Sistema de Información Universitaria€¦ · Cómo nació y se financió? Préstamo del BM para la...

27 / 28 de Setiembre 2004

Sistema de Información

Universitariawww.siu.edu.ar

Secretaría de Educación Superior

Ministerio de Educación República Argentina

PROGRAMA SIU• Origen y Financiamiento• Contexto y Necesidades• Objetivo original y actual • Desafíos• Dimensiones del problema• Sistemas de información• Metodología de trabajo • Atención a usuarios• Auditorias / Evaluaciones• Líneas de acción • Logros• Desarrollo•

Origen y Financiamiento

Cómo nació y se financió?

Préstamo del BM para la Educación Superior 1995

FOMEC RIU SIU - 1996 AR FOI

Año 2004 - se financia con fondos de la UUNN

PROGRAMA SIU(Sistema de Información Universitario)

Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología

Secretaría de Educación Básica Secretaría de Políticas Universitarias Secretaría de Ciencia y Tecnología

Programa SIU UN Córdoba UBA UN La Plata ……… UN Jujuy

Contexto y necesidades

Necesidades de la Educación Superior

� Crear nuevas carreras � Utilizar nuevas modalidades de enseñanza� Establecer convenios con otras

instituciones� Brindar mejores servicios a los alumnos � Cambiar curriculas de carreras� Llevar adelante Proyectos de Investigación

y Extensión

Que información se necesita?Algunos ejemplos

� Composición del plantel docente de las materias, � Relación numérica alumno/ profesor en cada carrera o cada cátedra, � Métodos de enseñanza que utiliza cada docente en las cátedras, � Porcentaje de alumnos que cursan la materia sobre el total de anotados, � Estructura de los planes y duración de las carreras, � Evaluación del Docente desde la Unidad Académica o desde las cátedras, � Cantidad de alumnos por carrera, � Cantidad de egresados por carrera, � Promedio de duración de la carrera,� Relación alumnos/egresados por carrera, � Deserción por carrera� Avance en la carrera vs trabajo� Docentes asignados al postgrado,� Docentes Visitantes. � Cantidad de Becas, internas y externas a la institución,

� 37 Universidades Nacionales autónomas� Ingreso irrestricto de alumnos�Gratuita para las carreras de grado�Existe un organismo de evaluación y

acreditación CONEAU �Mas de un millón de alumnos�Mas de cien mil personas trabajando como

docentes, investigadores, autoridades, no docente, etc.

Contexto

Objetivo original y actual

Objetivo Original

Crear una base estadística con información académica, financiera y de personal proveniente de las

universidades y procesada en la SPU usando tecnología de punta.

Objetivo inicialNecesidades de Información en el ME

Ministerio de

Educación

Universidad A

Universidad B

Universidad C

Universidad D

Universidad F

Universidad E

Mejorar la calidad y disponibilidad

de los datos

Fortalecer la gestión de cada Universidad Nacional

Replantear los circuitos administrativosImplementar sistemas

de Gestión

Adaptar software existenteDesarrollar nuevas soluciones informáticas

Brindar Sistemas para la transparencia, toma de decisiones y análisis institucional

Crear la Base estadística en la SPU

Ampliación de Objetivos

Información

Sistema PresupuestarioContable Financiero

UNIVERSIDAD

Información

MINISTERIO

Sistema Gestión del PersonalLiquidación Sueldos

Sistema Gestión del Académica, AlumnosEgresados, etc

Información

TransparenciaWeb

Toma Decisiones

Esquema de la Información

Objetivo actual del Programa SIU

• Contar con un sistema estadístico en la SPU

• Contar con sistemas de información en cada Universidad Nacional.

• Mejorar los circuitos administrativos, el proceso de Toma de Decisiones y la Transparencia.

• Contar con un sistema estadístico en Ministerio de Educación

Al inicio del Programa Actualmente

Desafíos

�No había proyectos de esta naturaleza para tomar como modelo

�Envergadura del proyecto� 37 UUNN (aproximadamente 300 unidades académicas)� Distribución geográfica� Realidades muy diferentes en lo cultural, técnico, etc.

� La resistencia/miedo al cambio

� La tecnología debía estar al servicio de las instituciones

Dimensiones del problema

Desafíos

Necesidades

Objetivos

Contexto

�Políticas

�Funcionales (Procedimientos, Datos, roles, etc)

�Culturales (trabajo en equipo, jerarquías, valores, etc.)

