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Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 1Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Formação de Auditores doFormação de Auditores do
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 2Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Hoje vamos falar sobre ...Hoje vamos falar sobre ...
Como avaliar as áreas físicas Como avaliar as áreas físicas utilizando os critérios do ...utilizando os critérios do ...
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 3Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Tornarem-se auditores do Programa 5S e multiplicadores do SIGJA.Tornarem-se auditores do Programa 5S e multiplicadores do SIGJA.
Resultados esperados ...Resultados esperados ...
Identificar os pontos-chaves para a melhoria do SIGJA.Identificar os pontos-chaves para a melhoria do SIGJA.
Usar de técnicas de auditoria para obter evidência objetiva.Usar de técnicas de auditoria para obter evidência objetiva.
Registrar os dados obtidos na auditoria.Registrar os dados obtidos na auditoria.
Comunicar os resultados da auditoria ao auditado.Comunicar os resultados da auditoria ao auditado.
Fazer follow-up das ações para assegurar-se da constante melhoria da Fazer follow-up das ações para assegurar-se da constante melhoria da qualidade.qualidade.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 4Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
A origem da A origem da “auditoria”“auditoria”
Durante o Império Romano, “Auditores” testemunhavam a comunicação de “avisos oficiais” levados por mensageiros.
Mais tarde, os “Auditores” passaram a avaliar a confiabilidade dos dados e informações financeiras.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 5Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Aplicação em todas as áreas da empresa – Produção e Administrativo;
Terá a coordenação do Representante da Direção;
Com a participação ... interesse e colaboração dos participantes do Grupo Gestor;
Metodologia ...Metodologia ...
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 6Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Registrar a situação atual em todas as áreas de empresa, através de registros fotográficos;
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 7Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Número e Nome da Área Responsável Área 1 – Vendas Sérgio
Área 2 – Orçamento Gisele
Área 3 – Diretor Comercial Ricardo
Área 4 – Recepção Giane
Área 5 – Arte-Final Tatiane
Área 6 – Faturamento Jussara
Área 7 – Administrativo / Financeiro Lúcia
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2
3
4
Número e Nome da Área Responsável Área 8 – Diretor Admin. / Financ. Paulo
Área 9 – Recursos Humanos Paula
Área 10 – Sala de Reuniões Magda
Área 11 – Diretor Industrial Rafael
Área 12 – Compras / PCP Adriano
Área 13 – Depósito Superior Rodrigo
Área 14 – Arquivo de OS Adriana
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5
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14
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 8Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Número e Nome da Área Responsável Área 15 – CTP JoãoÁrea 16 – Depósito Inferior RodrigoÁrea 17 – Expedição Leandro (D)
Vagner (N)Herbert (M)
Área 18 – Impressão Antônio (D)Rogério (N)Gabriel (M)
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Número e Nome da Área Responsável Área 19 – Acabamento Vanessa (D)
Gislaine (N)Gustavo (M)
Área 20 – Corte de Papel Airton (D)Jesun (N)Aquiles (M)
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 9Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Número e Nome da Área Responsável
Área 21 – Reciclagem de Papel Airton (D)
Jesun (N)
Área 22 – Banheiro Magda
Área 23 – Cozinha Magda
Área 24 – Depósito de Químico João
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Número e Nome da Área Responsável
Área 25 – Depósito de Facas Adilson (N)
Área 26 – Depósito de Caixas Vagner
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Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 10Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Realizar os Dias do Descarte conforme o planejado, utilizando-se dos Cartões de Descartes:
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 11Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Estabelecer e aplicar regras iniciais de Utilização, Organização, Limpeza , Saúde / Segurança e Disciplina.. em cada área da empresa;
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Iniciar o processo de Autodisciplina através das auditorias / avaliações internas;
A freqüência inicial das avaliações em cada área será mensal; As avaliações serão realizadas em dias e horários
aleatórios determinados sem prévio aviso pelos Auditores.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 12Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
As avaliações serão avaliados através de Listas de Verificações;
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 13Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
As avaliações serão avaliados através de Listas de Verificações;
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 14Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
As Listas de Verificações deverão ser revisadas no que tange os itens a serem verificados em cada “senso”. Sendo que esta revisão será realizada pelo Responsável da Área, com a anuência do Representante da Direção.
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Avaliação: nas Listas de Verificações estão os itens mínimos para obtermos um excelente ambiente de trabalho. Cada senso / requisito avaliado é atribuído conceito:
SATISFATÓRIO Significa atender plenamente ao requisito/critério
INSATISFATÓRIO Significa não atender ao requisito/critério
Para cada item considerado insatisfatório, o Auditor deverá descrever no campo “Comentário do Auditor”, a evidência que justifique esta “insatisfação”.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 15Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Cada “senso” a ser verificado possuíra um peso total de 10, sendo que cada item a ser verificado possuíra um peso proporcional a este peso total, por exemplo:
Peso = 10
Peso = 5
Peso = 5
Fazendo com que um item na avaliação considerado “insatisfatório”, faça com que diminua o resultado do peso total.
