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UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL
FACULDADE DE MEDICINA
PROJETO DE PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DA FAMED
Dayseanne Costa Teixeira
Jadenilse Silva de Lemos
MACEIÓ – ALAGOAS
2010
A INSTITUIÇÃO
A Faculdade de Medicina foi fundada em 1950 e caracteriza-se pela sua
relevância social, qualidade técnica e pioneirismo nas inovações dentro da UFAL.
O quadro de colaboradores da FAMED atualmente é composto 145
servidores efetivos, sendo 127 docentes e 18 técnico-administrativos, além dos
alunos com bolsa-trabalho e dois funcionários contratados temporários. É dividida
em Direção, Coordenação, Secretaria, Núcleo de Saúde Pública (NUSP), Núcleo de
Educação Médica (NEMED), Núcleo de Ensino, Pesquisa e Extensão em Cirurgia
(NEPEC) e Núcleo Estruturante Docente (NED), Coordenação de Pesquisa e Pós-
graduação e Coordenação de Extensão e Cultura.
JUSTIFICATIVA
Por falta de regularização dos procedimentos administrativos realizados na
unidade acadêmica, surgem diversas dúvidas quando da execução dos mesmos, o
que gera erros e atrasos. O detalhamento dos processos atualmente disponibilizado
pela PROGEP em sua página na internet auxilia ao mesmo tempo em que gera
confusão, pois as etapas descritas nem sempre correspondem à realidade. Torna-
se, portanto necessária à melhoria da eficiência da unidade acadêmica que os
procedimentos sejam revistos, confrontados com a prática diária, padronizados e
difundidos entre todos os setores e funcionários da unidade.
A elaboração de um manual traz uma série de benefícios à administração
como, por exemplo: serve como instrumento para treinamento de novos servidores,
é um ponto de referência para futuras melhorias dos processos, facilita a
determinação de indicadores de desempenho e qualidade para avaliação e desta
forma contribui para aperfeiçoar a prestação de serviços aos que buscam
atendimento em algum setor da FAMED.
OBJETIVOS
GERAL – Padronizar e simplificar os procedimentos administrativos
realizados nos diversos setores da Faculdade de Medicina da Universidade
Federal de Alagoas.
ESPECÍFICOS:
1. Ampliar a comunicação intersetorial através de debate, exposição de
dúvidas, abertura para sugestões;
2. Identificar os processos onde mais ocorrem dúvidas, erros e atrasos;
3. Identificar etapas que são negligenciadas dentro dos processos, assim
como aquelas que são desnecessárias;
4. Identificar responsáveis pelas atividades de cada setor;
5. Determinar indicadores para avaliação da eficiência;
6. Elaborar um manual para os processos administrativos realizados na
unidade acadêmica.
EQUIPE TÉCNICA
Coordenadoras do projeto: Dayseanne Costa Teixeira - administradora -
Secretaria
Jadenilse Silva de Lemos - assistente em administração - Secretaria
Colaboradores: servidores técnico-administrativos da FAMED
Adenize Ribeiro da Silva - auxiliar administrativo - NEMED
Creusa Maria dos Santos - assistente em administração - NEPEC
Gerson Augusto Guimarães - administrador - Coordenação
Hélcio de Barros Correia Júnior - assistente em administração -
Coordenação
Ivanilson Virgínio Gomes Júnior - assistente em administração -
NUSP/EAPMC
Maria Gicarlia Braz - enfermeira - NUSP
Quitéria Silva do Nascimento Torres - assistente em administração -
NUSP
Raimundo Pereira - assistente em administração - Secretaria
Rejane Rocha da Silva - enfermeira - NUSP
Suely do Nascimento Silva - assistente social - NUSP
Walter Luiz da Silva- técnico em agropecuária - Extensão
Weidila Siqueira de Miranda - técnico de laboratório - ETPI
PÚBLICO-ALVO
Funcionários técnico-administrativos lotados na FAMED e demais servidores
e usuários dos serviços prestados pela unidade.
PLANO DE AÇÃO
A elaboração do manual de procedimentos administrativos se dará em cinco
etapas, sendo elas:
- Coleta de informações: coletar as informações existentes sobre os
procedimentos na unidade e na UFAL; reuniões com todos os setores para explicar
a importância do projeto, para saber como são realizados na prática os processos
em cada setor, para identificar as maiores dúvidas em cada processo e elaborar
esboço dos detalhamentos dos processos; coletar informações e modelos de
manuais operacionais para facilitar a formatação do manual; localizar e organizar
todos os formulários utilizados em processos.
- Análise: reunir os servidores técnicos para analisar os esboços dos
processos etapa a etapa, confrontando o que foi elaborado com os manuais
existentes; contatar setores da UFAL pelos quais os procedimentos seguem após
passarem pela FAMED para eliminar possíveis dúvidas; identificar os procedimentos
críticos;
- Elaboração do manual: agrupar todas as informações coletadas até o
momento; definir a estrutura, a aparência do manual, as seções; apresentar modelo
para aprovação e finalizar.
- Divulgação: confeccionar versão impressa e distribuir a todos os servidores
técnicos; disponibilizar versão digital no site da FAMED; reunir todos os servidores
técnicos para apresentação.
- Acompanhamento: acompanhar a execução das etapas do projeto e
cronograma; definir periodicidade para verificar a implantação do manual.
