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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
Procedimiento para la Gestión de Subcontratos
Código: PG-AC-05 Revisión: 4 Página: 1 de 18
CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS
Rev.Nº
Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
0 23/07/14 Emisión para difusión Giannina Molina
Analista de Administración de Contratos
Renson Mondragón Jefe de Administración de Contratos
Carlos Alfaro Gerente de Gestión
de Operaciones
1 23/09/14 Revisión Giannina Molina
Analista de Administración de Contratos
Renson Mondragón Jefe de Administración de Contratos
Carlos Alfaro Gerente de Gestión
de Operaciones
2 23/09/15 Revisión Paola Ramírez
Analista de Administración de Contratos
Renson Mondragón Jefe de Administración de Contratos
Carlos Alfaro Gerente de Gestión
de Operaciones
3 20/06/16 Revisión Marco Gálvez
Analista de Administración de Contratos
Fernando Raygada Gerente de
Administración de Obra
Renson Mondragón Jefe de Administración
de Contratos
Carlos Alfaro Gerente de Gestión
de Operaciones
4 08/09/17 Revisión general del documento, inc. anexos.
Renson Mondragón Jefe de Administración de
Contratos
Daniel Díaz Gerente de Procura
Carlos Alfaro Gerente de Gestión
de Operaciones
Firmas de la revisión vigente
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN
DE SUBCONTRATOS
GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES
Procedimiento para la Gestión de Subcontratos
Código: PG-AC-05 Revisión: 4 Página: 2 de 18
ÍNDICE
ÍNDICE ......................................................................................................................................................... 2 1. GENERALIDADES ....................................................................................................................... 3
1.1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................3
1.2. OBJETIVO .........................................................................................................................................3 1.3. ALCANCE ..........................................................................................................................................3 1.4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...........................................................................................................3
1.5. DEFINICIONES ...................................................................................................................................3 1.6. RESPONSABILIDADES .........................................................................................................................5 1.7. LINEAMIENTOS A CONSIDERAR ...........................................................................................................5 2. PLANIFICACIÓN Y FORMACIÓN ............................................................................................... 6
2.1. PLANIFICACIÓN ..................................................................................................................................6 2.2. FORMACIÓN ......................................................................................................................................6 3. ADMINISTRACIÓN..................................................................................................................... 11
3.1. CARPETA DEL SUBCONTRATO ......................................................................................................... 11
3.2. COMUNICACIONES .......................................................................................................................... 11 3.3. FIANZAS Y SEGUROS ...................................................................................................................... 12
3.4. REUNIONES .................................................................................................................................... 13
3.5. VALORIZACIONES Y PAGOS .............................................................................................................. 13
3.6. CARGOS ......................................................................................................................................... 14 3.7. CAMBIOS ....................................................................................................................................... 15 3.8. RECLAMOS ..................................................................................................................................... 15
3.9. RIESGOS ........................................................................................................................................ 16 4. CIERRE ....................................................................................................................................... 16
4.1. CHECK LIST DE CIERRE .................................................................................................................. 16 4.2. RECORRIDO DE OBRA Y PUNCH LIST ............................................................................................... 16 4.3. LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES Y RECEPCIÓN DE OBRA ......................................................... 17 4.4. GARANTÍAS .................................................................................................................................... 17
4.5. LIQUIDACIÓN .................................................................................................................................. 17
4.6. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS ........................................................................................................... 18
4.7. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES .................................................................................................. 18 5. ANEXOS ..................................................................................................................................... 18
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Procedimiento para la Gestión de Subcontratos
Código: PG-AC-05 Revisión: 4 Página: 3 de 18
1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
Este procedimiento se encuentra estrechamente asociado a la Política de Ética de Cosapi, el cual
sin limitaciones, se considera que la obligación de todos los empleados es guardar estricta
confidencialidad y reserva sobre toda la información y documentos producidos, proporcionados u
obtenidos en razón a las labores desempeñadas en la empresa, así como también que de algún
modo, circunstancial o no, hubieran tenido acceso a estos, ya sea esta información de la empresa o
de terceros.
Asimismo, el personal no divulgará información privilegiada y confidencial a personas ajenas al
negocio de Cosapi, salvo cuando dicha divulgación sea debidamente autorizada por un mandato
legal o cuando se realice dentro de un acuerdo de confidencialidad previamente establecido.
Mediante la subcontratación, Cosapi delegará a una persona distinta (natural o jurídica) el
cumplimiento de ciertas tareas que, frente a un tercero (llamado Cliente), corresponde que sean
ejecutadas por Cosapi. De este modo, Cosapi no solo trasladará la ejecución de determinados
trabajos, sino además deberá trasladar el riesgo que la ejecución de dichas tareas implica.
Este procedimiento comprende tres etapas:
Planificación y Formación: Se inicia desde la identificación de la necesidad de subcontratar,
la selección del proveedor y la emisión de la OSC que constituye el contrato con el postor
ganador que se convertirá en el subcontratista.
Administración: Aquí se analizan las tareas iniciales que se deben desarrollar para realizar
una buena gestión durante el desarrollo y se describen las actividades que se deben realizar
para gestionar los requerimientos.
Cierre: Se describen los pasos a seguir para un buen cierre del subcontrato, hasta concluir la
relación contractual.
1.2. OBJETIVO
Describir las tres etapas a seguir para alcanzar una adecuada gestión de los subcontratos que
celebra Cosapi en sus proyectos, permitiéndole minimizar los riesgos que implican la tercerización
del trabajo y aumentar la probabilidad de las bondades que ofrece la decisión de subcontratar.
1.3. ALCANCE
Rige para todos los proyectos que ejecuta Cosapi en el territorio nacional, y para aquellas obras en
asociación donde Cosapi lidere el área de Administración de Contratos.
1.4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
IT-COM-01 Instructivo de Ingreso de Solicitudes y Órdenes de Subcontratos
PG-ADM-14: Procedimiento Administrativo para la Recepción de Comprobantes de Pago
(ventanilla única).
