View
4
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Perancangan Sistem Informasi Dokumentasi Hasil Audit
Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel
(Studi Kasus : Dinas Komunikasi dan Informasi Salatiga)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Roy Fernando Suhartono (672015190)
Suprihadi, S.Si., M.Kom
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Februari 2019
Perancangan Sistem Informasi Dokumentasi Hasil Audit
Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel
(Studi Kasus : Dinas Komunikasi dan Informasi Salatiga)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Roy Fernando Suhartono (672015190)
Suprihadi, S.Si., M.Kom
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Februari 2019
1. Pendahuluan
Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi
bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan
kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara
pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta
penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan [1]. Dalam
melaksanakan pemeriksaan, ada beberapa jenis audit yang dilakukan oleh para
auditor sesuai dengan tujuan pelaksanaan pemeriksaan yaitu [2] : Manajemen
Audit (Operational Auditing), Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Auditing),
Pemeriksaan Intern (Internal Auditing), dan Computer Auditing. Internal Auditing
adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik
terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan
terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan.
Dinas Komunikasi dan Informasi (Kominfo) Salatiga merupakan salah satu
instansi pemerintah yang dalam kegiatannya akan melakukan proses audit sistem
informasi walaupun proses audit itu sendiri belum dilaksanakan pada Dinas
Kominfo. Audit ini bertujuan untuk mengukur sejauh mana mutu pelayanan yang
telah dicapai oleh dinas Kominfo Salatiga sehingga Dinas Kominfo menyadari
bahwa kegiatan audit ini akan dilakukan dalam waktu yang akan ditetapkan.
Mengingat bahwa proses audit yang akan dilakukan suatu saat oleh Dinas
Kominfo maka Dinas Kominfo sendiri membutuhkan suatu sistem informasi
dokumentasi hasil audit yang akan dilakukan. Berdasarkan kegiatan audit yang
dilakukan pada Dinas lainnya maka Dinas Kominfo menyadari bahwa setiap
dokumen audit yang ada akan disimpan dalam bentuk file dan cetakan sehingga
dalam proses pencarian dokumen audit pihak instansi akan mengalami kesulitan
dikarenakan harus mencari secara manual file maupun cetakan yang telah dibuat
sebelumnya.
Berdasarkan latar belakang tersebut maka perlu dibangun sebuah sistem
informasi dokumentasi yang bertujuan untuk menyimpan setiap hasil dokumentasi
audit yang telah dilakukan. Proses komputerisasi dokumen audit ini bertujuan
untuk mengatur dan mengelola dokumen audit dengan waktu apabila sewaktu-
waktu dokumen tersebut akan digunakan kembali. Aplikasi yang dirancang
berbasis web dapat digabungkan menjadi satu kesatuan dengan web company
profile yang sudah dimiliki sebelumnya oleh Dinas Kominfo sehingga setiap
bagian dari Dinas Kominfo dapat mengakses sistem informasi dokumentasi hasil
audit tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Tujuan dari penelitian yang dilakukan
adalah merancang sistem pengolahan dokumentasi hasil audit pada Dinas
Kominfo Salatiga, mengimplementasikan sistem pengolahan dokumen hasil audit
pada Dinas Kominfo Salatiga menggunakan framework Laravel serta menerapkan
sistem pengolahan dokumen hasil audit yang dapat mengolah dokumen audit
berupa data gambar dan data teks. Batasan masalah pada penelitian ini adalah
aplikasi ini hanya menyimpan dokumen hasil audit yang dilakukan secara internal
oleh Dinas Komunikasi dan Informasi Salatiga, aplikasi dirancang menggunakan
PHP dan framework Laravel, aplikasi ini tidak membahas mengenai sistem
keamanan data dan sistem keamanan jaringan pada web, data gambar yang
disimpan pada sistem ini adalah semua gambar dengan ekstensi .JPEG atau .JPG,
serta ata teks yang disimpan pada sistem ini adalah semua dokumen teks dengan
ekstensi .PDF.
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian yang berjudul "Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian
Dokumen Dan AMI Pada BPM Kampus MDP" membahas tentang sistem
informasi pengendalian dokumen audit. Dalam sebuah perguruan tinggi baik
negeri maupun swasta memiliki pengendalian dan peningkatan mutu tidak
terkecuali MDP. Kampus MDP mempercayakan peningkatan mutu tersebut dan
kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) kepada Badan Penjaminan Mutu (BPM).
