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IREIfolitécnico
1 daGuardaPolyteclinicor Guarda
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão
Cláudia Mendes da Silva
outubro 1 2018
Gesp.010.03
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
CLÁUDIA MENDES DA SILVA
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO
EM GESTÃO
outubro/2018
Cláudia Mendes da Silva
“O sucesso nasce do querer, da determinação e persistência em se chegar a um
objetivo. Mesmo não atingindo o alvo, quem busca e vence obstáculos, no mínimo fará
coisas admiráveis.”
José de Alencar
Cláudia Mendes da Silva
FICHA DE IDENTIFICAÇÃO
Aluna:
Nome: Cláudia Mendes da Silva
Número: 1012086
Curso:
Licenciatura em Gestão
Instituição de Ensino:
Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) – Instituto Politécnico da
Guarda (IPG)
Orientador de Estágio Curricular na ESTG-IPG:
Doutora Ana Cristina Marques Daniel
Empresa Recetora de Estágio:
Nome: Auto-Sueco
Morada: Lugar Cabanas- S. Martinho de Dume, Apartado 2413, 4701-967 Braga
Contactos: Telefone: 253 609 800 E-mail: as.braga@autosueco.pt
Orientador do Estágio na Entidade:
Engenheiro Rui Filipe dos Reis Tavares Poças
Período do Estágio Curricular:
28 de maio a 3 de agosto de 2018
Duração do Estágio:
400 horas
Cláudia Mendes da Silva
PLANO DE ESTÁGIO CURRICULAR
O plano de estágio foi feito em reunião com o orientador de estágio, Eng. Rui Poças,
Diretor da empresa Auto Sueco, localizada em Braga, com quem foi delineado um plano de
atividades a desenvolver, tendo sido algumas sugeridas por mim e aceites, uma vez que
foram ao encontro do pretendido pelo orientador de estágio. O referido plano de atividades
passava pela realização de diferentes tarefas em diferentes locais:
✓ Receção na oficina de automóveis;
✓ Escritório após venda de automóveis e camiões;
✓ Armazém de peças automóveis e camiões;
✓ Receção oficina de camiões;
✓ Escritório de contabilidade geral;
✓ Gestão comercial de automóveis.
Cláudia Mendes da Silva i
RESUMO
O estágio curricular foi realizado no âmbito do programa curricular da Licenciatura em
Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) do Instituto Politécnico da
Guarda (IPG).
O presente relatório tem como objetivo descrever as atividades desenvolvidas no decorrer
das 400 horas de Estágio Curricular na Empresa Auto-Sueco, com sede em Braga, no
período de 28 de maio a 3 de agosto de 2018.
Este documento encontra-se dividido em quatro capítulos principais. O primeiro diz
respeito ao meio envolvente da empresa, ou seja, onde a Auto-Sueco se insere e a cidade. O
segundo diz respeito ao enquadramento e apresentação da empresa, recorrendo a uma
análise histórica da empresa. No terceiro capítulo são descritas detalhadamente todas as
atividades realizadas ao longo do estágio, na empresa Auto-Sueco.
No relatório também irá constar uma apresentação de algumas considerações e conclusões
retiradas desta primeira experiência no mercado de trabalho.
Palavras-chave: Contabilidade, Seguros, Financiamentos, Gestão
JEL Classification: M10 General Business Administration
Cláudia Mendes da Silva ii
AGRADECIMENTOS
Ao longo destes três anos de licenciatura, existiram inúmeras pessoas que contribuíram
para que esta etapa da minha vida se concretizasse com sucesso. Por isso, quero
agradecer a todos aqueles que estiveram comigo e me apoiaram nesta longa caminhada.
Em primeiro lugar, queria agradecer à minha família, em especial aos meus pais e ao
meu irmão, que durante estes três anos sempre me deram um apoio incondicional e me
ensinaram que sem dedicação não conseguimos alcançar os nossos objetivos.
Em segundo lugar, queria agradecer aos meus amigos, aos que conheci na cidade da
Guarda e aos amigos de sempre que apesar da distância me acompanharam
permanentemente. Um especial agradecimento aos amigos da Guarda por nunca me
terem deixado desistir ao longo desta caminhada e por termos partilhado grandes
momentos, sem eles isto não seria possível. Muito obrigada a todos!
De seguida queria agradecer a todos os professores da Escola Superior de Tecnologia e
Gestão do Instituto Politécnico da Guarda, por todos os ensinamentos ao longo do
curso.
Aos trabalhadores da entidade acolhedora, só tenho a agradecer pelo acolhimento
fantástico que me proporcionaram. Agradeço todo o apoio prestado pelo orientador de
estágio Eng. Rui Poças e pelos restantes trabalhadores por todos os esclarecimentos
dados e toda a ajuda concedida durante o estágio. Foram todos maravilhosos!
Queria ainda agradecer a todas as pessoas que contribuíram para o bom funcionamento
do Núcleo de Alunos de Gestão do ano letivo 2017/2018, incluindo a Diretora de curso,
Professora Doutora Manuela Natário, que sempre nos apoiou e nunca nos deixou
desistir.
Um grande obrigada à minha orientadora de estágio, Professora Doutora Ana Daniel,
que me deu todo o apoio necessário com paciência e dedicação para a elaboração do
presente relatório.
Cláudia Mendes da Silva iii
ÍNDICE
RESUMO .......................................................................................................................... i
AGRADECIMENTOS ..................................................................................................... ii
ÍNDICE ............................................................................................................................ iii
ÍNDICE DE ANEXOS .................................................................................................... vi
ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................. vii
ÍNDICE DE TABELAS ................................................................................................ viii
LISTA DE ACRÓNIMOS E SIGLAS ............................................................................ ix
INTRODUÇÃO ................................................................................................................ 1
CAPÍTULO 1 - MEIO ENVOLVENTE DA EMPRESA ................................................ 2
1.1 Nota Introdutória .................................................................................................... 3
1.2 Cidade de Braga...................................................................................................... 3
CAPÍTULO 2 - APRESENTAÇÃO DA EMPRESA ...................................................... 5
2.1 Enquadramento da Empresa ................................................................................... 6
2.2 História do Grupo NORS ....................................................................................... 6
2.3 Visão, Missão e Valores do Grupo NORS ............................................................. 8
2.4 Objetivos e Estratégia do Grupo NORS ............................................................... 10
2.5 Estrutura Organizacional do Grupo NORS .......................................................... 10
2.6 História da Auto-Sueco (Plataforma Minho)........................................................ 12
2.6.1 Estrutura Organizacional da Auto-Sueco (Plataforma Minho) ..................... 13
2.7 Ferramentas e Softwares Utilizados ..................................................................... 14
2.8 História da Marca Volvo ...................................................................................... 15
CAPÍTULO 3 – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O ESTÁGIO ......... 17
3.1 Nota Introdutória .................................................................................................. 18
3.2 Funções Realizadas na Receção de Oficina Automóveis ..................................... 18
3.2.1 Marcação de Reparações ............................................................................... 18
Cláudia Mendes da Silva iv
3.2.2 Elaboração de Orçamentos ............................................................................ 20
3.3 Funções Realizadas no Pós-Venda de Automóveis e Camiões ............................ 20
3.3.1 Reclamação de Garantias............................................................................... 20
3.3.2 Separação de Documentação ......................................................................... 21
3.3.3 Realização de Orçamentos de Peritagem....................................................... 21
3.4 Funções Realizadas no Armazém de Peças Automóveis e Camiões .................... 21
3.4.1 Verificação Diária das Encomendas .............................................................. 21
3.4.2 Registo das Encomendas no SAP .................................................................. 22
3.4.3 Atendimento ao Público ................................................................................ 22
3.4.4 Colocação das Encomendas no Respetivo Local .......................................... 22
3.4.5 Análise dos Indicadores de Gestão ................................................................ 23
3.5 Funções Realizadas na Receção de Oficina Camiões .......................................... 24
3.5.1 Mapa Resumo do Tratamento de Faturas Reclamadas .................................. 24
3.5.2 Mapa de Férias dos Trabalhadores ................................................................ 25
3.6 Funções Realizadas no Escritório de Contabilidade Geral ................................... 27
3.6.1 Verificação e Processamento das Caixas....................................................... 27
3.6.2 Preenchimento da Folha de Depósitos........................................................... 27
3.7 Funções Realizadas na Gestão Comercial ............................................................ 27
3.7.1 Simulações de Seguros .................................................................................. 28
3.7.2 Simulações de Financiamento ....................................................................... 28
3.7.3 Preparações de Financiamentos ..................................................................... 30
3.7.4 Gestão de Pedidos de Matrículas ................................................................... 31
3.7.5 Registo de Vendas de Automóveis ................................................................ 33
