View
41
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
penerapan sistem informasi penjualan sangat di perlukan di setiap intasi, persahaan atau pt dan lain nya. ini bisa di terapkan pada setiap intansi tersebut dan dapat membantu setiap intansi blablabla
Citation preview
PENERAPAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA TOKO BANDUNG JAYA
PEMATANGSIANTAR
LAPORAN KERJA PRAKTEK LAPANGAN
Oleh
HENNY SANTIKA
Nim. 13110007
PROGRAM STUDI TEKNIK KOMPUTER
POLITEKNIK BISNIS INDONESIA
PEMATANGSIANTAR
2015
LEMBARAN PENGESAHAN
PENERAPAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA TOKO BANDUNG JAYA
PEMATANGSIANTAR
KERJA PRAKTEK LAPANGAN
Oleh
HENNY SANTIKA
Nim. 13110007
Pematangsiantar, ….. - …… - 20xx
Disetujui oleh : Diketahui dan disahkan oleh
Dosen Pembimbing Ketua Program Studi
Teknik Komputer D3
…………………………………. …………………………………
SURAT PERNYATAAN
Perihal KP PI PKL
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Henny Santika
NIM : 13110007
Program Studi : Teknik Komputer
Jenjang Studi : D-3
Konsentrasi Bidang : Teknik Komputer
Telah melaksanakan Kerja Praktek / Penulisan Ilmiah / PKL dengan judul dan tempat Kerja Praktek / Penulisan Ilmiah / PKL sebagai berikut:
Judul Laporan : Penerapan Sistem Informasi Penjualan pada
(diisi bila KP/PI/PKL di perusahaan) Toko Bandung Jaya Pematangsiantar
Tempat : Toko Bandung Jaya
Alamat : Jln. Bandung No. 38
No. Telpon : (0622) 22588
Sehubungan dengan Kerja Praktek/ Penulisan Ilmiah/ PKL tersebut, dengan ini saya menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa Kerja Praktek/ Penulisan Ilmiah/ PKL dan pembuatan laporannya merupakan hasil kerja saya sendiri (tidak menyuruh orang lain yang mengerjakan). Bila pernyataan saya ini ternyata tidak benar, maka saya bersedia dikenakan sanksi yang telah ditetapkan oleh Politeknik Bisnis Indonesia Pematangsiantar yakni Pembatalan Laporan Kerja Praktek/ Penulisan Ilmiah/ PKL, dan harus saya ulang pada semester berikutnya.
Demikian surat pernyataan ini saya perbuat dengan sungguh sungguh, dalam keadaan sadar dan tanpa ada tekanan dari pihak manapun.
Pematangsiantar, xx- xx - 2015Saya yang membuat pernyataan
………………………………………
MateraiRp. 6000
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, karena berkat
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja
Lapangan yang berjudul “PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA TOKO
BANDUNG JAYA.”
Dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis tentunya
mendapat bantuan, dukungan, serta perhatian dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak
yang member bantuan, dukungan, serta perhatian tersebut, yaitu kepada :
1. Bapak Calen, SE.,MM., selaku Direktur Politeknik Bisnis Indonesia,
Pematangsiantar.
2. Bapak Sahat Sonang, S.Kom.,MM., selaku Ketua Program Studi Teknik
Komputer.
3. Bapak --- selaku dosen pembimbing, atas ketersediaan beliau memberikan
petunjuk, bantuan dan membimbing penulis dalam menyusun penulisan
Praktek Kerja Lapangan ini.
4. Pimpinan dan seluruh staff karyawan Toko Bandung Jaya Pematangsiantar
yang telah membantu penulis untuk mendapatkan data dan informasi yang
diperlukan dalam penyusunan Praktek Kerja Lapangan ini.
5. Orang tua saya yang selalu memberikan support, sehingga saya dapat
menyelesaikan Laporan PKL ini dengan sesegera mungkin.
6. Seluruh teman-teman yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan
penulisan Praktek Kerja Lapangan ini.
Mengingat penulis masih dalam proses belajar, penulis menyadari bahwa masih
banyak kesalahan, oleh karena itu penulis meminta maaf sebelumnya atas
kesalahan yang akan ditemukan dalam penulisan Laporan Praktek Kerja
Lapangan. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang
membangun dari pembaca sekalian. Penulis juga berharap penulisan Laporan
Praktek Kerja Lapangan ini dapat memberikan pengetahuan dan wawasan baru
bagi pembacanya.