Dalam melakukan pendistribusian dokumen sering tidak tepat waktu karena
terkadang unit yang terkait tidak berada ditempat. Selain itu, sering terjadinya
kehilangan dokumen karena dokumen tersebut diletakkan di atas meja atau
tertumpuk dengan berkas lainnya. Masalah lain yang dihadapi adalah mengalami
kesalahan dalam pemberian nomor dokumen karena masih menggunakan word
atau excel dan penamaan harus dilakukan satu persatu sehingga nomor dokumen
terakhir tidak terlacak. Dalam menghitung dan merekap hasil temuan audit sering
mengalami kesulitan karena harus dihitung satu persatu temuan yang didapatkan.
Untuk mengatasi hal tersebut akan dirancang suatu sistem informasi pengendalian
dokumen dan AMI pada BPM Kampus MDP berbasis website menggunakan
bahasa pemograman PHP serta MySQL sebagai basis datanya. Metodologi yang
digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah metodologi iterasi. Hasil dari
dibangunnya sistem informasi pengendalian dokumen dan AMI diharapkan dapat
membantu BPM dalam pengendalian dokumen dan kegiatan AMI sehingga dapat
meminimalisir kesalahan [3].
Penelitian lain yang berjudul "Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem
Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjamin Mutu Perguruan
Tinggi". Perguruan tinggi dan pendidikan saat ini memerlukan penjamin mutu
guna memastikan mutu pendidikan. Penerapan sistem penjaminan mutu yang
sudah berjalan memerlukan proses audit internal guna memastikan proses mutu
tetap berjalan. Internal audit memiliki peran penting dalam suatu manajemen,
dimana pelaksanaan audit internal dilakukan dengan form-form audit dalam
bentuk kertas maupun secara elektronik. Sehingga permasalahan di atas
membutuhkan alat bantu dengan sedikit melakukan isian dan secara otomatis
sistem akan menyalin semua kode yang sama berbasis paper list, mengolah dalam
bentuk file presentasi (grafik), analisis data dan lainnya. Auditor dapat
menambahkan atau mengurangi data dengan pengisian langsung pada menu
klausa pertanyaan. Selain itu, auditor dapat langsung memberikan catatan temuan
serta kapan departemen atau unit kerja dapat memberikan tanggapan terhadap
temuan itu untuk diselesaikan dari segi manajemen historikal hasil audit yang
akurat dan tersaji secara cepat, serta dapat dibandingkan antara hasil audit setiap
departemen, setiap klausul maupun atas waktu. Hasil audit juga menyajikan
performance setiap departemen dalam bentuk angka (ukuran kuantitatif). Selain
itu, perangkat lunak dapat menyajikan record audit per auditor untuk membantu
evaluasi, dan meningkatkan kompetensi auditor [4].
Kedua penelitian yang telah dilakukan sebelumnya menunjukkan bahwa
proses audit yang dilakukan secara komputerisasi dapat membantu user dalam
mengelola hasil audit yang dilakukan. Berbeda dengan penelitian yang telah
dilakukan, penelitian yang dikembangkan saat ini lebih berorientasi pada proses
dokumentasi semua proses audit yang telah dilakukan dan bukan berfokus pada
satu kegiatan audit seperti pada penelitian sebelumnya. Selain itu kedua penelitian
terdahulu tidak menggunakan framework dalam pembuatan aplikasi sistem
informasi berbasis web. Penelitian yang dilakukan saat ini menggunakan
framework Laravel.
Audit sistem informasi merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian
bukti untuk menentukan apakah sistem informasi ela menetapkan dan menerapkan
sistem pengendalian intern yang memadai, semua aset dilindungi dengan baik dan
tidak disalahgunakan serta terjaminnya integritas data, keandalan serta efektifitas
dan efisiensi penyelenggaraan sistem informasi berbasis komputer [5].