1.5. DEFINICIONES
Bases de concurso: Documento que contiene las instrucciones a seguir e información que deben
emplear los proveedores para participar en el concurso y presentar sus propuestas.
Buena Pro: Es lo que se le otorga al postor ganador como sinónimo de haber ganado el concurso.
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Procedimiento para la Gestión de Subcontratos
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Condiciones Generales: Documento que forma parte de la OSC y que regula la relación jurídica
contractual entre Cosapi y el subcontratista. Las Condiciones Generales son de dos tipos: Tipo 1:
aquellas que, como regla general, son invariables y por tanto no forman parte de la negociación con
el subcontratista; y Tipo 2: aquellas que podrán formar parte de la negociación con el subcontratista
y que para cualquier variación deberán formar parte de las Condiciones Particulares.
Condiciones Particulares: Documento que forma parte de la OSC donde se regulará y formalizará
toda condición específica de la obra a subcontratar.
Contrato Principal: Documento suscrito entre Cosapi y un Cliente (público o privado), el cual
contiene las obligaciones acordadas entre ambas partes.
Fianza: Garantía otorgada por una entidad financiera bancaria que se constituye a favor de Cosapi
con la finalidad de respaldar el cumplimiento de una obligación asumida por la persona garantizada
(el subcontratista).
Fianza de Adelanto: Tiene por finalidad asegurar la amortización total del adelanto dinerario que
Cosapi otorga al subcontratista.
Fianza de Calidad: Fianza requerida al subcontratista al finalizar los trabajos subcontratados. Tiene
por finalidad: (i) avalar la calidad y duración de los materiales que el subcontratista emplea en la
ejecución de la obra; (ii) la calidad de los servicios de diseño e ingeniería para la construcción, (iii) la
calidad de los equipos instalados, (iv) la calidad de la mano de obra empleada y, en general,
cualquier otra obligación directa e indirectamente vinculada con la calidad de la obra.
Fianza de Fiel Cumplimiento: Tiene por finalidad asegurar el fiel cumplimiento de todas y cada una
de las prestaciones estipuladas en el subcontrato y que se encuentran a cargo del subcontratista.
Fondo de Garantía: Monto que se retiene en cada valorización presentada por el subcontratista, y
que tiene por finalidad garantizar cualquier perjuicio imputable al subcontratista que afecte a Cosapi
y que ocurra durante la ejecución del subcontrato, así como cualquier otro incumplimiento no
cubierto por las otras fianzas y garantías otorgadas en virtud del presente subcontrato.
Gross Up: Consiste en incrementar el valor del servicio (costo/gasto), de tal manera que al
descontar la tasa del impuesto, da como resultado el importe pactado con el proveedor.
Orden de Subcontrato (OSC): Documento generado por el Responsable del Proceso, bajo la
supervisión y aprobación del Gerente de Proyecto, y comunicado por ellos mismos a los
subcontratistas. Mediante este documento nace la relación contractual entre Cosapi y el
subcontratista. Se encuentra conformado por las Condiciones Generales, Condiciones Particulares y
otros Anexos que se indican en la propia OSC, las cuales —en conjunto— constituyen el
subcontrato de obra que regula las obligaciones de Cosapi y el subcontratista.
Paquete de subcontrato (obra subcontratada): Se denomina así al alcance del proyecto
encomendado al subcontratista, cuyas condiciones específicas forman parte integrante del
subcontrato y se encuentran previstas en el alcance de trabajo, planos, especificaciones técnicas,
cronograma de trabajo y demás documentos que integran el subcontrato, los cuales forman parte
integrante del mismo.
Postor Ganador: Es el postor que, en mérito a la obtención más alta del puntaje conferido en la
evaluación de las Propuestas Económica y Técnica, resulte adjudicatario de la Buena Pro.
Solicitudes (S): Son los requerimientos de subcontratos que son emitidos por el Responsable del
Proceso en el Sistema Oracle, y que son aprobados por el Gerente de Proyecto.
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Subcontrato: Contrato derivado y dependiente del contrato principal, en virtud del cual Cosapi
encarga a un tercero la ejecución de alguna de las prestaciones a las cuales se encuentra obligada
frente al Cliente. Este documento contiene las obligaciones acordadas entre Cosapi y el
subcontratista. Se materializa a través de la Orden de Subcontrato (OSC).
Subcontrato Recurrente: Son los subcontratos que debido a su naturaleza son requeridos
continuamente por diferentes proyectos, y que serán definidos así en coordinación entre el Jefe de
Subcontratos de Procura de Sede Central y el Gerente de Proyecto.
Subcontratista: Es la categoría que obtiene el postor ganador luego de que se le ha emitido y
notificado la OSC.
1.6. RESPONSABILIDADES
En el cuadro siguiente se indica quién es el Responsable del Proceso dependiendo de si es o no un
subcontrato recurrente, y en qué etapa de la gestión de subcontratos se encuentre.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Formación Administración Cierre
Subcontratos recurrentes
Jefe de Subcontratos y Servicios de Procura de Sede
Central
Administrador de Contrato
Administrador de Contrato
Subcontratos no recurrentes
Administrador de Contrato Administrador de Contrato
Administrador de Contrato
Administrador de Contrato: responsable de llevar a cabo la gestión de los subcontratos en el
proyecto desde la etapa de Planificación y Formación hasta la etapa de Cierre, sin considerar la
etapa de Formación de los subcontratos recurrentes. Si el proyecto no contara con un Administrador
de Contrato, dicha función será desempeñada por el Jefe de Oficina Técnica, salvo que el gerente
de proyecto haya designado como responsable a otro integrante del equipo de proyecto.
Responsable de Control Documentario: responsable de recibir la documentación que los
subcontratistas envían a Cosapi, de hacer el seguimiento de las respuestas, y de hacerlas llegar a
cada subcontratista.
Gerente de Proyecto: responsable de hacer cumplir el procedimiento de gestión de subcontratos,
velando por el cumplimiento de las políticas de la empresa en materia de subcontratación.
Jefe de Subcontratos y Servicios de Procura de Sede Central: responsable de llevar a cabo la etapa
de Formación de los subcontratos recurrentes en coordinación con el Gerente de Proyecto. Para
ello se apoyará, de ser el caso, en el Comprador asignado al proyecto.
