het beleidsplanningsproces werden betrokken. Vermeld de manier waarop ze erbij werden betrokken en beschrijf de methodes die gebruikt werden voor de gegevensverzameling.
Archiefbank Vlaanderen heeft een uitgebreide gegevensverzameling uitgevoerd in het kader van de
veldanalyse, die begin 2011 voltooid is. De gegevens over het veld en de erfgoedgemeenschappen, die
hierin staan, zijn het uitgangspunt voor het beleidsplanningsproces geweest. Daarnaast hebben de
medewerkers van Archiefbank relevante gegevens verzameld over de huidige stand van zaken inzake
invulling van de databank, technologische en archiefgerelateerde ontwikkelingen, onderzoekstendensen,
internationale voorbeelden en aanknopingspunten.
De centrale werkgroep die het hele plan heeft opgesteld is de technische werkgroep, waarin de vier
stafmedewerkers van Archiefbank samenwerken. Deze werkgroep heeft vanaf januari 2011 regelmatig
vergaderd over het beleidsplan. In eerste instantie stond de opmaak van de veldkaart op de agenda
(vergaderingen op 11 januari en 23 februari 2011) . Vanaf juni 2011 ging alle aandacht naar het uittekenen
van de verschillende onderdelen van het beleidsplan (vergaderingen op 6 januari, 18 maart, 27 april, 11
oktober, 22 november en 15 december 2011 en op 13 & 26 januari, 9 februari en 19 maart)
In elke fase van het beleidsplanningsproces heeft de technische werkgroep de resultaten van de
beleidsplanning voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Op deze manier was deze nauw betrokken bij het
hele proces.
Een stand van zaken inzake de beleidsplanning werd voorgelegd aan de Algemene Vergadering op 17 juni
2012. Aansluitend heeft de Algemene Vergadering in samenwerking met de technische werkgroep een
brainstorm gehouden over missie en visie. Op basis hiervan heeft de technische werkgroep een missie en
visie uitgeschreven.
In mei 2011 is een representatieve groep stakeholders uit de cultureel-erfgoedsector bevraagd over hun
visie op en hun verwachtingen van Archiefbank. Daarnaast zijn er schriftelijke bevragingen gebeurd op het
congres van VVF Vlaanderen, op de Heemdag van Heemkunde Vlaanderen en via het tijdschrift en de
website van de Belgische Vereniging voor Nieuwste Geschiedenis. Tenslotte is er een Adviesraad
georganiseerd tijdens Informatie aan Zee in september 2011.
Het Beleidsplan Archiefbank 2013-17 werd ter bespreking en goedkeuring voorgelegd aan de Raad van
Bestuur en de Algemene Vergadering van de vzw Archiefbank Vlaanderen op 5 maart 2012.
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 9 van 12
7 Beschrijf de sterktes, zwaktes, mogelijkheden en bedreigingen (SWOT) die uit de analyse naar voren zijn gekomen?
Sterktes
• De structuur van Archiefbank – als vzw en eigendom van de Vlaamse Gemeenschap – zorgt voor een
duurzame en gratis toegankelijke databank
• De databank vormt een sterke basis door zijn goede structuur en groeit continu aan
• Archiefbank levert thematische overzichten die de bewaarinstellingen overstijgen
• Context voor en overkoepeling van afzonderlijke gedigitaliseerde stukken in databanken
• Gebruik van internationale standaarden
• Brede contacten met organisaties die zelf invoeren en met databanken die gegevens leveren
(harvesting)
• Succesvolle sensibilisering van archiefvormers en –bewaarders, vooral door vorming
• Archiefbank ondersteunt invoerders op maat
• Website met interactieve rol
• Inbedding van de medewerkers in de vier centra, die expertise en ondersteuning bieden
• Expertise van de medewerkers en erkenning van de expertise van Archiefbank door het erfgoedveld
• Virtuele collectieomschrijvingen maken samenhang van private archiefcollecties zichtbaar
Zwaktes
• De databank is hoogdrempelig voor invoerders en gebruikers
• De gegevens in de databank kunnen pas na verwerking aan een breed publiek gepresenteerd
worden
• Invoeren volgens standaarden vereist grote deskundigheid
• Afhankelijkheid van partners voor invoer en updates
• Benadering van doelgroepen gebeurt ad hoc
• Ontbreken van harde cijfers over doelmatigheid
• Archiefbank is niet zichtbaar genoeg; daardoor is er geen optimale consultatie van de databank en
de website
• Weinig representatieve Algemene Vergadering en dus weinig feedback van externen
• Weinig contacten met het hoger onderwijs
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 10 van 12
• De organisatiestructuur is nog niet helemaal uitgekristalliseerd
• Te weinig werkingsmiddelen
Kansen
• Uitbreiding van portaalfunctie via harvesting
• Vlaams Archiefdecreet / Archiefregister
• Unieke positie in Vlaanderen en een schakel naar internationale portalen en databanken
• Samenwerking met onderzoekers, ook internationaal
• Contacten met en relevantie voor het lokale erfgoedveld
• Samenwerking met partners voor vorming en publiekswerking
• Ondersteuning door de Vlaamse Gemeenschap via beheersovereenkomsten met
erfgoedorganisaties
• Veel archieven bij moeilijk bereikbare archiefvormers
• Inspelen op relevante ict-ontwikkelingen
• Het uitbreiden naar collectieomschrijvingen, waardoor ook musea als partners in beeld komen
• Snelle aangroei van digital born archives
Bedreigingen
• Wildgroei aan databanken
• Ontbreken van wettelijke bescherming voor private archieven; registratie is geen garantie voor
vrijwaring
• Verwachtingen van publiek t.a.v. ontsluiting op documentniveau en daaraan gekoppelde verkeerde
perceptie van Archiefbank
• Overlap met andere erfgoedorganisaties en -initiatieven
• Snelle ict-ontwikkelingen
• Onvoorspelbaarheid van rendement van prospectie, vooral bij organisaties die niet bekend zijn met
erfgoedwerking
• Profielverwatering door uitbreiding naar collecties
• Relevantie van Archiefbank is voor partners niet altijd duidelijk
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 11 van 12
Conclusies
De databank is het hart en de grootste sterkte van Archiefbank. De databank kan maar relevant zijn als er
voldoende kritische massa aan gegevens in zit. Invoer is daarom prioritair.
Gebruiksgemak en zichtbaarheid van de databank moeten verbeterd worden.
Archiefbank moet de relatie met zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen intensiveren, structureren en de
databank aan hun noden en eigenheid aanpassen.
Archiefbank moet nieuwe doelgroepen gericht benaderen.
Meer valorisatie van de databank door het simuleren van onderzoek en publieksactiviteiten door derden.
Archiefbank kan zijn expertise verdiepen door internationale uitwisseling.
Archiefbank moet de efficiëntie verhogen door een heldere organisatiestructuur, een planmatige aanpak
en regelmatige evaluatie van de werking.
Archiefbank moet het draagvlak verbreden en functioneren als een platform.
Doelstellingen 2013-2017
8 Geef een overzicht van de doelstellingen voor de periode 2013-2017.
In dat overzicht moet u minstens de volgende vragen beantwoorden:
− Welke strategische doelstellingen wil de organisatie in de komende beleidsperiode bereiken?
− Hoe worden die strategische doelstellingen vertaald naar operationele doelstellingen en mogelijke acties?
− Hoe wordt het bereiken van de operationele doelstellingen meetbaar gemaakt en welke meetbare doelstellingen wil de organisatie bereiken?
− Welke (financiële en personeels-)middelen worden ingezet voor het bereiken van de operationele doelstellingen?
U mag het overzicht van de doelstellingen ook als bijlage bij dit beleidsplan voegen.
Doelstellingen
De rode draad door alle doelstellingen van Archiefbank Vlaanderen is het stimuleren van archival
awareness: de bewustwording bij de eigen cultureel-erfgoedgemeenschappen, het beleid en het brede
publiek over de aard, de inhoud en de waarde van privaatrechtelijke archieven. Archiefbank sluit daarmee
aan bij buitenlandse voorbeelden1 en de recente Universele Verklaring over Archieven
2 van de International
Council on Archives.
Archiefbank Vlaanderen verhoogt zijn efficiëntie en zijn zichtbaarheid door thematisch te werken. Dat wil
zeggen dat Archiefbank Vlaanderen sensibilisering, prospectie, invoer en ontsluiting concentreert op een
aantal werkvelden, die uit de veldanalyse naar voren zijn gekomen als prioritair en/of met een hoog
potentieel.
(zie verder in BIJLAGE 1)
1 http://www.archiveawareness.com/
2 Aangenomen tijdens de Algemene Vergadering van de International Council on Archives (ICA), Oslo, september 2010:
http://www.ica.org/6573/reference-documents/universal-declaration-on-archives.html.
Officieel onderschreven door de Unesco in plenaire zitting op 10 november 2011:
http://unesdoc.unesco.org/images/0021/002134/213423e.pdf en
http://unesdoc.unesco.org/images/0021/002139/213920e.pdf
Beleidsplan − bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 12 van 12
Begroting 2013-2017
9 Geef een begroting voor de periode 2013-2017.
Beschrijf de middelen waarover de organisatie beschikt en de manier waarop die middelen ingezet worden voor het bereiken van de operationele doelstellingen.
U mag de begroting ook als bijlage bij dit beleidsplan voegen.
BIJLAGE 2
Toelichting bij de begroting 2013-2017
10 Geef een toelichting bij de begroting.
De toelichting bij de begroting moet antwoord geven op de volgende twee vragen:
− Wat betekenen de bedragen in de begroting en hoe zijn ze bepaald?
− Hoe verhouden de bedragen in de begroting zich tot de te bereiken operationele doelstellingen?
U mag de toeliching bij de begroting ook als bijlage bij dit beleidsplan voegen.