3.7.6 Registo de Faturas ......................................................................................... 33
3.7.7 Faturação de Veículos ................................................................................... 35
3.7.8 Legalização de Viaturas................................................................................. 37
CONCLUSÃO ................................................................................................................ 39
Cláudia Mendes da Silva v
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................ 40
ANEXOS ........................................................................................................................ 41
Cláudia Mendes da Silva vi
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1: Preenchimento da Folha de Serviço............................................................ 42
Anexo 2: Folha de Serviço Obtida através do Software SAP.................................... 44
Anexo 3: Exemplo de uma Fatura Emitida depois de uma Reparação ...................... 46
Anexo 4: Exemplo de um Documento Retirado do VIDA ......................................... 49
Anexo 5: Exemplo de um Orçamento ........................................................................ 51
Anexo 6: Orçamento de Peritagem ............................................................................. 53
Anexo 7: Relatório de Peritagem Baseado num Orçamento ...................................... 55
Anexo 8: Simulação de Seguro com Franquia 0% ..................................................... 59
Anexo 9: Simulação de Seguro com Franquia 2% ..................................................... 61
Anexo 10: Simulação de um Financiamento .............................................................. 63
Anexo 11: Exemplo da Folha Entregue pelo Vendedor para Efetuar a Encomenda .. 65
Anexo 12: Fatura Enviada pela VCP de IUC ............................................................. 67
Anexo 13: Fatura Enviada pela VCP de ISV ............................................................. 69
Anexo 14: Fatura Enviada pela VCP de um Automóvel ............................................ 71
Anexo 15: Requerimento do Registo de Automóvel da Auto-Sueco a Comprar ....... 73
Anexo 16: Requerimento do Registo de Automóvel da Auto-Sueco a Vender ......... 75
Anexo 17: Documento Recebido após a Legalização Online .................................... 77
Cláudia Mendes da Silva vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1- Localização da Cidade de Braga...................................................................... 3
Figura 2- Freguesias do Município de Braga .................................................................. 3
Figura 3- Santuário do Sameiro ....................................................................................... 4
Figura 4- Bom Jesus ........................................................................................................ 4
Figura 5- Empresas que Fazem Parte do Grupo NORS .................................................. 7
Figura 6- Presença do Grupo NORS no Mundo .............................................................. 8
Figura 7- Organograma do Grupo NORS ..................................................................... 12
Figura 8- Localização da Auto-Sueco em Braga ........................................................... 13
Figura 9- Localização Auto-Sueco em Guimarães ........................................................ 13
Figura 10- Organograma da Entidade Acolhedora ........................................................ 14
Figura 11- Logótipo da Marca Volvo ............................................................................ 16
Figura 12- Modelo da Folha de Serviço ........................................................................ 19
Figura 13- Estante para as Peças de Grande Dimensão ................................................ 23
Figura 14- Local onde eram Armazenadas as Peças com Menor Dimensão ................ 23
Figura 15- Indicadores Gestão Pós-Venda .................................................................... 23
Figura 16- Mapa resumo do Tratamento de Faturas Reclamadas ................................. 24
Figura 17- Faturas a emitir de uma Fatura por Parte da Empresa Transportadora........ 25
Figura 18- Mapa das Férias dos Trabalhadores ............................................................. 26
Figura 19- Mapa dos Financiamentos ........................................................................... 30
Figura 20- Pedido de Matrícula no Despachante .......................................................... 32
Figura 21- Registo do Pedido da Matrícula no SAP ..................................................... 32
Figura 22- Registo da Venda do Automóvel ................................................................. 33
Figura 23- Mapa IUC .................................................................................................... 34
Figura 24- Mapa ISV ..................................................................................................... 35
Figura 25 - Mapa das Faturas do Importador ................................................................ 35
Figura 26- Faturação do Automóvel.............................................................................. 36
Figura 27- Registo da Fatura ......................................................................................... 36
Figura 28- Documento Único do Automóvel ................................................................ 37
Figura 29- Email Recebido quando o Pedido está concluído ........................................ 38
Cláudia Mendes da Silva viii
ÍNDICE DE TABELAS
Tabela 1- Documentos Necessários para um Financiamento ........................................ 31
Cláudia Mendes da Silva ix
LISTA DE ACRÓNIMOS E SIGLAS
ALD Aluguer de Longa Duração
CEO Chief Executive Officer
DUA Documento Único Automóvel
ESTG Escola Superior de Tecnologia e Gestão
IES Informação Empresarial Simplificada
IPG Instituto Politécnico da Guarda
IRC Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas
IRS Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares
ISV Imposto Sobre Veículos
IUC Imposto Único de Circulação
IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado
MUA Modelo Único Automóvel
NIB Número de Identificação Bancária
TIE Technical Infomation Exchange
VCP Volvo Car Portugal
VIN Vehicle Identification Number (Número de Identificação do Veículo)
VN Volume de Negócios
Cláudia Mendes da Silva 1
INTRODUÇÃO
Neste relatório será descrito o conjunto de todas as atividades realizadas durante o
estágio curricular, pertencente à licenciatura de Gestão, lecionada na Escola Superior de
Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda.
Ao longo das 400 horas de estágio curricular, o objetivo principal foi aplicar os
conhecimentos adquiridos ao longo dos três anos de licenciatura, tendo em conta as
necessidades da entidade acolhedora.
O estágio decorreu na empresa Auto-Sueco, a partir do dia 28 de maio de 2018 até ao
dia 3 de agosto de 2018, e permitiu à estagiária compreender e desenvolver
determinados conhecimentos adquiridos na licenciatura.
O presente relatório está estruturado em quatro capítulos. Assim, no primeiro é exposto
todo o meio envolvente onde a entidade acolhedora se insere.
No segundo e terceiro capítulos está evidenciado informação sobre a Auto-Sueco,
nomeadamente uma breve história e a sua estrutura organizacional, e uma breve
apresentação da marca representada pela entidade, respetivamente.
No último capítulo serão descritas ao pormenor todas as atividades realizadas durante o
período de estágio.
Por último, apresenta-se uma breve conclusão retirada pela estagiária referente ao
primeiro contacto com o mercado de trabalho.
Cláudia Mendes da Silva 3
1.1 Nota Introdutória
Este capítulo começa por abordar e apresentar a cidade de Braga, cidade onde se
encontra sediada a Auto-Sueco, local onde foi realizado o estágio curricular, assim
como alguns aspetos geográficos.
1.2 Cidade de Braga1
A cidade de Braga, segundo os últimos dados da PORDATA2, tem cerca de 181 342
habitantes, é uma cidade a Norte de Portugal e encontra-se a nordeste do Porto (figura
1).
O município de Braga está subdividido em 37 freguesias, como representa a figura 2,
sendo algumas delas Adaúfe, União de Freguesias Arentim e Cunha, União de
Freguesias Maximinos, Sé e Cividade, União de Freguesias São José de São Lázaro e
São João do Souto, São Vicente, São Vitor, União de Freguesias de Cabreiros e Passos
de São Julião, União de Freguesias Real, Dume Semelhe, entre outras.
Figura 1- Localização da Cidade de Braga
Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Braga
Figura 2- Freguesias do Município de Braga
Fonte: https://www.cm-braga.pt/pt
A cidade de Braga é considerada uma das mais jovens cidades europeias, foi
considerada em 2012 Capital Europeia da Juventude, concedido, pelo Fórum Europeu
1 Informação retirada do site da Câmara Municipal de Braga, (Braga, s.d). 2 Base de dados estatísticos sobre Portugal.
Cláudia Mendes da Silva 4
da Juventude. Esta cidade consegue aliar a sua História a uma juventude e vitalidade
revigorante.
Braga, sempre assumiu um papel regional estratégico e central, quer pela sua
localização geográfica quer pelo seu dinamismo, desempenhando assim um papel
dinamizador a nível económico, cultural e de tecnologia.
A cidade de Braga apresenta lugares que se impõem como marcos obrigatórios de visita,
como por exemplo, o Santuário do Sameiro (figura 3), o Bom Jesus (figura 4), a Sé de
Braga, Falperra, entre outras.
Figura 3- Santuário do Sameiro
Fonte: https://www.google.pt/
Figura 4- Bom Jesus
Fonte: https://www.google.pt/
Cláudia Mendes da Silva 6
2.1 Enquadramento da Empresa
A empresa, Auto Sueco tem como objetivo a comercialização de automóveis e camiões
e assistência pós-venda de veículos da marca Volvo. Por sua vez, a Auto-Sueco está
integrada num grupo multinacional, Grupo NORS, que desenvolve as suas atividades
em quatro grandes áreas de negócio: Original Equipment Solutions, Integrated
Aftermarket Solutions, Recycling Solutions e Safekeeping Solutions.
