View
218
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
7/25/2019 Paperless Paper
1/3
Konsep Paperless untuk Masa Depan yang
Lebih Baik
Dea Mustika M1,a154110661,a
1Program Studi Perencanaan Wilayah dan Kota, Institut Teknologi Bandung.
aEmail:
deamufarrihah@gmail.com
Abstrak-Dewasa ini, dunia perkantoran masih
menggunakan jumlah kertas yang banyak, yang
notabene kurang ramah lingkungan. Pada konsep
paperless, dunia dituntut untuk terus mengurangi
atau bahkan menghilangkan kertas dalam setiap
kegiatannya. Pertama tama hal ini dilakukan
dengan mengubah dokumen dokumen yang selama
ini digunakan dalam bentuk kertas fisik ke dalambentuk digital. Konsep ini bertujuan untuk
menghemat biaya, menambah produktifitas,
menghemat ruang, membuat pengiriman dokumen
menjadi lebih mudah, dan tentunya akan lebih ramah
lingkungan. Dalam paper ini, penulis akan membahas
tentang konsep ini dalam dunia perkantoran, dunia
pendidikan khususnya universitas, dan pada dunia
perencanaan.
A. Pendahuluan
Konsep paperless, terutama paperless office
pertama kali diprediksi pada artikel di harian
Business Weekpada tahun 1975, yang mengatakan
bahwa otomasi pada dunia perkantoran akan
mengurangi jumlah kertas secara
keseluruhan,terutama pada kegiatan rutin misalnya
pengarsipan data. Namun, hal ini belum terbukti
sampai sekarang akibat muncul dan
berkembangnya teknologi mesin printer dan
fotokopi yang malah menambah jumlah kertas
dalam dunia perkantoran menjadi 2 kali lipat lebih
banyak dari tahun 1980-2000. Konsep ini menjadi
penting seiring dengan perkembangan dunia yangsemakin lama mengesampingkan faktor lingkungan
dalam kegiatannya, yang akan membahayakan bagi
keberlangsungan planet bumi ke depannya. Dengan
semakin banyaknya kertas yang dibuat, maka akan
semakin banyak pula batang pohon yang ditebang
untuk mengakomodasi kebutuhan dari industri
kertas tersebut.
Industri kertas merupakan salah satu penyumbang
utama polusi dan salah satu kontributor terbesar gas
rumah kaca dengan lebih dari 900 juta pohon yang
ditebang setiap tahunnya. Menurut Environmental
Protection Agency, kertas adalah materi yang
paling sering dibuang, membentuk 40% dari sistem
limbah. Studi menunjukkan lebih dari 45% dari
kertas kantor yang dibuang dilempar keluar pada
hari yang sama dengan hari kertas tersebut dicetak,
dan kertas yang dicetak, lebih dari 80% tidak
pernah dipakai lagi.
Meskipun telah terdengar bahwa konsep
"paperless" akan benar benar terjadi, konsumsi
kertas telah meningkat tiga kali lipat selama dekade
terakhir. Amerika Serikat menggunakan hampir 3,7
juta ton salinan kertas (lebih dari 700 miliar
lembar) per tahun. Menurut survei Xerox, rata-rata
pekerja kantor AS mencetak 10.000 sampai 12.000
lembar per tahun. Maka, terwujudnya konsep ini
menjadi penting bagi kualitas lingkungan bumi
tempat kita tinggal ini.
Penerapan konsep ini menjadi penting akanmembantu masyarakat dalam memuluskan jalan
perubahan menuju teknologi yang modern,
terutama automasi.
B. Studi Literatur
Pada pertengahn tahun 70an, konsep paperless
office of the future menjadi sesuatu yang populer.
Menurut Connolly dan Kleinr,1993, di masa depan
bolpoin dan kertas tidak lagi dibutuhkan, karena
semua pekerjaan kantor, terutama dokumen
dokumen akan ditangani oleh jaringan dan terminal terminal komputer. Stephen Poe,presiden dan
CEO dari perusahaan Nautilus Solutions berkata,
Although the paperless office is still only a dream
of the future, the transition has begun. Electronic
documents are redefining how we communicate. It
is important to understand how we manage our
information today impacts our ability to
communicate in the future. (Poe, 2001).
