Persaraan Wajib

PANDUAN MODUL

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

_____________________________________________________________ WAJIB

2

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN PENAMATAN PERKHIDMATAN BAGI KES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan (Profil Pengguna / User

Profile (Agensi/Agency))

BIL

PERANAN

KOD PERANAN

RINGKASAN TANGGUNG

JAWAB NAMA & KAD PENGENALAN

1.

Pemilik Kompetensi (CO)

Tidak perlu disetkan (default)

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

2.

Pemberitahu Penamatan Perkhidmatan (Separation Requestor)

[05] [0501] [134]

Melakukan pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

3.

Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)

[10] [104]

Mengemaskini maklumat CO dan menyediakan surat akuan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

4.

Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)

[10] [329]

Mengesahkan maklumat CO yang menamatkan perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

5.

Penyelia (Line Manager)

[10] [106]

Mengesahkan sumber logistik CO dan merekod dan papar nota serah tugas

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

6.

Penemuduga (Exit Interviewer)

[10] [107]

Merekodkan maklumat dan penjadualan temu duga penamatan perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

7.

Pentadbir Aliran Kerja(Penamatan Perkhidmatan)

[12] [1202] [113]

Set aliran kerja bagi modul Penamatan Perkhidmatan

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

_____________________________________________________________ WAJIB

3

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

SEP ENDOSER

REM SPECIALIST

SP- 304

SEP ADMIN

SEP ADMIN

LINE MANAGER

SP- 312

SP- 301 SP- 308

SP- 310

_____________________________________________________________ WAJIB

4

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah

lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-301

Persaraan Paksa: Aplikasi Penamatan Perkhidmatan Paksa Untuk Pengesahan

Separation

Administrator

Separation Endorser

SP-304

Persaraan Paksa: Permohonan Untuk Penjadualan Temuduga Keluar Penamatan Perkhidmatan

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-308

Persaraan Paksa: Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan – Persaraan Paksa

Separation Endorser

REM

Specialist

SP-310

Persaraan Paksa: Pemberitahuan untuk penyediaan surat akuan

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-312 (melalui Pemilik Rekod)

Persaraan Paksa: Pemberitahuan mendapatkan keperluan logistik daripada Pemilik Kompetensi sebelum tarikh penamatan perkhidmatan

Separation Endorser

Line Manager

_____________________________________________________________ WAJIB

5

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah

lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-024

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi

Penghantar: BU

Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Line Manager

SP-314

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan

Penghantar: BU

Penerima: AP

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini (Melalui Pemilik Rekod)

Penghantar: BU

Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Separation Endorser

_____________________________________________________________ WAJIB

6

ALIRAN PROSES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

CO/Sep Admin 3.4

Mengemaskini Maklumat

Persaraan

Sep Endorser 3.5

Pengesahan Maklumat

Persaraan

A

Status?

Tidak Lengkap

Sep Admin 3.7

Notis ke Pencen

Lengkap

Line Manager 3.9

Pengesahan

Sumber Logistik

Line Manager 3.11

Merekod dan Papar

nota serah tugas

CO 3.10

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah

Tugas

Sep Admin 3.13

Menyediakan Surat

Akuan

Tamat

3.8

Power

Sep Admin 3.6

Notis ke LHDN dan Perumahan

Line Manager 3.12

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

Sep Admin 3.1

Melakukan Penapisan Penamatan

Perkhidmatan

Sep Admin 3.2

Pemberitahuan Penamatan

Perkhidmatan

Sep Endorser

3.3

Pengesahan A

Mula

_____________________________________________________________ WAJIB

7

Tamat

Exit Interviewer

3.14 Merekodkan Maklumat dan

Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO 3.15

Papar Maklumat

Temuduga

CO

3.16 Melengkapkan

Borang Soal

Selidik

Jenis Temuduga?