BIJLAGE 3
Extra bijlagen
In opvolging van de aandachtspunten geformuleerd in het kader van de eindevaluatie door het Agentschap
Kunsten en Erfgoed voor de beleidsperiode 2009-2012 bezorgen we in bijlage bij deze aanvraag:
• De functieprofielen van de medewerkers van Archiefbank: BIJLAGE 4
• De prioriteitenlijst die richtinggevend zal zijn bij het bepalen van de verdere acties inzake
gegevensinvoer, vorminge en publiekswerking: BIJLAGE 5
Op basis van deze oefening komen we tot een eerste indicatieve (niet limitatieve) lijst van thema’s
voor het opzetten van gerichte campagnes:
o wetenschapsarchieven
o bedrijfsarchieven
o kunstenaarsarchieven
o Wereldoorlog I
o heemkunde
Als tryout voor de thematische aanpak richt Archiefbank zich in het Olympisch jaar 2012 naar
sportarchieven. Een campagne die –na evaluatie- in de volgende beleidsperiode eventueel vanuit
een ander invalshoek kan worden hernomen.
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 1 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Bijlage 1
Doelstellingen
De rode draad door alle doelstellingen van Archiefbank Vlaanderen is het stimuleren van archival
awareness: de bewustwording bij de eigen cultureel-erfgoedgemeenschappen, het beleid en het
brede publiek over de aard, de inhoud en de waarde van privaatrechtelijke archieven. Archiefbank
sluit daarmee aan bij buitenlandse voorbeelden1 en de recente Universele Verklaring over Archieven
2
van de International Council on Archives.
Archiefbank Vlaanderen verhoogt zijn efficiëntie en zijn zichtbaarheid door thematisch te werken.
Dat wil zeggen dat Archiefbank Vlaanderen sensibilisering, prospectie, invoer en ontsluiting
concentreert op een aantal werkvelden, die uit de veldanalyse naar voren zijn gekomen als prioritair
en/of met een hoog potentieel.
1. ARCHIEFBANK CONSOLIDEERT DE KWALITEITSVOLLE DATABANK.
In de aanvangsperiode is een vrij omvangrijke databank gevormd, die kwalitatief verder wordt
uitgebouwd, dat wil zeggen altijd op basis van internationale standaarden en CEST. Archiefbank
Vlaanderen breidt de databank ook kwalitatief uit, zodat deze niet alleen een voldoende kritische
massa heeft, maar ook zijn relevantie ontleent aan representatieve en wetenschappelijk
verantwoorde fiches. Daarom is invoer prioritair.
OD 1.1
Archiefbank spoort in thematische campagnes lacunes op en vult deze aan.
Archiefbank spoort op basis van de veldkaart, die regelmatig geüpdatet wordt, en de
gegevens van Prisma in thematische campagnes lacunes op. Archiefbank vult deze aan via
gestructureerde prospectie en op basis van heldere prioriteiten. Archiefbank hanteert daarbij
criteria met betrekking tot diversiteit, bedreiging van de collecties en actuele
onderzoeksvragen. Om de werking te stroomlijnen en efficiency te verhogen, organiseert
Archiefbank in de beleidsperiode minstens twee thematische campagnes, in overleg en
1 http://www.archiveawareness.com/ 2 Aangenomen tijdens de Algemene Vergadering van de International Council on Archives (ICA), Oslo,
september 2010: http://www.ica.org/6573/reference-documents/universal-declaration-on-archives.html
Officieel onderschreven door de Unesco in plenaire zitting op 10 november 2011:
http://unesdoc.unesco.org/images/0021/002134/213423e.pdf en
http://unesdoc.unesco.org/images/0021/002139/213920e.pdf
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 2 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
samenwerking met het steunpunt Faro en met voor het thema relevante partners. Bij het
selecteren van de thema’s en partners maakt Archiefbank gebruik van de gegevens van
Prisma. Deze campagnes zijn gericht op invoer, ontsluiting en expertisedeling (zie OD 2.1, 2.7,
3.4, 4.2 en 5.1). Als mogelijke thema’s komen op basis van de prioriteitenlijst (zie bijlage 5)
volgende naar voor: wetenschapsarchieven, bedrijfsarchieven, kunstenaarsarchieven,
heemkunde en Wereldoorlog I. Thematische campagnes geven Archiefbank de mogelijkheid
om perifere cultureel-erfgoedgemeenschappen meer te betrekken en te activeren.
Archiefbank evalueert elke campagne met specifieke gegevens over de aanpak van
diversiteit daarin. Deze evaluatie is een manier om expertise die is opgedaan in de campagne
vast te leggen en te delen en geeft aanleiding tot verbetertrajecten in het kader van
kwaliteitszorg.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er zijn minstens twee
thematische campagnes
in de beleidsperiode, in
samenwerking met
partners, gericht op
prospectie, invoer en
ontsluiting.
campagnes Jaarlijks
Er is een evaluatieverslag
van elke campagne met
specifieke gegevens over
de aanpak van diversiteit
daarin
verslag Jaarlijks
OD 1.2
Archiefbank werkt gestaag door aan diverse soorten invoer, die elkaar in evenwicht
houden. Het Letterenhuis is daarbij curator van de literaire archieven.
De invoer van fiches in Archiefbank gebeurt door eigen medewerkers, door kleine partners
die ad hoc invoeren en grote structurele partners, zowel op manuele als geautomatiseerde
wijze. Archiefbank bewaakt het evenwicht tussen deze soorten invoer, met het oog op
efficiënte inzet van eigen medewerkers en activering van partners. Het Letterenhuis brengt
expertise over invoer van literaire archieven in. Archiefbank staat open voor andere
instellingen (zoals b.v. het AMVB voor de Brusselse archieven) die het curatorschap over een
bepaald thema op zich willen nemen. Om de invoer en opslag van data te faciliteren, wordt
voortdurend onderhoud gepleegd aan de databank.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een jaarlijks
overzicht van invoer door
eigen medewerkers en
door partners, gemaakt
op basis van de
beheersmodule
Overzicht van invoer jaarlijks
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 3 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
OD 1.3
Archiefbank vervolledigt basaal ingevulde fiches.
Een kwaliteitsvolle databank bevat zo veel mogelijk gegevens, die relevant zijn voor
gebruikers. Alle ingevoerde fiches bevatten minstens vijf plichtvelden, waarnaast andere
ISAD(G) velden facultatief zijn. Daarom monitort Archiefbank de fiches die participanten
invoeren en stimuleert hen structureel om bijkomende relevante gegevens in te vullen of
aan te vullen.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Driejaarlijks is er een
update en aanvulling
van de gegevens van
elke invoerder
Overzicht van updates Driejaarlijks
OD 1.4
Archiefbank voert de buffer van fiches in, die nog niet online beschikbaar zijn.
Het totaal aantal ingevoerde fiches is groter dan het aantal op de website raadpleegbare.
Veelal is niet-raadpleegbaarheid het gevolg van onvolledigheid of van terughoudendheid van
de participanten. Archiefbank neemt daarom consequent contact op met participanten van
niet-gepubliceerde fiches en stimuleert hen de fiches zo nodig aan te passen en te
publiceren.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Maximaal 20% van het
totaal aantal fiches zit in
de buffer van niet
vrijgegeven fiches
Verhouding aantal
fiches in de buffer en
totaal aantal fiches
Jaarlijks
OD 1.5
Archiefbank neemt aan archivalische collecties verwante niet-archivalische gehelen op om
de toegankelijkheid van het erfgoed te vergroten, zonder het eigen profiel te verliezen.
Veel erfgoedbewaarders beheren meer dan privaat archief; hun collecties bevatten vaak
documentaire verzamelingen en objecten waartussen de archivalische component niet altijd
duidelijk te onderscheiden is. Om de samenhang van deze hybride collecties aan te geven, de
archivalia in hun context te tonen en deze collecties als geheel zichtbaar te maken, neemt
Archiefbank deze collecties volledig in een beschrijving op. Daarbij waakt Archiefbank wel
over zijn eigen profiel, zodat de databank hoofdzakelijk gevuld blijft met private archieven.
De collecties zijn een middel om archieven verder te plaatsen in hun context en Archiefbank
te leiden naar verborgen archieven.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een verslag van de
jaarlijkse monitoring van
nieuwe fiches hierop
Verslag Driejaarlijks
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 4 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
OD 1.6
Er is structurele samenwerking met databanken voor harvesting daaruit.
Een belangrijke bron van invoer in de databank is harvesting uit andere databanken door het
leggen van links tussen de databank van de bewaarinstelling en Archiefbank. ISAD(G) velden
uit de databank van een bewaarder worden automatisch overgeladen in Archiefbank of na
bevraging enkel getoond in Archiefbank.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er zijn jaarlijks twee
overlegmomenten met
partners of potentiële
partners
Verslag Jaarlijks
2. ARCHIEFBANK VERSTERKT DE BAND MET DE CULTUREEL-ERFGOEDGEMEENSCHAPPEN.
De cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank bestaan uit archiefvormers,
archiefbeheerders, onderzoekers en andere gebruikers van de databank en erfgoedbemiddelaars.
Deze gemeenschappen zijn zeer uiteenlopend qua betrokkenheid en expertise. Archiefbank speelt
daarom flexibel en gedifferentieerd in op hun wensen en noden en zorgt voor een structurele band
ermee.
OD 2.1
Archiefbank sensibiliseert in de thematische campagnes participanten en biedt hen
vorming op maat aan.