Pematangsiantar, September 2015
Penulis,
Henny Santika
13110007
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .....................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1................................................................................................................Latar
Belakang ..............................................................................................
1.2................................................................................................................Tujua
n ............................................................................................................
1.3................................................................................................................Manf
aat .........................................................................................................
1.4................................................................................................................Ruan
g Lingkup .............................................................................................
1.5................................................................................................................Meto
de Pengumpulan Data ..........................................................................
1.6................................................................................................................Wakt
u dan Tempat Kerja Praktek Lapangan (KPL) ....................................
BAB II GAMBARAN UMUM
2.1................................................................................................................Sejar
ah Perusahaan .......................................................................................
2.2................................................................................................................Struk
tur Organisasi dan Bidang Usaha .........................................................
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
BAB IPENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada saat ini perkembangan teknologi semakin pesat, Dalam sebuah perusahaan
maupun instansi-instansi lainnya, pemanfaatan dan penggunaan teknologi
informasi diantaranya sistem pengarsipan data sangat penting untuk menunjang
perkembangan perusahaan. Hal ini dikarenakan dengan adanya suatu system
pengarsipan data pada suatu perusahaan maka dapat mempercepat suatu proses
kerja dan dapat memudahkan dalam mengolah data serta menjadikan pengolahan
data menjadi lebih teratur dan rapih.
Bandung Jaya merupakan sebuah toko yang sedang berkembang dan bergerak
dalam bidang penjualan dan pembelian barang-barang perabotan rumah tangga.
System informasi pengolahan data pada toko Bandung Jaya masih manual atau
masih menggunakan sistem pencatatan pada buku besar, sehingga terkadang
bagian penjualan dan pembelian kesulitan dalam pengontrolan barang dan melihat
stock barang maupun pembuatan laporan, seperti laporan penjualan, pembelian,
data suplier, pencarian data barang, dikarenakan masih menggunakan sistem
pencatatan yang manual juga data-data yang telah dibuat sewaktu-waktu dapat
hilang atau membutuhkan waktu lama dalam pencarian data barang.
Maka berdasarkan pemaparan permasalahan di atas, penulis ingin mengadakan
penelitian pada Toko Bandung Jaya dengan judul “PENERAPAN SISTEM
INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BANDUNG JAYA”
1.2. Tujuan
Tujuan dalam melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah :
1. Memberikan pandangan dan pengalaman langsung di lapangan kepada
mahasiswa bagaimana system penjualan yang ada di toko Bandung Jaya.
2. Menerapkan ilmu pengetahuan yang didapat dibangku perkuliahan secara teori
sebagai suatu bentuk persiapan untuk terjun ke dunia lapangan.
3. Mendorong dan meningkatkan pola pikir, disiplin, dan tanggung jawab
mahasiswa dalam menjalankan tugas.
4. Memperoleh informasi tentang sistem kerja yang ada di toko Bandung Jaya.
1.3. Manfaat
Manfaat dalam melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah :
1. Bagi Politeknik Bisnis Indonesia
a. Terjalinnya kerja sama antara Politeknik Bisnis Indonesia dengan Toko
Bandung Jaya.
b. Mengetahui kemampuan Mahasiswa dalam dunia kerja .
2. Bagi Mahasiswa
a. Mahasiswa dapat mengetahui tentang dunia kerja yang sebenarnya.
b. Mahasiswa dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama
perkuliahan ke dalam dunia kerja.
c. Mendewasakan pola pikir mahasiswa untuk melaksanakan tugas dan
memecahkan suatu permasalahan.
d. Membekali mahasiswa dengan pengalaman dan memperluas wawasan
sebagai persiapan guna menyesuaikan diri dengan dunia kerja.
3. Bagi Perusahaan
a. Membantu karyawan meringankan pekerjaannya, sehingga pekerjaan
dapat diselesaikan dengan waktu yang lebih cepat.
b. Menjalin hubungan kerjasama yang baik antara pihak Politeknik Bisnis
Indonesia dengan Toko Bandung Jaya.
c. Melalui Praktek Kerja Lapangan perusahaan dapat memperbaiki
permasalahan yang ada di dalam sistem tersebut sehingga dapat
menigkatkan kualitas perusahaan.
1.4. Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Toko
Bandung Jaya Pematangsiantar, yakni membahas sistem informasi penjualan pada
Toko Bandung Jaya Pematangsiantar.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Secara umum dalam rangka pengumpulan data yang dilakukan penulis pada saat
pelaksanaan Kerja Praktek Lapangan adalah dengan menggunakan metode–
metode berikut :
1. Metode Observasi
Dalam metode observasi ini penulis diberi kesempatan untuk melakukan dengan
cara pengamatan langsung proses penjualan pada Toko Bandung Jaya.
