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Pianificazione della spesa complessiva del sistema PAT Presentazione dell’iniziativa di raccolta fabbisogni
Trento, 26 Settembre 2013
© 2013 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 3
Il conseguimento degli obiettivi di riduzione di spesa previsti dal piano di
miglioramento richiede di porre in essere alcune azioni prioritarie.
Obiettivo piano di miglioramento per il quinquennio 2013-2017
Attivazione di un processo integrato e centralizzato per
la pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti
per PAT, Enti locali e strumentali
Rafforzamento del ruolo e dell’ambito di operatività
dell’Agenzia Provinciale per gli appalti e i contratti
(APAC), attraverso un'adeguata riorganizzazione
Ampliamento delle tipologie di Beni e Servizi
acquistabili mediante il rilancio del mercato
elettronico e l’attivazione di nuove convenzioni
provinciali
Azioni di intervento per la riduzione della
spesa pubblica provinciale
• Definizione del nuovo modello operativo per
pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti,
finalizzato all'attivazione di un processo di governo della
spesa pubblica
• Attivazione del processo integrato di pianificazione e
raccolta dei fabbisogni d'acquisto per l’anno 2013 per la
PAT e gli Enti strumentali e avvio progressivo dell'operatività
del nuovo modello sulle altre entità provinciali
• Utilizzo esteso delle piattaforme applicative Mercurio e
Ciclo Passivo SAP
Linee guida di intervento
Risparmi sull’acquisto di beni e
servizi pari a circa l’8% in
relazione all’attivazione delle
iniziative sinergiche
di acquisto e razionalizzazione
della spesa nonché della
riduzione dei
fabbisogni connessa al processo
di riorganizzazione.
Linee guida di definizione del nuovo modello
© 2013 Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Una iniziativa prioritaria in tale direzione, è rappresentata dall’attivazione di
un processo strutturato di aggregazione dei fabbisogni, finalizzato a favorire
l’identificazione di strategie di acquisto sinergiche sull’intero territorio PAT
4
Relazioni di governo della
spesa
Relazioni con il mercato
Legenda
Direzione
Generale
c
Società di sistema
Trentino
Network
…
InfoTN
Altre entità richiedenti
…
APSS
Università
PAT
Dipartimento
Affari Finanziari e
Programmazione
Agenzia
Provinciale per
gli Acquisti e i
Contratti
Dipartimento 1
Dipartimento 2
Dipartimento 3
Giunta Provinciale
PAT
Relazioni gestionali per la
soddisfazione dei fabbisogni
Professionisti Ditte appaltatrici
Dipartimento 4
Dipartimento …
Dipartimento …
Sistema di gestione acquisti e appalti provinciale
Enti strumentali
Musei
…
Fondaz.
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Dipartimento Affari Finanziari
e Programmazione
Direzione Generale
…
…
….
Società
Ente
strumentale
…
APSS
…
c Università
Piano di fabbisogni
Dipartimento 2
Dipartimento 1
…
Piano di fabbisogni
Piano di fabbisogni
Piano di fabbisogni
Piano di fabbisogni locale
• Il Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione ha il ruolo di collettore dei fabbisogni di acquisto di beni e servizi degli
enti pubblici provinciali
• Sulla base dei fabbisogni di acquisto di beni e servizi, Dirigenza Generale, Dip. Affari Finanziari e APAC definiranno le strategie di
sourcing funzionali al contenimento della spesa pubblica e alla valorizzazione del mercato locale.
Definizione del piano
gare e coinvolgimento
mercato nelle
procedure di gara
Strategic sourcing sulla base dei
fabbisogni e dello storico
Mercato di fornitura locale
Agenzia
Provinciale per
gli Appalti e i
Contratti
Strategie coerenti con lo
sviluppo del mercato locale e
con le politiche PAT
Piano gare
Aggregazione dei fabbisogni e pianificazione delle iniziative d'acquisto
Il Dip.to Aff. Finanz. e Progr. ha un ruolo centrale nel processo di
aggregazione e analisi dei fabbisogni, piano che sarà utilizzato dall'APAC
per definire le iniziative d'acquisto.