PLANO DE COMUNICAÇÃO
O projeto terá os seguintes eventos de comunicação:
1. Reuniões
a. Objetivo – Apresentar o projeto; acompanhar o detalhamento dos
processos de todos os setores
b. Responsável – Dayseanne Costa Teixeira
c. Envolvidos – Diretor da unidade; coordenadoras do projeto; equipe de
técnico-administrativos.
d. Periodicidade – De acordo com o cronograma abaixo:
CRONOGRAMA DE REUNIÕES COM OS COLABORADORES
Data 02/ago 10/ago 20/ago 25/ago 27/ago 14/set
LocalSala do
ConselhoSala do
ConselhoSala do
ConselhoSala do
ConselhoSala do
ConselhoSala do
ConselhoHora 10h 10h 10h 9h 10h 10hDuração 2h 2h 2h 3h 2h 2h
Assunto
Apresentação do projeto
Apresentar esboço dos procedimentos por setor
Apresentar esboço dos procedimentos por setor
Análise dos processos
Análise dos processos
Apresentar conclusão do projeto
2. Comunicação interna através de email
a. Objetivo – Convocar reuniões; informar sobre definições das reuniões;
informar sobre o status do projeto;
b. Responsável – Jadenilse Silva de Lemos
c. Destinatários – Diretor da unidade; funcionários técnico-administrativos
d. Periodicidade: antes e após cada reunião marcada no cronograma
acima; sempre que necessário.
3. Comunicação informal
a. Objetivo – esclarecer sobre as etapas de processos que ocorrem fora
dos setores da FAMED
b. Responsáveis – Dayseanne Costa Teixeira e Jadenilse Silva de Lemos
c. Periodicidade – sempre que houver ambigüidade ou imprecisão dos
dados disponíveis sobre os procedimentos
PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS
FASES RISCO PROBABILIDADE GRAVIDADE RESPOSTA
Coleta de informação
Informações duplicadas, incompletas, diferentes da prática
Alta Alta
Investigar os procedimentos junto aos órgãos competentes
Falta de informação
Média Alta
Buscar informação junto aos órgãos competentes e/ou elaborar detalhamento de acordo com a prática
Análise
Ausência dos colaboradores nas reuniões
Baixa Alta
Buscar apoio junto à direção e superiores
Pouca participação dos colaboradores
Baixa Alta
Apresentação do plano do projeto; Compartilhar exemplos de detalhamento de processos
Manual
Excesso ou falta de informações; Falta de clareza
Baixa Alta
Apresentar modelo do manual para aprovação dos usuários
PLANO DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
Sumário Narrativo Indicadores de
Desempenho
Meios de
Verificação
Hipóteses
Condicionantes
Padronizar e simplificar os
processos realizados na U.A.
Tempo
Índice de retrabalho
(erros)
Satisfação dos
colaboradores
Grupos
focais
Motivação do
pessoal envolvido
Ampliar a comunicação
intersetorial através de debate,
exposição de dúvidas, abertura
para sugestões
Participação e
envolvimento dos
colaboradores
Quantidade de
sugestões propostas
Grupos
focais
Motivação e
disposição dos
servidores
Disponibilização dos
pelas chefias
imediatas
Identificar os processos onde mais
ocorrem dúvidas, erros e atrasos
Presença e
participação dos
envolvidos
Nº de processos
detalhados
Determinação de
atribuições por função
Grupos
focais
Motivação e
disposição dos
servidores
Disponibilização dos
mesmos pelas
chefias imediatas
Identificar etapas que são
negligenciadas ou desnecessárias
dentro dos processos.
Identificar responsáveis pelas
atividades de cada setor
Determinar indicadores para
avaliação da eficiência
Presença e
participação dos
envolvidos
Indicadores claros e
objetivos
Grupos
focais
Motivação e
disposição dos
servidores
Disponibilização dos
mesmos pelas
chefias imediatas
Saída do projeto: Manual de
procedimentos
Clareza
Facilidade de
encontrar informações
Objetividade
Grupos
focais
Checagem
dos
indicadores
Disposição dos
funcionários a seguir
as etapas dos
procedimentos
definidos
PLANO DE CUSTOS
Itens Qtde. Valor unid. Valor total
Folhas de papel A4 1 (resma) R$ 14,90 R$ 14,90Quadro branco 120x90cm 1 R$ 57,90 R$ 57,90Pilotos para quadro branco (4 unid.)
1 (pacote x 4 unid.) R$ 9,99 R$ 9,99
Apagador para quadro branco 1 R$ 2,90 R$ 2,90Serviços de gráfica - -Serviços de desing gráfico - - R$ 1640,00
Computador 1 R$ 872,03 R$ 872,03Data show 1 R$ 1126,00 R$ 1126,00
CUSTOS TOTAIS PREVISTOS R$ 3723,72
PLANO DE AQUISIÇÕES
Itens Qtde. Aquisição Meio de aquisição Recurso
Folhas de papel A4 1 (resma) Não Próprio da unidade -
Quadro branco 120x90cm 1Não
Próprio da unidade-
Pilotos para quadro branco (4 unid.)
1 (pacote x 4 unid.)
NãoPróprio da unidade
-
Apagador para quadro branco 1
NãoPróprio da unidade
-
Serviços de gráfica - Sim Gráfica da UFAL U.A.
Serviços de desing gráfico - Não Próprio da unidade -
Computador 1 Não Próprio da unidade -
Data show 1 Não Próprio da unidade -
O serviço de gráfica para impressão dos manuais será contratado através dos
recursos da Unidade pela conta de serviços de pessoa jurídica. Os demais itens já
estão disponíveis na própria unidade, não sendo necessária aquisição para este
projeto específico.
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