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ONLINE ZUSAMMEN ARBEITEN Follow-up „Tool-Convention, 27. Februar 2020
Karin Buchner - www.ser-ve.de
FORMEN DER ONLINE-ZUSAMMENARBEIT
• punktuell oder dauerhaft webbasierte Zusammenarbeit
• viele „kleine Helferlein“
• unterschiedliche Anwendungen, Plattformen und Logins
• virtuelles Büro
• Prozesse und Zusammenarbeit webbasiert „an einem Ort“
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ONLINE-ZUSAMMENARBEIT: MIT WEM?
• (Projekt)Team
• Kooperationspartner
• Netzwerke | Arbeitskreise
• Freiwillige …
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ONLINE-ZUSAMMENARBEIT: WARUM?
• Verfügbarkeit von Informationen (Internetzugang vorausgesetzt)
• jederzeit
• an jedem Ort
• in der jeweils aktuellen Fassung
• synchrone oder asynchrone Zusammenarbeit
• weniger Mails
• mehr Transparenz
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ARBEITEN IN DER CLOUD
• Daten werden lokal und | oder online
gespeichert
• externer Rechner stellt die Software-
architektur (Programm) zur Verfügung
• Austausch von Daten über
Zugangsberechtigungen
• Synchronisation der Daten in Echtzeit
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DATENSCHUTZ | DATENSICHERHEIT
• verschlüsselte Datenübertragung • erkennbar am „https“ oder am Schloß-Symbol im Browser
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung • schließt aus, dass der Inhaber des Servers die Daten auslesen kann
• Daten liegen beim Transport und in der Cloud nur verschlüsselt vor
• Verschlüsselung von Daten ist zentral bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten
• ggf. zusätzliche Verschlüsselungssoftware nutzen
• Cloud ist kein zusätzliches „externes Laufwerk“
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DAS PASSENDE TOOL?!
• Brauchen wir es überhaupt und wofür?
• Und: Akzeptanz im Team | unterschiedlicher Kenntnisstand
• Auswahl treffen • unzählige Angebote mit unterschiedlichen
Möglichkeiten
• Datenschutz | Datensicherheit
• Kosten
Pflichtenheft erstellen!
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UNSERE AUSWAHLKRITERIEN
• Datensicherheit
• Serverstandort in Deutschland oder in Europa
• DS-GVO konform
• kostenlos bzw. kostenlose Basisversion
• auf möglichst allen Betriebssystemen und Endgeräten
nutzbar
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Die eierlegende Wollmilchsau gibt
es leider nicht !
WELCHE TOOLS SCHAUEN WIR UNS AN?
• www.driveonweb.de
• www.teamplace.net/de
• www.zenkit.com
• www.bitrix24.de
• www.just.social
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DRIVE ON WEB
Cloud-Speicher
www.driveonweb.de deutscher Server-Standort für Privatanwender: 5 GB dauerhaft
kostenlos Basisversion
mind. 5 Nutzer pro € 3,00 / Monat = € 180 netto jährlich
zusätzliche Funktionen im kosten-pflichtigen Account: Rollen und Rechte Upload-Ordner Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
AUF GEHT‘S!
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DRIVE ON WEB
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.exe-Datei öffnen; legt
neues Laufwerk
auf dem PC an
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neues PC-Laufwerk
Dateien aus Cloud
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DRIVE ON WEB
Mail-Benachrichtigung
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für Dateien
nach Termin Link ungültig
Empfänger muss PW kennen
Freigaben können jederzeit von allen
Beteiligten rückgängig gemacht werden
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PRO
• mit der Funktionsweise wird man schnell vertraut
• zusätzliche Sicherheit durch Passwortschutz und Ablaufdatum von Einladungen
• teilt man vorwiegend Dokumente ist der Speicherplatz ausreichend
• Dateien können mit Usern geteilt werden, die keinen Account haben; dann aber nur Download möglich
• Speicherung verschiedener Dateiversionen, die wiederhergestellt werden können
CONTRA• keine Benachrichtigung, wenn Dateien bearbeitet wurden
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ALTERNATIVEN ZU DRIVE ON WEB
• HiDrive (Strato; kein kostenloser Tarif; z.B. 3 Nutzer, 250 GB Speicher, 10 € pro Monat; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; Server in Deutschland)
• www.dracoon.com (dauerhaft kostenloser Tarif, 10 Nutzer, 10 GB, hohe Sicherheitsstandards)
• www.owncloud.com: OpenSource zum Betrieb auf dem eigenen Server
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TEAMPLACE
Cloud-Speicher und Kollaboration
www.teamplace.net/de deutscher Server-Standort kostenlos 5 GB Speicher für jeden Teamplace pro Teamplace kann kostenpflichtig
Speicherplatz hinzugebucht werden Apps für Android und iOS kein Client; Zugriff nur über
Webbrowser
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• Doppelklick öffnet Dokument• Uhr = Anzeige von
unterschiedlichen Versionen• … Kommentar zum Dokument
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PRO
• gute Übersicht zu Aktivitäten | Veränderungen
• Möglichkeit, unterschiedliche Rollen – und damit Rechte – zu vergeben (siehe FAQ auf Webseite)
• Teamplace-App: alle Nutzer erhalten Benachrichtigungen über Aktivitäten in ihrem Teamplace
CONTRA• Online-Bearbeitung von Dokumenten erfordert Office-365 Abo
• Alternative: Dateien herunterladen, bearbeiten, wieder hochladen (unter gleichem Namen
speichern, damit Versionen angezeigt werden !!!