© 2013 Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Governo della spesa
dipartimentale
Report di spesa
Report di spesa
Dipartimento 2
Dipartimento 1
…
6
Il Dip.to Aff. Finanz. e Progr. avrà un ruolo di controllo nel processo di
monitoraggio dei consumi, supportando le verifiche su eventuali
scostamenti tra pianificato e consuntivato
• L’azione di controllo e governo della spesa dovrà essere accompagnata dalla progressiva raccolta, valutazione e monitoraggio
della spesa all’interno di un sistema di controllo della spesa governato dai singoli Dipartimenti PAT.
Gli esiti di tali sistemi di controllo saranno evidenti anche al Dip. Aff. Finanz. e Programmazione.
Direzione Generale
Fondaz. x
Museo x
…
Università
…
c APSS
Report di spesa
Report di spesa
Governo della spesa
complessivo
Report di spesa
Dipartimento Affari Finanziari
e Programmazione
Sistema di Spend management
Controllo, monitoraggio
e valutazione della
spesa
Agenzia
Provinciale per
gli Appalti e i
Contratti
Sistema di controllo, monitoraggio e valutazione della spesa
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La pianificazione della spesa 2014 estende il perimetro dell’iniziativa pilota
condotta nel 2013
1a Fase
2a Fase
3a Fase
Dipartimenti Dipartimenti
Dipartimenti Agenzie Dipartimenti Società di
Sistema
Dipartimenti Musei prov.
Dipartimenti Parchi Dipartimenti Comuni (*)
Dipartimenti Comunità di
Valle (*)
APSS
Università
Dipartimenti Scuole
• Estensione del perimetro di raccolta dei fabbisogni con l’aggiunta degli enti strumentali
della PAT
• Conduzione dell’iniziativa per mettere a disposizione da inizio 2014 le strategie di
acquisto
• Estensione delle categorie merceologiche per garantire una visibilità più ampia sulla
spesa
PIANIFICAZIONE
DELLA SPESA
2014
A B A B 1 1 2 3
Dipartimenti Fondazioni
Dipartimenti Altri enti…
2
Perimetro pianificazione fabbisogni di spesa 2014
Perimetro pianificazione fabbisogni di
spesa 2013
Piano di diffusione del processo di pianificazione e aggregazione dei fabbisogni
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Principali fasi del processo di raccolta, aggregazione e pianificazione degli acquisti
Il processo di raccolta e aggregazione dei fabbisogni e pianificazione delle
iniziative d'acquisto può essere scomposto in 3 principali fasi
Raccolta fabbisogni, e consolidamento
Analisi fabbisogni e allineamento/revisione
della spesa
Aggregazione della spesa ed elaborazione
strategie d'acquisto
1 2 3
Dipartimento Altri enti
strumentali
Dip.to Affari
finanz. e progr.
Manifestazione e raccolta fabbisogni
Comunicazione linee guida di
pianificazione della spesa
Servizio Servizi
Servizio Agenzie
Centri di
competenza
Analisi dei fabb. complessivi rispetto
agli obiettivi di riduzione della spesa
Richiesta di adeguamento per assicurare
compatibilità finanziaria e recepire
indicazioni specifiche della Giunta
Dip. Enti e
società
Allineamento fabbisogni a
disponibilità finanziarie
Piano Iniziative
d'acquisto
Dip.to Affari
finanz. e progr. APAC
Aggregazione fabbisogni e definizione
del piano di iniziative d'acquisto
L'output finale di tale processo sarà preso
in carico da APAC per la definizione del
piano gare complessivo
Dip.to Affari
finanz. e progr.
