View
4
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Ansvarig enhet:
Diarienummer: 2019-00737-3.2.2
Datum: 2019-10-11
An
vän
darh
an
dle
dn
ing
Primula webb 3.0
Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare
Datum: 2019-10-03 Diarienummer: 2019 - 00737-3.2.2 Version: 2.1
Statens servicecenter FE 15 801 71 Gävle
Telefon: 0771-456 000 E-post: registrator@statenssc.se www.statenssc.se
Innehållsförteckning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 3 / 127
Innehållsförteckning
Inledning .................................................................................. 5
Versionshantering................................................................... 5
Primula webb ........................................................................ 6
Starta och logga in.............................................................................. 7
Startsidan ............................................................................................ 8
Generella funktioner ........................................................................... 9
Översikt funktioner ......................................................................... 9
Kalender ....................................................................................... 11
Personliga inställningar avseende attest ..................................... 12
Lägg till personlig mottagare ........................................................ 14
Hantera ärenden................................................................................ 15
Skapa ärende för annan person .................................................. 15
Bifoga dokument i ärenden .......................................................... 16
Återta ärenden – källrapportör och attesterare ............................ 18
Bevilja återtagna ärenden – Granskare / Attesterare .................. 20
Korrigera ärenden ........................................................................ 21
Granska och/eller attestera ärenden i Primula webb ................... 23
Beslutsalternativ i ärende ............................................................. 25
Skicka eller Verkställ .................................................................... 26
Handlägga ........................................................................... 27
Anställning/Avslut ............................................................................ 28
Nyanställning (månadsavlönad) eller Nyanställning (ny person) 28
Nyanställning (timavlönad) eller Ny intermittent ö.k ..................... 38
Nyanställning (anställd utan lön) .................................................. 45
Förändring/Förlängning (månadsavlönad) ................................... 52
Förändring/Förlängning (timavlönad) ........................................... 61
Avsluta anställning ....................................................................... 66
Egen uppsägning ......................................................................... 69
Funktion ....................................................................................... 70
Grundkontering ............................................................................ 72
Minirapportering ......................................................................... 76
Förändring/Förlängning i Minirapportering ................................. 84
Ersättningar/Arvoden ....................................................................... 86
Fasta löne- och uppdragstillägg ................................................... 86
Friskvård, läkemedel och sjukvård ............................................... 90
Föräldrapenningtillägg.................................................................. 91
Innehållsförteckning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 4 / 127
Timlön .......................................................................................... 93
Övriga arvoden ........................................................................... 102
Ledighet ........................................................................................... 105
Ledighet, uttag komp ..................................................................... 107
Löneväxling ..................................................................................... 108
Resor/utlägg .................................................................................... 109
Semester .......................................................................................... 111
Sjuk/friskanmälan ........................................................................... 112
Information om registrering av sjuk ............................................ 112
Sjukanmälan av medarbetare .................................................... 114
Personuppgifter .............................................................................. 116
Tjänster ............................................................................. 118
Frånvarokalender ............................................................................ 119
Lönekostnadsspecifikation ........................................................... 121
Närvarotid ........................................................................................ 122
Person/Anställningsuppgifter ....................................................... 123
Personalredovisning ...................................................................... 124
Rapportgeneratorn ......................................................................... 124
Ärendesökning ................................................................................ 125
Söka efter Nyanställningsärenden ...................................................... 126
Externa länkar .................................................................. 127
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 5 / 127
Inledning Denna användarhandledning följer menystrukturen i Primula webb och beskriver
stegvis tillvägagångssättet för dig som källrapportör/granskare/attestansvarig.
Det finns även en användarhandledning för medarbetare.
Den här användarhandledningen är generellt skriven för
källrapportörer/granskare/attesterare. Därför kan det finnas beskrivningar av
formulär som du inte ser i din version av Primula webb.
De formulär som du ser är formulär som din myndighet har ansett vara
aktuella för er verksamhet. Innehållet i formulär för exempelvis ob-tillägg,
resor, utlägg och friskvård är uppsatta enligt din myndighets lokala avtal.
Versionshantering
Version 2.1 NY! Versionshantering är tillagd.
NY! Information tillagd om rekommenderad webbläsare
NY! Hänvisning tillbaka till innehållsförteckning, efter varje kapitel.
NY! Bildtexter är tillagda.
NY! Kapitel – Skapa ärende för annan person
NY! Kapitel - Granska och/eller Attestera
NY! Kapitel - Bifoga dokument i ärende
Uppdaterat kapitel - Återta ärende
NY! Kapitel – Bevilja återtaget ärende
NY! Kapitel – Korrigera ärende
NY! Kapitel – Beslutsalternativ i ärende
Uppdaterat kapitel - Nyanställning (månadsavlönad), är uppdaterad med
nya bilder på uppdaterat formulär.
NY! Kapitel - Nyanställning (anställd utan lön)
Uppdaterat kapitel Minirapportering - Information om konteringsknapp
Uppdaterat kapitel – Föräldrapenningtillägg, kompletterat med bilder och
ytterligare beskrivande text.
NY! Fasta löne- och uppdragstillägg
NY! Kapitel – Timlön
NY! Kapitel – Övriga arvoden
Uppdaterat kapitel - Sjuk/Friskanmälan, uppdaterad med ny text om
uträkning av sjukfrånvaro vid del av dag, pga ändrade regler vid karens.
Uppdaterat kapitel – Ärendesökning är kompletterad med info om
sökning efter Nyanställningsärenden.
NY! Kapitel - Personuppgifter
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 6 / 127
Primula webb Primula webb är den webbaserade delen av personal- och
lönesystemet Primula. Här kan du registrera uppgifter för annan
medarbetare, t ex nya anställningar, förlänga/förändra anställningar,
avsluta anställningar, ändra kontering på anställning, registrera
kompetens samt registrera ersättningar och i vissa fall ledigheter, i de
fall medarbetaren själv inte kan registrera detta.
Registreringar i Primula webb skapar ärenden som sedan skickas
vidare till granskare och/eller attestansvarig enligt delegationsordning.
Därefter går ärendet vidare för lönebearbetning och lönekörning.
Bild: Processflöde ärendehantering
Primula webb innehåller ett antal rapporter och frågebilder med
information om de medarbetare som du är behörig att
registrera/attestera för. Det går också att ta ut en preliminär och en
slutlig lönekostnadsspecifikation. Det finns möjlighet att få
aviseringar, om exempelvis tjänstledighet eller tillfällig anställning
som upphör, skickad via e-post till dig från lönesystemet.
Det är din roll och behörighet i Primula som styr vilka rapporter och
utdata som du ser.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 7 / 127
Starta och logga in
Primula webb startas via webbläsaren.
Vid första inloggningstillfället visas en vy med namn på ett antal
kundmyndigheter i alfabetisk ordning. Du klickar på din arbetsgivares
namn i listan och kommer då direkt in i Primula. Om dina
arbetsgivares namn inte finns i listan klickar du på Annan myndighet.
Har du tidigare gjort detta val, exempelvis vid inloggning i Statens
servicecenters Portalen, visas inte denna sida.
Bild: Vy vid första inloggningstillfälle
När du har klickat på din myndighets namn (eller Annan myndighet)
kommer du till en ny vy. Om du redan har skapat ett lösenord, vid
exempelvis inloggning till Portalen använder du det, i annat fall
klickar du på Begär nytt lösenord. Fyll där i efterfrågade uppgifter.
Som e-postadress är det den e-postadress du fått av din arbetsgivare
och använder i arbetet du ska ange. Klicka sedan på Skapa nytt
lösenord. Du får då ett e-postmeddelande med lösenord till din
arbetsrelaterade e-postadress.
Bild: Vy där du anger dina inloggningsuppgifter
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Information: Rekommendationen är att inte använda sig av webbläsare Internet
Explorer. Några av Primulas funktioner arbetar inte optimalt i den webbläsaren.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 8 / 127
Startsidan
Efter inloggning visas en startsida med information om
menystrukturen i Primula webb. Startsidan visar även uppgifter om
dina aktuella ärenden, anställning, ackumulerad lön, nästa
utbetalningsdag, semestersaldo samt skatteuppgifter. Samma
information återfinns under menyvalet Personlig information under
Min Sida.
På den vänstra sidan visas menyvalen Min sida, Handlägga, Tjänster
och Externa länkar. Under Min sida registrerar du alla händelser som
rör dig själv. Här kan du även se dina uppgifter, till exempel
lönespecifikationen.
Under Handlägga utförs granskning och/eller attest men även
registrering av uppgifter för medarbetare.
Menyvalet Tjänster innehåller funktioner för att ta ut rapporter och se
information om enskilda medarbetare eller grupper av medarbetare.
Menyvalet Externa länkar visar länkar till det material som din
myndighet valt att publicera. Det kan vara länkar till myndighetens
interna rutiner och policys, användarhandledningar eller externa
webbsidor som t ex Försäkringskassan eller Skatteverket.
Bild: Startsida Primula webb.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 9 / 127
Generella funktioner
Primula webb innehåller generella funktioner som är gemensamma för
systemet. Detta avsnitt beskriver dessa generella funktioner.
Rödmarkerade fält som återfinns i en del av registreringsbilderna är
obligatoriska att fylla i annars sparas inte lönehändelsen.
Översikt funktioner
Följande funktioner återfinns i Primula webb.
Funktion
Knapp
Beskrivning
Bekräfta Används för att spara registrerad/vald uppgift, exempelvis
personnummer.
Hjälp
Frågetecknet har två olika funktioner:
- Ett frågetecken till höger om ett fält används för att visa
mer information om fältet.
- Ett frågetecken till höger i bilden döljer/visar hjälptexter.
Hjälptext
Används för att visa hjälptexter som exempelvis beskriver fält
eller regler för den typ av lönehändelse som bilden hanterar.
Kasta
Används för att ta bort ett ärende.
Kontering
Används för att registrera avvikande kontering.
Meddelande/
bilagor
Används för att skriva in en anteckning och/eller för att bifoga ett
elektroniskt dokument.
Logga ut Logga ut
Används för att logga ut ur Primula webb.
Lägg till
Plustecknet har två olika funktioner:
- Används vid registrering av flera lönehändelser i bilden.
- Används för att som handläggare söka fram en
medarbetare vid registrering av en lönehändelse.
Nästa
Används för att bläddra framåt, till exempel i schema eller bland
ärenden.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 10 / 127
Funktion
Knapp
Beskrivning
Föregående
Används för att bläddra bakåt, till exempel i schema eller bland
ärenden.
Skicka
Används för att skicka iväg ett ärende som registrerats åt annan
medarbetare till nästa atteststeg.
Returnera
Används för att Returnera ärendet till föregående person i flödet,
exempelvis granskare, källrapportör eller medarbetare.
Spara
Används för att spara uppgifter i syfte att fortsätta hantera ärendet
vid ett senare tillfälle.
När flera ärenden finns sparade under respektive menyval så visas
en antals-uppgift inom parentes efter menyns rubrik.
Se exempel:
Stäng
Används för att stänga en bild eller ruta i bilden.
Ta bort
Används för att radera rader i registreringsytan.
Tagit del av Ärendet är endast för information till exempelvis chef vid
medarbetares sjukanmälan, eller till facklig organisation vid
anställningsärenden.
Verkställ Avslutar ärendet och lönehändelsen tas med i kommande
lönekörning.
Ångra/Ångra
Denna knapp har två funktioner:
- Används för att ta bort senast registrerad information i ett
sparat ärende.
- Används för att återgå till föregående bild.
Ändra Ändra
Används för att ändra på medarbetarens registrerade uppgift.
Skicka/
Verkställ
I de fall båda knapparna är synliga, beror det på vilken typ av
behörighet som användaren har och vilken roll som ligger sist i
ärendeflödet.
För mer info se kapitel: Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 11 / 127
Kalender
När du klickar i ett datumfält visas en kalender för innevarande
månad, där väljer du aktuella datum.
Bläddra med piltangenterna för att byta månad eller år. För att stänga
kalenderrutan, dubbelklicka på Stäng, eller ställ markören i nästa fält.
Bild: Kalendern
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 12 / 127
Personliga inställningar avseende attest
Vid en längre frånvaro kan du som attesterare tillsätta en tillfällig
vikarie. För att tillsätta en vikarie måste dina möjliga vikarier vara
registrerade av Statens servicecenter. Meddela Statens servicecenter
på blanketten Behörigheter, vem eller vilka som ska kunna attestera
dina ärenden när du är frånvarande. När du har tillsatt en vikarie så
övergår attesträtten för alla dina ärenden under den tidsperiod du
angett.
Delegera attesträtt
Bild: Numrerad steg-för-steg beskrivning om hur du går tillväga för att lägga till
vikarierande attesterare
1. Välj Personliga inställningar under Min Sida.
2. Klicka på + vid Vikariat
3. Klicka i rullmenyn Mina roller och välj din egen enhet (du ser även
övriga enheter där du är möjlig vikarie). Du kan bara aktivera en vikarie för en enhet där du är ordinarie attesterare.
4. 4. Klicka på rullmenyn Möjliga vikarier och välj den person som ska
vara vikarie.
5. Fyll i datumen för vikarieperioden.
6. Klicka på Lägg till och sedan Spara.
Om du vill tillsätta fler vikarier för andra tidsperioder så gör du om
steg 1-6.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 13 / 127
Ta bort vikarie Om du vill avsluta en vikarietillsättning i förtid klickar du på Ändra,
Kasta och sedan Spara. Alla pågående ärenden kommer då tillbaka till
dig.
Skicka ej E-post om nya ärenden Kryssa i denna ruta om du inte vill ha meddelande via e-post när
ärenden finns för attest. De övriga punkterna gäller medarbetare och
finns beskrivna i Användarguide ”Primula webb Medarbetare”.
