Recepção, registo e circuito da correspondência

Recepção, registo e circuito Recepção, registo e circuito da correspondênciada correspondência

Trabalho realizado Trabalho realizado por:por:

Mafalda Neves nº Mafalda Neves nº 1111

Susana Carneiro nº 18Susana Carneiro nº 18

Circuito da CorrespondênciaCircuito da Correspondência

Considera-se correspondência toda e qualquer Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

A correspondência é tratada de várias formas, A correspondência é tratada de várias formas, tendo em conta:tendo em conta:

a sua natureza;a sua natureza; origem;origem; conteúdo;conteúdo; e o seu destino.e o seu destino.

Difere de empresa para empreso consoante:Difere de empresa para empreso consoante:

as suas dimensões; as suas dimensões; e a sua estrutura organizativa.e a sua estrutura organizativa.

Tem várias fases e são elas:Tem várias fases e são elas:

abertura;abertura; o registo das entradas;o registo das entradas; a distribuição;a distribuição; a resposta ou arquivo;a resposta ou arquivo; a assinatura; a assinatura; o registo de saída;o registo de saída; e a expedição e arquivo e a expedição e arquivo

AberturaAbertura

No que diz respeito à abertura da correspondência No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.ter para evitar a inutilização do conteúdo.

Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.interior.

Registo das EntradasRegisto das Entradas

Nas grandes empresas, esta fase da Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento.correspondência concentra-se num só departamento.

Tiram-se cópias dos originais recebidos, para Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo destino.para o respectivo destino.

Mas a tiragem das cópias não pode ser feita Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo carimbo da sem antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.entrada contendo a data e o número da entrada.

Nos serviços públicos e nas empresas mas Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.correspondência recebida.

DistribuiçãoDistribuição

A distribuição da correspondência pode ser A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo.chamado livro de protocolo.

Resposta ou ArquivoResposta ou Arquivo

Depois de ser lida, a correspondência deve ser Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada.convenientemente tratada.

O que significa que:O que significa que: se não for necessário dar sequência ao assunto, a se não for necessário dar sequência ao assunto, a

correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenando; ordenando;

se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.

Não esquecer que:Não esquecer que: toda a correspondência urgente deve ter uma resposta toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata; imediata; não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos.tornando-os eternamente esquecidos.

A execução de uma carta resposta implica A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. Portanto, a redacção da carta deve ser executada por Portanto, a redacção da carta deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de de tempo e conseguir uma boa qualidade de comunicação.comunicação.

A resposta pode ser executada de diversas A resposta pode ser executada de diversas formas:formas:

ditado directo, em que o dactilógrafo ou processador ditado directo, em que o dactilógrafo ou processador de texto executa directamente o texto que lhe é de texto executa directamente o texto que lhe é transmitido;transmitido;

ditado indirecto, onde o dactilógrafo ou o ditado indirecto, onde o dactilógrafo ou o processador de texto executa o texto através de uma processador de texto executa o texto através de uma minuta, um registo que estenografou ou um registo minuta, um registo que estenografou ou um registo gravado num dictafone.gravado num dictafone.

AssinaturaAssinatura

Depois de finalizada a correspondência deve Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada. ser de novo lida e em seguida assinada.

Registo de SaídaRegisto de Saída

Como já foi dito relativamente à entrada de Como já foi dito relativamente à entrada de correspondência, o registo das saídas também é correspondência, o registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio.normalmente feito em livro próprio.Devem ser tiradas cópias aos originais e Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente. encaminhadas devidamente.

Expedição e ArquivoExpedição e Arquivo

Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:deve-se verificar se: a carta esta datada e assinada; a carta esta datada e assinada; contém o material referido em anexo; contém o material referido em anexo; o endereço corresponde ao do sobrescrito.o endereço corresponde ao do sobrescrito.

E por fim...E por fim...

toda a correspondência que é expedida da empresa toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a respectiva cópia;deve possuir em arquivo a respectiva cópia;

quando a correspondência for registada, juntamente quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação;de aceitação;

no caso do registo ser com aviso de recepção, este, no caso do registo ser com aviso de recepção, este, após ser devolvido pelo destinatário com a respectiva após ser devolvido pelo destinatário com a respectiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da correspondência. correspondência.

RecepçãoRecepção

Local de recepcionar e controlar visitantes. Cabe ao Local de recepcionar e controlar visitantes. Cabe ao recepcionista responder perguntas gerais sobre a empresa ou recepcionista responder perguntas gerais sobre a empresa ou direccionar as perguntas para outros profissionais qualificados.direccionar as perguntas para outros profissionais qualificados.

É o sector do hotel onde se processam os contactos, É o sector do hotel onde se processam os contactos, quer seja com clientes, fornecedores ou até com outras quer seja com clientes, fornecedores ou até com outras empresas. É a principal dinamizadora do hotel, e o seu empresas. É a principal dinamizadora do hotel, e o seu funcionamento espelha a imagem deste. Normalmente é da funcionamento espelha a imagem deste. Normalmente é da responsabilidade da Recepção a prossecução de reservas, responsabilidade da Recepção a prossecução de reservas, entradas e saídas de clientes, pagamentos, dar informações a entradas e saídas de clientes, pagamentos, dar informações a clientes, controle do estado dos quartos, receber reclamações, clientes, controle do estado dos quartos, receber reclamações, entre muitas outras tarefas que resultam do contacto com os entre muitas outras tarefas que resultam do contacto com os diversos agentes relacionados com o hotel.diversos agentes relacionados com o hotel.

RegistoRegisto

Um registo é uma forma de fazer persistir determinada Um registo é uma forma de fazer persistir determinada informação durante um período de tempo.informação durante um período de tempo.

Mafalda Neves & Susana CarneiroMafalda Neves & Susana Carneiro