Procura: responsable de calificar a los nuevos proveedores en relación a su historial crediticio,
estados financieros, etc.; y de actualizar la base de datos de los proveedores ya existentes en el
sistema Oracle. Asimismo, serán los encargados de proveer al Responsable del Proceso los
permisos en el Oracle para solicitar y emitir la OSC.
1.7. LINEAMIENTOS A CONSIDERAR
a. Las Condiciones Generales contienen cláusulas de Tipo 1 y 2 y forman parte integrante de la
Orden de Subcontrato (OSC). La finalidad de las Condiciones Generales Tipo 1 es mitigar los
riesgos; y, como tales, no deben ser modificadas dado que forman parte de la Política de
Cosapi.
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Procedimiento para la Gestión de Subcontratos
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b. El Responsable del Proceso solo podrá someter a negociación aquellas cláusulas de las
Condiciones Generales Tipo 2. De existir un nuevo acuerdo sobre las mismas, éstas deberán
ser expresadas en las Condiciones Particulares y no necesitan del visto bueno del Área Legal.
c. Los riesgos derivados del Contrato Principal que correspondan al paquete del subcontrato
deberán ser incluidos expresamente en las Condiciones Particulares y trasladadas al
subcontratista.
d. El subcontrato se entenderá formalizado con la constancia de notificación de la OSC.
e. El proceso de formación, administración y cierre de subcontratos no recurrentes deberá ser
liderado por el Administrador de Contrato. Para estos efectos se ha preparado una matriz que
condensa las tres etapas, y que permitirá a cualquier miembro del EDP conocer la situación de
los subcontratos en el Proyecto. Es necesaria la actualización permanente del formato PG-AC-
05-F01 (Matriz de control de Subcontratos).
f. Esta matriz deberá ser enviada con frecuencia mensual al área de Administración de
Contratos de Sede Central, para que sea consolidada junto a las matrices de todos los
proyectos de Cosapi. El empleo de esta matriz no sustituirá el control detallado que el
Administrador de Contrato deberá efectuar en cada etapa, sirviéndose de los formatos
referidos en el presente procedimiento.
2. PLANIFICACIÓN Y FORMACIÓN
2.1. PLANIFICACIÓN
La elaboración del Plan de Subcontratación debe ser liderada por el Administrador de Contrato en
coordinación con el Equipo de Proyecto, dentro de las primeras dos (2) semanas contadas a partir
de la fecha de inicio del proyecto.
Cuando se trate de subcontratos recurrentes, antes del inicio del proyecto, el Jefe de Subcontratos
de Procura de Sede Central en coordinación con la Gerencia del Proyecto deberá definir los
subcontratos recurrentes cuyas licitaciones serán realizadas desde Sede Central en coordinación.
El Plan de Subcontratación debe incluir la siguiente información:
Sistema de contratación (precios unitarios, suma alzada, etc.)
Fecha de inicio y de término del subcontrato.
Listado de subcontratistas sugeridos, entre otros.
El formato PG-AC-05-F2 (Plan de Subcontratación) permite la identificación de los paquetes a
subcontratar, la programación de cada una de las etapas del concurso, la identificación de los
postores a concursar, entre otros.
2.2. FORMACIÓN
Esta etapa se inicia al recibir las Solicitudes (S) y el expediente de licitación, aprobados por el
Gerente de Proyecto, o por quien este designe, mediante el sistema Oracle. Consultar el IT-COM-01
(Instructivo para el ingreso de solicitudes) definido por el área de Procura para este proceso.
Condiciones Generales
El Responsable del Proceso deberá adjuntar a las Bases de Licitación las Condiciones Generales
del Subcontrato; ello, con la finalidad de que el postor tenga conocimiento —desde un inicio— de
cuáles serían sus obligaciones como subcontratista, así como los derechos que le correspondería.
Condiciones Particulares
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En ella se regula y formaliza toda condición específica del subcontrato a ejecutar, tales como: el
plazo; forma de pago, seguros aplicables, penalidades, entre otros. El proyecto negociará
directamente las Condiciones Particulares (Anexo III de las Bases), siempre dentro de las políticas
de la empresa y del presente procedimiento.
Las Condiciones Particulares le permiten al Responsable del Proceso consignar otras obligaciones
del subcontratista no previstas en las Condiciones Generales; así como todos los acuerdos técnicos
y operativos que requieran ser acordados con el subcontratista.
Respecto de la cláusula Octava (Fianzas y Garantías), se debe especificar qué tipo de garantías se
le va a exigir al subcontratista, siempre cumpliendo la siguiente política:
Cuadro 1: Garantía por el objeto de Subcontrato
# CLASIFICACIÓN DE
GARANTÍAS
Sólo Mano de Obra y
Herramienta
Otros subcontratos que
no sólo implique Mano
de Obra y Herramientas
1 Fianza de Fiel
Cumplimiento Porcentaje negociable
Ver Cuadro 2 2 Fianza por Adelanto
Aplica siempre que se
otorgue un adelanto.
Máximo 20%
3 Fondo de Garantía Mismo porcentaje que nos
retiene el Cliente
4 Fianza de Calidad Porcentaje negociable
Cuadro 2: Garantía por Monto del Subcontrato
# CLASIFICACIÓN DE
GARANTÍAS
Subcontratos (monto <
a US$ 100,000)
Subcontratos (monto ≥ a
US$ 100,000)
1 Fianza de Fiel
Cumplimiento Mínimo 10% o retención Mínimo 10%
2 Fianza por Adelanto Aplica siempre que se otorgue un adelanto.
Máximo 20%.
3 Fondo de Garantía Mismo porcentaje que nos retiene el Cliente.
4 Fianza de Calidad Mismo porcentaje y tiempo que nos exige el Cliente.
Bases de Licitación
Contienen las instrucciones que deben seguir, y la información con la que deben contar aquellos
potenciales proveedores que deseen convertirse en postores presentando una oferta para Cosapi.