Borang Soal Selidik

Temuduga Bersemuka

A

_____________________________________________________________ WAJIB

8

_____________________________________________________________ WAJIB

9

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

AKTIVITI : MELAKUKAN PENAPISAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Melakukan Penapisan Untuk Penamatan Perkhidmatan]

_____________________________________________________________ WAJIB

10

3. Pengguna akan melihat skrin Melakukan Penapisan Untuk Penamatan Perkhidmatan. Skrin Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi diperolehi secara default

4. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi

Carian Berdasarkan Unit Organisasi

Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

_____________________________________________________________ WAJIB

11

5. Skrin carian berdasarkan Pemilik Kompetensi

6. Masukkan maklumat CO menggunakan carian senarai CO kemudian klik butang teruskan. Skrin dibawah akan dipaparkan.

7. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan.

< I/c No, >

< Nama >

Klik pada butang cetak untuk mencetak

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

Langkah 6 Langkah 7

_____________________________________________________________ WAJIB

12

8. Skrin Carian Berdasarkan Unit Organisasi

9. Skrin Carian Unit Organisasi. Terdapat dua pilihan paparan untuk carian sama ada Paparan Hirarki atau Paparan Senarai.

Pilih unit organisasi yang berkenaan atau;

Langkah 9 Klik pada butang cari untuk

mencari Unit Organisasi

_____________________________________________________________ WAJIB

13

Klik butang Teruskan atau masukkan maklumat unit organisasi berkenaan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.

10. Masukkan maklumat tarikh, pilih jenis penamatan perkhidmatan dan klik pada butang teruskan.

Langkah 11

_____________________________________________________________ WAJIB

14

11. Skrin senarai carian berdasarkan unit organisasi dipaparkan seperti dibawah.

12. Klik butang cetak untuk mencetak senarai bakal-bakal pesara. 13. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan. 14. Skrin Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

15. Klik pada butang cari untuk mencari unit organisasi.

Langkah 15

Langkah 12

Langkah 13

_____________________________________________________________ WAJIB

15

16. Skrin menunjukkan contoh maklumat yang dimasukkan.

17. Klik Jenis Persaraan yang hendak dipaparkan

Contoh: Persaraan Had Umur

18. Pengguna akan melihat Paparan Hierarki untuk Persaraan Had Umur

seperti di bawah.

19. Klik Jenis Persaraan Had Umur yang hendak dipaparkan

Contoh: Dalam Proses

Unit Organisasi yang

baru dimasukkan

Langkah 17 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan

Langkah 19 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan

_____________________________________________________________ WAJIB

16

20. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah.

21. Klik Cetak untuk mencetak maklumat berkenaan

22. Klik Keluar untuk keluar dari skrin

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama > Langkah 21

Langkah 22

_____________________________________________________________ WAJIB

17

_____________________________________________________________ WAJIB

18

AKTIVITI : PEMBERITAHUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan]

_____________________________________________________________ WAJIB

19

3. Dari menu Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan, pengguna akan melihat skrin Permohonan Baru Penamatan Perkhidmatan seperti

dibawah.

4. Cari pemilik kompetensi (CO) yang akan bersara dengan menggunakan salah satu kriteria carian. Senarai CO akan dipaparkan seperti dibawah. Klik pada hyperlink nombor kad pengenalan untuk memilih CO berkenaan.

< I/C No. > < Nama >

Klik hyperlink No.

Kad Pengenalan

Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan

skrin

Langkah 4

_____________________________________________________________ WAJIB

20

5. Maklumat CO dimasukkan ke dalam skrin seperti di bawah.

6. Masukkan maklumat notis penamatan perkhidmatan paksa dan jenis penamatan perkhidmatan. Tarikh penamatan perkhidmatan akan dimasukkan secara automatik oleh sistem tetapi pentadbir boleh mengubah tarikh tersebut

jika perlu.

7. Masukkan maklumat jenis temu duga penamatan dan dokumen sokongan menggunakan butang muat naik. Fungsi ini adalah optional.

_____________________________________________________________ WAJIB

21

8. Masukkan maklumat pemaklum. Maklumat pemaklum dimasukkan secara

automatik mengikut CO yang login tetapi maklumat pemaklum boleh diubah dengan menggunakan butang Cari.