Organisasi perlu melakukan audit sistem informasi sebagai evaluasi dan
pengendalian terhadap sistem informasi yang digunakan oleh organisasi, hal ini
dilakukan dengan alasan untuk [6] : 1) Pencegahan terhadap biaya organisasi bila
terjadi data yang hilang. 2) Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi
yang salah. 3) Penyalahgunaan komputer untuk kebutuhan diluar organisasi. 4)
Adanya nilai dari yang berharga dari perangkat keras komputer, perangkat lunak
dan personel. 5) Biaya yang tinggi untuk kerusakan komputer. 6) Kerahasiaan
data atau informasi yang dimiliki perusahaan. 7) Pengontrolan pengembangan
atau evolusi komputer.
Beberapa persyaratan dalam audit sistem informasi berbasis komputer
adalah [7]: 1) Dokumen sumber tersedia dalam bentuk kertas (bahasa non-mesin),
artinya masih kasat mata dan dilihat secara visual. 2) Dokumen-dokumen
disimpan dalam file dengan cara yang mudah ditemukan. 3) Keluaran dapat
diperoleh dari daftar yang terinci dan auditor mudah menelusuri setiap transaksi
dari dokumen sumber kepada keluaran dan sebaliknya.
Dokumen audit yang disimpan pada sistem dokumentasi hasil audit ini
adalah dokumen yang berekstensi *.pdf serta dokumen dalam bentuk gambar yang
berekstensi *.JPG atau *.JPEG. Format file .pdf merupakan salah satu format file
yang sering digunakan dalam kegiatan operasional Dinas Kominfo. Selain itu
format file pdf juga sangat didukung oleh Laravel sehingga mempermudah user
dalam mengakes file pdf secara langsung melalui sistem informasi dokumentasi
yang akan dibuat. Keluaran dari sistem dokumentasi audit ini adalah daftar
seluruh dokumen audit yang telah disimpan pada sistem sehingga mempermudah
user dalam mencari dan menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan tanpa
dibatasi oleh ruang dan waktu.
Laravel adalah framework MVC pengembangan web yang ditulis
menggunakan bahasa pemrograman PHP. Laravel telah dirancang untuk
meningkatkan kualitas perangkat lunak dengan mengurangi biaya, baik biaya
pengembangan awal dan biaya pemeliharaan, serta memberikan sintaks ekspresif
yang jelas dan set fungsi inti yang akan menghemat waktu pengerjaan [8].
Laravel adalah salah satu dari beberapa kerangka bahasa pemrograman PHP yang
menawarkan code modular. Hal ini dicapai melalui kombinasi driver dan sistem
bundle-nya. Driver memungkinkan kita untuk dengan mudah mengubah dan
memperluas caching, session, database, dan fungsi otentikasi. Penggunaan bundle
mampu mengemas hingga segala jenis kode untuk digunakan kembali atau untuk
memberikan kepada seluruh pengguna Laravel.
Keunggulan Laravel daripada framework lain antara lain [9]: 1) Coding
yang simple. 2) Tersedia generator yang canggih dan mudah digunakan. 3) Fitur
Schema Builder untuk berbagai database. 4) Fitur Migration & Seeding untuk
berbagai database. 5) Fitur Query Builder yang memadai. 6) Eloquent ORM yang
luar biasa. 7) Fitur pembuatan package dan bundle. Selain kelebihan yang dimiliki
oleh Laravel, maka terdapat beberapa kekurangan yang dimiliki oleh framework
Laravel, yakni [10] : 1) Ukuran file besar. 2) Membutuhkan koneksi Internet
untuk instalasi dan mendownload library. 3) Tidak semua hosting cocok
dengan Laravel.
Berikut ini adalah struktur file laravel yakni: 1) Folder APP, merupakan
folder yang paling banyak mendapat perhatiuan karena hampir semua skrip
aplikasi tersimpan di folder ini. 2) Folder BOOTSTRAP, merupakan folder yang
berisi app.php yang berfungsi mengendalikan framework dan file autoload.php
yang berfungsi meengkonfigurasi auto loading. 3) Folder CONFIG, berisi file-file
konfigurasi aplikasi. 4) Folder RESOURCES, berisi database migration. 5)
Folder PUBLIC, berisi file index.php yang merupakan file utama aplikasi. 6)
Folder ROUTES merupakan folder yang berisi semua routes yang didefinisikan
pada aplikasi. 7) Folder STORAGE, berisi kumpulan file-file yang dibuat oleh
framework. 8) Folder TEST, merupakan folder yang berisi file-file pengetesan. 9)
Folder VENDOR, berisi file-file dependency yang diperoleh melalui composer.
