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Contabilización de Factura por FI
Contenido
Contabilización de Factura por FI ............................................................................................................
Introducción ........................................................................................................................................ 2
Flujo de Proceso ................................................................................................................................. 3
Contabilizar una Factura por FI .......................................................................................................... 6
Visualizando un Documento SAP ..................................................................................................... 10
Anulación de Individual de Documento ............................................................................................ 15
Visualizar un documento anulado..................................................................................................... 21
Anulación masiva de documentos .................................................................................................... 24
2
Introducción
Se ha recibido una Factura de un Acreedor que debe ser contabilizada por FI (FB60) en el sistema SAP. Luego como esa Factura fue contabilizada en la cuenta equivocada es necesario reversar la misma.
Acreedores
Al contabilizar datos en Acreedores, el sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos al libro mayor. A continuación, se actualizan las cuentas de mayor y de acreedor, en función de las actividades de pago de acreedor (deuda, anticipo, abono, etc.) que afectan a la operación. Todas las operaciones contables se contabilizan y gestionan mediante cuentas, y para ello se crean registros maestros de acreedor. Para evitar la acumulación de grandes cantidades de datos maestros, se utilizan proveedores esporádicos.
Objetivo
En este escenario se trata la contabilización de datos contables para acreedores en Acreedores.
Ventajas
Acreedores es también una parte integral del sistema de compras.
Las contabilizaciones efectuadas en Acreedores también se registran directamente en el libro mayor.
El programa de pagos puede efectuar automáticamente las transferencias bancarias y los anticipos.
3
Flujo de Proceso
Este procedimiento muestra como ingresar una Factura de un Acreedor de materiales de oficina en el sistema SAP y luego como anular la misma.
Cada día se reciben Facturas de Acreedores que es necesario contabilizar por FI (sin Orden de Compra). Una vez contabilizada la Factura se procederá a visualizar la Factura contabilizada. Esto permitirá verificar si el documento ha sido contabilizado de forma correcta. En el caso de que sea identificado algún error se deberá proceder a reversar el documento y luego contabilizarlo nuevamente.
Contabilización de documentos de contabilidad de acreedores
Compensación manual y automática de partidas abiertas
Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos
Contabilización manual y automática de pagos efectuados
Sí
Co
nta
ble
de
acre
ed
ore
s 2
Even
to
Co
nta
ble
de a
cre
ed
ore
s 1
¿Existen anticipos
?
Creación de registros
maestros de acreedor
Registros
maestros
Sí
No
Compensación Entrada de
documentos Anticipo
Traslado de
anticipos
Contabilización de facturas
de acreedor
Contabilización de anticipos
mediante el programa de
pagos
Contabilización de
solicitudes de anticipos
Revisión y bloqueo de
facturas para pago según
las necesidades
Selección de facturas a
pagar
Revisión y liberación de
facturas bloqueadas
¿Existen abonos
de acreedor
?
Contabilización de abonos
con referencia a la
factura
Seleccione el
método de pago
Creación de medios de pago mediante el
programa Classical Payment Medium
(alternativa 2)
Creación de medios de pago mediante Payment
Media Workbench (alternativa 1)
Tratamiento de
extractos de cuenta manuales
Contabilización manual de pagos efectuados
4
Iconos
Icono Significado
Precaución
Ejemplo
Nota
Recomendación
Sintaxis
Convenciones tipográficas
Tipo de Estilo Descripción
Texto de Ejemplo Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. Incluyen nombres de campo, títulos de la pantalla, botones así como nombres de menú, las trayectorias y las opciones.
Referencias cruzadas a otra documentación.
Texto de Ejemplo Palabras o frases en texto del cuerpo, títulos de gráficos y tablas que se desean resaltar.
TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos en el sistema. Incluyen los nombres del informe, nombres del programa, códigos de transacción, nombres de tabla, y palabras claves individuales de un lenguaje de programación, cuando son acompañadas por texto del cuerpo, por ejemplo, SELECT y INCLUDE.
Texto de Ejemplo Salida de pantalla. Esto incluye nombres de archivo y directorio y sus trayectorias, mensajes, código de fuente, nombres de variables y parámetros así como nombres de instalación, upgrade y de base de datos.
TEXTO DE EJEMPLO Teclas en el teclado, por ejemplo, Tecla de funcionamiento (tales como F2) o la Tecla de INSERTAR.
Texto de Ejemplo Entrada de usuario exacta. Estas son palabras o caracteres que usted incorpora en el sistema exactamente como aparecen en la documentación.
<Texto de Ejemplo> Entrada de usuario variable. Los soportes acentuados indican que usted substituye estas palabras y los caracteres por las entradas apropiadas.
5
Abreviaciones
R Entrada Requerida
(Usar los procesos de usuario final)
O Entrada Opcional
(Usar los procesos de usuario final)
C Entrada Condicional
(Usar los procesos de usuario final)
6
Contabilizar una Factura por FI
Ingresar una Factura por FI de un gasto genérico.