Het stimuleren van invoer via thematische campagnes (zie OD 1.1, 2.7, 3.4, 4.2 en 5.1)heeft
meer effect als het gepaard gaat met het aanbieden van gerichte vorming. Archiefbank richt
zich daarbij op alle potentiële invoerders en uitdrukkelijk ook op moeilijk bereikbare
doelgroepen. Om deze vorming gestalte te geven werkt Archiefbank structureel samen met
partners die vorming aanbieden, vooral het steunpunt Faro. Om een zo groot mogelijke
groep potentiële invoerders te bereiken, wordt het vormingsaanbod gespreid over het hele
land. Per thematische campagne is er een handleiding op maat en in de beleidsperiode zijn er
minstens twee gerichte vormingscampagnes, in samenwerking met partners, waarvan een
gericht op moeilijk bereikbare doelgroepen.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een handleiding op maat
per thematische campagne
Handleiding jaarlijks
Er zijn in de beleidsperiode
minstens twee gerichte
vormingscampagnes, in
samenwerking met partners,
waarvan een gericht op
moeilijk bereikbare
doelgroepen
Vormingscampagnes jaarlijks
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 5 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
Er is een
samenwerkingsovereenkomst
met Faro met afspraken over
vorming
Samenwerkingsovereenkomst eenmalig
OD 2.2
Er is een gelaagde, flexibele invoer in de databank mogelijk.
Invoer in de databank vereist deskundigheid, waarover niet alle participanten beschikken.
Om de drempel voor invoerders te verlagen, realiseert Archiefbank een eenvoudig in te
vullen basisfiche, geïntegreerd in een meerlagige module, met een heldere lay-out.
Uiteraard voldoet deze basisfiche aan de internationale standaarden.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een aangepaste
fiche tegen eind 2017
fiche Eenmalig
OD 2.3
Archiefbank werkt met een pool van vrijwilligers, die prospecteert.
Prospectie is een noodzakelijke, maar tijdrovende activiteit. Om de medewerkers van
Archiefbank hierin te ondersteunen en om lokale of themagebonden archieven op te sporen,
zet Archiefbank vrijwilligers in. Dit gebeurt in eerste instantie in een regionaal pilootproject,
waarin Archiefbank vrijwilligers rekruteert, opleidt en coacht. Archiefbank evalueert dit
pilootproject en deelt de ervaringen die hierin zijn opgedaan met zijn cultureel-
erfgoedgemeenschappen. Deze ervaringen zet Archiefbank in voor het uitvoeren van een
vervolgproject.
Afhankelijk van de resultaten van de vrijwilligerswerking kan Archiefbank overwegen om
jobstudenten met historische en/of archiefwetenschappelijke achtergrondkennis in te zetten.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een regionaal
pilootproject
projectverslagen Per kwartaal
Er is een vervolgproject
rond prospectie door
vrijwilligers
projectverslagen Per kwartaal
OD 2.4
Archiefbank versterkt de band met de academische wereld.
Studenten en onderzoekers vormen een belangrijke cultureel-erfgoedgemeenschap van
Archiefbank. Archiefbank onderhoudt daarom regelmatig contacten met de academische
wereld en betrekt onderzoekers zo veel mogelijk in projecten. Studenten kennen nog te
weinig de troeven van Archiefbank. Zij worden daarom systematisch gesensibiliseerd tijdens
presentaties.
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 6 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een jaarlijkse
presentatie van
Archiefbank aan
studenten
Aantal presentaties en
spreiding ervan over de
instellingen hoger
onderwijs
Jaarlijks
OD 2.5
Archiefbank brengt professionele en vrijwillige invoerders samen op een tweejaarlijkse
participantendag .
Archiefbank hecht veel waarde aan het versterken van de band met participanten die
gegevens invoeren. Zij vormen een onmisbaar segment van de cultureel-
erfgoedgemeenschappen. Archiefbank brengt professionele en vrijwillige participanten
samen om hen met elkaar in contact te brengen en van elkaar te laten leren.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is tweejaarlijks een
participantendag
Evaluatieverslag tweejaarlijks
OD 2.6
Archiefbank volgt partners die vorming gevolgd hebben structureel op.
In het voortdurende streven de kwaliteit van de databank te garanderen, zorgt Archiefbank
ervoor dat participanten die vorming gevolgd hebben structureel opgevolgd worden, zodat
de drempel voor vragen en problemen heel laag is en de expertise van de participanten op
peil blijft of zelfs verbetert. Op deze manier versterkt Archiefbank ook de band met de
participanten.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Archiefbank neemt met alle
organisaties waarmee vorming
georganiseerd is binnen drie
maanden vervolgcontact op
Overzicht van contacten
en opvolgingsacties
Per kwartaal
OD 2.7
Archiefbank stimuleert in de thematische campagnes de vorming van virtuele
communities.
De cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank zijn divers en groeien door de
thematische campagnes steeds aan. Naast de fysieke contactmomenten bouwt Archiefbank
aan de virtuele samenwerking binnen de cultureel-erfgoedgemeenschappen. Dit gebeurt
door het creëren van een webtentoonstelling per campagnethema, met links naar andere
websites. Aan de webtentoonstelling is telkens een forum gekoppeld, zodat er een
community ontstaat. Archiefbank zoekt daarbij naar nieuwe manieren en toepassingen om
de community te versterken, te ondersteunen en te sensibiliseren.
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 7 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Een webtentoonstelling per
campagnethema
Webtentoonstelling Per campagne
Er is een forum op de website Aantal reacties op forum Per kwartaal
3. DE DATABANK IS ZEER TOEGANKELIJK.
Meer leden van de cultureel-erfgoedgemeenschappen moeten Archiefbank probleemloos kunnen
raadplegen. Daartoe moet de databank makkelijk te bevragen zijn op verschillende niveaus en de
samenhang van verschillende collecties tonen.
OD 3.1
Archiefbank sluit zo veel mogelijk aan bij de databank van publiekrechtelijke archieven.
Onderzoekers en andere belangstellende, die Archiefbank raadplegen, maken veelal geen
onderscheid tussen privaat- en publiekrechtelijk archief. Beide soorten archief zijn ook
complementair. Een zo soepel mogelijke afstemming met en aansluiting bij de beoogde
databank voor publiekrechtelijke archieven vergroot de zoekmogelijkheden voor gebruikers
en zorgt voor ruimere zoekresultaten. Archiefbank volgt daarom de ontwikkelingen nauw op.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Overleg met de beheerders van
de databank van
publiekrechtelijke archieven
Verslag jaarlijks
OD 3.2
Archiefbank speelt in op ict-ontwikkelingen om de databank zo krachtig en flexibel
mogelijk te maken.
Archiefbank houdt de vinger aan de pols wat betreft technische innovaties en implementeert
deze waar mogelijk om de databank op een eenvoudige manier, optimaal en via zo veel
mogelijk toepassingen te kunnen gebruiken.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een jaarlijks verslag van de
stand van zaken
Verslag Jaarlijks
Er is minstens een nieuwe
toepassing
nieuwe toepassing Jaarlijks
OD 3.3
Archiefbank presenteert de fiches van de databank in een basisversie , met mogelijkheden
tot verdieping.
Het aanbieden van een basisfiche verhoogt de toegankelijkheid en de overzichtelijkheid van
de gegevens in de databank. Meerwaardezoekers kunnen op een eenvoudige manier dieper
liggende informatie opvragen. De fiches zijn daarvoor opgebouwd in verschillende lagen (zie
OD 2.2).
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 8 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een fichemodel met
doorklikmogelijkheden
Fiche Eenmalig
OD 3.4
Archiefbank vergroot de zichtbaarheid van de databank op andere websites.
Met de thematische campagnes (zie OD 1.1, 2.4, 2.7, 4.1 en 5.1) boort Archiefbank nieuwe
doelgroepen en nieuwe werkvelden aan. Archiefbank wil de achterban van partners in de
thematische campagnes onder andere via de websites van hun organisaties bereiken.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Archiefbank plaatst minstens vier
widgets op websites van partners
in de thematische campagnes
Aantal widgets jaarlijks
OD 3.5
Archiefbank voert een doelgroeponderzoek uit om de toegankelijkheid voor diverse
doelgroepen te vergroten.
Om het informatieaanbod en de dienstverlening op maat van doelgroepen aan te bieden,
voert Archiefbank een doelgroeponderzoek uit. Dit vormt de basis voor het aanpassen van
de databank en andere communicatie aan hun noden.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een doelgroepenonderzoek
uitgevoerd en er is een verslag
daarvan
Verslag Eenmalig
4. ARCHIEFBANK BREIDT ZIJN EXPERTISE ROND HET REGISTREREN EN ONTSLUITEN VAN
PRIVAATRECHTELIJK ARCHIVALISCH ERFGOED VOORTDUREND UIT EN STELT DEZE BESCHIKBAAR
AAN DE CULTUREEL-ERFGOEDGEMEENSCHAPPEN.
In Archiefbank komt de expertise van de partners rond privaatrechtelijk archief samen. De
medewerkers zijn vraagbaak voor de cultureel-erfgoedgemeenschappen en trainer van de
participanten. De medewerkers van Archiefbank gebruiken hun netwerken om voortdurend hun
deskundigheid uit te breiden of deskundigheid van anderen in te zetten voor Archiefbank en zijn
cultureel-erfgoedgemeenschappen.
OD 4.1
Archiefbank stimuleert het gebruik van standaarden in samenwerking met Packed en
FARO.
De grootste expertise van Archiefbank zit in het gebruik en het stimuleren van het gebruik
van internationale standaarden voor registratie op een archiefbestands- of collectieniveau.
Hiermee bevordert Archiefbank kwaliteit en uitwisselbaarheid van data en de samenwerking
tussen registratoren van deze metadata in de sector. Archiefbank werkt daarbij samen met
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 9 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
de aangewezen partners in Vlaanderen, het steunpunt voor cultureel erfgoed Faro en
Packed, expertisecentrum voor digitaal erfgoed.
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een
samenwerkingsovereenkomst
met Packed over het stimuleren
van het gebruik van standaarden
Samenwerkingsovereenko
mst
Eenmalig
Er is een
samenwerkingsovereenkomst
met Faro over het stimuleren van
het gebruik van standaarden
Samenwerkingsovereenko
mst
Eenmalig
OD 4.2
Archiefbank wisselt met zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen op internationaal niveau
ervaringen en kennis uit over alle aspecten van de werking.