Bild: Numrerad steg-för-steg beskrivning om hur du går tillväga för att ta bort funktionen
E-post vid nya ärenden
1. Välj Personliga inställningar i menyn Min sida.
2. Markera kryssrutan om e-post inte ska skickas.
3. Klicka på Spara.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
1
2
3
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 14 / 127
Lägg till personlig mottagare
En del myndigheter använder sig av funktionen att bryta ett flöde för
en viss typ av ärenden. För att kunna bryta ett flöde och skicka ärendet
till en specifik person, behöver man lägga upp en personlig mottagare.
Det är du själv som lägger upp vem eller vilka personer som ska vara
dina personliga mottagare av ditt eller dina ärenden som du skickar.
Gå in under Min Sida och Personliga inställningar. Vid rubriken
Valbara mottagare visas de personer som du kan välja. Klicka på ett
namn klicka därefter på plus-tecknet för att lägga till personen till
Personlig mottagarlista
Bild: Numrerad steg-för-steg beskrivning om hur du går tillväga för att lägga till personlig
mottagare.
1. Välj Personliga inställningar under Min sida.
2. Välj den eller de personer som ska vara personliga mottagare för
dina ärenden vid rubriken Valbara mottagare.
3. Klicka på plustecknet för att lägga till dina val i rutan för Personliga
mottagare.
4. Klicka på Spara.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 15 / 127
Hantera ärenden
I rollerna källrapportör, granskare och attesterare kan du hantera
ärenden på ett annat sätt än i din roll som medarbetare. I detta avsnitt
får du mer information om vilka funktioner som finns samt hur du
kan använda dessa.
Skapa ärende för annan person
Med roll källrapportör innebär det att du kan starta ärenden för
medarbetare i de organisationer/enheter du har fått behörighet till. Det
kan till exempel vara medarbetare som vid frånvaro inte själva kan
förlänga sina ledigheter eller av annan anledning behöver hjälp att
registrera ärende i Primula. Registrering av ärenden för annan person
gör du under menyn Handlägga i Primula webb.
Bild: Källrapportör har menyvalet Handlägga
i vänstermenyn i Primula webb
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 16 / 127
Bifoga dokument i ärenden
Varje myndighet har sina interna rutiner för vilka ärenden som ska
innehålla bifogade filer. Ta reda på vad som gäller på din myndighet
för underlag gällande exempelvis kvitto för friskvård, läkemedel och
sjukvård, löneväxling och arbetstidsschema
1. För att bifoga ett dokument i ett formulär, klicka på Medd/Bil
Bild: Knappen Medd/Bil.
2. Då öppnas ett nytt fönster
Bild: Fönster som öppnas när du klickat på Medd/Bil.
3. Klicka på knappen Välj fil
Bild: Knappen Välj fil.
4. När du klickat på knappen kommer du till utforskaren på din dator.
Välj vilket underlag du vill bifoga i ärendet och klicka på Öppna.
Tänk på att filnamnet inte ska innehålla några specialtecken som
exempelvis ?;#!. Utseende och text på knappen kan variera beroende
på vilken dator du har.
Bild: Knappen Öppna, i utforskaren i din dator
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 17 / 127
5. Nu syns dokumentnamnet till höger om knappen Välj fil i
Primula webb. För att dokumentet ska laddas upp i Primula
behöver du klicka på Lägg till
Bild: När dokumentnamnet syns i det gula fältet, klicka på Lägg till
6. När dokumentet är tillagt syns dokumentnamnet med blå text
under rubriken Bilagor och under rubriken Valda bilagor. Det
går att bifoga flera dokument i samma ärende.
Bild: Bifogat dokumentnamn syns i blå text
7. Klicka på Stäng när du bifogat de dokument du vill skicka
med i ärendet.
Bild: Knappen Stäng
8. Nu är texten Medd/Bil blåfärgad. Samt att rubriknamnet syns
under rubriken Bilagor. Det innebär att dokumentet är bifogat
och ärendet kan skickas vidare.
Bild: Texten Medd/Bil som är blå indikerar att ärendet innehåller ett bifogat
dokument.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 18 / 127
Återta ärenden – källrapportör och attesterare
Du som har rollen källrapportör eller attesterare kan återta ett ärende
som du registrerat åt en annan person. Återta ett ärende går att göra så
länge ärendet inte har ingått i en lönekörning.
(Se Primula tidplan för datum när ordinarie lönekörning infaller för
respektive månad).
1. Sök upp ärendet som du vill återta under rubriken
Tjänster och alternativet Ärendesökning.
Bild: Ärendesökning under menyvalet Tjänster
2. Fyll i personens personnummer eller ärendets
ärende-id och datum för när ärendet skapades, i
fältet Sökperiod. Klicka på Sök.
Om du inte får någon träff, bocka i Arkivsökning
(läs; kapitel Ärendesökning)
Bild: Urvalsparametrar för Ärendesökning
3. För att återta ett ärende, klicka på Återta ärende.
Bild: Ärende som kan återtas
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 19 / 127
4. Ange en motivering till varför du återtar ärendet.
Klicka därefter på Verkställ.
Bild: Fält där du anger motivering för återtag.
5. När ditt återtagande har blivit godkänt av övriga roller i flödet
hittar du ärendet i vänstermenyn under Handlägga. Ett
återtaget ärende markeras med två utropstecken (!!).
6. När du öppnat ärendet, klicka på Kasta.
Bild: Återtaget ärende som ska kastas
7. Ärendet är nu återtaget och kommer inte att
komma med vid nästa lönekörning.
8. I de fall du vill återta en ledighet som löper över flera
månader, kan du bara återta den period som ännu inte är
lönekörd.
Exempel: Du har registrerat en ledighet från 1 september till
31 december. I slutet av november vill du återta ledigheten i
december. Du söker upp ärendet och väljer återta ärende. Då
återtas samtliga dagar för december.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 20 / 127
Bevilja återtagna ärenden – granskare / attesterare
När en medarbetare eller källrapportör återtar ett ärende, måste de roller
som har hanterat ärendet eller har ärendet hos sig först bevilja återtagandet
innan medarbetare eller källrapportör kan kasta ärendet.
1. När en medarbetare eller källrapportör önskar återta ett ärende
hittar du som Granskare/Attesterare ärendet i vänstermenyn
under Handlägga. Ett återtaget ärende markeras med två
utropstecken (!!).
Bild: Återtaget ärende markeras med två utropstecken (!!)
2. När du öppnar ärendet står det i röd text längst ner att ärendet
är återtaget. Klicka i Återtagandet beviljas och därefter
klicka på Verkställ.
Bild: Bevilja återtag av ärende
3. Ärendet kan nu kastas av medarbetare eller källrapportör.
4. Om du väljer Återtagandet kan EJ beviljas tas
ärendet inte bort, utan går med till nästkommande
lönekörning.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 21 / 127
Korrigera ärenden
I Primula webb går det att korrigera lönehändelser för ledigheter,
efter en lönekörning. Övriga ärenden som exempelvis timersättning,
arvode, resor, anställningsärenden går inte att korrigera i Primula
webb. I de fallen behöver chef eller annan behörig person på
myndigheten kontakta Statens servicecenter via Portalen för att få
hjälp med korrigering.
Vid korrigering av ett ärende börja med att söka fram personen i det
formulär som ska korrigeras, exempelvis Semester.
1. Välj det formulär som ska korrigeras, Ledighet eller Semester,
i menyn Handlägga
Bild: Ledighet eller Semester går att korrigera
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Välj rätt person och klicka på Bekräfta
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 22 / 127
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning där lönehändelsen ska korrigeras och
klicka på Bekräfta.
Bild: Ruta med rullist som visar den anställdes samtliga anställningar inom
myndigheten
5. Välj den ledighet som ska korrigeras i flervalslistan Orsak till
ledighet. Här är det viktigt att du väljer samma ledighet som i
det ursprungliga ärendet, annars kommer korrigering inte gå
att genomföra.
Bild: Välj ledighetsorsak i flervalslistan
6. Ange de datum och den omfattning som ska korrigeras och
klicka sedan i rutan Korrigering, så den blir markerad med en
bock.
Bild: Fält för datum, omfattning och rutan Korrigering
7. Klicka därefter på Skicka eller Verkställ. Se information i
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 23 / 127
Granska och/eller attestera ärenden i Primula webb
Med roll granska eller roll attestera, kommer du få ärenden som
registrerats av medarbetare eller källrapportör innan de kan gå vidare
för löneutbetalning.
Beslut i ärendet fattas efter din bedömning om ifyllda uppgifter är
korrekta enligt lagar, regler, Villkorsavtal och din myndighets lokala
rutiner och riktlinjer.
Ärenden som exempelvis Friskvård, sjukvård och läkemedel
verkställs av myndigheten. Statens servicecenter gör inga ytterligare
kontroller om uppgifter är korrekta vad det gäller kvitton eller belopp.
De ärenden som du har att hantera ser du i vänstermenyn under
Handlägga. En siffra inom parentes bredvid rubriken i menyn visas
när det finns ärenden att attestera.
Bild: Siffan inom parentes visar hur många ärenden du har att hantera.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 24 / 127
1. När du klickar på någon utav menyraderna under Handlägga
kommer det första ärendet du har för granskning/attest visas
direkt i bilden. För att se nästa ärende väljer du ärende i
flervalslistan eller bläddrar med piltangenterna. Vill du skapa
ett nytt ärende så klickar du på plustecknet.
Bild: Flervalslista och funktioner för att bläddra mellan ärenden eller att skapa nytt
ärende..
2. I beslutsrutan längst ner i formuläret markerar du det beslut du
vill fatta i ärendet. Läs kapitel Beslutsalternativ i ärende för
information om de olika beslutsalternativens betydelse.
Bild: Beslutsruta.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 25 / 127
Beslutsalternativ i ärende
När du granskat eller attesterat ett ärende i Primula behöver du
markera ett beslut innan du skickar ärendet vidare. I tabellen här
nedan ser du betydelsen av respektive beslutsalternativ och hur de
hanteras.
Beslutsalternativ
Betydelse
Beviljas
Ärendet är godkänt och ska ingå i en
löneutbetalning. Medarbetaren får
automatiskt ett mejl om att ärendet har
beviljats. Klicka på Skicka eller Verkställ
när beslut är markerat.
Se kapitel; Skicka eller Verkställ för mer
info
Beviljas ej / Avslås
Ärendet godkänns inte och returneras
därför till medarbetaren. Ange gärna en
motivering i fältet Motivering, till varför
ärendet inte beviljas eller avslås.
Medarbetaren får automatiskt ett mejl om
att ärendet inte blivit beviljat.
Klicka på Returnera när beslut är
markerat.
Ej korrekt
Ärendet innehåller felaktiga uppgifter
eller saknar uppgifter och behöver
returneras för att kompletteras innan det
kan beviljas. Ange i fältet Motivering
varför ärendet returneras.
När beslutspunkten Ej korrekt väljs, går
ärendet direkt tillbaka till den som först
startade det utan att gå via andra roller
som eventuellt hanterat ärendet.
Klicka på Returnera när beslut är
markerat.
*Ingen beslutspunkt*
Om beslutspunkt lämnas tom och ärendet
returneras, går ärendet tillbaka till
föregående roll i flödet. Ange i fältet
Motivering varför ärendet returneras.
Klicka på Returnera utan att markera
beslut.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 26 / 127
Skicka eller Verkställ
Ibland kan båda knapparna Skicka och Verkställ, synas i ett formulär.
Orsaken till det kan vara att man har flera olika roller. Man kan t ex
vara både källrapportör och granskare.
För att veta vilken roll du har och om du ska Skicka eller Verkställa,
finns en funktion längst ned i formuläret som visar vilken roll ärendet
befinner sig. Här nedan beskrivs två olika exempel.
Exempel 1
Bild: Ärendet befinner sig hos roll granska.
I bildexemplet här ovan är ärendet hos Roll: Granska. Inom parentesen
ser man vart ärendet hamnar om det returneras (<<1382tkall001) och vart det
hamnar om det skickas (Roll:Attestera >>). Granskaren ser båda knapparna
Skicka och Verkställ, i exemplet ska man välja Skicka eftersom det finns
fler roller i flödet som ärendet ska passera.
Exempel 2
Bild: Roll Attestera är sista rollen i flödet. Knappen Verkställ ska användas.
I exemplet här ovan finns ärendet hos Roll: Attestera. Inom
parentesen ser man vart ärendet hamnar om det returneras
(<<1381tatte001).
I bildexemplet ovan finns det ingen roll att skicka ärendet till framåt
och båda knapparna Skicka och Verkställ är synliga. Använd knappen
Verkställ. Det innebär att ärendet avslutas och att uppgifterna förs
över till lönesystemet för att utbetalas vid löneutbetalning.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 27 / 127
Handlägga I menyvalet Handlägga kan du registrera lönehändelser för
medarbetare samt granska och/eller attestera ärenden som skickats till
dig. Vilka medarbetare som du har tillgång till styrs av din behörighet
enligt delegationsordningen.
Du registrerar lönehändelser för medarbetare på samma sätt som
medarbetaren själv gör, med skillnaden att du först väljer den
medarbetare du ska registrera för. När registreringen är klar använd
knappen Skicka för att skicka ärendet vidare till nästa roll i flödet eller
för löneutbetalning, attestflödet styr detta (när du själv är attestant så
får du ärendet för attest).
Om du ser båda knapparna Skicka och Verkställ, se information i
kapitel Skicka eller verkställ
Om ärendet ska kompletteras eller kastas av den person som skickat
ärendet, väljer du Returnera. Ärendet hamnar då hos den person som
ärendet kom ifrån.
