Pengurusan Stor Kerajaan - sabah.gov.my pengurusan stor kerajaan... · Mengemukakan Laporan Tahunan...

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bil.10/2010

(Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)

DISAMPAIKAN OLEH : NORLIZA BINTI DZULKIFLI

Norliza_dzulkifli@audit.gov.my

Tujuan

Memperkemas tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

2

Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Mengemukakan Laporan Tahunan ke Kementerian

Kewangan Negeri Sabah sebelum 15 Mac tahun

berikutnya i. Laporan Kedudukan Stok (Kew.PS-13)

ii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14)

iii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

(Kew.PS-15)

iv. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16)

v. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20)

vi. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

(Kew.PS-22)

Tanggungjawab Pegawai Pengawal

3

PP

Stor dibawah kawalan UPA

Pegawai khusus laksana

pengurusan stor

Kajian keperluan

simpan stok

Kelulusan simpan stok >

12 bulan

Pengurusan stor dibincang dalam JKPAK

& JPKA

Lokasi stor selamat, mudah

pengendalian & mesra

pelanggan

Lulus hapus kira

kekurangan stok

Tanggungjawab Ketua Jabatan

4

KJ

Laporan Kedudukan

Stok

Laporan Pengurusan Stor kepada

JKPAK

Melantik pegawai untuk

laksana pemeriksaan

stok

Lantik pegawai pemeriksa ke

atas stok bernilai rendah yang hendak

dilupus

Keselamatan dan kebersihan

stor

Meluluskan Pelarasan Stok

5

KJ Menyelaras

Laporan Suku Tahun

(dibentang dalam JKPAK)

Mengurus Pelantikan

Pemverifikasi Stor

Menyelaras Penyediaan Laporan

berikut :-

i. Kew.PS-13

ii. Kew.PS-14

iii. Kew.PS-15

iv. Kew.PS-16

v. Kew.PS-20

vi. Kew.PS-22

Mengurus kehilangan dan hapuskira stok

Mengurus Pelupusan stok

Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset (UPA)

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

6

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

Definisi Stor & Stok

PERKARA STOR STOK

Definisi Tempat melaksanakan :-

- Penerimaan;

- Perekodan;

- Penyimpanan;

- Penyelenggaraan;

- Pengendalian; dan

- Pengeluaran STOK.

Barang BELUM GUNA dan perlu

disimpan untuk tujuan operasi atau

penyelenggaraan termasuk :-

- Bekalan pejabat

- Ubat-ubatan

- Alat ganti

- Keselamatan

- Makmal

- Bengkel

- Dapur

- Sukan

- Pertanian

- Latihan

- Penyiaran

- Domestik dll

7

Kategori Stor Kerajaan

PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

Definisi Membekalkan stok

kepada semua Stor

Utama di Kementerian/

Jabatan di bawahnya.

Permohonan

daripada Stor Utama

kepada Stor Pusat

menggunakan KEW.PS-

10

Mendapatkan bekalan daripada

Stor Pusat

ATAU

i. Menguruskan pembelian

sendiri dan membekalkan

kepada stor unit. Permohonan

stok daripada Stor Unit ke Stor

Utama guna Kew.PS-10.

ii. Menguruskan pembelian

sendiri dan membekalkan

terus kepada pelanggan.

Permohonan daripada

pelanggan ke Stor Utama guna

Kew.PS-11.

Mendapatkan

bekalan daripada Stor

Utama dan bekalan

terus dibuat kepada

pelanggan.

Tidak membuat

perolehan barang-

barang

Permohonan daripada

pelanggan

menggunakan Kew.PS-

11

8

Kategori Stor Kerajaan

9

STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA

STOR PUSAT

Stor Unit

Stor Unit

Stor

Unit Stor Unit

Stor

Unit

Stor

Unit

Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Fungsi Stor

11

Terima

Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Barang dipesan

▪ Sah dan perakukan barang diterima

Simpan Stok

Penjagaan

▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan

▪ Mengoptimumkan ruang stor

▪ Jaga & selenggara stok dengan baik

▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan

Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan

▪ Selenggara rekod setiap transaksi

Nationally and

Internationally

benchmarked

Perancangan ▪ Rancang & urus penokokan stok

▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

Fungsi Stor

12

Pemeriksaan

Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Mengesan dan mengenalpasti kelemahan

