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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría
Resolución de Rectoría N° 1128 de Julio 30 de 2013
REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS II SEMESTRE
2013
NORMATIVIDAD
Plan de Auditoría 2° Sem_2013
Res. 1128 de 2013
Procedimiento de Auditoría Interna Res. 111 de 2006
Presentación y Aprobación del
Plan de Auditoría
Preparación de Auditorías
Ejecución
Retroalimentación
Mejoramiento
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
1. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
Presentación del Plan de Auditoría
Revisión y aprobación del Plan
2. PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
Planificación de las actividades de la Auditoría
Comunicación de la Apertura
Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría
Ejecución del Plan de Auditoría
Evaluación de Hallazgos
Elaboración del Informe de Auditoría
3. EJECUCIÓN
4. RETROALIMENTACIÓN
Entrega del informe de auditoría
Presentación de observaciones a los hallazgos (Jefe o Director de la Unidad – 5 días hábiles).
Evaluación y validación de los soportes.
5. MEJORAMIENTO
Presentación del Plan de Mejoramiento (Jefe o Director de la Unidad)
Observaciones al Plan (10 días hábiles) ¿Ajustes?
Manejo y seguimiento del Plan de Mejoramiento
(1 Año).
MISIONAL
Escuela de Biología
DIEF Ciencias
CEDEDUIS
DIEF Fisicoquímicas GESTIÓN
Biblioteca
División de Servicios de Información
Vicerrectoría de Investigación y Extensión
PLAN DE AUDITORÍA II SEMESTRE DE 2013
FINANCIERO
Escuela de Educación
Escuela de Matemáticas
División de Planta Física
Escuela de Ingeniería de Petróleos
SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA
Planeación
Escuela de Física
Escuela de Ingeniería de Sistemas
Contratos y convenios gestionados por las UAA
PLAN DE AUDITORÍA II SEMESTRE DE 2013
RECURSOS HUMANOS
DIVISIÓN FINANCIERA
PLANTA FÍSICA MNTO
TECNOLÓGICO
SERVICIOS DE INFORMACIÓN
ACCIONES INMEDIATAS
CONTRATACIÓN
Se gestiona por parte de la unidad
auditada y/o DCIEG ante los distintos
procesos o UAA, los casos que requieren
soluciones inmediatas o a corto
plazo.
ACCIONES INMEDIATAS
METODOLOGÍA
Verificación de Registros
(Sistemas de información y archivo físico)
Observación Directa
Entrevistas al personal de interés
Aplicación de encuestas a grupos de interés
Diana Castellanos Olaya Jose Alonso Caballero Márquez
1. Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por los profesores planta y cátedra, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría.
2. Determinar el estado actual de las actividades de investigación y los grupos de investigación adscritos a la Unidad auditada, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Investigación y el Estatuto de Investigación.
3. Determinar el estado actual del portafolio de servicios y las actividades de extensión, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Extensión y el Acuerdo del Consejo Superior No. 103 de 2010.
4. Evaluar el estado actual de los procesos de gestión de la calidad académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en la Unidad auditada, de acuerdo con la normatividad aplicable.
5. Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales y de apoyo, desarrolladas
en las Unidades Administrativas, conforme a la normatividad aplicable.
6. Identificar oportunidades de mejora en la gestión misional realizada por la Unidad auditada.
• Docencia
• Programas Académicos Pregrado y Posgrado. • Estudiantes matriculados por Programa para el segundo semestre académico de 2013.
• Profesores Planta: • Clasificación en el Escalafón Docente.
• Nivel de Formación. • Actividad Docente I Semestre Académico de 2013. • Cumplimiento del Plan Institucional de Formación de Profesores 2011 – 2015. • Comisiones de Estudio y Administrativas vigentes a la fecha de la auditoría. • Renovación de Tenencias año 2012 y lo transcurrido del 2013.
• Resultados del último proceso de Evaluación Docente. • Profesores Cátedra: • Base de Elegibles. • Resultados del último proceso de Evaluación Docente.
•Investigación
• Grupos de Investigación: • Reconocimiento Institucional.
• Investigadores vinculados. • Actividades y proyectos de Investigación vigentes a la fecha de la auditoría.