Società
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Contenuti informativi gestiti nella raccolta dei fabbisogni
• (T) Entità richiedente:
• (P) Cat. Merc.: navigabile in funzione della struttura gerarchica dell’albero di
classificazione, con inserimento del fabbisogno al 3° livello della gerarchia
• (P) Descrizione del fabbisogno come nota di testo
• (P) Quantità
• (P) Unità di Misura: campo calcolato associato alla cat. merc.
• (P) Importo totale (*): spesa complessiva prevista per la soddisfazione del
fabbisogno per la categoria merceologica ed il periodo indicato
• (P) Prezzo medio unitario: campo calcolato come rapporto tra importo totale e
quantità
• (P) Periodo di disponibilità (OPZIONALE): mese di riferimento per la
disponibilità del fabbisogno inserito
Contenuto
informativo
raccolta
fabbisogni
10
Le informazioni necessarie alla raccolta dei fabbisogni saranno articolate in
un corredo informativo di base
(*) NOTA: Nel caso di fabbisogni riferiti ad esigenze pluriennali, sarà necessario imputare
l'importo complessivo nel solo anno durante il quale si dovrà procedere alla stipula del
contratto per l'aggiudicazione della fornitura.
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La raccolta sarà attivata su tutte le categorie merceologiche rilevanti ai fini
della pianificazione della spesa, sfruttando l'albero merceologico PAT
Ambito di riferimento merceologico
• Estensione della raccolta dei fabbisogni a tutte le categorie merceologiche di Beni/Servizi per garantire
la visibilità completa sulla spesa previsionale
• Strutturazione gerarchica dell'albero di classificazione merceologica, con gestione dei fabbisogni al 3°
livello ritenuto adeguato per l'obiettivo di raccolta ed aggregazione
• Opportunità di revisione successiva dell'albero di classificazione merceologica in termini di
razionalizzazione delle categorie e funzionalità rispetto agli obiettivi di pianificazione dei fabbisogni
Ambito della
raccolta
fabbisogni
Beni Servizi
Albero di classificazione merceologica
Circa 400 cat. merc. di
3° livello
rilevanti per la raccolta
Circa 170 cat. merc. di
3° livello
rilevanti per la raccolta
1 °livello
2 °livello
3 °livello La dichiarazione dei
fabbisogni va effettuata
esclusivamente al 3 livello
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Alcuni esempi di categoria merceologica rilevante ai fini della raccolta dei
fabbisogni: beni
Livello 1 Livello 2 Livello 3
Mobili Arredi per ufficio Armadi, librerie ed espositori
Cassettiere
…
Sedute, sedie, poltrone e divani Sedie fisse
Poltroncine per ufficio e sala riunioni
…
Materiali per
ufficio Materiali e supporti per scrittura Materiali vari di cancelleria
Cartucce toner
…
Pubblicazioni Quotidiani, periodici Quotidiani Locali - cartacei
Altri quotidiani - cartacei
Quotidiani Locali – formato elettronico
Altri quotidiani – formato elettronico
…
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Alcuni esempi di categoria merceologica rilevante ai fini della raccolta dei
fabbisogni: servizi
Livello 1 Livello 2 Livello 3
Servizi agli
immobili e utenze Servizi di manutenzione Manutenzione ascensori
Sgombero neve
…
Servizi di pulizia e vigilanza Servizi di pulizia
Servizi di vigilanza
…
Servizi alle
persone Servizi per la formazione Formazione informatica
Formazione in materia di sicurezza
…
Servizi ICT Servizi su software Servizi di sviluppo e manut. portali/siti internet
Servizi di sviluppo nuovo software
…
Servizi su hardware Manutenzione hardware individuale
…
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Modalità di coinvolgimento strutture per raccolta
Nella fase di riallineamento dei fabbisogni saranno coinvolti i referenti delle
singole entità che hanno manifestato i fabbisogni
PAT Consolidamento a
livello di
Provincia
Servizio Servizi
Servizio Agenzie
Servizio Servizi
Dipartimento Entistrum.
