View
18
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
APROBAT, RECTOR,
Prof. Dr. DORU PAMFIL
______________________
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA, ACORDAREA ŞI
JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
COD PO– 71
EDIŢIA : 1
STANDARDE DE REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001:2008
DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1
Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei
Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.
ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZATĂ
Direcția Financiar Contabilă
Director economic Ec. Marian Aurelia
Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană
(PACRU)
Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia
SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA
Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu
Alexandru
___________________________ ______________________________ ___________________________
VALABILĂ DIN DATA DE _____06.11.2013__________
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 2 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
INDICATORUL REVIZIILOR
Nr. crt.
Ediţia/ revizia/ data
Conţinut sumar sau identificare
modificare/analiză
Elaborat Verificat Aprobat
Funcţie, nume, prenume şi semnătură
1. Ed.1 Rev.0/
06.11.2013
Elaborare procedură operationala
PO–71 Ed.1
Rev.0/ 06.11.2013
Direcția Financiar Contabilă
Director economic Ec. Marian Aurelia
Prorectoratul pentru
Asigurarea Calităţii şi
Resursa Umană (PACRU)
Prorector ACRU
Conf. Dr. Pop Ioana Delia
RECTOR USAMV
Cluj-Napoca
Prof.Dr.
Pamfil Doru
Cod F-PS-01-03, ed.1 rev. 0
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 3 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia procedurii operaţionale
Scopul difuzării
Exemplar nr.
Compartiment/
Direcție
Funcţia Numele şi prenumele
Data primirii
Semnătura
3.1. Aplicare 1 Financiar – Contabil
Dir. ec. Marian Aurelia
06.11.2013
3.2. Informare 2 Achiziţii Şef. serv.
Lung Dan 06.11.2013
3.3. Informare
3 Administrativ DGA Porutiu Viorel 06.11.2013
3.4. Informare 4 Resurse umane Şef. serv.
Mureșan Dana
06.11.2013
3.5. Informare 5 Secretariate
Arhivă Secr. șef.
Morar
Maria 06.11.2013
3.6. Evidenţă 1 Financiar – Contabil Dir. ec.
Marian Aurelia 06.11.2013
3.7. Arhivare 1 Financiar – Contabil
Dir. ec. Marian Aurelia
06.11.2013
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 4 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
1. Scopul procedurii 2. Domeniul de aplicare al procedurii 3. Documente de referinţă 4. Responsabilităţi 5. Descrierea activităţii 6. Înregistrări/Documente/Formulare 7. Diagrama de flux a procesului 8. Anexe 1. Scopul procedurii
De a stabili un set de reguli şi operaţiuni unitare pentru reglementarea etapelor ce trebuie urmate pentru înregistrarea, acordarea şi justificarea avansurilor în numerar în lei.
2. Domeniul de aplicare al procedurii
Se aplică tuturor persoanelor care sunt implicate, prin atribuţiile stabilite în fişa de post, în activitatea privind înregistrarea, acordarea şi justificarea (decontarea) avansurilor în numerar în lei, din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca.
3. Documente de referinţă, definiţii şi presurtări
3.1. MSMC- Manualul de management al calitatii 3.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; 3.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 3.4. Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată cu modificările şi completările ulterioare; 3.5. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu
modificările şi completările ulterioare; 3.6. Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă, cu modificările şi
completările ulterioare; 3.7. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare.
3.8. Definiţii:
Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin următorii termeni:
Document - informaţia împreună cu mediul său suport (SR EN ISO 9000:2006). Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiectivele prin care se
realizează acestea Procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces – procedurile pot fi
documentate (scrise) sau nu. Procedură de lucru/operaţională - document care descrie modul de desfăşurare detaliată a
unor procese specifice activităţii din cadrul USAMV Cluj-Napoca Avansul în numerar reprezintă suma de bani pe care un salariat o ridică de la casieria unitații, în
scopul efectuării unor plați (cheltuieli de deplasare, material, de protocol, diverse taxe etc.).
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 5 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
Casier - persoană care are în sarcina sa casa de bani, distribuirea și încasarea banilor și păstrarea hârtiilor de valoare într-o instituție.
Casieríe -încăpere, serviciu, birou, ghișeu într-o instituție, unde se primesc, se păstrează și se distribuie banii.