Archiefbank is in internationaal opzicht als databank van privaat archivalisch erfgoed
toonaangevend. De professionele werking van Archiefbank en de ervaringen opgedaan met
het uitbouwen van het register zijn internationaal van belang. Archiefbank wil zijn expertise
internationaal delen en de databank uitbouwen met behulp van buitenlandse ervaringen en
deskundigheid. De medewerkers van Archiefbank volgen daarom de
archiefwetenschappelijke, informatie-technische en andere erfgoed-gerelateerde
ontwikkelingen, zoals benadering van doelgroepen en publiekswerking, op de voet. Het
bijwonen van internationale congressen, zoals in het kader van Europeana en Unesco, door
medewerkers van Archiefbank is een onderdeel van die actieve opvolging. Een bijkomend
aspect is het vergroten van de internationale zichtbaarheid en uitstraling van Archiefbank.
Archiefbank brengt ook zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen in contact met buitenlandse
partners. Daartoe organiseert Archiefbank in de beleidsperiode twee maal een internationale
studiedag, gekoppeld aan een thematische campagne (zie OD 1.1, 2.1, 2.7, 3.4 en 5.1).
indicator Meeteenheid meetfrequentie
Twee maal in de beleidsperiode
organiseert Archiefbank een
internationale studiedag, naar
aanleiding van een thematische
campagne
Verslag studiedag Jaarlijks
Archiefbank vaardigt in de
beleidsperiode minstens twee
maal een medewerker af naar
een internationaal congres
Congresverslag of
bijdrage aan congres
jaarlijks
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 10 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
5. ARCHIEFBANK ZORGT VOOR EEN GROTE ZICHTBAARHEID EN STIMULEERT DE VALORISATIE VAN
DE GEREGISTREERDE ARCHIEVEN.
Binnen de cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank, die zeer breed en divers zijn, zijn veel
potentiële raadplegers van de databank. Een goede zichtbaarheid van de databank en bekendheid
met de mogelijkheden ervan moet de valorisatie ervan via onderzoek en presentaties verhogen.
OD 5.1
Archiefbank stimuleert via partnerschappen met onderzoeks- en cultureel-
erfgoedinstellingen een gestructureerde valorisatie van de geregistreerde archieven via
onderzoek en publieksactiviteiten.
Het register van privaat archivalisch erfgoed is geen doel op zich; het moet onderzoekers en
erfgoedbemiddelaars in staat stellen deze archieven op te sporen, te onderzoeken en de
neerslag van onderzoek aan het publiek bekend te maken. De thematische aanpak, die
Archiefbank voor de komende beleidsperiode kiest (zie OD 1.1, 2.1, 2.7, 3.4 en 4.2), biedt
duidelijke en herkenbare aanknopingspunten voor onderzoek en publieksactiviteiten.
indicator Meeteenheid meetfrequentie
Er is een publiekscampagne per
jaar in samenwerking met
onderzoeks- en/of cultureel-
erfgoedinstellingen, gekoppeld
aan een campagnethema
Publiekscampagne Jaarlijks
OD 5.2
Archiefbank voert een doordachte en coherente communicatie met de cultureel-
erfgoedgemeenschappen.
Het verhogen van de zichtbaarheid en invoer in de databank zijn centrale doelstellingen voor
Archiefbank. Een belangrijk middel om dat te bereiken is gerichte en heldere communicatie.
Archiefbank ontwikkelt een communicatieplan, op basis waarvan bij elke thematische
campagne en in de overige structurele werking de meest geschikte communicatiekanalen
gebruikt worden en aan de doelgroepen aangepaste boodschappen gebracht worden.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een communicatieplan
tegen eind 2014
Plan eenmalig
OD 5.3
Archiefbank brengt de databank onder de aandacht van een breed publiek
De rijkdom van het Vlaamse private archivalische erfgoed wordt bijeengebracht in de
databank. Archiefbank stimuleert valorisatie van dit niet altijd makkelijk toegankelijke en
veelal onbekende erfgoed (zie OD 5.1). Door structurele samenwerking met erfgoedpartners
brengt Archiefbank het private archivalische erfgoed op een aansprekende manier bij een
breed publiek. De thematische campagnes vormen hier weer een uitstekend uitgangspunt
voor (zie OD 1.1, 2.1, 2.7, 3.4, 4.2 en 5.1).
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 11 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
Indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een
sensibiliseringscampagne per jaar
in samenwerking met
erfgoedpartners
Campagne Jaarlijks
OD 5.4
Archiefbank verhoogt de zichtbaarheid van de databank voor nieuwe doelgroepen
Archiefbank zoekt voortdurend naar manieren om de databank te verrijken en naar nieuwe
doelgroepen, die hiermee aangesproken kunnen worden en/of wiens erfgoed opgenomen is
in de databank. Archiefbank organiseert daarom activiteiten in samenwerking met
maatschappelijke organisaties en maakt bij het selecteren daarvan gebruik van de gegevens
van Prisma.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een
sensibiliseringscampagne per jaar
in samenwerking met een of
meer maatschappelijke
organisaties
Campagne Jaarlijks
6. ARCHIEFBANK IS EEN FLEXIBELE PROFESSIONELE ORGANISATIE.
Archiefbank is gegroeid van een initiatief van vier culturele archiefinstellingen tot een brede
professionele netwerkorganisatie. Deze realiteit komt tot uiting in de werking.
OD 6.1
Archiefbank realiseert een kwaliteitsvolle werking en staat in voor een goede zakelijke
leiding conform de bepalingen van het erfgoeddecreet.
Een databank van hoge kwaliteit kan maar gerealiseerd worden binnen een efficiënte
organisatie, die de eigen werking voortdurend monitort, evalueert en bijstuurt. Archiefbank
implementeert daarom integrale kwaliteitszorg en zet zijn personeel taakgericht en flexibel
in. Betrekt waar nodig externe expertise (o.m. juridisch advies)
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er is een personeelsplan tegen
2015
Plan Eenmalig
Tijdsregistratie personeelsleden Register Maandelijks
Er is een opvolgingssysteem voor
de beleidsplanning tegen eind
2014
systeem Eenmalig
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 12 van 12
Bijlage 1 – Doelstellingen
Er is een goede administratieve
en financiële opvolging van de
werking
Actieplannen,
jaarverslagen
Tussentijdse – en
eindevaluatie
Jaarlijks
OD 6.2
Archiefbank is een evenwichtige en representatieve organisatie.
Archiefbank is een open organisatie, die niet alleen de inhoud van de databank voortdurend
verbreedt, maar ook de organisatie zelf. Dit gebeurt door het uitbreiden van de Algemene
Vergadering en de Raad van Bestuur met voor Archiefbank belangrijke partners. Archiefbank
neemt personen met een etnisch-cultureel diverse achtergrond op in de bestuursorganen.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Er zijn minstens vier extra
vertegenwoordigers van grote
partners opgenomen in de
Algemene Vergadering tegen
eind 2015
Aantal bijkomende
vertegenwoordigers
Jaarlijks tot
2016
Er zijn minstens twee extra
vertegenwoordigers van grote
partners opgenomen Raad van
Bestuur tegen eind 2017
Aantal bijkomende
vertegenwoordigers
Jaarlijks
Er zijn minstens twee personen
met een etnisch-cultureel diverse
achtergrond opgenomen in de
Algemene Vergadering tegen
eind 2015.
Aantal
vertegenwoordigers
Jaarlijks
OD 6.3
Archiefbank actualiseert regelmatig de veldkaart.
Archiefbank biedt als register van het private archivalische erfgoed een afspiegeling van de
samenleving. Om representativiteit van de databank te blijven garanderen en zo veel
mogelijk privaat archivalisch erfgoed te borgen door registratie maakt Archiefbank jaarlijks
een update van de veldkaart, die de basis vormt van alle registratrie-acties.