2. Wawancara
Pada metode ini, penulis diberi kesempatan untuk langsung mengumpulkan
sumber data informasi yang diperlukan dengan mengajukan pertanyaan kepada
pihak-pihak yang terkait.
3. Sampel
Dalam metode pengambilan data penulis diijinkan untuk mengambil/ mengcopy
beberapa contoh dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penjualan seperti
faktur penjualan.
1.6. Waktu dan Tempat Kerja Praktek Lapangan (KPL)
Waktu Kerja Praktek Lapangan di lakukan dari tanggal 1 Agustus 2015 sampai
dengan 1 September 2015. Lokasi penulis melaksanakan Kerja Praktek Lapangan
yaitu di Toko Bandung Jaya Jln. Bandung No.38 Pematangsiantar.
BAB IIGAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat
Toko Bandung Jaya merupakan toko yang menjual berbagai macam barang-
barang perbotan rumah tangga. Toko ini telah berdiri sejak tahun ---. Kegiatan
rutin yang dilakukan di toko ini yaitu penjualan barang-barang perabotan rumah
tangga secara tunai dan kredit.
Adapun barang-barang yang dijual di toko ini antara lain spring bed, lemari
pakaian, meja tamu, meja tulis, sofa dan berbagai jenis perabotan rumah tangga
lainnya dengan berbagai merk.
2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola
tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkar
kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan
jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan
tanggung jawabnya disetiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung
jawab dan kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap
bagian didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara professional,
dan harus dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat
kerjasama yang optimal antar fungsi.
Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat
menentukan kedudukan dalam perusahan. Sistem yang di gunakan dalam
struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai
susunan struktur organisasi pada Toko Bandung Jaya dapat dilihat pada gambar
dibawah ini:
Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari struktur
organisasi yang terdapat pada Toko Bandung Jaya yaitu sebagai berikut :
1. Pempinan Toko Bandung Jaya
a. Bertugas untuk memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan.
b. Membuat suatu kebijakan.
c. Memeriksa laporan penjualan.
2. Staff Bagian Keuangan
a. Mencatat transaksi penjualan, penerimaan dan pengeluaran kas ke jurnal.
b. Membuat laporan keuangan.
c. Bertanggung jawab atas pengeluaran dan pemasukan uang.
d. Mengarsipkan faktur-faktur pendukung transaksi penjualan barang.
e. Menerima order dari konsumen.
3. Staff Bagian Gudang
a. Bertanggung jawab dalam pengecekan keluar masuknya barang.
b. Membuat laporan barang masuk dan barang keluar.
4. Karyawan
a. Menerima laporan staff bagian gudang atas pengeluaran dan pemasukan
stock barang.
b. Melakukan bongkar muat barang.
c. Mengantarkan barang pesanan konsumen.
BAB IIITINJAUAN PUSTAKA
3.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari kumpulan atau himpunan dari unsur,
komponen-komponen, prosedur-prosedur atau variable yang terorganisir, yang
saling berinteraksi atau berhubungan, saling ketergantungan antara satu dan
lainnya dimana setiap system dibuat agar bersama-sama dapat menangani dan
menyelesaikan sesuatu saran tertentu secara rutin terjadi dan terus berulang.
Unsur, komponen atau variable yang dimaksud bukan hanya bagian yang tampak
secara fisik tetapi juga hal-hal yang bersifat abstrak atau konseptual seperti misi,
pekerjaan yang kegiatan kelompok yang informal dan sebagainya.
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Jogianto, 2005 : 1).
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4) definisi system adalah “Sistem adalah
sekumpulan hal kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama
atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu, sehingga membentuk satu
kesatuan untuk melaksanakan sutu fungsi guna mencapai tujuan”.
Menurut Romley (2006 : 2) “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan”.
Sedangkan menurut whitten (2006 : 23) dalam buku metode desain dan analis
mengungkapkan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses atau di
organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi yang dibentuk dari
kombinasi data yang diharapkan memiliki arti penerimaan”.
Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006 : 15) yaitu “sekumpulan komponen
yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan masing-masing
komponen, komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain, tetapi tetap
dapat bekerja sama”.
Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan suatu system sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Secara umum suatu system
dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen
yang terorganisir, saling beinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan
terpadu untuk mencapai tujuan tertentu.
Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin (2008 : 10) “memahami dan mengembangkan suatu
sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur -unsur
yang membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu
system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu system yang terdiri dari sejumlah komponen atau elemen yang
saling berinteraksi, yang artinya komponen atau elemen saling bekerjasama
membentuk satu kesatuan.Komponen atau elemen system dapat berupa
sub-system atau bagian bagian system. Setiap sub-sistem mempunyai
sifat-sifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi dan mempunyai
proses secara keseluruhan.
2. Batasan System (Bondary)
Adalah daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang
lainnya atau dengan lingkungan luar. Batasan system dengan system yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan system tersebut
memungkinkan suatu system dipandang sebagai satu kesatuan. Dan batas
suatu system juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari system tersebut.
3. Lingkungan Luar System (Environment)
Adalah system yang merupakan semua diluar batas dari system yang
mempengaruhi operasi system.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan suatu medis penghubung antara satu sub-sistem dengan sub-sistem
lainnya. Keluaran (output) dari sub-sistem akan menjadi masukan (input)
untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan suatu system adalah energi yang dimasukan kedalam system.
Masukan tersebut dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (Signal Input). Maintenance input adalah energi yang
digunakan agar system tersebut dapat beroperasi. Sedangkan signal input
adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran system adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.
Keluaran juga dapat dijadikan masukan untuk sub-sistem yang lainnya.
7. Pengolahan Sistem (Process)
Pengolahan system dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sub system proses pengolahan data
barang akan menjadi laporan-laporan berupa tagihan dan laporan yang
dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu system yang mempunyai maksud tertentu, ada yang bermaksud
untuk mencapai tujuan. Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup
yang lebih sempit. Sasaran suatu system sangat menentukan masukan
yang dibutuhkan system dan keluaran yang dihasilkan system. Suatu sytem
diakatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan yang diharapkan.
Klasifikasi Sistem
Menurut pendapat Jogianto Hartonodalam bukunya yang berjudul Analisis dan
Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi
Bisnis berpendapat bahwa suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi seperti
berikut:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa permikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada
secara fisik.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam sedangkan
sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu
Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara
tepat sedangkan sistem tak tertentu adalah sistem dengan perilaku ke depan
yang tidak dapat diprediksi.
4. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar
atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
terpengaruh oleh lingkungan luar.
Pengendalian Sistem
Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, maka sistem harus mempunyai daya
membela diri atau system harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian
dari suatu system dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control
system), pengendalian umpan maju (feed forward control system) dan
pengendalian pencegahan (preventive control system).
a. Sistem Pengendalian Umpan Balik
Bentuk dasar dari didtem yang sederhana terdiri dari masukan, pengolah dan
keluaran yang tidak menyediakan suatu system pengendalian.
Untuk maksud pengendalian, dapat ditambahkan suatu system pengendalian
umpan balik sebagai berikut ini.
Pengendalian umpan balik merupakan proses pengukur keluaran dari sistem
yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu, bilamana terjadi perbedaan-
perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan akan dikoreksi untuk
memperbaiki masukan system selanjutnya.
b. Sistem Pengendalian Umpan Maju
Sistem pengendalian umpan maju (feed forward control system) disebut juga
dengan sitilah (positif feedback) umpan balik positip. positif feedback
mencoba mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang
positip. Sistem ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan
balik.
c. Sistem Pengendalian Pencegahan
Sistem pengendalian pencegahan mencoba untuk mengendalikan sistem
dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan
untuk masuk ke dalam sistem. Sistem pengendalian intern (internal control)
merupakan contoh penerapan dari sistem pengendalian pencegahan.
3.2. Pengertian Informasi
Definisi Data
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal
datum atau data item. Terdapat pengertian data menurut beberapa ahli,
diantaranya :
1. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu di dalam dunia bisnis. Bisnis adalah perubahan dari suatu nilai yang
disebut transaksi. (Tata Sutabri 2012:1)
2. Menurut John J. Longkutoy dalam bukunya Pengenalan Komputer , Istilah
data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta
yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol,
gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang
menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain. (Tata Sutabri
2012:2)
3. Menurut Sutarman (2012:3) “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang
berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil
pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf,
simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.
4. Menurut Situmorang (2010:1), “Data adalah things known or assumed, yang
berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap”.
Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk.
Peranan data dalam menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan akurat
sangatlah penting. Sehingga informasi tersebut dapat mendukung pengambilan
keputusan.