▪ Perselisihan stok, stok rosak, usang, luput

dan tidak bergerak

3K

Pelupusan

▪ Pastikan Keselamatan, Kebersihan & Keceriaan

▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan

▪ Stok usang/obselete , rosak , expired, melebihi

keperluan & elak pembaziran

Nationally and

Internationally

benchmarked

Hapuskira ▪ Dilaksanakan mengikut peraturan

▪ Untuk stok yang hilang

Nationally and

Internationally

benchmarked

Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan

Organisasi Stor

13

Stor Pusat / Utama

Stor Pusat / Utama

Bhgn Bekalan, Kawalan &

Akaun

Rancang & urus pembelian

Kawalan Stok

Akaun

Pengkalan Data

Bahagian Terimaan

Terima & periksa barang dibekal

Bahagian Simpanan

Terima, Simpan & Keluar Stok

Catat dalam Kad Petak

Keselamatan

Pengiraan Stok

Bhgn Pembungkusan &

penghantaran

Bungkus & hantar kpd pelanggan

Pengurusan Stor

14

Katalog

Senarai barang standard

Disediakan oleh Stor Pusat / Utama

KEW.PS-6 – Tambahan barang dalam Katalog

Mengeluarkan Dari senarai perlu kelulusan Pegawai Melulus

Barang Projek pembangunan / Khas dikecualikan

Kumpulan Stok

Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama

Kump. A (30 %) & B (70%)

KEW.PS-7 – Penentuan Kumpulan Stok

Senarai ikut nilai pembelian utk tempoh dua tahun

30% - pembelian tertinggi

Buat setiap awal tahun

Pengurusan Stor

15

Paras Stok

Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa

Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi (3 bulan penggunaan)

Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok (2 bulan penggunaan)

Paras Minimum – kuantiti stok terendah (1 bulan penggunaan)

Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12 bulan terakhir

Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras

Prestasi Stor

Kadar Pusingan Stok

• Pengiraan setiap suku tahun & tahunan

• Perlu capai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan

• Lebih tinggi lebih bagus

• Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obselete)

• Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira

Paras Simpanan

• Petunjuk pengurusan stor yang baik.

• Stok tidak melebihi paras simpanan.

• Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular.

Paras Perkhidmatan

• Stor memenuhi semua pesanan.

• Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

16

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

Penerimaan Istilah

Pegawai

Penerima

Nationally and

Internationally

benchmarked

Objektif

Pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua

Jabatan untuk menerima barang-barang

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai

Pengesah

Ketua Jabatan

Pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua

Jabatan untuk memperakukan barang-

barang yang diterima

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Termasuk ketua sesuatu cawangan,

daerah, daerah kecil, pejabat atau jabatan

wilayah

17

Penerimaan Istilah

Pegawai Stor

Objektif

Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan

untuk menguruskan Stor

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai

Bertauliah Pegawai yang memiliki kepakaran dalam

bidang tertentu

18

Pegawai

Pemesan

Pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua

Jabatan untuk membuat pesanan stok

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

PENERIMAAN

19

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

20

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

21

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

22

Penerimaan Daripada Pembekal

23

Semak butiran (LO / Inbois / Nota

serahan dll )

Periksa (kira / ukur / timbang / uji)

Terima – Kew.PS-1

(Stor Unit – Kad Petak)

Jika tidak sempurna – Kew.PS-2

Perekodan

▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak

(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara

diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

24

25

26

27

Penerimaan Daripada Stor Pusat/Utama

28

Semak butiran (Kew.PS-10 & Kew.PS-12)

Semak (sama dengan

pesanan)

Terima – Kad Petak

Jika tidak sempurna – Kew.PS-2

Perekodan

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan

▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

29

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

Objektif Merekod Stok

Mengetahui kedudukan stok

dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok

sentiasa tepat

Mengawal paras stok

30

MEREKOD STOK

JENIS-JENIS REKOD

31

BUTIRAN MAKLUMAT

MEREKOD STOK

32

Merekod Stok Kad Kawalan Stok & Kad Petak

33

PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

Rekod di

..

Kew.PS-3 (Kad Kawalan

Stok)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Warna

Kad

Kew.PS-3 (Putih)

Kew.PS-4 (Hijau/Merah

Jambu untuk stok bertarikh

luput & bahan kimia)

Kew.PS-3 (Putih)

Kew.PS-4 (Hijau/Merah

Jambu untuk stok bertarikh

luput & bahan kimia)

Kew.PS-4 (Hijau/

Merah Jambu untuk

stok bertarikh luput &

bahan kimia)

Lokasi

Kad

Ditempatkan bersama stok

Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku

simpan ditempat berasingan

Tatacara

Merekod

Penerimaan – Pen dakwat merah

pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam

1 kad 1 item & no. kad berturutan

silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial)

Rekod

Elektronik

Ikut format sama

Sentiasa dikemaskini

Cannibali

ze

direkod dalam senarai berasingan

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

46

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

PENYIMPANAN

OBJEKTIF PENYIMPANAN

47

Penyimpanan

48

Susun Atur Lokasi Penyimpan Stok

faktor keselamatan,

pergerakan & kekemasan

50cm daripada siling

Penyediaan floor plan

Catat lokasi pada KKS & KP

Letakan tetap & sementara

Amalan MDKD

Pembahagian ruang ikut

jenis stok (jika boleh)

Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Jenis Stok Tindakan Penyimpanan