indicator meeteenheid meetfrequentie
Actualiseringscampagnes Campagne Jaarlijks
Be
leid
spla
n A
rch
iefb
an
k V
laa
nd
ere
n 2
01
3-1
7
Bij
lag
e 2
ME
ER
JAR
EN
BE
GR
OT
ING
20
13
-17
tota
alb
ud
ge
t
ba
ssis
sce
na
rio
20
13
20
14
20
15
20
16
20
17
we
rkin
gsk
ost
en
20
.07
51
8.7
61
18
.53
11
8.7
41
18
.34
1
loo
nk
ost
en
+ 4
,5%
35
5.6
57
37
1.0
89
38
8.9
69
40
9.1
64
42
7.3
01
tota
al
37
5.7
32
38
9.8
50
40
7.5
00
42
7.9
05
44
5.6
42
alt
ern
ati
ef
sce
na
rio
20
13
20
14
20
15
20
16
20
17
we
rkin
gsk
ost
en
20
.07
51
8.7
61
18
.53
11
8.7
41
18
.34
1
loo
nk
ost
en
+ 2
,5%
35
5.6
57
36
4.7
89
37
3.6
62
38
3.0
03
39
2.5
78
tota
al
37
5.7
32
38
3.5
50
39
2.1
93
40
1.7
44
41
0.9
19
ME
ER
JAR
EN
BE
GR
OT
ING
20
13
-17
we
rkin
gsk
ost
en
20
13
20
14
20
15
20
16
20
17
€
1D
AT
AB
AN
K1
0.6
70
,07
.97
6,0
7.9
76
,07
.97
6,0
7.9
76
,04
2.5
74
,0
1th
em
ati
sch
e c
am
pa
gn
es:
in
voe
r0
,00
,00
,00
,00
,00
,0
2e
ven
wic
ht
div
ers
e s
oo
rte
n i
nvo
er
10
.67
0,0
7.9
76
,07
.97
6,0
7.9
76
,07
.97
6,0
42
.57
4,0
3ve
rvo
lle
dig
en
ba
sisf
ich
es
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
4a
an
pa
k n
iet
vrij
ge
ge
ven
fic
he
s0
,00
,00
,00
,00
,00
,0
5o
pn
am
e n
iet
arc
hiv
ali
sch
e g
eh
ele
n0
,00
,00
,00
,00
,00
,0
6h
arv
est
ing
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
2E
RF
GO
ED
GE
ME
EN
SC
HA
P2
.26
5,0
2.4
15
,02
.86
5,0
2.5
95
,03
.12
5,0
13
.26
5,0
1th
em
ati
sch
e c
am
pa
gn
es:
vo
rmin
g1
.07
5,0
1.0
75
,01
.07
5,0
1.0
75
,01
.07
5,0
5.3
75
,0
2g
ela
ag
de
, fl
exi
be
le i
nvo
erm
og
eli
jkh
eid
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
3vr
ijw
illi
ge
rsw
erk
ing
30
0,0
98
0,0
90
0,0
1.1
60
,01
.16
0,0
4.5
00
,0
4b
an
d a
cad
em
isch
e w
ere
ld3
0,0
30
,03
0,0
30
,03
0,0
15
0,0
5tw
ee
jaa
rlij
kse
pa
rtic
ipa
nte
nd
ag
53
0,0
0,0
53
0,0
0,0
53
0,0
1.5
90
,0
6o
pvo
lgin
g v
an
vo
rmin
g1
80
,01
80
,01
80
,01
80
,01
80
,09
00
,0
7th
em
ati
sch
e c
am
pa
gn
es:
vir
tue
le
com
mu
nit
ies
15
0,0
15
0,0
15
0,0
15
0,0
15
0,0
75
0,0
3D
ISS
EM
INA
TIE
15
0,0
65
0,0
20
0,0
15
0,0
15
0,0
1.3
00
,0
1sa
me
nw
erk
ing
ce
ntr
aa
l re
gis
ter
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
2in
spe
len
ict
-on
twik
ke
lin
ge
n &
op
tim
ali
sere
n
on
lin
era
ad
ple
eg
ba
arh
eid
15
0,0
40
0,0
15
0,0
15
0,0
15
0,0
1.0
00
,0
3b
asi
sfic
he
+ d
oo
rkli
km
og
eli
jkh
ed
en
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
4zi
chtb
aa
rhe
id v
erh
og
en
(w
idg
ets
)0
,02
50
,00
,00
,00
,02
50
,0
5d
oe
lgro
ep
en
on
de
rzo
ek
0,0
0,0
50
,00
,00
,05
0,0
20
13
20
14
20
15
20
16
20
17
€
4E
XP
ER
TIS
E9
0,0
1.5
90
,04
90
,01
.59
0,0
49
0,0
4.2
50
,0
1p
rom
oti
e s
tan
da
ard
en
90
,09
0,0
90
,09
0,0
90
,04
50
,0
2in
tern
ati
on
ale
uit
wis
seli
ng
& s
tud
ied
ag
0,0
1.5
00
,04
00
,01
.50
0,0
40
0,0
3.8
00
,0
5V
ALO
RIS
AT
IE1
.40
0,0
63
0,0
1.5
00
,09
30
,01
.10
0,0
5.5
60
,0
1p
ub
lie
ksc
am
pa
gn
es
1.0
00
,00
,01
.00
0,0
0,0
1.0
00
,03
.00
0,0
zie
2.1
2co
mm
un
ica
tie
pla
n4
00
,01
00
,05
00
,04
00
,01
00
,01
.50
0,0
3se
nsi
bil
ise
ren
ism
erf
go
ed
pa
rtn
ers
0
,00
,00
,00
,00
,00
,0zi
e 2
.5
4se
nsi
bil
sere
n i
sm m
aa
tsch
ap
pe
lijk
e
org
an
isa
tie
s0
,05
30
,00
,05
30
,00
,01
.06
0,0
6O
RG
AN
ISA
TIE
5.5
00
,05
.50
0,0
5.5
00
,05
.50
0,0
5.5
00
,02
7.5
00
,0
1a
dm
inis
tra
tie
, b
oe
kh
ou
din
g &
kw
ali
teit
szo
rg5
.00
0,0
5.0
00
,05
.00
0,0
5.0
00
,05
.00
0,0
25
.00
0,0
2b
est
uu
r e
n l
eid
ing
50
0,0
50
0,0
50
0,0
50
0,0
50
0,0
2.5
00
,0
3in
ka
art
bre
ng
en
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
jaa
rso
m2
0.0
75
,01
8.7
61
,01
8.5
31
,01
8.7
41
,01
8.3
41
,0
TO
TA
AL
94
.44
9,0
ME
ER
JAR
EN
BE
GR
OT
ING
20
13
-17
in
zet
pe
rso
ne
el
(in
aa
nta
l d
ag
en
)
20
13
20
14
20
15
20
16
20
17
1D
AT
AB
AN
K4
33
,04
35
,04
00
,04
00
,04
63
,02
13
1,0
38
,44
%
1th
em
ati
sch
e c
am
pa
gn
es:
in
voe
r5
3,0
53
,05
3,0
53
,05
3,0
26
5,0
2e
ven
wic
ht
div
ers
e s
oo
rte
n i
nvo
er
30
5,0
29
0,0
29
0,0
29
0,0
30
5,0
14
80
,0
3ve
rvo
lle
dig
en
ba
sisf
ich
es
15
,05
0,0
15
,01
5,0
50
,01
45
,0
4a
an
pa
k n
iet
vrij
ge
ge
ven
fic
he
s2
0,0
20
,02
0,0
20
,02
0,0
10
0,0
5o
pn
am
e n
iet
arc
hiv
ali
sch
e g
eh
ele
n1
0,0
10
,01
0,0
10
,01
0,0
50
,0
6h
arv
est
ing
30
,01
2,0
12
,01
2,0
25
,09
1,0
2E
RF
GO
ED
GE
ME
EN
SC
HA
P2
32
,01
18
,01
51
,01
23
,01
20
,07
44
,01
3,4
2%
1th
em
ati
sch
e c
am
pa
gn
es:
vo
rmin
g2
1,0
23
,02
3,0
20
,02
0,0
10
7,0
2g
ela
ag
de
, fl
exi
be
le i
nvo
erm
og
eli
jkh
eid
79
,00
,00
,00
,00
,07
9,0
3vr
ijw
illi
ge
rsw
erk
ing
50
,05
0,0
60
,05
0,0
50
,02
60
,0
4b
an
d a
cad
em
isch
e w
ere
ld2
0,0
20
,02
8,0
28
,01
0,0
10
6,0
5tw
ee
jaa
rlij
kse
pa
rtic
ipa
nte
nd
ag
19
,00
,01
5,0
0,0
15
,04
9,0
6o
pvo
lgin
g v
an
vo
rmin
g8
,08
,08
,08
,08
,04
0,0
7th
em
ati
sch
e c
am
pa
gn
es:
vir
tue
le
com
mu
nit
ies
35
,01
7,0
17
,01
7,0
17
,01
03
,0
3D
ISS
EM
INA
TIE
72
,02
31
,02
27
,02
07
,01
65
,09
02
,01
6,2
7%
1sa
me
nw
erk
ing
ce
ntr
aa
l re
gis
ter
10
,05
0,0
18
,03
6,0
10
,01
24
,0
2in
spe
len
ict
-on
twik
ke
lin
ge
n &
op
tim
ali
sere
n
on
lin
era
ad
ple
eg
ba
arh
eid
42
,01
31
,01
31
,01
35
,01
45
,05
84
,0
3b
asi
sfic
he
+ d
oo
rkli
km
og
eli
jkh
ed
en
0,0
40
,03
,02
6,0
0,0
69
,0
4zi
chtb
aa
rhe
id v
erh
og
en
(w
idg
ets
)2
0,0
10
,04
5,0
10
,01
0,0
95
,0
5d
oe
lgro
ep
en
on
de
rzo
ek
0,0
0,0
30
,00
,00
,03
0,0
4E
XP
ER
TIS
E8
1,0
10
3,0
83
,09
9,0
91
,04
57
,08
,24
%
1p
rom
oti
e s
tan
da
ard
en
61
,07
7,0
63
,07
9,0
65
,03
45
,0
2in
tern
ati
on
ale
uit
wis
seli
ng
& s
tud
ied
ag
20
,02
6,0
20
,02
0,0
26
,01
12
,0
5V
ALO
RIS
AT
IE8
4,0
10
9,0
15
9,0
10
9,0
84
,05
45
,09
,83
%
1p
ub
lie
ksc
am
pa
gn
es
12
,02
2,0
12
,02
2,0
12
,08
0,0
zie
2.1
2co
mm
un
ica
tie
pla
n7
0,0
70
,01
45
,07
0,0
70
,04
25
,0
3se
nsi
bil
ise
ren
ism
erf
go
ed
pa
rtn
ers
0
,02
,00
,02
,00
,04
,0zi
e 2
.5
4se
nsi
bil
ise
ren
ism
ma
ats
cha
pp
eli
jke
2
,01
5,0
2,0
15
,02
,03
6,0
6O
RG
AN
ISA
TIE
13
4,0
14
2,0
14
8,0
17
0,0
17
1,0
76
5,0
13
,79
%
1
ad
min
istr
ati
e,
bo
ek
ho
ud
ing
& k
wa
lite
itsz
org
11
7,0
12
5,0
13
1,0
14
9,0
15
4,0
67
6,0
2b
est
uu
r e
n l
eid
ing
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
25
,0
3in
ka
art
bre
ng
en
12
,01
2,0
12
,01
6,0
12
,06
4,0
jaa
rso
m1
03
6,0
11
38
,01
16
8,0
11
08
,01
09
4,0
TO
TA
AL
55
44
,09
9,9
9%
20
13
20
14
20
15
20
16
20
17
ba
siss
cen
ari
ob
ruto
/ j
aa
r m
et
gro
ei
4,5
%
loo
nk
ost
coö
rdin
ato
r9
1.6
01
,69
5.7
23
,61
00
.03
1,2
10
4.5
32
,61
09
.23
6,6
arc
hie
fco
nsu
len
t7
1.7
28
,07
4.9
55
,87
8.3
28
,88
1.8
53
,68
5.5
37
,0
71
.58
2,5
74
.80
3,7
78
.16
9,9
81
.68
7,5
85
.36
3,4
50
.38
4,2
52
.26
0,1
55
.01
0,0
57
.93
0,8
59
.55
4,4
tota
al
19
3.6
94
,72
02
.01
9,6
21
1.5
08
,72
21
.47
1,9
23
0.4
54
,8
info
rma
ticu
s7
0.3
60
,47
3.3
45
,57
7.4
29
,28
3.1
59
,18
7.6
09
,3
tota
le l
oo
nm
ass
a3
55
.65
6,6
37
1.0
88
,63
88
.96
9,1
40
9.1
63
,64
27
.30
0,7
alt
ern
ati
ef
sce
na
rio
bru
to /
ja
ar
me
t g
roe
i 2
,5%
loo
nk
ost
coö
rdin
ato
r9
1.6
01
,69
3.8
91
,69
6.2
38
,99
8.6
44
,91
01
.11
1,0
arc
hie
fco
nsu
len
t7
1.7
28
,07
3.5
21
,27
5.3
59
,27
7.2
43
,27
9.1
74
,3
71
.58
2,5
73
.37
2,1
75
.20
6,4
77
.08
6,5
79
.01
3,7
50
.38
4,2
51
.64
3,8
52
.93
4,9
54
.25
8,3
55
.61
4,7
tota
al
19
3.6
94
,71
98
.53
7,1
20
3.5
00
,52
08
.58
8,0
21
3.8
02
,7
info
rma
ticu
s7
0.3
60
,47
2.3
60
,47
3.9
22
,47
5.7
70
,57
7.6
64
,7
tota
le l
oo
nm
ass
a3
55
.65
6,6
36
4.7
89
,13
73
.66
1,8
38
3.0
03
,33
92
.57
8,4
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 1 van 3
Bijlage 3 – Toelichting bij de begroting
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Bijlage 3
Toelichting bij de begroting
Deze toelichting bij de begroting geeft duiding bij de middelen die worden opgegeven als nodig voor
de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen voor de periode 2013-2017.