La elaboración de las Bases es un trabajo que involucra al Equipo de Proyecto y que es
liderado por el Responsable del Proceso. El formato PG-AC-05-F3 (Bases del Concurso)
puede adaptarse a cada proyecto según convenga, debiendo contener entre otros:
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El plazo y costo del subcontrato.
Las actividades o acciones específicas a ser realizadas para la ejecución del subcontrato,
los que deben estar claramente definidas en el Alcance del trabajo.
Indicar los suministros a cargo de Cosapi, y los trabajos no incluidos.
Determinar qué seguros deberán exigirse como mínimo al subcontratista.
Determinar las penalidades que podrían resultar aplicables al subcontratista.
Especificar los reportes de seguimiento y control que deberán entregar los subcontratistas,
así como la frecuencia de presentación.
La penalidad a ser aplicada al subcontratista por cada día de atraso en el cumplimiento del plazo de
ejecución acordado, será como mínimo 0.2% del monto del subcontrato, con un tope máximo
acumulado del 10%.
Al momento de publicar las Bases, el Responsable del Proceso debe adjuntar:
Condiciones Generales, las cuales forman parte integrante de la OSC. (Anexo II de las
Bases)
Condiciones Particulares propias del proyecto (Anexo III de las Bases)
Alcance del trabajo a subcontratar (Anexo I de las Bases)
Lineamientos de Calidad (Ver Anexo VI de las Bases) y Seguridad (Ver Anexo VII de las
Bases).
Otra información que sea necesario incluir en el proceso de la licitación.
Requerimiento de Propuestas
El Responsable del Proceso procederá a elaborar un listado de mínimo tres (3) proveedores.
Previamente se contactará con cada proveedor con la finalidad de verificar su interés y
disponibilidad en participar en la licitación.
En caso de no contar con la cantidad mínima de proveedores, el Responsable del Proceso deberá
sustentar la excepción y obtener la autorización del Gerente de Proyecto.
El Proyecto se encuentra facultado a proponer al Responsable del Proceso a potenciales postores
para los subcontratos, con la finalidad de que sean evaluados, siempre y cuando estos sean nuevos
para Cosapi.
Se dará inicio con una carta de invitación según el formato PG-AC-05-F4 (Carta de Invitación al
Concurso). En caso deseen participar nos deberán enviar su confirmación mediante correo,
procediendo luego a enviarles a los proveedores que confirmaron su participación, vía correo
electrónico y en copia oculta, las Bases de Licitación correspondientes, debiendo acompañarse –sin
ser limitante- lo siguiente:
Fecha máxima de presentación de las propuestas.
Bases de Licitación (incluye el cronograma de la licitación)
Expediente Técnico (alcance del servicio, especificaciones técnicas, planos, requerimientos
de calidad, seguridad y medio ambiente, etc.)
Condiciones Generales
Contrato modelo (si aplica)
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Asimismo se debe solicitar que los proveedores presenten por separado y en sobres cerrados la
propuesta técnica y económica, conteniendo un (1) original y una (1) copia en cada sobre, o la
versión electrónica de la Propuesta.
Consultas y Respuestas
En caso aplique, los postores pueden solicitar una inspección del sitio. Asimismo, podrán realizar las
consultas empleando el formato PG-AC-05-F5 (Consultas y Respuestas), tanto de la documentación
entregada en las Bases como de la inspección realizada.
El Responsable del Proceso se encargará de distribuir, de acuerdo a la naturaleza de las consultas,
al responsable del Equipo de Proyecto para que dentro del tiempo programado absuelvan dichas
consultas. Una vez absueltas, se encargará de consolidarlas en un mismo formato para luego
remitirlas a los postores en copia oculta, con la finalidad de que todos reciban las consultas y
respuestas aclaratorias al mismo tiempo y en la fecha indicada en las Bases.
Recepción y Evaluación de Propuestas
La presentación de propuestas por parte de los postores supone una formal aceptación de todos y
cada uno de los documentos referidos, entregados y generados en este concurso.
El Responsable del Proceso debe realizar la apertura de sobres con la participación del Equipo de
Proyecto; y en el caso de subcontratos recurrentes, puede participar también el Gerente de Procura.
El Responsable del Proceso recibirá las propuestas y junto con el Equipo de Proyecto procederán a
evaluarlas en el tiempo determinado. Cada miembro del Equipo de Proyecto evaluará las
propuestas en el área que le corresponde, siguiendo el formato PG-AC-05-F6 (Matriz para
evaluación de propuestas) y entregará al Responsable del Proceso sus calificaciones las cuales
recopilará y resumirá en el mismo formato.
Al no encontrarse observación alguna en las propuestas presentadas y teniendo una evaluación
positiva, el Responsable del Proceso entregará la Evaluación de Propuestas al Gerente de Proyecto
para que emita su aprobación. Luego, el Responsable del Proceso emitirá una lista corta de
postores con los más altos puntajes, para comunicarles que han pasado a la siguiente etapa del
concurso.
Cuando se reciba una (1) sola propuesta hasta la fecha máxima de entrega indicada a los
proveedores, el Responsable del Proceso deberá solicitar la autorización del Gerente de Proyecto
antes de proceder con la apertura de sobres y evaluación. Dicha aprobación deberá adjuntarse a los
documentos de sustentos de la licitación.
Las propuestas originales para los subcontratos recurrentes se custodian en el área de Procura
hasta que se realice la adjudicación y emisión de la OSC, y esta sea firmada en calidad de
aceptación por el subcontratista.
Negociación y Adjudicación
El Responsable del Proceso remitirá al postor ganador las Condiciones Particulares que se incluirán
en la OSC, para que el exprese su total conformidad.
Luego de ello, el Responsable del Proceso emitirá el formato PG-AC-05-F7 (Carta de adjudicación)
dando por concluida la etapa de concurso. En dicha carta se indicará la fecha de la reunión de inicio
de obra. La relación contractual se formará recién con la emisión de la OSC y sus anexos.
