Principio de La Agrupacion (archivo)

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Agrupacin Octavo Principio del proceso de gestin documental 1En el acuerdo 2609 de 2012 el artculo 5. principios del proceso de gestin documental. el literal h declara el principio de agrupacin as:los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categoras (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trmiteIMPORTANCIA DEL PRINCIPIO DE AGRUPACIONFundamenta el proceso de la organizacin para que este integre el conjunto de operaciones tcnicas que:Declarar el documento en el sistema de gestin documentalClasificarloUbicarlo en el nivel adecuadoOrdenarlo. Describirlo adecuadamente.APLICACIN ATRAVEZ DEL PROCESO DE ORGANIZACION1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (GRGA).Actividades:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades:

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin.3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA). Actividades:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos. CONCLUCION

DENTRO DE LA LEGILACION DOCUMENTARI QUEDA EVIDENCIADOCOMO EL PRINCIPIO DE LAAGRUPACION SE PFUNDAMENTA EN EL PROCESO ORGANIZACIOON Y QUE DE LA MISMA FORMA LAS EMPRESAS TIENEN QUE HACER CULMPLIRLO DE MANERA QUE LA GESTION SEA MAS CONTROLADA.