Dispoziţie de plată/încasare către casierie (Cod 14-4-4) este un formular tipizat, fără regim special şi este un document justificativ pentru înregistrarea în Registru de casă şi în contabilitate a încasărilor şi plăţilor fără alte documente justificative. 3.9. Prescurtări:
R USAMV Cluj-Napoca – Rectorul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca S USAMV Cluj-Napoca – Senatul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca USAMV Cluj-Napoca – Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca MSMC- Manualul Sistemului pemtru Managementul Calitǎţii FAADC – Fişă Autoevaluare Activitate Didactică A şi B PO- Procedura operatională PV- Proces Verbal DGA – Director General Administrativ Șef. Serv. - șef serviciu Dir. ec. – director economic Adm. financiar – Administrator financiar CFP – control financiar preventiv
4. Responsabilităţi
Responsabilitățile privind desfășurarea procesului de acordare a avansurilor în numerar se derulează conform diagramei de flux a procesului.
5. Descrierea activităţii
Avansurile în numerar în lei se acordă pentru efectuarea de deplasări, de cheltuieli materiale şi de cheltuieli de protocol.
Procedura de acordare a avansului se iniţiază prin întocmirea documentelor justificative, respectiv: ordin de deplasare, pentru deplasări, care se aprobă de către ordonatorul de credite; referat de necesitate, pentru cheltuieli materiale şi pentru cheltuieli de protocol care se aprobă de
către ordonatorul de credite.
După aprobarea ordinului de deplasare/referatului de necesitate, direcția financiar-contabilă întocmeşte dispoziţia de plată, pe care o transmite casierului în vederea plăţii. Titularul avansului ridică avansul în numerar în lei de la casierie.
Avansurile pot fi acordate cu cel mult 2 zile lucrătoare înainte de plecarea în deplasare sau începerea acţiunilor, cu excepţia sumelor solicitate pentru procurarea biletelor de călătorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 zile înainte de data plecării, cu obligaţia de a se justifica avansul în termen de cel mult:
3 zile lucrătoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii;
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 6 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
4 zile lucrătoare de la plecarea delegaţiei sau încheierea acţiunii, exclusiv ziua plecării delegaţiei sau încheierii acţiunii, pentru cheltuieli de protocol;
4 zile lucrătoare de la primirea avansului, pentru cheltuieli materiale, exclusiv ziua primirii.
Titularul de avans este obligat ca, în termenele stabilite pentru justificarea avansului, să întocmească şi să depună, la direcția financiar-contabilă a instituţiei publice care i-a acordat avansul, decontul de cheltuieli în care înscrie toate documentele justificative şi le anexează la acesta.
Direcția financiar-contabilă are obligaţia să menţioneze pe decont data primirii, care se consideră data justificării avansului.
Direcția financiar-contabilă verifică: legalitatea documentelor justificative anexate la decont; concordanţa lor cu natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul; respectarea termenului de justificare.
După verificarea decontului se întocmeşte dispoziţia de încasare dacă avansul primit este mai mare decât valoarea justificată sau dispoziţie de plată dacă avansul primit este mai mic decât valoarea justificată şi se transmite casierului.
Dacă titularii de avansuri întocmesc şi prezintă deconturi incomplete sau anexează la acestea documente nevalabile, avansurile se consideră justificate numai cu valoarea documentelor valabile.
Dacă avansul primit este egal cu valoarea justificată, documentele se predau compartimentului financiar-contabil, în vederea înregistrărilor contabile aferente.
Casierul achită titularului de avans plata diferenţei, respectiv încasarea diferenţei specificate în dispoziţia de încasare/plată, însoţită de documentele justificative, după care înregistrează operaţiunea în registrul de casă.
Direcția financiar-contabilă efectuează înregistrările contabile în momentul în care primeşte documentele privind acordarea de avansuri, respectiv justificările avansurilor acordate prin casierie.
Evidenţa avansurilor acordate şi urmărirea justificării lor la termenele stabilite se efectuează în cadrul direcției financiar-contabile din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca.
Titularii de avans care nu depun în termen decontările pentru justificarea avansurilor, împreună cu documentele justificative, sau nu restituie în termen sumele rămase necheltuite vor plăti o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite în termen, dup caz, pentru fiecare zi de întârziere.