2.2 História do Grupo NORS3
A empresa inicial que deu origem ao Grupo NORS, foi criada em 1933 quando o Sr.
Luiz Óscar Jervell iniciou as operações de importação da marca Volvo em Portugal. No
dia 1 de abril de 1949 surge pela primeira vez a denominação Auto-Sueco, quando, com
o Sr. Yngvar Poppe Jensen decidem autonomizar o negócio.
Em 1959 é constituída a Auto-Sueco, Lda, em Coimbra, com o intuito de importar
veículos pesados e automóveis Volvo. A empresa ao longo dos anos foi-se expandindo
e abrindo outros pontos de venda por todo o país, como por exemplo, em 1979 quando
inaugurou o concessionário de Braga (plataforma Minho).
No ano de 1991, o Grupo internacionaliza-se pela primeira vez com a atividade Volvo,
com a sua instalação em Angola (Auto-Sueco Angola). Mais tarde, em 2001, o Grupo
alargou a sua presença para países da África Subsariana e em 2002 instalou-se em Cuba,
através da Unevol, empresa de comercialização de veículos comerciais, máquinas
industriais e motores marítimos.
Em 2003, o Grupo Auto-Sueco adquiriu o Grupo Civiparts (empresa de distribuição
aftermarket) alargando assim o seu leque de empresas e atividades entrando nos
mercados de distribuição aftermarket de ligeiros e pesados, maquinaria de construção
entre outros.
Mais tarde, em 2007, a Volvo através da Volvo Cars decide entrar em Portugal sem
importadores no mercado automóvel. Perante a situação a empresa divide-se em duas
empresas: Auto-Sueco, Lda e Auto-Sueco II Automóveis, SA, sendo a primeira
3 Retirado do site do Grupo NORS, (NORS,sd).
Cláudia Mendes da Silva 7
revendedora e importadora de pesados, ou seja, camiões e autocarros e a segunda
apenas revendedora de automóveis ligeiros.
Com esta mudança de divisão de empresas, a Auto-Sueco II Automóveis, SA tornou-se
mais tarde concessionária de outras marcas como Land Rover, Jaguar, Mazda e Honda,
sendo que em Braga a empresa só é concessionário da marca Volvo.
No ano de 2009, Tomás Jervell, Chief Executive Officer (CEO), é nomeado Presidente
do Grupo Auto-Sueco. Neste mesmo ano o grupo entra no mercado de Cabo Verde com
a inauguração da AS Parts Cabo Verde.
Em 2012, o Grupo Auto-Sueco ultrapassa a fasquia dos 1 000 milhões de euros de
vendas e a Auto-Sueco Coimbra passa a designar-se Grupo Ascendum.
Em 2013, o Grupo, como um Grupo de empresas, assume a sua vocação multinacional
dando assim origem a uma nova identidade, Grupo NORS englobando 12 empresas
distribuídas em 4 áreas de negócio distintas. Atualmente o Grupo NORS engloba 13
empresas, figura 5, uma vez que, em março de 2015 assumiu a presença da Renault
Trucks em Portugal através da nova empresa Galius.
Figura 5- Empresas que Fazem Parte do Grupo NORS
Fonte: Retirado de documentos internos
Cláudia Mendes da Silva 8
Atualmente, o Grupo NORS está presente em 17 países, distribuídos por 4 continentes:
Portugal, Espanha, Brasil, Angola, Botswana, Namíbia, Moçambique, Cuba, México,
EUA, Turquia, Áustria, República Checa, Eslováquia, Roménia, Hungria e Croácia,
(figura 6), tem cerca de 3 637 colaboradores e um Volume de Vendas superior a 1,5 mil
milhões de euros.
Figura 6- Presença do Grupo NORS no Mundo
Fonte: Retirado de documentos internos
2.3 Visão, Missão e Valores do Grupo NORS
A visão, a missão e os valores têm uma grande importância para que se entenda de
forma prática como funciona uma organização, qual a sua perspetiva para o futuro e
qual a sua cultura organizacional.
Visão
A visão4 pode ser definida como a perceção das necessidades do mercado e os métodos
pelos quais uma organização pode satisfazê-los. A visão ajuda o conjunto de toda a
empresa, em particular os trabalhadores, a unir-se em torno de valores comuns que
possibilitam direcioná-la para o aproveitamento de uma oportunidade, com vantagem
competitiva. A visão deve ser, sobretudo, ser coerente, criar uma imagem clara do
futuro e gerar compromisso com o desempenho.
4 Informação retirada Serra, (2010)
Cláudia Mendes da Silva 9
Assim, o Grupo pretende ser visto “como um dos líderes mundiais em soluções de
transporte e equipamentos de construção.”
Missão
A missão5 de uma organização deve revelar a sua identidade e personalidade. Para isso
deve mostrar a razão da sua existência, definindo o seu negócio e apresentando de uma
forma clara e simples os seus objetivos gerais e as linhas orientadoras para o seu
desenvolvimento futuro.
Desta forma, o Grupo apresenta a missão de “gerar prosperidade para os clientes e
fornecedores, de forma a desenvolver os colaboradores e criar valor para os acionistas,
através de relações de confiança, construídas por uma atitude de exigência e entrega das
melhores soluções.”
Valores
Os valores organizacionais são ideias fundamentais à volta das quais a organização foi
constituída, representam as convicções dominantes, são elementos motivadores e devem
refletir boas práticas de gestão em termos de qualidade, serviço ao cliente,
responsabilidade social, entre outros, (Poças, 2013)
Os valores fundamentais do Grupo NORS são:
✓ Ambição: o Grupo ambiciona crescer e liderar, antecipando as oportunidades
procurando a excelência e a melhoria contínua nas soluções que entregam.
✓ Confiança: o Grupo estabelece relações de confiança, assentes na qualidade
do seu trabalho e numa atitude pautada pela responsabilidade, transparência
e rigor.
✓ Talento: o Grupo procura atrair, reter e desenvolver talento, valorizando o
mérito e desempenho dos seus colaboradores e das suas equipas.
5 Informação retirado Almeida (2016).
Cláudia Mendes da Silva 10
2.4 Objetivos e Estratégia do Grupo NORS
Os objetivos6 são metas que a empresa pretende alcançar futuramente. A empresa
necessita de estabelecer um conjunto de objetivos que lhe permita orientar as suas
decisões, no sentido de garantir que caminha na direção estabelecida pela missão. Os
objetivos empresariais devem apresentar algumas características. Espera-se que sejam:
quantificáveis, calendarizáveis e motivadores.
O Grupo NORS tem alguns objetivos bem definidos para ter uma boa posição no
mercado, são eles os seguintes:
✓ Estar entre os mais rentáveis do seu setor;
✓ Ser reconhecido pelo mercado como o melhor;
✓ Ter colaboradores talentosos que vivem intensamente os valores da empresa;
✓ Ter uma organização eficiente e frugal;
✓ Centrar o seu portfólio de produtos em soluções de transporte, equipamentos
de construção e agrícolas.
Assumindo totalmente a sua vocação multinacional, o Grupo NORS rege-se hoje por
uma estratégia assente em princípios e políticas transversais e por uma cultura de Grupo
global, direcionada para a rentabilidade, consolidação e liderança, ou seja, pretende
incrementar a eficiência operacional dos negócios, reduzir o capital empregue, assegurar
a entrega consistente de valor ao acionista, reforça continuamente a solidez, reter as
melhores pessoas e as melhores equipas e ter a melhor qualidade de serviço do mercado.
2.5 Estrutura Organizacional do Grupo NORS
A estrutura organizacional7 de uma empresa é um conjunto de relações formais entre
grupos e os indivíduos que constituem a organização, define as funções de cada parte da
organização e o modo como interagem entre si, esta é geralmente representada por um
organograma.
O Grupo NORS como já referido anteriormente é um grupo de empresas (holding) e por
isso está estruturada como tal. Dentro do grupo existe um centro de serviços partilhados
com seis departamentos base: desenvolvimento aftermarket, pessoas e comunicação,
6 Informação retirada de Lisboa (2011). 7 Informação retirada de Almeida (2016).
Cláudia Mendes da Silva 11
planeamento e gestão de performance, auditoria interna, sistemas de informação e
jurídico fiscal. Estes seis departamentos estão centralizados com o objetivo de reduzir
custos.
O Grupo divide-se depois em seis áreas operacionais: NORS Ibéria, NORS Angola,
NORS Brasil, NORS África, NORS Ventures detidas a 100% pela holding e Grupo
Ascendum é detido a 50% do Grupo NORS.