Folder APP merupakan direktori yang dibuat secara khusus untuk
menyimpan seluruh file-file yang berkaitan dengan proses request dan response
Http. Direktori ini memiliki tiga buah sub direktori yang diantaranya adalah
"Controllers", "Middleware" dan "Requests". 1) app/http/Controllers: Direktori ini
digunakan untuk menyimpan seluruh class Controller yang dibuat. 2)
app/http/Middleware: Direktori ini digunakan untuk menyimpan seluruh class
yang berhubungan dengna middleware PHP. Secara umum middleware adalah
sebuah class yang akan dieksekusi sebelum HTTP request yang masuk diberikan
kepada Controller. Tujuan dari class Middleware adalah untuk melakukan filter
seperti misalnya menolak akses dari user yang belum login. 3) app/http/ Requests:
Direktori ini hanya berisikan sebuah class yaitu Request.php yang dapat
digunakan untuk mendapatkan data dari form request yang dikirim oleh web
browser.
3. Metode dan Perancangan Sistem
Tahapan penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan penelitian ini,
terbagi ke dalam 4 (empat) tahapan, yaitu: (1) tahap identifikasi masalah, (2)
tahap perancangan sistem, (3) tahap implementasi sistem, (4) tahap pengujian
sistem seperti ditunjukkan dalam bentuk diagram pada Gambar 1.
Gambar 1 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian dapat Gambar 1, dijelaskan sebagai berikut, Langkah
pertama dalam tahapan penelitian adalah identifikasi masalah. Pada Tahap
identifikasi masalah dilakukan analisis kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh
Dinas Komunikasi dan Informasi dalam melakukan proses audit dan proses
penyimpan dokumen hasil audit yang telah dilakukan. Hasil akhir dari tahap ini
adalah informasi mengenai kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh dinas
Kominfo dalam mengelola dokumen hasil audit.Langkah kedua adalah
perancangan sistem. Pada tahap ini dilakukan proses perancangan sistem
menggunakan UML seperti use case diagram, activity diagram dan class
diagram. Hasil akhir dari tahap perancangan adalah blueprint sistem yang dibuat
dalam aplikasi yang dibuat sesuai dengan use case diagram, activity diagram dan
class diagram yang telah dikembangkan sebelumnya. Langkah ketiga adalah
implementasi sistem. Tahap ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari tahap
perancangan sistem. Pada tahap ini dilakukan proses pembangunan sistem atau
aplikasi berdasarkan rancangan yang telah dibuat. Hasil akhir dari tahap ini adalah
aplikasi sistem dokumentasi hasil audit yang siap untuk diuji. Langkah keempat
adalah pengujian sistem. Pada Tahap ini dilakukan pengujian sistem apakah
sistem sudah berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya yakni
apakah sistem dapat menyimpan dokumentasi hasil audit dengan baik ataukah
tidak.
Metode pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah
menggunakan metode prototype seperti yang terlihat pada Gambar 2.
Gambar 2 Metode Pengembangan Sistem Prototype [11]
Metode pengembangan sistem dimulai dengan listen to customer dimana
pada tahapan ini dilakukan pengumpulan semua kebutuhan sistem yang didapat
melalui hasil wawancara dengan user maupun hasil pembelajaran dari setiap
dokumen yang telah dikumpulkan selama proses pengumpulan data. Pada tahap
ini peneliti melakukan pengumpulan data berupa informasi dokumen apa saja
yang akan disimpan pada sistem. Selain itu dilakukan wawancara dengan user
mengenai bagaimana proses penyimpanan hasil audit yang telah dilakukan
sebelumnya.
Setelah itu dilakukan proses perancangan dan evaluasi prototype (build or
revise mock-up) apakah sudah sesuai dengan hasil yang dikumpulkan ataukah
belum. Pada tahap ini dilakukan perancangan desain sistem dalam bentuk UML
untuk mengetahui user apa saja yang dapat menggunakan sistem yang akan dibuat
serta apa saja yang menjadi hak dari user yang bersangkutan dalam mengakses
sistem yang akan dibangun.