I. Uitgaven
A. PERSONEEL
De loonkost is de grootste begrotingspost voor een onderneming als Archiefbank. De opbouw en het
onderhoud van een archiefdatabank zijn immers een arbeidsintensieve onderneming.
Op basis van de berekening van de inzet per doelstelling komen we op vijf VTE per werkingsjaar (1
jaar VTE = 222 dagen). Daarom wordt voorzien in:
- Vier voltijdse vaste medewerkers, waaronder een coördinator.
Dit is een status quo in vergelijking met de vorige beleidsperiode.
- Eén voltijdse informaticus.
Dit is een verhoging met 50% in vergelijking met de vorige beleidsperiode. Dit lijkt ons
onontbeerlijk voor de technische ondersteuning van de ambities van Archiefbank in de
komende beleidsperiode.
Een overzicht van de functieprofielen van de vaste medewerkers staat in bijlage 4.
Het feit dat gegevensinvoer als prioritair wordt gezien, blijkt uit het relatief hoge percentage VTE dat
hierop wordt ingezet (nagenoeg 40 % VTE- doelstelling 1). Dit omvat zowel de technische als
inhoudelijke taken verbonden aan de verdere opbouw van de databank.
Bij de verdeling over de andere doelstellingen is ongeveer gelijkmatig (ongeveer 10% VTE) met
uitzondering voor het aspect ‘toegankelijkheid’ en ‘disseminatie’ waar in uitvoering van doelstelling 3
iets meer wordt op ingezet (16% VTE) .
Bij de concrete personeelsinzet zijn er als zwaartepunten per doelstelling:
- doelstelling 1 - databank
o serverinstallatie, conversie (1.2)
o onderhoud databank (1.2)
o harvesting(1.2)
o uitwerken van de thematische campagnes (in overleg met partners) met oog op
gegevensinvoer - praktische organisatie en evaluatie (1.1)
o gegevenscontrole (jaarlijks) en gegevensupdate (driejaarlijks) (1.3)
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 2 van 3
Bijlage 3 – Toelichting bij de begroting
- doelstelling 2 - erfgoedgemeenschap
o opzetten vrijwilligerswerking (2.3)
o presentaties voor onderzoekers (2.4)
o uitwerken webtentoonstellingen (2.7)
- doelstelling 3 - disseminatie
o inspelen op ICT-ontwikkelingen (3.2)
o samenwerking centraal register (3.1)
- doelstelling 4 - expertise
o promotie standaarden (4.1)
o organisatie internationale studiedag (4.2)
- doelstelling 5 valorisatie
o uitwerken en implementeren communicatieplan (5.1)
o opzetten publiekscampagnes (5.1 en 2.1)
De loonkosten zijn gebaseerd op de barema’s die gehanteerd worden in de partnerinstellingen. In
verband met de te voorziene stijging inzake anciënniteit en indexering worden twee scenario’s
gehanteerd: een basisiscenario aan 4,5% en een alternatief scenario aan 2,5%.
De kosten voor het sociaal secretariaat en de bedrijfsgeneeskundige dienst en verzekeringen zijn
voor rekening van de partnerinstellingen.
De overige personeelsgerelateerde kosten, zoals vorming, zijn opgenomen bij de werkingskosten.
Een gedeelte daarvan wordt evenwel gedragen door de partnerinstellingen.
B. WERKINGSKOSTEN
Het is evident dat de technische voorzieningen voor de databank als centraal gegeven van
Archiefbank een belangrijke post zijn in de werkingskosten.
De servers, waarop de databank en website van Archiefbank Vlaanderen draaien, staan tot op heden
fysiek in een lokaal van KADOC-KU Leuven. De hardware werd tot nu onderhouden door de
informaticus. Vanaf 2013 zullen de productieserver en testserver ondergebracht worden in het
datacenter van KU Leuven, waar ze onderhouden zullen worden Informatie en Communicatie:
Technologie en Systemen (de centrale informaticadienst van de KU Leuven). Onder onderhoud wordt
de nodige mirroring en 24 op 24 en 7 op 7 monitoring van de hardware verstaan. De informaticus
blijft evenwel verantwoordelijk voor het onderhoud van de software.
Als werkingskosten zijn er -per doelstelling- volgende grote posten te voorzien:
- doelstelling 1 - databank
o nieuwe servers (€2.600 in totaal)
o gegevensopslag (€2.270/jaar)
o ICT-vorming voor de medewerkers (€5.000/jaar)
- doelstelling 2 - erfgoedgemeenschap
o opzetten vrijwilligerswerking
o organisatie workshops vorming (€1.075/jaar)
o organisatie invoerdersdag (€530/om de twee jaar)
o aanbieden vorming op maat met redactie handleiding (2.1)
- doelstelling 4 - expertise
o organisatie internationale studiedag (€1.500/om de twee jaar)
- doelstelling 5 - valorisatie
o opzetten publiekscampagnes (€1.000/om de twee jaar)
o opmaak & implementatie communicatieplan (€ 1.500 in totaal)
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 3 van 3
Bijlage 3 – Toelichting bij de begroting
C. BESTUURSZAKEN EN ADMINISTRATIE
Begrotingsposten als economaat , hard & software, vakliteratuur, representatiekosten, informatica,
honoraria, lidmaatschappen, accountant, bankkosten en juridisch advies zijn geheel opgenomen
onder doelstelling 6.
Zowel inzake personeelsinzet (13,8 % VTE) als werkingskosten vereist een professionele organisatie
een aanzienlijk investering inzake administratie, boekhouding & kwaliteitszorg (begroot op
€5.000/jaar).
II. Inkomsten
A. WERKINGSSUBSIDIE
Op basis van het Cultureel-erfgoeddecreet wordt een jaarlijkse werkingssubsidie voorzien van ten
minste 270.000 Euro voor het beheer van Archiefbank Vlaanderen.
B. INBRENG VAN DE CENTRA
De reële kosten verbonden aan de het beheer van Archiefbank Vlaanderen overstijgen de subsidie
voorzien door de Vlaamse Gemeenschap :
- De inzet van bijkomende ICT-competentie en extra personeel voor opleiding, manuele
gegevensinvoer en administratieve ondersteuning kan niet in rekening worden gebracht en
wordt door de partnerinstellingen gedragen. De daaraan verbonden financiële inbreng wordt
in de jaarlijkse actieplannen op basis van de concrete actiepunten in percentages VTE
aangegeven en in de begroting ingeschreven. Deze is op die manier deficitair, zowel in
totaliteit als uitgesplitst per instelling.
- Evenmin worden de kosten ten laste van de partnerinstellingen voor onder meer huisvesting,
hard- en software, administratieve ondersteuning, overhead, kennis en expertise als
begrotingsposten opgenomen in de meerjarenbegroting voor de volgende beleidsperiode.
Deze inbreng van de partnerinstellingen ter ondersteuning of begeleiding van Archiefbank
wordt als ‘non-fundable’ beschouwd en is bovendien moeilijk te bepalen. Aan de
inkomstenzijde wordt geen bedrag ingeschreven.
BESLUIT
Het moge duidelijk zijn dat de reële kosten voor de realisatie een onderneming als Archiefbank
Vlaanderen een stuk hoger liggen dan uit de meerjarenbegroting blijkt. Zonder het draagvlak
aangeboden door de partnerinstellingen kan een werking zoals vooropgesteld niet ten volle worden
gerealiseerd. Archiefbank Vlaanderen begroot de reële loonkost van de coördinator en de
informaticus (van 50 naar 100% VTE) volledig. Van de effectieve bijkomende personeelsinzet worden
slechts de loonkosten van de drie archiefconsulenten in rekening gebracht. Ook de werkingskosten
zijn niet volledig in rekening gebracht, rekening houdend met een wezenlijke inbreng vanuit de
dragende instellingen.