✓ NORS Ibéria: reúne todas as operações do Grupo em Portugal e Espanha e
integra as empresas Auto-Sueco, Galius, Civiparts Portugal, Civiparts
España, AS Parts e ONEDRIVE;
✓ NORS Angola: tem operações em todas as principais cidades angolanas, que
incorpora as empesas Auto-Sueco Angola, Civiparts Angola, Auto-
Maquinaria, ONEDRIVE Angola e Vitrum;
✓ NORS Brasil: com as empresas Auto-Sueco São Paulo e Auto-Sueco Centro
Oeste, com operações nos estados de Mato Grosso, Rondônia e Acre, e a
Agro New em Catanduva e Votupuranga, no interior do Estado de São
Paulo;
✓ NORS África: reúne a Auto-Sueco Botswana, Auto-Sueco Namíbia e Auto-
Sueco Moçambique;
✓ NORS Ventures: reúne as empresas Auto-Sueco Automóveis, Biosafe,
Amplitude Seguros e Stokon;
✓ Grupo Ascendum: é um importante ativo do grupo, e um dos maiores
fornecedores mundiais de equipamentos industriais para construção e
infraestruturas.
Em 2013, o Grupo Ascendum expandiu as suas atividades para a Europa Central, onde
282 colaboradores e 33 unidades de negócio asseguram a operação do Grupo na Áustria,
Hungria, República Checa, Eslováquia, Roménia e Croácia, e desenvolvem o negócio
de Máquinas e Equipamentos de Construção Volvo nestes países.
O organograma do Grupo NORS encontra-se na figura 7.
Cláudia Mendes da Silva 12
Figura 7- Organograma do Grupo NORS
Fonte: Elaboração própria
2.6 História da Auto-Sueco (Plataforma Minho)
A Auto-Sueco (Braga), Lda. foi fundada no ano de 1979, como referido anteriormente,
e nomeada concessionário, da marca Volvo para a zona do Minho e Alto Minho pelo Sr.
Luís José Sá Gomes.
Em 1981 foram inauguradas novas instalações em Cabanas, S. Martinho de Dume,
(figura 8), para onde passou a sede social da Empresa. Com uma área total de cerca de
12 000m2, inclui oficinas para automóveis, autocarros e camiões, armazém de
componentes, área administrativa e social.
Em 1993 abriu novas instalações, figura 9, com cerca de 1000 m2, em Guimarães onde,
para além de stand de automóveis e secção de peças já existente desde 1989, passou a
dispor de oficina para assistência a automóveis e camiões.
NORS
Holding
NORS Ibéria NORS Angola NORS Brasil NORS África NORS Ventures Ascendum
Desenvolvimento Aftermarket
Pessoas e Comunicação
Planeamento e gestão de performance
Auditoria Interna
Sistemas de Informação Jurídico e efiscal
Cláudia Mendes da Silva 13
Figura 8- Localização da Auto-Sueco em
Braga
Fonte: https://www.google.pt/maps/
Figura 9- Localização Auto-Sueco em
Guimarães
Fonte: https://www.google.pt/maps/
Em novembro de 1990 procedeu-se à transformação de Auto-Sueco (Braga), Lda. para
Auto-Sueco (Braga), SA.
Mais tarde em 1997, foram inauguradas novas instalações em Guimarães, as quais
possibilitaram expandir e melhorar os serviços naquela área de influência, dada a sua
maior capacidade.
Em janeiro de 2001, procedeu-se novamente a uma transformação desta vez de Auto-
Sueco (Braga), SA para Auto-Sueco (Minho), SA.
Mais tarde em 2008, assiste-se a uma expansão das instalações de Braga, com a
construção de um parque de estacionamento para automóveis e camiões, com cerca de
3500m2.
Atualmente, a Auto-Sueco (Plataforma Minho) está divida em duas empresas, uma
primeira em Auto-Sueco II Automóveis, SA e uma segunda Auto-Sueco, Lda. Esta
última, em outubro deste ano, vai designar-se Auto-Sueco Portugal.
2.6.1 Estrutura Organizacional da Auto-Sueco (Plataforma Minho)
A estrutura organizacional da Auto-Sueco está relacionada com a estrutura
organizacional do Grupo. A função de administração pertence ao Grupo, a entidade
acolhedora é representada pelo diretor, Eng. Rui Poças. Este é responsável pelos
Cláudia Mendes da Silva 14
seguintes departamentos: comercial de automóveis, componentes, pós-venda e
comercial de camiões.
O organograma da entidade acolhedora encontra-se representado na figura 10.
Figura 10- Organograma da Entidade Acolhedora
Fonte: Elaboração própria
A entidade acolhedora tem cerca de 30 colaboradores.
2.7 Ferramentas e Softwares Utilizados 8
A entidade acolhedora utilizava várias ferramentas e softwares para a realização das
diferentes atividades, sendo elas, o SAP, o Technical Information Exchange (TIE), o
VIDA e o SAPHETY. De seguida será feita uma pequena apresentação de cada
ferramenta e software utilizado.
SAP: é um software utilizado para a gestão empresarial e foi criado por uma
organização alemã. Este software tem como objetivo integrar todos os dados e
processos do Grupo num único sistema, ou seja, todas as informações
encontram-se neste software. Este software é diferente para cada departamento
da empresa e os funcionários que nela trabalham não conseguem ter acesso a
todas as suas ferramentas. Este software ainda permite que todas as empresas do
Grupo tenham acesso a algumas informações, como por exemplo, saber em que
oficina o automóvel ou camião teve uma reparação.
8 Informações fornecidas pela entidade acolhedora.
Administração
Diretor
Comercial de Automóveis
Componentes Pós-VendaComercial Camiões
Cláudia Mendes da Silva 15
TIE: é uma ferramenta utilizada para o tratamento de relatos de erros ou
discrepâncias e para comunicação entre operadores independentes e companhias
de vendas, entre outros. O objetivo principal desta ferramenta é tornar a
comunicação mais eficiente, resultando em prazos de comunicação mais curtos.
Todas as discrepâncias relativamente a veículos, produtos de serviço, peças e
acessórios devem ser relatadas através do TIE. Esta ferramenta é utilizada mais
pela receção dos automóveis e pelos próprios mecânicos.
VIDA: é um sistema que apoia principalmente as oficinas na reparação e serviço
de veículos Volvo. Uma versão completa deste sistema fornece informação de
peças, informação de serviço, deteção de avarias de diagnóstico e download de
software, sendo que tudo isto está integrado numa única aplicação. Este sistema
está integrado com o TIE e funcionam como um alicerce sólido para o trabalho
que é feito diariamente.
SAPHETY: é uma plataforma que é utilizada pelos vários trabalhadores para
fazer determinadas requisições a diferentes empresas. Por exemplo quando é
necessário papel de impressão acede-se a esta plataforma e faz-se a respetiva
requisição.
2.8 História da Marca Volvo9
A Volvo é uma empresa sueca que iniciou as suas atividades em 14 de abril de 1927 na
cidade de Gotemburgo, fundada pelo engenheiro Gustav Larson e o economista Assar
Gabrielsson. A ideia dos fundadores era produzir veículos de passeio, de modo a que
estes fossem seguros e adequados às condições severas do clima e do pavimento da
Suécia naquela altura.
Nos anos de 1964 e 1965 a Volvo abriu duas fábricas. A primeira em Torslanda, situada
na Suécia, que atualmente é um dos locais com maior produção (produzem
principalmente os carros maiores e os SUVs). E a segunda em Gante, Bélgica, sendo
este o segundo maior local de produção da empresa (produz principalmente carros com
menor dimensão).
9 Retirado do site da Volvo Car.
Cláudia Mendes da Silva 16
A década de 80 ficou marcada na história da marca pelo alcance das vendas que
conseguiu, tendo chegado a atingir os 5 milhões de viaturas Volvo vendidas.
Antes do século XXI, a Volvo Cars, divisão automóvel da sueca Volvo Group então
subdividida pelas áreas: Volvo Camiões, Volvo Autocarros, Volvo Equipamentos para
Construção, entre outros, foi comprada pela construtora americana Ford. Sob uma
administração americana, a Volvo Cars aumentou, nos últimos anos, a oferta da gama
de veículos, tornou os seus modelos mais luxuosos e apetecíveis no mercado.
A Volvo é considerada uma marca premium, juntamente com a Mercedes, BMW e a
Audi. Na figura 11, encontra-se o logótipo da Volvo.
Figura 11- Logótipo da Marca Volvo
Fonte: https://logodownload.org/volvo-logo
Cláudia Mendes da Silva 18
3.1 Nota Introdutória
Este capítulo tem como objetivo a apresentação das atividades realizadas durante o
estágio curricular na empresa Auto-Sueco, em Braga.