Objetivo
Ingresar una Factura por FI para luego compensar el Anticipo ingresado en el documento anterior con esta Factura.
Documento de Instrucción
1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas Gestión financiera Acreedores
Contabilización FB60 - Factura
Código de transacción FB60
SAP Easy Access
7
2. Haga doble-clic en .
Registrar factura de acreedor: Sociedad BP01
3. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo R/O/C Descripción
Fecha factura R Descripción de Fecha factura.
Ejemplo: 10.11.2004
Importe R Descripción de Importe.
Ejemplo: 12000
Moneda R Descripción de Importe.
Ejemplo: MXP
4. Haga clic en .
8
5. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo R/O/C Descripción
Cta.mayor R Descripción de Cta.mayor.
Ejemplo: 630040
Importe moneda doc. R Descripción de Importe moneda doc.
Ejemplo: *
Ind.impuestos R Descripción de Ind.impuestos.
Ejemplo: V2
Centro coste R Descripción de Centro coste.
Ejemplo: 1901
6. Haga clic en .
Resumen de documentos
7. Haga clic en .
9
Registrar factura de acreedor: Sociedad BP01
10
Visualizando un Documento SAP
A través de esta transacción es posible visualizar un Documento específico que fue contabilizado en el sistema SAP.
Objetivo
Visualizar la Factura contabilizada en el paso anterior.
Documento de Instrucción
1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas Gestión financiera Acreedores
Documento FB03 - Visualizar
Código de transacción FB03
SAP Easy Access
11
2. Haga doble-clic en .
Visualizar documento: Acceso
3. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo R/O/C Descripción
Nº documento R Descripción de Nº documento.
Ejemplo: 19000066
Sociedad R Descripción de Sociedad.
Ejemplo: BP01
Ejercicio R Descripción de Ejercicio.
Ejemplo: 2004
4. Haga clic en .
12
Resumen de documentos: Visualizar
5. Haga doble-clic en .
13
Visualizar documento: Posición 001
6. Haga clic en .
14
Modificar doc.: Posición 001
7. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo R/O/C Descripción
Texto R Descripción de Texto.
Ejemplo: Texto Uno
8. Haga clic en .
15
Anulación de Individual de Documento
A través de esta transacción podemos visualizar un Documento de Anulación.
Objetivo
Anular documento individual, visualizando documento antes de anular.
Documento de Instrucción
1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas Gestión financiera Acreedores
Anular FB08 – Anulación Individual
Código de transacción FB08
SAP Easy Access
16
Anular documento: Datos cabecera
17
Motivo de anulación o contabilización inversa (1) 5 Entradas encontradas
18
Anular documento: Datos cabecera
2. Haga clic en .
19
Resumen de documentos: Visualizar
3. Haga clic en .
Anular documento
20
4. Haga clic en .
Resumen de documentos: Visualizar
21
Visualizar un documento anulado
Objetivo
Visualizar el documento que genera el sistema después de realizar una anulación individual
Documento de Instrucción
1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas Gestión financiera Acreedores
Documento FB03 - Visualizar
Código de transacción FB03
Visualizar documento: Acceso
22
2. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo R/O/C Descripción
Nº documento R Descripción de Nº documento.
Ejemplo: 17000016
Sociedad R Descripción de Sociedad.
Ejemplo: BP01
Ejercicio R Descripción de Ejercicio.
Ejemplo: 2004
3. Haga clic en .
Resumen de documentos: Visualizar
4. Haga doble-clic en .
23
Visualizar documento: Posición 001
5. Haga clic en .
24
Anulación masiva de documentos
Objetivo
Realizar anulaciones de documentos de manera masiva mediante criterios pre-establecidos
Documento de Instrucción
1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas Gestión Financiera Acreedores Anular Anulación en Masa
Código de transacción F.80
SAP Easy Access
2. Haga doble-clic en .
25
Anulación de documentos en masa: Acceso
3. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo R/O/C Descripción
Nᄎ documento R Descripción de Nᄎ documento.
Ejemplo: 19000065
a R Descripción de a.
Ejemplo: 19000069
Ejercicio R Descripción de Ejercicio.
Ejemplo: 2004
4. Haga clic en .
26
5. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo R/O/C Descripción
Motivo de anulación R Descripción de Motivo de anulación.
Ejemplo: 01
6. Haga clic en .
Anular documentos en masa: Ejec.test log
7. Haga clic en .
27
Anulación de documentos en masa: Acceso
8. Haga clic en .
9. Haga clic en .
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Anular documentos en masa: Ej.act. log
El sistema despliega el mensaje de los documentos anulados, si existieran dentro del rango definido documentos previamente anulados no serian afectados y el reporte en pantalla despliega cual si fue posible anular.
10. Ha concluido esta transacción.
Resultado
Se ha podido cumplir exitosamente los pasos del Documento.
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