O Auditor deverá citar em cada item verificado, o nome do Auditado, ou seja, a pessoa que foi “entrevistada” descrevendo no campo “Auditado”.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 16Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) As áreas serão avaliadas inicialmente por cada “senso” e
na média dos somatórios de cada “senso”, por exemplo:
= 2+2+0+0+0=4
= 5+0=5
= 2,5+0+0+0=2,5
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 17Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) Continuando o slide anterior ... As áreas serão avaliadas
inicialmente por cada “senso” e na média dos somatórios de cada “senso”, por exemplo:
= 2,5+2,5+2,5+2,5=10
= 0+0+0=0
Avaliação Geral = (4 + 5 + 2,5 + 10 + 0) / 5 = 4,3
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 18Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Cada área terá,após a avaliação mensal, sua classificação em forma de cor . Ex.
Cartão Verde : Ótimo - Pontuação = ou > 8 Cartão Amarelo : Precisa melhorar -
Pontuação <7 ou = 6 Cartão Vermelho : Péssimo (bagunceiro e
desorganizado) - Pontuação < 6
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
A pontuação mínima a ser atingida em cada senso é 6 . A equipe que obtiver pontuação menor que 6 em 3 avaliações terá uma reunião fechada com o Representante da Direção e a Gerência da área .
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 19Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Quando algum item for avaliado como péssimo, é emitido o Cartão de Melhoria, onde se relacionam quais os sensos/critérios não foram atendidos;
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 20Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) O Cartão de Melhoria deve ser afixado no Quadro de
Informações; O Responsável pela Área deverá preencher o campo
“Sugestão para a Melhoria” para cada Cartão de Melhoria;
As propostas de sugestões devem ser analisadas / validadas pelo Gerente da Área, sendo definida de comum acordo um prazo para a execução.
O Auditor, na próxima avaliação, irá confirmar se a melhoria foi implementada, caso contrário, manterá resultado, no item avaliado, da auditoria anterior.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 21Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Metodologia ... (continuação)Metodologia ... (continuação) A todos os integrantes da equipe, que obtiverem a maior
pontuação, ganharão um “prêmio” mensal. No final do ano a equipe, que obtiver a maior pontuação,
ganhará um “prêmio” surpresa.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 22Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Características do Auditor doCaracterísticas do Auditor do
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 23Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
HabilidadesHabilidades dos dos auditoresauditores
Entrevistas / Questionamentos:• Deixar o auditado tranquilo;• Usar liguagem simples com sentenças curtas, e;• Usar questões abertas.
Escutar:• Parar de falar, concentrar, interessar pelo assunto;• Evitar distrações, e;• Ser paciênte e manter o controle.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 24Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
• O auditor deve julgar, porém não deve julgar sem fatos.
• Buscar evidências.• Comparar:
– Fatos com os critérios estabelecidos.• Trocar informações com os demais auditores.
Performance do auditorPerformance do auditor
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 25Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Auditor necessita:Auditor necessita:
• Estar familiarizado com as áreas que serão auditadas.
• Manter independência.• Ter total habilidade para se comunicar, buscar
evidências.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 26Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Virtudes do AuditorVirtudes do Auditor
Um auditor deve sempre:• Preparar - Conhecer os critérios a serem
auditados, conforme Listas de Verificações• Aprender - Sobre os auditados• Controlar - Tempo e Equipe• Assistir - Atenção aos detalhes• Ouvir - Tudo que for dito pelos auditados• Registrar - Evidências
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 27Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Defeitos do AuditorDefeitos do Auditor
Um auditor não deve:• Comparar áreas ou auditados;• Ser sarcástico / irônico;• Criticar situações;• Discutir personalidades, e;• Chegar ou sair atrasado.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 28Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Características do AuditorCaracterísticas do Auditor
Positivas• Diplomático• Profissional• Articulado• Objetivo• Honesto• Tático• Modesto
• Observador• Construtivo• Imparcial• Controlado• Sensato• Maduro• Flexível
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 29Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Características do AuditorCaracterísticas do Auditor
Negativas• Crítico• Inflexível• Preguiçoso• “Sabe tudo”• Indeciso• Susceptível
• Não prático• Descontrolado• Apressado• Desatencioso• Controverso
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 30Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Avaliação do AuditorAvaliação do Auditor
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 31Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Você conhece o São Murphy?Você conhece o São Murphy?
Origem ...“Lei de Murphy”:
Todos conhecem a “Lei de Murphy”, pelo menos por experiência própria.
Afinal, a probabilidade de um pão cair com a manteiga para baixo é diretamente proporcional ao preço do tapete.
Assim como sempre chove quando você esquece o guarda-chuva.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 32Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Você conhece o São Murphy? (cont.)Você conhece o São Murphy? (cont.)
“São Murphy” é o Padroeiro dos Auditores.
É o santo que protege e conduz todos os auditores em suas incansáveis auditorias em busca de evidências, mas principalmente, contribuindo com suas atitudes e conclusões para a melhoria do sistema de gestão auditado.
O “São Murphy” não tem uma data especial, qualquer dia de auditoria é dia dele.
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 33Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Você conhece o São Murphy? (cont.)Você conhece o São Murphy? (cont.)
Propriedade Intelectual da Gráfica Jacuí Slide 34Treinamento Formação de Auditores do Programa 5S
Obrigado pela presença e Obrigado pela presença e participação!participação!
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