När ärenden finns för granskning och/eller attest visas en siffra inom
parentes bredvid menyvalet Handlägga. En siffra inom parentes finns
även bredvid den rubrik där ärendet återfinns.
Bild: Under menyn Handlägga hittar du de ärenden som behöver hanteras av dig. Numret
efter respektive menyrad anger antal ärenden som väntar på handläggning.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 28 / 127
Anställning/Avslut
Under menyn Anställning/avslut finns flera formulär. Innehållet i
formulären är uppbyggda för att fungera för så många myndigheter
som möjligt. Det är varje enskild myndighet som beslutar om vilka
formulär som ska användas och vilket flöde varje formulär ska ha, det
vill säga, vilka roller som ska hantera formuläret.
Bild: Exempel på formulär som kan finnas under Anställning/Avslut
Nyanställning (månadsavlönad) eller Nyanställning (ny person)
Formuläret används vid registrering av personer med en ny
månadsanställning inom myndigheten.
För vissa myndigheter finns en koppling till myndighetens
rekryteringssystem, där färdiga rekryteringar hämtas in i
nyanställningsformuläret med flera fällt redan ifyllda. I så fall går du
direkt till steg 3.
Det kan finnas interna rutiner hos din myndighet, för vilken typ av
anställningar som ska hanteras i det här formuläret.
I Primula finns 9 anställningsnummer att använda. Det kan finnas
interna rutiner inom din myndighet för vilket anställningsnummer som
ska användas vid olika typer av anställningar.
För ny timavlönad/intermittent anställd, använd formulär
Nyanställning (timavlönad) eller Ny intermittent ö.k.
För arvodister använd Minirapportering.
Tänk på! Varje myndighet kan ha sina interna rutiner för vilka uppgifter
som ska fyllas i. De uppgifter som är angivna som obligatoriska, i texten
här nedan, är uppgifter som behöver vara ifyllda för att Statens
Servicecenter ska kunna hantera ärendet.
Tänk på! Källrapportör – Innan du skickar formulär
Nyanställning (månadsavlönad) eller Nyanställning (ny person),
Nyanställning (timavlönad),
Nyanställning (anställd utan lön) vidare för granskning och/eller attest,
måste du välja organisation i flervalslistan Skickas till handläggare på.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 29 / 127
1. Välj formuläret Nyanställning (månadsavlönad) eller
Nyanställning (ny person)
Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär.
2. Välj vilken befattning som ska gälla för anställningen och
klicka där efter på Bekräfta. Formuläret öppnas.
Bild: Befattning väljs i flervalslistan vid rubriken Välj befattning.
3. Formuläret är uppdelat i två delar.
Första delen Person – Här registreras personuppgifter som
namn och adress
Andra delen Anställningsuppgifter – Här registreras de
uppgifter som ska gälla för anställningen.
Bild: Första delen av formuläret fylls i med personuppgifter för den anställde.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 30 / 127
4. Förklaring av fält i formulärets första del Person. De fält som är
markerade med ett (b) är de fält som kommer att komma ut på
anställningsavtal/bevis.
Fält/Knapp
Förklaring
Ange personens fullständiga personer
(10 siffror, utan bindestreck).
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta
om uppgift saknas
Fyll i personens förnamn och efternamn
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta
om uppgift saknas
Fyll i eventuell care of- adress om personen är
inneboende.
Fyll i personens utdelningsadress
Endast svensk adress ska anges i fältet. Utländsk
adress fylls i under knappen Utland.
Fyll i postnummer och postadress
Endast svensk adress ska anges i fältet
Utländsk adress fylls i under knappen Utland
Klicka på knappen för att ange utlandsadress
Raderna i adressen separeras genom att trycka
Enter
Utdelningsadressen får vara max 35 tecken.
Postorten får vara max 27 tecken
Är utländsk adress ifylld, skall inte svensk adress
vara fyllas i.
Uppgift om SINK-skatt och TIN-nummer skannas
och bifogas i ärendet, alternativt skickas in via
Portalen.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 31 / 127
Fält/Knapp
Förklaring
Myndigheten bestämmer själv vilket/vilka
telefonnummer (privat eller arbete) som ska anges i
fältet.
-Fältet är inte obligatoriskt
Myndigheten bestämmer själv vilken
e-postadress (privat eller arbete) som ska anges i
fältet.
-Fältet är inte obligatoriskt
Välj den adress där medarbetaren ska vara
placerad.
Kontakta Statens servicecenter om adressen
saknas i rullisten
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta
om uppgift saknas.
-Uppgifterna skickas för statistik till SCB
Ange Tjänstgöringsort (4 siffror). Under knappen
med frågetecknet finns en förteckning över olika
tjänstgöringsortskoder.
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta
om uppgift saknas.
-Uppgifterna skickas för statistik till SCB
Om personen inte varit anställd tidigare inom
myndigheten; Ange anställningens
Fr om-datum
Uppgiften går att komplettera vid ett senare tillfälle.
Se kapitel Personuppgifter
Första anställningsdag inom staten.
Uppgiften går att komplettera vid ett senare tillfälle.
Se kapitel Personuppgifter
- Fältet är inte obligatoriskt, men är till hjälp för
myndigheten vid beräkning av NOR
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 32 / 127
5. Formulärets andra del, Anställningsuppgifter
Bild: Formulärets andra del Anställningsuppgifter
6. Förklaring till fält och knappar i formuläret Nyanställning (ny
person) eller Nyanställning (månadsavlönad). Fält markerade med
ett (b), är de fält som kommer ut på Anställningsavtal/bevis
Fält/Knappar
Förklaring
Ange ett anställningsnummer 1-9.
Myndigheten kan ha interna rutiner för vilket
anställningsnummer som ska användas för olika typer
av anställningar.
-Fältet är inte obligatoriskt. Om Anr saknas väljer
Statens servicecenter, det första lediga numret.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 33 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Registrera personens första anställningsdag.
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Vid en tillsvidareanställning eller provanställning
lämnas fältet tomt.
Vid en tidsbegränsad anställning ska sista
anställningsdag registreras
-Fältet är inte obligatoriskt men ska vara ifyllt om
anställningen är tidsbegränsad
Välj typ av anställning. Klicka på ”?” för ytterligare
information om olika typer av anställningar.
Vid provanställning, använd Lön, Individuell
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Välj anställningsform
Vid provanställning, använd Provanställning LAS 6§
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Ange datum för provanställningens sista dag.
Enligt Statens servicecenter ordinarie rutin,
registreras provanställningar automatiskt till en
tillsvidareanställning fr.o.m. dagen efter
provanställningens upphörande.
Skall provanställningen avbrytas registreras det i
formulär för Avslut av anställning.
Välj avgångsorsak, vid tidsbegränsade anställningar.
Registrera anställningens omfattning
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 34 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Registrera anställningens månadslön.
Vid deltidsanställning, ange månadslönen som den
hade varit vid heltid.
För anställningar utan lön; Registrera anställningen i
formuläret Nyanställning (anställd utan lön)
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Om lönen inte ska ingå i innevarande års lönerevision
kan året för den lönesatta nivån registreras i fältet
-Fältet är inte obligatoriskt
Välj det kollektivavtal som ska gälla för anställningen.
För ytterligare information klicka på ”?”
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Vid en anställningsomfattning under 100%; Ange i
fältet hur arbetstiden ska förläggas.
Ex: Ledig måndagar eller arbetstiden är jämnt fördelat
över veckan.
-Fältet är inte obligatoriskt
Välj den organisationsenhet där personen ska vara
placerad.
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Används av vissa myndigheter, när en person har en
funktion på annan organisationsenhet än där
anställningen är placerad. Klicka på ”?” för ytterligare
information.
-Fältet är inte obligatoriskt
Klicka på knappen och ange för vem personen har ett
vikariat.
-Fältet är inte obligatoriskt
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 35 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Klicka på knappen och registrera konteringen för
anställningen. Samtliga fält för konteringen behöver
anges. Undantaget är fältet för funktion som inte är
tvingande.
Totat omfattning på kontering måste uppgå till 100%
Lämna konteringens Tom-datum tomt.
-Uppgiften är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta
om uppgift saknas.
Universitet och högskolor.
SCB kräver inte längre in denna uppgift för universitet
och högskolor. Fältet finns kvar för de myndigheter
som använder uppgiften för internt bruk.
-Fältet är inte obligatoriskt
Universitet och högskolor.
Välj ämnestillhörighet. Uppgiften syns bl a i rapporten
personalredovisning
-Fältet är inte obligatoriskt, men ska fyllas i då
uppgiften skickas för statistikuppgifter till SCB.
Klicka på knappen och registrera BESTA-kod
För ytterligare information om BESTA; klicka på
knappen med frågetecknet
-Fältet är inte obligatoriskt, men ska fyllas i då
uppgiften skickas för statistikuppgifter till SCB.
Om specifika uppgifter om Ämne eller arbetsuppgifter
ska framkomma på anställningsavtal/bevis/beslut,
anges de uppgifterna här.
-Fältet är inte obligatoriskt
Här anges övriga uppgifter som gäller anställningen,
exempelvis om anställningen avser ett vikariat för
någon annan. Uppgifterna syns på
anställningsavtal/bevis/beslut
-Fältet är inte obligatoriskt
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 36 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Beroende på myndighetens avtal med sin bank, kan
möjligheterna till lönespecifikation på papper variera.
Rutan ska markeras om avtal om specifikation på
papper eller digitalt i Danske Bank finns
Lönespecifikation finns alltid tillgänglig för behörig
medarbetare i Primula webb och i digital
myndighetsbrevlåda
Universitet och Högskolor
Markeras för anställda enligt läraravtalet, som inte ska
kunna söka semester via Primula webb,
Ifyllt fält kommer med vid utskrift av
anställningsavtal/bevis/beslut.
Om personens semesterrätt avviker från
Villkorsavtalets ordinarie semesterrätt anges det här.
Exempelvis VASA-avtalet, Studentmedarbetare
Markera rutan för de medarbetare som har
förtroendearbetstid.
Om medarbetaren ska flexrapportera i Primula webb,
skriv 2 i fältet.
Namn på den som handlagt ärendet i Primula webb
Namn på person som attesterar ärendet enligt
gällande delegation
Här kan du ange övriga anställningsvillkor som ska
synas på anställningsavtalet/beslutet.
T ex; Vikarie för …, eller Förtroendearbetstid
Vid nyanställning måste du ange till vilken
organisation ärendet ska skickas för granskning
och/eller attest.
-Uppgiften måste fyllas i. Ärendet går annars inte att
skicka.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 37 / 127
7. Längst ned i formuläret finns två uppgifter som Statens
servicecenter fyller i när de hanterar ärendet. Här behöver du
inte ange något.
Bild: Uppgifter om schema och sysselsättningsgrad fylls i av Statens servicecenter
8. När du har fyllt i formuläret finns det anställningsavtal eller
anställningsbevis/beslut för utskrift, längst ner på sidan under
rutan med beslutsalternativ.
Bild: Välj Anställningsavtal i rullisten som finns längst ned i formuläret, för utskrift
9. Välj till vilken organisationskod som ärendet ska skickas i
flervalslistan Skickas till handläggare på.
Välj därefter Beviljas och Skicka. Ärendet skickas nu framåt i
flödet till nästa roll för granskning och/eller attest.
Bild: Beslutsruta som visar hur ärendet ska skickas vidare till nästa roll i flödet.
10. Granskare/Attesterare För hantering av ärende vid granskning och/eller attest. Läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 38 / 127
Nyanställning (timavlönad) eller Ny intermittent ö.k
Formuläret används för timavlönade anställningar och intermittenta
överenskommelser. Formuläret har olika namn, då myndigheter har
olika begrepp för den här typen av anställningar.
Registreringen i formuläret genererar ingen lön, utbetalning av lön
sker först när arbetade timmar har registrerats. När formuläret är ifyllt
finns en intermittent överenskommelse för utskrift.
Formuläret är indelat i två delar. Person och Anställningsuppgifter.
Den anställde själv registrerar inga uppgifter i formuläret utan det är
en källrapportör som registrerar uppgifterna i formuläret.
1. Välj formuläret Nyanställning (timavlönad) eller Ny
intermittent ö.k.
Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär
2. Välj vilken befattning som ska gälla för överenskommelsen
eller anställningen och klicka där efter på Bekräfta. Formuläret
öppnas.
Bild: Flervalslista för att välja befattning
Tänk på!
- De fält som är rödmarkerade, är de uppgifter som Statens servicecenter
behöver för att en lön ska kunna utbetalas.
- Varje myndighet kan ha interna rutiner för vilka övriga uppgifter som
ska registreras.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 39 / 127
3. Fyll i formulärets första del Person
Bild: Första delen av formuläret fylls i med personuppgifter för den anställde
4. Förklaring till fält och knappar i Person i formuläret Ny intermittent
ö.k eller Nyanställning (timavlönad). Fälten som är markerade med
(b) är de som kommer ut på anställningsavtal/överenskommelse
Fält/Knappar
Förklaring
Fyll i personens personnummer, 10 siffor utan bindestreck
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Fyll i förnamn och efternamn
-Uppgiften är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Fyll i om personen är inneboende hos annan.
Fyll i personens adress
Endast svensk adress ska anges i fältet. Utländsk adress fylls
i under knappen Utland
Fyll i postnummer och postadress.
Endast svenskt postnummer och postadress skall anges i
fältet.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 40 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Klicka på knappen för att ange utlandsadress
Utdelningsadressen får vara max 35 tecken.