•Extensión
• Portafolio de Servicios. • Convenios y contratos de extensión desarrollados con entidades externas.
• Propuestas y proyectos de extensión vigentes a la fecha de la auditoría. • Educación Continuada: Diplomados y cursos.
•Procesos de Calidad Académica. • Registro Calificado, Acreditación o Renovación de la Acreditación, Creación y/o Reforma de
Programas Académicos.
Escuela de Biología
• Funciones según Acuerdo del Consejo Superior N° 073 de 2005.
• Estrategias de promoción de las actividades de Investigación y Extensión. • Estrategias para consolidación de grupos de investigación y equipos de
extensión. • Articulación de las capacidades académicas de la Facultad a las demandas
externas de servicios.
• Administración, seguimiento y evaluación de los proyectos de investigación con financiación interna de la Facultad.
• Participación en el COIE. • Divulgación de la actividad investigativa y de extensión de la Facultad.
• Asesoría en la presentación de propuestas de investigación y extensión.
• Evaluación de la producción intelectual de los profesores de la Facultad.
• Estado actual de proyectos de investigación y extensión de la Facultad con financiación interna finalizados y en ejecución a I semestre de 2013.
• Participación en el Consejo de Facultad según Estatuto General.
• Programas de apoyo la Vicerrectoría de Investigación y Extensión a cargo de la DIEF .
DIEF
Ciencias
DIEF Fisicoquímicas
• Docencia • Programas académicos.
• Posgrado.
• Perfeccionamiento Docente. • Profesores Planta:
• Clasificación en el Escalafón Docente. • Nivel de Formación.
• Actividad Docente I Semestre Académico de 2013. • Cumplimiento del Plan Institucional de Formación de Profesores 2011 – 2015. • Comisiones de Estudio y Administrativas vigentes a la fecha de la auditoría.
• Renovación de Tenencias año 2012 y lo transcurrido del 2013.
• Investigación • Grupos de Investigación:
• Reconocimiento Institucional. • Investigadores vinculados. • Actividades y proyectos de Investigación vigentes a la fecha de la auditoría.
• Extensión
• Portafolio de Servicios. • Convenios y contratos de extensión desarrollados con entidades externas. • Propuestas y proyectos de extensión vigentes a la fecha de la auditoría.
• Educación Continuada: Diplomados y cursos.
• Procesos de Calidad Académica. • Registro Calificado, Acreditación o Renovación de la Acreditación, Creación y/o
Reforma de Programas Académicos.
CEDEDUIS
Cómo se materializa el cumplimiento de las Funciones y Objetivos de la Unidad. (AS 060/82, AS 057/94, AA 225/10, AS 090/10)
Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994.
Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009.
Plan de Formación Docente 2011 – 2015, A.S. 015 de 2011.
Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982.
Reglamento General de Posgrado, A.S 090 de 2010.
Requisitos y procedimientos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada, A.S. 103 de 2010.
Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de 2008.
Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008.
Estrategia Organizacional para la Evaluación y Mejoramiento de la Calidad de los Procesos Académicos, A.A 100 de 2006.
Lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los programas académicos, A.A 225 de 2010.
Reforma del Estatuto General, creación de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión A.S 073 de 2005.
Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018.
Políticas de Investigación, A.S. 047 de 2004.
Políticas de Extensión, A.S. 006 de 2005.
Estatuto de Investigación, A.S. 043 de 2011.
Estatuto General, A.S. 166 de 1993.
Estructura Organizacional, A.S. 057 de 1994.
Reunión de Apertura
Agosto 15 de 2013 Auditoría
Agosto 22 y 23 de 2013
Auditoría
Septiembre 9 y 10 de 2013
Reunión de Apertura
Agosto 15 de 2013
Auditoría
Septiembre 24 y 25 de 2013
Reunión de Apertura
Agosto 15 de 2013
Auditoría
Octubre 29 y 30 de 2013
Reunión de Apertura
Agosto 15 de 2013
DIVISIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN
BIBLIOTECA
VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y
EXTENSIÓN
Grupo 1 Grupo 2
• VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN
Identificar las modalidades de la función extensión que se ofrecen en la Universidad a través de las diferentes unidades académicas y administrativas.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en los procesos Extensión.