�Tecnológicas

�Tiempos

�Actitud/aptitud del personal involucrado

Metodología de trabajo y líneas de acción

Metodología de trabajo

Dimensiones Del problema

Sistemas de información

Esquema de la Información

Trabajo cooperativo

Propuesta de trabajo en red� Comités de usuarios/desarrolladores (234 reuniones)

� Foros (12 con mas de 5000 participantes)

� Visitas a /de universidades (403)

� Sitio web (Aproximadamente 8000 visitas mensuales)

Para cambiar• Trabajo en compartimentos estancos• Escasa relación entre áreas de una misma institución • Escasa o nula comunicación entre pares de distintas

universidades

Líneas de acción

� Diseñar una solución integral a partir de módulos independientes e interoperables

� Reaprovechar capacidades y desarrollos de software existentes

� Desarrollar nuevas soluciones informáticas

� Dar soporte a las implementaciones (presentaciones, manuales, CD, soporte web, call center, etc.)

� Capacitar usuarios y técnicos

Desarrollos

SIU Oferta Académica

Inf. OTROS

SISTEMAS

Publicaciones WebSIU

SIUBECAS

INCENTIVOS

SIU Inf. Personal

SIUTITULOS

SIUInf. Presupuestaria

-Financiero

SIUInf.Estadística

Alumnos

Sistemas de Gestión DataWarehouse

Sistemas Gerenciales

SIU WICHIWeb, Consultas

Sistema

Personal y

Sueldos

Sistema

Presupuestario

Contable

FinancieroSistema de

Alumno, graduados,

Sistema

Estadístico

Alumnos

Bibliotecas

Personal Presupuesto Alumnos

Oferta académica

Esquema de Desarrollo

Sistemas Estadísticos

DATA WAREHOUSE

Esquema de Desarrollo-

Wichi (2)

WWW.SIU

SIU - WICHI - Servicios

Información GerencialA través de la Web

Gráficos

Exportar Inf. A Utilitarios

Consultas con distintos filtros

Información Estadística de alumnos y egresados

Información Estadística de egresados

Títulos con reconocimiento Oficial

Información de personal universitario

Como se ve el Legajo?

Datos personales, flia, estudio,idioma,Menciones y felicitaciones, etc

Actividades, cargos, Trayectoria

Identificación

Estado Legajo

SIU - PAMPA - Impacto de su Implementación

Ingreso Datos Gestión de PersonalBase de DatosGestión dePersonal

Novedades

Información GerencialSistema Presupuestario

Acreditación en Cuenta

Implementaciones SIU PampaSistema de gestión de personal y liquidación sueldos

127.350

Cargos

98.442

Legajos

Total: 31 Organismos

71.810

Cargos

47.645

Legajos

6 Universidades y Organismos en vía de

Implementación

55.540 Cargos

50.797

Legajos

25 Universidades y Organismos

Implementados

Objetivo General SIU Guarani

Administrar la información correspondiente a los

alumnos y el desempeño académico de los mismos,

aulas, egresados .

Subsistemas

SIU - GUARANI

EstadísticasGenerales

InformaciónGerencial

Gestión de Aulas Gestión de

Equivalencias

Gestión deCursada

Interfaces conPampa

Araucano

Gestión deEgresados

Gestión de Carreras y Planes

Gestión deExámenes

Planificación

Gestión deMatricula

Impacto de su Implementación

InternetBase de DatosAlumnosUNICA Autogestión

Ecófono

SIU-ARAUCANO

Ministerio de Educación

INFORMACIONGERENCIAL

FACILIDAD DEINSCRIPCIÓN

INTERFACES

SIU-PAMPA

FACILIDAD PARA EL DOCENTE

GESTION MAS EFICIENTE

Internet

Autogestión

Sistema de Gestión Académica

Premisas Básicas

Confiabilidad

Auditoría Privacidad

Flexibilidady Evolución

167 UA22Trabajando

200Total: 34

23 UA12Interesadas

ImplementaciónUniversidades

UA = Facultades / Departamentos / Universidades

Implementaciones SIU GuaraniSistema académico (alumnos, aulas, egresados, etc)

Consulta Gerencial

Consulta Gerencial (2)

Atención a usuarios

Soporte Pre Post-instalación

Programa SIU

� AtenciAtenciAtenciAtencióóóón de consultas.n de consultas.n de consultas.n de consultas.� AtenciAtenciAtenciAtencióóóón de nuevos requerimientos.n de nuevos requerimientos.n de nuevos requerimientos.n de nuevos requerimientos.� Apoyo en la implementaciApoyo en la implementaciApoyo en la implementaciApoyo en la implementacióóóón del n del n del n del sistema.sistema.sistema.sistema.� ComunicaciComunicaciComunicaciComunicacióóóón de nuevos n de nuevos n de nuevos n de nuevos requerimientos y modificaciones.requerimientos y modificaciones.requerimientos y modificaciones.requerimientos y modificaciones.� CapacitaciCapacitaciCapacitaciCapacitacióóóón.n.n.n.�RevisiRevisiRevisiRevisióóóón de procesosn de procesosn de procesosn de procesos

Material Disponible 1

Manual del MManual del MManual del MManual del Móóóódulo Gerencial:dulo Gerencial:dulo Gerencial:dulo Gerencial: Su función es ayudar en la operación de este módulo. Esta orientado al nivel directivo.Brinda explicación sobre la información que genera el módulo. Disponible en CD.