Apabila sudah selesai maka langkah selanjutnya adalah pengkodean sistem
dimana hasil evaluasi prototype dibuat dalam bentuk kode pemrograman yang
mudah dibaca oleh komputer. Pada tahap ini penulis mulai membangun aplikasi
menggunakan framework Laravel. Setelah program selesai dibuat maka akan
dilanjutkan dengan proses pengujian dan evaluasi sistem (customer test drives
mock-up) apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh user ataukah belum.
Tahap terakhir dalam metode penelitian ini adalah penggunaan sistem yang telah
dirancang.
Setelah melakukan wawancara yang dilakukan sebagai langkah awal
perancangan sistem maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai bahan
evaluasi dalam perancangan sistem, yakni: 1) Dinas Kominfo Salatiga telah
melakukan proses audit terhadap dinas-dinas lainnya di Salatiga sekarang ini. 2)
Proses audit yang dilakukan oleh dinas Kominfo terhadap dinas-dinas lainnya
yang ada di pemerintahan adalah proses audit sistem informasi yang ada pada
masing-masing instansi pemerintahan di kota Salatiga. 3) Dinas Kominfo
membutuhkan sebuah sistem informasi penyimpanan dokumen audit yang mudah
diakses oleh dinas lainnya sehingga mempermudah akses informasi audit apabila
sewaktu-waktu sistem audit telah dilaksanakan pada dinas Kominfo Salatiga. 4)
Guna memenuhi kebutuhan tersebut maka diusulkan untuk membuat sistem
informasi dokumentasi hasil audit berbasis web menggunakan framework Laravel
yang mana framework tersebut telah digunakan pada website dinas Kominfo
sehingga dapat dintegrasikan dengan web yang telah dibuat sebelumnya.
Prototype yang dilakukan pada penelitian ini adalah sebanyak dua tahap.
Hasil prototype tahap pertama adalah adanya prototype sistem dalam bentuk
sistem informasi dokumentasi yang dapat menyimpan file gambar dan dokumen.
Sedangkan hasil pada prototype tahap kedua adalah adanya penambahan laporan
hasil dokumen audit yang dipisahkan berdasarkan kategori dokumen dan instansi.
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari
sebuah sistem yang menjelaskan keseluruhan kerja sistem secara garis besar
dengan merepresentasikan interaksi antara actor dengan sistem yang dibuat serta
memberikan gambaran fungsi-fungsi (nilai balik) yang diberikan sistem kepada
pengguna (user) [12]. User pada perancangan aplikasi terdiri dari 2 aktor yakni
admin dan user. Admin petugas pada dinas Kominfo yang bertugas untuk
melakukan dokumentasi hasil audit pada sistem yang tersedia. Sedangkan user
adalah perwakilan instansi lainnya yang diaudit oleh dinas Kominfo Salatiga.
Admin mempunyai hak untuk mengakses sistem secara keseluruhan
meliputi pengolahan data dokumen, pengumuman, user, serta pengolahan laporan.
Admin mempunya hak akses tambah, hapus, edit, dan search data pada setiap use
case yang tersedia. Sedangkan user hanya mempunya hak untuk melihat data pada
sistem. Use case diagram sistem ditunjukan pada Gambar 3.
Gambar 3 Use Case Diagram Sistem
Admin
Pengolahan Dokumen
Pengolahan Pengumuman
User
Lihat DataTambah DataHapus Data
Edit Data
Pengolahan User
Pengolahan Data User
<<extend>>
<<include>>
<<include>>
Pengolahan Laporan
<<include>>
Pengolahan Data Admin
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>><<extend>> <<include>>
<<include>>
<<include>><<include>>
Class diagram merupakan diagram yang membantu dalam visualisasi
struktur kelas-kelas dari suatu sistem. Dalam diagram ini, diperlihatkan hubungan
antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas [12].
Gambar 4 Class Digram Sistem
Gambar 4 merupakan class diagram yang digunakan oleh sistem. Derajat
relasi antar kelas menggunakan derajat one to many. Pada Gambar 4 terlihat
bahwa terdapat tiga kelas yang digunakan pada aplikasi. Atribute pada masing-
masing class kemudian akan dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan tabel yang
akan dipakai pada aplikasi. Operation pada class dapat digunakan sebagai acuan
untuk pembuatan fungsi yang akan dipakai pada aplikasi berbasis web.
4. Pembahasan dan Hasil Pengujian
Padatahap ini akan dibahas hasil daripembangunan sistem berdasarkan
rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. Uji coba yang
dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat berjalan dengan
baik ataukah tidak.