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ZENKIT
Online-Zusammenarbeit
www.zenkit.com deutscher Server-Standort teilweise Verarbeitung Zugangsdaten
in USA Basisversion kostenfrei
bis 3 Nutzer 1 GB Speicher bis 5 Workspaces
Plus-Account: € 9 pro Monat und Nutzer
Sonderkonditionen für NGO
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Ilos
Schulung
Referenten Termine
Einsatz
Workspace
Collection
Item
eingeladene Team-Mitglieder sehen alle Collections
Einladung nur zur Collection möglich
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neuer Workspace …
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PRO
• mit der Funktionsweise wird man recht schnell vertraut
• guter Einstieg in Online-Zusammenarbeit
• vielfältige Möglichkeiten der Darstellung, Aufgabenzuordnung etc.
• zusätzliche Tools können integriert werden erweitert Möglichkeiten und erleichtert u.U. den Umstieg
CONTRA• Nutzung vieler zusätzlicher Tools
• kostenpflichtig
• andere Datenschutzbestimmungen
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JUST SOCIAL
Online-Zusammenarbeit
www.just.social/de deutscher Server-Standort (Hamburg)
und umfassende Datenschutzhinweise auf Webseite
verschlüsselte Datenübertragung Free-Version:
bis zu 12 Nutzer 5 GB Datenspeicher
Basis-Version: € 39 monatlich bis zu 25 Nutzer 25 GB Speicher Support und anpassbares Design
Sonderkonditionen für NGO
REGISTRIERUNG
• Mail-Adresse
• Vorname und Name
• Passwort
• Und „los geht‘s“
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DIE IDEE
• kein Projektmanagement-Tool !!!
• Komplexität reduzieren | Akzeptanz erhöhen
• zentraler Login und gemeinsame Nutzerverwaltung für alle Apps• News = Social Network (Kommunikation one-to-many)
• Connect = Chat | informelle Kommunikation stärken
• Wiki = Wissensmanagement
• Drive = Dateiablage
• List = Aufgabenmanagement
• People = Mitarbeiterverzeichnis
• Dokumentation: https://www.just.social/Guide/#just-wiki
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Einladung per Mail
PRO
• übersichtlich | intuitiv zu bedienen
• Integration vieler Apps möglich, um Funktionalität zu
erweitern und bisher genutzte Tools einzubinden
CONTRA• Datenschutzproblematik bei Integration weiterer Apps
• Funktionsumfang eingeschränkt (z.B. Aufgabenzuordnung)
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BITRIX24
Projektmanagement und CRM
www.bitrix24.de deutscher Server-Standort Free-Version: 5 GB und 12 Nutzer inkl. Start +: € 19,00 monatlich Sonderkonditionen für NGO
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PRO
• sehr komplexes Projektmanagement-Tool
• Zeiterfassung zu den verschiedenen Aufgaben
• unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten (Kanban, Gantt etc.)
• Möglichkeit, externe Nutzer einzubinden
CONTRA
• intensive Beschäftigung mit dem Tool und Einarbeitung
notwendig
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ALTERNATIVE
• CiviCRM
• OpenSource
• spezifisch auf NGO zugeschnitten
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