O capítulo inicia-se com a apresentação das atividades desenvolvidas na área da receção
de oficina de automóveis, no pós-venda de automóveis e camiões, no armazém de peças
de automóveis e camiões, na receção de oficina de camiões, no escritório de
contabilidade geral e por fim na gestão comercial.
Durante o primeiro dia, o contacto com a empresa acolhedora teve como propósito a
adaptação da estagiária à instituição de acolhimento e o conhecimento do
funcionamento das respetivas instalações. Após este dia, foram apresentadas pelo
orientador as tarefas específicas a serem realizadas. As referidas tarefas serão descritas
detalhadamente nos pontos que se seguem.
3.2 Funções Realizadas na Receção de Oficina Automóveis
Durante a primeira semana, a estagiária esteve a dar apoio na receção de oficina de
automóveis. Esta recebe todos os clientes que queiram fazer alguma reparação ou
marcação para a reparação do automóvel elaborando também alguns orçamentos.
3.2.1 Marcação de Reparações
Durante a primeira semana, esta atividade era realizada diariamente na empresa, a
estagiária recebia os clientes que tinham uma marcação na oficina ou que queriam fazer
alguma marcação.
O 1º passo era receber o cliente e solicitar a entrega das chaves do automóvel, de
seguida preenchia-se o modelo da folha de serviço que se encontra na figura 12. Neste
modelo, a estagiária era obrigada a preencher alguns campos, tais como, nome do
cliente, telefone, os quilómetros do carro, a matrícula e a quantidade do combustível.
Ainda era necessário pedir sempre ao cliente a sua assinatura e ver o estado do
automóvel, tendo que verificar se este tinha algum dano. No anexo 1, pode ser
consultado o preenchimento de uma folha de serviço.
Cláudia Mendes da Silva 19
Figura 12- Modelo da Folha de Serviço
Fonte: Documento fornecido pela entidade
Depois de preencher esta folha, abria-se uma ordem de serviço no software SAP e
transcrever o que constava na folha de serviço. De seguida, colocar esta informação na
pasta com a respetiva chave e posteriormente colocá-la no quadro que os mecânicos
utilizavam com o respetivo serviço. Este quadro tinha o nome de cada um dos
responsáveis pelo preenchimento e colocação no respetivo local conforme a marcação.
No anexo 2 é possível observar a folha com as informações colocadas no SAP.
No final de cada dia, os clientes vinham buscar o seu automóvel e realizavam o
respetivo pagamento, sendo-lhes emitida, a fatura. No anexo 3 observa-se um exemplo
de uma fatura. Caso os clientes viessem depois das 17:30 horas, estes podiam levantar
os seus automóveis e fazer o respetivo pagamento junto do segurança, ou fazer o
levantamento na oficina no dia seguinte.
Cláudia Mendes da Silva 20
3.2.2 Elaboração de Orçamentos
Foi pedido à estagiária que elaborasse alguns orçamentos de reparações. Para realizar
um orçamento era necessário aceder ao TIE e ao VIDA, uma vez que como referido
anteriormente estas ferramentas complementam-se. Era preciso utilizar estas
ferramentas para que se conseguisse aceder às operações e às referências necessárias
para que o orçamento fosse o mais aproximado do real. No anexo 4 é possível observar
o exemplo de um documento retirado do VIDA.
Depois de se imprimir o documento retirado do VIDA procedia-se à elaboração do
orçamento. De seguida acedia-se ao SAP transcrevendo-se a informação constante do
documento, primeiro os serviços e depois os componentes. Os orçamentos estão sempre
subdivididos em duas partes para que seja mais fácil para o cliente perceber o que está
descrito na estimativa fornecida. No anexo 5 é possível observar o orçamento realizado
através do documento que está no anexo 4. O valor dos orçamentos pode variar, em
função do tempo que os mecânicos demoravam a realizar os serviços.
3.3 Funções Realizadas no Pós-Venda de Automóveis e Camiões
Na segunda semana, o estágio teve como objetivo dar apoio na pós-venda de
automóveis e camiões. Neste departamento realizavam-se atividades como reclamação
de garantias, separação de alguma documentação e realização de orçamentos de
peritagem.
3.3.1 Reclamação de Garantias
No pós-venda, eram realizadas algumas vezes reclamações de garantia, ou seja, de vez
em quando aparecia um carro que tinha tido o mesmo problema duas vezes no mês.
Caso isto acontecesse a empresa poderia reclamar, uma vez que as peças depois de
compradas têm garantia de 1 ano e caso tivesse alguma avaria durante esse ano, a
empresa acolhedora podia fazer uma reclamação. Mas não é só neste caso que é
possível recorrer à garantia, ou seja, às vezes quando se utilizava a ferramenta VIDA,
este “alertava” para a necessidade de fazer aquela operação obrigatoriamente e aí havia
que contactar o cliente para que esta operação fosse realizada. Neste caso, também era
feito o pedido de garantia, mas caso o cliente não aparecesse no período estipulado e
Cláudia Mendes da Silva 21
tivesse algum problema com algum componente que estava na operação, era este que
tinha de suportar o custo.
3.3.2 Separação de Documentação
A estagiária realizou a separação de alguma documentação e o respetivo arquivo. Esta
operação era feita semanalmente, de modo a que toda a documentação estivesse sempre
organizada e de fácil acesso. Esta separação e arquivo de documentação era realizado
em todos os departamentos da empresa. Na entidade acolhedora, havia só uma sala para
o arquivo. Assim, sempre que fosse necessário aceder a alguma documentação todos os
trabalhadores sabiam onde encontrá-la. Só a documentação mais recente é que ainda se
encontrava nos respetivos escritórios.
3.3.3 Realização de Orçamentos de Peritagem
Os orçamentos de peritagem são muito parecidos aos orçamentos que a entidade faz na
receção de automóveis, a forma como é feito é exatamente igual. Como é um orçamento
de peritagem há que ter em atenção ao valor da franquia do seguro e assinalar se existe
ou não franquia. Caso seja composto por franquia o proprietário tem que pagar a
percentagem da franquia. No anexo 6 podemos observar um orçamento de peritagem
que resulta depois num relatório de peritagem feito pela seguradora, anexo 7.
3.4 Funções Realizadas no Armazém de Peças Automóveis e Camiões
Uma das atividades que também foi proposta à estagiária pelo orientador na Auto-Sueco
II Automóveis, SA., foi a realização de algumas tarefas no armazém de peças de
automóveis e camiões. Essas tarefas consistiam na verificação diária de todas as
encomendas, dar entrada de todas as peças na plataforma SAP, atendimento ao público,
colocar as encomendas no respetivo local de modo a que houvesse uma organização no
armazém e analisar os indicadores de gestão.
3.4.1 Verificação Diária das Encomendas
Aquando da receção de uma carga nas instalações, a mesma tem que ser verificada. Há
que verificar caixa a caixa, todas as peças que se encontram seladas. Esta verificação
tem de ser feita logo após a chegada da transportadora em confrontação coma guia de
transporte, uma vez que, metade das peças são encomendas do dia anterior, ou seja,
Cláudia Mendes da Silva 22
encomendas urgentes, necessárias para a reparação de algum automóvel ou camião na
própria oficina da entidade ou encomendas de outras oficinas. Todas as encomendas que
sejam efetuadas até às 15 horas do dia anterior, com categoria urgente, no dia seguinte
encontram-se logo na secção dos componentes, vindo do armazém central de Espanha.
Caso as encomendas não sejam urgentes, estas demoram três dias a chegar e com um
preço menor, pois vêm do armazém central da Bélgica como acontece com as peças
para stock.
3.4.2 Registo das Encomendas no SAP
Depois da verificação de todas as encomendas, estas terão de ser registadas peça a peça
e a sua respetiva quantidade no SAP. Cada peça tem a sua própria referência e é a partir
daí que se consegue fazer o seu registo ficando assim contabilizada no stock. Caso o
componente não exista, ou seja, se um componente nunca esteve registado no software
tem de se criar a referência. Pode também acontecer que a referência tenha mudado por
algum motivo, caso ocorra esta situação, há de criar a nova referência e registá-la no
software SAP.
3.4.3 Atendimento ao Público
A secção dos componentes dispõe de um balcão onde são vendidos os componentes a
pessoas externas.
Neste balcão, atendem-se clientes particulares e outras oficinas exteriores à empresa e
que precisem de alguma peça urgente, mas nem sempre é possível dar de imediato a
peça. Para satisfazer estes clientes há que verificar se as peças existem em Guimarães na
secção de componentes e se é possível a entrega no próprio dia. Senão é necessário a
encomenda para que as peças estejam disponíveis no dia seguinte.