Emisión y Comunicación de la OSC
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El Responsable del Proceso ingresará a través del sistema Oracle la Solicitud de la OSC. Se deberá
contar con los documentos listados a continuación:
1. Resumen de Subcontrato (PG-AC-05-F8)
2. Condiciones Particulares
3. Alcance del trabajo
4. Relación de planos
5. Especificaciones técnicas y memoria descriptiva
6. Propuesta técnica y económica
7. Cronograma de trabajo
8. Lineamiento de Seguridad para Subcontratistas y el Reglamento Interno de Seguridad de
Cosapi
9. Lineamientos de Calidad de Cosapi
10. Cuadro Comparativo de Oferta (resultado de la evaluación de las ofertas y selección del
postor ganador)
Las Condiciones Generales serán anexadas automáticamente por el sistema Oracle cuando el
Responsable del Proceso seleccione la categoría U durante el ingreso de la Solicitud de la OSC.
Por tanto, serán las Condiciones Particulares, previamente negociadas con el postor adjudicado, las
que deberá ingresar, copiando el texto del acuerdo y, a su vez, adjuntando el archivo en formato
Word y/o PDF en el sistema Oracle durante la generación de la OSC.
Los criterios de la adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla de
Adjudicación de oferta de la “RFQ” en el sistema Oracle. Los documentos que sustentan la
selección de la mejor propuesta se adjuntan en los “Comentarios de Cabecera” en el sistema
Oracle, tales como: la solicitud de propuesta, las propuestas, el cuadro comparativo, la evaluación
técnica, y otros documentos de ser necesario.
El Responsable del Proceso debe verificar la presencia de los documentos antes mencionados,
salvo que alguno de ellos no resultase aplicable al subcontrato, y que ello se haya señalado
expresamente en las Condiciones Particulares. Posterior a ello, deberá emitir al Subcontratista la
OSC que contiene las Condiciones Particulares que han sido negociadas y aceptadas previamente
en todos sus términos. Se debe solicitar siempre el acuse de recibo y conformidad del mismo.
En este momento, el subcontrato ya se habría formado y por tanto sería totalmente válido y exigible
para las partes.
Firma de la OSC
El Responsable del Proceso deberá gestionar la obtención de la OSC y documentos Anexos
debidamente firmados por el subcontratista.
El subcontratista se encuentra obligado, según consta en las Condiciones Generales de la OSC, a
suscribir la referida OSC y todos los documentos que han dado origen a la misma en un plazo no
mayor a los siete (07) días de comunicada la OSC, bajo apercibimiento de que Cosapi retenga el
pago de las valorizaciones que presente el subcontratista y/o deje sin efecto, de pleno derecho la
OSC, de conformidad con lo previsto en el artículo 1430 del Código Civil.
Subcontratos con proveedores del Extranjero
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Código: PG-AC-05 Revisión: 4 Página: 11 de 18
Para la subcontratación de proveedores extranjeros, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
Cuando se trate de un subcontrato que involucre tanto suministro e instalación, asesoría u
otros, se deberán emitir Órdenes por separado (OC por el suministro y OSC por la
instalación).
En caso se trate de servicios, se debe verificar si estos se encuentran sujetos a retención
del impuesto a la renta. Para tal efecto, se deberá confirmar si la propuesta del proveedor
incluye dicho impuesto, caso contrario, al emitir la OSC se deberá aplicar el Gross Up.
Para la aplicación de la retención del impuesto a la renta, es importante conocer el país de
procedencia del proveedor para verificar si está suscrito al “Convenio para evitar la doble
imposición”, en donde la tasa del impuesto a la renta puede verse reducida a 15%, 10%
incluso 0%, previa presentación del Certificado de Residencia, expedido por su país.
Antes de la emisión de la OSC, se deberá consultar con el área de contabilidad de Cosapi
cuál es la tasa aplicable.
3. ADMINISTRACIÓN
3.1. CARPETA DEL SUBCONTRATO
La carpeta es un archivador que contiene toda la información referida al subcontrato, es manejada
por el Administrador de Contrato y debe contener lo siguiente:
OSC emitida y firmada.
Constancia de Notificación de la OSC.
Resumen del subcontrato.
Copia de las cartas fianzas bancarias (Adelanto y Fiel Cumplimiento) y sus respectivas
renovaciones. Las originales se envían al área de Tesorería y Finanzas de Sede Central.
Copia de las pólizas de seguros.
Actas de Reunión.
Cartas enviadas y recibidas.
Estatus de las comunicaciones técnicas (transmittal, submittal, RFI’s)
Solicitudes de Cambio y Adendas: El Administrador de Contratos debe asegurarse de que
se anexen al contrato todos los cambios que se den a lo largo de su ejecución, estos
cambios se formalizarán a través de Adendas mediante el formato PG-AC-05-F9 (Adenda
Modificatoria) donde se indican los nuevos términos acordados.
Valorizaciones.
El Administrador de Contrato debe mantener actualizada la carpeta de cada subcontratista, y
facilitar el acceso a la información que requieran los demás miembros del Equipo de Proyecto.
Para tal efecto el Administrador de Contrato deberá proporcionar a todos los miembros del Equipo
de Proyecto el formato PG-AC-05-F8 (Resumen de Subcontrato) y poner a disposición las carpetas
de subcontratos para que puedan acceder a información particular que pudieran requerir durante su
labor de supervisión.
3.2. COMUNICACIONES
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Código: PG-AC-05 Revisión: 4 Página: 12 de 18
El Plan de Comunicaciones del proyecto es entregado a los Subcontratistas –en la parte que les
corresponde- durante la reunión de inicio como información complementaria. Es importante la
participación del Responsable del Control Documentario en este proceso, ya que es quien controla
la recepción y emisión de toda la correspondencia. Dentro de las comunicaciones más utilizadas
mencionamos:
Cartas
Comunicaciones Técnicas (submittal, transmittal, RFI’s)
Actas de Reunión
Para efectuar un adecuado seguimiento a las comunicaciones, se deben definir plazos de respuesta
para cada tipo de documento, asegurando que todas las comunicaciones sean resueltas
oportunamente.