Revisar la gestión de la Dirección de Transferencia de Conocimiento
Verificar el establecimiento de los procedimientos para la aplicación del reglamento de propiedad intelectual.
Identificar los criterios para la ocupación y puesta en funcionamiento de los laboratorios del Edificio de Investigaciones (EDI) ubicado en el Parque Tecnológico Guatiguará y su efectividad.
Portafolio de servicios de extensión ofrecidos en los años 2012-2013
Actualización documentación procedimientos de extensión del Sistema de Gestión Integrado, posteriores a Diciembre 13 de 2010.
Documentación derivada de la aprobación del Reglamento de Propiedad Intelectual – Noviembre 12 de 2010 a la fecha.
Ocupación a la fecha de la auditoría del Edificio de Investigaciones- Parque Tecnológico Guatiguará
Vicerrectoría de Investigación y Extensión Acuerdo Consejo Superior N° 073 de 2005
Políticas, principios orientadores y objetivos de la función
extensión Acuerdo Consejo Superior N ° 006 de 2005
Reglamento de Propiedad Intelectual Acuerdo Consejo Superior N ° 093 de 2010
Requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada Acuerdo Consejo Superior N ° 103 de 2010
Resolución 786 de 2012 por la cual se establecen las delegaciones para ejercer la representación legal de la Universidad en asuntos contractuales, se fijan los rangos de clasificaciones de las propuestas de actividades de extensión en la modalidad de asesoría y consultoría profesional, servicios tecnológicos y servicios de educación continuada y se delega su presentación.
Procedimiento de educación no formal – PEX.01
Procedimiento de asesoría y consultoría – PEX.02
Políticas y / o criterios establecidos para la distribución de los espacios en el Edificio de Investigaciones (EDI)
• DIVISIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN
• BIBLIOTECA
Validar el estado de avance de los proyectos de la unidad registrados en el módulo del Programa de Gestión 2013.
Identificar los programas y/o proyectos de gestión adicionales que adelanta la Unidad y no están registrados en el Programa de Gestión 2013.
Verificar la formulación y estado de avance de los proyectos de la unidad, registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión para el año 2013.
Revisar la propuesta para la formulación del Programa de Gestión 2014
Programa de Gestión 2013 Evaluación de actividades Evaluación de indicadores Nivel de cumplimiento Observaciones Avances a la fecha de auditoría
Programa de Gestión 2014 – Avance Formulación de proyectos Clasificación por dimensión Ponderación
Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018 Acuerdo Consejo Superior N° 080 de 2007 Programa Anual de Gestión 2013 Acuerdo Consejo Superior N° 092 de 2012 Sistema de Información Programa de Gestión Año 2013 – 2014
Documentos soporte Referentes del Proceso de
Planificación 2014 Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 015 de 2000 Política de Extensión Acuerdo Consejo Superior N° 006 de 2005 Política de Investigación Acuerdo Consejo Superior N° 047 de 2004 Estatuto de Investigación Acuerdo Consejo Superior N° 043 de 2011 Instructivo 2014 Prioridades 2014
Nombre de la Unidad
Información relacionada con el lugar, fecha, hora y persona encargada de atender la Auditoría
Información de contacto
Información Proyectos
• 16 de Agosto de 2013
REUNIÓN DE APERTURA
• 22 y 23 de Agosto de 2013
AUDITORÍA
• 16 de Agosto de 2013
REUNIÓN DE APERTURA
• 20 y 23 de Septiembre de 2013
AUDITORÍA
• 16 de Agosto de 2013
REUNIÓN DE APERTURA
• 13 y 14 de Noviembre de 2013
AUDITORÍA
Gloria Isabel Román Pinilla Profesional Equipo Auditor Financiero
Jolman Leandro Chavarro Martínez Auxiliar Administrativo
OBJETIVOS
Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría.
Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente.
Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la Unidad auditada.