Konsep ini tidak hanya bisa dilihat dari segi
praktikal, namun juga dari segi lingkungan. Pada
tahun 2000, Schelberg mengatakan bahwa konsepini dapat memberi dampak yang besar pada
7/25/2019 Paperless Paper
2/3
pengurangan deforestasi, membatasi polusi yang
disebabkan oleh pembuatan kertas dan mengurangi
limbah padat. Walaupun secara konsep telah ideal,
namun kenyataannya konsep ini belum banyak
diterapkan di kehidupan nyata. Dengan
mengautomasi kegiatan perkantoran , kita malahmenambah produksi kertas rata rata sebesar 25%
per tahun ( WatchTower,1999). Penambahan ini
disumbangkan antara lain oleh adanya pertambahan
dan perkembangan dari PC, printer, mesin fax,
email, fotokopi, dan internet.
Halangan terbesar dari penerapan sistem ini adalah
sulitnya perusahaan perusahaan untuk
mempelajari sesuatu yang lebih sulit dan kompleks.
Pembuatan dokumen dokumen perusahaan akan
memakan waktu yang lebih lama karena karyawan
karyawan yang kurang mengerti dan menguasai
sistem baru tersebut. (Katib, 2000)
C. Isi
Harpaz dalam Stimpson, 2004, mengatakan bahwa
pendekatanpaperless officeberakar dari 4 poin :
Produktivitas. Mampu mengerjakan lebih
banyak pekerjaan tanpa menambah sumber
daya manusia.
Biaya Operasi. Mengurangi biaya yang
terhitung, termasuk biaya menyimpan
dokumen,ruang kerja dalam kantor, gudang,
biaya print, surat menyurat, mengkopi
dokumen dan lainnya.
Servis yang baik. Informasi mudah diakses
dan lengkap. Bisa juga berbentuk self service,
misal dengan websitedan lainnya.
Manajemen Resiko. Data yang sensitif tidak
tersimpan dalam bentuk hard copyyang dapat
terkena air, api atau bencana lainnya, tetapi
disimpan online yang diproteksi
menggunakan enkripsi. Dengan begitu, akses
dan kontrol terhadap data dapat lebih
terjamin.
Menurut pcworld.com, saat ini sudah tidak ada
alasan lagi bagi kita untuk terkubur dalam kertas
karena telah ada berbagai macam alat untuk
mendigitasi data, dengan penggunaan yang mudah
dan dengan harga yang terjangkau. Walaupun
paperless society belumlah terbentuk, namun ada
berbagai panduan untuk mengurangi penggunaan
kertas, seperti :
Scan Everything. Langkah termudah untuk
mengurangi jumlah kertas adalah memindai
dan menyimpan dokumennya secara digital.
Set up paperless faxing. Gunakanlah teknologi
fax yang menggunakan email, atau online fax
services yang membuat pesan lebih mudahdibaca dan diteruskan (forward) tanpa harus
dicetak.
Embrace electronic signatures. Dokumen
dokumen persetujuan yang ditujukan untuk
eksternal sering kali harus menggunakan
tanda tangan. Dengan teknologi terkini, maka
tanda tangan digital dapat dibuat dan
dibubuhkan pada dokumen tanpa harus
dicetak.
Take Digital Notes. Tidak usah menggunakan
post-it, karena telah banyak software yangdisediakan untuk menambahkan catatan kecil
pada dokumen.
Reduce Where You Cant Eliminate. Ketika
pencetakan kertas tidak terhindarkan, atau
bekerja dengan orang yang membutuhkan
bentuk fisik kertas cetakan, maka usahakan
untuk mencetak sesedikit mungkin. Mungkin
dengan mencetak di 2 sisi kertas dan lain lain.