Se debe realizar seguimiento y control de los documentos solicitados en las Bases y que fueron
pactados en el subcontrato. El control se realizará a través del formato PG-AC-05-F10 (Verificación
de Documentos) el mismo que deberá elaborarse en base al listado de documentos mencionados
en el numeral 4.2.3 de las Condiciones Particulares de la OSC, pudiendo modificarse de acuerdo a
las necesidades propias del proyecto y a lo pactado con el subcontratista.
El Responsable del Control Documentario debe recibir del subcontratista, conjuntamente con sus
valorizaciones mensuales, todos los documentos solicitados en las Bases y procederá a distribuirlas
a los interesados. Para la conformidad del control de documentos, el formato PG-AC-05-F10
(Verificación de Documentos) deberá contar con firmas del Responsable de Costos, del Jefe de
Oficina Técnica, del Jefe de Calidad, del Jefe de SSOMA, del Administrador de Contratos, y demás
interesados, quienes previamente verificarán que el subcontratista haya presentado todos los
documentos solicitados y que estos sean además correctos.
3.3. FIANZAS Y SEGUROS
El Administrador de Contrato debe exigir la entrega de las cartas fianzas bancarias y pólizas de
seguro que se indican en las Bases y que se hayan pactado en el Contrato. También debe verificar
que el contenido y la estructura de las fianzas estén de acuerdo al Procedimiento Administrativo
para cartas fianza de subcontratos de obras (PG-TES-04); asimismo, debe remitir las cartas fianzas
originales al área de tesorería de Sede Central para su custodia. Una copia de la misma se
mantendrá en el Proyecto.
El Administrador de Contrato podrá realizar la devolución de las fianzas en los siguientes casos:
Fianza de adelanto vencida: se debe devolver la fianza de adelanto original cuando se
encuentre vencida y haya sido renovada, o cuando se haya amortizado el total del adelanto.
Fianza de Fiel Cumplimiento: De acuerdo al modelo de subcontrato, se debe cubrir el plazo
contractual hasta que quede consentida la liquidación; por lo tanto, la devolución será
posterior a esto.
Respecto de las pólizas de seguro, estas son remitidas en copia a Cosapi y el Administrador de
Contratos debe verificar que cubran los riesgos que demanda la obra. El control de fianzas y
seguros es llevado por el Administrador de Contratos mediante el formato PG-AC-05-F11 (Log de
Fianzas y Seguros). Las cartas fianzas bancarias y pólizas de seguro deberán renovarse o
modificarse por vencimiento, ampliación del plazo, incremento del monto contractual o similar. En
cualquiera de los casos el Administrador de Contratos debe notificar a los Subcontratistas de
manera anticipada.
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Código: PG-AC-05 Revisión: 4 Página: 13 de 18
3.4. REUNIONES
Las reuniones se realizan para hacer un adecuado seguimiento a las obligaciones de los
subcontratistas. Las reuniones son convocadas y lideradas por el Administrador de Contrato, quien
debe realizar un cronograma de reuniones en coordinación con el Equipo de Proyecto. Se sugiere
realizar reuniones por cada subcontratista o con todos los subcontratistas a la vez, dependiendo del
momento y de la conveniencia del proyecto.
Todos los puntos tratados y los compromisos acordados, deben quedar registrados en actas,
indicando claramente a los responsables y las fechas de cada compromiso. Las actas permitirán
hacer un seguimiento al cumplimiento de los acuerdos.
3.5. VALORIZACIONES Y PAGOS
El formato PG-AC-05-F12 (Formato de Valorización) puede utilizarse para llevar a cabo las
valorizaciones con los subcontratistas, pudiendo sufrir modificaciones en el caso que así lo requiera
el proyecto.
La valorización es elaborada por el subcontratista y presentada a Cosapi para su revisión por las
áreas involucradas para su aprobación. En el caso que el subcontratista no haya elaborado la
valorización, esta será elaborada por el Jefe de Oficina Técnica.
El Administrador de Contrato debe verificar que el subcontratista haya cumplido con la presentación
de todos los documentos mencionados en el formato PG-AC-05-F10, previamente pactado en el
subcontrato, incluyendo los documentos mencionados en los lineamientos de Calidad y, SSOMA.
En el gráfico 1, se muestra el flujograma del proceso de valorización indicando a los responsables.
La aprobación de la valorización por parte del Gerente de proyecto se realizará en paralelo a la
obtención de las firmas en el Checklist de verificación de documentos (formato PG-AC-05-F10). El
Administrador de Contrato deberá poner en conocimiento del Responsable de Costos los
documentos mencionados previamente y del Administrador de Obra para que en su oportunidad los
adjunten al Sistema Oracle.
Luego de verificar que se hayan recabado las firmas en el Checklist y que se haya aprobado la
valorización, el Responsable de Costos recién procederá a generar la Nota de Recepción en el
sistema Oracle, luego de lo cual, le llegará un correo electrónico al Subcontratista con la Nota de
Recepción acompañado de su respectivo código de barras. Para mayor detalle verificar el PG-ADM-
14: Procedimiento Administrativo para la Recepción de Comprobantes de Pago (ventanilla única).
El subcontratista deberá imprimir la Nota de Recepción y su respectivo código de barras, y
adjuntarlos a su factura como requisito previo a su presentación, caso contrario dicha factura no
será recibida.
Al momento de recibir la factura, el encargado de recibirla, ya sea en el proyecto (Administrador de
Obra) o en Sede Central (Ventanilla Única de Recepción), deberá escanear y adjuntar en el Sistema
Oracle la valorización aprobada y el Checklist (formato PG-AC-05-F10) que cuenta con las firmas
respectivas en documento PDF. En caso se haya previsto que la factura sea presentada
directamente en Sede Central, el Administrador de Obra informará de ello a la Ventanilla Única de
Recepción de Sede Central mediante correo electrónico.
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Gráfico 1
El Control de facturación y pagos deberá llevarlo el Administrador de Obra, quien retransmite la
información cuando es requerida por Control de Proyectos o Administración de Contratos.