Postorten får vara max 27 tecken
Raderna i adressen separeras genom att trycka Enter
Är utländsk adress ifylld, skall inte fälten för svensk adress
vara ifyllda
Uppgifter om SINK-skatt, TIN-nummer, Arbetsland och
Medborgarland bifogas i ärendet, alternativt skickas in via
Portalen.
Registrera personens telefonnummer
-Uppgiften är inte obligatoriskt
Registrera personens e-mail
-Uppgiften är inte obligatoriskt
Ange personens arbetsställe.
Det kan finnas interna rutiner på din myndighet för vilket
arbetsställe som ska anges för intermittent anställda.
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
-Uppgiften skickas för statistik till SCB
Ange Tjänstgöringsort.
Det är en fyrsiffrig kod. Klicka på ”?” för ytterligare information
om tjänstgöringsort
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
-Uppgiften skickas för statistik till SCB
Ange uppgift för skatteavdrag i procent. I normalfallet ska
30% anges, då arbetsgivaren oftast inte är huvudarbetsgivare
för timavlönade/intermittenta.
-Fältet är inte obligatoriskt
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 41 / 127
5. Fyll i Anställningsuppgifter i formuläret Nyanställning (timavlönad) eller
Ny intermittent ö.k.
Bild: Andra delen av formuläret Nyanställning (timavlönad) fylls i med anställningsuppgifter
6. Förklaringar till fält och knappar i Anställningsuppgifter. Fälten markerade
med ett (b) är de som kommer ut på anställningsavtal/överenskommelse
Fält/Knappar
Förklaring
Ange ett anställningsnummer 1-9 för anställningen.
Din myndighet kan ha interna rutiner för vilket
anställningsnummer som ska användas för olika typer av
anställningar.
-Om Anr saknas, registrerar Statens servicecenter första
lediga anställningsnummer
Ange från och med när överenskommelsen gäller
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 42 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Ange till och med när överenskommelsen gäller
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Välj Typ av anställning.
För ytterligare info om anställningstyper; klicka på ?
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Välj Anställningsform
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Klicka på knappen och fyll i uppgifter om överenskommelsen
gäller ett vikariat för annan person.
Ange Timlön exkl. semesterersättning
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Välj Organisationsenhet.
Myndigheten kan ha interna rutiner för vilken
organisationsenhet som intermittent personal ska kopplas till.
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
För intermittenta överenskommelser kan kontering registreras
direkt vid registrering av överenskommelsen. Om kontering
inte fylls i här, kan kontering istället registreras vid varje
ersättningstillfälle i respektive formulär för ersättning.
-Uppgiften är inte obligatorisk
Universitet och Högskolor:
Rutin för uppgift om BESTA/AID vid intermittenta
överenskommelser, kan variera mellan olika myndigheter.
-Uppgiften är inte obligatorisk
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 43 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
I fältet anges eventuell beslutstext eller diarienr, enligt din
myndighets interna rutin
-Uppgiften är inte obligatorisk
Ange arbetsuppgift, enligt din myndighets interna rutin
-Uppgiften är frivillig
Beroende på din myndighets avtal med banken, kan
möjligheterna till lönespecifikation på papper eller digitalt via
bank variera.
Lönespecifikation finns alltid tillgänglig för behörig
medarbetare, i Primula webb, eller om din myndighet är
ansluten till Mina meddelanden (Kivra eller liknande)
Fältet används för att fylla i övrig information för
överenskommelsen. Det kan gälla specifika
överenskommelser med medarbetaren som ska kunna
framgå av den intermittenta överenskommelsen.
-Uppgiften är frivillig
Namn på person som skrivit anställningsformulär
Namn på person som är beslutande (ex chef)
Välj till vilken organisation ärendet ska skickas för granskning
och/eller attest.
-Fältet är obligatoriskt.
7. När formuläret är ifyllt finns underlaget Intermittent
överenskommelse för utskrift längst ner på sidan.
Bild: Underlag för utskrift hämtas längst ned i formuläret
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 44 / 127
8. Välj till vilken organisationskod som ärendet ska skickas, i
flervalslista Skickas till handläggare på.
Välj därefter Beviljas och Skicka. Ärendet skickas nu framåt i
flödet till nästa roll för granskning och/eller attest.
Bild: Beslutsruta där ärendet beviljas och skickas vidare till nästa roll i flödet.
9. När ärendet avslutas av Statens servicecenter blir uppgifterna i
anställningen registrerade i systemet och inrapportering av
ersättning blir möjlig.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 45 / 127
Nyanställning (anställd utan lön)
Formuläret används vid anställningar av personer som är knuten till
myndigheten, utan att lön ska utbetalas.
Formuläret är indelat i två delar. Person och Anställningsuppgifter.
Medarbetaren registrerar inga uppgifter i formuläret utan det är en
källrapportör som registrerar uppgifterna i formuläret.
1. Välj formuläret Nyanställning (anställd utan lön)
Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär
2. Välj vilken befattning som ska gälla för anställningen och
klicka där efter på Bekräfta. Formuläret öppnas.
Bild: Befattning väljs i flervalslistan vid rubriken Välj befattning 3. Börja med att fylla i formulärets första del Person.
Förklarande text till knappar och fält.
Fält/Knapp
Förklaring
Ange personens fullständiga personer (10 siffror, utan bindestreck). -Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om uppgift saknas
Tänk på!
- De fält som är rödmarkerade, är de uppgifter som Statens servicecenter
behöver för att ärendet ska kunna hanteras.
- Varje myndighet kan ha interna rutiner för vilka övriga uppgifter som
ska registreras.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 46 / 127
Fält/Knapp
Förklaring
Fyll i personens förnamn och efternamn
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas
Fyll i eventuell care of- adress
Fyll i personens utdelningsadress
Endast svensk adress ska anges i fältet. Utländsk adress
fylls i under knappen Utland.
Fyll i postnummer och postadress
Endast svensk adress ska anges i fältet
Utländsk adress fylls i under knappen Utland
Klicka på knappen för att ange utlandsadress
Raderna i adressen separeras genom att trycka Enter
Utdelningsadressen får vara max 35 tecken.
Postorten får vara max 27 tecken
Är utländsk adress ifylld, skall inte svensk adress fyllas i.
Uppgift om SINK-skatt och TIN-nummer skannas och
bifogas i ärendet, alternativt skickas in via Portalen.
Myndigheten bestämmer själv vilket/vilka telefonnummer
(privat eller arbete) som ska anges i fältet.
-Fältet är inte obligatoriskt
Myndigheten bestämmer själv vilken
e-postadress (privat eller arbete) som ska anges i fältet.
-Fältet är inte obligatoriskt
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 47 / 127
Fält/Knapp
Förklaring
Välj den adress där medarbetaren ska vara placerad.
Kontakta Statens servicecenter om adressen saknas i
rullisten
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
-Uppgifterna skickas för statistik till SCB
Ange Tjänstgöringsort (4 siffror). Under knappen med
frågetecknet finns en förteckning över olika
tjänstgöringsortskoder.
-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
-Uppgifterna skickas för statistik till SCB
Om personen inte varit anställd tidigare inom myndigheten;
Ange anställningens
Fr om-datum
Första anställningsdag inom staten.
- Fältet är inte obligatoriskt, men är till hjälp för
myndigheten vid beräkning av NOR
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 48 / 127
4. Nästa del i formuläret är Anställningsuppgifter. De fält som är
markerade med (b), är uppgifter som kommer att synas på
utskriften av anställningsavtal/beslut.
Bild: Formulärets andra del Anställningsuppgifter
Fält/Knappar
Förklaring
Ange ett anställningsnummer 1-9 för anställningen.
Din myndighet kan ha interna rutiner för vilket
anställningsnummer som ska användas för olika typer av
anställningar.
-Om uppgift saknas, registrerar Statens servicecenter första
lediga anställningsnummer
Ange från och med när överenskommelsen gäller
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 49 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Ange till och med när överenskommelsen gäller
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Välj Typ av anställning.
För ytterligare info om anställningstyper; klicka på ”?”
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Välj Anställningsform
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Välj avgångsorsak, vid tidsbegränsade anställningar
Ange anställningens omfattning
Fältet är låst och går inte att fylla i
Välj det avtal som ska gälla för anställningen
Ange 0 i rutan Avvikande semester om personen inte ska ha
någon semesterrätt
Vid deltidsanställning, fyll i hur arbetstiden ska förläggas.
Exempelvis: Ledig måndag ojämna veckor
Välj Organisationsenhet.
Myndigheten kan ha interna rutiner för vilken
organisationsenhet som intermittent personal ska kopplas till.
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 50 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
För anställningar utan lön är inte kontering obligatorisk men
det kan vara bra att konteringsuppgifter finns i de fall
medarbetaren ska få ersättning för resa eller liknande.
-Uppgiften är inte obligatorisk
Används av Universitet och högskolor.
Uppgift om Vetenskapsområde skickas inte som
statistikuppgift till SCB. Fältet används endast om
myndighetens interna rutin säger det.
Används av Universitet och högskolor.
Uppgift skickas som statistik till SCB
Universitet och Högskolor:
Rutin för uppgift om BESTA/AID vid intermittenta
överenskommelser, kan variera mellan olika myndigheter.
-Uppgiften är inte obligatorisk
Ange ämne/arbetsuppgift, enligt din myndighets interna rutin
-Uppgiften är frivillig
Ange övriga uppgifter för anställningen. Detta syns inte på
utskriften för anställningsavtalet i Primula.
Beroende på din myndighets bankavtal, kan möjligheterna till
lönespecifikation på papper variera.
Lönespecifikation finns alltid tillgänglig för behörig
medarbetare, i Primula webb
I fältet anges eventuell beslutstext eller diarienr, enligt din
myndighets interna rutin
-Uppgiften är inte obligatorisk
Namn på person som handlagt ärendet i Primula webb
Namn på person som är beslutande enligt gällande
delegationsordning
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 51 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Fältet används för att fylla i övrig information för
överenskommelsen. Det kan gälla specifika
överenskommelser med medarbetaren som ska kunna
framgå av den intermittenta överenskommelsen.
-Uppgiften är frivillig
Välj till vilken organisation ärendet ska skickas för granskning
och/eller attest.
-Fältet är obligatoriskt.
5. När formuläret är ifyllt finns underlaget Intermittent
överenskommelse för utskrift längst ner på sidan.
Bild: Underlag för intermittent överenskommelse hämtas längst ned i formuläret
6. Välj den organisationskod ärendet ska skickas till, i
flervalslistan Skickas till handläggare på. Välj därefter
Beviljas och Skicka. Ärendet skickas nu framåt i flödet till
nästa roll för granskning och/eller attest.
Bild: Beslutsruta där ärendet beviljas och skickas vidare till nästa roll i flödet.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 52 / 127
Förändring/Förlängning (månadsavlönad)
Formuläret används vid förändringar eller förlängningar av en
månadsanställning. I formuläret registreras inga personuppgifter, utan
endast förändrande anställningsuppgifter.
När formuläret skickas vidare kommer förändringen, för mottagande
roll, vara markerad med en * (asterisk), vid fältet där förändring skett.
Detta för att Granskare, Attesterare och Statens servicecenter enkelt
ska kunna se vad förändringen gäller.
1. Välj formuläret Förändring/Förlängning
Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta, ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.
Tänk på!
- De fält som är rödmarkerade, är de uppgifter som Statens servicecenter
behöver för att en ska kunna utbetalas.
- Varje myndighet kan ha interna rutiner för vilka övriga uppgifter som
ska registreras.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 53 / 127
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna.
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka
på pilen till höger vid flervalslistan och välj den anställning som ska
förändras/förlängas och klicka på Bekräfta
Bild: Klicka på Bekräfta när rätt anställning valts i flervalslistan
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 54 / 127
5. Därefter öppnas formuläret. Läs noga igenom instruktionerna i
formuläret innan registrering påbörjas. Många av fälten
innehåller redan uppgifter när formuläret.
Bild: Formuläret Förändring/förlängning
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 55 / 127
6. Förklaring till fälten i formuläret Förändring/Förlängning
(månadsavlönad)
Fält
Förklaring
Uppgifter om förnamn och efternamn, finns automatiskt
med i formuläret när det öppnas.
Klicka på knappen Anst.info, så visas information om
anställningshistorik inom myndigheten
Beräkning av LAS-grundande anställningstid inom
myndigheten.
LAS blir tillförlitligt först två år efter införande av
anställningsformulär i Primula webb.
Förifyllt datum i fältet From är datumet för senaste
anställningsändring.
När förlängning/förändring ska ske; Ta bort befintligt
datum och registrera från och med när
förändring/förlängning ska börja gälla.
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 56 / 127
Fält
Förklaring
Om medarbetaren har en tidsbegränsad anställning så är
fältet Tom förifyllt med det datum som nuvarande
anställningsperiod upphör att gälla
Det finns olika scenarion.
1. Personens anställning ska förlängas, dvs ha
ett nytt T.o.m.-datum. Ta bort befintligt Fr.o.m.-
datum och registrera det datumet som infaller efter
befintligt T.o.m.-datum. Ändra därefter befintligt
T.o.m.-datum till nytt datum, alternativt. lämna
fältet tomt om anställningen övergår till en
tillsvidareanställning
2. Personen ska ha en tillfälligt utökad
omfattning, men anställningsperioden är
fortsatt den samma. Ange datum när ändringen
skall gälla från i Fr.o.m.-fältet men ändra INTE
T.o.m.-datum. Låt befintligt T.o.m.-datum ligga
kvar, och ange i Medd./Bil, Fr.o.m. vilken dag
personen ska återgå till ordinarie omfattning.