Monografie contabilă pentru înregistrarea, acordarea şi justificarea avansurilor în numerar în lei
Acordarea avansului în numerar în lei salariatului, pentru cheltuieli de protocol Acordarea de avans pentru cumpărarea de produse pentru prestări serviciu: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei” Justificare avans acordat:
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 7 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
628 20.01.30 „Cheltuieli cu alte mat. și prestări servicii” = 542 „Avansuri de trezorerie”
Achiziţia de carburanţi din avansuri acordate în numerar în lei
Înregistrarea acordării avansului de trezorerie în vederea achiziţiei de carburant: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei” Înregistrarea facturii privind achiziţia de carburant:
3022 „Combustibili” = 401 „Furnizori” Justificarea avansului de trezorerie în situaţia în care valoarea documentului justificativ este mai
mică decât avansul acordat: % = 542 „Avansuri de trezorerie” 401 „Furnizori” 5311 „Casa în lei” Justificarea avansului de trezorerie în situaţia în care valoarea documentului justificativ este mai
mare decât avansul acordat: 401 „Furnizori” = 542 „Avansuri de trezorerie” Se achită contravaloarea diferenţei din decont: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”
Achiziţie rovignetă pe baza bonului fiscal
Înregistrarea acordării avansului de trezorerie în vederea achiziţiei de carburant: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”
Înregistrarea rovignetă pentru autovehicule, trecându-se pe cheltuială suma aferentă exerciţiului
financiar curent şi trecându-se pe cheltuieli anticipate suma aferentă exerciţiului financiar următor:
% = 542 „Avansuri de trezorerie” 635 20.30.30 „Cheltuieli cu alte vărsăminte, taxe şi vărsăminte asimilate” 471 „Cheltuieli înregistrate în avans”
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 8 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
Înregistrarea pe cheltuieli a rovignetei, conform termenelor stabilite prin scadenţare: 635 20.30.30 „Cheltuieli cu alte vărsăminte, = 471 „Cheltuieli înregistrate în avans” taxe şi vărsăminte asimilate”
6. Înregistrări/Documente/Formulare
FORMULARE care se întocmesc
Anexa 1 – Referatul de necesitate
Anexa 2 – Dispoziţie de plată/încasare către casierie
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 9 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
7. Diagrama de flux a procesului de evaluare a activităţii didactice şi de cercetare
PROCEDURA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri
I. ÎNTOCMIREA ŞI APROBAREA DOCUMENTELOR ÎN BAZA CĂRORA SE PLĂTEŞTE AVANSUL DE CHELTUIELI MATERIALE
1.
Compartiment intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică
Întocmeşte Referatul de necesitate, precizând cantitatea bunurilor materiale necesare, precum şi specificaţiile/caracteristicile complete ale produsului.
Confirmă că bunurile respective sunt cuprinse în Programul anual al achiziţiilor publice.
Avizează Referatul de necesitate, completând datele referitoare la: - valoarea estimată a bunurilor ce urmează a fi achiziţionate, - procedura de achiziţie, - numele persoanei titulare de avans.
Bunurile nu sunt prevăzute în Programul anual al achiziţiilor publice.
2. Direcția financiar-contabilă
Avizează Referatul de necesitate, confirmând existenţa fondurilor în buget.
Solicitările de fonduri depăşesc bugetul aprobat.
3.
Persoana numită să exercite controlul financiar preventiv propriu
Verifică, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza controlului financiar preventiv.
Acordă viza fără să verifice legalitatea operaţiunii.
4. Conducătorul instituţiei publice Aprobă Referatul de necesitate. Nu aprobă referatul
deoarece ne există
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 10 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri
fonduri.
II. ÎNTOCMIREA ŞI APROBAREA DOCUMENTELOR ÎN BAZA CĂRORA SE PLĂTEŞTE AVANSUL DE CHELTUIELI DE PROTOCOL
1. Titularul de avans Întocmeşte Referatul de necesitate. Solicită avansul fără să întocmească referatul de necesitate
2.
Compartimentul intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică
Avizează Referatului de necesitate doar dacă este vorba de acţiuni de protocol care necesită achiziţionarea de cadouri.
Solicitările de fonduri depăşesc bugetul aprobat.
3. Direcția financiar-contabilă
Avizează Referatul de necesitate, confirmând existenţa fondurilor în buget.
Nu sunt prevăzute fonduri în buget pentru protocol.
4. Conducătorul instituţiei publice Aprobă Referatul de necesitate.
Nu aprobă referatul deoarece ne există fonduri.
III. ACORDAREA AVANSULUI PENTRU CHELTUIELI MATERIALE ŞI CHELTUIELI DE PROTOCOL
1. Direcția financiar-contabilă
Calculează suma necesară avansului pe baza Referatului de necesitate. Întocmeşte dispoziţia de plată pentru acordarea avansului în numerar prin casierie. Transmite dispoziţia de plată pentru acordarea vizei de control
Cel puţin cu 2 zile înainte de data ridicării
Informaţii insuficiente, care nu permit calcularea sumei necesare avansului
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 11 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri
financiar preventiv propriu. avansului de către titular
2.
Persoana numită să exercite controlul financiar preventiv propriu
Verifică, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza controlului financiar preventiv. Transmite dispoziţia de plată la casieria instituţiei publice.
Acordă viza fără să verifice legalitatea operaţiunii.