3.6. CARGOS
Los cargos se pueden aplicar por cualquier monto que el subcontratista esté obligado a pagar por
los siguientes conceptos:
Penalidades.
Servicios, materiales, equipos, insumos que estén en el alcance del Subcontratista pero que
en obra sean proporcionados por Cosapi.
Estos cargos serán facturados por Cosapi y serán aplicados contra la facturación de la valorización
inmediata posterior del Subcontratista.
Cuando haya que aplicar un descuento o cargo al subcontratista, el Administrador de Contrato
coordina con el Responsable de Costos para generar una valorización que debe ser firmada por el
Subcontratista. Posteriormente el Administrador de Obra debe realizar las coordinaciones con Sede
Central para generar una factura de Cosapi a nombre del subcontratista con el monto valorizado; en
todos los casos se hace llegar el documento generado al subcontratista a través de una carta, y por
último el Administrador de Obra debe comunicar el área de contabilidad sobre qué factura por pagar
al subcontratista se aplicará el descuento y/o cargo.
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3.7. CAMBIOS
Los cambios pueden ser generados por el subcontratista o Cosapi, siendo necesario formalizarlo
mediante una Solicitud de Cambio.
El cambio propuesto es analizado y revisado por Cosapi, el Administrador de Contrato solicita el
apoyo de los miembros del Equipo de Proyecto involucrados en la revisión. Podría existir una etapa
de negociación con el subcontratista y cuando finalmente la propuesta es aceptada, se envía
firmada al Subcontratista la Solicitud de Cambio.
La tarea más incidente de Cosapi en el manejo de cambios es la revisión de los impactos que
producen, el seguimiento y control; el Administrador de Contrato tiene la principal responsabilidad
en administrar los cambios, el seguimiento se hace a través del formato PG-AC-05-F13 (Log de
Cambios y Reclamos). Las Solicitudes de Cambio aprobadas se pueden agrupar para formalizarlas
con una Adenda.
3.8. RECLAMOS
En la administración de los subcontratos, Cosapi se encuentra en la condición de Cliente, por lo
tanto, debemos centrarnos en la prevención y resolución de los reclamos.
a) Prevención
El Administrador de Contrato debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Conocer al detalle las obligaciones del subcontratista y advertir por escrito posibles
incumplimientos y/o no conformidades (vía carta y/o actas de reunión)
Conocer al detalle la propuesta técnica y económica del subcontratista para:
Identificar partidas con precios bajos que pudieran exceder el presupuesto y
dificultarle al subcontratista el cumplimiento de sus obligaciones.
Hacer seguimiento al progreso de dichas partidas.
Mantener estrecha comunicación con el subcontratista para poder identificar
oportunamente restricciones que pudieran afectar el desarrollo de sus trabajos.
Informar sobre cambios en la secuencia constructiva, hitos y prioridades de
ejecución por parte del Cliente.
Solucionar interferencias con otros subcontratistas y proveer de frentes de trabajo
alternativos para minimizar impactos que pudieran ser reclamados por el mismo
Brindar oportunamente información y suministros que correspondan a Cosapi:
Responder oportunamente todas las cartas y consultas técnicas del subcontratista.
Aprobar las valorizaciones del subcontratista dentro de los plazos establecidos.
Cumplir con los compromisos de entrega de suministros.
b) Resolución
El modelo de subcontrato incluye la cláusula de solución de controversias que indica los pasos
a seguir para resolver los reclamos desde el primer nivel, aplicando estrategias de negociación
ganar – ganar, para mantener buenas relaciones con los subcontratistas.
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Los reclamos se deben tratar de resolver mediante trato directo y amigable en Obra, en el
menor tiempo posible, ya que si dicho proceso se prolonga, se genera un mayor gasto
económico y un deterioro de las relaciones comerciales que perjudican a ambas partes.
Si se ha superado todos los niveles de negociación, el siguiente paso es el arbitraje de acuerdo
a lo especificado en el subcontrato. El monitoreo de los reclamos se hace en el formato PG-
AC-05-F13 (Log de Cambios y Reclamos).
3.9. RIESGOS
El Administrador de Contrato contribuirá advirtiendo los riesgos asociados a los subcontratos. Se
aplicará el Procedimiento de Gestión de Riesgos (PG-AC-03) de Cosapi. Por lo tanto, se aplican los
mismos procesos asociados a los subcontratos.
4. CIERRE
Se recomienda iniciar el proceso de cierre cuando los trabajos referidos a cada subcontrato se
encuentren al 75% de avance.
4.1. CHECK LIST DE CIERRE
Se usa para precisar los documentos técnicos y administrativos que deben ser entregados por el
subcontratista a manera de expediente técnico para el Cierre de Obra.
El formato PG-AC-05-F14 (Check List de Cierre) se entrega en la reunión de inicio a manera de pre-
aviso a los subcontratistas sobre el procedimiento de cierre; sin embargo, debe aclararse que dicho
listado no es limitativo.
El Check List de Cierre contiene documentos que el Administrador de Contrato debe personalizar de
acuerdo al tipo de subcontrato. Por ello, el cierre se inicia con una comunicación formal hacia el
subcontratista donde se confirma el listado de documentos que debe entregar. El listado de
documentos debe complementarse con los requerimientos contractuales del contrato principal.
4.2. RECORRIDO DE OBRA Y PUNCH LIST
El subcontratista debe notificar a Cosapi con siete (07) días mínimo de anticipación sobre la
culminación de sus trabajos, luego de ello, el Administrador de Contrato debe confirmar con el área
de Producción que los trabajos hayan sido culminados, para luego comunicar al subcontratista la
fecha en la que se llevará a cabo la recepción, es decir el inicio del recorrido por la Obra para
revisar exhaustivamente el estado de los trabajos realizados y verificar si cumplen con lo
establecido en el subcontrato y en especial con el alcance del proyecto.
En el recorrido debe participar el representante del subcontratista, y por Cosapi, las áreas de
Producción, Calidad y Oficina Técnica; opcionalmente participaría Administración de Contratos.