Pada uji coba aplikasi yang dibuat, dilihat kemampuan aplikasi dalam
melakukan layanan yang baik dan tepat pada user maupun administrator. Untuk
memulai proses yang ada di dalam aplikasi maka masing-masing user harus
melakukan login terlebih dahulu seperti yang terlihat pada Gambar 5.
Gambar 5Tampilan Login Pada Aplikasi
Gambar 5 merupakan tampilan login pada aplikasi. Sistem akan melakukan
verifikasi username dan menampilkan halaman utama sesuai dengan hak akses
dari user yang bersangkutan. Halaman utama dari user admin dapat dilihat pada
Gambar 6.
Gambar 6 Halaman Utama Admin
Admin berhak untuk menyimpan dokumen audit dari instansi pemerintah
lainnya yang telah diaudit oleh dinas Kominfo. Dokumen ini dapat disimpan
dengan menggunakan menu dokumen seperti yang terlihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Halaman Pengolahan Dokumen
Gambar 7 merupakan halaman pengolahan dokumen. Admin dapat
memasukkan dokumen audit yang disimpan dengan cara melengkapi semua
informasi yang tersedia ada halaman ini serta mengunggah file dokumen yang
akan disimpan pada sistem. File yang dapat disimpan pada sistem adalah file yang
berekstensi .pdf, .jpg, dan .bmp. Proses filter dokumen pada sistem dapat dilihat
pada Kode Program 1.
Kode Program 1 Proses Filter Dokumen
Kode Program 1 merupakan perintah yang diimplementasikan kedalam
aplikasi untuk melakukan filter dokumen apa saja yang dapat dimasukkan ke
dalam sistem yang dibuat. Selain melakukan filter dokumen, Laravel juga dapat
menyimpan informasi dokumen yang disimpan kedalam sistem.
Gambar 8 Flowchat Proses Simpan Dokumen
Gambar 8 merupakan flowchat proses simpan dokumen yang terjadi pada
sistem. Proses diawali dengan pengisian data pada form dokumen yang akan
diinput. Setelah itu user memilih dokumen yang akan disimpan ke dalam sistem.
Sistem akan melakukan pengecekan data yang telah diisi sebelumnya. Apabila ada
yang belum lengkap maka sistem akan kembali ke proses pengisian data
dokumen. Apabila data lengkap maka sistem akan melakukan proses validasi
format file yang akan disimpan. Langkah selanjutnya adalah proses penyimpanan
dokumen ke sistem.
1. if($req->file('dokumen') != '')
2. {
3. $validate = $req->validate([ 'dokumen'=>'mimes:jpeg,bmp,pdf,jpg']);
4. $generated_filename = 'doc_'.Carbon::now()->format('dmYHis').'.'.
5. $req->file('dokumen')->clientExtension();
6. $path = $req->dokumen->storeAs('public',$generated_filename);
7. }
Selain menyimpan dokumen hasil audit, sistem ini juga menyediakan
fasilitas untuk admi dalam melakukan proses pengisian data pengumuman yang
dapat dilihat oleh user lainnya. Menu pengumuman digunakan apabila admin
mempunyai informasi terkait kegiatan audit dan hasil audit yang dapat dilihat oleh
instansi lainnya. Halaman pengolahan pengumuman dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9 Halaman Pengolahan Pengumuman
Gambar 9 merupakan halaman pengolahan pengumuman. Admin
mempunyai hak untuk melakukan proses tambah, hapus, maupun edit data
pengumuman. Seluruh informasi yang dimasukkan admin pada halaman ini dapat
dilihat oleh user lainnya. User lainnya hanya dapat melihat informasi
pengumuman dan tidak dapat melakukan proses tambah maupun hapus
pengumuman yang ada pada sistem.
Admin juga mempunyai hak untuk melakukan proses penambahan user
yang dapat mengakses sistem yang dibuat. Halaman pengolahan data user dapat
dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10Halaman Pengolahan User
Gambar 10 merupakan halaman pengolahan data user. User adalah setiap
instansi pemerintah yang diaudit oleh dinas Kominfo. Setiap instansi pemerintah
akan mendapatkan satu userid yang dapat digunakan untuk mengakses sistem
yang dibuat. User dapat melihat status dokumen miliknya yang telah diaudit oleh
dinas Kominfo. Status dokumen audit dapat dilihat oleh user melalui halaman
laporan hasil audit seperti yang terlihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Laporan Dokumen Hasil Audit
Gambar 11 merupakan laporan hasil audit yang tersedia pada sistem.