MOVIMIENTO PRESUPUESTAL Y
DE EFECTIVO
GESTIÓN DE CARTERA
• Presupuesto
• Ingresos
• Egresos
• Cuentas Por Cobrar
• Cartera Vencida
• Seguimiento Cartera
Vencida
CUENTAS POR PAGAR A
PROVEEDORES
AUDITORÍA
FINANCIERA
CONVENIOS Y/O CONTRATOS SUSCRITOS
ALCANCE
CRITERIOS
Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)
Procedimiento Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Menor a 50 SMLMV - PC0.01. Versión 7.
Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01. Versión 8.
Manual Plan de Cuentas Presupuestales – MFI.03. Versión 12.
Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS – MFI.04. Versión 2.
Normatividad de Austeridad en el Gasto Público
Sistema de Información Financiero UIS
MAPA DE PROCESOS
SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO
•Reunión de Apertura
Agosto
15
•Auditoría
Agosto
22, 23 y 26
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
DIVISIÓN DE PLANTA FÍSICA
ESCUELA DE INGENIERÍA DE PETRÓLEOS
•Reunión de Apertura
Agosto
15
•Auditoría
Septiembre
9 y 10
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
•Reunión de Apertura
Agosto
15
•Auditoría
Septiembre
23 y 24
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
ESCUELA DE EDUCACIÓN
•Reunión de Apertura
Agosto
15
•Auditoría
Noviembre
7 y 8
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS
ESCUELA DE MATEMÁTICAS
Eje de Sistemas e Infraestructura
Física y Tecnológica
Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Sistemas Leydy Johana Cerón Chaparro Auxiliar
1. Verificar y evaluar el grado de cumplimiento en la gestión de la infraestructura física y los recursos tecnológicos de apoyo, requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Universidad en las unidades auditadas.
2. Evaluar (si aplica) el cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas seleccionadas de las unidades incluidas en el Plan de Auditoría.
3. Identificar y promover oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en las unidades.
4. Realizar seguimiento al tramite de contratos y convenios de de las UAA.
OBJETIVOS
Está definido para cubrir los siguientes componentes:
• 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra aleatoria) (Capacidad, estado, mantenimiento)
• Áreas de oficinas (Incluye mobiliario)
• Laboratorios
• Talleres
• Redes eléctrica y de datos.
• Administración y disponibilidad de recursos, oportunos y eficientes, para el soporte de la infraestructura de la unidad auditada.
• 2. RECURSOS TECNOLÓGICOS
• Equipos de laboratorio
• Sistemas y Equipos para el procesamiento de los datos
• otros
ALCANCE DE LA AUDITORÍA (1)
• 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SYSO
• Áreas administrativas
• Áreas académicas
• Laboratorios • Talleres
• 4. PROYECTOS DE INVERSIÓN (Sólo aplica para Planeación Institucional).
• Estado de los proyectos
• Sistemas de Información
• 5. CONTRATOS Y CONVENIOS DE LAS UAA (Sólo aplica para Auditoría conjunta con el proceso de Contratación).
Está definido para cubrir los siguientes componentes:
ALCANCE DE LA AUDITORÍA (2)
Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 019/2005 y Res. 809/2005).
Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SYSO).
Sistema de Información Financiero UIS
Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS.
Plan de Gestión Institucional y de las unidades auditadas.
CRITERIOS DE AUDITORÍA (NORMATIVIDAD)
ESCUELA DE FÍSICA
PLANEACIÓN
(Proyectos de inversión, software)
UNIDADES A AUDITAR:
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
CONTRATOS Y
CONVENIOS DE LAS UAA
UNIDADES A AUDITAR:
ESCUELA DE FÍSICA
• Agosto 9 (Viernes)
REUNIÓN DE APERTURA
• Agosto 14 y 15 (Miércoles y Jueves)
AUDITORÍA
PLANEACIÓN (Proyectos de Inversión, Software)
• Agosto 9 (Viernes)
REUNIÓN DE APERTURA
• Agosto 29 y 30 (Jueves y Viernes)
AUDITORÍA
Contratos y Convenios de las UAA
• Septiembre 12 (Jueves)
REUNIÓN DE APERTURA
• Septiembre 18 y 19
AUDITORÍA
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
• Noviembre 6 (Miércoles)
REUNIÓN DE APERTURA
• Noviembre 14 y 15 (Jueves y Viernes)
AUDITORÍA
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