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Pedido de Compras - Conceito e Aplicação
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Pedido de Compras
1. Introdução
É um documento que contém informações sobre quais produtos e suas
quantidades desejam ser compradas pela empresa. Este arquivo pode ser enviado aos
fornecedores, recebendo deles propostas de preço e de benefícios.
O documento define temporariamente qual é a necessidade da empresa.
Portanto é de extrema importância, cabendo aos gestores a função de avaliar dentro da
instituição o que deve ser prioridade no momento, ou seja, o que é necessário para o
aumento no número de vendas, sendo isto produtos novos (lançamentos), reposição de
estoque, entre outros.
O pedido de compras oficializa as aquisições de produtos, mercadorias ou
serviços de uma empresa, de forma que sejam realizados nas especificações certos, em
quantidades adequadas, com boa qualidade e por preços convenientes (lei da Oferta e da
Procura). Um pedido de compras corretamente elaborado possibilita um melhor
acompanhamento, tornando mais fácil o controle de todo o processo de aquisição. Isso
dá maior credibilidade à empresa junto ao fornecedor, pois demonstra o bom nível de
organização do empreendimento, sinalizando o perfeito conhecimento da linha de
mercadorias, produtos ou serviços que explora.
COMO SE UTILIZA:
Produto Comprado, vindo da fábrica.
Estoque da Empresa.
CICLO DE REPOSIÇÃO DO ESTOQUE
Pedido
de
Compra
Conferencia do Estoque, analisar o que está
faltando/faltará.
Realizando uma Venda.
A compra, sem dúvida, tem a mesma importância da venda. Ela se reflete
diretamente nas negociações, e conseqüentemente, nas demais áreas funcionais da
empresa.
A quantidade, qualidade, preço e prazo dos produtos fabricados numa indústria
dependem muito das condições em que foram adquiridos as matérias-primas e os
insumos.
No comércio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condições,
proporcionam venda mais rápida e, possivelmente, maior margem de lucro.
Da mesma forma, numa empresa de prestação de serviços, a qualidade e o preço
dos trabalhos executados estão diretamente ligados às condições em que as compras
foram realizadas.
Esses são os requisitos básicos da compra: quantidade, qualidade, preço e
prazo. E se sua empresa não está conseguindo alcançá-los, provavelmente alguns
problemas devem estar ocorrendo, tais como:
Perda de vendas pela má qualidade, preços elevados ou especificação incorreta
dos produtos;
Perdas de clientes, em razão da falta de mercadorias em estoque.
Mas, qual a melhor maneira de analisar o que preciso comprar para manter o
estoque atualizado? Um sistema de Informação, especificamente um de Gestão de
Estoque.
Um sistema de Informação vai proporcionar ao gestor informações, relatórios,
gráficos, quantidades e outras mídias de informações que vão ajudar o gestor na tomada
decisões mais precisas.
Com essa finalidade, o sistema RTI Controle, possui um módulo específico para
lançamento de Pedidos de Compras.
2. RTI Controle – Pedido de Compras
2.1. Conhecendo a ferramenta
Para acessar a ferramenta no Sistema RTI Controle, acesse as seguintes etapas:
Login no RTI Controle > Menu Estoque > Pedido de Compras
A janela que se abre, é a seguinte:
Com esta ferramenta, definimos as atividades que podem ser realizadas:
a. Lançamento de Pedido de Compra;
b. Abrindo Pedido para Alteração;
c. Lançamento das Formas de Pagamento do Pedido;
d. Aprovação do Pedido de Compra;
e. Importação do Pedido de Compra;
f. Busca/Filtragem de pedido(s) de compra(s);
g. Edição do Pedido de Compra;
h. Impressão de Relatórios;
i. Excluir Pré-Pedido.
a. Lançamento de Pedido de Compra:
O lançamento refere-se ao momento em que fazemos o cadastro das informações
em um formulário, que as armazenará. Estas informações espelham-se em uma nota
fiscal de entrada.
Para tanto, vamos seguir os passos:
Passo 1:
Abrir formulário em branco.
Menu Pedidos > Incluir novo Pedido:
Passo 2:
Ao Clicar, será aberto um formulário para preenchimento, iniciando-se pelo
cabeçalho, informar os dados:
Dados do Fornecedor e
Transportadora
Número do Pedido e Data
de lançamento
Número, Data de Emissão, e
Valores cobrados
Informações do Veículo de
transporte
Informações do
Comprador
Passos 3 e 4
Passo 3:
Inserir Produtos.
Passo 4:
Salvar o Pedido.
Clicando em salvar o pedido de compra será adicionado na tela de pré-pedidos,
aguardando aprovação
Buscar o
Produto
Informar quantidade, valor do IPI
(caso tenha) e Incluir. Podendo
também excluir e alterar.
Nesta área os produtos vão sendo Inseridos.
Logo Abaixo estão informações como total de
itens, valor total de IPI e dos Produtos.
Opções: Cancelar- cancela as modificações e se não foi salvo,
cancela o pedido;
Salvar – Salva as alterações e o Pedido;
Importa XML NFe- já existente;
Imprime NF-e Vinculada, se existir.
b. Abrindo Pedido para Alteração;
Na tela de Pré pedidos, o pedido ficará armazenado, esperando aprovação,
portanto enquanto estiver nesta área será possível realizar todas as alterações possíveis
como adição ou exclusão de produtos, alterar fornecedor, comprador, etc.