3. Personen har en tillsvidareanställning men ska
ha en tillfällig utökad omfattning under en
period. Ange datum när ändringen skall gälla från
i From-datum men lämna Tom-fältet tomt. Ange i
Medd./Bil, Fr.o.m. vilket datum personen ska
återgå till sin ordinarie omfattning. Statens
servicecenter registrerar förändringen.
Den uppgift som syns i fältet är uppgift för befintlig
anställning. Välj annan Typ av anställning, om det ska
förändras
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Den uppgift som syns i fältet är uppgift för befintlig
anställning. Välj annan Anställningsform, om det ska
förändras
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 57 / 127
Fält
Förklaring
Den uppgift som syns i fältet är uppgift för befintlig
anställning. Välj annan Avgångsorsak, om det ska
förändras.
- Uppgiften är inte obligatoriskt, men vid en tidsbegränsad
anställning får det inte lämnas tomt.
Den omfattning som syns i fältet är omfattning för befintlig
anställning. Registrera annan Omf, om den ska förändras.
Vid tillfällig utökning/förändring av omfattning; ange i
Medd./Bil, fr.o.m. när personen återgår till sin ordinarie
omfattning
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Den månadslön som syns i fältet är månadslön heltid för
befintlig anställning. Registrera annan Månadslön Heltid,
om det ska förändras.
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Om ny lön har överenskommits och inte ska ingå i årets
löneöversyn ska löneår anges i fältet.
Den befattning som syns i fältet är befattning för befintlig
anställning. Välj annan Befattning, om det ska förändras.
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Den Sektion/Avdelning som syns i fältet är där befintlig
anställning är placerad. Välj annan Sektion/Avdelning, om
det ska förändras.
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Det Arbetsställe som syns i fältet är Arbetsställe för
befintlig anställning. Välj annat Arbetsställe, om det ska
förändras.
-Uppgiften är inte obligatorisk, men ska fyllas i då
uppgiften skickas för statistikuppgifter till SCB.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 58 / 127
Fält
Förklaring
De olika avtalen används för att kunna göra rätt
beräkningar i systemet, samt för att rätt koder ska skickas
till SCB.
När det står ett ”T” efter avtalsnamnet så innebär det att
personen ska gå på Villkorsavtal-T (Saco).
-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om
uppgift saknas.
Här anges uppgifter om anställningen avser ett vikariat för
en annan person.
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Ange koden för tjänstgöringsorten. Under ”?” finns
information om koden för Tjänstgöringsort.
-Uppgiften är inte obligatorisk, men ska fyllas i då
uppgiften skickas för statistikuppgifter till SCB.
Om arbetstiden understiger 100%; Ange hur personens
arbetstid ska förläggas. Exempel: ledig fredag, eller,
arbetar alla dagar med kortare arbetstid.
SSC Lönekonsult registrerar schema enligt de uppgifter
som lämnats.
Den kontering som syns under knappen är kontering för
befintlig anställning. Välj annan Kontering, om det ska
förändras
Lämna fältet konteringens T.o.m-datum tomt.
Om texten på knappen är blå betyder det att det redan
finns registrerade uppgifter. Klicka på knappen och
säkerställ att uppgifterna är korrekta.
Om specifika uppgifter om Ämne eller arbetsuppgifter ska
framkomma på anställningsavtal/bevis/beslut, anges de
uppgifterna här.
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Här anges övriga uppgifter som gäller anställningen
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 59 / 127
Fält
Förklaring
Klicka på knappen och fyll i BESTA-koden.
Om texten på knappen är blå innebär det att det redan
finns registrerade uppgifter. Klicka på knappen och
säkerställ att uppgifterna är korrekta.
-Uppgiften är inte obligatorisk men ska fyllas i. Uppgiften
används bland annat för årlig redovisning av
kompetensförsörjning till regeringen.
Rutan markeras för de personer som följer läraravtalet och
som INTE ska kunna söka semester själv i Primula webb.
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Gäller Universitet och högskolor
SCB kräver inte längre in denna uppgift för anställningar
efter 2011. Fältet finns kvar för de myndigheter som
använder uppgiften för internt bruk och syns ibland annat
rapporten Personalredovisning.
-Uppgiften är inte obligatorisk
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Gäller Universitet och högskolor
Välj ämnestillhörighet. Uppgiften syns bla i rapporten
personalredovisning.
-Uppgiften är inte obligatorisk, men ska fyllas i. Uppgiften
skickas för statistikuppgifter till SCB.
I fältet anges eventuell beslutstext eller diarienr, enligt din
myndighets interna rutin
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Om personens semesterrätt ska avvika från Villkorsavtalet,
anges det i rutan. Det kan exempelvis gälla personer som
följer VASA-avtalet, Studentmedarbetare.
-Uppgiften fylls i enligt avtal
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 60 / 127
7. Längst ned i formuläret finns två uppgifter som Statens
servicecenter fyller i när de hanterar ärendet. Här behöver du
inte ange något.
Bild: Uppgifter om schema och sysselsättningsgrad fylls i av Statens servicecenter
8. När formuläret är ifyllt finns det att hämta
anställningsavtal/beslut för utskrift, längst ner på sidan.
Bild: Välj Anställningsavtal i rullisten som finns längst ned i formuläret för utskrift.
9. Välj därefter Beviljas och klicka på Skicka, ärendet skickas
framåt i flödet till nästa roll för granskning och/eller attest.
Bild: Beslutsruta där ärendet beviljas och skickas vidare till nästa roll i flödet
10. När Granskare/Attesterare öppnar det skickade formuläret
Förändring/Förlängning kommer fälten, där förändringar
skett, vara markerade med en röd *(asterisk)
11. Granskare/Attesterare För information om hantering av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 61 / 127
Förändring/Förlängning (timavlönad)
Formuläret används när intermittenta överenskommelser för
timavlönade medarbetare ska förändras eller förlängas.
1. Välj formuläret Förändring/Förlängning (intermittent ök)
Bild: Formuläret väljer du i flervalslistan vid rubriken Välj formulär
2. Skriv in personnummer eller efternamn, förnamn i sökrutan,
klicka på Sök
Bild: Sökruta fylls i med antingen personnummer eller namn
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta där samtliga sökträffar visas. Välj person och klicka på Bekräfta
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp.
Välj anställning och klicka på Bekräfta.
Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom myndigheten
Tänk på!
- De fält som är rödmarkerade, är de uppgifter som Statens servicecenter
behöver för att en ska kunna utbetalas.
- Varje myndighet kan ha interna rutiner för vilka övriga uppgifter som
ska registreras.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 62 / 127
5. Nu öppnas formuläret. När formuläret öppnas är det förifyllt
med de senaste anställningsuppgifterna som finns registrerade
på personen. Läs noga igenom instruktionerna i formuläret
innan registrering i formuläret Förändring/förlängning
(intermittent ö.k) påbörjas.
Bild: Formuläret Förändring/Förlängning (intermittent ö.k)
6. Förklaring till fält och knappar i formuläret
Förändring/Förlängning (timavlönad).
Fält/Knappar
Förklaring
Uppgifter om namn är förifyllda när formuläret
öppnas
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 63 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Klicka på knappen för översikt över
anställningshistorik
Beräkning av LAS-grundande anställningstid inom
myndigheten.
LAS räknar riktigt först 2 år efter din myndighets
anslutning till anställningsformulär i Primula webb
Fältet visar senaste anställningsperiodens Fr.o.m.-
datum.
Vid förlängning; Ange nytt Fr.o.m.-datum
-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte att
avsluta om uppgift saknas
Fältet visar senaste anställningsperiodens till och
med- datum.
Vid förlängning; Ange nytt Tom-datum
-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte att
avsluta om uppgift saknas
Fältet visar senaste val av Typ av anställning
Om förändring, välj ny Typ av anställning.
För ytterligare info om anställningstyper; klicka på
frågetecknet
-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte att
avsluta om uppgift saknas
Fältet visar senaste val av Anställningsform
Om förändring, välj ny Anställningsform
-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte att
avsluta om uppgift saknas
Om förlängningen är ett vikariat, fyll i namnet på
personen som vikariatet avser.
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Om timlön har förändrats; Ange ny timlön
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 64 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Fyll i uppgift om befattning
-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte att
avsluta om uppgift saknas
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
För intermittenta överenskommelser kan det finnas
interna rutiner för till vilken organisationskod
intermittenta ska kopplas
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Registrera anställningens kontering.
Om knapptexten är blå, betyder det att uppgift redan
finns.
Kontrollera att konteringen är korrekt.
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Klicka på knappen för att ange Ämne/arbetsuppgift
för anställningen
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
För att registrera uppgifter om BESTA-kod, klicka på
knappen
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
-Uppgifter om BESTA skickas till Arbetsgivarverket
för statistik
Fyll i fältet med beslutstext/diarienr
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Ange namn på den som registrerat
anställningsuppgifter i formuläret
Ange namn på beslutande chef
-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 65 / 127
7. När formuläret är ifyllt finns underlaget Intermittent
överenskommelse för utskrift, längst ner på sidan
Bild: Intermittent överenskommelse för utskrift hämtas längst ned på sidan.
8. Välj därefter Beviljas och klicka på Skicka. Ärendet skickas
framåt i flödet till nästa roll för granskning och/eller attest,
eller till Statens servicecenter.
Bild: Beslutsruta
9. Granskare/Attesterare För information om hantering av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende och
kapitel Skicka eller Verkställ
10. När ärendet är avslutat av Statens servicecenter kan
medarbetare eller källrapportör registrera arbetade timmar i
formulär under Ersättningar/Arvoden.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 66 / 127
Avsluta anställning
Formuläret Avsluta anställning, används då arbetsgivaren avslutar en
anställning.
1. Välj formuläret Avsluta anställning
Bild: Formuläret väljer du i flervalslistan vid rubriken Välj formulär.
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta, ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna.
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning som ska avslutas och klicka på Bekräfta
Bild: Flervalslista som visar den anställdes samtliga anställningar inom myndigheten.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 67 / 127
5. Därefter öppnas formuläret. Läs noga igenom instruktionerna i
formuläret innan registrering i formuläret Avslut av anställning
påbörjas.
Bild: Formuläret Avslut av anställning
6. Förklaring till fält/knappar i formuläret Avsluta anställning
Fält/Knappar
Förklaring
Klicka på knappen för information om
anställningshistorik
Datumet anger senaste
anställningsförändringen. Exempel på
förändringar:
Förändring av omfattning
Förändring av schema
Förändring av lön
Förändring av tjänstebenämning
Fyll i datum för sista anställningsdagen.
Om datumet Senaste anställningsändring
inträffar efter anställningens avslutsdatum;
Meddela Statens servicecenter via Portalen,
att datumet för Senaste anställningsändring
behöver tas bort.
-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte
att avsluta om uppgift saknas
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 68 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Välj avgångsorsak
-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte
att avsluta om uppgift saknas
7. När samtliga uppgifter är ifyllda, välj Beviljas och klicka på Skicka
och ärendet går vidare till nästa roll i flödet.
Bild: Beslutsruta. Om ärendet är godkänt välj Beviljas och klicka på Skicka
8. Granskare/Attesterare: Kontrollera att rätt datum och
avgångsorsak är ifylld.
9. Granskare/Attesterare För information om hantering av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende och
kapitel Skicka eller Verkställ
Slutlön och utbetalning av kvarvarande semesterdagar och komptid,
sker månaden efter anställningens upphörande.
Om slutlön inte ska betalas ut eller om behörigheter inte ska avslutas,
meddelas Statens servicecenter senast datum för manuellt lönematerial
enligt tidplan.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 69 / 127
Egen uppsägning
Formuläret Egen uppsägning, finns även under Min sida. Formuläret ska
fyllas i av medarbetaren själv då denne önskar avsluta sin anställning. När
medarbetaren skickat ärendet tar Granskare/Attesterare ställning till om
medarbetarens önskade sista anställningsdag är godkänd med hänsyn till
uppsägningstid och verksamhet.
Förklaring till fält och knappar i formuläret Egen uppsägning
1. När alla uppgifter är ifyllda kan underlag Uppsägning egen
begäran skrivas ut för arkivering.
Bild: Underlag för utskrift finns längst ner i formuläret.
2. Granskare/Attesterare För information om hantering av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende och
kapitel Skicka eller Verkställ
3. Slutlön och utbetalning av kvarvarande semesterdagar och
komptid sker månaden efter anställningens upphörande.
Om det inte skall betalas ut någon slutlön, ska Statens
servicecenter meddelas detta via Portalen, senast det datum då
lönematerial skall vara Statens servicecenter tillhanda enligt
tidplan.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Fält/Knapp
Förklaring
Om önskad Sista anställningsdag är godkänd, attesteras
ärendet.
OBS! Om datumet för uppsägning inte är godkänt. Skriv en
anteckning i fältet Motivering och Medd./Bil. Returnera
därefter ärendet till medarbetaren.
Fältet är låst och går inte att ändra. Datumet visar när
senaste anställningsändring skedde. Det kan ex vara
ändring av schema, lön, omfattning, tjänstebenämning.
Här kan intern anteckning eller information göras.
Exempelvis om datum för önskad sista anställningsdag
behöver korrigeras av medarbetaren.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 70 / 127
Funktion
Funktion innebär möjligheten att koppla en medarbetare till en
enhet/organisation inom myndigheten, där medarbetaren har ett
uppdrag, utan att grundanställningen flyttas. Om det ska utbetalas ett
lönetillägg för uppdraget registreras det under Ersättningar/Arvoden.
1. Välj formuläret Funktion
Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta. Där efter
öppnas formuläret.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp.