Laporan ini dapat diakses oleh user maupun admin. Informasi yang ditampilkan
pada laporan ini tergantung dengan parameter report yang dimasukkan oleh user
maupun admin. Apabila admin mengakses laporan ini maka sistem akan
menampilkan informasi dokumen audit untuk semua instansi yang diaudit.
Berbeda dengan admin, sistem hanya menampilkan dokumen audit dari instansi
user yang bersangkutan apabila laporan ini diakses oleh user.
Implementasi framework Laravel pada sistem ini dapat dilihat pada Gambar
12.
Gambar 12Struktur File Laravel
Gambar 12 merupakan struktur file yang digunakan pada framework
Laravel. Struktur file ini dapat diakses pada folder Laravel yang ada pada folder
aplikasi seperti yang terlihat pada Gambar 12. Hasil pengujian aplikasi untuk
setiap proses yang diuji dapat dilihat dalam bentuk black box seperti yang terlihat
pada Tabel 1.
Tabel 1Black Box Testing Proses Output
No Point
Pengujian
Validasi
Input Data Input Hasil Uji
Status
Uji
1 Pengujian
Halaman
Login.
Verifikasi
username
dan
password.
Username
dan
password.
Sistem akan memberikan
peringatan kepada user
apabila tidak mengisi
username atau password.
Selain itu apabila password
dan username sama dengan
yang terdaftar pada database
maka user dapat mengakses
halam utama.
OK
2
Pengujian
Halaman
Master
Data.
Pengujian
Data User
Data-data
yang harus
diisi
karena
merupakan
primary
key pada
masing-
masing
tabel yang
ada di
dalam
database.
Sistem akan memberikan
peringatan bahwa data yang
diisi tidak lengkap dan data
tersebut tidak akan disimpan
dalam database apabila ada
data yang tidak valid.
Sebaliknya sistem akan
menyimpan data yang valid
ke dalam database.
OK
Pengujian
Data
Pengumuman
3 Pengujian
Halaman
Dokumen
Data yang
dibutuhkan
untuk
halaman
dokumen
FilterFile Dokumen yang dapat
disimpan hanya berekstensi
.pdf, .jpg, dan .bmp
OK
Data
Dokumen
Data dokumen dapat
tersimpan dengan baik. OK
4 Pengujian
Halaman
Reportin.
Parameter
yang
dimasukan
untuk
menghasilkan
report yang
dibutuhkan.
Data
Periode
Tanggal
Sistem dapat menampilkan
laporan sesuai dengan
parameter periode yang
diinput oleh user.
OK
Download
Dokumen
Sistem dapat mengunduh
dokumen yang disimpan
dengan baik.
OK
Berdasarkan status uji dari masing-masing proses seperti pada Tabel 1 maka
dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat telah berjalan dengan baik. Setelah
masing-masing proses uji coba dijalankan secara berulang kali sesuai dengan
keinginan user maka sistem akan dievaluasi apakah telah sesuai dengan prosedur
ataukah tidak. Aplikasi yang dibuat dapat diimplementasi ke dalam sistem
jaringan yang memungkinkan user untuk dapat mengakses aplikasinya dari tempat
yang berbeda. Selain itu aplikasi juga dapat digunakan oleh banyak user sehingga
pekerajaan masing-masing user untuk mengakses data dengan cepat.
Berdasarkan wawancara dengan user (Staf Seksi Sistem Informasi Kominfo
Salatiga) maka diketahui bahwa aplikasi ini dapat membantu dinas Kominfo
untuk mengelola dokumen audit yang dilakukan oleh dinas Kominfo terhadap
dinas lainnya di Kota Salatiga. Selain menampilkan hasil perancangan sistem
dalam bentuk black box, maka penulis pun melakukan analisa aplikasi melalui
wawancara langsung dengan user. Adapun hasil analisa berdasarkan wawancara
yang dilakukan adalah sistem dapat digunakan untuk menyimpan dokumen audit
dengan baik sehingga user dapat mengurangi penggunaan kertas untuk
menyimpan setiap dokumen audit yang ada. Proses penyimpanan dokumen
berbasis web juga dapat membantu dinas Kominfo Salatiga dalam melakukan
penyebaran informasi kepada dinas lainnya mengenai dokumen yang telah diaudit
sehingga dinas lainnya dapat mengetahui hasil audit dengan cepat dan tepat.