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen
Bijlage 4 – Functieprofielen
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013
Functieprofielen medewerkers Archiefbank
De medewerkers van Archiefbank zijn zeer flexibel en hebben diverse taken. Daarom is er
gemeenschappelijk functieprofiel en zijn er drie specifieke profielen met eigen
verantwoordelijkheidsgebieden:
- Een coördinator – zwaartepunten: prospectie, overleg en samenwerking met partners,
interne organisatie
- Drie archiefconsulenten, die elk
hebben:
• Website
• Publiekswerking en communicatie
• Invoer en harvesting
- Een informaticus – zwaartepunt: technisch beheer van de databank
Archiefbank Vlaanderen 2013-17
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17
Functieprofielen medewerkers Archiefbank
De medewerkers van Archiefbank zijn zeer flexibel en hebben diverse taken. Daarom is er
gemeenschappelijk functieprofiel en zijn er drie specifieke profielen met eigen
zwaartepunten: prospectie, overleg en samenwerking met partners,
consulenten, die elk over een segment van de werking eindverantwoordelijkheid
Publiekswerking en communicatie
Invoer en harvesting
zwaartepunt: technisch beheer van de databank
Pagina 1 van 5
Bijlage 4
De medewerkers van Archiefbank zijn zeer flexibel en hebben diverse taken. Daarom is er een
zwaartepunten: prospectie, overleg en samenwerking met partners,
over een segment van de werking eindverantwoordelijkheid
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 2 van 5
Bijlage 4 – Functieprofielen
Gezamenlijk profiel
Taakvelden
Binnen Archiefbank zijn er de volgende taakvelden voor alle medewerkers (coördinator,
archiefconsulenten en informaticus):
- Invoer en harvesting
- Interne organisatie en communicatie
De coördinator en de archiefconsulenten hebben daarnaast de volgende taakvelden:
- Prospectie
- Invoer en harvesting
- Beheer van de databank
- Overleg en samenwerking met partners
- Verzorgen van vorming
- Publiekswerking en externe communicatie
- Interne organisatie en communicatie
De informaticus heeft daarnaast het volgende taakveld:
- Technisch beheer van de databank.
Kerncompetenties
Alle medewerkers moeten voor hun taakvelden beschikken over de volgende kerncompetenties:
Vakinhoudelijk:
- Basiskennis van informaticaprogramma’s
- Talenkennis Nederlands, Frans en Engels
- Communicatievaardigheden
- Conceptueel denken
- Professionaliteit
Organisatorisch
- Coördineren en overzicht houden
- Verantwoordelijkheid nemen
- Flexibiliteit
- Autonomie
- Planmatig werken
- Kwaliteitsbewustzijn
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 3 van 5
Bijlage 4 – Functieprofielen
Gezamenlijk profiel coördinator en archiefconsulenten
Overige competenties
De coördinator en archiefconsulenten moeten naast de kerncompetenties beschikken over de
volgend kennis, vaardigheden en attitudes
Vakinhoudelijk:
- Archiefwetenschappelijke kennis
- Historische kennis
- Kennis van het erfgoedveld
- Kennis van het maatschappelijke middenveld
- Kennis van relevante wet- en regelgeving
- Analytische vaardigheden
- Onderzoeks- en documentatievaardigheden
Technisch
- Kennis van software, kunnen omgaan met software
Communicatie
- Kennis van communicatieprocessen
- Basiskennis didactiek en didactische vaardigheden
- Onderhandelingsvaardigheden
- Servicegerichtheid
- Coachen
- Faciliteren
Organisatie
- Werken in teamverband
- Organiseren
- Faciliteren
- Empowerment
Algemeen
- Vernieuwend vermogen
- Reflectief
- Doelgericht
- Stressbestendig
- Accuratesse
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 4 van 5
Bijlage 4 – Functieprofielen
Specifiek profiel coördinator
Specifieke competenties
De coördinator moet voor zijn taakvelden naast de kern- en de overige competenties sterk zijn in de
volgende competenties:
- Coördineren en overzicht houden
- Delegeren
- Coachen
- Organiseren
- Werken in teamverband
Specifiek profiel archiefconsulenten
Specifieke competenties
De archiefconsulenten moeten voor hun taakvelden naast de kern- en de overige competenties
sterk zijn in de volgende competenties:
- Faciliteren
- Empowerment
Voor beheer van de website en beheer van de databank:
Beheer databank:
- Ervaring met databanken
- Grondige kennis van software: XML, Excel, CSS
Beheer website:
- Grondige kennis van software: html, css, php, Drupal en Google Analytics
Voor publiekswerking:
Grondige kennis van communicatietechnieken
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 5 van 5
Bijlage 4 – Functieprofielen
Specifiek profiel informaticus
Specifieke competenties
De informaticus moet voor zijn taakvelden naast de kerncompetenties, beschikken over de volgende
competenties
Vakinhoudelijk en technisch
- Grondige kennis van informatica en programmeren:
Oracle PL/SQL, Javascript, HTML/DHTML, CSS, XML, XSLT, php
- Grondige kennis van software :
Windows Server als OS : Kennis van Windows 2003 OS
Oracle Database : Oracle Database Administration (DBA)
Oracle HTTP server : Apache CGI, CGI scripting
Drupal, google analytics, google webmaster tools
- Analytische vaardigheden
- Vernieuwend vermogen
Communicatie
- Servicegerichtheid
Organisatie
- Werken in teamverband
Algemeen
- Vernieuwend vermogen
- Reflectief
- Doelgericht
- Stressbestendig
- Accuratesse
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 1 van 3
Bijlage 5 – Prioriteitenlijst
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Bijlage 5
Prioriteitenlijst Archiefbank 2013-17
Inleiding
Het rapport Op weg naar de toekomst. Het private archivalische erfgoed in kaart gebracht1 dat in mei
2011 werd opgeleverd, bracht een eerste analyse van de inhoud van Archiefbank Vlaanderen. In
uitvoering van een doelstelling die opgenomen werd in de beheersovereenkomst met de
Vlaamse Gemeenschap2 werden in dit rapport gegevens samengebracht betreffende de rol
die Archiefbank speelt tegenover zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen, op het vlak van
werking, contacten en netwerking. Op basis van een kwantitatieve en kwalitatieve studie
van het cultureel erfgoedveld werd een aanzet gegeven tot de opmaak van een veldkaart. In
tweede instantie werd de inhoud van de databank geanalyseerd, vanuit verschillende
invalshoeken. Aan de analyse werden de resultaten gekoppeld van gesprekken met leden uit
de cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank Vlaanderen. Hieruit werden
conclusies getrokken betreffende de noden en behoeften van het erfgoedveld. Ten slotte
wordt nagegaan welke archieven dreigen te verdwijnen en welke archieven in trek zijn bij
onderzoekers. Op basis van al die gegevens worden prioritaire werkingsvelden afgebakend
voor de volgende beleidsperiode.
Daarmee kwam Archiefbank tegemoet aan de vraag tot opmaak van een prioriteitenlijst op
basis van onderzoeksvragen enerzijds en risico op het verdwijnen anderzijds.3 Het screenen
van het brede veld van het Vlaamse private archiefpatrimonium is voor Archiefbank evenwel een
continue opdracht. Rekening houdend met de constante aangroei van de databank is een instrument
dat het uitgangspunt moet vormen voor de planning inzake prospectie en vorming geen vast
gegeven. Jaarlijks worden nieuwe projecten uitgeschreven en ontstaan nieuwe organisaties
die mogelijk interessante partners zijn voor Archiefbank. Daarenboven wijzigt de inhoud van
de databank dagelijks door de inspanningen van partners en Archiefbankmedewerkers.
Vandaar dat de indicatieve lijst die in 2010 werd opgemaakt ondertussen werd verfijnd en
bijgesteld. Het resultaat van die bijkomende oefening wordt samengevat in de
hiernavolgende lijst. Ze vormt een leidraad bij de planning van Archiefbank Vlaanderen en
1 Gyselinck S., Weyns K., Op weg naar de toekomst. Het private archivalische erfgoed in kaart gebracht, Gent,
Archiefbank Vlaanderen, 2011, 42 p. 2 Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de vzw Archiefbank Vlaanderen over het beheer
van de Archiefbank Vlaanderen – art.3 § 1: “Archiefbank brengt uiterlijk tegen het einde van 2010 de algemene
lijnen van het landschap van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed op een uniforme wijze in kaart,
inclusief de noden en behoeften”. 3 Ibidem, - art3 §1
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 2 van 3
Bijlage 5 – Prioriteitenlijst
dient als uitgangspunt voor het vastleggen van de prioritair te bewerken deelterreinen in de
volgende beleidsperiode.
Toelichting
Bij de rubrieken:
- Thema (kolom 1): themata bepaald op basis van een set trefwoorden toegekend in het kader
van de oefening 'In kaart brengen' – 2010.
- Invoer Archiefbank (kolom 2): indicatieve cijfers op basis van labelling van
archiefsteekkaarten in Archiefbank (toekennen van max. twee trefwoorden) – situatie 2010.
- Representativiteit (kolom 3): dit is een subjectieve inschatting van de waarde van het door
ABV ingevoerde staal, rekening houdend met zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens.
Quotering van 1 tot 10 (1= lage score / 10 = hoge score).
- (Erfgoed-)partner (kolom 4): aangeven van de partners waarmee Archiefbank samenwerkt
voor een goede benadering van de diverse deelterreinen.
Partners gesubsidieerd via Erfgoeddecreet blauw gemarkeerd.