Välj den anställning som ska kopplas till funktion. Klicka på
Bekräfta
Bild: Ruta med flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 71 / 127
5. Därefter öppnas formuläret Funktion. Läs noga igenom
instruktionerna i formulärets informationsruta och fyll i de uppgifter
som ska gälla för funktionen.
Bild: Formuläret Funktion.
6. När alla uppgifter är korrekt ifyllda, välj Beviljas och klicka på
Skicka, då skickas ärendet framåt till nästa roll i flödet.
Bild: Beslutsruta, välj Beviljas om ärendet ska godkännas och skickas vidare.
7. Granskare/Attesterare För information om hantering av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 72 / 127
Grundkontering
Formuläret används för att ändra grundkontering för en
månadsanställd. Generellt brukar flödet för formuläret vara att den
som startar ärendet även kan verkställa ärendet, det vill säga att
ärendet startas och avslutas av samma person.
Om det finns behov av ändrad kontering på framåtrapporterade
lönetillägg ska detta meddelas i Portalen.
1. Välj formuläret Grundkontering
Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 73 / 127
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj
den anställning där grundkontering ska förändras.
Bild: Ruta med flervalslista som visar medarbetarens anställningar inom myndigheten.
5. Därefter öppnas formuläret Grundkontering Läs noga igenom instruktionerna i formuläret innan registrering i
formuläret påbörjas.
Bild: Formuläret Grundkontering
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 74 / 127
6. Förklaring till fält/knappar i formuläret Grundkontering
Fält/Knapp
Förklaring
Ärende-id skapas automatiskt, när ett nytt ärende skapas
Fältet visar den grundlön som finns registrerad på befintlig
anställning.
-Uppgifterna förs över automatiskt till formuläret.
Fältet visar anställningens omfattning som finns registrerad
på befintlig anställning.
-Uppgifterna förs över automatiskt till formuläret.
Fältet visar personens för-, och efternamn.
-Uppgifterna förs över automatiskt till formuläret.
När grundkontering ska ändras, klicka på knappen
Kontering
Se förklaring här nedan för olika fält som finns under
Kontering
Omföring markeras om konteringsförändring ska ske bakåt
i tiden.
Omföring kan ej genomföras på lönehändelser som skett
innan övergången till Statens servicecenters lönetjänst.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 75 / 127
7. Förklaring till fält och knappar i rutan Kontering
8. När konteringen är klar, klicka på Bekräfta. Fönstret för
konteringen stängs och texten på knappen Kontering, blir blå.
9. Klicka därefter på Beviljas och Verkställ.
Bild: Beslutsruta. Om ärendet ska godkännas, välj Beviljas och klicka på Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Fält/Knapp
Förklaring
Tryck på +, och personens befintliga kontering
visas.
Ange From-datum som ny kontering ska gälla.
Fältet för Tom-datum, lämnas tomt.
Tom-datum registreras endast om en ny kontering
skapas i direkt anslutning. I sista konteringsraden
ska alltid fältet för Tom-datum vara tomt.
Den totala konteringen ska alltid uppgå till 100%
När konteringsrad är färdig tryck på +
Tar bort konteringsrad
Bekräftar registrerad kontering
Avbryter registrering
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 76 / 127
Minirapportering
Minirapportering är en funktion för att på ett enkelt sätt kunna
registrera person- och anställningsuppgifter för personer som är
arvodister.
Generellt är flödet att källrapportör registrerar person- och
anställningsuppgifter genom att verkställa ärendet. Sedan förs
uppgifterna över till lönesystemet utan ytterligare kontroller eller
attest.
Underlag för överenskommelse finns inte tillgänglig för utskrift för
uppgifter som är inrapporterade i Minirapportering.
Registrering av person- och anställningsuppgifter i Minrapportering
genererar ingen ersättning eller lön. Utbetalning av lön sker först när
arbetade timmar eller arvode har registrerats i formulär under
Ersättningar/Arvoden.
Bild: Minirapportering finns under menyn Handlägga
1. Skriv in personnummer och klicka på Sök.
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 77 / 127
2. Om personen inte finns registrerad sedan tidigare, kommer det ett
meddelande. Klicka på OK.
Bild: Dialogruta som visas vid sökning efter personer som tidigare inte blivit registrerade.
3. Klicka där efter på Skapa ny
Bild: Sökruta. Vid registrering av ny person, klicka på Skapa ny
4. Om personen redan finns registrerad som arvodist men till och
med - datum har passerat för överenskommelseperioden, gör
en förlängning av överenskommelsen. Se kapitel
Förändring/Förlängning av Minirapportering
Bild: Ruta där du anger personnummer.
5. Skriv in personnumret igen och klicka på Skapa
Bild: Ruta där personnummer för nya medarbetare registreras. Klicka på Skapa
6. Klicka på Ny anst
Bild: Ruta som visar att medarbetaren inte har några aktuella anställningar.
Klicka på Ny anst.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 78 / 127
7. Välj Anr och Organisatorisk enhet och klicka på Bekräfta. Din
myndighet kan ha interna rutiner för vilket Anr och vilken
Organisatorisk enhet som ska användas för arvodister.
Bild: Ruta för att välja Anställningsnummer och organisatorisk enhet. Klicka på Bekräfta
8. Nu öppnas formuläret
Bild: Formuläret Minirapportering
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 79 / 127
9. Förklaring till fält och knappar
Fält/Knappar
Förklaring
Det räcker att ange tilltalsnamnet.
Används då personen har ett dubbelnamn,
exempelvis Per-Olof
Om personen heter Johansson Larsson i
efternamn, anses Johansson i det här fallet vara
mellannamnet
Ange efternamn
Ange efternamnet på den personen där den
anställde är bosatt, om den anställde är
inneboende
Gatuadress och gatunummer
Endast svenskt postnummer kan anges
Postort
Om personen har en utländsk adress, dit
lönespecifikation och/eller kontrolluppgift ska
skickas.
Klicka på knappen och ange adress.
OBS! Vid utländsk adress får inte fälten för svensk
adress fyllas i.
Vid registrering av utlandsadress; Välj Landkod i
flervalslistan
Ange utlandsadressen i fältet.
Gatuadressen (max 35 tecken),
Postort inkl. postnummer (max 27 tecken)
Gör en radbrytning mellan gatuadress och postort.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 80 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Det är din myndighets avtal med sin bank, som
avgör huruvida den anställde får en
lönespecifikation på papper skickad till sig.
Välj arbetsställe i flervalslistan
Ange med 4 siffror vilken tjänstgöringsort som den
anställde har. Uppgifter om tjänstgöringsort hittar
du på SCB´s hemsida.
Lämnas vanligtvis tomt eftersom dessa oftast skall
betala procent skatt
Ange 30 % skatteavdrag.
Om skatt ej registreras, kommer det dras så kallad
straffskatt. Dvs tabellskatt +10%
Jämkning, beslut krävs från Skatteverket
Används för studerande och skolungdom. Fyll i
beloppsgräns enligt intyget.
Skatteverkets intygsblankett från arbetstagaren
krävs.
Finns intyg om att ingen skatt skall dras, sätt 0 i
belopp och ange datum. Gäller beslutet hela året,
ange hela året.
Registreras enligt beslut från Skatteverket.
Observera! SINK-beslutet måste gälla för det år då
ersättningen betalas ut. Så om beslutet gäller för
2018 men ersättningen betalas ut först i januari
2019, måste ett nytt SINK-beslut inkomma.
SINK-beslut skickas till Statens servicecenter så att
rätt skatteavdrag sker vid resor.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 81 / 127
Fält/Knappar
Förklaring
Ange förmånsvärdet för bilen, bilkod och from-tom.
Beslut om nyckelpersoner kommer från
Forskarskattenämnden och innebär en
skattelättnad för personen.
Gäller endast svensk utsänd personal som
omfattas av svensk socialförsäkring men betalar
skatt utomlands.
För ytterligare information om KU14 se
Skatteverkets hemsida.
Om personen är från ett land som har TIN-nummer,
ska fältet fyllas i. Uppgifterna skickas till
Skatteverket
Ska fyllas i då uppgifterna skickas till Skatteverket
Ska fyllas i då uppgifterna skickas till Skatteverket
Ska fyllas i då uppgifterna skickas till Skatteverket
10. När personuppgifterna är registrerade, klicka på Stäng
11. Klicka sedan på knappen Anst Uppg
Bild: Knappen Anst Uppg inringad
12. Anställningsuppgifter
Bild: Ruta med fält för att registrera anställningsuppgifter
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 82 / 127
13. Förklaring till fält och knappar
Fält och Knappar
Förklaring
Ange anställningsperiodens
fr.o.m. och t.o.m.– datum.
Välj typ av anställning i flervalslistan.
Typ av anställning Förklaring
Arvodist, arbetstagare
(pensionsgrundande)
Används för exempelvis föreläsare
Uppgiften skickas till SPV
Arvodist,
uppdragstagare
(ej
pensionsgrundande)
Används för personer som får
arvode för uppdrag som
Sakkunnig, Opponent,
Försöksperson, Sammanträden.
Uppgiften skickas ej till SPV.
Arvodist utan lön Uppgiften skickas till SPV
Stipendiat Uppgiften skickas till SPV
Välj befattning i flervalslistan
Välj vilken organisatorisk enhet som medarbetaren ska vara
kopplad till.
OBS! Det kan finnas interna rutiner på din myndighet till
vilken organisation som intermittent anställda och arvodister
ska vara kopplade till.
Kontering behöver inte registreras, den kan fyllas i när
ersättningen registreras.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 83 / 127
14. När anställningsuppgifterna är ifyllda, välj Beviljas och klicka
på Verkställ.
Bild: Beslutsruta. När ärendet ska godkännas, välj Beviljas och klicka på Verkställ
15. Medarbetarens person- och anställningsuppgifter blir nu
överförda och registrerade i lönesystemet.
16. Om registrering av ersättning ska ske för medarbetaren i
samband med att registrering skett i Minirapporteringar, klicka
på de två blå pilarna högst upp på sidan för att uppdatera.
Bild: Den klickbara symbolen för uppdatering av sidan..
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 84 / 127
Förändring/Förlängning i Minirapportering
För att kunna registrera ersättningar för en person som är registrerad i
Minirapportering, behöver anställningen vara aktuell. I det här
kapitlet beskrivs det hur du förlänger och/eller förändrar en persons
anställningsperiod i Minirapportering.
1. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.
2. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta
3. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka
på pilen till höger vid flervalslistan och välj den anställning som ska
förändras/förlängas. Klicka där efter på Bekräfta
Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom myndigheten.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 85 / 127
4. Två alternativ visar sig.
Pers Uppg: Här ändras uppgifter om namn, adress ev.
förändring av skatt.
Anst Uppg: Här ändras anställningens uppgifter, förlängning
eller ändring av Typ av anställning
I det här fallet ska du klicka på Anst Uppg.
Bild: Knappen Anst. Uppg inringad.
5. Gör de förändringar som önskas genom att fylla i de olika
fälten.
Vid förlängning; Ändra datum fälten From och Tom
Bild: Ruta med fält för uppgifter om anställningen
6. Klicka i Bevilja och Verkställ.
Bild: Beslutsruta. När ärendet ska godkännas, välj Beviljas och klicka på Verkställ.
7. Nu går det att rapportera ersättningar för personen till och med
det datum som lagts in.
8. Innan registrering av ersättning påbörjas, tryck på knappen för
uppdatering högst upp på sidan.
Bild: Den klickbara symbolen för uppdatering av sidan.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 86 / 127
Ersättningar/Arvoden
Under detta menyval registrerar källrapportör timersättning, arvoden
och eventuellt andra ersättningar som medarbetare inte själva kan
registrera. Granskare och attesterare hanterar ärenden i de fall de har
en siffra inom parentes vid rubriken.
Bild: Ersättningar/Arvoden under menyknappen Handlägga
Fasta löne- och uppdragstillägg
I det här formuläret registreras sådana lönetillägg som ska ske under
en längre period. Det är källrapportör som registrerar uppgifterna och
ärendet går vidare för granskning och/eller attest.
1. Välj formuläret Fasta löne- och uppdragstillägg i
flervalslistan
Bild: Välj formuläret Fasta löne- och uppdragstillägg
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 87 / 127
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka
på pilen till höger vid flervalslistan och välj den anställning där
lönetillägget ska tillämpas. Klicka där efter på Bekräfta
Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom myndigheten.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 88 / 127
5. Nu öppnas formuläret. Läs noga igenom informationstexten i
formuläret innan du påbörjar registreringen av ärendet.
1. Förnamn och efternamn är förifyllda när formuläret öppnas.
2. Fyll i ny kontering om tillägget ska ha en annan kontering än medarbetarens fasta grundkontering.
3. Välj vilken typ av ersättning medarbetaren ska ha.
4. Ange från och med, och till och med, som tillägget ska betalas ut
5. Ange månadsbeloppet för tillägget
6. Skriv vad tillägget avser. Om fältet lämnas tomt kommer det endast stå ”Lönetillägg” på medarbetarens lönespecifikation.
7. Skriv vad som ska framgå på beslutet.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 89 / 127
6. När samtliga uppgifter är ifyllda, så finns det ett beslut för
utskrift längst ner i formuläret.
Bild: Underlag för utskrift hämtas längst ner i formuläret.
7. Klicka sedan på Skicka och ärendet går vidare för granskning
och/eller attest.
8. Granskare/Attesterare:
För hantering av ärende, läs
kapitel Granska och/eller attestera ärenden i Primula
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 90 / 127
Friskvård, läkemedel och sjukvård
Medarbetaren registrerar själv sina utlägg i Primula webb.