Definisi Informasi
Informasi merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam suatu
organisasi, jika informasi kurang baik maka sistem akan tidak berjalan dengan
baik. Sumber informasi data adalah kumpulan fakta-fakta atau kejadian-kejadian
yang nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Berikut ini adalah definisi-definisi informasi yang dikemukakan oleh beberapa
ahli yaitu:
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang
penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu
juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta,2004).
Informasi menurut Jogianto Hartono dalam bukunya yang berjudul Analisis dan
Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi
Bisnis berpendapat bahwa : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Informasi menurut DR. Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi : Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer yaitu :
“Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”.
Gordon B. Davis , informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu
bentuk yang mempunyaiarti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan
terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang. (Tata Sutabri 2012:1)
Menurut Sutarman (2012:14), “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang
diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si
penerima”.
Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8), “Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa “Informasi merupakan data yang telah diolah, dibentuk,
ataupun dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu bagi penggunanya”.
Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai.
2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan
pemakai.
3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.
Pengembangan Informasi
Pengembangan informasi dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki
sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan
diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu :
a. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang
terjamin.
b. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut.
c. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin
atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.
Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu
akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus
Mulyanto, 2009 : 247).
a. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat
apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari
kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi
(data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau
mengubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi
antara lain adalah:
1. Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila
informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam
pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan,
sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol
atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
2. Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar
sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
3. Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau
merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.
b. Tepat Waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya
tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan
mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam
pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan
berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat
dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk
mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan
bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-
teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan
informasi tersebut.
c. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti
bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya,
informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan
kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada
penanggung jawab laboratorium.
Nilai Informasi
Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of
information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan
biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk
mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.
Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:
1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.
2. Untuk mendapatkan pengalaman.
3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam
pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.
4. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa
lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang
tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan
yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.
5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir
keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.
Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan
antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal
menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang
dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :
1. Kemudahan dalam memperoleh
Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara
mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai
jika sulit diperoleh.
2. Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai
lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap
menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
3. Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian
yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena
akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan
kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak
bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat
dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
5. Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh
pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak
bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada
saat pengambilan keputusan.
6. Kejelasan (clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7. Fleksibilitas/ keluwesannya
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat
pengambilan keputusan.
8. Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan
kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber
yang diolah.
9. Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak
menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
10. Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat
mencapai nilai yang sempurna.
3.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai banyak pengertian, namun pada dasarnya
mengarah pada dasar yang sama. Sistem merupakan kumpulan elemen-
elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk proses masukan yang ditujukan
kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan
kesimpulan yang diinginkan. (Kristanto, 2003). Informasi merupakan hasil
pengolahan data sehingga menjadi bantuk yang penting bagi penerimanya
dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang
dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak
langsung pada saat mendatang. (Sutanta, 2004)
Dari pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi dapat
didefinisikan sebagai suatu kegiatan prosedur-prosedur yang diorganisasikan,
bilamana akan dieksekusi akan mendukung informasi atau pengambilan
keputusan dan pengendalian didalam organisasi (Henry C. Lucas dalam
Jogiyanto, 1997)
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan
(building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen
output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software,
komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling
berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai
sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database
atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk
memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer
dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS
(Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
ELEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur,
perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi
data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis
sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis
prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk
penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat
pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal
masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik
dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan
sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas,
mikro film, an lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan
lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak
melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna
jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara
khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi
diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital
yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang
disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari
suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang
memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
Sistem Informasi dalam suatu Organisasi
Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi khususnya
dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi :
1. Perencanaan (Planning)
Proses untuk memukurkan secara matang dan bijaksana serta menetapkan
sasaran serta tindakan berdasarkan metode yang paling baik.
2. Pelaksanaan (Organizing)
Proses untuk menata dan menetapkan pekerjaan dan sumber daya manusia
yang ada.
3. Pengendalian (Controlling)
Proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi sesuai dengan metode
atau prosedur yang telah ditetapkan.
Kegiatan Sistem Informasi
Kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Input
Input adalah proses yang menggambarkan suatu kegiatan untuk menyeidakan
data yang akan diproses.
2. Proses
Proses adalah bagaimana suatu data yang diolah untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai lebih.
3. Output
Output adalah suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses.
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
5. Kontrol
Kontrol adalah suatu aktivasi untuk menjamin bahwa sistem informasi
tersebut bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem
telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal,
yaitu :
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama,
permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan
organisasi,
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya
pemerintah).
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas
kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu
yang lama untuk menyelesaikannya.
Recommended