- Bedreiging (kolom 5): subjectieve inschatting waarbij vooral de factor 'overbrenging' (naar
een bewaarinstelling) doorweegt. Hiermee wordt het criterium 'risico op verdwijning'
ingeschat.
Kleuraanduiding:rood= hoog risico / oranje=: beperkt risico / groen=: relatief laag risico.
- Potentieel (kolom 6): appreciatie van het potentieel aan materiaal geënt op een inschatting
van de onderzoeksmogelijkheden. Hierin wordt het criterium 'actuele onderzoeksvragen’
meegenomen.
Quotering van 1 tot 10 (1= lage score / 10 = hoge score).
- Prioriteit (kolom 7): (voorlopige) conclusie inzake prioriteit rekening houdend met de
verschillende parameters (waarvan de meeste subjectieve inschatting vereisen).
Aangeven van de prioriteit in drie categorieën:
1: hoge prioriteit
2: lage prioriteit
3: niet prioritair
Bij de prioriteiten:
- Bedrijf
Groot risico op verdwijning (rentabiliteit primeert). Belangrijk onderzoekspotentieel.
Opportuniteit om aan te sluiten bij werking Rijksarchief op dat vlak.
- Beroep
Veel ontbrekende beroepscategorieën. Sterk versnipperd. Risico op verdwijning navenant
(quid bv. archieven van dokters?). Mogelijkheid tot benadering via de beroepsorganisaties.
- Film & fotografie
Ondervertegenwoordigd in de databank. Belangrijke bron met wervend potentieel. Geen
actieve erfgoedpartner.
Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen 2013-17 Pagina 3 van 3
Bijlage 5 – Prioriteitenlijst
- Heemkunde
Interessante bronnen voor lokale geschiedenis. Niet zozeer bedreigd, hoewel
bewaaromstandigheden niet altijd optimaal zijn. Eerder afgeschermd en niet voldoende
aanwezig in Archiefbank. Aanpak in samenwerking met Heemkunde Vlaanderen en de
erfgoedcellen (met prioriteit voor West-Vlaanderen en Limburg)
- Kunst
Waardevol archief dat onder commerciële druk staat. Wat werd samengebracht in de musea
kan worden 'geoogst' .
- Media
Ondervertegenwoordigd in Archiefbank. Commerciële druk (rentabiliteit). Mee te nemen -als
aandachtspunt- via bedrijven?
- Sport & ontspanning
Rijk aanbod dat sterk verspreid is. Gevoelig voor verdwijning. Groot potentieel qua
publieksbereik en onderzoek. Werken via sportkoepels in samenwerking met Sportimonium
- Volkskunde
Moeilijk bereikbaar potentieel, verspreid over vele verenigingen. Te bewerken in
samenwerking met Volkskunde Vlaandenren. Inclusief immaterieel erfgoed.
- Vrijmetselarij
Groot onderzoekspotentieel dat nu (via Madoc) ter beschikking wordt gesteld. Kwestie van te
overtuigen en (wellicht) zelf in te voeren.
- Wereldoorlog I
(Matig) aanwezig via stads- en gemeentearchieven. Thematiek komt in de aandacht naar
aanleiding van de herdenking 110 jaar WOI. Daarop inspelen in samenwerking met In
Flanders Fields en het Koninklijk Legermuseum.
- Wetenschap
Aanbod onduidelijk. Zit verspreid bij instellingen (onderzoeksgroepen aan de universiteiten)
en particulieren. Vooral dat laatste: sterk bedreigd. Moeilijk te bewerken door afscherming
van onderzoeksresultaten (problematiek van patenten).
PR
IOR
ITE
ITE
NLI
JST
20
13
-17
TH
EM
A'S
inv
oe
r
Arc
hie
f-
ba
nk
rep
rese
n-
tati
vit
eit
(erf
go
ed
-)p
art
ne
rb
ed
reig
ing
po
ten
tie
el
pri
ori
teit
op
me
rkin
ge
n
cult
uu
r4
00
arc
hit
ect
uu
r1
00
7C
VA
a (
+ K
ad
oc?
)7
3in
vo
er
(pa
rtie
el)
do
or
CV
Aa
da
ns
71
VT
i7
2
film
& f
oto
gra
fie
70
2B
elg
isch
Fil
ma
rch
ief
/
Fo
tom
use
um
81
film
: p
rosp
ect
ie i
n B
russ
el
& K
ort
rijk
le
ve
rde
n g
ee
n
ge
ge
ve
nsi
nv
oe
r o
p /
fo
tog
rafi
e:
qu
id F
oto
mu
seu
m
An
twe
rpe
n?
(be
eld
en
de
) k
un
st1
08
3V
KC
/ m
use
um
arc
hie
ven
81
occ
asi
on
ele
in
vo
er
(va
n c
oll
ect
ies)
na
v g
eri
chte
pro
spe
ctie
mu
seu
ma
rch
iev
en
.
lite
ratu
ur
17
44
Lett
ere
nh
uis
82
gro
ot
po
ten
tie
el
Lett
ere
nh
uis
wo
rdt
sle
chts
min
ima
al
ge
pre
sen
tee
rd.
In a
fwa
chti
ng
va
n l
ink
ing
da
tab
an
k.
me
dia
56
1T
V &
Ra
dio
zen
de
rs7
1v
erv
an
gin
g v
an
ma
nu
ele
in
vo
er
do
or
lin
kin
g m
et
Mu
zie
kb
an
k (
20
12
).
me
dia
56
1T
V &
Ra
dio
zen
de
rs7
1M
uzi
ek
ba
nk
(2
01
2).
mu
zie
k1
56
6R
eso
na
nt
73
the
ate
r1
83
5V
ti /
Fir
ma
me
nt
72
tota
al
12
54
ge
sch
ied
en
is /
his
tori
og
rafi
e4
4
vo
lksk
un
de
32
1V
olk
sku
nd
e V
laa
nd
ere
n7
1in
clu
sie
f im
ma
teri
ee
l e
rfg
oe
d
ge
ne
alo
gie
39
45
VV
F5
3
he
em
ku
nd
e1
61
4H
ee
mk
un
de
Vla
an
de
ren
81
TH
EM
A'S
inv
oe
r
Arc
hie
f-
ba
nk
rep
rese
n-
tati
vit
eit
(erf
go
ed
-)p
art
ne
rb
ed
reig
ing
po
ten
tie
el
pri
ori
teit
op
me
rkin
ge
n
ko
lon
iali
sme
26
88
KM
MA
83
oo
gst
via
in
ve
nta
ris
va
n S
chu
yle
nb
erg
h
mil
ita
rism
e1
51
Leg
erm
use
um
63
We
reld
oo
rlo
g I
35
1IF
F /
Le
ge
rmu
seu
m /
RA
91
We
reld
oo
rlo
g I
I8
91
SO
MA
82
pe
rtin
en
te w
eig
eri
ng
om
me
e i
n t
e s
tap
pe
n i
n
Arc
hie
fba
nk
tota
al
10
38
eco
no
mie
61
be
dri
jf3
59
5R
ijk
sarc
hie
f8
1v
ia g
eg
ev
en
sdu
mp
uit
Arc
he
ïon
be
roe
p7
53
be
roe
pso
rga
nis
ati
es?
/
Vo
lksk
un
de
81
va
kb
on
d3
49
9A
msa
b /
Ka
do
c /
Lib
era
al
Arc
hie
f8
3
lan
db
ou
w7
15
CA
G7
3
tota
al
91
5to
taa
l9
15
soci
aa
l2
06
spo
rt &
on
tsp
an
nin
g1
52
2S
po
rtim
on
ium
81
cam
pa
gn
e 2
01
2 a
ls 't
ryo
ut'
vro
uw
18
87
AV
G +
Ka
do
c /
Am
sab
82
on
twik
ke
lin
gsw
erk
27
7A
msa
b-I
SG
82
ge
zon
dh
eid
szo
rg1
22
7A
msa
b /
Ka
do
c /
Lib
era
al
Arc
hie
f /
AD
VN
83
lie
fda
dig
he
idA
msa
b /
Ka
do
c /
Lib
era
al
Arc
hie
f /
AD
VN
83
TH
EM
A'S
inv
oe
r
Arc
hie
f-
ba
nk
rep
rese
n-
tati
vit
eit
(erf
go
ed
-)p
art
ne
rb
ed
reig
ing
po
ten
tie
el
pri
ori
teit
op
me
rkin
ge
n
ho
leb
i1
66
FS
D8
2
jeu
gd
2
67
6A
msa
b /
Ka
do
c /
Lib
era
al
Arc
hie
f /
AD
VN
72
mil
ieu
29
6A
msa
b-I
SG
83
on
de
rwij
s 2
58
5o
nd
erw
ijsk
oe
pe
ls7
3w
erk
ing
WP
A
we
ten
sch
ap
36
2u
niv
ers
ite
itsa
rch
ieve
n /
SIW
E /
FW
I's
& F
WO
91
tota
al
60
6
lev
en
sbe
sch
ou
win
g1
44
7
ke
rk &
re
lig
ie1
54
69
Ka
do
c7
3
vri
jzin
nig
he
id2
74
VS
AD
73
vri
jme
tse
lari
j0
0M
AD
OC
91
tota
al
30
20
po
liti
ek
54
2
lib
era
lism
e8
00
9Li
be
raa
l A
rch
ief
83
ka
tho
lici
sme
50
89
Ka
do
c –
KU
Leu
ve
n8
3
soci
ali
sme
47
49
Am
sab
-IS
G8
3
na
tio
na
lism
e6
67
9A
DV
N8
3
tota
al
29
91
inte
rna
tio
na
al
inte
rna
tio
na
le
sam
en
we
rkin
g1
19
47
2
mig
rati
e2
33
Am
sab
/ K
ad
oc
/ C
em
is /
Ma
NA
92
tota
al
14
2
Recommended