Neste atendimento ao público também se atendem muitos telefonemas com questões
relacionadas com a existência de determinada peça no armazém.
3.4.4 Colocação das Encomendas no Respetivo Local
A entidade acolhedora armazenava as peças de maior dimensão em estantes, como é
representado na figura 13, enquanto as peças de menor dimensão eram guardadas numa
máquina que armazenava em lotes as diferentes peças, figura 14. Caso houvesse algum
Cláudia Mendes da Silva 23
engano a colocar determinado componente no seu respetivo sítio havia uma necessidade
de verificar lote a lote, caixa a caixa onde estava a peça procurada o que ia tirar muito
tempo a todos os colaboradores.
Figura 13- Estante para as Peças de
Grande Dimensão
Fonte: Foto da estagiária
Figura 14- Local onde eram
Armazenadas as Peças com Menor
Dimensão
Fonte: Foto da estagiária
3.4.5 Análise dos Indicadores de Gestão
Todos os meses são enviados, ao chefe do departamento dos componentes os
indicadores de Gestão da Pós-Venda, figura 15, para proceder à sua análise.
Figura 15- Indicadores Gestão Pós-Venda
Fonte: Mapa fornecido pela entidade acolhedora
Cláudia Mendes da Silva 24
nº Data Matrícula Factura Montante Oficina Motivo Decisão
26/03/2018 68-OI-13 ZF01 S451/0001005185 3 179,97 € VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
22/08/2018 76-PC-03 ZF01 S451/0001002421 3 388,25 € VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
31/05/2017 47-PC-90 84020714 2 609,13 € BRAGA Avaria na Caixa de Velocidades Comparticipação UAV/Importador
27/06/2017 96-PD-05 84020820 2 661,44 € BRAGA Avaria na Caixa de Velocidades Comparticipação UAV/Importador
19/12/2017 57-PG-63 ZF01 S451/0001003831 1 410,52 € VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
28/02/2018 96-PD-04 ZF01 S451/0001004768 VAS Avaria Sis tema ADBLUE Comparticipação UAV/Importador
27/03/2018 68-OI-04 ZF01 S451/0001005190 1 464,58 € VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
19/02/2018 57-PG-57 ZF01 S451/0001004601 VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
28/02/2018 57-PG-59 ZF01 S451/0001004777 2 044,16 € VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
06/04/2018 92-OB-17 ZF01 S451/0001005325 1 229,26 € VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
06/04/2018 47-PC-92 ZF01 S451/0001005355 1 909,13 € VAS Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
19/03/2018 92-OB-14 84020408 811,58 € BRAGA Avaria Compressor Comparticipação UAV/Importador
Pode observar-se a partir da figura 15 que os indicadores são diferentes para a
mecânica, colisão, Guimarães e total do Minho. Neste mapa de indicadores, também é
possível observar a variação entre o valor do mês do ano anterior e o mês do respetivo
ano.
Fazendo uma pequena análise deste mapa é possível perceber que a maior parte dos
indicadores teve um crescimento em relação ao ano passado, por exemplo o VN total
cresceu 7% em relação ao mesmo mês do ano de 2017. É possível também verificar que
a eficiência aumentou 7% em relação ao ano anterior, mas também se conclui que a
produtividade desceu 1% em relação ao último ano, tendo ainda caído 1% o número de
ordens de serviço abertas.
3.5 Funções Realizadas na Receção de Oficina Camiões
Na receção da oficina de camiões foi realizado um mapa resumo do tratamento de
faturas reclamadas e a realização de um mapa para as férias dos trabalhadores da oficina
de camiões.
3.5.1 Mapa Resumo do Tratamento de Faturas Reclamadas
Durante o estágio, foi pedido à estagiária que fizesse um mapa resumo do tratamento de
faturas reclamadas, como está demonstrado na figura 16, relativos à empresa.
Figura 16- Mapa resumo do Tratamento de Faturas Reclamadas
Fonte: Ficheiro de excel “Mapa resumo de tratamento de facturas reclamadas - Trtes
Mercadorias Rendufense Lda”
Cláudia Mendes da Silva 25
Este mapa foi realizado com o objetivo de ver quais as faturas que necessitavam de uma
fatura por parte da empresa TRTES Mercadorias Rendufense, Lda. Pode-se então
observar a partir da figura 17, que as faturas identificadas pela letra A, necessitam de
uma fatura por parte da empresa TRTES Mercadorias Rendufense, Lda. A fatura
correspondente à letra B significa que já foi emitido um crédito ao cliente por parte da
empresa acolhedora.
Figura 17- Faturas a emitir de uma Fatura por Parte da Empresa Transportadora
Fonte: Ficheiro de excel “Mapa resumo de tratamento de facturas reclamadas - Trtes
Mercadorias Rendufense Lda”
3.5.2 Mapa de Férias dos Trabalhadores
Foi pedido à estagiária que concluísse o mapa de férias dos trabalhadores da oficina de
camiões, o mapa encontra-se representado na figura 18. No mapa só estão representados
os dias de férias dos trabalhadores a partir do mês de junho, uma vez que este só foi
realizado a partir desta data, embora alguns trabalhadores já tivessem gozado alguns
dias de férias nos meses anteriores. Este mapa encontra-se organizado por semana de
trabalho.
Factura
ZF01 S451/0001005185
ZF01 S451/0001002421
84020714
84020820
ZF01 S451/0001003831
ZF01 S451/0001004768
ZF01 S451/0001005190
ZF01 S451/0001004601
ZF01 S451/0001004777
ZF01 S451/0001005325
ZF01 S451/0001005355
84020408
Nº Nota de Crédito Data Valor Valor a emitir
661,25 A
ZC01 S484/0004000452 06/06/2018 1 349,31 €
84040077 05/06/2018 1 043,66 €
84040076 05/06/2018 1 330,73 €
ZC01 S451/0001003831 06/06/2018 558,00 €
931,72 A
ZC01 S484/0004000454 06/06/2018 579,80 €
ZC01 S484/0004000455 06/06/2018 1 047,60 €
661,4 A
ZC01 S484/0004000456 06/06/2018 278,50 €
ZC01 S484/0004000457 06/06/2018 757,60 €
84040050 30/04/2018 405,81 € B
Emissão Fatura
Emissão Fatura
Emissão Fatura
Cláudia Mendes da Silva 26
Figura 18- Mapa das Férias dos Trabalhadores
Fonte: Ficheiro de excel “Mapa de férias dos trabalhadores”
23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
04/jun 11/jun 18/jun 25/jun 02/jul 09/ jul 16/ jul 23/ jul 30/ jul 06/ago 13/ago 20/ago 27/ago 03/set 10/set 17/set 24/set 01/out 08/out 15/out 22/out 29/out 05/nov 12/nov 19/nov 26/nov 03/dez 10/dez 17/dez 24/dez 31/dez
2018 2019 Total
7218 1 4 5 5 1 3 1 20 2 22
7295 5 5 5 5 1 21 21
7197 5 5 5 2 3 1 21 21
5434 5 5 14 8 22
7253 4 5 4 5 4 22 22
7247 4 5 5 5 2 21 21
7239 4 5 5 5 3 22 22
7307 5 5 5 2 3 1 21 21
7301 5 5 5 16 6 22
5119 5 4 4 1 19 3 22
3207 4 5 3 1 18 3 21
1781 4 2 5 5 3 1 20 2 22
5410 5 5 5 2 22 22
265 3 2 5 5 15 15
124 5 4 5 5 19 3 22
1295 5 5 5 5 2 22 22
OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBROJUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRONºdo
colaborador
Cláudia Mendes da Silva 27
3.6 Funções Realizadas no Escritório de Contabilidade Geral
Uma das atividades propostas à estagiária foi dar apoio no escritório de contabilidade
geral. Foram realizadas tarefas como a verificação e processamento das caixas e
preenchimento da folha de depósitos.
3.6.1 Verificação e Processamento das Caixas
Diariamente, era necessário verificar as caixas. Na entidade acolhedora existiam três
caixas, a do balcão das peças, a receção de automóveis (que era utilizada pelos
vendedores de automóveis) existindo ainda a caixa da receção dos automóveis.
Estas caixas eram fechadas no final de cada dia, e no dia a seguir levadas ao escritório
de contabilidade. No escritório eram verificados todos os talões que saíam do terminal e
caso houvesse numerário este tinha que ser verificado, verificando-se também todas as
transferências e respetivos comprovativos.
Depois deste procedimento era necessário fazer o processamento das caixas no software
SAP e fazer o envio de toda a documentação para o grupo central no Porto.