Stok Dalam

Bekas Asal

Kekalkan & pastikan label

dapat dilihat

Stok Barang

Berat

Lokasi paling bawah & mudahkan

urusan

Sediakan palet

Barang Tercerai Kumpul dalam satu bekas

kuantiti mudahkan kerja

Stok Bertarikh

Luput

Teg Biru diletak pada KKS

Kad Petak warna pink

Kew.PS-8

Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh

Luput)

Barang

Berharga /

Menarik

Ikut Peraturan

Keselamatan

Simpan di tempat selamat

Stok Bahan

Kimia / Mudah

Terbakar

Dilabel

Simpan berasingan

Pengendalian ikut peraturan

Stok Mudah

Terjejas

(Panas/Lembap)

Simpan tempat sesuai cth

dalam peti sejuk atau bilik

kering

Stok Tahan

Kepada Cuaca

(Panas/Lembap)

Simpan ditempat lapang &

berpagar

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

49

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

Pengeluaran

50

Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok Permohonan ke Stor Pusat / Utama Satu stok satu permohonan 5 Salinan

Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok Pesanan kepada Stor Unit 2 Salinan

Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor

51

52

53

54

55

Pengeluaran

56

Istilah Barang Gunahabis

barang kerap digunakan atau barang mudah rosak atau barang bernilai rendah atau barang tidak ekonomik dikesan.

disimpan semula selepas digunakan disediakan format khusus mengikut kesesuaian.

Contoh :- Peralatan sukan / uniform sukan

Kawalan keluar-masuk Barang Gunahabis (Gunasama)

Contoh :- Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/ gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.

PEMERIKSAAN

57

Pemeriksaan Jenis Pemeriksaan

58

Pemeriksaan Stor

Pengiraan Stok

Pemeriksaan Stok

Verifikasi Stor

Pemeriksaan Pengiraan Stok

59

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama

Stor Unit

Bila ? Sepanjang Tahun

Bila ada transaksi masuk atau keluar

Tanggungjawab

siapa ?

Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan)

Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi

buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad

Petak

Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor

Pemeriksaan Pemeriksaan Stok

60

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama

Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober

Pemeriksaan terhadap semua stok

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai tidak kena mengena dengan stor

Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi

Stor

Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai

Pemverifikasi Stor

buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad

Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)

Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan

Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

Pemeriksaan Verifikasi Stor

61

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama

Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember

selepas Pemeriksaan stok dibuat

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai

Pengawal

Tempoh pelantikan 2 Tahun

Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan

Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ

Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan

Pengurusan Stor dan serah kepada KJ

Keanggotaan

Pemverifikasi Stor

Sekurang-kurangnya 2 orang

Tidak bertugas di stor

Kump. P&P serta sokongan

Pemeriksaan Tindakan Ketua Jabatan selepas pemeriksaan

62

Ketua Jabatan

Tindakan terhadap syor di

KEW.PS-14

Kelulusan Pelarasan Stok di

penyata Pelarasan Stok

(KEW.PS-17)

Kemukakan KEW.PS-14 & KEW.PS-15 ke

Urusetia

Tindakan syor di KEW.PS-15

setelah kelulusan pegawai

pengawal

63

64

65

66

67

Pemeriksaan Pelarasan Stok

68

Soalan Jawapan

Pelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan

Bila ? Selepas Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stor

dilaksanakan

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor

Kuasa Melulus Ketua Jabatan

Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok

Apa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)

Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang

Catat di Kad Petak

Tandatangan dan tarikh

69

70

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

71

72

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

73

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

74

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

PERATURAN

75

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

PERATURAN

76

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

PERATURAN

77

KAWALAN KESELAMATAN STOR

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

78

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

KAWALAN KESELAMATAN STOR

79

KAWALAN KEBAKARAN

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

80

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

KAWALAN KEBAKARAN

81

KEBERSIHAN

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

82

Keselamatan & Kebersihan

Tujuan Patuhi Arahan

Keselamatan

Suasana stor yang kondusif

Pelabelan yang jelas &

mudah difahami

83

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

84

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

PELUPUSAN

PENDAHULUAN

85

Pelupusan Stok bernilai rendah

86

NPA tidak lebih RM10,000 secara agregat dalam satu permohonan

Nilai lebih RM10,000 ikut TPA sepenuhnya

Pemeriksaan dibuat oleh Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai Pemeriksa dua orang – P&P atau Sokongan

Guna Kew.PS-19 – Pelupusan Stok Bernilai Rendah

Tidak perlu Perakuan Pelupusan (PEP)

87

88

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

89

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

PENDAHULUAN

90

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

91

Kehilangan & Hapuskira Kekurangan stok bernilai rendah

92

NPA tidak lebih RM250 secara agregat.

Kekurangan disebabkan susut akibat dipotong, bancuh, bocor, sejat dll

Kekurangan disebab kecuaian kena ikut TPA sepenuhnya tanpa kira NPA

Guna Kew.PS-21 – Laporan Hapuskira Kekurangan Stok

Tidak perlu Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir kecuali kehilangan libatkan jenayah

93

94

SEKIAN

SELAMAT BEKERJA

95