9. Klik butang simpan. Mesej gesaan seperti dibawah akan dipaparkan.

10. Klik Yes atau No. Jika klik Yes, mesej di bawah akan dipaparkan. Klik pada

butang OK.

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

Langkah 9

_____________________________________________________________ WAJIB

22

11. Klik butang [ Hantar ].

12. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan.

13. Klik butang Yes, mesej di bawah akan dipaparkan dan klik butang OK.

14. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

_____________________________________________________________ WAJIB

23

_____________________________________________________________ WAJIB

24

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT DAN PAPARAN SENARAI

PERSARAAN PAKSA

PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pengesahan Maklumat dan

Paparan Senarai Persaraan Paksa]

_____________________________________________________________ WAJIB

25

3. Dari skrin Pengesahan Dan Paparan Senarai Penamatan Perkhidmatan Paksa, pengguna dapat melihat senarai Pengesahan Maklumat Penamatan

Perkhidmatan Paksa.

4. Klik hyperlink nombor kad pengenalan. Maklumat CO dipaparkan seperti di

bawah.

< Nama >

< I/C No. >

< i/c No.>

< i/c No.>

< Nama >

< Nama >

Langkah 4

_____________________________________________________________ WAJIB

26

Sambungan...

5. Isikan Status Perakuan: Pilih dari senarai drop-down. Contoh: Disahkan

6. Klik butang hantar.

7. Mesej seperti di bawah akan dipaparkan. Klik Yes untuk mengesahkan rekod Penamatan Perkhidmatan Paksa atau klik No untuk membatalkan

operasi.

8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di bawah

9. Klik butang OK.

Langkah 5

Langkah 6

_____________________________________________________________ WAJIB

27

10. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.

11. Klik butang keluar.

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< Nama >

_____________________________________________________________ WAJIB

28

_____________________________________________________________ WAJIB

29

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI(CO) / PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEPARATION ADMINISTRATOR)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah

dan Pengemaskinian Maklumat ] [ Teruskan ]

_____________________________________________________________ WAJIB

30

2. Klik [ No.KP Baru ]

3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Alamat dan Akaun Bank ]

_____________________________________________________________ WAJIB

31

4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun Bank ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________ WAJIB

32

_____________________________________________________________ WAJIB

33

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan

Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________ WAJIB

34

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________ WAJIB

35

_____________________________________________________________ WAJIB

36

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM

NEGERI DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN

PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Bahagian

Pinjaman Perumahan]. Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________ WAJIB

37

2. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]

3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan

Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang

_____________________________________________________________ WAJIB

38

4. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

Klik [ Cetak ]

_____________________________________________________________ WAJIB

39

6. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] jika ada dan klik [Hantar]

_____________________________________________________________ WAJIB

40

_____________________________________________________________ WAJIB

41

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PASCA

PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Bahagian Pasca Perkhidmatan ] [Maklumat Persaraan].

_____________________________________________________________ WAJIB

42

2. Cari rekod pemilik kompetensi (CO) dengan menggunakan salah satu kriteria carian. Klik [ Teruskan ].

3. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan

4. Klik butang Yes, maklumat pemilik kompetensi (CO) akan dipaparkan seperti

di bawah. Klik pada [No. KP Baru CO]

_____________________________________________________________ WAJIB

43

5. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk menyemak maklumat pemilik kompetensi (CO).

Langkah 5

Langkah 7

<< Nama >>

<< No KP >>

Langkah 8

_____________________________________________________________ WAJIB

44

6. Klik [ Hantar ] untuk menghantar maklumat persaraan ke Bahagian Pasca Perkhidmatan, JPA melalui integrasi HRMIS – POWER (Online). Butang

HANTAR tidak dipaparkan jika maklumat mandatori ( * ) tidak lengkap. Klik [Previu Cetak ] untuk menyimpan salinan maklumat.

_____________________________________________________________ WAJIB

45

7. Lengkapkan dan cetak Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan beserta dengan dokumen

sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut

8. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual ke Bahagian

Pasca Perkhidmatan sekiranya berlaku Offline.