Källrapportör kan registrera åt medarbetare om denne inte kan komma
åt Primula webb vid exempelvis en längre frånvaro. Din myndighet
kan ha interna rutiner om kvitton ska skannas och bifogas i ärendet
eller inte, alternativt om utläggsbilaga ska skrivas ut och
originalkvitton bifogas och skickas internt inom myndigheten för
granskning eller arkivering.
Inga kvitton ska skickas till Statens servicecenter.
Följande punkter kontrolleras vid granskning av begärd ersättning:
1. Personens namn ska framgå på kvittot
2. Kvittots datum ska vara under pågående anställning
3. Läkemedel ersätts endast om hela eller delar av beloppet ingår
i högkostnadsskyddet. Det belopp som ersätts ska redovisas på
receptspecifikationen som lämnas vid betalning av läkemedel.
Exempel på text som framgår på kvitto/receptspecifikation:
Egenavgift
Inom Förmån
Högkostnadsskydd
Det belopp som anges som Utom förmån på kvittot ersätts inte.
4. Om ersättningen avser sjukvård, kan begränsningsvärden
finnas inlagd exempelvis 95 kronor för ett läkarbesök. Om
medarbetaren haft två läkarbesök samma dag med två kvitton
måste utläggen registreras i två separata ärenden, annars
reduceras totala beloppet till begränsningsvärdet.
5. Ersättning för friskvård ska följa myndighetens
policy/riktlinje.
6. Statens servicecenter granskar inte underlag för ersättningar
som gäller friskvård, läkemedel och sjukvård. Efter attest går
den typen av ärenden direkt in i Primula
7. Granskare/attesterare:
För hantering av ärende, läs
kapitel Granska och/eller attestera ärenden i Primula
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 91 / 127
Föräldrapenningtillägg
Om medarbetaren under sin föräldraledighet inte kommer åt Primula
webb och därför inte kan registrera in sina utbetalningsavier från
Försäkringskassan, sänder medarbetaren in sina avier till arbetsgivaren
som registrerar underlagen.
För att föräldrapenningtillägg ska kunna utbetalas, behöver
medarbetaren ha en registrerad föräldraledighet under den period som
avierna avser.
1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär
Föräldrapenningtillägg
Bild: Formuläret Föräldrapenningtillägg finns under menyn Handlägga och
Ersättningar/Arvoden.
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 92 / 127
4. Fyll i datumperiod som avierna från Försäkringskassan avser.
Om medarbetaren har skickat in flera avier, skriv datumet på
den första avin i fältet From och datumet på den senaste avin i
fältet Tom.
Bild: Formuläret Föräldrapenningtillägg
5. Bifoga utbetalningsavierna i ärendet. Läs kapitel Bifoga
dokument i ärende
6. Klicka där efter på Skicka. Ärendet kräver ingen granskning
eller attest utan går direkt från källrapportör till Statens
servicecenter.
Bild: Knappen Skicka
7. Föräldrapenningtillägg ska skickas in löpande under
föräldraledigheten.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 93 / 127
Timlön
Registrering av timlön sker på olika sätt för olika myndigheter. Här
nedan beskrivs tre olika formulär för timersättning som registreras av
källrapportör.
Timlön – inrapportering av timmar
Under menyvalet Handlägga och Ersättningar/Arvoden finns en
flervalslista där du väljer Timavlönad – inrapportering av timmar.
Formuläret där du registrerar uppgifter visas då.
1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timersättning –
inrapportering av timmar
Bild: Formuläret Timersättning - inrapportering av timmar finns under menyn
Handlägga och Ersättningar/Arvoden.
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Välj rätt person och klicka på Bekräfta
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 94 / 127
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning där ersättning ska registreras. Klicka på
Bekräfta.
Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom
myndigheten.
5. Nu öppnas formuläret.
Bild: Formuläret Timavlönad – inrapportering av timmar
1. Välj typ av ersättning
2. Välj från och med, och till och med vilka dagar
medarbetaren har arbetat.
3. Ange antal timmar som medarbetaren har arbetat under
perioden
4. Ange hur många dagar som medarbetaren har arbetat
under perioden.
5. Lägg till ny rad om flera perioder ska registreras
6. Ta bort rad om det skett en felaktig registrering
7. Klicka på Beräkna för att se om nettoutbetalningen känns
rimlig.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 95 / 127
6. Om medarbetaren är kopplad till en arvodistorganisation
behöver du välja till vilken organisation ärendet ska skickas
för attest. Det gör du i flervalslistan Skickas till handläggare
på.
Bild: Flervalslistan Skickas till handläggare på
7. Klicka sedan på Skicka, och ärendet går vidare för granskning
och/eller attest.
8. Granskare/attesterare:
För hantering av ärende, läs
kapitel Granska och/eller attestera ärenden i Primula
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 96 / 127
Timlön (dagrapport)
I det här formuläret registreras varje arbetad dag för sig. Primula
räknar varje dag som ett arbetstillfälle. Så om medarbetare arbetat på
två olika avdelningar inom myndigheten samma dag och att det
registreras av två olika källrapportörer, kommer det räknas som ett
arbetstillfälle.
1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timersättning
(dagrapport)
Bild: Formuläret Timersättning (dagrapport) finns under menyn Handlägga och
Ersättningar/Arvoden.
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Välj rätt person och klicka på Bekräfta
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka på pilen till höger vid flervalslistan och välj den
anställning där ersättning ska registreras. Klicka där efter på
Bekräfta
Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom
myndigheten.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 97 / 127
5. Nu öppnas formuläret
1. Om samtliga rader i ärendet ska konteras på samma sätt
anger du kontering under knappen Kontering.
2. Välj Timlön i flervalslistan under Typ av ersättning.
3. Ange det datum som arbetet utförts.
4. Ange antal timmar som arbetats på det angivna datumet.
Tid anges i hundradelar.
Exempel: 1 timme och 30 minuter registreras som 1,5
timmar
5. Ange timlön exklusive semesterersättning.
6. Om det bara är en rad som ska konteras på annat sätt än
övriga rader, anger du ny kontering under knappen Avvik.
Kontering.
7. Lägg till en ny rad för varje datum som medarbetaren
arbetat.
8. Ta bort eventuellt felaktigt registrerade rader.
9. Klicka på Beräkna för att se ungefärligt belopp som
utbetalas inklusive semesterersättning.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 98 / 127
6. Om medarbetaren är kopplad till en arvodistorganisation
behöver du välja till vilken organisation ärendet ska skickas
för attest. Det gör du i flervalslistan Skickas till handläggare
på.
Bild: Flervalslista Skickas till handläggare på
7. Klicka sedan på Skicka, och ärendet går vidare för granskning
och/eller attest.
8. Granskare/attesterare:
För hantering av ärende, läs
kapitel Granska och/eller attestera ärenden i Primula
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 99 / 127
Timrapport
Det här formuläret används i första hand av myndigheter där
timavlönade/intermittent anställda själva registrerar sin arbetstid i
Primula. Medarbetaren är kopplad till den/de organisationer där de har
sina uppdrag och kan därför ha flera aktiva anställningar samtidigt.
Källrapportör kan registrera arbetad tid åt medarbetare som av någon
orsak inte själva kan registrera i Primula webb.
1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timrapport
Bild: Formuläret Timrapport finns under menyn Handlägga och
Ersättningar/Arvoden.
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Välj rätt person och klicka på Bekräfta
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka på pilen till höger vid flervalslistan och välj den
anställning där ersättning ska registreras. Klicka därefter på
Bekräfta
Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom
myndigheten.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 100 / 127
5. Nu öppnas formuläret Timrapport. Läsa noga igenom
instruktionerna i formuläret innan registrering påbörjas.
Bild: Formuläret Timrapport
1. Kontrollera att det finns en angiven kontering 2. Överenskommen timlön exklusive
semesterersättning visas när du klickar på
knappen Timlön. 3. Välj typ av ersättning i flervalslistan 4. Ange vilket datum som arbetet utförts 5. Ange antal timmar för arbetet 6. Klicka på Beräkna för att se förväntad preliminär
utbetalning inklusive semesterersättning och efter
schablonskatteavdrag.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 101 / 127
6. Om medarbetaren är kopplad till en arvodistorganisation
behöver du välja till vilken organisation ärendet ska skickas
för attest. Det gör du i flervalslistan Skickas till handläggare
på.
Bild: Flervalslista Skickas till handläggare på
7. Klicka sedan på Skicka, och ärendet går vidare för granskning
och/eller attest.
8. Granskare/Attesterare:
För hantering av ärende, läs
kapitel Granska och/eller attestera ärenden i Primula
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 102 / 127
Övriga arvoden
Formuläret Övriga arvoden, används vid arvodesersättningar som till
exempel styrelseuppdrag. Det är källrapportör som registrerar
ersättningen som ett engångsbelopp.
1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timersättning
(dagrapport)
Bild: Formuläret Övriga arvoden finns under menyn Handlägga och
Ersättningar/Arvoden.
2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.
3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Välj rätt person och klicka på Bekräfta
4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning som ersättningen ska registreras. Klicka
på Bekräfta.
Bild: Flervalslista som visar den anställdes samtliga anställningar inom
myndigheten.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 103 / 127
5. Nu öppnas formuläret. Läsa noga igenom instruktionerna och
informationstexten innan du börjar registrera.
Bild: Formuläret Övriga arvoden
1. Välj typ av ersättning i flervalslistan
2. Ange från och med, och till och med vilken period som
ersättningen avser.
3. Ange belopp för ersättningen
4. Ange kontering
5. Lägg till ny rad om det är flera ersättningar som ska
registreras i samma ärenden
6. Ta bort rad om något registrerats felaktigt
7. Beräkna preliminär utbetalning. Belopp som visas är efter
schablonskatteavdrag.
Inledning
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 104 / 127
6. Om medarbetaren är kopplad till en arvodistorganisation
behöver du välja till vilken organisation ärendet ska skickas
för granskning/attest. Det gör du i flervalslistan Skickas till
handläggare på.
Bild: Flervalslista Skickas till handläggare på
7. Klicka sedan på Skicka, och ärendet går vidare för granskning
och/eller attest.
8. Granskare/attesterare:
För hantering av ärende, läs
kapitel Granska och/eller attestera ärenden i Primula
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 105 / 127
Ledighet
Granskare/Attesterare Under menyvalet Ledighet granskas/attesteras alla typer av ledighet
undantaget semester och kompensationsledighet. En siffra inom
parentes bredvid rubriken i menyn visas när det finns ärenden att
attestera.
Bild: Ledigheter finns under menyn Handlägga.
1. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt
i bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest
välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.
Bild: Rullist och symboler för att bläddra mellan ärenden eller starta nytt ärende.
2. Under rubriken Ledighetsperioder visas uppgifter om ärendet.
Bild: Information om ledighetens period och omfattning finns under Ledighetsperioder.
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 106 / 127
3. Under Medd/Bil kan medarbetaren skrivit information som är
viktig att ta del av. Vid partiell tjänstledighet skall arbetstidens
förläggning under ledighet anges här.
Exempel: Ledig fredagar
Här kan även bilaga vara bifogad. Vissa ledigheter kräver bifogad
bilaga exempelvis ledighet för militär tjänstgöring. Läs kapitel
Bifoga dokument i ärende
Bild:Under Medd/Bil kan det finnas information att ta del av.
4. För information om hantering vid avslut av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 107 / 127
Ledighet, uttag komp
Under menyvalet Ledighet, uttag komp granskas/attesteras
kompensationsledighet. En siffra inom parentes bredvid rubriken i
menyn visas när det finns ärenden att granska/attestera.
Bild: Formuläret Ledighet, uttag komp, finns under menyn Handlägga
1. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt i
bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest välj
ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.
Bild: I flervalslistan ser du alla ärenden som du har att hantera.
2. Under rubriken Typ av ledighet visas uppgifter om ärendet.
Bild: Formuläret Ledighet, uttag komp, med inregistrerade uppgifter
3. För information om hantering vid avslut av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 108 / 127
Löneväxling
Möjligheten till löneväxling är styrt av din myndighets lokala avtal,
därför kan antal formulär för löneväxling variera mellan myndigheter.
Under menyvalet Löneväxling granskas/attesteras löneväxling. En
siffra inom parentes bredvid rubriken i menyn visas när det finns
ärenden att granskning/attestera.
Bild: Formuläret Löneväxling hittar du under menyn Handlägga
1. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt i
bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest välj
ärende i listan eller bläddra med piltangenterna. Plustecknet klickar
du på om du vill starta ett nytt ärende.
Bild: I flervalslistan ser du alla ärenden som du har att hantera.
2. Gör en bedömning av ärendet utifrån din myndighets lokala
avtal och riktlinjer för löneväxling.
3. För information om hantering vid avslut av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 109 / 127
Resor/utlägg
Granskare/Attesterare Under menyvalet Resor/utlägg granskas/attesteras reseförskott,
reseorders och reseräkningar. En siffra inom parentes bredvid rubriken
i menyn visas när det finns ärenden för granskning/attest.
Bild: Formulär för resor och utlägg finns under menyn Handlägga.
1. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt
när du klickat på menyn Resor/utlägg. För att se dina övriga
ärenden för granskning/attest välj ärende i listan eller bläddra
med piltangenterna.
Bild: Flervalslista med symboler för att bläddra mellan ärenden eller skapa nytt
ärende.
2. Om kvitton för resa/utlägg har skannats in, finns de bifogat
under Medd./Bil, texten är i så fall blåfärgad. Samt att
dokumentnamnet syns under rubriken Bilagor
Bild: Blåfärgad text vid knappen Medd/Bil indikerar att ärendet innehåller ett
bifogat dokument
3. När texten på någon av knapparna Avbrott i resa, Restid,
Utlägg, Representation och Bilersättning har blå text så har
medarbetaren lämnat information. Klicka på respektive knapp
för se informationen.