Para tanto é simples, basta localizar o Registro e dar um duplo clique sobre o
mesmo.
Lembrando que para salvar as alterações deve-se clicar em “[F2] – Salvar as
Alterações Realizadas.”
É possível
localizar um
registro
utilizando as
opções de
filtragem.
Explicadas
mais a diante.
c. Lançamento das Formas de Pagamento do Pedido;
Sabendo como realizar a alteração do pedido, para realizar o lançamento do
pedido deve-se seguir os seguintes passos:
Passo 1:
Localizar o registro na tela dos pré-pedidos, e abri-lo para alteração.
Passo 2:
Com o registro aberto observar as 3 abas no centro, selecionar “Dados de
Aprovação/Faturamento”:
Lançamento
dos
Itens/Vendas:
aba atual.
Observações do Pedido:
abre campos de observação
para serem escritos
Dados de Aprovação e
Faturamento: Aba de
Interesse.
Clicando na terceira aba será aberta a seguinte janela:
Aqui registraremos como será realizado o pagamento deste Pedido de Compra.
Passo 3:
Inserindo Informações:
Lembrar de Incluir pagamento, ele será adicionado à tabela do lado, que irá listar
todos os pagamentos caso existam mais de um.
Esta janela também possui a aba para pagamento do frente, que possui as
mesmas funcionalidades.
Escolher a qual Grupo de
Contas e a qual despesa
estará relacionada.
Informações de Pagamento
j. Aprovação do Pedido de Compra;
A aprovação ocorre quando o Pedido deixa a aba de pré-pedidos, e passa a
compor a de pedidos aprovados. Além de ocorrer a inserção no Contas a Pagar do
Pedido e a entrada de produtos no estoque.
Para Aprovar é Simples:
Passo 1:
Localizar o Pedido, e abri-lo para alteração.
Passo 2:
Ir para a terceira aba: Dados de Aprovação/Faturamento. Nela, marcar a opção
“Confirmar a Aprovação do Pedido e a Entrada dos Produtos no Estoque”:
Clicando em salvar será aberta a janela:
Clicando em “Sim” o Pedido será aprovado. Ocorrerá então a entrada de
produtos no estoque e a inserção nas contas a pagar.
k. Importação do Pedido de Compra;
Um pedido é uma venda já realizada, e a importação do pedido refere-se ao
preenchimento do formulário com as informações deste pedido, portanto é um processo
aplicado somente no contexto Matriz x Filial, onde a saída da Matriz será feita por meio
da venda, e a entrada da Filial por meio da importação deste pedido.
Simulando um processo, primeiramente ocorrerá a emissão do pedido por parte
da Matriz:
Passo 1:
Para Importar o Pedido é preciso ter em mãos o número do Pedido emitido pela
Matriz, com ele basta ir em:
Pedidos > Importar Pedido
Será aberta então a seguinte janela:
Basta preencher em Origem o nome da Matriz e em Pedido o número do mesmo
vindo da Matriz. Clicar em Importar.
O pedido será aberto com todas as informações do Pedido de Venda da Matriz,
ficando na aba de pré-pedidos, esperando aprovação.
Empresa X
Número do
Pedido
l. Busca e Filtragem de pedido(s) de compra(s);
Busca e Filtragem referem-se às possíveis formas de se encontrar um pré-pedido
ou um pedido já aprovado.
Na parte superior da janela se encontram as funcionalidades:
Buscar/Filtrar por:
a) Número da Nota Fiscal;
b) CFOP;
c) Entre datas do Pedido;
d) Entre datas da Nota;
e) Por Fornecedor;
f) Por Transportadora;
g) Por Filial.
Lembrando que por padrão, nenhum pedido vem filtrado, portanto é necessário
clicar em Atualizar Filtros (mesmo que não exista nenhum parâmetro de busca) para
que exista o carregamento de informações.
Limpar Filtros, limpam todas as informações de busca.
m. Impressão de Relatórios;
Os Relatórios de impressão podem ser divididos em dois grupos: individuais
(por pedido selecionado) ou geral (por filtro de tela).
Para tanto, vejamos:
No fim do Manual se encontram os Modelos de Relatórios.
Individuais – Por
pedido Selecionado
Gerais – Por
filtro de tela
n. Excluir Pré-Pedido.
Para excluir um Pré-Pedido é simples (lembrando que se o pedido já foi
aprovado não é possível realizar a exclusão do mesmo, uma vez que, para realizar tal
processo é preciso ‘desaprovar’ um pedido já aprovado):
Passo 1:
Buscar e Selecionar Pedido.
Passo 2:
Acessar:
Pedidos > Excluir Pedido Selecionado
Será aberta a seguinte janela alerta para confirmação:
Clicando em Sim o pedido será excluído.
o. Relatórios:
Os relatórios se Aplicam tanto a aba de Pré-Pedidos como a de Pedidos
Aprovados.
Modelo Selecionado – Pedido 01
Modelo Selecionado – Pedido 02
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