3. Casieria Acordă avansul în numerar în lei titularului de avans şi înregistrează avansul în registrul de casă.
Cu 2 zile lucrătoare înainte de primirea delegaţiei sau efectuarea acţiunii
Nu înregistrează avansul în Registrul de casă.
IV. JUSTIFICARE AVANSULUI PENTRU CHELTUIELI MATERIALE ŞI CHELTUIELI DE PROTOCOL
1. Titularul avansului
Prezintă Direcției financiar-contabile Nota justificativă privind avansul, în care precizează suma primită ca avans, suma cheltuită, precum şi diferenţa de încasat/restituit, dacă este cazul, la care anexează facturi fiscale.
În 4 zile lucrătoare de la primirea avansului, exclusiv ziua
Nu sunt ataşate toate documentele justificative.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 12 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri
primirii
2. Direcția financiar-contabilă
Verifică: Legalitatea documentelor justificative anexate decontului; Concordanţa cu natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care s-a
acordat avansul; Respectarea termenului de justificare. Întocmeşte: dispoziţie de încasare în cazul în care avansul primit este mai
mare decât valoarea documentului de cheltuieli; dispoziţie de plată în cazul în care avansul primit este mai mic
decât valoarea documentului de cheltuieli şi o transmite casierului.
Dacă avansul primit este egal cu valoarea cheltuielilor, documentele rămân la Compartimentul financiar-contabil. Transmite dispoziţia de plată/încasare pentru viza de control financiar preventiv propriu. Dacă titularul de avans nu a transmis documentele de justificare ale avansului, calculează penalităţi în procent de 0,50% din suma primită în avans, pentru fiecare zi de întârziere. Transmite decontul spre ordonanţare.
Neconcordanţe între natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul
3. Persoana numită Verifică dispoziţia de plată/încasare, acordă viza de control financiar Acordă viza fără să
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 13 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri
să exercite controlul financiar preventiv propriu
preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza controlului financiar preventiv. Transmite dispoziţia de plată/încasare la casieria instituţiei publice.
verifice legalitatea operaţiunii.
4. Casieria Achită/încasează diferenţa şi înregistrează diferenţa în registrul de casă.
Nu înregistrează diferenţa în registrul de casă
* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.
** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 14 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
8. Anexe
8.1. Anexa 1: Formular F-PO- Referatul de necesitate
Referat de necesitate materiale/servicii, cod F-PO-05-01 Ed.1/rev.0
Aprobat, Nr.___________/_________ Rector Prof.univ.dr.Doru Pamfil _____________________
REFERAT DE NECESITATE Prin prezenta va rugam a ne achizitiona urmatoarele produse/servicii dupa cum urmeaza :
Nr. Crt. DENUMIRE UM CANTITAT
E
VALOARE ESTIMATA
(LEI) 1 2
Produsele sunt necesare la disciplina/compartimentul __________ ______________________ pentru ____________________________ ________ ______ __________________________________ Achizitia se va face in perioada :____________________ _______________________________ Decontarea se va face din : * fondurile disponibile din venituri proprii ale disciplinei / facultatii /universitatii ; * Avizat *Avizat Compartiment Financiar Sef ierarhic superior( Decan, DGA,) Dispune de fonduri in cuantuum de __________lei (Nume)______________________ Dir. Economic Ec.Aurelia Marian __________________ __________________ **contract de cercetare
nr.________________________________________________________ ; ** Avizat ** Avizat Compartiment Financiar Director economic Dispune de fonduri in cuantuum de __________lei Ec. Aurelia Marian Ec.Norica Perijoc __________________ __________________ Intocmit Sef Disciplina/Sef Compartiment /Director de proiect (Nume)______________________ __________________
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-61
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,
ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI
REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 15 din 15
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792
www.usamvcluj.ro
NOTA : Avizarea se face in functie de resurse : * venituri proprii ; **contracte de cercetare 8.2. Anexa 2: Formular F-PO- Dispoziţie de plată/încasare către casierie Instituţia publică ………………. DISPOZIŢIE DE (PLATĂ/ÎNCASARE) ………………………CĂTRE CASIERIE nr……………… din …………… Numele şi prenumele ……………………………………………………………………… Funcţia (calitatea) …………………………………………………………………………. . Suma ……………………………………… lei ………………………………………….. (în cifre) (în litere) Scopul încasării/plăţii ……………………………………………………………………… Semnătura Conducătorul unităţii Viza de control
financiar preventiv Compartimentul financiar-contabil
DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI
Actul de identitate seria__________nr.__________________________ Am primit suma de________________________________________lei ( in cifre )
Data______________________ Semnatura_________________
CASIER Plătit suma de_______________________lei ( in cifre ) Data_______________________ Semnătura__________________
Recommended