Puede resultar beneficioso anticipar observaciones antes de realizar la recepción del proyecto con el
Cliente, en la medida que la Supervisión colabore; por ello, queda a criterio del proyecto decidir su
participación en el recorrido de obra con los subcontratistas. Durante el recorrido, las observaciones
son registradas por el Ing. de Calidad en el formato que determine el área de Calidad.
De acuerdo a la magnitud del subcontrato el recorrido de Obra puede prolongarse por espacio de
varios días, por lo tanto debe registrarse la fecha en que fue listada la observación. En el caso que
el recorrido se prolongue, las observaciones deben ser notificadas al subcontratista al término de
cada día.
Una observación no afecta la operatividad, idoneidad o seguridad de la Obra. Si esto ocurriera,
quiere decir que la Obra aún no está concluida, por lo tanto, el Administrador de Contrato debe
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notificar de ello al subcontratista. Es importante esta notificación, pues a partir de ella se puede
penalizar o manejar cualquier reclamo en relación con la fecha de culminación de los trabajos.
4.3. LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES Y RECEPCIÓN DE OBRA
Se considera que los trabajos han culminado cuando:
Luego de realizado el recorrido de Obra no se hayan formulado observaciones, ó
De haberse presentado observaciones, estas han sido levantadas totalmente.
Asimismo, existe un plazo para levantar las observaciones listadas en el Punch List y el plazo corre
conforme se van notificando. El Administrador de Contrato controla el plazo contractual para
levantar observaciones, pues si se excede se deberá aplicar penalidades. En el caso de ítems
específicos que requieran de tiempos mayores, el subcontratista deberá comunicarlo a Cosapi. Por
ello decimos que el levantamiento de observaciones determina la culminación de la Obra.
El Administrador de Contrato deberá convocar a un segundo recorrido a fin de corroborar el
levantamiento de las observaciones notificadas al subcontratista. El orden de verificación de
observaciones es el mismo en que se anotaron. En el Punch List se registra la fecha en que se
levantó la observación. Deberán participar todos los que estuvieron presentes en el primer recorrido.
La recepción de Obra se materializa con el formato PG-AC-05-F15 (Acta de Recepción), y debe
emitirse firmada con la fecha del levantamiento de observaciones, y entregada cuando se haya
cumplido lo siguiente:
El subcontratista ha levantado todas las observaciones del Punch List.
El subcontratista ha entregado los documentos listados en el Check List de Cierre, con
excepción de aquellos que se entregan en la liquidación (Liquidación Contable, Certificado
de Liberalidad y/o Finiquito).
El subcontratista ha cumplido con todas sus obligaciones, incluyendo la culminación
operativa, desmovilización y limpieza final del sitio donde realizó su trabajo.
4.4. GARANTÍAS
El período de garantía del subcontrato se inicia con la emisión y firma del Acta de Recepción;
asimismo, si el subcontrato lo indica, este debe entregar las siguientes garantías:
Carta Fianza de Garantía de Calidad, por el monto y plazo establecidos en el subcontrato,
usualmente es entre 5% y 10%.
En el caso de subcontratos de equipamiento, se exigirán las cartas de garantía que emite el
fabricante del equipamiento y deben estar a nombre del Cliente Principal.
4.5. LIQUIDACIÓN
Es la última actividad administrativa que se debe realizar con el subcontratista, ya que se determina
cuánto fue lo realmente gastado en el subcontrato concluido. La liquidación se materializa con el
formato PG-AC-05-F16 (Liquidación Contable), el mismo debe ser llenado inicialmente por el
subcontratista y revisado por el Responsable de Costos y por el Jefe de Oficina Técnica, quienes
coordinan con el Administrador de Obra para validar la información contable de retenciones
mensuales; finalmente, el Responsable de Costos aprueba la liquidación contable con la validación
del Administrador de Obra.
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Procedimiento para la Gestión de Subcontratos
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En este formato se registran todos los pagos, descuentos, deductivos, adicionales, retenciones
aplicadas al subcontratista, para finalmente determinar cuánto es el monto total que se debe
devolver producto de las retenciones en las valorizaciones mensuales.
Pactada la liquidación, el subcontratista debe entregar el formato PG-AC-05-F17 (Liberación y
Certificación de Pago Final) que figura en el Check List de Cierre. Este documento acredita que se
ha pagado al subcontratista las cantidades adeudadas, y a futuro libera a Cosapi de cualquier
responsabilidad y/o reclamo por parte del subcontratista.
4.6. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS
Se realiza cuando se cierra el proceso de liquidación; es decir, cuando se ha recibido los trabajos y
se ha suscrito la Liberación y Certificado de Pago Final.
El Administrador de Obra se encarga de realizar las gestiones ante Sede Central para devolver el
Fondo de Garantía a los subcontratistas.
4.7. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Es responsabilidad del Administrador de Contrato realizar la reevaluación de subcontratistas al
culminar cada subcontrato mediante el formato PG-COM-02-F5 (Registro y Evaluación de
desempeño de Subcontratistas), el cual forma parte de los procedimientos del área de Procura.
Luego de ello, se deberá enviar la información al área de Procura y mantener una copia de esta
información como parte del Legajo del Subcontrato.
5. ANEXOS
PG-AC-05-F1 Matriz de Control de Subcontratos
PG-AC-05-F2 Plan de Subcontratos
PG-AC-05-F3 Bases del Concurso
PG-AC-05-F4 Carta de Invitación al Concurso
PG-AC-05-F5 Consultas y Respuestas
PG-AC-05-F6 Matriz para evaluación de propuestas
PG-AC-05-F7 Carta de Adjudicación
PG-AC-05-F8 Resumen de Subcontrato
PG-AC-05-F9 Adenda Modificatoria
PG-AC-05-F10 Verificación de Documentos
PG-AC-05-F11 Log de Fianzas y Seguros
PG-AC-05-F12 Formato de Valorización
PG-AC-05-F13 Log de Cambios y Reclamos
PG-AC-05-F14 Check List de Cierre
PG-AC-05-F15 Acta de Recepción
PG-AC-05-F16 Liquidación Contable
PG-AC-05-F17 Liberación y Certificación de Pago Final
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