3.6.2 Preenchimento da Folha de Depósitos
Todos os dias era proposto à estagiária fazer o preenchimento da folha de depósitos,
para que no dia seguinte, o Sr. Joaquim Ferreira, trabalhador da entidade acolhedora,
proceder ao depósito na entidade bancária. Era necessário preencher uma folha de
depósito com o respetivo centro de custo, (a entidade tinha um centro de custo para os
automóveis e outro centro de custo para os camiões). Portanto quando havia depósitos
dos diferentes centros de custo eram preenchidas diferentes folhas de depósitos. A
entidade acolhedora tanto fazia depósitos de cheques como depósitos em numerário.
3.7 Funções Realizadas na Gestão Comercial
Durante as últimas cinco semanas de estágio, foi proposto à estagiária fazer simulações
de seguros, simulações de financiamento, preparações de financiamentos, fazer a gestão
dos pedidos de matrícula, registo de vendas de automóveis, registo das faturas e
faturação de veículos.
Cláudia Mendes da Silva 28
3.7.1 Simulações de Seguros
O seguro é um contrato pelo qual uma das partes, segurador, se obriga a indemnizar a
outra, segurado, em caso da ocorrência de algum sinistro, em troca do recebimento de
um prémio de seguro.
Quando era pedida a simulação de um seguro eram necessários alguns documentos, tais
como, a carta de condução do cliente e o respetivo cartão de cidadão. O cliente podia
ainda escolher qual a franquia10 que pretendia, podendo ser utilizada a franquia 0%, 2%
e 4%, Anexo 8 e Anexo 9. Quanto maior fosse a franquia mais baixa era a prestação do
seguro.
3.7.2 Simulações de Financiamento
Durante o estágio eram pedidas simulações de financiamento (Anexo 10). O
financiamento é uma compra parcelada de um produto ou serviço, em que se acrescenta
uma taxa de juros ao montante inicial, que variará conforme o tempo de duração do
mesmo.
Para fazer as simulações na empresa, a estagiária utilizava vários simuladores de
diferentes entidades financeiras, tendo utilizado na maioria das vezes o simulador do
Santander Consumer, entidade com a qual o Grupo NORS, tem uma parceria. Só no
caso de o cliente não querer trabalhar com esta entidade, ou caso a simulação de
financiamento fosse rejeitada é que se utilizava outro tipo de simulador como o do BPI,
Credibom, Montepio, entre outros.
Na empresa podiam ser realizados três tipos de simulações: o crédito tradicional, o
leasing e o Aluguer de Longa Duração (ALD), de seguida vou explicar o significado de
cada um detalhadamente.
Crédito Tradicional11
Este tipo de financiamento é o único em que a viatura fica registada em nome do
cliente. Contudo, para garantir que o cliente cumpre o contrato até ao final, e o seu
10 Franquia: é o valor que fica a cargo do tomador do seguro, em caso de sinistro, ou seja, caso ocorra
algum dano a responsabilidade pelo pagamento não fica só a cargo da seguradora, mas também do
próprio consumidor. 11 Retirado do site www.economias.pt.
Cláudia Mendes da Silva 29
respetivo pagamento, a instituição bancária que empresta o carro faz uma reserva de
propriedade em seu nome.
O crédito tradicional pode estar sujeito a taxas de juros fixas ou variáveis, existindo a
possibilidade de diminuir os juros em dívida, já que o cliente pode fazer amortizações
totais ou parciais ao longo do empréstimo.
Leasing ou Locação Financeira12
O leasing ou locação financeira é uma modalidade de financiamento através do qual
uma sociedade financeira, a locadora, cede temporariamente a um terceiro, o locatário
ou o utente, o uso de um bem móvel ou imóvel, adquirido ou contruído por indicação
daquele, contra o pagamento de uma renda periódica. Este tipo de financiamento tem
como obrigação a realização de um seguro de danos próprios e um seguro de
responsabilidade civil de 50 milhões de euros.
O valor da renda mensal a pagar pelo locatário engloba: o valor do bem, o Imposto
sobre o Valor Acrescentado (IVA), comissões e taxa de juros.
Aluguer de Longa Duração13
Trata-se de uma cedência temporária em troca de um valor mensal, mas o cliente assina
um contrato promessa em que assume a obrigatoriedade de comprar o automóvel no
final do contrato. O valor da compra é estabelecido desde o início. O ALD, tal como o
leasing, tem como obrigatoriedade um seguro de danos próprios e um seguro de
responsabilidade civil.
Quando havia algum cliente que pretendia realizar um financiamento, a empresa fazia
um registo num mapa excel, figura 19, onde constava a data do envio da proposta, o
nome do cliente, o consultor de vendas, o estado do pedido, o tipo de financiamento,
entre outros. Este registo é essencial tanto para o gestor de financiamento, Sr. Francisco
Fernandes, como para os vendedores, para que estes possam ter todo o processo
controlado. Fazer este registo é muito importante principalmente para o gestor de
financiamentos, uma vez que havendo necessidade de a entidade financeira pedir
12 Informação retirada de Canadas, (1998). 13 Informação retirada de Costa, (s.d)
Cláudia Mendes da Silva 30
alguma documentação, com a existência destes registos, é mais fácil de pedir novos
documentos, visto que se sabe qual o vendedor.
Figura 19- Mapa dos Financiamentos
Fonte: Ficheiro excel “Financiamento”
3.7.3 Preparações de Financiamentos
Na preparação de financiamentos havia que organizar e enviar, para a entidade
financeira a simulação, assim como todos os documentos necessários para a realização
de um possível financiamento.
Os documentos pedidos pela entidade financeira são diferentes caso se trate de uma
empresa ou de uma pessoa particular, com mostra a tabela 1.
Documentos Para Pessoa Singular Documentos Para Empresa
Cartão de Cidadão do proprietário e do
cônjuge Balancete recente
Número de Identificação Bancária (NIB) e
o respetivo comprovativo Certidão da Empresa
Comprovativo de morada NIB e o respetivo comprovativo
Imposto sobre o Rendimento das Pessoas
Singulares (IRS) Comprovativo de morada
Data de
Envio da
Proposta
Data do
consentimento
de dados
pessoais
Cliente
Consultor
de
Vendas
Parceiro EstadoData de
PagamentoProduto Prazo PVP
Entrada
Inicial
Capital
Financiado
(c / IVA)
Cláudia Mendes da Silva 31
Recibo de vencimentos do proprietário e
do cônjuge dos últimos três meses
Imposto sobre o Rendimento das Pessoas
Coletivas (IRC)
Contacto telefónico pessoal e do trabalho
do proprietário e do cônjuge Certidão permanente
Proposta de financiamento aceite pelo
cliente Cartão de cidadão do cliente
Folha assinada com o consentimento dos
dados pessoais
Declaração Anual da Informação
Empresarial Simplificada (IES)
Proposta de financiamento aceite pelo
cliente
Tabela 1- Documentos Necessários para um Financiamento
Fonte: Elaboração própria
3.7.4 Gestão de Pedidos de Matrículas
Quase todos os dias era necessário fazer pedido de matrículas. Os pedidos de matrículas
eram pedidas no despachante, figura 20. Se fossem pedidas até às 15:30h, a partir da
meia noite a matricula do automóvel já se encontrava no despachante, caso fosse pedida
depois deste horário já só se encontrava disponível a partir da meia noite do dia
seguinte.
Cláudia Mendes da Silva 32
Figura 20- Pedido de Matrícula no Despachante
Fonte: Print realizado pela estagiária no despachante
Depois de saber a matrícula atribuída, esta era registada no SAP, conforme figura 21.
Posteriormente a este processo, a matricula era enviada para a secção das peças, para
que estes a pudessem fazer e colocar mais tarde no automóvel.
Figura 21- Registo do Pedido da Matrícula no SAP
Fonte: Print do software utilizado pela entidade
Cláudia Mendes da Silva 33
3.7.5 Registo de Vendas de Automóveis
Quando era efetuada alguma venda de um automóvel, procedia-se ao seu registo no
ficheiro de excel e também no VISTA. No ficheiro de excel, era registado o nome, o
modelo e o respetivo Vehicle Identification Number (VIN) como é mostrado na figura
22.
Figura 22- Registo da Venda do Automóvel
Fonte: Formato Excel “Gestão de Automóveis”
Depois do registo no excel era feito o registo no VISTA, plataforma da Volvo Car
Portugal (VCP). Nesta plataforma tinha de ser registado o nome, moradas, contactos,
entre outros. Esta plataforma servia também para fazer as encomendas dos automóveis.
Primeiramente, era fornecido pelo vendedor a folha com a encomenda que pretendia,
Anexo 11, de seguida essa encomenda era registada no VISTA.