Manual del Usuario:Manual del Usuario:Manual del Usuario:Manual del Usuario: Se describen cada una de las opciones de los distintos módulos del sistema. Esta orientado a los usuarios finales. Disponible en el CD-

Manual Funcional:Manual Funcional:Manual Funcional:Manual Funcional: Se describen los principales puntos y procesos del sistema. Se entrega copia impresa y se encuentra disponible en el CD.

Material Disponible 2Manual del Administrador del Sistema:Manual del Administrador del Sistema:Manual del Administrador del Sistema:Manual del Administrador del Sistema: Se incluye aquí el diagrama de entidad -relación, detalle de las bases, de los procesos y aspectos referentes a la instalación del sistema. Esta orientado al responsable técnico del sistema.

PresentaciPresentaciPresentaciPresentacióóóón del sistema:n del sistema:n del sistema:n del sistema: Material para dictar curso en cada Universidad

CD InstalaciCD InstalaciCD InstalaciCD Instalacióóóón:n:n:n: Disco para la instalación del sistema y para acceder al resto del material (manuales y presentación).

Rol de los usuarios

Sistema

Nueva Versión

Universidad A

Universidad B

Programa SIU consolida requerimientos y comunica

al Comité de Usuarios

Comité de Usuarios analiza requerimientos y establece modificaciones al sistema

Requerimientos Universidad A

Requerimientos Universidad B

Otros formas de apoyo

• Listas • ICQ• Teléfono• E mail• Sitio web• Documentos• Cursos / talleres / seminarios

Auditorías / Evaluaciones

Mas de 15 auditorías y procesos de evaluación

Auditoría Banco Mundial

La misión hoy mas que nunca deja constancia que se ha superado los objetivos iniciales y felicita al equipo SIU por los logros alcanzados.

Mayo 1999

Auditoría Externa con cambio de gobierno

……. Se destaca el nivel de implementaciones logradas, lo que muestra un equipo de muy buenos profesionales comprometidos con su trabajo …… ¨

Junio 2000

Que perciben los usuarios?(*)

Reorganización de áreasMejor planificación

Integración de información

Servicios en web

Procesos manuales, sectores aislados, circuitos

administrativos obsoletosDatos no integrados

Uso de la información para toma de decisiones,

transparencia, análisis institucional

Escasa cultura en el uso de información

Toma de decisión artesanal

Actualmente Al inicio

(*) extraído de las encuestas realizadas a usuarios por el estudio de formador de opinionesZuleta Puceiro para la evaluación final del préstamo del BM

Capacitación evaluada como muy positiva

Cursos/talleres : 212

involucrando a mas de 3000 asistentes

Incorporación de hardware y nuevas herramientas

(interfaces web, DW, sistemas de gestión)

Que perciben los usuarios?

Actualmente Al inicio

Escasa disponibilidad de recursos informáticos

Falta de capacitación informática y actualización

específica

Premio otorgado por CLAD (Centro Latinoamericano para la Administración Pública)OCTUBRE DEL 2003

(*) extraído de las encuestas realizadas a usuarios por el estudio de formador de opinionesZuleta Puceiro para la evaluación final del préstamo del BM

Nivel de aceptación

Existen mas de 350 implementaciones de sistemas del SIU en las Universidades Nacionales

Opinión de los usuariosEl SIU se percibe como un importante capital y una

avanzada en lo que hace desarrollo, distribución de sistemas trabajando cooperativamente.

Existen propuestas de las universidades al SIU para encarar nuevos proyectos de gran embergadura

Organismos del estado tales como ministerios, municipios, etc solicitan servicios

Página en Internet

Líneas de acción

� Diseñar una solución integral a partir de módulos independientes e interoperables

� Reaprovechar capacidades y desarrollos de software existentes

� Desarrollar nuevas soluciones informáticas

� Dar soporte a las implementaciones (presentaciones, manuales, CD, soporte web, call center, etc.)

� Capacitar usuarios y técnicos

Logros

CREDIBILIDAD

COLABORAR CON E-CAMBIO

TRABAJO EN EQUIPO

CASO MODELO PARA OTROS ESPACIOS DEL ESTADO

Qué se requiere?

• Compromiso Político

• Infraestructura• Coordinación

• Cooperación• Liderazgo

• Planificación• Marco legal

• Estandarizar

• Rediseño de procesos

• Capacitación

• EstablecerNecesidades en función de clientes

• Poner la tecnología al servicio de lasinstituciones

Cambio Cultural

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