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 110 / 127
4. För de myndigheter som har Reseförskott; Vid
granskning/attest, kontrollera om medarbetaren har reglerat sitt
reseförskott
Det ser du under knappen Reseförskott. Klicka på knappen, så
kommer det upp en ruta med information om reseförskottet.
Bild: Reglering av reseförskott
5. För information om hantering vid avslut av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 111 / 127
Semester
Semester kan medarbetaren själv registrera under Min Sida.
Källrapportör kan registrera semester för annan person under
Handlägga.
Bild: Formuläret Semester
1. Välj Semester i menyn Handlägga.
2. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt
i bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest
välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.
3. Under rubriken Semesterperioder visas uppgifter om ärendet.
För att göra eventuell ändring i ärendet klicka på Ändra. Gör
din ändring och klicka på Lägg till för att spara ändringen.
Uppgift om kvot behöver inte fyllas i. Om personen arbetar
deltid och färre än 5 dagar, ska det finnas ett koncentrerat
schema kopplat till personen, som beräknar kvot automatiskt.
Om din myndighet inte tillåter semester del av dag, behövs
inte fältet för omfattning fyllas i.
4. För information om hantering vid avslut av ärende läs
kapitel Beslutsalternativ i ärende, och
kapitel Skicka eller Verkställ.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
1
5
3
4
2
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 112 / 127
Sjuk/friskanmälan
I följande kapitel går vi igenom sådant som är bra att veta rörande
formulären för sjukanmälan samt hur registrering för sjukanmälan
och friskanmälan går till.
Information om registrering av sjuk
Sjuk del av dag Vid sjukdom under dagen (del av dag), ska den dagen rapporteras med
from-tom datum och omfattning. I omfattningsfältet anger du
frånvaron i procent av dagen du är sjuk.
Sjuk hel dag - flera dagar
Första hela sjukdagen rapporteras med enbart from-datum och
omfattning enligt myndighetens interna rutin.
Ett e-postmeddelande skickas automatiskt till attesteraren och
medarbetare när ärendet för sjukfrånvaron hanterats av SSC.
Medarbetaren får en påminnelse om friskanmälan och attesteraren får
information om friskanmälan, hantering vid förändring av
sjukfrånvarons omfattning samt påminnelse om att inhämta läkarintyg
från medarbetaren efter 7 sjukdagen.
Sjuk mer än 7 kalenderdagar Vid sjukdom mer än 7 dagar ska medarbetaren skicka in ett läkarintyg
till arbetsgivaren. Statens servicecenter ska inte ha intyget.
Sjuk mer än 14 kalenderdagar
Statens servicecenter bevakar och gör anmälan till Försäkringskassan.
Medarbetaren skickar själv sitt läkarintyg till Försäkringskassan och
en kopia till arbetsgivaren.
Om ingen sjukanmälan gjorts vid första hela sjukdag Om ingen inrapportering av första sjukdag gjorts (det märker du
genom att det inte finns något pågående sjukärende att friskanmäla dig
från på den här sidan), så kan du själv rapportera in sjukperioden med
både from-tom datum i efterhand. Observera att det datum du anger i
fältet tom är datum för sista sjukdag och inte datum för första friska
dag.
Sjukanmälan till Försäkringskassan
Statens servicecenter gör en sjukanmälan till Försäkringskassan vid
medarbetarens 15:e sjukdag. Du behöver inte kontakta Statens
servicecenter för att meddela 15:e sjukdag.
Exempel. sjuk 3 timmar av arbetsdag om 8 timmar beräknas 3/8 * 100 = 37,5%
(Om du sedan blir fortsatt sjuk så ska en ny rapportering göras, se nedan).
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 113 / 127
Ändrad omfattning Om omfattningen på medarbetarens sjukfrånvaro förändras meddelar
du detta till Statens servicecenter via Portalen. Statens servicecenter
registrerar förändringen och ett nytt mejl skickas med en länk till
Friskanmälan.
Friskanmälan Om medarbetaren är sjukanmäld finns ett pågående ärende i
medarbetarens Primula webb. När medarbetaren är åter i tjänst på
100%, registrerar medarbetaren datumet som är första arbetsdagen.
Observera att medarbetaren inte ska göra sin friskanmälan förrän
sjukskrivningen helt har upphört.
Om ingen anmälan gjorts vid första hela sjukdag
Om ingen inrapportering gjorts vid första hela sjukdag (det märker
medarbetaren om det saknas ett pågående ärende i Primula webb vid
menyraden Sjuk/Friskanmälan), så kan perioden rapporteras in i
efterhand genom att ange både from och tom datum. Observera att det
datum medarbetaren anger i tom-fältet är datum för sista sjukdag, och
inte datum för första friska dag.
När medarbetaren har friskanmält sig kommer ett ärende för
kännedom till dig som attesterare. Där visas datum och omfattning för
sjukperioden.
När du har tagit del av informationen, klicka på Tagit del av.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 114 / 127
Sjukanmälan av medarbetare
I det här kapitlet beskriver vi hur du som källrapportör går tillväga när
du ska sjukanmäla en medarbetare. Ta reda på vad din myndighet har
för intern rutin vid sjukanmälan. Vem/vilken roll det är som
registrerar sjukdag kan variera mellan olika myndigheter.
Bild: Meny Handlägga, klicka på Sjuk/Friskanmälan
1. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
2. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta.
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 115 / 127
3. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj
den anställning där sjukfrånvaron ska registreras. Om personer har
flera aktiva anställningar inom myndigheten behöver sjukanmälan
göras på båda anställningarna om medarbetaren är sjukfrånvarande
från båda.
Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom myndigheten.
4. Fyll i uppgifter om frånvaron. För information om uträkning av
frånvarons omfattning i procent läs kapitel Information om
registrering av sjuk.
Bild: Ruta där uppgifter om sjukfrånvaro anges.
5. Klicka på Skicka.
6. Attesterare: När en medarbetare sjukanmält sig får
attesterare ett mejl som talar om att en medarbetare är
sjukanmäld. I Primula webb finns ett ärende för kännedom.
Klicka på knappen Tagit del av.
Bild: Ett sjukanmälansärende som gått till attesterare för kännedom.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 116 / 127
Personuppgifter
Under menyvalet Personuppgifter har källrapportör, som kan hantera
bemanningsärenden i Primula, möjlighet att även registrera och
uppdatera personuppgifter för medarbetaren.
Bild: Personuppgifter hittar du under Handlägga
1. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök
Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person
2. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.
Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta.
Handlägga
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 117 / 127
3. Nu visas medarbetarens registrerade uppgifter.
Bild: Ruta med fält för personuppgifter.
4. Här kan uppgifter om namn, adress, telefonnummer, arbets- och
uppehållstillstånd, när medarbetaren anställdes inom myndigheten
och staten, samt uppgifter om barn, registreras.
5. Fyll i de uppgifter som ska förändras eller läggas till. Klicka sedan
på Verkställ.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 118 / 127
Tjänster I detta menyval finns det dels urvalsparametrar för att kunna skapa
egna rapporter men även en rapportgenerator med färdiga rapporter
för dig som är källrapportör, granskare eller attesterare.
De rapporter du sökt fram visas som Excel och PDF filer i alla bilder
till du loggar ut ur systemet. För att spara rapporten lokalt klicka på
Spara i bilden som visar rapportens resultat.
Bild: Menyval under Tjänster.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 119 / 127
Frånvarokalender
Med frånvarokalendern kan du ta ut en rapport över vald enhets
frånvaro. Rapporten visar både frånvaro som är registrerad av
medarbetaren men ännu inte beviljad samt frånvaro som är beviljad
och klar.
Bild: Urvalsparametrar i Frånvarokalendern
1. Välj Frånvarokalender i menyn Tjänster.
2. Markera den frånvaro som du vill följa upp exempelvis semester.
3. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet. För
att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla.
4. Ytterligare urval kan göras på befattning eller enstaka personer.
Sökning på person görs genom att ange hela eller en del av
personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken
samt förnamn. Klicka på Sök, välj person och klicka på Lägg till.
Upprepa detta för att lägga till flera personer.
5. Ange datumintervall. Klicka på Hämta för att ta fram resultatet av
frågan.
6. För att exportera resultatet till Excel klicka på ikonen Excel.
Rapporten visar frånvaron per person i kalenderformat. Följande
förkortningar används:
Förkortning
Betydelse
Se Beviljad semester
Se (grön text) Sökt semester
Sj Sjuk
Le Beviljad annan ledighet
Le (grön text) Sökt annan ledighet
1
2
3
4
5
67
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 120 / 127
För att se frånvarons omfattning för du markören över texten.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 121 / 127
Lönekostnadsspecifikation
Lönekostnadsspecifikationen innehåller uppgifter om samtliga
lönehändelser inklusive kontering för varje medarbetare. Mer
detaljerad information finns i användarhandledningen
Sammanställning rapporter och statistik - Primula
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 122 / 127
Närvarotid
Denna urvalsparameter kan användas av de myndigheter som
använder sig av Primula flexhanterare. Frågebilden visar uppgifter om
schematid, plus- och minustid samt flextid per person.
Närvarotid kan läsas in i Primula från flextidsystem eller registreras in
som lönehändelser. Vid utvärdering av tid tas hänsyn till inrapporterad
frånvaro i Primula. Den totala tiden redovisas utan att avgöra om tiden
avser flextid, mertid eller övertid.
Endast anställda med rätt till flextid visas i rapporten. Kryssa i rutan
Tidsdifferens för att endast visa medarbetare med tidsdifferens, det vill
säga där registrerad arbetstid inte motsvarar schematid.
Bild: Urvalsparametrar för Närvarotid
1. Välj Närvarotid i menyn Tjänster.
2. Ange datumintervall
3. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet.
4. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla.
5. Ytterligare urval kan göras på enstaka personer. Ange namn eller
personnummer. Klicka på Sök välj person och klicka på Lägg till.
Upprepa detta för att lägga till flera personer.
6. Klicka på Hämta för att ta fram resultatet av frågan.
7. För att exportera resultatet till Excel klicka på ikonen för Excel
Resultatet i bilden visar en vecka i taget. Bläddra med piltangenterna
till föregående/nästa vecka.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
1
2
3
4
5
6
7
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 123 / 127
Person/Anställningsuppgifter
Frågebilden är en översiktsbild som visar följande uppgifter om vald
person: ackumulatorer, frånvaro, adress, kontering, semester, skatt,
personinfo, lönehändelser, schemaperioder, omfattning, årsarbetstid
samt uppgifter om anställningar.
1. Välj Person/Anställningsuppgifter i menyn Tjänster.
2. Välj person genom att ange hela eller en del av personnumret eller
början av efternamnet och/eller kommatecken och förnamn.
3. Klicka på Sök och välj person
Nu visas översiktsbilden med knappar där du kan se detaljerad
information. Klicka på till exempel knappen frånvaro för att se
medarbetarens frånvaro under vald tidsperiod. För att återgå till
översiktbilden från frånvarobilden klicka på Återgå.
Bild: Översiktsbild Person/Anställningsuppgifter.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
1
2
3
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 124 / 127
Personalredovisning
Personalredovisning visar de anställningsuppgifter som finns
registrerade på medarbetare. Det går att skapa egna rapporter där
urvalet kan sparas för att användas vid flera tillfällen. Mer detaljerad
information finns i användarhandledningen Sammanställning
rapporter och statistik – Primula. Du hittar den under Externa länkar
i Primula och i Portalen (Statens servicecenters kundwebb)
Rapportgeneratorn
I rapportgeneratorn finns det flera färdiga rapporter att använda. För
mer detaljerad information se användarhandledningen
Sammanställning rapporter och statistik - Primula. Du hittar den
under Externa länkar i Primula och i Portalen (Statens servicecenters
kundwebb)
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 125 / 127
Ärendesökning
Här söker du fram pågående och avslutade ärenden.
Avslutade ärenden är ärenden som är attesterade och överförda för
löneberäkning eller varit med i en lönekörning.
1. Välj Ärendesökning i menyn Tjänster.
2. Välj minst en organisatorisk enhet och ange eventuellt datum för visning av organisationsträdet. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla.
3. Ytterligare urval på person och ärenden kan göras.
4. För att söka på avslutade ärenden kryssa i fältet Arkivsökning och ange period för arkivsökning (fr o m och t o m).
5. Klicka på Sök.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
2
1
3
4
5
Tjänster
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 126 / 127
Söka efter Nyanställningsärenden
När du ska söka efter ett Nyanställningsärende går det inte att
använda sig av personens namn eller personnummer. Istället behöver
du göra följande val i ärendesökningen.
1. Välj organisation om du vill begränsa din sökning
Bild: Välj organisation genom att klicka på plustecknet.
2. Välj i flervalslistan det formulär du söker efter vid rubriken
Typ av ärende
Bild: Välj det formulär du söker efter i flervalslistan.
3. Fyll i ungefärligt datum för när ärendet skapades i Sökperiod.
Bild: Fält för Sökperiod (from – tom)
4. Om du vill söka fram ett redan avslutat nyanställningsärende
klickar du i Arkivsökning innan du klickar på Sök
5. Klicka på Sök. Sökträffarna visar sig nedanför rutan
Urvalsparametrar.
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Externa länkar
Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 127 / 127
Externa länkar Under Externa länkar hittar du de länkar som din myndighet valt att
publicera via Primula webb. Det kan vara länkar till din myndighets
interna rutiner, policys, lokala avtal, användarhandledningar eller
länkar till externa hemsidor till exempel Försäkringskassan och
Skatteverket.
Bild: Menyvalet Externa länkar
Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑
Recommended