3.7.6 Registo de Faturas
Todos os dias chegavam à entidade faturas enviadas pela VCP. Estas eram sempre
registadas pela empresa no seu formato excel, para que um dia mais tarde houvesse um
registo, caso fosse necessário. Estas faturas que vinham da VCP também eram
arquivadas em dossiers.
As faturas registadas eram relativas ao Imposto Único de Circulação (IUC), ao Imposto
Sobre Veículo (ISV) e a de um automóvel novo. Nos anexos 12, 13 e 14 será possível
observar cada uma, respetivamente.
CLIENT EFORMA DE
PAGAMENT OMODELO MY CONFIRMAÇÃO
CHASSIS
(VIN)CHASSIS
Cláudia Mendes da Silva 34
Imposto Único de Circulação (IUC)
O IUC é um imposto anual que incide sobre a propriedade, e não sobre a circulação, é
pago até o veículo ser abatido, sendo atualizado em janeiro de cada ano civil. É o
imposto que substitui o “selo do carro” e não deve ser confundido com o ISV. Este
imposto abrange todos os tipos de veículos motorizados terrestres, incluindo veículos
comerciais de transporte particular com peso bruto inferior a 12 toneladas, motociclos,
ciclomotores, triciclos e quadriciclos e, ainda, embarcações de recreio e aeronaves de
uso particular.
A figura 23, mostra como a fatura do IUC era registada no mapa de excel da entidade,
sendo necessário saber a data, o número da fatura e qual o seu valor. Depois do veículo
vendido, o valor é faturado ao cliente.
Figura 23- Mapa IUC
Fonte: Ficheiro excel “Gestão de Automóveis”
Imposto Sobre Veículos (ISV)
O ISV é pago apenas quando o veículo é matriculado pela primeira vez como novo,
nestes casos o ISV está incluído no preço de venda, ou como importado usado. O
cálculo do ISV é feito com base na cilindrada e nas emissões de CO2, informações que
são fáceis de encontrar no Documento Único do Automóvel (DUA).
A figura 24, representa o mapa onde é registado o ISV. Neste mapa era necessário
registar o valor sem IVA, o total, o número da fatura e a data da fatura. Este imposto
está incluído na fatura ao cliente, por isso é que não é registado como o IUC.
DATA DÉBITO
DA VCP
Nº FATURA
DA VCP
VALOR
DÉBITO DA
VCP
DATA
FATURA
AO
CLIENTE
Nº AVISO
LANÇAMENTO
DATA
PAGAMENTO
DO CLIENTE
IUC
Cláudia Mendes da Silva 35
Figura 24- Mapa ISV
Fonte: Ficheiro excel “Gestão de Automóveis”
A figura 25, representa o mapa das faturas do importador. Neste mapa era registado a
data, o número, o valor da fatura sem IVA, a legalização, o seguro e o valor total da
fatura. O restante era preenchido automaticamente pelas fórmulas existentes no excel.
Figura 25 - Mapa das Faturas do Importador
Fonte: Ficheiro excel “Gestão de Automóveis”
3.7.7 Faturação de Veículos
Quando era efetuada a venda de um automóvel, era proposto à estagiária fazer a
respetiva faturação. A faturação era feita no SAP, como é possível observar na figura
26. Para se poder fazer a faturação era necessário saber a proposta de venda, sendo esta
criada pelo vendedor no momento em que tinham o primeiro contacto com o cliente.
ISV
Cláudia Mendes da Silva 36
Figura 26- Faturação do Automóvel
Fonte: Print captado pela estagiária
Depois de proceder à faturação no SAP, são impressas 4 cópias, a original é enviada ao
cliente ou à financeira, dependendo do tipo de pagamento que o cliente desejou. As
outras são arquivadas em diferentes locais, uma vai para o SPAS (grupo central do
Porto), outra é arquivada num dossier contabilístico e a outra fica no processo do
cliente.
De seguida a estagiária fazia o registo da fatura no excel da entidade acolhedora,
registando assim o número da fatura, a data da fatura e o respetivo valor, figura 27.
Também era registado o tipo de pagamento que podia ser: multibanco, cheque ou
transferência bancária. No caso de ser um financiamento também era registado o
pagamento.
Figura 27- Registo da Fatura
Fonte: Formato Excel “Gestão de Automóveis”
Cláudia Mendes da Silva 37
3.7.8 Legalização de Viaturas
Foi pedido à estagiária que fizesse algumas legalizações dos automóveis. Na maior
parte dos casos eram feitas online e as outras iam diretamente para a conservatória.
Estas legalizações permitiam obter o Modelo Único Automóvel (MUA) ou Documento
Único Automóvel (DUA), sendo este o documento que identifica o automóvel, figura
28.
Figura 28- Documento Único do Automóvel
Fonte: https://www.google.pt/
Para proceder à legalização da viatura, em primeiro lugar, preenchíamos a folha do
requerimento do registo do automóvel. Esta podia ser relativa a duas situações: uma
sendo a Auto-Sueco a comprar, Anexo 15, outra a Auto-Sueco a vender, Anexo 16. Esta
folha tinha de ser devidamente preenchida e assinada tanto pelo responsável da empresa
acolhedora, neste caso o Eng. Rui Poças, como pelo cliente.
Depois dos requerimentos do registo do automóvel preenchidos e assinados, procedia-se
às legalizações online, onde a empresa acolhedora tinha de preencher alguns dados de
acordo com o requerimento do registo de automóvel. Depois de feito o preenchimento
era necessário enviar em anexo o requerimento do registo do automóvel para verificar a
existência ou não de diferenças entre os dois. De seguida, imprimia-se o preenchimento
online para se ficar com um comprovativo e para posteriormente ser enviado para a
conservatória. No anexo 17 é possível observar um exemplo. Caso houvesse algum erro
a empresa acolhedora tinha de pagar um valor e depois proceder a uma nova
legalização. Por fim, era só esperar que fosse enviado um email a dizer que o pedido de
legalização estava concluído, conforme na figura 29.
Cláudia Mendes da Silva 38
Figura 29- Email Recebido quando o Pedido está concluído
Fonte: Documento fornecido pela entidade
Cláudia Mendes da Silva 39
CONCLUSÃO
A realização deste estágio curricular resultou numa experiência bastante enriquecedora
e benéfica, uma vez que, permitiu a consolidação das bases adquiridas ao longo do
curso. Durante a realização do estágio foi possível a aproximação pela primeira vez ao
mercado de trabalho.
Este estágio permitiu à estagiária aplicar os conhecimentos aprendidos nas diversas
unidades curriculares durante a licenciatura de Gestão, na Escola Superior de
Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda. Destacam-se algumas devido
ao facto de terem sido uma ferramenta essencial para as tarefas realizadas,
nomeadamente as disciplinas na área da Informática que serviram como base para todas
as aplicações informáticas utilizadas.
No presente relatório descreveram-se as diversas tarefas desenvolvidas ao longo do
período de estágio, as quais permitiram atingir objetivos de aprendizagem importantes
para o desenvolvimento da área do conhecimento.
Mais uma vez, a estagiária gostaria de agradecer a todas as pessoas com quem teve a
oportunidade de trabalhar, pois são uma equipa excecional e que a ajudaram a
estabelecer todos os seus objetivos.
A estagiária espera ter apresentado a Auto-Sueco da melhor forma, assim como ter
explicitado todas as atividades desenvolvidas durante o período de estágio de uma
forma clara e objetiva.
Para concluir, a realização deste estágio foi deveras importante a nível profissional. A
estagiária considera ainda que os objetivos estipulados pelo plano de estágio foram
cumpridos e que se traduziu numa grande experiência.
Cláudia Mendes da Silva 40
BIBLIOGRAFIA
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https://www.volvocars.com/pt/sobre-a-volvo/a-nossa-empresa/historia
Costa, A. A. (s.d.). Matemática Financeira. Instituto Politécnico da Guarda, Escola
Superior de Tecnologia e Gestão. Obtido em 25 de setembro de 2018
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Económica.
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Poças, A. (2013). Apontamentos da Unidade Curricular Organização e Gestão. IPG-
ESTG.
Positivo, S. (Ed.). (6 de julho de 2016). Saldo Positivo. Obtido em 3 de setembro de
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leitor-franquia/
Santos, F. F. (s.d.). PORDATA. Obtido em 12 de setembro de 2018, de
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Serra, F. T. (2010). Gestão Estratégica - Conceitos e Prática. Lisboa: Lidel.
https://logodownload.org/volvo-logo
https://www.google.pt/maps/
https://www.cm-braga.pt/pt
https://pt.wikipedia.org/wiki/Braga
Documentos confidenciais fornecidos pela empresa acolhedora.
Cláudia Mendes da Silva 65
Anexo 11: Exemplo da Folha Entregue pelo
Vendedor para Efetuar a Encomenda
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