Pia Jansäter - Så möter du media om du vill vara trovärdig

”Så möter du media

om du vill vara trovärdig ?”

Ett dåligt rykte är svårt att tvätta bort

- Har du hört att…

Utförstrappan

KRIS!

överraskningöverraskningotillräcklig information

rykten

dåliga förberedelser

upptrappning av skeendet

förlust av kontroll

Intensiv bevakningkundoro

panik - info strypsdrevet går

arbete under affekt

intern/extern osäkerhet

”It is instructive here to recall

that Noah started building the ark before it began to rain.”

Norman R. Augustine, fd företagsledare och statssekreterare inom Pentagon

Bilden av krisen i medierna är lika verklig som själva krisen

Media är beroende av externt nyhetsflöde

Genom att:Genom att:

• informera• kommentera• granska• befrämja kommunikation mellan grupper i

samhället.

Samhällsuppdraget:Samhällsuppdraget: ”... medverka till att förstärka och

fördjupa den svenska demokratin”.

• Förebyggande

• Förberedande

• Akut• Återhämtning

Vad kan orsaka kris på din/er arbetsplats?

… och vad har du/ni för planering för detta?

Dödsfall Mutor och förskingring BojkotterSabotageNedläggningar Ifrågasättande av verksamhetenPersonalkonflikter som upptrappas interntMobbningTredje part missköter sig …osv…osv

Strategi

• En uppgjord plan (krishandbok/kriswebb)

• Styrning av företagets samlade resurser

• Etablerad krisorganisation/krisgrupp• Utsedd talesman• Kommunikationspolicy• Övergripande riktlinjer/förhållning

70% 20% 10%

Förberedelser och att behärska sitt ämne är A & O

Enkelt – rakt – ärligt – personligt

Den mänskliga faktorn…

Hur förbereder jag mig? • Andningstekniker• Avspänning• Röst-, ljud- och talövningar• Scenisk framställning• Kroppsmedvetenhet• Presentationer

Varför ska jag förbereda mig?• Du blir tydligare, • Självförtroendet ökar och framför allt – Du

hörs på ett helt annat sätt.• Du som använder rösten i ditt arbete kan göra

en investering för framtiden.• Du kommer att höras bättre och få en

starkare utstrålning. • Ditt budskap når lättare fram.

• När ord, röst och kroppsspråk harmonierar då är kommunikationen bäst och du blir trovärdig i din kommunikation!

• Sätt dig in i journalisternas arbetssituation

• Ta reda på fakta • Ha koll på budskap• Var alltid konkret och

tydlig• Använd gärna bildspråk

• Hellre styra än styras• Utgå alltid ifrån att du

kan bli inspelad• Korta svar – särskilt i

etermedia• Upprepa

huvudbudskapet• Var trevlig!!!!

Förberedelser

En tröstDu eller ditt företag/organisation bedöms oftast inte efter den uppkomna krisen utan efter hur du/ni hanterar den!

Håll koll på omvärlden

• Hur kommer media att sannolikt förhålla sig till händelsen?

• Vilken (negativ) uppmärksamhet förorsakar medierna?

Prioritera media!Prioritera media!

Grundläggande hjälpmedel i umgänget med media vid krissituation

• Krisgrupp• Vikarier• Ansvarsområden• Talesman• Beslutsforum• Fast mötesplats• Larmplan

• Kriswebb• Färdiga mallar• Sms och/eller e-post• Aktuell medielista• Pressrum på internet• Pressmeddelande• Frågor & Svar • Presskonferens

Att tänka på när journalisten hör av sig

• Vem är bäst lämpad att svara?• Kan du inte svara, be att få

återkomma. • Kom överens om när – håll tiden• Rådgör med ansvarig • Prata igenom vad du ska säga

med någon du litar på.• Ge service.

Fråga även du

• namn på reportern• tidning, radio/TV-program, redaktion• hur och när materialet ska användas• när är deadline• behöver reportern mer hjälp

Sex grundläggande frågor

som alla journalister vill ha svar på När, var, hur, vem, vad, varför?

• Vad har hänt?• Hur kunde det hända?• Hur ska ni lösa problemet?• Vad ska ni göra för att undvika ett

upprepande?

Under intervjun

• Var tydlig i dina svar• Ge inga förtroenden• Var försiktig med att spekulera• Öppen och ärlig• Tala sanning• Du behöver inte svara på allt• Svara inte på hypotetiska frågor• Lova inte för mycket• Låt dig inte provoceras• BESTÄM DITT BUDSKAP - och håll dig till det

On eller off the record?

• används oerhört restriktivt• gardera ett uttalande mitt i intervjun, om det

är känsligt - efteråt är det kanske kört!

Känsliga frågor

• om journalisten uppenbarligen vet något - dementera inte

• finn en oantastlig formulering, t ex ”vi kommenterar inte rykten”

• har du eller företaget begått ett fel - erkänn det så fort som möjligt

Dina rättigheter

• att få kontrollera fakta som du har lämnat ut

• att få kontrollera egna citat i sitt sammanhang

• du har inte rätt att få hela artikeln uppläst

När det blåser:• Träna inför känsliga intervjuer och

presskonferenser• Ta inte kritik personligt • Håll huvudet kallt och behåll helhetssynen.• Glöm inte att informera samtliga berörda,

internt, externt och vänner

Goda råd till ansvariga

Akuta fasen

Goda råd till ansvariga

Efter stormen:• Ta lärdom av det inträffade och förbättra planeringen inför nästa kris• Inled eftervård• Glöm inte att följa upp!

Återhämtning

Sammanfattning

Långsiktigt arbete• Förankra informationspolicy och krisplan i hela

organisationen• Skapa förtroendefulla och långsiktiga relationer

med media• Gå igenom de värsta scenarierna och gör Q&A• Städa i förväg bort ”liken i garderoben” • Öva enligt uppgjord krisplan kontinuerligt• Gå igenom och kolla checklistor, mallar och

adresslistor• Framträdandeteknik

Grundregel

• Skyll aldrig ifrån dig

• Var alltid ärlig

• Agera snabbt och resolut

Marcus Tullius Cicero 106-43 f kr

Vad skulle kunna bli dina värsta frågor?

”En lyckad improvisation kräver noggranna förberedelser.” Victor Borge