5. Simpulan
Berdasarkan hasil uji coba dan analisa aplikasi pada dinas Kominfo Kota
Salatiga maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1) Proses
perancangan sistem informasi pengolahan dokumen hasil audit pada Dinas
Kominfo Salatiga dapat dilakukan dengan cara membuat sebuah aplikasi web
yang dapat membantu proses pengolahan dokumen audit yang dapat diakses
kapan saja tanpa dibatasi ruang dan waktu. 2) Implementasi framework Laravel
pada sistem pengolahan dokumentasi hasil audit dapat digunakan sesuai dengan
hasil perancangan aplikasi yang berbasis web sehingga aplikasi ini dapat
digabungkan dengan aplikasi yang telah dibuat sebelumnya oleh Dinas Kominfo
Salatiga sehingga menjadi satu kesatuan sistem. 3) Sistem ini dapat mengelola
dokumen dengan baik hal ini dapat dilihat dengan adanya pembatasan dokumen
yang dapat disimpan kedalam sistem. Pembatasan ini dilakukan agar user tidak
dengan bebas menyimpan segala jenis file kedalam sistem sehingga
meminimalkan user menyimpan file yang tidak ada hubungannya dengan sistem
pengolahan dokumentasi hasil audit.
Aplikasi ini dapat dikembangankan dengan menambahkan beberapa fitur
yang terkait dengan tindakan audit yang dilakukan oleh Dinas Kominfo Salatiga
sehingga menjadi satu sistem yang utuh yang dimulai dengan proses audit hingga
penyimpanan hasil audit.
6. Daftar Pustaka
[1] Mulyadi, 2014. Audit 1, Edisi ke-6. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
[2] Agoes, Sukrisno., 2012, Auditing (Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan
Oleh Akuntan Publik). Edisi ke-4. Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
[3] Elvin, 2014, Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Dokumen
Dan AMI Pada BPM Kampus MDP, STMIK MDP Jurusan Sistem
Informasi, Palembang.
[4] Abdi., Darmawan, 2014, Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem
Informasi Audit Mutu Internal dan Dokumentasi Penjamin Mutu Perguruan
Tinggi, Jurnal Generic Vol.9 No.2 September 2014 pp. 324-347 ISSN:1907-
4093, Lampung.
[5] Wahono, B., 2015, Audit Peningkatan Layanan Sistem Informasi Kesehatan
(Studi Kasus Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara), Jurnal SIMETRIS
volume 6 hal 101–110.
[6] Prayitno, Deden., 2017, Dasar Kebutuhan Pelaksanaan Audit Sistem
Informasi Bagi Organisasi, Diakses melalui https://dosen.perbanas.id/dasar-
kebutuhan-pelaksanaan-audit-sistem-informasi-bagi-organisasi/ pada
Tanggal 10 Juli 2018.
[7] Nughroho., Heru, 2017, Jenis dan Teknik Audit SI, Telkom University
Jakarta, diakses melalui
herunugroho.staff.telkomuniversity.ac.id/files/2016/08/Jenis-dan-Teknik-
Audit.pptx pada Tanggal 19 Juli 2018.
[8] McCool, S., 2012, Laravel Starter, Packt Publishing, Birmingham.
[9] Admin, 2014, Pengenalan Framework Laravel, diakses melalui
http://lea.si.fti.unand.ac.id/2014/09/pengenalan-framework-Laravel/ pada
Tanggal 8 Juli 2018.
[10] Nugroho., Cahyo, 2018, Pengertian Laravel : Fitur, Kelebihan, dan
Kekurangan, diakses melalui http://www.ayongoding.id/pengertian-Laravel/
pada Tanggal 9 Juli 2018.
[11] Mulyanto., Agus, 2009, Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka
Pelajar, Yogyakarta.
[12] Nugroho, Adi., 2010,Mengembangkan Aplikasi Basis Data Menggunakan
C# + SQL Server, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.
Recommended