Dip.to Affari finanz. e progr.
Servizio Uffici
Servizio Uffici
I referenti dei singoli entri
strumentali saranno contattati
dal Dipartimento per
concordare eventuali revisioni
e riallineamenti sui fabbisogni
di spesa che sono stati
dichiarati
• Il consolidamento dei dati ad opera del Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione sarà effettuato sui
fabbisogni complessivamente raccolti mediante un’apposita applicazione informatica
• Eventuali revisioni e variazioni ai fabbisogni saranno concordate con le strutture richiedenti
Società
strum.
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A partire dall'aggregazione dei fabbisogni sarà definito il piano gare, la cui
gestione prevede un ruolo progressivamente esteso di APAC
Flusso di riferimento per la pianificazione della spesa
Affidamento
diretto
Confronti
concorrenziali
Dipartimento
Pianificazione
dei fabbisogni
e manifestaz.
esigenza
Gestione Ciclo
Passivo
Dipartimento
Affidamento
diretto
Dipartimento
Pianificazione
dei fabbisogni
e manifestaz.
esigenza
Gestione Ciclo
Passivo
Dipartimento
Reponsabilità
Macro-fase
processo
d'acquisto
Reponsabilità
Macro-fase
processo
d'acquisto
Scenario attuale
• Assegnazione progressiva ad APAC di tutte le procedure di
gara tramite confr. concorrenziale, a partire dalle esigenze
sulle cat. merc. più generiche
• Indicazione da parte dei Dip.ti dei fornitori preferenziali, con
eventuale integrazione di APAC sulla base di conoscenze
specifiche del mercato di riferimento
Aspetti evolutivi
Gare ad evidenza
pubblica
APAC
APAC
Gare ad evidenza
pubblica
Confronti
concorrenziali
Scenario obiettivo
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Alcune note operative
Si richiede a ciascuna entità richiedente della Provincia di indicare entro il 30
settembre 2013 un referente per l’iniziativa mediante comunicazione al seguente
indirizzo: raccolta.fabbisogni@provincia.tn.it
Referenti per
l’iniziativa
Si evidenzia inoltre che è stato attivato, per tutto il periodo della raccolta fabbisogni,
un team di supporto al quale potranno essere richiesti chiarimenti mediante
invio di email all’indirizzo dedicato: raccolta.fabbisogni@provincia.tn.it
Supporto
Il file, senza variazioni di formato su quello di partenza, compilato da ciascuna
entità richiedente deve essere trasmesso al seguente indirizzo:
raccolta.fabbisogni@provincia.tn.it.
Si prevede di raccogliere un unico modulo per ciascuna entità richiedente che
dovrà pertanto consolidare al proprio interno i fabbisogni sulle singole categorie
merceologiche.
Invio dei fabbisogni
1
2
3
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Prossime scadenze e attività
Scadenza Attività Responsabilità
26 settembre
- 15 ottobre
• Inserimento dei fabbisogni, consolidamento ed
invio dei dati al Dip. Affari Finanziari e
Programmazione
SINGOLE ENTITA’ PAT
16 ottobre
– 27 ottobre
• Raccolta, elaborazione e consolidamento dei file in
un unico database.
Informatica Trentina
con eventuali richieste
alle Entità richiedenti
28 ottobre
- 22 novembre
• Analisi dei dati con il supporto dei centri di
competenza e comunicazione delle richieste di
adeguamento e revisione dei fabbisogni rispetto
alle risorse economiche effettive
Dipartimento Affari
Fin. e Progr.
Entro il 31
dicembre
• Definizione delle strategie di acquisto per il 2014 e
predisposizione del piano gare di massima
Dipartimento Affari
Fin. e Progr.
e APAC
Entro il 20 gennaio
2014
• Comunicazione delle strategie d’acquisto
individuate
Dipartimento Affari
Fin. e Progr.
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