Sedangkan pada dunia universitas, Anaheim
University di California mengklaim universitas
mereka sebagai universitas pertama di dunia yang
menggunakan konsepPaperless University. Dalam
visi mereka di tahun 2020, tercantum bahwa
Anaheim Universitymerasa bangga bahwa mereka
adalah Universitas dengan konsep Paperless
pertama di dunia, dan mereka berkeinginan untuk
mendorong universitas lain untuk bergabung dalam
menerapkan konsep tersebut dan mewujudkan
masa depan yang lebih baik melalui perbaikan
lingkungan dan tanggung jawab sosial. Dari
beberapa misi yang mereka turunkan, misi untuk
mencapai visipaperlesstersebut antara lain :
Pemanfaatan teknologi baru dan handal
Pengerahan sumber daya pendidikan berbasis
teknologi
Selain Anaheim University,di Amerika terdapat
sebuah gerakan yang bernama The Paperless
University Project. Proyek tersebut merupakan
sebuah gerakan yang diinisiasi oleh Loyola
University yang bertujuan untuk menghemat biaya
yang ditimbulkan oleh universitas universitas
dalam berkegiatan menggunakan bahan baku
kertas. Alasan mereka melakukan gerakan ini
7/25/2019 Paperless Paper
3/3
diantaranya adalah ingin menaikkan efisiensi (di
dalam proses kegiatan di Universitas), masalah
lingkungan, terpadunya data dan dokumen,
kemudahan pubikasi dari penemuan dan klasifikasi
dari data dan informasi yang dimiliki Loyola
University. Langkah langkah yang merekalakukan untuk mencapai gerakan ini diantaranya
adalah: manajemen pencetakan (print), digital
signage, buku teks dan material kuliah yang
paperless, penyimpanan data secara digital,
pengaturan jadwal secara online, data medis
elektronik, sistem pembayaran secara online, dan
lainnya.
Bagi dunia perencanaan sendiri, konsep paperless
ini menjadi penting misalnya untuk penyimpanan
data secara digital, misalnya peta peta
perencanaan, buku buku teks untuk referensi
penelitian ataupun perencanaan praktis, dan
dokumen dokumen perencanaan yang mudah
diakses secara online, untuk memudahkan
pekerjaan sebagai seorang perencana. Ketika
sedang ke lapangan, tidaklah praktis untuk
membawa berbagai macam dokumen yang rentan
untuk rusak, misal karena cuaca.
D. PENUTUP
Penerapan konsep paperless telah diperkirakan
akan terjadi sejak berpuluhpuluh tahun yang lalu.
Namun mengapa hal ini belum sepenuhnya terjadi
sampai sekarang? Hal ini terjadi karena pesatnya
perkembangan teknologi, khususnya teknologi
pencetakan, dan teknologi pengkopian kertas, yang
malah menambah kebutuhan akan jumlah kertas
yang diperlukan setiap harinya.
Maka, penulis menyarankan penerapan konsep
paperless seutuhnya di masa depan akan
bermanfaat bagi kualitas lingkungan yang lebih
baik, juga dapat mempermudah urusan manusia
sehari hari. Penerapan konsep ini dapat kita
lakukan mulai dari hal hal yang sederhana,
misalnya mengurangi penggunaan kertas, dengan
memaksimalkan penggunaan printer dan mesin
fotokopi. Penelitian lebih lanjut dan perkembanganteknologi juga akan membantu penerapan konsep
tersebut agar semakin diterima dalam kehidupan
manusia.
F. Daftar Pustaka
Katib, Haney Abdulrahman. (2003) Factors
Impacting the Realization of the Paperless Office
(Doctor Dissertation). The George Washington
University.
Stimpson, Jeff. The Nitty-Gritty of Going
Paperless. The Practical Accountant; Dec 2004; pg.
46
http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43
020+08-May-2009+PRN20090508 diakses pada
tanggal 29 November pukul 16.34 WIB
https://anaheim.edu/about-anaheim-
university/2020-vision diakses pada tanggal 29
November pukul 16.45 WIB
http://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-
guide-to-the-paperless-office.html diakses pada
tanggal 29 November pukul 16.50 WIB
https://anaheim.edu/about-anaheim-
university/mission diakses pada tanggal 29
November pukul 16.50 WIB
http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508https://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/missionhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttp://www.pcworld.com/article/2052860/ultimate-guide-to-the-paperless-office.htmlhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttps://anaheim.edu/about-anaheim-university/2020-visionhttp://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508http://www.reuters.com/article/2009/05/08/idUS43020+08-May-2009+PRN20090508Recommended